Công tác phát triển vốn tài liệu thư viện trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu của các thầy, cô giáo trong Bộ môn Thông tin Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhâ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu của các thầy, cô giáo trong Bộ môn Thông tin Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các cán bộ Thư viện đang công tác tại Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy,

cô giáo trong suốt 4 năm học tại Trường và sự giúp đỡ hết sức nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo của các Bác, các cô, anh, chị công tác tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong suốt thời gian em thực tập tốt nghiệp cũng như nghiên cứu hoàn tất đề tài.

Đặc biệt, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn: TS Trần Thị Quý – Người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này.

Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ đang công tác tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện cho em tham khảo, nghiên cứu tài liệu trong thời gian nghiên cứu đề tài.

Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn tahnhf đề tài nghiên cứu của Khoá luận Song với trình độ còn nhiều hạn chế của một sinh viên mới tốt nghiệp, Khoá luận này không tránh khỏi những khiếm khuyết Do vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô và các bạn.

Hà Nội ngày 20 tháng 5 năm 2004

Tác giả Nguyễn Hồng Hạnh

KỲ CÔNG NGHIỆP HOÁ, HIỆN ĐẠI HOÁ ĐẤT NƯỚC.

1.1 Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

1.2 Quá trình hình thành & phát triển của Thư viện Trường Đại họcNgoại thương Hà Nội

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện trước nhiệm

vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trường

1.3.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Trường 1.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện Trường

1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

1.4.2Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện Trường

CHƯƠNG2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

2.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại các Trường Đại học nói chung và Trường Đại học Ngoại thương nói riêng

2.1.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thôngtin thư viện của hệ thống các Trường Đại học

2.1.2 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thôngtin thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

2.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

2.3 Thành phần vốn tài liệu và diện bổ sung

2.6 Kế hoạch, chính sách và quy trình bổ sung vốn tài liệu

2.7 Các nguồn bổ sung vốn tài liệu

2.7.1 Nguồn bổ sung phải trả tiền

2.7.1.1 Nguồn mua sách

2.7.1.2 Nguồn mua Báo - Tạp chí

2.7.2 Nguồn bổ sung không phải trả tiền

2.7.2.1 Nguồn lưu chiểu

2.7.2.2 Nguồn sao chụp

2.7.2.3 Nguồn tặng biếu, trao đổi trong nước và Quốc tế

2.8 Đội ngũ cán bộ bổ sung

2.9 Sự phối hợp, hợp tác trong công tác bổ sung

2.10 Ứng dụng tin học trong công tác bổ sung

2.11 Thanh lý tài liệu

2.12 Kết quả hoạt động công tác bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường

CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN VỐN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

3.1 Một số nhận xét chung công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

3.2.3 Mở rộng nguồn bổ sung và hình thức bổ sung

3.2.4 Chú trọng bổ sung các tài liệu phi giấy

3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ khác

PHẦN 3: KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Mục đích và lý do chọn đề tài

Thế kỷ XXI – Thế kỷ thông tin và nền kinh tế tri thức, trong thế kỷ này,hơn bao giờ hết thông tin nói chung và đặc biệt thông tin kinh tế nói riêng đã

có ý nghĩa quan trọng và quyết định sự phát triển kinh tế của mỗi Quốc gia

Vì vậy, việc đảm bảo nguồn tin đầy đủ, nhanh chóng và chất lượng cho mọilĩnh vực và đời sống xã hội đang là vấn đề có tính cấp thiết Điều đó đỏi hỏimỗi Quốc gia bên cạnh việc củng cố và phát triển nguồn tin trong nước còncần phải mở rộng quan hệ hợp tác với các nước khác trong khu vực và trênthế giới để chia sẻ và phát triển nguồn tin

Đối với Việt Nam, trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đấtnước việc đảm bảo và phát triển nguồn tin cho mọi lĩnh vực của đời sống xãhội nói chung và đặc biệt lĩnh vực kinh tế nói riêng còn có ý nghĩa lớn lao hơnbao giờ hết Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn Quốc lần thứ IX của ban chấphành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Chủ động hộinhập kinh tế quốc tế và khu vực theo tinh thần phát huy tối đa nội lực, nângcao hiệu quả hợp tác quốc tế, đảm bảo độc lập tự chủ và định hướng xã hộichủ nghĩa, bảo vệ lợi ích dân tộc, an ninh quốc gia, giữ gìn bản sắc Văn hoádân tộc, bảo vệ môi trường”

Thực hiện nghị quyết IX của Trung ương Đảng, để góp phần thúc đẩynhanh chóng quá trình hội nhập kinh tế quốc tế với chức năng và nhiệm vụđặc thù của Nhà trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong nhiều năm quađặc biệt chú trọng đến việc đổi mới giáo dục và đào tạo, nâng cao chất lượngđào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộhoạt động trong lĩnh vực ngoại thương có đầy đủ phẩm chất chính trị vữngvàng và trình độ chuyên môn cao sâu rộng đáp ứng nhiệm vụ mới của đấtnước trong giai đoạn đổi mới

Cùng với hoạt động khác của Nhà trường, hoạt động thông tin – thưviện không ngừng được chú trọng và đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả phục vụthông tin cho đội ngũ cán bộ, giáo viên và sinh viên trong và ngoài Trườngđặc biệt là lĩnh vực đảm bảo nguồn lực thông tin kinh tế thương mại Bêncạnh những thành tích và kết quả mà Thư viện Trường Đại học Ngoại thươngđạt được tviệc bổ sung vốn tài liệu, phát triển nguồn tin cũng đang còn nhềubất cập cần phải nghiên cứu và tìm ra các giải pháp thực hiện để nâng cao

chất lượng nguồn tin Vì vậy, việc chọn đề tài nghiên cứu “Công tác phát triển tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” có ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất quan trọng cùng việc

nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Đại họcNgoại thương Hà Nội nói chung và Thư viện trường nói riêng

1.2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu của Thưviện Trờng Đại học Ngoại thương Hà Nội, tác giả muốn đánh giá những kếtquả đã đạt được và tìm ra những điểm còn hạn chế, ảnh hưởng đến công tácphát triển nguồn tin Từ đó, đưa ra những kiến nghị, đề xuất và các giải phápnhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác phát triểnvốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung chuyên sâu nghiên cứu và xem xét toàn bộ nội dungliên quan đến công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại họcNgoại thương Hà Nội: Thành phần vốn tài liệu; Diện bổ sung; Kinh phí chohoạt động bổ sung; Kế hoạch chính sách bổ sung; Các nguồn bổ sung; Nhânlực thực hiện công tác bổ sung

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn về mặt không gian là:công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương

Hà Nội; giới hạn về mặt thời gian là: công tác phát triển vốn tài liệu của Thưviện Trường trong giai đoạn hiện nay.

1.3 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Cơ sở lý luận

Khoá luận dựa trên cơ sở lý luận và quan điểm của Chủ nghĩa Mác –

Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thông tin, thư viện

1.4.2 Phương pháp nghiên cứu

Trong suốt quá trình nghiên cứu công tác phát triển vốn tài liệu của Thưviện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội tác giả đã sử dụng nhiều phươngpháp như: Điều tra thực tế, quan sát; phỏng vấn, mạn đàm; Tổng hợp tài liệuliên quan đến nội dung đề tài; Thống kê và phân tích, đánh giá các số liệu thuthập được trong thời gian nghiên cứu

1.4 Đóng góp của đề tài

“Công tác phát triển tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương

Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là đề tài hoàn toàn mới ở cấp độ nghiêncứu khoá luận tốt nghiệp Vào năm 2002 mới chỉ có bài báo cáo khoa học củatác giả Nguyễn Thu Thảo về tăng cường nguồn lực thông tin của Thư việnTrường Đại học Ngoại thương Hà Nội Các kết quả nghiên cứu về nội dung

cụ thể của đề tài còn rất hiếm hoi Vì vậy, tác giả gặp không ít khó khăn.Song, với sự cố gắng cao nhất trong khả năng cho phép, Khoá luận có nhữngđóng góp sau:

Về mặt lý luận: Khoá luận đã khẳng định được tầm quan trọng và giátrị thiết thực của công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu Ngoài ra, nó còngiúp chúng ta hiểu được quy trình của công tác bổ sung vốn tài liệu trong hoạtđộng thông tin thư viện nói chung và của Thư viện Trường Đại học Ngoạithương nói riêng

Về mặt thực tiễn: Phản ánh thực trạng hoạt động bổ sung vốn tài liệutại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, đánh giá những mặtmạnh, mặt yếu, đưa ra những kiến nghị cho Thư viện Trường Đại học Ngoạithương Hà Nội, từ đó góp phần đẩy mạnh, phát huy những mặt mạnh đồngthời hạn chế và khắc phục những mặt yếu để đưa Thư viện ngày càng phát

triển hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học củaTrường Đại học Ngoại thương Hà Nôị đáp ứng nhu cầu xã hội trong thời kỳcông nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước.

1.6 Bố cục Khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội

dung được coi là trọng tâm gồm 3 chương :

Chương 1: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụđổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá đấtnước

Chương 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện TrườngĐại học Ngoại thương Hà Nội

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tácphát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương HàNội

PHẦN 2: NỘI DUNG

Chương 1

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI TRƯỚC NHIỆM VỤ ĐỔI MỚI GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRONG THỜI KỲ

CÔNG NGHIỆP HOÁ, HIỆN ĐẠI HOÁ ĐẤT NƯỚC

1.1 Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (ĐHNTHN) được thành lập từnăm 1960, Trường trực thuộc Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại).Trước đây, Trường Đại học Ngoại thương thuộc khoa Quan hệ Quốc tế củaTrường Đại học Kinh tế tài chính Sau đó, Theo quyết định số 123/CP ngày14/08/1967 của Hội đồng Chính phủ, Trường đại học Ngoại thương Hà Nộiđược thành lập và độc lập hoàn toàn

Hiện nay, trường có 6 khoa, 5 phòng ban chức năng, 2 trung tâm, 5 bộmôn và một số ban, tổ trực thuộc Trường Trường có 260 cán bộ, công nhânviên, giảng viên Trong đó, đội ngũ giáo viên giảng dạy lên tới 180 người Sốcán bộ có học hàm, học vị và trình độ sau Đại học tới gần 80 người Trongnhiều năm qua Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội luôn luôn thực hiện chủtrương đổi mới giáo dục và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cóchất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại phục vụ đắc lực sự nghiệpcông nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Trước đây, Đại học Ngoại thương Hà Nội là một trường đơn ngành,đến nay đã và đang đào tạo theo hướng đa ngành Từ năm học 1999 –2000Trường đã chính thức được phép đào tạo 3 ngành: Ngành Kinh tế đối ngoại,

Ngành Tiếng Anh thương mại, Ngành Quản trị kinh doanh Nhà trường đãchú trọng tới việc đa dạng hoá các loại hình đào tạo: Chính quy, tại chức, vănbằng hai, các lớp ngắn hạn Mở rộng cơ cấu đào tạo: Đại học và sau Đại học.

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là địa chỉ đào tạo dẫn đầu vềchất lượng đào tạo cử nhân đại học trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại Trongnhiều năm qua Trường đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ khá đông đảogần 9000 sinh viên hệ chính quy và hơn 3000 sinh viên hệ tại chức với gần

300 Thạc sĩ trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại Nhiều sinh viên ra trường cóviệc làm phù hợp với ngành nghề đào tạo

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là Trường có chất lượng đào tạokhá cao Phần lớn sinh viên của Trường là học sinh giỏi tại Trường chuyên,lớp chọn ở bậc Phổ thông Nhiều sinh viên của Trường đã được nhận giảithưởng Olympic Toán, Tin học và Ngoại ngữ

Bên cạnh công tác đào tạo, công tác nghiên cứu hoa học của cán bộgiảng dạy và sinh viên cũng luôn được lãnh đạo Trường quan tâm Trường đã

đầu tư phát hành: “Tập san nghiên cứu khoa học” của sinh viên.

Trong thời kỳ mới, Nhà trường đã định hướng tiếp tục xây dựng vàphát triển Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là Trường Đại học công lập,

đa ngành, nòng cốt đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho lĩnh vựcKinh tế đối ngoại, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội chú trọng đổi mới nội dung chươngtrình đào tạo, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế làm cho chất lượng đào tạo tiến kịp các Trường tiên tiến trong khu vực và thếgiới

1.2 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Cùng với thời gian thành lập của Trường, Thư viện cũng được ra đờitrên cơ sở Thư viện Trường Cán bộ Ngoại thương tách đôi Trong thời gianđầu, cơ cấu tổ chức của Thư viện còn đơn giản, số lượng tài liệu cũng còn rất

hạn chế cả về nội dung lẫn thể loại Kho sách chỉ có khoảng vài nghìn cuốngồm sách giáo khoa, giáo trình và một số tài liệu tham khảo cùng với 100 tạpchí tiếng Việt và tiếng Nga Thời kỳ này, Thư viện cũng chỉ có một phòngđọc và một phòng mượn Do chưa được Nhà trường quan tâm đúng mức vềviệc đầu tư xây dựng, tu sửa và nâng cấp cho Thư viện nên bộ phận phục vụcòn đơn giản cho giảng viên và sinh viên các khoá với hai hình thức phục vụ

là mượn về nhà hoặc đọc tại chỗ

Đến năm 1967, Thư viện Trường đã nhận 1/2 số tài liệu của Thư việntrường Cán bộ Ngoại Giao Ngoại thương Do cán bộ cũ đều công tác tại Thưviện Trường Đại học Ngoại Giao nên đội ngũ cán bộ Thư viện trong thời kỳnày còn rất hạn chế bao gồm một cán bộ chưa được đào tạo nghiệp vụ thôngtin thư viện Đây cũng là một trong những khó khăn cho Thư viện trong bướcđầu hoạt động

Từ năm 1969 đến năm 1985, Thư viện được bổ sung thêm người vàđược tiếp nhận thêm tài liệu của khoa Nghiệp vụ Ngoại thương và TrườngCán bộ Ngoại thương Số lượng tài liệu phong phú, đa dạng đã thu hút đượclượng bạn đọc đáng kể Do đó, Thư viện bắt đầu đi vào hoạt động ổn địnhhơn với quy mô ngày càng phát triển

Từ năm 1981 đến năm 1998, đây là lúc đất nước đang trong giai đoạnđầu của thời kỳ đổi mới, kinh phí đầu tư cho Thư viện còn hạn chế, đội ngũcán bộ còn thiếu và yếu cả về chuyên môn lẫn trình độ nên Thư viện vẫnkhông có gì thay đổi đáng kể Do các loại hình sách, báo, tạp chí nước ngoàirất đắt và mua bằng ngoại tệ nên nguồn tài liệu này rất hiếm, hầu như không

có Điều này đã ảnh hưởng đến công tác phát triển vốn tài liệu của Thư việnTrường Đại học Ngoại thương Hà Nội Nhưng với lòng yêu nghề, cán bộ Thưviện đã khắc phục khó khăn đưa Thư viện ngày càng phát triển về mọi mặt.Tuy chưa mang lại kết quả to lớn, nhưng giai đoạn này là mốc lịch sử quantrọng để thúc đẩy phát triển hoạt động Thư viện trong giai đoạn tiếp theo

Đầu năm 1999, Thư viện đã được chuyển đến khu nhà 5 tầng với tổngdiện tích sử dụng là 1300 m2, với các trang thiết bị được thiết kế phù hợp vềkhông gian, ánh sáng… Thư viện có hai hệ thống kho phục vụ: phòng mượn,phòng đọc Từ một kho nhỏ với đội ngũ cán bộ mới mẻ ở nơi sơ tán, cho đếnnay Thư viện Trường đã có một hệ thống kho sách khá phong phú cả về nộidung lẫn hình thức Điều này đã đã làm thay đổi bộ mặt của Thư viện và đây

đã trở thành nơi thu hút đông đảo cán bộ giáo viên và sinh viên đến nghiêncứu, học tập

Cho đến nay, với hoạt động tích cực của các cán bộ thông tin, Thư việnTrường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã phát triển mạnh mẽ Điều này đượcthể hiện thông qua hệ thống cơ sở vật chất và vốn tài liệu phong phú Về cơ

sở vật chất Thư viện có tới 17 máy vi tính và các thiết bị ngoại vi, máy inBacode, 4 máy đọc và quét mã vạch, máy Photocopy, máy ép, 2 máy đọc mãvạch máy in mạng, máy in màu, máy scaner được lắp đặt một hệ thống mạngcục bộ “LAN” kết nối giữa Thư viện – Trung tâm thông tin với các phòng bantrong Trường Đồng thời, Thư viện còn được nối mạng Internet để có thể tracứu tìm tin Online, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các trung tâmthông tin thư viện như: Thư viện Quốc gia và các Thư viện trong Liên hiệpThư viện các Trường Đại học Không chỉ chú trọng trang bị các thiết bị mànguồn vốn tài liệu cũng được quan tâm và bổ sung thường xuyên Hiện nay,

số lượng tài liệu của Thư viện đã lên tới 25.000 bản sách tương đương 7.500tên sách Báo, tạp chí có khoảng 250 loại và 908 bản trong đó có 15 loại xuấtbản ở nước ngoài, 21 loại sách ngoại văn xuất bản trong nước gồm các thứtiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật và 214 loại báo và tạp chí trong nước Cáctài liệu xám như luận văn, luận án thạc sĩ, tiến sĩ, đề tài nghiên cứu khoa họcchiếm số lượng đáng kể khoảng 1519 bản gồm 1346 bản luận văn tôt nghiệp,

14 đề tài nghiên cứu, 159 luận án thạc sĩ và luận án tiến sĩ

Ngoài việc tổ chức phục vụ bạn đọc, Thư viện còn thường xuyên mởrộng quan hệ giao lưu trong nước nhằm trao đổi thông tin về chuyên môn

nghiệp vụ và vốn tài liệu quan hệ với một số các Truờng Đại học và Trungtâm Thông tin như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc Gia HàNội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Văn hoá, Trung tâm Thông tin– Thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đạihọc Thương Mại, Thư viện Quốc Gia, Trung tâm Thông tin Khoa học vàCông nghệ Quốc gia Việt Nam…

Bên cạnh đó, Thư viện còn thực hiện các dự án bổ sung các giáo trình

về Kinh tế, ngoại thương, các sách ngoại ngữ, đặc biệt là sách tiếng Anh,Pháp, Nga, Trung, Nhật cùng với các loại báo, tạp chí trong và ngoài nướcphục vụ sinh viên và cán bộ trong Trường

Năm 2003, thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Thư viện và Trungtâm Thông tin” Thư viện được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử” do công

ty máy tính truyền thông CMC thiết lập Đó là Hệ Quản trị thư viện tích hợpILIB version 3.0 Điều này đã đem lại hiệu quả cao cho hoạt động Thông tin-Thư viện trong Trường Với hệ thống tự động hoá bạn đọc có thể tra cứu tàiliệu một cách dễ dàng hơn Bạn đọc sẽ xác định được những tài liệu có trongkho với số lượng xác định Đối với cán bộ Thư viện lợi ích mà Hệ quản trị thưviện điện tử tích hợp đem lại là họ có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, côngsức trong công tác phục vụ bạn đọc và kiểm soát tài liệu Tất cả thông tin như:

Họ, Tên độc giả; ngày, tháng, năm sinh; lớp, khoá; tên tài liệu độc giả đangmượn sẽ được hiển thị trên màn hình thông qua hệ thống mã vạch Hệ thốngThư viện điện tử ILIB còn giúp cán bộ thực hiện công tác nghiệp vụ xử lý tàiliệu tránh được tình trạng trùng lặp tài liệu trong quá trình bổ sung và nângcao hiệu quả hoạt động

Đây được coi là một phiên bản có tính năng đột phá trong lĩnh vựcThư viện như:

- Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cảhai bảng mã Unicode

- Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet

- Tích hợp mã vạch để quản lý bạn đọc và quản lý việc lưu thông tàiliệu trong Thư viện

- Hỗ trợ các khâu xử lý nghiệp vụ trong Thư viện như: quản lý bổ sung,báo cáo, biên mục, in thư mục giới thiệu sách…

Từ tháng 5/2003, Thư viện đã phối hợp với công ty CMC triển khai đề

án “Xây dựng cơ sở dữ liệu Thư viện”, tổ chức lại toàn bộ kho sách, báo trongThư viện Tất cả tài liệu đều được dán mã vạch; xử lý và nhập dữ liệu vàomáy tính Hiện nay, Thư viện đã xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu tài liệu cácloại hình tài liệu với trên 500 biểu ghi, 1 cơ sở dữ liệu quản lý bạn đọc và inthẻ mã vạch

Với nguồn lực thông tin phong phú, hệ thống tra cứu hiện đại Thư việnTrường Đại học Ngoại thương đã khẳng định được vị trí, vai trò của mìnhtrường trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục - đào tạo trong thời kỳ công nghiệphoá, hiện đại hoá đất nước

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trường

Thư viện là một bộ sưu tập có tổ chức các loại sách, ấn phẩm định kỳhoặc các tài liệu khác kể cả nghe - nhìn đồ hoạ và nhân viên phục vụ có tráchnhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin,nghiên cứu khoa học, văn hoá, giáo dục hoặc giải trí Với vai trò là Thư việntrường Đại học, thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội ra đời nhằmthực hiện các nhiệm vụ, chức năng sau:

* Chức năng:

- Thư viện chuyên thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việcgiảng dạy, học tập của thầy, trò; nâng cao trình chuyên môn cho cán bộ, giảngviên cho sinh viên trong Trường

- Với chức năng thông tin Thư viện luôn đáp ứng nhu cầu tin của bạnđọc trong Trường.

- Ngoài chức năng giáo dục và thông tin Thư viện Trường Đại họcNgoại thương còn là trung tâm văn hoá, giải trí cung cấp kiến thức xã hội vànâng cao tầm hiểu biết của độc giả

* Nhiệm vụ:

- Tổ chức phục vụ cho các đối tượng bạn đọc sử dụng vốn tài liệu thưviện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc và học tập củagiảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động phục vụ tàiliệu ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; khôngđặt ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng thư viện của người đọc

- Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượngphục vụ của Thư viện Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho cácloại tài liệu không còn giá trị sử dụng, tài liệu hư nát không thể phục hồi; trừnhững tài liệu quý hiếm được công nhận là di sản văn hoá

- Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩmthông tin khoa học, phân loại, mô tả ấn phẩm, dán mã vạch tài liệu, làmphích, xếp phích…

- Lưu giữ, bảo quản vốn tài liệu như: sách, báo, tạp chí, luận văn tốtnghiệp, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ; phương tiện, trang thiết bị, cơ sở vậtchất và các tài sản khác của Thư viện

- Phổ biến rộng rãi, kịp thời vốn tài liệu Thư viện bằng các hình thứcthông tin thư mục; hướng dẫn tra cứu và các hình thức thông tin tuyên truyềnkhác, phát huy triệt để nội dung vốn tài liệu có trong Thư viện phục vụ nhiệm

vụ giáo dục và đào tạo của Nhà trường

- Mở rộng sự liên thông với các Đại sứ quán, Thương vụ, Dự án, Cơquan, trung tâm Thông tin – Thư viện trong và ngoài nước bằng việc nốimạng máy tính, mượn trao đổi tài liệu

- Hướng dẫn cho tất cả sinh viên mới vào Trường cách tra cứu thông tin

và sử dung Hệ thư viện điện tử tích hợp ILIB một cách thành thạo

- Tổ chức các lớp bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện; tạođiều kiện cho cán bộ Thư viện nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, đặcbiệt là công nghệ thông tin hiện đại hoá hoạt động thư viện

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ trên đây trong hoạt động thông tin,Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đang cố gắng thực hiện tốt nhữngnhiệm vụ đặt ra để đưa Thư viện ngày càng phát triển hơn

1.3.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Trường

Công tác thông tin thư viện là một thiết chế văn hoá giáo dục và thôngtin khoa học đảm bảo tổ chức sử dụng vốn tài liệu hợp lý, tiết kiệm và hiệuquả nhất Tổ chức công tác thông tin thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổchức thích hợp cho sự tồn taị và phát triển (như xây dựng hệ thống phòngban, quy định nhiệm vụ, chức năng, xếp đặt cán bộ đúng khả năng chuyênmôn, mua sắm trang thiết bị…); lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫnnghiệp vụ Công tác tổ chức thông tin thư viện là tổ chức hai nhóm công việc:công tác kỹ thuật nghiệp vụ và công tác phục vụ người dùng tin với các nhiệm

vụ như: tổ chức định mức lao động, tổ chức phân công lao động hợp lý tổchức công tác phục vụ người dùng tin , quy trình kỹ thuật thông tin thư viện

tổ chức đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ…

Một thư viện muốn hoạt động tốt cần phải có một cơ cấu tổ chức tốt

Tổ chức trong thư viện được chia thành các phòng, ban và chịu sự chỉ đạo củacán bộ thư viện theo quy tắc nhất định Sự thống nhất giữa các phòng, ban sẽquyết định chất lượng hoạt động của hệ thống thư viện

Ban giám đốc của Thư viện Trường đại học Ngoại thương bao gồm có

1 Giám đốc và 1 phó giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm và điều hànhchung mọi hoạt động của Thư viện Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng vềviệc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Thư viện đã được Đảng uỷ và banGiám hiệu giao phó

Dưới Ban giám đốc của Thư viện có 2 bộ phận chính: Bộ phận Nhiệp

vụ và bộ phận Phục vụ Bộ phận Nghiệp vụ gồm 2 phòng là Phòng Bổ sungtài liệu và Phòng Xử lý tài liệu Bộ phận phục vụ gồm 3 phòng: Phòng Tổnghợp Phòng Mượn tài liệu và Phòng Đọc tự chọn

Nhìn chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được tổchức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương được chialàm 5 phòng với 7 thành viên Trong đó có 5 cán bộ có trình độ chuyên môn

đã tốt nghiệp hệ tại chức và chính quy về chuyên ngành Thông tin - Thư viện.Ban Giám đốc Thư viện gồm 1 cán bộ chuyên quản lý chung mọi hoạt động

và sự phát triển của Thư viện cũng như việc tiếp nhận nguồn kinh phí củaNhà trường và nguồn ngân sách của Nhà nước Ngoài ra, Ban Giám đốc cònchịu trách nhiệm việc phát triển vốn tài liệu, số lượng tài liệu bổ sung hay loại

bỏ, đầu tư trang thiết bị và các hoạt động khác

Bộ phận nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc đều hoạt động dưới sự chỉ đạocủa Giám đốc Thư viện Với hai cán bộ có trình độ chuyên môn, bộ phậnnghiệp vụ chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạnđọc như bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu, làm phích, xếp

BAN GI M ÁM ĐỐC THƯ VIỆN

Phòng

xử lý

t i li ài li ệu

Phòng đọc tự chọn Phòng

mượn

phích, làm số đăng ký cá biệt, làm thẻ cho sinh viên… Bên cạch đó, 2 cán bộnày còn phải xem xét các loại tài liệu mới mà các Nhà xuất bản gửi đến đểchọn ra các tài liệu thích hợp cần bổ sung

Tất cả các hoạt động của Ban Giám đốc hay Bộ phận Nghiệp vụ đềunhằm mục đích thực hiện tốt công tác phục vụ bạn đọc Công tác này đượcchia ra 3 phòng: Phòng Tổng hợp, Phòng Mượn và Phòng Đọc Tự chọn Dođộc giả mượn tài liệu với số lượng khá lớn nên Phòng Mượn gồm có hai cán

bộ, còn lại Phòng Tổng hợp và Phòng Đọc Tự chọn đều do một cán bộ chịutrách nhiệm Phòng Đọc Tự chọn gồm các tài liệu như báo, tạp chí trong vàngoài nước phục vụ cho sinh viên trong Trường Phòng Tổng hợp gồm cácloại báo, tạp chí phục vụ cho cán bộ Nhà trường và các đề tài nghiên cứu, báocáo khoa học, luận văn tốt nghiệp, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ được phục

vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên

Với mô hình cơ cấu tổ chức trên Thư viện Trường Đại học Ngoạithương Hà Nội đã thực hiện tốt công tác phục vụ bạn đọc Song, số lượng cán

bộ Thư viện vẫn còn hạn chế so với quy mô của Trường nên ngoài giờ hànhchính cán bộ Thư viện còn phải làm thêm ngoài giờ để hoàn thiện công tácnghiệp vụ đưa Thư viện Trường trở thành một trong những thư viện hiện đạitrong nước và khu vực

1.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện Trường

1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại Thương Hà Nôi.

Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ Thư viện nào Ngườidùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làmgiàu nguồn tin, thoả mãn nhu cầu tin cũng đồng nghĩa với việc phát triểnnguồn tin Sự thoả mãn thông tin của người dùng tin là cơ sở để đánh giá chấtlượng hoạt động thông tin trong thư viện

Hiện nay, Người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương HàNội phát triển rất nhanh chóng cả về số lượng và thành phần Trình độ của

người dùng tin có rất nhiều cấp độ khác nhau do đó nhu cầu thông tin của họcũng ở các cấp độ không giống nhau Đối tượng người dùng tin mà thư việnphục vụ không chỉ là các nhà khoa học, các nhà quản lý có trình độ học hàm,học vị: Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Giáo viên, Cán bộ nghiên cứukhoa học mà còn gồm cả đông đảo các nghiên cứu sinh, học viên cao học,sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức khác nhau như: Chính quy,tại chức, sau đại học, học viên cao học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn Vì vậy,

số người đọc, người dùng tin hàng năm của Thư viện Trường Đại học Ngoạithương tăng lên đáng kể Nhu cầu tin của người đọc, người dùng tin cũng trởnên phong phú, đa dạng hơn, đồng thời đòi hỏi những loại hình tài liệu hiệnđại có chất lượng cao hơn

1.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin của Người dùng tin tại Thư viện Trường.

Hiện tượng thông tin gia tăng đột biến vào thế kỷ XX đã trở thành mốiquan tâm của nhiều ngành trong xã hội Nhu câù tin là đòi hỏi khách quan củacon người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sựsống Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùngvới sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ Nếuthoả mãn thông tin kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin càng phát triển Ngượclại, nhu cầu tin sẽ thoái hoá, triệt tiêu nếu như không được cung cấp thườngxuyên Càng thoả mãn ở mức độ cao bao nhiêu thì chu kỳ càng được rút ngắn.Người dùng tin chủ yếu của Thư viện Trường đại học Ngoại thương HàNội là sinh viên và cán bộ giảng dạy trong Trường Do chuyên ngành đào tạocủa Trường là các ngành về kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh nên nhucầu tin của người dùng tin tại Thư viện chủ yếu là các tài liệu về: Kinh tếngoại thương, Lịch sử kinh tế Quốc dân, Tài chính tiền tề, Luật doanh nghiệp

và các giáo trình tiếng nước ngoài như: Anh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc…

* Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học

Cán bộ và giảng viên trong Trường là những người có trình độ họchàm, học vị cao như: Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… Hoạt động chủ yếu của họ làgiảng dạy và nghiên cứu khoa học Chính vì vậy loại hình tài liệu mà họ quantâm chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứukhoa học cấp Trường, cấp Bộ, cấp Nhà nước

Nhu cầu tin của cán bộ và giảng viên trong Trường Đại học Ngoạithương vừa mang tính chất tổng hợp vừa mang tính cụ thể vì khoa học ngàycàng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc kết hợp với nhau nên họ phảithu thập thông tin vừa thích hợp vừa chi tiết Nội dung thông tin cần đầy đủ,kịp thời và có tính chính xác cao

Ngoài các loại sách, báo, tạp chí tiếng Việt, 85% trong số cán bộTrường đến Thư viện đều có nhu cầu đối với các loại sách tham khảo tiếngnước ngoài, đặc biệt là tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật; 50% cán bộ cónhu cầu sử dụng tạp chí tiếng Anh Các tạp chí tiếng nước ngoài như Pháp,Nga, Trung, Nhật… cũng được phục vụ đầy đủ nhưng số lượng bạn đọckhông đáng kể Ngoài ra, cán bộ trong Trường còn sử dụng tài liệu dưới hìnhthức sao chép (30%) Hầu hết, tài liệu sao chép là những tài liệu quý hiếm, tàiliệu không công bố, các nguồn tặng biếu, nguồn lưu chiểu…

Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượngđào tạo của Nhà trường nên Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

đã đặc biệt quan tâm và tạo mọi điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin đối với đốitượng này Đồng thời, Thư viện cũng gửi các tài liệu mới đến từng Khoa, Bộmôn để họ có cơ hội nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất, cập nhật nhất

* Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là sinh viên và học viên sau Đại học

Sinh viên và học viên sau đại học là nhóm người dùng tin có số lượngđông đảo nhất chiếm 90-95% tổng số người sử dụng tin của Thư viện Nhucầu tin của sinh viên được chia làm hai giai đoạn:

Những năm đầu, sinh viên phải học những môn đại cương nên phần lớnsinh viên có nhu cầu mượn các loại giáo trình như:

- Toán sắc xuất thống kê…

Hai năm cuối, sinh viên đã bắt đầu học các môn chuyên ngành nênthường có nhu cầu đối với các tài liệu theo các ngành học của Trường như:Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Kinh tế

cơ sở, Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Nga Thư viện Trường đã phục vụđông đảo bạn đọc với các loại tài liệu:

- Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương

- Thanh toán Quốc tế, UCP

- Tài chính tiền tệ

- Vận tải bảo hiểm

- Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu

- Vận tải ngoại thương …

Đối với những sinh viên thuộc các Khoa Anh, Pháp, Trung, Nhật, Ngathì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm Hiện nay, tài liệunày chiếm số lượng đáng kể trong kho, đặc biệt là các sách tiếng Nga Dochương trình đào tạo của Nhà trường thường xuyên thay đổi các giáo trìnhngoại ngữ nên tài liệu bổ sung thường là những giáo trình bắt buộc và có nhucầu rất cao như:

- Ngôn ngữ thư tín thương mại (The language of businesscorrespondence in English)

- Hợp đồng thương mại Quốc tế (International business contracts in English)

- Term of trade

- Interprise one, Interprise two, Interprise three

- We mean business

- A rapid course in English for student of economics

- Writing business letters

- Developing skills…

Ngoài các giáo trình bắt buộc, Thư viện còn đáp ứng các loại tài liệugiải trí đối với sinh viên và học viên như sách văn học, truyện ngắn, báchkhoa toàn thư, báo, tạp chí…

Xác định đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt độngthông tin thư viện, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã đápứng nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên một cách tối đa.Trongnhững năm gần đây, Thư viện đã thành công trong công tác phục vụ bạn đọc

và điều này được thể hiện qua số lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càngđông.Sau đây là biểu đồ hình cột cho thấy lượng bạn đọc đến Thư viện ngàycàng gia tăng trong 5 năm trở lại đây:

Biểu đồ số 2: Số lượt bạn đọc đến Thư viện trong 5 năm

Thông qua sơ đồ hình cột thống kê số lượt bạn đọc đến Thư viện trong

5 năm (1999 – 2003) ta đã thấy tốc độ bạn đọc đến Thư viện ngày một tăngđáng kể Trong 2 năm 1999, 2000 hầu như số lượng bạn đọc đến Thư việnkhông tăng, nhưng từ năm 2001 số lượng bạn đọc đã tăng vọt từ 58675 lượtbạn đọc trong năm 2000 đã tăng 60927 lượt trong năm Đến năm 2003 sốlượt bạn đọc đến Thư viện là 62740 lượt trong một năm Số lượng bạn đọcđến thư viện ngày càng đông đã thể hiện sự quan tâm của giới tri thức trẻ đốivới thư viện và sự phát triển của Thư viện Trường Đại học Ngoại thươngtrong 5 năm trở lại đây

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ

VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

2.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại các Trường Đại học nói chung và Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng

2.1.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của hệ thống các Trường Đại học

Vốn tài liệu được coi là di sản văn hoá, tiềm lực và niềm tự hào của thưviện Nó chỉ ra sự phát triển về trí tuệ, văn minh của một quốc gia, một dântộc Vốn tài liệu chứa đựng những tri thức kinh nghiệm của loài người đượctruyền lại từ thế hệ này qua thế hệ khác, sự tiến bộ của loài người có được lànhờ tiếp thu, khai thác và phát triển những tri thức của các thế hệ trước để lại.Nội dung của vốn tài liệu càng phong phú, loại hình tài liệu càng đa dạng thìkhả năng đáp ứng nhu cầu càng lớn và nó càng có sức thu hút càng cao đốivới người sử dụng Một thư viện sẽ có khối lượng bạn đọc đông đảo nếu Thưviện đó có vốn tài liệu phong phú, đa dạng, phù hợp với nhu cầu tin của bạnđọc và đặc biệt là phải cập nhật với trình độ phát triển khoa học công nghệtrong nước và thế giới

Vốn tư liệu là cơ sở, tiền đề cho sự hình thành, tồn tại và phát triển củathư viện Pháp lệnh thư viện đã qui định, muốn thành lập một thư viện trongcác trường Đại học phải có bốn điều kiện: vốn tài liệu;độc giả; cơ sở vật chất

và các trang thiết bị chuyên dụng; cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ Vốn tư liệugiúp thư viện hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ của mình, quan trọngnhất là phục vụ nhu cầu của độc giả trong trường Trong đó, nhu cầu của độcgiả luôn luôn thay đổi và không ngừng phát triển, vì vậy cán bộ thông tin thưviện làm việc trong lĩnh vực này không chỉ có tri thức rộng cần có chính sách

bổ sung vốn tư liệu thường xuyên và hợp lý

Phát triển vốn tài liệu được coi là quá trình làm cho các nhu cầu thôngtin của người dùng tin được đáp ứng kịp thời và tiết kiệm bằng cách sử dụngcác nguồn lực thông tin sinh ra bên trong và bên ngoài của tổ chức đó Đểphát triển nguồn vốn tài liệu, bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải tiến hànhthường xuyên công tác bổ sung vốn tài liệu Bổ sung vốn tài liệu là quá trìnhlựa chọn có hệ thống và thu thập theo kế hoạch những tài liệu đưa vào thưviện làm tăng cường về mặt số lượng và chất lượng vốn tài liệu của thư việnđồng thời loại bỏ những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp.

Theo thông tư số 30 – VH/TT ngày 17/03/1971 của Bộ Văn hoá hướngdẫn về thi hành Quyết đinh số 178/CP của Hội đồng Chính phủ về công tácthư viện đã đề cập đến vấn đề bổ sung sách báo của thư viện như sau : “Bổsung sách báo cho thư viện là công tác then chốt về mặt chất lượng của khosách thư viện , việc bổ sung sách báo phải được làm thường xuyên và có kếhoạch Uỷ ban hành chính các cấp, các ngành quản lý thư viện cần căn cứ vàotính chất, đặc điểm và yêu cầu trong loại thư viện để cung cấp kinh phí chocác thư viện có đủ điều kiện làm cho kho sách của mình càng phong phú.Ngoài các loại sách báo mới xuất bản, các thư viện còn có nhiệm vụ bổ sungcác loại sách quý cần thiết mà thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trongnhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện”

Hầu hết, mọi đối tượng vật chất nào truyền đạt thông tin tư tưởng hoặccảm giác đều có thể thuộc vào vốn tài liệu của thư viện Vốn tài liệu là mộttập hợp có hệ thống các xuất bản phẩm và các vật mang tin được lựa chọnphù hợp với thư viện và nhu cầu bạn đọc, được đưa ra sử dụng và bảo quảntrong suốt thời gian mà nó còn có ý nghĩa

Phân tích vai trò của vốn tư liệu trong thư viện nói chung và thư việntrong các trường Đại học nói riêng ta sẽ hiểu rõ hơn được tầm quan trọng củacông tác bổ sung

Bổ sung và thanh lý được coi như là một quá trình trao đổi chất.Những tài liệu cũ lỗi thời không có giá trị sẽ được thay thế bằng những tài

liệu mới có tính cập nhật cao hơn Qua đó cho thấy việc bổ sung tài liệukhông chỉ ảnh hưởng tới số lượng tài liệu mà nó còn ảnh hưởng tới chất lượngthông tin.

Mỗi loại hình thư viện khác nhau thì hoạt động sẽ hoạt động khácnhau, song nó đều gồm 3 khâu cơ bản: bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu và phục

vụ bạn đọc Bổ sung là khâu đầu tiên trong hoạt động của một thư viện, tácđộng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một thư viện Bổ sung vốn tàiliệu đem lại giá trị cho thông tin như tính chính xác, phạm vi bao quát nộidung, tính cập nhật và tần số sử dụng

Từ sự phân tích trên, ta thấy bổ sung vốn tài liệu trong các trường Đạihọc là một công việc rất quan trọng Nêú bổ sung vốn tài liệu tốt, thư viện sẽtrở nên gần gũi và gắn liền với đời sống xã hội, phục vụ tốt được nhu cầu củađộc giả, củng cố niềm tin của độc giả, phát huy vai trò của thư viện và gópphần truyền tải thông tin , tri thức để đưa đất nước phát triển

Ngược laị, nếu bổ sung vốn tư liệu không tốt, thư viện sẽ trở nên lạchậu, lỗi thời, không theo kịp sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật,không phục vụ được nhu cầu của độc giả và tất yếu thư viện đó không thể tồntại lâu dài Chính vì vậy, thư viện tại mỗi trường Đại học cần xây dựng chomình một chính sách bổ sung khoa học, có kế hoạch, dựa theo những nguyêntắc nhất định (như nguyên tắc tính tư tưởng, nguyên tắc tính khoa học), cũngnhư chức năng, nhiệm vụ, thực tế của cơ quan mình

2.1.2 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác phát triển vốn tài liệu tạiThư viện các trường Đại học nói chung, Thư viện Trường Đại học Ngoạithương Hà Nội đã thực hiện công tác phát triển vốn tài liệu thông qua chứcnăng, nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu các nguồn tư liệu và tổ chức đánh giá các nguồn bổ sung

- Soạn thảo các quy tắc, quy trình có liên quan đến công tác của phòng

bổ sung

- Xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch bổ sung, trao đổi tài liệunhư sách, báo, tạp chí, ấn phẩm, tờ rơi, catalog công nghiệp, cơ sở dữ liệu…

- Đăng ký các tư liệu nhận được

- Tổ chức quản lý kho dự trữ trao đổi

- Làm thủ tục thanh lọc tài liệu

- Theo dõi, kiểm tra và tổ chức quản lý các tư liệu nhận được

- Ứng dụng tin học vào khâu bổ sung tư liệu

- Quản lý chi phí đặt mua

- Nhập tài liệu vào thư viện ( tài liệu có thể được đặt mua ở các cơ quanxuất bản trong và ngoài nưóc)

- Kiểm tra tài liệu về, chậm về hoặc không về

- Thực hiện việc đăng ký tổng quát và đăng ký cá bệt

- Tăng cường quan hệ hợp tác trao đổi tài liệu với các cơ quan thôngtin, thư viện trong và ngoài nước

Ngoài việc bổ sung các tài liệu chuyên ngành về kinh tế, ngoại thương,các tài liệu tiếng nước ngoài Thư viện còn thường xuyên bổ sung các loại tàiliệu thuộc các lĩnh vực khác nhau như: văn hoá, chính trị, lịch sử, xã hội Docông tác bổ sung luôn chịu sự tác động của chế độ xã hội của đất nước nêntính Đảng là nguyên tắc đầu tiên và cũng là nguyên tắc chỉ đạo trong công tác

bổ sung vốn tài liệu của các thư viện Trường Nguyên tắc tính Đảng đòi hỏicán bộ bổ sung Thư viện Trường phải lựa chọn đưa vào những tài liệu phùhợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam nhưcác tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mác – Lênin; những văn kiện củaĐảng và Nhà nước…

Là một Thư viện thuộc Trường đại học với chuyên ngành đào tạo vềkinh tế, đối ngoại nên hàng năm, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương HàNội đã thực hiện những kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu phù hợp với đặc

điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong Trường Công tác phát triển nguồnvốn tài liệu tại Thư viện đã góp phần tích cực đối với hoạt động giáo dục, đàotạo trong Trường Giảng viên và sinh viên có điều kiện tiếp xúc với nhiều loạihình tài liệu hơn, thu thập nhiều kiến thức hơn và hiệu quả học tập và giảngdạy chất lượng hơn Với hoạt động này, Thư viện đã đảm bảo tính chính xác,tính cập nhật và tần số sử dụng thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càngcao cho người dùng tin trong và ngoài Trường.

2.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Vốn tài liệu là một yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của thưviện hay nói cách khác sự tồn tại của thư viện luôn đi cùng với sự tồn tại vàphát triển của vốn tài liệu Vốn tài liệu là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sứcmạnh và niềm tự hào của thư viện Vốn tài liệu là bộ sưu tập có hệ thống cáctài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện Tuỳtheo diện bổ sung có thể phân ra: vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyênngành hay chuyên biệt Vốn tài liệu trong Thư viện mỗi trường Đại học đều

có những đặc thù riêng phù hợp với chuyên ngành đào tạo của nhà trường

Hiện nay, Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội chuyên đào tạo cácchuyên ngành như: Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anhthương mại, Kinh tế cơ sở Không những đi sâu tìm hiểu nền kinh tế trongnước mà các ngành đào tạo của Trường còn nghiên cứu sự phát triển kinh tếcủa một số Quốc gia trên thế giới như Mĩ, Pháp, Nhật, Cộng hoà liên bangĐức, Liên bang Nga, Trung Quốc và một số nước trong khu vực Đông Nam

Á, Châu phi, Châu Mĩ La Tinh

Chuyên ngành đào tạo của Trường đã quyết định các loại hình và nộidung tài liệu của Thư viện Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhấttrong hệ thống vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Trong đó bao gồm cácloại sách tiếng Việt và tiếng nước ngoài như:

- Lịch sử kinh tế Quốc dân

- Tư tưởng Hồ Chí Minh

- Vận tải bảo hiểm

- Tài chính tiền tệ

- Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương

- Thanh toán Quốc tế

- Vận tải ngoại thương

- Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu

- Ngôn ngữ thư tín thương mại tiếng Anh

- Hợp đồng thương mại Quốc tế tiếng Anh

- Kiến thức tiếng Anh hiện đại tổng hợp

- Developing skills

- Interprise…

Các loại sách giáo trình tiếng Việt gồm 20222 bản chiếm 45%, sáchtham khảo tiếng Việt 3967 bản chiếm 8,9% Từ điển gồm 1345 quyển 3%.Đối với các sách nước ngoài thì sách tiếng Nga chiếm số lượng lớn nhất(7,9%), sach tiếng Anh chiếm 5,1%, tiếng Pháp 2,9%, tiếng Trung – Nhật0,7% và 25,7% là các loại sách nước ngoài

Ngoài các loại sách giáo trình và tham khảo, 1,9% vốn tài liệu trongThư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là báo, tạp chí trong và ngoàinước Số lượng báo, tạp chí gồm các loại như:

Bên cạnh sách, báo, tạp chí là các tài tiệu xám như: luận văn, luận án,

đề tài nghiên cứu khoa học Đây là loại tài liệu quý hiếm chỉ có ở trong Thư

viện Trường nên được đông đảo bạn đọc truy cập thường xuyên Không chỉ

có những sách phục vụ cho học tập, công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học

mà Thư viện còn có các loại sách giải trí như: sách văn học, truyện ngắn, báchkhoa toàn thư…

Nhìn chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được coi

là một trong những thư viện phát triển với số lượng tài liệu tương đối lớn, nộidung và hình thức đa dạng, phong phú luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạnđọc cũng như đảm bảo tính cập nhật của thông tin

2.3 Thành phần vốn tài liệu và diện bổ sung

2.3.1 Thành phần vốn tài liệu

Mỗi thư viện đều có số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nétđặc trưng riêng Về cơ bản vốn tài liệu của tất cả thư viện đều đựơc cấu thànhbởi hai dạng tài liệu đó là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại

Trước đây, vốn tài liệu có trong thư viện chỉ dừng lại ở tài liệu truyềnthống như sách, báo, tạp chí Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa họccông nghệ, hàng loạt các tài liệu mới được ra đời và mang tính năng vượt trội.Vật mang tin không chỉ đơn thuần là sách, báo mà nó còn bao gồm các băng

từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, microfilm, microfich…

Tài liệu truyền thống là loại hình tài liệu có từ lâu đời và được sử dụngphổ biến và thường xuyên tại tất cả các thư viện Viêt Nam Hiện nay, Thưviện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đang phục vụ bạn đọc với trên

47258 các ấn phẩm truyền thống trong đó

- Sách chiếm 44831 bản(94,9%),

- Báo; tạp chí gồm 908 bản(1,9%),

- Luận án; luận văn; đề tài gồm 1519 bản(3,2%)

Thành phần vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Trường Đại họcNgoại thương được thể hiện qua biểu đồ hình tròn sau:

3.20%

94.90%

S¸ch LuËn v¨n, luËn ¸n B¸o, T¹p chÝ

Biểu đồ số 3: Thành phần vốn tài liệu có trong Thư viện

* Sách

Biểu đồ trên đã cho thấy sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớnnhất Trong quá trình học tập và giảng dạy tại trường, sách luôn được đôngđảo sinh viên và cán bộ trong Trường quan tâm bởi đây là loại hình tài liệuquen thuộc, có nội dung phong phú phù hợp với chuyên ngành đào tạo củaNhà trường Hệ thống sách tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương HàNội rất phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng Số lượng các loạisách hiện có trong Thư viện được thống kê như sau:

STT Loại tài liệu Số bản sách Số đầu sách Tỷ lệ

Trong các loại sách tiếng Việt thì sách giáo trình tiếng Việt chiếm sốlượng lớn nhất với 20222 bản tương đương với 145 tên sách vì nó phục vụhầu hết độc giả thuộc các bộ môn chuyên ngành trong Trường Các sách thamkhảo tiếng Việt cũng chiếm số lượng đáng kể 3967cuốn tương đương 1204tên sách Đối với các loại sách nước ngoài, sách tiếng Nga cũng chiếm sốlượng lớn nhất 3512 bản tương đương với 2234 tên sách Không phải các loạisách này đều được đông đảo bạn đọc quan tâm mà hầu hết các sách tiếng Ngacòn lại trong Thư viện là các loại sách đã được bổ sung từ nhiều năm trước.Nhìn vào biểu đồ số 4 ta có thể thấy rõ hơn tỷ lệ các loại sách hiện có trongThư viện:

Biểu đồ số 5: Thành phần các loại sách trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Do chuyên ngành đào tạo của Nhà trường nên tài liệu thuộc các lĩnh vựcthương mại, kinh tế, đầu tư, phát triển thị trường, ngoại giao, giao dịch chứngkhoán… luôn được chú trọng hơn Ngoài ra, Thư viện còn có các loại báo, tạpchí cung cấp kiến thức phục vụ cho đời sống hàng ngày như tạp chí Mua vàbán, báo Đời sống, An ninh thủ đô, Hạnh phúc gia đình…

* Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học

Ngoài sách, báo, tạp chí, hàng năm, Thư viện Trường Đại học Ngoạithương Hà Nội còn nhận một số lượng tài liệu khá lớn góp phần làm phongphú thêm nguồn vốn tài liệu Đó là các bản luận văn, luận án, đề tài nghiên

cứu khoa học do cán bộ và sinh viên trong Trường viết Đây được coi lànguồn tài liệu quý hiếm chỉ có ở trong Thư viện Trường Cho đến hiện nay,Thư viện đang lưu giữ 1346 bản luận văn tốt nghiệp, 14 đề tài nghiên cứukhoa học cấp Trường và cấp Bộ, 159 bản luận án thạc sĩ và luận án tiến sĩ.Loại hình tài liệu này chiếm 3,2% trong tổng số các loại tài liệu truyền thống.

Với số lượng đáng kể, các bản khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận ánđang đóng vai trò quan trọng và phục vụ đắc lựu trước nhu cầu học tập nghiêncứu của thầy và trò trong Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Phần 2: gồm những đề mục tri thức và những loại hình tài liệu cùng với

số lượng bản cần bổ sung Trong bảng phân loại thư viện có chỉ ra loại hìnhtài liệu, thành phần ngôn ngữ tài liệu

Diện bổ sung được thư viện xây dựng nhờ sự trợ giúp của cán bộchuyên môn, cán bộ các ngành, giới bạn đọc và bảng phân loại Nó thườngxuyên được xem xét, loại bỏ các đề mục cũ, bổ sung các đề mục mới theo sựphát triển của khoa học công nghệ, kinh tế, xã hội… Điều quan trọng trongdiện bổ sung là phải dự kiến đúng số lượng bản bổ sung cho từng tên tài liệu

Để xác định số lượng bản tài liệu của thư viện cần căn cứ vào: cơ cấu cấu trúccủa thư viện có kho chính, kho đọc, kho mượn; thành phần và khối lượng bạnđọc; khả năng tài chính của thư viện dành cho công tác bổ sung; tầm quantrọng của các đề mục hay tiểu mục; mối quan hệ, hợp tác bổ sung của thưviện và khả năng khai thác thông tin trên mạng thông tin trong nước và toàncầu