skkn công tác lập dự toán thu chi ngân sách “ tại trường THCS

Kế toán trường học là kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách, là phương tiện để quản lý sử dụng kinh phí, quản lý mọi hoạt động thu chi, nhằm bảo đảm sử dụng

ĐỀ TÀI SKKN:

CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU CHI NGÂN SÁCH

A PHẦN MỞ ĐẦU

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI :

Theo quyết định 243/CP ngày 28/6/1979 về tổ chức bộ máy, biên chế của các trường phổ thông của Hội Đồng Chính Phủ, trường phổ thông là đơn vị hành chính sự nghiệp, có ngân sách riêng, có bộ máy quản lý hành chánh và chuyên môn hoàn chỉnh Với tinh thần đó, trường phổ thông là cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân trong mọi hoạt động của nhà trường Công tác quản lý được thực hiện theo chế độ thủ trưởng Trong điều lệ nhà trường phổ thông cũng ghi rõ:“ Hiệu trưởng là thủ trưởng trường học đại diện cho nhà trường về mặt pháp lý, có trách nhiệm và có thẩm quyền cao nhất về hành chánh và chuyên môn trong trường, chịu trách nhiệm trước Bộ Giáo dục về tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của nhà trường” Để hoàn thành những trọng trách này, người Hiệu trưởng trường phổ thông cần thiết phải có một đội ngũ cán bộ giúp việc cho mình, trước hết là 2 mảng phần việc lớn: hành chánh + chuyên môn Bên cạnh đó một bộ phận không thể thiếu đối với người Hiệu trưởng trong việc quản lý công việc quản trị , đó là hoạt động kế toán trường học

Kế toán trường học là kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách, là phương tiện để quản lý sử dụng kinh phí, quản lý mọi hoạt động thu chi, nhằm bảo đảm sử dụng tiết kiệm kinh phí , tăng cường công tác quản lý tiền vốn, vật tư, tài sản của đơn vị

Do đó công tác lập dự toán thu chi là một nhiệm vụ quan trọng để người kế toán hoàn thành chức năng của mình, đồng thời tham mưu cho Hiệu trưởng quản

lý tài chính một cách hữu hiệu nhằm đạt được nguyên tắc :“Phí tổn tối thiểu và hiệu quả tối đa” Xuất phát từ vấn đề trên, bản thân là kế toán của đơn vị trường THCS Phước Thạnh tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài “ Công tác lập dự toán thu chi ngân sách “ tại trường THCS Phước Thạnh.

II PHẠM VI ĐỀ TÀI

Đề tài được nghiên cứu và áp dụng trong công tác kế toán và quản lý tài chính tại trường THCS Phước Thạnh, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU :

Tập thể cán bộ - giáo viên – công nhân viên và học sinh trường THCS Phước Thạnh, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh trong năm học 2014-2015

B PHẦN NỘI DUNG:

I THỰC TRẠNG :

- Dự toán là những dự kiến mang tính chất cụ thể , chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng các nguồn lực nhằm mục đích đạt được chỉ tiêu của một năm học Một bản dự toán bao gồm 3 phần :

- Phần trình bày nguyên nhân, mục đích của dự toán ( phục vụ kế hoạch )

- Phần phân tích, diễn giải chi tiết dự toán được thể hiện một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị

- Phần kết luận, bao gồm sự nhận xét, đánh giá hiệu quả trên cơ sở kết quả

có được từ dự toán

- Chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận tài vụ kế toán trong nhà trường là tham mưu cho Hiệu trưởng lãnh đạo tập trung thống nhất về công tác tài vụ kế toán nhằm phục vụ tốt cho công tác chuyên môn Chức năng này bao gồm việc lập dự toán thu chi, chấp hành dự toán và quyết toán dự toán

Kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp phải thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ được Nhà nước qui định trong chế độ kế toán Cụ thể như sau :

- Phân phối kinh phí,theo dõi ghi chép sổ sách, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn

- Theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách chế độ, thể lệ và kỷ luật tài chính

- Lập kế hoạch thu chi theo quí, năm để trình đơn vị dự toán cấp trên duyệt

- Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, báo cáo quyết toán và tổ chức quản lý vật

tư, tài sản

- Tổ chức thực hiện hạch toán đúng

1 Công tác lập dự toán thu chi :

Lập dự toán thu chi là khâu đầu tiên trong việc quản lý tài chính có ý nghĩa rất quan trọng: Do đó lập dự toán thu chi tài chính phải đi đôi với việc xây dựng

kế hoạch công tác chuyên môn của trường

2.

Tác dụng của dự toán :

- Tác dụng lớn nhất của dự toán là cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch, chương trình hành động của nhà trường Ngoài ra dự toán còn

có những tác dụng sau ;

- Xác định rõ các mục tiêu cụ thể làm căn cứ đánh giá thực hiện sau này

- Dự đoán trước những khó khăn có thể xảy ra để có phương án đối phó kịp thời

- Kết hợp toàn bộ các hoạt động của nhà trường thông qua kế hoạch của từng

bộ phận khác nhau Nhờ vậy, dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung cuả nhà trường

- Nhà trường có nhiệm vụ lập dự toán trước cấp trên do Hiệu trưởng ký tên

và đóng dấu cơ quan đơn vị: thì dự toán mới có giá trị pháp lý

- Dự toán phải tính toán vừa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác chuyên môn vừa tiết kiệm kinh phí một cách tích cực

Dự toán phải được quần chúng tham gia xây dựng, tức là phải xây dựng dự toán từ cơ sở đi đôi với việc xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn của trường

II BIỆN PHÁP THỰC HIỆN :

1 Nguyên tắc lập dự toán :

1.1 Căn cứ lập dự toán :

Lập dự toán phải có căn cứ vững chắc , trước hết là :

- Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ và chỉ tiêu kế hoạch công tác được giao cho năm kế hoạch

- Căn cứ vào việc đánh giá sự chi tiêu của kỳ trước có phân tích cụ thể, có rút kinh nghiệm

- Căn cứ vào các chế độ chính sách và định mức chi tiêu để qui định cho mỗi trường

- Căn cứ vào khả năng tài sản, vật tư, lao động ( số phòng lớp học, số học sinh, số cán bộ - giáo viên – công nhân, cơ sở vật chất, thiết bị…) và khả năng thực hiện của trường

1 2 Kỳ dự toán :

- Kỳ dự toán thay đổi theo thời gian thực hiện kế hoạch, chương trình hành động của nhà trường Thông thường, kỳ dự toán chia làm 3 loại:

- Kỳ dự toán dài hạn, ví dụ như lập dự toán mua sắm trang thiết bị thuộc loại tài sản cố định, xây dựng nhà trường Các kỳ dự toán này đa phần phục vụ cho công tác đầu tư, sửa chữa, xây dựng lớn Thời gian của kỳ dự toán là 5 năm, 10 năm, 20 năm …

- Kỳ dự toán trung hạn, thường là từ 1 năm đến 4 năm Trong đó, kỳ dự toán

1 năm được thực hiện đều đặn vì phù hợp với năm tài chính và để tiện cho việc so sánh, đánh giá giữa thực hiện và kế hoạch

Riêng do đặc thù của ngành giáo dục đào tạo ngoài xây dựng dự toán ngân sách theo năm dương lịch thì dự toán thu chi các nguồn ngoài ngân sách như nguồn học phí, nguồn thu hai buổi/ngày, nguồn đề thi giấy thi, nguồn nước uống, nguồn thu cho thuê tài sản ( căn tin – xe đạp ) thì đơn vị xây dựng theo năm học bắt đầu từ tháng 9 năm nay đến tháng 5 năm sau ( từ bắt đầu năm học đến kết thúc năm học )

- Kỳ dự toán ngắn hạn, là những dự toán có thời gian dưới 1 năm như dự toán quý Dự toán hàng năm được lập trên cơ sở dự toán hàng quý, số liệu quý sau được cộng tiếp số liệu quý trước và mang tính liên tục 4 quý của năm kế hoạch

1.3 Trình tự dự toán :

Công tác dự toán được chuẩn bị từ cấp cơ sở đi lên, được tổng hợp, xét duyệt lần 1 ở cấp trung gian Sau đó, Hiệu trưởng sẽ xét duyệt chung lần cuối, có tính thống nhất cao

Trình tự dự tốn như trên cĩnhững ưu điểm sau :

- Mọi cấp quản lý từ thấp đến cao đều gĩp phần tham gia vào cơng tác dự tốn

- Dự tốn được lập từ cơ sở nên cĩ độ tin cậy và tính chính xác cao

- Đáp ứng được mục tiêu kế hoạch, chương trình hành động của cấp cơ sở

- Các tổ chuyên mơn và bộ phận nghiệp vụ tham gia vào quá trình dự tốn sẽ chủ động được trong quá trình thực hiện kế hoạch

- Một bản dự tốn được xem như là khả thi, phải hội đủ các điều kiện sau :

- Đáp ứng được mục tiêu của dự tốn

- Cơ sở để dự tốn phải mang tính thực tiễn, gắn với mục tiêu dự tốn

- Các số liệu tính tốn phải đầy đủ chi tiết và chính xác

- Cơng tác dự tốn phải mang tính trung thực, mang tính tiết kiệm và số dự tốn về thực hiện hoạt động bằng hoặc thấp hơn số thực hiện năm trước

2 Phân loại dự tốn :

2.1 Dự tốn ngân sách :

HIỆU TRƯỞNG QUYẾT ĐỊNH

KẾ TỐNLẬP

DỰ TỐN

CƠNG TÁCCHUYÊN MƠN

CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ

Là dự toán kinh phí do Nhà nước cấp căn cứ theo số lượng cán bộ - giáo viên – công nhân viên, số học sinh, số phòng lớp, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồ dùng dạy học

Dự toán được lập hàng năm trước 1 tháng của năm sau ( năm kế hoạch ) và hàng quí trước 10 ngày của quí sau

Dự toán được lập theo biểu mẫu qui định của Bộ Tài Chính theo mục lục ngân sách cấp phát

Các biểu mẫu bao gồm :

 Dự kiến phân bổ dự toán ( mẫu 01b)

 Phục lục 01

 Phương án thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với đơn vị

sự nghiệp công lập

 Mẫu 01 dự toán thu chi của các nguồn

 Mẫu 02 dự toán thu chi phí, lệ phí và các hoạt động dịch vụ

 Qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

 Thuyết minh dự toán thu chi

2.2Dự toán thu,chi nguồn ngoài ngân sách :

Nhà trường phổ thông cấp 2 là một đơn vị hành chánh sự nghiệp phi sản xuất vật chất ngoài hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp còn là đơn vị có thu phí ( học phí), thu sự nghiệp ( thu hai buổi/ngày, nghề), thu

hộ ( tiền đề thi, giấy thi, thu nước uống) và thu thuê mặt bằng từ hoạt động căn tin- xe đạp phục vụ ăn uống và giữ xe cho học sinh

Do đó ngoài xây dựng dự toán ngân sách, kế toán còn có nhiệm vụ lập dự toán thu, chi các nguồn ngoài ngân sách hàng năm căn cứ vào mức độ đóng góp theo qui định của Nhà nước vào tháng 9 khi học sinh bắt đầu nhập học Mức đóng góp này nhằm để bù đắp phần nào hao mòn cơ sở vật chất , hỗ trợ thêm kinh phí cấp phát của nhà nước chưa đủ để nhà trường hoàn thành nhiệm vụ giảng dạy , hỗ trợ thêm một phần nhỏ bù đắp sức lao động của người thầy trên bục giảng và một phần nộp điều tiết cho ngành giáo dục ( từ năm học 2006-2007 tạm thời không nộp phần điều tiết này )

Dự toán và quyết toán được lập theo từng loại nguồn cụ thể, dự toán được lập vào đầu năm dương lịch, báo cáo quyết toán hàng quý , kiểm tra tài chính 9 tháng đầu và cuối năm dương lịch

Nguồn học phí : xây dựng theo qui định của Uỷ Ban Nhân Dân Huyện và

Phòng Giáo Dục Huyện như sau :

a/ Thu : Văn bản số: 7427/UBND – GDĐT ngày 27/9/2013 của Uỷ Ban

Nhân Dân Huyện Củ Chi về thu, sử dụng học phí và thu khác của cơ sở giáo dục

và đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễn giảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sỉ, gia đình có hoàn cảnh khó khăn

b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Hỗ trợ thêm đời sống giáo viên 30%

- Tăng cường cơ sở vật chất và hỗ trợ hoạt động chuyên môn 30%

- Hỗ trợ tiền lương tăng 40%

Nguồn hai buổi/ngày:

a/ Thu :Văn bản số: 7427/UBND – GDĐT ngày 27/9/2013 của Uỷ Ban

Nhân Dân Huyện Củ Chi về thu, sử dụng học phí và thu khác của cơ sở giáo dục

và đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễn giảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sỉ , gia đình có hoàn cảnh khó khăn đây là nguồn thu thoả thuận

.b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Chi 40% sau khi trừ chi phí liên quan để bổ sung cải cách tiền lương ( 8%)

- Chi 7% hỗ trợ hoạt động chuyên môn

- Chi 85% chi cho giáo viên trực tiếp giảng dạy và các bộ phận có liên quan

Nguồn thu nghề:

a/ Thu :Văn bản số: 7427/UBND – GDĐT ngày 27/9/2013 của Uỷ Ban

Nhân Dân Huyện Củ Chi về thu, sử dụng học phí và thu khác của cơ sở giáo dục

và đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễn

giảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sĩ , gia đình có hoàn cảnh khó khăn đây là nguồn thu thoả thuận

b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Chi 40% sau khi trừ chi phí liên quan để bổ sung cải cách tiền lương ( 8%)

- Chi 2% nộp lệ phí cho đơn vị câp trên ( Trung Tâm Kỹ Thuật Hướng Nghiệp)

- Chi 90% chi cho giáo viên trực tiếp giảng dạy

Nguồn đề thi giấy thi : phục vụ ấn phẩm của học sinh

Nguồn nước uống: chi mua nước uống phục vụ cho học sinh

Nguốn căn tin – xe đạp:

a/ Thu : : Thu theo hợp đồng số: /HĐ – PT ngày 17/9/2012 giữa nhà trường

và chủ trúng thầu căn tin – xe đạp

.b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Chi 40% chi hỗ trợ tăng lương sau khi trừ chi phí liên quan ( 8%)

- Sau khi hỗ trợ tăng lương phần còn lại bổ sung quỹ phát triển sự nghiệp

2.4 Phương pháp lập dự toán :

Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng những con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động mà trong đó chủ yếu là hình thức giá trị , kế toán là công việc kiểm tra, phản ánh tình hình hoạt động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước, cũng như của các tổ chức xí nghiệp

Để đạt được nguyên tắc : “ Phí tổn tối thiều và hiệu quả tối đa” công tác lập

dự toán phải nắm chắc tình hình thu chi, tài sản, vật tư, trang thiết bị, đồ dùng dạy học để tiến hành việc lập dự toán theo đúng yêu cầu của cấp trên

Công tác lập dự toán được tiến hành theo các bước sau :

 Bước chuẩn bị :

- Nắm tình hình, phân tích và đánh giá việc chi tiêu và các hoạt động của năm trước

- Nắm phương hướng và những biến động của năm kế hoạch về các chi tiêu

cơ bản ( trường học, lớp học, học sinh, cán bộ - giáo viên- công nhân viên, cơ sở vật chất …) theo thứ tự ưu tiên cần thiết

- Các chỉ tiêu về điều kiện ( biên chế, cơ sở vật chất, tài chính ), các nguồn vốn ( ngân sách nhà nước, sự đóng góp của nhân dân, dịch vụ của trường … )

 Bước tổng hợp dự toán :

- Phải xây dựng được mối quan hệ cân đối giữa yêu cầu và khả năng với tài chính sát với thực tế Nắm vững các chỉ tiêu cơ bản

- Định mức chi cho từng nhóm, mục

 Bước viết thuyết minh :

- Báo cáo kết quả chấp hành dự toán của năm thực hiện kế hoạch

- Những căn cứ để lập dự toán cần thuyết minh cụ thể: phương hướng nhiệm

vụ, chủ trương , chỉ tiêu công tác

- Những nguyên nhân ảnh hưởng đến tăng giảm

- Những biện pháp thực hiện nhiệm vụ dự toán thu chi

 Nội dung dự toán :

Chi tiêu của nhà trường tạm qui thành 4 nhóm sau :

- Nhóm thanh toán cho cá nhân : bao gồm quỹ lương,tiền công, các

khoản phụ cấp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể ( tàu xe đi phép, thuốc chữa bệnh thông thường cho học sinh, nước uống trong giờ làm việc), các khoản đóng góp (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp), các khoản thanh toán khác cho cá nhân( tăng thu nhập)

- Nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn : thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư

văn phòng, thông tin tuyên truyền liên lạc, hội nghị phí, công tác phí, chi phí thuê mướn, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định, chi phí nghiệp vụ chuyên môn ngành giáo dục

-Nhóm chi mua sắm sửa chữa : sửa chữa lớn tài sản cố định, mua tài sản

cố định

-Nhóm chi các khoản khác : nộp ngân sách cấp trên ( theo quy định ), chi

khác ( lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập, lập quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng,

quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, chi tiếp khách, chi các khoản thu hộ đặc thù của ngành ), chi hỗ trợ nghỉ việc

 Cách tính toán lập dự toán :

 Trước hết phải xác định các số liệu cơ bản như :

 Số học sinh bình quân cả năm

 Số lớp bình quân

 Số cán bộ - giáo viên – công nhân viên bình quân

 Cách tính số học sinh bình quân cả năm :

Số HS có mặt _ Số HS có Số HS tăng Số HS giảm

bình quân cả năm mặt 1/1 b/q cả năm b/q cả năm

( A ) ( B ) ( C ) ( D )

Số học sinh tăng X số tháng tăng

C =

12 tháng

Số học sinh giảm X số tháng giảm

D =

12 tháng

Thí dụ :

- Số học sinh có mặt tháng 1/2014 là 834 :

- Số học sinh ra trường tháng 6/2014 là : 198

- Số học sinh tuyển thêm tháng 9/2014 là : 234

Sẽ được tính như sau :

Số học sinh giảm : 198 * 6 = 99 học sinh

12

Số học sinh tăng : 234 * 4 = 78 học sinh

12

Số học sinh bình quân cả năm là :

A = B + C - D