Thực hành nghề nghiệp phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty cổ phần giày sài gòn

Từ nhu cầu đó các doanh nghiệp phải tăng cường công tác tổ chức quản lý, tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh động để bắt kịp những biến động của thị trường, thực hiện tốt định hướng

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP 3

1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1.1 Bản chất của cơ cấu tổ chức bộ máy 3

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của cơ cấu tổ chức bộ máy 4

1.1.2.1 Mục đích 4

1.1.2.2 Ý nghĩa 4

1.1.3 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy 4

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.2.1 Cơ sở khoa khọc của công tác tổ chức bộ máy 5

1.2.1.1 Tầm hạn quản trị 5

1.2.1.2 Quyền hành trong quản trị 5

1.2.1.3 Phân cấp quản trị 5

1.2.2 Nguyên tắc và phương pháp của công tác tổ chức bộ máy 5

1.2.2.1 Nguyên tắc 5

a Khoa học 5

b Cân đối 6

c Linh hoạt 6

d Hiệu quả 6

e Gắn với mục tiêu 6

f Thống nhất chỉ huy 6

1.2.2.2 Phương pháp 6

a Phân chia theo tầm hạn quản trị 6

b Phân chia theo thời gian 7

c Phân chia theo chức năng 7

d Phân chia theo lãnh thổ 7

e Phân chia theo sản phẩm 7

f Phân chia theo khách hàng 7

g Phân chia theo quy trình thiết bị 8

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy 8

1.2.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động 8

1.2.3.2 Bối cảnh kinh doanh 8

1.2.3.3 Công nghệ sản xuất 8

1.2.4 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy 9

1.2.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến 9

1.2.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng 9

1.2.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng 10

1.2.4.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận 11

1.2.4.5 Cơ cấu tổ chức theo địa dư 12

1.2.4.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 12

1.2.4.7 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 13

1.2.5 Tiến trình thực hiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty 13

1.2.5.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp 13

1.2.5.2 Phân tích công việc 14

1.2.5.3 Thiết lập phòng ban 14

1.2.5.4 Định biên nhân viên 14

1.2.5.5 Phân công nhiệm vụ 14

1.2.5.6 Tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ 14

1.2.5.7 Thẩm định và tái tổ chức 14

1.2.6 Nhận xét, đánh giá tiến trình thực hiện cơ cấu tổ chức bộ máy 15

1.2.6.1 Ưu điểm 15

1.2.6.2 Hạn chế 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY SÀI GÒN 16

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỒ PHẦN GIÀY SÀI GÒN 16

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển công ty 16

2.1.1.1 Lịch sử hình thành 16

2.1.2 Quy mô hoạt động của công ty 17

2.1.2.1 Các nghành nghề kinh doanh 17

2.1.2.2 Các nguồn lực 17

a Cơ sở vật chất 17

b Nguồn nhân lực 18

c Tài chính 20

2.1.2.3 Sản phẩm 21

2.1.2.4 Thị trường 21

2.1.2.5 Bộ máy tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 21

a Bộ máy tổ chức 22

b Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 22

SÀI GÒN TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 24

2.2.1 Cơ cấu thị trường và doanh số 24

2.2.2 Nhận xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 25

2.2.2.1 Ưu điểm 25

2.2.2.2 Hạn chế 26

2.3 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY SÀI GÒN 26

2.3.1 Những căn cứ khoa học được công ty sử dụng trong hoạt động triển khai hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức 26

2.3.1.1 Tầm hạn quản trị 26

2.3.1.2 Quyền hành quản trị 26

2.3.1.3 Phân cấp quản trị 26

2.3.2 Nguyên tắc và phương pháp của công tác tổ chức bộ máy đã áp dụng tại công ty 26

2.3.2.1 Nguyên tắc 27

a Khoa học 27

b Cân đối 27

c Linh hoạt 27

d Hiệu quả 27

e Gắn với mục tiêu 27

f Thống nhất chỉ huy 28

2.3.2.2 Phương pháp 28

a Phân chia theo chức năng 28

b Các phương pháp còn lại 28

2.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty 28

2.3.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của công ty 29

2.3.3.2 Bối cảnh kinh doanh của công ty 29

2.3.3.3 Năng lực và trình độ của con người trong công ty 29

2.3.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty 30

2.3.5 Tiến trình thực hiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty 30

2.3.5.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp 30

2.3.5.2 Phân tích công việc 30

2.3.5.3 Thiết lập phòng ban 30

2.3.5.4 Định biên nhân viên 31

2.3.5.5 Thẩm định và tái tổ chức 31

MÁY ĐẾN HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY 31

2.5 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ 32

2.5.1 Ưu điểm 32

2.5.2 Hạn chế 32

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY SÀI GÒN 34

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 34

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY 34

3.2.1 Công tác tổ chức sản xuất 34

3.2.2 Công tác quản lý 34

3.2.3 Công tác an toàn PCCC và an toàn vệ sinh lao động 35

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY 35

3.3.1 Đối với nhà nước 35

3.3.2 Đối với công ty 35

KẾT LUẬN 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Cơ cở vật chất của công ty từ năm 2011 – 2013 18

Bảng 2.2 Cơ cấu lao động của công ty từ năm 2011 – 2013 19

Bảng 2.3 Năng lực tài chính của công ty từ năm 2011 – 2013 20

Bảng 2.4 Sản phẩm của công ty tính đến tháng 12 – 2013 21

Bảng 2.5 Cơ cấu thị trường và doanh số của công ty từ năm 2011 – 2013 25

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến 9

Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng 10

Hình 1.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng 11

Hình 1.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận 11

Hình 1.5 Phân chia theo địa dư 11

Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo khách hang 13

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Giày Sài Gòn 22

tự hoàn thiện mình một cách linh hoạt để có thể thích nghi, tồn tại và phát triển

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vẫn phải sử dụng mọi nguồn lực hợp lý, làm ăn có hiệu quả đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thì mới có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường Từ nhu cầu đó các doanh nghiệp phải tăng cường công tác tổ chức quản lý, tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh động để bắt kịp những biến động của thị trường, thực hiện tốt định hướng của công ty đề ra nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trong khi đó bộ máy quản lý của mỗi tổ chức là một hệ thống tĩnh, sự thay đổi cần phải hết sức thận trọng không thể dễ dàng thay đổi thường xuyên Vì vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp để đảm bảo sự tồn tại và phát triển không ngừng Mặt khác, vấn đề mà doanh nghiệp hay gặp phải như thiếu hụt nguồn nhân lực, các bộ phận thực hiện các chức năng còn chồng chéo nhau, công việc không tương quan quyền hành… làm cho cơ cấu tổ chức xáo trộn, cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm, giảm năng lực hoạt động sản xuất, kết quả kinh doanh và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì thế, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là công việc có tầm quan trọng chiến lược và rất cần thiết Là điều kiện để quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức, nhân lực, tránh làm những công việc vô bổ mà không đem lại được lợi ích và hiệu quả Đồng thời, doanh nghiệp có thể thích nghi, phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất cũng như mức cạnh tranh của doanh nghiệp Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự

2

tồn tại của mỗi doanh nghiệp, vì thế mà em đã chọn đề tài: “Phương hướng hoàn

thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần Giày Sài Gòn” để thực hiện báo

cáo thực hành nghề nghiệp lần một môn Quản trị học

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần Giày Sài Gòn Cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây nhằm đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

3 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu tại Công ty cổ phần giày Sài Gòn

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: thu thập dữ liệu, số liệu từ sách, trang web của công ty và các báo cáo trực tiếp từ công ty về tình hình kết quả hoạt động kinh

doanh Ngoài ra còn dùng những phương pháp hỗ trợ như: phân tích, so sánh, tổng hợp

5 Bố cục đề tài

Ngoài mục lục, lời nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo đề tài bao gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần Giày Sài Gòn Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác cơ cấu

tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần Giày Sài Gòn

3

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP 1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Bản chất của cơ cấu tổ chức bộ máy

Trong nhiều công trình nghiên cứu khoa học chỉ ra rằng đến 70% - 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục tiêu là do yếu kém của các công tác tổ chức (Trích Quản trị học: TS Nguyễn Thị Liên Diệp – NXB TK – 1997 – tr.149) Như vậy tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị Tuy nhiên thực

tế có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này

Theo từ điển tiếng việt của Viện ngôn ngữ thì “tổ chức” có các nghĩa sau đây:

 Làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

 Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

 Làm công tác tổ chức cán bộ

“Tổ chức” theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ “tổ chức” nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” (Trích Văn hóa và nguyên lý quản trị TS Nguyễn Văn Đáng, Vũ Xuân Hương – NXB Thống kê Hà Nội, 1996 – tr.199)

Theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nổ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết đế giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” (Trích Những vấn đề cốt yếu của quản lý: Harold Koontz: O’donnell, Heinz Weihrich, NXB KH & KT, 1993 – tr.267) Như vậy ta có thể hiểu cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng, là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được

4

chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức Có thể nói rằng tổ chức khoa học trong trong việc xây dựng guồng máy sẽ bảo đảm được nề nếp, quy củ, kỷ cương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí, phát huy được hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong dơn vị Ngược lại khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệ thống, không đủ năng lực chuyên môn có thể làm cho hoạt động quản trị kém hiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, không quyết đoán, không tận dụng được cơ hội khi đối phó với các nguy cơ

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của cơ cấu tổ chức bộ máy

1.1.2.1 Mục đích

Mục tiêu của công tác tổ chức trong các dịch vụ là để giải quyết những nhiệm vụ

cụ thể để thành lập công ty và đưa nó vào hoạt động có tổ chức, hay là để thiết kế sản phẩm mới Bản thân công tác tổ chức thường không phải là cái đích cuối cùng trong hoạt động của một tổ chức, chính vì vậy tổ chức cũng là đòi hỏi tất yếu khách quan trong khi thực hành các hoạt động khác về quản trị Ngoài ra, công tác tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong việc định hướng, hoạch định, kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này Nhìn chung những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà các dơn vị thường xuyên nhắm tới là: xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực, xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh, tổ chức công việc khoa học, phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém của tổ chức

1.1.3 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp Phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản

sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong

xí nghiệp Tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầng nấc, ngược lại nếu tầm hạn quản trị hẹp,

sẽ có nhiều tầng nấc

1.2.1.2 Quyền hành trong quản trị

Khái niệm quyền hạn thể hiện việc ra quyết định, chỉ thị, điều khiển cấp dưới phải hành động theo sự chỉ đạo của nhà quản trị Quyền hạn của nhà quản trị chỉ đầy

đủ khỉ hội tụ 3 yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhiệm chức vụ, cấp dưới thừa nhận quyền hạn đó là chính đáng và bàn thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng Nếu không có đủ 3 yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản trị sẽ không vững mạnh, rất khó điều khiển cấp dưới

1.2.1.3 Phân cấp quản trị

Phân cấp quản trị là sự phân chia hay sự ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp trên cho nhà quản trị cấp dưới Mục đích của việc phân cấp chủ yếu là nhằm để tạo cho công việc được giải quyết nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của doanh nghiệp

1.2.2 Nguyên tắc và phương pháp của công tác tổ chức bộ máy

1.2.2.1 Nguyên tắc

a Khoa học

6

Khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy, doanh nghiệp cần dựa vào các cơ sở khoa học như tầm hạn quản trị, phân cấp quản trị, quyền hành trong quản trị… để xây dựng được một cơ cấu tổ chức có hiệu quả và mang tính khoa học

b Cân đối

Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, sự phân bổ nhiệm vụ phải rõ ràng hợp

lý và phù hợp với khả năng Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải

có cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung

c Linh hoạt

Nhà quản trị phải linh hoạt trong công tác tổ chức Đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để mọi thủ lĩnh các cấp phân hệ bên dưới phát triển tài năng Bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức

d Hiệu quả

Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí, chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần phải xác định được mục tiêu, phân tích công việc và đưa ra tiêu chuẩn, tìm kiếm người phù hợp để phân công nhiệm vụ nhằm tạo ra hiệu quả cao

e Gắn với mục tiêu

Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu Bởi vì cơ cấu bộ máy được tổ chức trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định Nếu một doanh nghiệp mà mục tiêu của nó có quy mô lớn thì cơ cấu của doanh nghiệp cũng phải có quy mô tương ứng Một doanh nghiệp có mục đích hoạt động dịch vụ thì rõ ràng cơ cấu quản trị của

nó cũng phải có những đặc thù khác một doanh nghiệp có mục đích hoạt động sản xuất

7

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp Nếu tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầng nấc; ngược lại, nếu tầm quản trị hẹp, sẽ có nhiều tầng nấc Việc tăng tầm hạn quản trị có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức, làm giảm tầng nấc trung gian, giải quyết công việc nhanh chóng hơn tiết kiệm nhiều chi phí

b Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp nhất trong tổ chức và thường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức Hình thức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục vì một số

lý do khác nhau

c Phân chia theo chức năng

Hình thành nên các bộ phận, trong đó mỗi bộ phận có trách nhiện thực hiện một hoặc một số công việc có tính chất giống nhau Là hình thức phân chia bộ phận được

sử dụng khá rộng rãi trong thực tế Cơ cấu này thích nghi với các doanh nghiệp vừa và lớn, nhưng các doanh nghiệp này chỉ sàn xuất kinh doanh một chủng loại sản phẩm đơn lẻ hoặc một vài chủng loại sản phẩm tương tự nhau

d Phân chia theo lãnh thổ

Hình thức phân chia theo vùng lãnh thổ được áp dụng khi tổ chức hoạt động trên một phạm vi địa lý khá rộng và thường thì cũng một lĩnh vực hoạt động hoặc kinh doanh những sản phẩm giống nhau Ngày nay, khi quy mô kinh doanh của các công ty không còn trong phạm vi của một quốc gia thì hình thức phân chia này đã trở nên phổ biến hơn Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng hàng đầu đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ của sản phẩm

e Phân chia theo sản phẩm

Hình thức phân chia theo sản phẩm thường được áp dụng đối với các tổ chức cung cấp nhiều dịch vụ hoặc những công ty kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau Hình thức phân chia này có nghĩa là việc hình thành những đơn vị chuyên cung cấp và kinh doanh theo từng loại sản phẩm Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau

f Phân chia theo khách hàng

8

Việc hình thành nên các bộ phận mà mỗi bộ phận có trách nhiệm cung cấp những sản phẩm/dịch vụ khác nhau nhưng đảm bảo thỏa mãn những yêu cầu khác biệt cho từng nhóm khách hàng hay cho những phân khúc thị trường khách hàng khác nhau Đó

là cách phân chia phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng

g Phân chia theo quy trình thiết bị

Hình thức phân chia này dẫn dến việc hình thành nên các phân xưởng mà mỗi bộ phận sản xuất đó sẽ đảm nhiệm một công đoạn trong quá trình sản xuất ra sản phẩm

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy

1.2.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động

Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó

mà xây dựng bộ máy, quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó Chiến lược xác định hoàn cảnh của môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức

1.2.3.2 Bối cảnh kinh doanh

Bối cảnh kinh doanh của doanh nghiệp là những hoàn cảnh ở bên ngoài tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hoàn cảnh bên ngoài đó có thể là ổn định, thay đổi hoặc xáo trộn Để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau, cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp sẽ phải thay đổi sao cho phù hợp

1.2.3.3 Công nghệ sản xuất

Công nghệ sản xuất là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Khi công nghệ sản xuất cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ quản lý cao thì có thể đảm nhiệm được nhiều công việc

1.2.3.4 Năng lực và trình độ của con người

Loại cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công việc xây dựng bộ máy tổ chức

là nhà quản trị cấp cao Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên cách thức tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách Ngoài các nhà quản trị cơ cấu tổ

9

chức thường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân viên trong xí nghiệp

1.2.4 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy

1.2.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến

Kiểu cơ cấu quản trị khá đơn giản và xuất hiện khá lâu đời Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy Các hoạt động quản trị được thông đạt theo kênh liên lạc trực tuyến (theo chiều dọc) Nói chung cơ cấu này được xây dựng trên 3 nguyên lý sau: mỗi cấp quản trị chỉ có một thủ trường cấp trên trực tiếp, quan hệ trong

cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, công việc quản trị được tiến hành theo tuyến Tuy nhiên, cơ cấu này lại đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, đồng thời hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

1.2.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Trong cơ cấu này, các bộ phận chức năng được xây dựng và giao phó quyền hạn lệnh/báo cáo không còn theo tuyến thẳng, mà mệnh lệnh được xuất phát từ các bộ phận chức năng đi xuống cấp thấp hơn Nói chung, cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý: Có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến, các đơn vị chức năng

2

Phân xưởng

3

Cửa hàng

số 3

Cửa hàng

số 2

Cửa hàng

số 1

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến

10

có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

1.2.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần là

về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Các bộ phận chức năng chỉ có vai trò tham mưu, tư vấn và đề xuất các phương án, các cách giải quyết cho nhà quản trị cấp cao trong phạm vi chức năng mà họ phụ trách

Phân xưởng 3

Cửa hàng số

1

Cửa hàng số

2

Cửa hàng số

Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

11

1.2.4.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí cũ Đây

là hình thức tổ chức linh động, ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả Nhưng dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận

Phân xưởng 3

Hình 1.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng

Phòng nghiên cứu công nghệ

Phòng nghiên cứu tài chính

Phòng nghiên cứu nhân sự

12

1.2.4.5 Cơ cấu tổ chức theo địa dư

Đây là phương pháp sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên một phạm vi địa lí rộng lớn Các hoạt động quản trị được gộp nhóm theo từng địa phương và giao cho một người quản lí lãnh đạo khu vực đó Doanh nghiệp có thể tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt động tại địa phương, có sự thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện cho lợi ích địa phương, cung cấp cơ sở đào tạo có giá trị cho cấp tổng quản lí Nhưng vấn đề kiểm soát của cấp quản lí cao nhất khó khăn hơn, cần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lí

1.2.4.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, công việc quản lí trở nên phức tạp

và tầm quản lí hạn chế thì việc tổ chức dựa vào sản phẩm có vai trò quan trọng trong

tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu này giúp cho doanh nghiệp chú ý, nỗ lực vào tuyến sản phẩm, đặt trách nhiệm về lợi nhuận cho cả cấp khu vực Tuy nhiên cần có nhiều người

có năng lực quản lí chung, làm nảy sinh những vấn đề khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lí cao nhất

Tổng Giám Đốc

Phòng Kinh doanh

Phòng Tài chính

Vùng Phía

Bắc

Vùng Trung Tâm TP HCM

Vùng Đông Nam Bộ

Vùng Miền Tây Nam Bộ

Vùng Miền Trung

Phòng Nhân sự

13

1.2.4.7 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

Doanh nghiệp chia khách hàng thành từng nhóm nhỏ có những vấn đề, nhu cầu giống nhau, và được giải quyết bởi chuyên viên của ngành đó Khi đó doanh nghiệp có thể khuyến khích sự chú ý đến đòi hỏi của khách hàng, tạo cho khách hàng cảm giác

họ có những người cung ứng (ngân hàng) hiểu biết, phát triển sự chuyên sâu về khu vực khách hàng Tuy nhiên, cần có người quản lí và chuyên gia tham mưu về các vấn

đề của khách hàng

1.2.5 Tiến trình thực hiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty

Tiến trình tổ chức bộ máy doanh nghiệp được tiến hành qua 7 bước:

1.2.5.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Tổng Giám Đốc

Ngân hàng Đô thị

Công cộng

Ngân hàng Hợp tác xã

Ngân hàng Sự nghiệp

Cho vay bất động sản

và thừa kế Ngân hàng nông nghiệp

Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính

em

Kế toán Bán hàng

Hình 1.6 Phân chia bộ phận theo sản phẩm

Hình 1.7 Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo khách hàng

14

Nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận; căn cứ vào 4 yếu tố: mục tiêu chiến lược kinh doanh, bối cảnh xã hội, công nghệ sản xuất và khả năng nhân sự làm

cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy

1.2.5.2 Phân tích công việc

Xác định những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo chức năng

1.2.5.4 Định biên nhân viên

Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban và bộ phận

1.2.5.5 Phân công nhiệm vụ

Trên cơ sở số lượng nhân viên đã được xác định cho mỗi phòng ban, dựa vào tính chất công việc, tầm hạn quản trị để bố trí nhân sự vào các vị trí công tác theo khả năng và công việc cần đáp ứng Để đảm bảo bộ máy hữu hiệu nhà quản trị phối hợp nhiều cấp dưới, đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch nếu có gì sai lệch thì điều chỉnh nhân viên hay tổ chức lại bộ máy

Từng phòng ban thực hiện chức năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân Quan hệ phối hợp, hỗ trợ qua lại giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để thực hiện nhiệm vụ

1.2.5.7 Thẩm định và tái tổ chức

Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục

1.2.6.2 Hạn chế

Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp Mà mỗi cơ cấu thì có những nhược điểm khác nhau