HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC CPC – eOffice 6.0

Lưu đồ Các bước thực hiện Trách nhiệm Trình tự công việc Chức năng thực hiện trong chương trình eOffice Bước 1 Văn thư Bước 2 Giám đốc Chuyển giải quyết hoặc Chỉ đạo Bước 3 Phó

ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG

MỤC LỤC

I Mục đích của chương trình 4

II Qui trình quản lý văn bản đến 4

1 Lưu đồ 4

2 Mô tả 5

I Qui trình quản lý văn bản đi 6

1 Lưu đồ 6

2 Mô tả quy trình 6

II Thao tác chương trình 8

1 Vào chương trình 8

2 Menu Công văn 9

2a Nhập công văn đến 9

2c Đang xử lý 14

2d Đã xử lý 16

2e Nhập công văn đi 16

2f Công văn đi 17

2g Chuyển nhầm 18

3 Menu Công việc 19

3a Giao việc mới 19

3b Chưa thực hiện 20

3c Đang thực hiện 23

3d Đã thực hiện 24

3e Việc đã giao 25

3f Xem để biết 26

3g Việc giao nhầm 26

3h Ủy quyền 26

4 Công văn nội bộ 26

4a Lập công văn đến 26

4b Lập công văn đi 27

4c Theo dõi công văn đến/đi 28

5 Menu Danh bạ 28

6 Menu Tủ tài liệu 29

6a Giới thiệu: 29

6b Hướng dẫn thao tác: 29

7 Menu Văn bản Đảng 33

8 Menu Hệ thống 33

8a Thay mật khẩu: 34

8b Cập nhật Danh mục: 34

8c Danh mục nhân viên 35

9 Tiện ích khác 36

9a Gửi email 36

9b Tìm kiếm Công văn đến: 36

9c Tìm kiếm Công văn đi: 37

9d Tổng hợp công văn 38

9e Tổng hợp công việc 38

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG

VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

(CPC eOffice)

I Mục đích của chương trình

- Thực hiện chuyển, fax hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhờ mã

hoá các trang hồ sơ, tài liệu thành các File văn bản

- Tiết kiệm chi phí Photo, cấp phát hồ sơ, tài liệu đến các Bộ phận

- Giúp cho lãnh đạo Đơn vị và các Bộ phận giám sát việc giao nhiệm vụ,

thực hiện và báo cáo tiến độ công việc của các Bộ phận và toàn thể các thành

viên trong Đơn vị

- Lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và khoa học

II Qui trình quản lý văn bản đến

1 Lưu đồ

Các bước

thực hiện

Trách nhiệm Trình tự công việc Chức năng thực hiện trong chương trình eOffice

Bước 1 Văn thư

Bước 2 Giám đốc Chuyển giải quyết hoặc Chỉ đạo

Bước 3 Phó giám đốc Chỉ đạo

Chuyển chỉ đạo/ hoặc Chỉ đạo giải quyết

Xử lý công văn đến

Phân công

xử lý công văn Chỉ đạo giải quyết

2 Mô tả

Bước 1: Tiếp nhận văn bản "đến"

Văn thư Đơn vị tiếp nhận và làm ngay thủ tục tiếp nhận văn bản đến theo

Quy chế CTVT như sau:

a) Phân loại theo đơn vị gửi; khối cơ quan gửi; mức độ khẩn, mật ;

b) Đóng dấu "đến" vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống

trên đầu văn bản; ghim Phiếu xử lý công văn, ghi số CV, ngày đến Đơn vị vào

dấu “đến” và trên Phiếu xử lý CV;

c) Nhập vào hệ CPC-eOffice trên máy tính các dữ liệu của tất cả công văn

đến: số hiệu CV, số đến, ngày gửi, ngày nhận, cơ quan gửi, trích yếu CV, loại tài

liệu,…;

Bước 2: Trình Giám đốc chỉ đạo giải quyết

a) Giám đốc kiểm tra thông tin liên quan đến lĩnh vực nào sẽ chuyển cho

phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực đó giải quyết

b) Hoặc Giám đốc chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban (Thực hiện như

Bước 3)

Bước 3: Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo giải quyết

a) Lãnh đạo chỉ đạo giải quyết trên giấy

- Văn thư Đơn vị chuyển trực tiếp văn bản lên Giám đốc để có ý kiến xử

lý

- Giám đốc sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vị và thời hạn

giải quyết trên "Phiếu giải quyết văn bản đến"

- Văn thư Đơn vị cập nhật thông tin chỉ đạo vào chương trình CPC –

eOffice

b) Lãnh đạo chỉ đạo giải quyết trên máy tính

Lãnh đạo đơn vị vào mục công văn chưa giải quyết sẽ thấy các công văn

mà văn thư đơn vị vừa cập nhật ở Bước 1 Lãnh đạo đơn vị chọn chỉ đạo và nhập

ý kiến chỉ đạo, chọn phòng ban thực hiện và phòng ban liên quan;

Bước 4: Phân công xử lý công văn:

Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Đơn vị, trưởng các phòng ban phân

công nhiệm vụ cho các nhân viên của phòng ban mình thực hiện;

Bước 5: Xử lý công văn đến

Các nhân viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu CV, thu

thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp,

báo cáo kết quả xử lý cho lãnh đạo đơn vị

I Qui trình quản lý văn bản đi

1 Lưu đồ

Các bước

thực hiện

Trách nhiệm Trình tự công việc Chức năng thực hiện trong chương trình eOffice

Bước 1

Chuyên viên được phân công

Bước 2

Chuyên viên được phân công

Tìm kiếm mẫu biểu

Bước 3 Lãnh đạo

phòng ban

Bước 4

Giám đốc hoặc Người được

ủy quyền

Bước 5 Văn thư Đơn vị Cập nhật công văn đi

Bước 6

Chuyên viên được phân công

Ban hành và phát hành văn bản

Lưu hồ sơ Duyệt, ký Tiếp nhận yêu cầu

- Chuyên viên được phân công giải quyết công việc tiếp nhận yêu cầu của

Lãnh đạo đơn vị

Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo công văn đi

Chuyên viên được phân công thực hiện các công việc sau:

a) Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải quyết, có thể tham

khảo các mẫu biểu trong chương trình eOffice;

b) Soạn thảo CV trên máy tính theo các quy định về thể thức văn bản;

c) Chuẩn bị Phiếu trình giải quyết công việc

Bước 3: Trình ký văn bản

- Lãnh đạo phòng ban kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi ký

Trường hợp các công văn chưa đạt yêu cầu, chuyên viên thụ lý tiếp tục chỉnh,

sửa và lặp lại các bước từ bước 2

- Văn thư phòng ban chuyển Văn thư Đơn vị làm thủ tục ban hành

Bước 4: Duyệt ký công văn

Đối với các công văn đạt yêu cầu, Lãnh đạo Đơn vị ký vào CV đi đã có chữ

ký nháy của Lãnh đạo phòng ban Đối với các công văn chưa đạt yêu cầu, chuyên

viên thụ lý tiếp tục chỉnh, sửa và lặp lại các bước từ bước 2

Bước 5: Ban hành và phát hành công văn

a) Ban hành CV đi

Văn thư Đơn vị thực hiện các công việc sau:

- Cấp số CV đi và ghi ngày ban hành CV

- Đóng dấu toàn bộ các bản CV

- Lưu 01 bản gốc tại Văn thư (bản có chữ ký nháy)

- Chuyển chuyên viên thụ lý 01 bản công văn và bản gốc để lưu tại đơn vị

soạn thảo

b) Phát hành CV đi:

- Văn thư Đơn vị cập nhật công văn đi vào chương trình eOffice và gửi trực

tiếp đến các Server của các đơn vị có cài chương trình eOffice

- Văn thư đơn vị làm thủ tục chuyển trực tiếp những CV đến địa chỉ của các

đơn vị theo yêu cầu của công văn đi

Bước 6: Lưu hồ sơ công việc

a) Văn thư lưu bản chính của văn bản đi và các bản phụ lục (nếu có);

b) Chuyên viên được phân công giải quyết lưu vào Hồ sơ công việc:

II Thao tác chương trình

1 Vào chương trình

Để chạy chương trình, hãy vào trình duyệt nhập địa chỉ trang web: (Ví dụ:

http://10.72.0.16/QLCV địa chỉ này có thể thay đổi tùy theo đơn vị) Người

dùng thực hiện Login Hình 1.1

Hình 1.1 – Giao diện Login

Nếu quên mật khẩu anh (chị) nhấn vào Quên mật khẩu và nhấn nút <Lấy

lại mật khẩu> Chương trình sẽ gửi lại user & password cho anh (chị) qua

email Hình 1.2

Hình 1.2 – Giao diện Lấy lại mật khẩu

Sau khi login với user và password được cấp, trên màn hình xuất hiện giao

diện làm việc như hình 1.3

Hình 1.3- Giao diện vào chương trình

2 Menu Công văn

2a Nhập công văn đến

Chức năng này do văn thư đơn vị cập nhật trong trường hợp công văn đến là

bản giấy, văn thư đơn vị scan và cập nhật vào chương trình Trường hợp

công văn đến được chuyển trực tiếp bằng chương trình eoffice, văn thư đơn

vị không cần phải scan lại mà sẽ thực hiện bước 2b

Màn hình nhập công văn đến: (Hình 2a.1)

Nhập một công văn mới hãy tiến hành theo trình tự sau:

- Nhập các thông tin lên các ô dữ liệu cần thiết

- Bấm nút lệnh Lưu (Trong trường hợp không muốn ghi nhận thông tin hãy chọn Trở về để trở về trạng thái ban đầu.)

Danh sách các trường dữ liệu cần nhập:

Hình 2a.1 – Giao diện nhập công văn đến + Số công văn: Nhập số công văn đến

+ Loại công văn: Lựa chọn trong danh sách Ta có thể cập nhật loại

công văn trong Hệ thống/Danh mục loại công văn

+ Ngày công văn: Ngày tháng ghi trên công văn

+ Ngày đến: Ngày nhận được công văn (Thông thường cũng là ngày

nhập công văn)

+ Đối tượng: Chọn đối tượng của công văn Ta có thể cập nhật đối

tượng trong Hệ thống/Danh mục đối tượng

+ Số đến: Số lưu nội bộ, số được đánh tự động theo đối tượng

+ Ngày cập nhật: Được lấy ngày hệ thống của Server, ngày này

không sửa được

+ Mã sổ lưu: Chọn sổ lưu công văn Ta có thể cập nhật sổ lưu trong

Hệ thống/Danh mục sổ lưu công văn

+ Độ khẩn công văn, độ bảo mật: Lựa chọn trong danh sách

+ Cơ quan ban hành: Ta có thể nhập tên hoặc chọn từ danh sách

+ Trích yếu: Trích yếu nội dung của công văn

+ File nội dung: Chọn file scan nội dung của công văn

+ Trình lãnh đạo: Chọn phòng lãnh đạo để trình Thông thường là

Phòng Giám đốc Sau đó Giám đốc có thể chuyển giải quyết cho các

Phó Giám đốc hoặc chỉ đạo trực tiếp các Phòng ban thực hiện

Xong chọn nút Lưu để hoàn thành việc cập nhật công văn

Lưu ý:

- Tại mục <File nội dung> là các trang hồ sơ, tài liệu được mã hoá

thành các File văn bản

- Văn thư nhập công văn đến, scan bản gốc đưa lên trong trường hợp

nhận công văn bản cứng Trường hợp đơn vị khác gửi qua chương

trình thì vào download nội dung công văn về máy Tất cả công văn này

sẽ thuộc Công văn chưa xử lý

2b Chưa xử lý

Công văn chưa xử lý bao gồm: Các công văn do đơn vị khác gửi đến bằng

bản cứng (văn thư đơn vị nhập vào) và gửi qua chương trình eOffice (văn

thư đơn vị download về) Hình 2b.1

Lưu ý: Các công văn đã chuyển chỉ đạo vẫn thuộc Công văn chưa xử lý

Hình 2b.1 - Công văn chưa xử lý Công văn đơn vị khác gửi tới qua chương trình được nhận biết bởi biểu tượng

dấu sao (*) ở Sổ lưu Hình 2b.2

Nhấn vào đây để xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem Nội dung file

Hình 2b.2 - Công văn đơn vị khác gửi tới qua chương trình

Sau khi nhấn xem chi tiết như hình trên sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:

- Chỉ đạo: (Hình 2b.3)

Hình 2b.3 - Thông tin chỉ đạo công văn

- Nhập thông tin chỉ đạo bao gồm: Ý kiến chỉ đạo; Phòng thực hiện chính

(1 phòng); Các phòng ban liên quan (Có thể chọn nhiều phòng ban);

Người duyệt

+ Nếu stick chọn Đọc hạn chế, công văn này không được chia sẻ thông

tin cho các phòng ban khác (Thể hiện trong phần tìm kiếm Hình 2b.4)

Hình 2b.4 – Tìm kiếm công văn đến

+ Gửi bản giấy có stick chọn nếu bản chính được gửi cho phòng ban thực

hiện chính lưu giữ Nó sẽ thể hiện trong các danh sách xem thực hiện nếu

phòng ban đó có giữ bản giấy thì icon có hình tờ giấy (nếu không sẽ có

hình quả cầu)

- Bấm nút lệnh Lưu

Lưu ý: Sau bước chỉ đạo thực hiện công văn, tất cả các nội dung thực

hiện sẽ được tự động chuyển thành công việc cho các lãnh đạo phòng

ban tương ứng

- Chuyển chỉ đạo: (Hình 2b.5)

- Sau khi nhập thông tin chuyển chỉ đạo, nhấn nút Lưu

Hình 2b.5 - Thông tin Chuyển chỉ đạo công văn

Lưu ý: Công văn sau khi chuyển chỉ đạo vẫn thuộc Công văn chưa xử

lý Người được chuyển đến sẽ thấy công văn này và thực hiện chỉ đạo

Trên các giao diện Công văn chưa xử lý (Hình 2b.1), chỉ xuất hiện tab

lệnh <Chuyển chỉ đạo> khi user login được cấp quyền <Chuyển chỉ

đạo> Vào menu Hệ thống/Danh mục nhân viên để cấp quyền cho user

- Bấm nút lệnh Xóa để xóa công văn

- Trường hợp công văn đợn vị khác gửi tới qua chương trình, văn thư

nhận biết qua biểu tượng dấu sao (*) ở Sổ lưu Văn thư chọn Download

file về server và nhấn nút Lưu để tải công văn về máy

Hình 2b.7 – Giao diện Sửa/Xóa công văn chưa xử lý

- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)

- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)

2c Đang xử lý

Công văn đang xử lý là nơi Lãnh đạo theo dõi quá trình thực hiện các công

văn đã chỉ đạo mà người có trách nhiệm thực hiện chính chưa hoàn thành

Công văn chưa xử lý đã thực hiện Chỉ đạo sẽ trở thành Công văn đang xử

lý Nếu chỉ thực hiện Chuyển chỉ đạo thì vẫn thuộc Công văn chưa xử lý, người

được chuyển chỉ đạo sẽ nhìn thấy công văn này và thực hiện chỉ đạo Sau khi

thực hiện chỉ đạo, các trưởng bộ phận được giao sẽ nhìn thấy các công văn này

và giao cho người thực hiện Hình 2c.1

Hình 2c.1 – Giao diện công văn Đang xử lý Sau khi nhấn xem chi tiết như hình trên sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:

- Hủy chỉ đạo: khi nhắp chọn, xuất hiện màn hình: (Hình 2c.2)

Hình 2c.2 – Giao diện Hủy chỉ đạo

- Nhấn nút Hủy chỉ đạo để hủy thông tin chỉ đạo Công văn đang xử lý nếu thực

hiện Hủy chỉ đạo sẽ trở thành Công văn chưa xử lý và hủy tất cả các thao tác liên

quan

- Xem thực hiện: Từ mục công văn đến đang giải quyết hay đã giải quyết, ta

chọn công văn muốn xem sao đó nhấn nút Xem thực hiện sẽ hiển thị đầy đủ chi

tiết thực hiện của từng phòng ban, đến từng nhân viên viên quan đến công văn

Nhấn vào dấu cộng ta sẽ thấy hết được chi tiết của những người thực hiện chính

và những cá nhân liên quan

- Trạng thái: Đối với các Công ty điện lực khi Lãnh đạo chỉ đạo cho các phòng

ban đồng thời cho các Điện lực trực thuộc, Nội dung chỉ đạo sẽ chuyển về cho

các điện lực thành các công văn đến và trạng thái này là trạng thái chuyển có

thành công hay không (Giống trạng thái trong lập công văn đi)

- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)

Nhấn vào đây để xem Nội dung file

Nhấn vào đây để xem chi tiết

- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)

2d Đã xử lý

Công văn đã xử lý là nơi Lãnh đạo theo dõi các công văn đã chỉ đạo mà

người có trách nhiệm thực hiện chính đã hoàn thành Nếu chưa hoàn thành thì

công văn đó vẫn thuộc Công văn đang xử lý

Công văn đã xử lý nếu thực hiện Hủy chỉ đạo sẽ trở về Công văn chưa xử lý

và hủy tất cả các thao tác liên quan

Các tab lệnh khác:

- Xem thực hiện: Từ mục công văn đến đang giải quyết hay đã giải quyết, ta

chọn công văn muốn xem sao đó nhấn nút Xem thực hiện sẽ hiển thị đầy đủ chi

tiết thực hiện của từng phòng ban, đến từng nhân viên viên quan đến công văn

Nhấn vào dấu cộng ta sẽ thấy hết được chi tiết của những người thực hiện chính

và những cá nhân liên quan

- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)

- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)

2e Nhập công văn đi

Khi vào menu Công văn/Nhập công văn đi , xuất hiện màn hình nhập (Hình 2e.1)

Sau khi công văn đi được đóng dấu và cấp số, văn thư đơn vị tiến hành scan

văn bản và cập nhật công văn đi trước khi phát hành

Chú ý các thông tin sau:

 Số công văn gồm 2 phần: phần số tự sinh, ta chỉ cần nhập các ký tự

theo qui định về cách đánh số công văn

 Độ khẩn: gồm 3 giá trị tương ứng với 3 trạng thái hiển thị công văn

đến của đơn vị nhận công văn:

- Bình thường: chữ thường, màu đen

- Khẩn: Chữ thường, màu đỏ

- Tối khẩn: Chữ đậm, màu đỏ

 Phòng ban lập: một phòng lập chính

 Phòng ban cùng thực hiện: Có thể chọn nhiều phòng ban

 Phòng ban xem để biết: Có thể chọn nhiều phòng ban

 Nơi nhận: Chọn các đơn vị có cài chương trình CPC-eOffice Mục

đích để chuyển trực tiếp các công văn đến các đơn vị

 File nội dung: File scan nội dung công văn đi

Bấm nút lệnh Lưu (Trong trường hợp không muốn ghi nhận thông tin

hãy chọn Trở về để trở về trạng thái ban đầu.)

Lưu ý: Sau khi lập công văn đi và chuyển cho các đơn vị Công văn này

cũng sẽ tự động chuyển vào hệ thống bằng cách phát sinh một công văn

đến và chỉ đạo cho các phòng ban liên quan nhằm phối hợp thực hiện

trong đó phòng ban lập là phòng thực hiện chính

2f Công văn đi

Khi nhắp chọn, màn hình xuất hiện danh sách Công văn đi (Hinh 2f.1)

Hinh 2f.1 – Danh sách công văn đi

Vào tab lệnh Sửa/Xóa để thực hiện Sửa/Xóa công văn

Vào tab lệnh Gửi bổ sung để thực hiện gửi công văn đó cho các đơn vị

khác

Vào tab lệnh Trạng thái để xem công văn đó đã gửi thành công hay chưa

(do một lúc có thể gửi nhiều đơn vị)

2g Chuyển nhầm

(phần Chuyển nhầm đang trong quá trình thống nhất qui trình nên chưa

xây dựng)

Nhấn vào đây để xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem Nội dung file

Nhấn vào đây để xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem Nội dung file

Hình 2g.1 – Công văn chuyển nhầm

3 Menu Công việc

Menu Chưa thực hiên, Đang thực hiên, Đã thực hiên lần lượt là trạng thái công

việc của người được giao việc

Menu Việc đã giao là các công việc trưởng bộ phận đã giao cho người thực

hiện

3a Giao việc mới

Trong trường hợp một User được cấp quyền Giao việc mới vào được chức

năng Giao việc mới (Thông thường là trưởng bộ phận)

Hình 3a.1 – Phân quyền user login

Giao việc mới là khi lãnh đạo phòng ban giao việc mới cho chuyên viên

thực hiện nhưng không có trong nội dung công văn đến

Màn hình giao việc mới: (Hình 3a.2)