Hoàn thiện công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thái nguyên

Cùng với sự ra đời của Luật Công chứng năm 2006 là sự xuất hiện của các tổ chứchành nghề công chứng gồm phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyếtđịnh thành lập và các Văn phòng

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, không sao chépcủa ai Trong nội dung luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, sách báo, thôngtin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí và trang web theo danh mục tài liệu thamkhảo của luận văn

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Hương

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy cô giáo đang công tác tại Khoa Kinh tế vàQuản lý, Trường Đại học Thủy lợi đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập,nghiên cứu để tôi thực hiện tốt luận văn này Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn cáccán bộ đang làm việc tại Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện thuận lợi trongquá trình nghiên cứu để tôi hoàn thành luận văn này một cách tốt nhất.

Trong quá trình thực hiện, luận văn khó tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn đọc để luận văn được hoàn thiện hơn.Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Hương

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH VI DANH MỤC BẢNG BIỂU VII DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT VIII

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG 6

1.1 Khái niệm, chức năng, vai trò, đặc điểm về công chứng và các tổ chức hành nghề công chứng .6

1.1.1 Tổng quan về các mô hình công chứng trên thế giới 6

1.1.2 Khái niệm, chức năng, vai trò của công chứng 7

1.1.3 Khái niệm, đặc điểm về các tổ chức hành nghề công chứng 9

1.2 Khái niệm, vai trò, đặc điểm về quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng 18

1.2.1 Khái niệm quản lý Nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng 18

1.2.2 Vai trò của Quản lý nhà nước nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng 19

1.2.3 Đặc điểm của Quản lý Nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng .19

1.3 Nội dung quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng .21

1.3.1 Quản lý các tổ chức hành nghề công chứng về mặt hình thức .21

1.3.2 Quản lý các tổ chức hành nghề công chứng về mặt nội dung (quản lý nhà nước đối với các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng) .25

1.3.3 Quản lý các tổ chức hành nghề công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm 27

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng .28

1.4.1 Hệ thống quy định của pháp luật về QLNN đối với các tổ chức hành nghề

công chứng 28

1.4.2 Chất lượng và đạo đức nghề nghiệp của Công chứng viên 30

1.4.3 Hiệu quả hoạt động của các cơ quan QLNN về công chứng .31

1.4.4 Tình hình kinh tế - xã hội và dân cư trên địa bàn 32

1.5 Nguyên tắc quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công

chứng 33

1.5.1 Nguyên tắc bảo đảm sự quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng 33

1.5.2 Nguyên tắc bảo đảm sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng 33

1.5.3 Nguyên tắc bảo đảm pháp chế Xã hội Chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng .33

1.6 Các bài học kinh nghiệm về công tác QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng 34

1.6.1 Kinh nghiệm về công tác QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại một số nước trên thế giới 34

1.6.2 Kinh nghiệm về công tác QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại một số tỉnh, thành phố ở Việt Nam 36

1.7 Các nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu 36

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 39

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH TỈNH THÁI NGUYÊN 40 2.1 Khái quát đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Thái Nguyên 40

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên 45

2.2.1 Hệ thống các văn bản QPPL liên quan đến công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh 45

2.2.2 Chất lượng đội ngũ công chứng viên trên địa bàn tỉnh 46

2.2.3 Cơ quan QLNN về công chứng 47

2.2.4 Tình hình kinh tế - xã hội và dân cư trên địa bàn 48

2.3 Thực trạng quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên 48

2.3.1 Thực trạng QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng về mặt hìnhthức hoạt động 482.3.2 Thực trạng QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng về mặt nộidung 56

2.3.3 Hoạt động của cơ quan QLNN về công chứng 64

2.4 Đánh giá kết quả thực hiện QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên 72

2.4.1.Ưu điểm (Kết quả đạt được) 72

2.4.2 Tồn tại 77

2.4.3 Nguyên nhân dẫn đến tồn tại 78

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 82

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN 83

3.1 Định hướng hoàn thiện công tác QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên 83

3.2 Các giải pháp hoàn thiện QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên 85

3.2.1 Các giải pháp chung 85

3.2.2 Các giải pháp cụ thể của quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên 88

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 98

KẾT LUẬN 99

KIẾN NGHỊ 101

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Bản đồ hành chính tỉnh Thái Nguyên 40

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong mỗi giai đoạn xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của đất nước thì hoạt độngcông chứng đều luôn gắn liền với đời sống của mỗi người dân Việt Nam thông qua cáchoạt động về mua bán, chuyển giao bất động sản, kinh doanh, lao động, các quan hệgia đình về thừa kế, phân chia tài sản

Trong cơ chế hành chính, bao cấp trước đây, nhà nước quản lý và điều hành nền kinh

tế đất nước theo phương thức mệnh lệnh hành chính Các giao dịch dân sự hầu nhưkhông phát triển, chủ yếu dựa trên sự tin cậy, các thỏa thuận được thực hiện phần lớnbằng lời nói, viết tay hoặc do cơ quan hành chính nhà nước thị thực Vì vậy, quản lýnhà nước nói chung, quản lý nhà nước về công chứng nói riêng chưa được quan tâmmột cách thấu đáo, làm ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động giao dịch dân sự,kinh tế và xã hội

Sự phát triển của nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế trong những nămgần đây đã làm gia tăng các giao dịch dân sự, đòi hỏi nhà nước phải có những biệnpháp hữu hiệu để quản lý các giao dịch dân sự, kinh tế, cũng như bảo vệ quyền, lợi íchhợp pháp của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, công dân, gópphần thúc đẩy sự phát triển chung của toàn xã hội

Cùng với sự ra đời của Luật Công chứng năm 2006 là sự xuất hiện của các tổ chứchành nghề công chứng (gồm phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyếtđịnh thành lập và các Văn phòng công chứng (VPCC) do công chứng viên thành lập).Đặc biệt từ khi Luật Công chứng năm 2014 được ban hành (thay thế Luật Công chứngnăm 2006) thì các quy định đối với hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng,của công chứng viên đã có nhiều thay đổi nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầuquản lý của nhà nước đối với hoạt động công chứng cũng như đáp ứng yêu cầu côngchứng của các tổ chức, cá nhân trong xã hội Điều này đã khắc phục được những hạnchế đáng kể như sự quá tải của các Phòng Công chứng, tăng cường khả năng xã hộihóa đối với các tổ chức hành nghề công chứng cũng như sự hạn chế giữa chức năng

quản lý nhà nước (QLNN) về công chứng… Sự ra đời của các tổ chức hành nghề côngchứng đã góp phần chuyên nghiệp hóa và xã hội hóa hoạt động công chứng được coi

là bước đột phá trong cải cách hoạt động công chứng ở Việt Nam

Tuy nhiên, việc ra đời của các tổ chức hành nghề công chứng cũng đặt ra những vấn

đề cấp bách trong quản lý, mà Luật Công chứng không thể tiên liệu hết được nhữngvướng mắc, khó khăn khi triển khai thực hiện trên thực tế với rất nhiều biến động.Trong vài năm trở lại đây đã có tình trạng vi phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vựccông chứng như việc công chứng các hợp đồng thế chấp tài sản không đúng quy địnhgây thiệt hại cho các tổ chức tín dụng trong việc cho vay và thu hồi vốn, sai phạmtrong hợp đồng giao dịch mua bán, chuyển nhượng bất động sản hay trong hợp đồng

về phân chia di sản thừa kế dẫn đến tình trạng tranh chấp, khiếu kiện phức tạp.Những vụ việc đó ảnh hưởng không nhỏ đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và

tổ chức liên quan, ảnh hưởng đến tình hình an ninh - chính trị cũng như việc phát triểnkinh tế của mỗi địa phương nói riêng và của cả nước nói chung Từ đó có thể thấy,công tác QLNN về hoạt động công chứng là rất quan trọng và nhạy cảm trong xuhướng “xã hội hóa dịch vụ công”, rất cần thiết phải hoàn thiện trên cơ sở định hướngđúng với mục tiêu chính trị, xã hội, kinh tế lâu dài, đảm bảo lợi ích tối cao cho ngườidân, đảm bảo hiệu quả trong công tác QLNN, đồng thời đề cao tính tự chịu tráchnhiệm cá nhân của công dân

Với ý nghĩa đặc biệt quan trọng đặt ra trong QLNN đối với các tổ chức hành nghềcông chứng trong giai đoạn hiện nay về mặt lý luận, thực tiễn, xây dựng các luận cứkhoa học, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp quản lý với các tổ chức hành nghề côngchứng phù hợp với thực tiễn biến động của lĩnh vực công chứng một cách hiệu quảthông qua ban hành văn bản quản lý, tổ chức thực hiện, thanh tra kiểm tra trên thực tế

tại địa bàn tỉnh Thái Nguyên Chính vì lý do trên tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Quản lý Nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài luận văn Thạc sĩ Quản lý kinh tế.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghềcông chứng và thực tiễn quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứngtrên địa bàn tỉnh Thái Nguyên để chỉ ra được các mặt đạt được, chưa đạt được đồngthời tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đốivới các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên hiện nay

3 Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu đề tài là phương pháp duy vật biện chứng và duyvật lịch sử và các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như phương pháp so sánh,phương pháp đánh giá, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháptổng hợp, nhằm làm sáng tỏ nội dung nghiên cứu của đề tài

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng và thựctiễn quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh TháiNguyên

b Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề

công chứng từ khi có Luật Công chứng năm 2014;

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề côngchứng trong thời gian tới

Về không gian: Nghiên cứu các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái

Nguyên

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

a Ý nghĩa khoa học

Hệ thống hóa lý thuyết về QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng Gópphần bổ sung vào hệ thống lý luận về quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghềcông chứng.

Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chứchành nghề công chứng

Là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích về “Công tác quản lý nhà nước đối với các tổchức hành nghề công chứng” cho các cơ quan cấp tỉnh, các trường đào tạo, bồi dưỡngcán bộ cũng như cho học sinh, sinh viên, các nhà khoa học khi nghiên cứu về thể loại

6 Kết quả dự kiến đạt được

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề côngchứng và thực tiễn quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trênđịa bàn tỉnh Thái Nguyên

Chỉ ra được ưu, nhược điểm và đồng thời chỉ ra các nguyên nhân và đề xuất một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện công tác QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứngtrên địa bàn tỉnh Thái Nguyên trong thời gian tới

7 Nội dung của luận văn

Ngoài phẩn mở đầu và kết luận, bố cục của luận văn gồm ba phần chính sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về công chứng và QLNN đối với các tổ chứchành nghề công chứng

Chương 2: Thực trạng QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN

LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG 1.1 Khái niệm, chức năng, vai trò, đặc điểm về công chứng và các tổ chức hành nghề công chứng

1.1.1 Tổng quan về các mô hình công chứng trên thế giới

Công chứng đã có lịch sử hình thành, phát triển hàng ngàn năm và gắn bó chặtchẽ với đời sống dân sự Cho đến nay, công chứng tồn tại ở hầu hết các quốc gia trênthế giới và hình thành nên ba hệ thống công chứng sau:

Mô hình công chứng La tinh tương ứng với hệ thống luật La Mã - còn gọi là mô hìnhpháp luật dân sự (Civil Law); Ở các nước theo hệ La tinh, Công chứng viên được Nhànước uỷ thác một phần quyền lực và trao cho con dấu riêng có khắc tên công chứngviên đó Với tư cách là uỷ viên công quyền, công chứng viên có nhiệm vụ cung cấpdịch vụ công, thể hiện ở việc chính họ được người đứng đầu Nhà nước hoặc Bộ trưởng

Tư pháp bổ nhiệm và được đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước cóthẩm quyền Với tư cách là người bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và an toàn pháp lýcủa các quan hệ hợp đồng, Nhà nước uỷ quyền cho công chứng viên-một nhà chuyênnghiệp do chính Nhà nước bổ nhiệm và giám sát để thực hiện chức năng công vụ đó

Mô hình công chứng Anglo - Saxon tương ứng với hệ thống pháp luật Anglo-Saxon(Common Law); Ở các nước trong hệ Anglo-sacxon, thể chế công chứng không đượcthiết lập Nhà nước không thừa nhận một thể chế công chứng, không bổ nhiệm mộtchức danh hoạt động công chứng chuyên nghiệp và chuyên biệt, được trang bị mộtquyền năng để thay mặt Nhà nước đem lại tính xác thực cho những hợp đồng, văn bản

Mô hình công chứng tập thể (Collectiviste) tương ứng với hệ thống pháp luật xã hộichủ nghĩa (Sovietique) Cho đến nay, hệ thống công chứng này đã tỏ ra lỗi thời,không phù hợp với xu hướng xã hội hiện tại Tuy nhiên, nước ta là một trong số ítnước còn lại vẫn bị ảnh hưởng của mô hình này

Trước đây, công chứng tập thể là công chứng Nhà nước, Công chứng viên là côngchức nhà nước, Phòng Công chứng là cơ quan Nhà nước, Nhà nước lập ra theo đơn vị

công chứng Có nơi Phòng công chứng và chính quyền cùng thực hiện hành vi côngchứng Sau khi Liên Xô và các nước XHCN tan rã, thì hầu hết các nước áp dụng môhình công chứng này đã chuyển dần sang mô hình công chứng Latinh Việt Nam vẫnchịu ảnh hưởng của hệ thống công chứng tập thể này, sau này khi có Luật Công chứngnăm 2006 Việt Nam đã có một bước chuyển mới, song vẫn chịu ảnh hưởng nặng của

hệ thống công chứng Collectiviste

Mặc dù hình thành ba hệ thống công chứng như trên, song chung quy lại, chỉ có hai

mô hình công chứng: mô hình công chứng tự do (ở hệ thống công chứng Latinh và hệthống công chứng Anglo-Saxon) và mô hình công chứng nhà nước (chỉ tồn tại ở hệthống công chứng Collectiviste)

1.1.2 Khái niệm, chức năng, vai trò của công chứng

1.1.2.1 Khái niệm về công chứng

Lịch sử hoạt động công chứng, chứng thực, làm chứng gắn liền với sự phát triển của

xã hội Suốt từ thời kỳ cổ đại đến trung cổ, giữa người làm công chứng (Công chứngviên) và người lập văn tự thuê chưa được phân biệt rõ ràng Ở thời kỳ cổ đại, người ta

đã thấy những viên thư lại tiến hành soạn thảo các khế ước (hợp đồng) theo một trình

tự, thủ tục chặt chẽ, khó có thể bị thay đổi về sau, khác hẳn với những khế ước khôngthành văn theo truyền thống (giao kết miệng) Một số tác giả nghiên cứu về côngchứng cho rằng, có hai loại hình thực hiện công chứng là tư chứng thư và công chứngthư

Tư chứng thư (chỉ người làm chứng tự do): Trong nhân dân ta tồn tại một truyền thống

là mỗi khi có các giao dịch quan trọng đều phải nhờ những người có uy tín trong giatộc, trong thôn xóm đứng ra làm chứng để xác nhận Khi có tranh chấp xảy ra, các cơquan nhà nước có thẩm quyền dựa vào hình thức chứng nhận trên để chứng minh sựthật, lấy đó làm cơ sở để giải quyết vụ việc tranh chấp Những văn tự được lập ra docác cá nhân công dân thực hiện và có người thứ ba làm chứng với tư cách cá nhân nênđược gọi là "tư chứng thư" Như vậy, cho đến nay vẫn tồn tại một loại hoạt độngchứng nhận, xác nhận, cung cấp chứng cứ của bất kỳ một cá nhân, tổ chức nào, nhằm

Tòa án, xác nhận thời gian công tác, làm chứng cho việc giao tiền mua bán nhà… Đây

là một loại chứng nhận vẫn tồn tại và có ý nghĩa thiết thực trong đời sống xã hội,nhưng không phải là hoạt động công chứng với danh nghĩa là một tổ chức được nhànước công nhân hoặc cho phép hoạt động

Công chứng thư (do nhà nước thực hiện hoặc ủy quyền): Đây là hoạt động chứngnhận, chứng thực, xác nhận có tính chất công, phục vụ lợi ích công, do nhà nước trựctiếp hoặc gián tiếp quản lý, vì vậy được gọi là công chứng Tổ chức công chứng vàngười thực hiện hành vi công chứng được nhà nước ra quyết định công nhận và chophép hoạt động nhằm bảo đảm tính xác thực trong hoạt động giao dịch và các quan hệkhác theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của công dân, tổ chức, được thểhiện bằng các hình thức nhà nước trực tiếp thực hiện (công chứng nhà nước) hoặc nhànước ủy quyền (công chứng tự do)

Luật Công chứng năm 2014 quy định: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch)

mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

1.1.2.2 Chức năng của công chứng

Công chứng có chức năng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giaodịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hộicủa bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nướcngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân,

tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

1.1.2.3 Vai trò của công chứng

Công chứng sẽ giúp bảo đảm tính hợp pháp của nội dung các giao dịch Thực tiễn cho

các hợp đồng dân sự Việc công chứng sẽ giúp cho các bên hiểu rõ hơn về quyền vànghĩa vụ của mình trong giao dịch đó qua việc tư vấn, giải thích của các công chứngviên.

Công chứng góp phần hạn chế các giao dịch không có thật, góp phần hạn chế các yếu

tố lừa đảo, lừa dối trong các hợp đồng giao dịch (đặc biệt trong các hợp đồng giao dịch

về quyền sử dụng đất, nhất là trong các trường hợp thừa kế theo di chúc, chuyểnnhượng quyền sử dụng đất) Ví dụ: với sự tham gia của công chứng, các vấn đề nhưlừa dối khi lập di chúc, cưỡng ép lập di chúc sẽ không xảy ra trừ phi có sự thông đồnggiữa một bên với công chứng viên

Công chứng sẽ nâng cao giá trị chứng minh của chứng cứ (hợp đồng) khi có tranhchấp Rõ ràng, khi xảy ra tranh chấp, các bên tham gia giao dịch phải đưa ra chứng cứ

để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình Tòa án sẽ dễ xem xét và chấp nhận hơnnếu các giao dịch đó đã được công chứng

1.1.3 Khái niệm, đặc điểm về các tổ chức hành nghề công chứng

Theo khoản 5 điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: Tổ chức hành nghề côngchứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng

1.1.3.1 Khái niệm phòng công chứng

Hệ thống công chứng nhà nước của Việt Nam được hình thành trên cơ sở Thông tư số574/ QLTPK ngày 10/ 10/ 1987 của Bộ Tư pháp về công tác công chứng nhà nước vàThông tư số 858/ QLTPK ngày 15/ 10/ 1987 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thực hiệncác việc công chứng; Quyết định số 90/ HĐBT ngày 19/ 7/ 1989 của Hội đồng Bộtrưởng về con dấu của phòng công chứng nhà nước Trước khi có các phòng côngchứng, mọi việc có tính chất công chứng đều do ủy ban nhân dân thực hiện theo sắclệnh số 59/ SL ngày 15/ 11/

1945 về " ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ" và sắc lệnh số 85/ SL ngày 29/ 2/

1952 " Ban hành thể lệ trước bạ về các việc mua bán, cho và đổi nhà cửa, ruộng đất" doChủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành

Như vậy, suốt thời gian dài hơn 40 năm kể từ khi thành lập nước, người dân Việt Nam chỉ biết đến hoạt động thị thực của các cấp chính quyền và hình thành ý thức cho

đó là

hoạt động của Nhà nước, chỉ có thể do Nhà nước thực hiện

Bước vào thời kỳ đổi mới, Đảng và Nhà nước ta chủ trương xóa bỏ triệt để cơ chế kếhoạch hóa tập trung, chuyển sang cơ chế kinh tế thị trường với việc thừa nhận sự tồntại của đa hình thức sở hữu, đa thành phần kinh tế, đặc biệt là việc thừa nhận sự tồn tạicủa thành phần kinh tế tư nhân đã khơi dậy mọi tiềm năng của xã hội Kinh tế xã hội

đã có nhiều biến đổi sâu sắc, các nhu cầu, lợi ích hợp pháp của cá nhân, của xã hộiđược tôn trọng Trong điều kiện đó, các giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại ngàycàng trở nên sống động và phát triển mạnh mẽ, đặt ra nhu cầu về một thiết chế côngchứng phù hợp với trình độ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo sự an toàn pháp lý chocác chủ thể tham gia giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại Thiết chế công chứng củaViệt Nam ra đời chính thức trong bối cảnh trên

Kể từ khi ban hành Nghị định số 45/HĐ-BT ngày 27/02/1991 đến nay, thể chế côngchứng đã nhiều lần được sửa đổi, với sự ra đời của Nghị định số 31/CP ngày18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước và Nghị định

số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực Đặcbiệt là sự ra đời của Luật Công chứng năm 2006, Luật Công chứng năm 2014 đã cómột bước tiến mới trong việc quy định thể chế công chứng cụ thể, rõ ràng và ngàycàng theo hướng xã hội hóa hoạt động công chứng để vừa đảm bảo phục vụ yêu cầucủa tổ chức, cá nhân trong hoạt động công chứng vừa phù hợp với yêu cầu phát triểnkinh tế trong nền kinh tế thị trường hội nhập kinh tế quốc tế

Điều 19, Luật Công chứng năm 2014 quy định:

1 Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

2 Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

1.1.3.2 Khái niệm Văn phòng công chứng

Mô hình VPCC đã có từ rất lâu trên thế giới, còn ở Việt Nam, VPCC chỉ xuất hiện saukhi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực pháp luật Đây là lần đầu tiên Việt Namthừa nhận một mô hình VPCC, tồn tại song song bên cạnh Phòng Công chứng, là mộttrong hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 23 của LuậtCông chứng năm 2006

Có thể nói, sự ra đời của Luật Công chứng năm 2006, với chủ trương chuyển giao, sắpxếp lại thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền côngchứng, cũng như việc luật hóa mô hình VPCC đã đánh dấu một bước tiến quan trọngtrong quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay, là bướcngoặt quan trọng trong lĩnh vực công chứng Luật Công chứng là cơ sở pháp lý để nhànước quản lý các giao dịch dân sự và thúc đẩy chủ trương xã hội hóa hoạt động côngchứng

Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 quy định:

1 Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

2 Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Từ quy định của pháp luật trên đây, có thể hiểu một cách khái quát: Văn phòng công chứng là doanh nghiệp hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, trong đó có ít nhất

hai công chứng viên hợp danh trở lên thành lập, Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn, thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật.

Có thể nói, VPCC ra đời đánh dấu một bước phát triển xã hội hóa, xoá bỏ độc quyềncủa nhà nước trong lĩnh vực công chứng Trong quá trình đó, nhà nước rút dần khỏiviệc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng, tiến tới chuyển giao hẳn cho các chủ thểphi nhà nước thực hiện, nhà nước chỉ đóng vai trò duy nhất là người thực hiện QLNN.Trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay, để vừa đảm bảo sự quản lý của nhà nướcđối với hoạt động công chứng, thực hiện các nhiệm vụ chính trị - xã hội đồng thời tiếnđến xu hướng xã hội hóa các hoạt động dịch vụ công cũng như xã hội hóa các đơn vị

sự nghiệp công lập thì việc duy trì song song hai hệ thống Phòng Công chứng nhànước và các VPCC đặt dưới sự quản lý bằng pháp luật của nhà nước là điều cần thiết.Mặc dù còn nhiều khó khăn trong tổ chức, hoạt động, song VPCC thực sự đã góp phầntạo môi trường pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển, phòngngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, tạo sự ổn định cho xã hội Điều quan trọng hơn

là sự ra đời của VPCC đã góp phần mở rộng dân chủ, tạo điều kiện để người dân bướcđầu hình thành ý thức sử dụng các công cụ pháp lý, biện pháp hợp pháp để bảo vệmình trong đời sống dân sự; tạo cho người dân ý thức, trách nhiệm tốt hơn khi thamgia giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại

1.1.3.3 Đặc điểm của Phòng công chứng

a Về tổ chức của Phòng công chứng

Theo quy định tại điều 19 của Luật Công chứng năm 2014, Phòng công chứng do Ủyban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập; Là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tưpháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng Trưởng phòngcông chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm,miễn nhiệm, cách chức

Phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ vềtài chính của đơn vị sự nghiệp công lập từ nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp

và từ nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp phápkhác

b Về hoạt động của Phòng công chứng

Phòng Công chứng hoạt động trên cơ sở là đơn vị sự nghiệp công lập, vừa thực hiệnnhiệm vụ chính trị xã hội do UBND tỉnh giao trong thực hiện nhiệm vụ công chứng(mang tính công quyền nhân danh nhà nước vì lợi ích Nhà nước), vừa là đơn vị hoạtđộng mang tính chất dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày càng tốt hơn cho lợiích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù hợp với lợi ích củatoàn xã hội)

Tùy điều kiện cụ thể, nếu xét thấy không cần thiết duy trì Phòng Công chứng, Sở Tưpháp có thể lập đề án đề nghị UBND tỉnh quyết định giải thể hoặc chuyển Phòng Côngchứng thành Văn phòng Công chứng

Phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho côngchứng viên hành nghề tại tổ chức mình;

Phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cánhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch làcộng tác viên của phòng mình gây ra trong quá trình công chứng

Công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên gây thiệt hại phảihoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi trả khoản tiềnbồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật; trường hợp không hoàntrả thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết

c Nguồn tài chính của Phòng công chứng

Phòng Công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính và biên chế theo quyđịnh của Chính phủ đối với đơn vị sự nghiệp công lập Kinh phí của Phòng Côngchứng từ nguồn ngân sách nhà nước cấp (đối với đơn vị tự chủ một phần kinh phí hoặc

đơn vị do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động), từ nguồn thu phícông chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác, bao gồm:

Phí công chứng: Là phí được áp dụng đối với việc công chứng các hợp đồng, giao

dịch, bản dịch, nhận lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng, phí chứng thựcbản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định của Luậtcông chứng

Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng Công chứng vàVPCC Theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tàichính thì Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư thì được trích75% số tiền phí thu được để trang trải chi phí phí cho các nội dung quy định tại khoản

2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP Nộp 25% số tiền phí thu được còn lại vàongân sách nhà nước; Phòng công chứng tự bảo đảm một phần chi thường xuyên thìđược trích 60% số tiền phí thu được để trang trải chi phí cho các nội dung quy địnhtại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP; nộp 40% số tiền phí thu được cònlại vào ngân sách nhà nước; Phòng công chứng do Nhà nước bảo đảm chi thườngxuyên thì được trích 50% số tiền phí thu được để trang trải chi phí cho các nội dungquy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP; nộp 50% số tiền phí thuđược còn lại vào ngân sách nhà nước

Thù lao công chứng: Là khoản tiền do Phòng công chứng thu từ việc soạn thảo hợp

đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc côngchứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các

tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương Tổ chức hành nghề công chứng xácđịnh mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng

do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sởcủa mình

Các nguồn thu khác: Là khoản tiền do Phòng Công chứng thu từ việc người yêu cầu

Phòng Công chứng Mức chi phí này do người yêu cầu công chứng và Phòng Côngchứng thoả thuận.

Nguồn thu từ thù lao công chứng và thu khác của các Phòng Công chứng phải thựchiện nộp thuế như thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của luật thuế

d Hoạt động công chứng là hoạt động dịch vụ công

Phòng Công chứng thực hiện nhiệm vụ theo tính chất dịch vụ công của đơn vị sựnghiệp công lập Đây là một nội dung trong công tác cải cách hành chính của nhà nướcnhằm ngày càng phục vụ tốt hơn các yêu cầu của tổ chức và công dân đối với các yêucầu về công chứng

Theo điều 21, Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Trong trường hợp không cầnthiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng côngchứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyếtđịnh”

Như vậy với quy định trên có thể thấy rõ quan điểm của nhà nước trong việc chủtrương thực hiện xã hội hóa công chứng, giải thể hoặc chuyển đổi những Phòng Côngchứng hoạt động không hiệu quả hoặc không cần thiết duy trì sang hình thức hoạtđộng của Văn phòng Công chứng Việc này sẽ làm giảm gánh nặng về biên chế vàkinh phí cho ngân sách nhà nước

1.1.3.4 Đặc điểm của Văn phòng công chứng

a Về tổ chức của Văn phòng công chứng

Theo quy định tại điều 22 của Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứngđược tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm phápluật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh; Văn phòng công chứng phải

có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thànhviên góp vốn

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng.Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòngcông chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tựchủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồnthu hợp pháp khác

b Về hoạt động của Văn phòng công chứng

Hoạt động của VPCC vừa mang tính công quyền (nhân danh nhà nước vì lợi ích Nhànước), vừa mang tích chất dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày càng tốt hơncho lợi ích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù hợp với lợiích của toàn xã hội) Tính chất dịch vụ công của VPCC hướng đến 3 lợi ích:

Lợi ích của Nhà nước: Sự ra đời của VPCC đã giúp nhà nước vừa giảm bớt được gánhnặng cho mình vừa phát huy được tối đa nguồn lực trong xã hội, góp phần tăng cườngpháp chế xã hội chủ nghĩa

Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: VPCC đã giúp cho các tổ chức, cá nhân thựchiện các giao dịch của mình một cách thuận lợi, đồng thời bảo vệ quyền lợi ích hợppháp của các bên tham gia giao dịch;

Lợi ích của VPCC: VPCC khi thực hiện hoạt động công chứng được thu phí và thù laocông chứng theo quy định

Các Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp chocông chứng viên hành nghề tại tổ chức mình;

Các Văn phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng

và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch

là cộng tác viên của Văn phòng mình gây ra trong quá trình công chứng

Công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên gây thiệt hại phảihoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi trả khoản tiền

bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật; trường hợp không hoàntrả thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết.

c Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng

VPCC hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí côngchứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác, bao gồm:

Phí công chứng: Tương tự như Phòng Công chứng, VPCC cũng được thu phí công

chứng là loại phí được áp dụng đối với việc công chứng các hợp đồng, giao dịch, bảndịch, nhận lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng, phí chứng thực bản sao từbản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định của Luật côngchứng

Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng Công chứng vàVPCC Theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tàichính thì phí công chứng, phí chứng thực thu được tại VPCC là khoản thu không thuộcngân sách nhà nước Tiền phí thu được là doanh thu của đơn vị thu phí Đơn vị thu phí

có quyền quản lý, sử dụng số tiền phí thu được sau khi đã nộp thuế theo quy định củapháp luật Hàng năm, đơn vị thu phí phải thực hiện quyết toán với cơ quan thuế đối với

số tiền phí thu được theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành

Thù lao công chứng: Là khoản tiền do VPCC thu từ việc soạn thảo hợp đồng, giao

dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng theoyêu cầu của người yêu cầu công chứng

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các

tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương Tổ chức hành nghề công chứng xácđịnh mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng

do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sởcủa mình

Các nguồn thu khác: Là khoản tiền do VPCC thu từ việc người yêu cầu công chứng đề

Mức chi phí này do người yêu cầu công chứng và VPCC thoả thuận.

Nguồn thu của các VPCC phải thực hiện nộp thuế như thuế VAT, thuế thu nhập doanhnghiệp theo quy định của luật thuế

d Hoạt động công chứng là hoạt động dịch vụ công

Việc xã hội hóa hoạt động công chứng không phải là “tư nhân hoá hoạt động côngchứng” và cũng không phải là “chuyển chức năng công chứng từ tay nhà nước cho bất

cứ ai trong xã hội” mà là hoạt động dịch vụ công Tuy không phải là hoạt động quản lýnhà nước nhưng nó góp phần hỗ trợ tích cực để nhà nước thực hiện quản lý đối với cáchợp đồng, giao dịch Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi các quan hệ dân sự,thương mại được mở rộng thì sự hiện diện của cácVăn phòng công chứng là hết sứccần thiết, góp phần chia sẻ sự quá tải của các Phòng Công chứng, đồng thời cũng tạonên sự cạnh tranh lành mạnh cho lĩnh vực hoạt động này VPCC ra đời đã chia sẻ gánhnặng với nhà nước, trước đây công chứng hoàn toàn độc quyền, cảnh xếp hàng dàitrước cửa các Phòng Công chứng là chuyện thường ngày và gây bức xúc cho ngườidân Việc thành lập các VPCC đã cải cách một cách đáng kể, ngày một nâng cao chấtlượng dịch vụ công cùng với vai trò của nhà nước góp phần quan trọng trong việc bảo

vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng củacông dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

1.2 Khái niệm, vai trò, đặc điểm về quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng

1.2.1 Khái niệm quản lý Nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng

Từ khi ra đời các tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng được biết đến nhưmột hoạt động dịch vụ pháp lý để đảm bảo cho các giao dịch, nếu nhà nước không cónhững chính sách quản lý phù hợp thì vô hình chung hoạt động của các tổ chức hànhnghề công chứng có thể trở thành công cụ tiếp sức cho các hành vi vi phạm pháp luật,đặc biệt là sự ra đời của các Văn phòng công chứng được thành lập một cách ồ ạtkhông có quy hoạch tổng thể, bản thân đây là lĩnh vực mới gần như QLNN đang bỏngỏ, vì thế thời gian qua đã có những hậu quả vô cùng to lớn

Quản lý Nhà nước với các tổ chức hành nghề công chứng là việc nhà nước dùng cácbiện pháp, công cụ có được tác động vào lĩnh vực công chứng để hệ thống các tổ chứchành nghề công chứng hoạt động đúng định hướng, mục tiêu mà Nhà nước mong

muốn.

Trong thời gian qua, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta đã cónhững đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, khẳng địnhngày càng rõ hơn vị trí vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội, đápứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trườngđịnh hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ QLNN có hiệuquả, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòngngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

1.2.2 Vai trò của Quản lý nhà nước nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng

Vai trò của QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng không nằm ngoài mụcđích hỗ trợ và tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động hiệu quả

và theo đúng định hướng của nhà nước Theo đó, nhà nước có thể sử dụng tất cả cácbiện pháp quản lý để can thiệp nhằm tạo môi trường hoạt động công chứng lành mạnh,tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng phát huy được hiệu quả hoạt độngcủa mình, đồng thời quản lý, giám sát các tổ chức hành nghề công chứng và hoạt độngcông chứng theo đúng quy định của pháp luật, thúc đẩy việc tăng trưởng và phát triểnkinh tế của một địa phương hay cả quốc gia

1.2.3 Đặc điểm của Quản lý Nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công

cần có sự điều tiết, phân bổ và kiểm soát trong một quy hoạch, nhất là sau khi hoạtđộng công chứng đã được xã hội hóa Chính vì vậy, rất cần thiết có quy hoạch phát

triển mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng, cũng như thực hiện QLNN vềcông chứng để bảo đảm các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và phân bốmột cách hợp lý, khoa học, đáp ứng các yêu cầu công chứng của nhân dân một cáchđầy đủ và thuận tiện.

Mục tiêu của xã hội hóa công chứng là phát triển rộng mạng lưới công chứng, xóa bỏviệc kiêm nhiệm chức năng công chứng của các cơ quan hành chính, nâng cao chấtlượng dịch vụ công

Hoạt động QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng gắn liền với việc quyđịnh các tiêu chuẩn thành lập, cấp phép thành lập, bổ nhiệm Công chứng viên, giámsát, kiểm tra, đánh giá hoạt động công chứng

b Quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm đảm bảo tínhxác thực, tính hợp pháp cũng như hiệu lực của văn bản công chứng

Với vai trò của công chứng là chứng nhận tính xác thực (sự có thực, hợp pháp của cáchợp đồng giao dịch) công chứng có vai trò tích cực trong việc phòng ngừa các tranhchấp hợp đồng, giao dịch có thể xảy ra Vì thế, văn bản công chứng có ý nghĩa làchứng cứ trước tòa, là căn cứ pháp lý hợp pháp để xác lập quyền sở hữu cho các bên

có quyền liên quan (ví dụ văn bản công chứng hợp đồng mua bán nhà, hợp đồngchuyển nhượng quyền sử dụng đất là căn cứ để cơ quan đăng ký nhà đất cấp giấychứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất cho các chủ thể ) Ngoài ra, côngchứng còn có vai trò tư vấn: Công chứng viên tư vấn cho người yêu cầu công chứng vềcác thủ tục pháp lý trong hoạt động công chứng (khác với luật sư) ; Hoạt động côngchứng đem lại nguồn thu cho ngân sách nhà nước (thu phí công chứng )

Văn bản công chứng là hành lang pháp lý để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của côngdân, tổ chức, phù hợp với Hiến pháp và pháp luật, ngăn ngừa hành vi vi phạm phápluật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp hoặc khi có rủi ro tranh chấp xảy ra các cơ quannhà nước có thẩm quyền căn cứ vào văn bản công chứng để giải quyết các vụ việctranh chấp Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và Công chứng viên là người

c Quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm đảm bảo chohoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng đúng phạm vi quy định của phápluật, không trái pháp luật và đaọ đức xã hội

QLNN có vai trò định hướng sự phát triển của ngành theo lĩnh vực công chứng, xuấtphát từ bản chất của hoạt động công chứng là một hoạt động công quyền của nhànước, công chứng là hoạt động được nhà nước ủy quyền để chứng nhận tính hợp pháp,tính xác thực của các hợp đồng, giao dịch Vì thế, việc xác định phạm vi, ranh giới cácviệc công chứng, nói cách khác là xác định thẩm quyền của các tổ chức hành nghềcông chứng được làm những việc gì có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà nước trongquản lý, nhằm phòng ngừa những vi phạm rất dễ xảy ra trong lĩnh vực này

1.3 Nội dung quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công

chứng

Quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng gồm: Thành lập, hoạtđộng, giải thể, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lí vi phạm về côngchứng theo thẩm quyền, có thể chia thành 3 nội dung chính:

1.3.1 Quản lý các tổ chức hành nghề công chứng về mặt hình

thức

Quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng về mặt hình thức chính làquản lý việc thành lập, giải thể, việc bổ nhiệm công chứng viên, cấp chứng chỉ hànhnghề, thẻ công chứng viên

Trên cơ sở quy hoạch tổng thể các tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi cảnước của Thủ tướng Chính phủ đã ban hành, Sở Tư pháp các tỉnh, thành trong cả nước

sẽ xây dựng quy hoạch cụ thể của địa phương mình trình Ủy ban nhân dân tỉnh phêduyệt quy hoạch thành lập các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Dựa trênquy hoạch của tỉnh đã phê duyệt, Phòng Bổ trợ tư pháp - Sở Tư pháp sẽ tiếp nhận hồ

sơ đề nghị thành lập các tổ chức hành nghề công chứng, thẩm định, tham mưu văn bảntrình lãnh đạo sở báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định phê duyệt thành lập tổchức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chứcmình tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động; Sở Tư

pháp thực hiện đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viêncủa tổ chức hành nghề công chứng

Luật Công chứng năm 2014 quy định trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan đối vớiviệc thực hiện QLNN với các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên nhưsau:

Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong việc thựchiện quản lý nhà nước về công chứng, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau: Ban hành hoặctrình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về côngchứng; Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chính sách phát triển nghề công chứng,trình Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghềcông chứng trong cả nước; Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan hướngdẫn, triển khai, quản lý việc thực hiện Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghềcông chứng trong cả nước; Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chínhsách phát triển nghề công chứng; Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứngviên; Phê duyệt Điều lệ của tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứngviên sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổinhững văn bản, quy định của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tráivới quy định của Hiến pháp, Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liênquan; Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt độngcông chứng theo thẩm quyền; Định kỳ hằng năm báo cáo Chính phủ về hoạt độngcông chứng; Quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về hoạt động công chứng;

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địaphương và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổbiến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng; Thực hiện cácbiện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn phù hợp với Quyhoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủphê duyệt; Quyết định thành lập Phòng công chứng, bảo đảm cơ sở vật chất và phươngtiện làm việc cho các Phòng công chứng; quyết định việc giải thể hoặc chuyển đổi

Phòng công chứng theo quy định của Luật này; Ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đềnghị thành lập Văn phòng công chứng; quyết định cho phép thành lập, thay đổi và thu

hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, cho phép chuyển nhượng,hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng; Ban hành mức trần thù lao công chứng tạiđịa phương; Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về côngchứng theo thẩm quyền; phối hợp với Bộ Tư pháp trong công tác kiểm tra, thanh tra vềcông chứng; Báo cáo Bộ Tư pháp về việc thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng côngchứng; cho phép thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng côngchứng trên địa bàn Định kỳ hằng năm báo cáo Bộ Tư pháp về hoạt động công chứngtại địa phương để tổng hợp báo cáo Chính phủ;

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhànước về công chứng tại địa phương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tạiLuật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật khác có liên quan đều có các quyđịnh trực tiếp về tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các tổ chức hành nghềcông chứng; tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm, quyền và nghĩa vụ của công chứngviên; thủ tục, yêu cầu đối với hoạt động công chứng Nội dung này bao gồm các quyđịnh:

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng: Theo quy định tại điều 18 LuậtCông chứng 2014 quy định:

1 Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của Luật này

và phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

2 Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

3 Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.

Như vậy việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng ngoài việc đúng quy định củaLuật thì còn phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công

chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và phải nhằm mục đích tạo điều kiệnthuận lợi nhất cho tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu công chứng, tránh trường hợp thành

lập bừa bãi, không theo quy hoạch, nơi thừa nơi thiếu hoặc chỉ tập trung ở những trungtâm kinh tế, không trú trọng tới vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn.

Hồ sơ thành lập các tổ chức hành nghề công

chứng:

Đối với Phòng Công chứng: Khoản 1 điều 20 Luật Công chứng 2014 quy định: "Căn

cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện".

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lậpPhòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi cótrụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung:Tên gọi, địa chỉ trụ

sở của Phòng công chứng; Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắtđầu hoạt động của Phòng công chứng; Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnhquyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư phápphải đăng báo những nội dung thay đổi

Đối với Văn phòng Công chứng: Khoản 1 điều 23 Luật Công chứng 2014 quy định: "

Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Hồ sơ

đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng".

Để thành lập được Văn phòng công chứng thì cần có các điều kiện sau:

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòngcông chứng không có thành viên góp vốn

Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòngcông chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợpdanh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận,không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác,không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tụccủa dân tộc

Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho côngchứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật vềtiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếpngười yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng

Mục đích của việc quy định này là để Công chứng viên khi chuẩn bị các thủ tục thànhlập VPCC phải xác định rõ: hoạt động công chứng phải tương xứng với tính chất làmột tổ chức thay mặt nhà nước thực hiện dịch vụ công, phải được tổ chức thực hiệnmột cách quy củ, tránh tình trạng tạm bợ của hoạt động công chứng hoặc kết hợp thựchiện các dịch vụ khác không phù hợp với tính nghiêm túc của hoạt động công chứng

1.3.2 Quản lý các tổ chức hành nghề công chứng về mặt nội dung (quản lý nhà nước đối với các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng)

Vấn đề này không được quy định một cách trực tiếp trong Luật Công chứng mà phápluật chỉ có thể tác động gián tiếp thông qua các quy định về nguyên tắc của hoạt độngcác tổ chức hành nghề công chứng, áp dụng pháp luật của nhiều lĩnh vực khác nhau

Sự ra đời của các tổ chức hành nghề công chứng chính là sự "san sẻ" một phần quyềnlực của nhà nước cho các Công chứng viên Vai trò của họ được ví như một "thẩmphán phòng ngừa" Chính vì vậy, việc thẩm định kỹ càng các văn bản trước khi côngchứng là công việc tối quan trọng của các tổ chức này Bởi nếu các tổ chức hành nghềcông chứng chứng thực không chính xác, sẽ gây thiệt hại rủi ro cho khách hàng thì họ