Tiểu luận kỹ năng lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp

KỸ NĂNG LẮNG NGHE HIỆU QUẢ TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG I, LẮNG NGHE LÀ GÌ VÀ LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG ? Lắng nghe là gì ? Lắng nghe là một quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng âm thanh thành ngữ nghĩa . Quá trình này cần sự tập trung và chú ý rất cao. Trong giao tiếp truyền thông, lắng nghe là một kỹ năng quan trọng. Nó là yếu tố quan trọng nhất giúp ta thành công. Lắng nghe tưởng chừng như đơn giản nhưng lại yêu cầu sự tập trung cao cùng thái độ thư thái, không vội vàng tranh biện để người đối diện biết rằng bạn thực sự đang “nghe” và cân nhắc những gì họ nói. MỤC LỤC I, LẮNG NGHE LÀ GÌ VÀ MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE. ……….03 1. Lắng nghe là gì ?......................................................................................03 2. Mục đích của việc lắng nghe…………………………………………….03 II, LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG …………………………………………………………………….....04 III, NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ VIỆC LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG……………………………………………….07 IV, CÁC MỨC ĐỘ LẮNG NGHE VÀ KỸ NĂNG LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG………………………………11 1. Các mức độ lắng nghe…………………………………………………. 11 2. Kỹ năng lắng nghe có hiệu quả trong giao tiếp truyền thông…………13 V, KINH NGHIỆM CHIA SẺ………………………………………………….16 1. Những phương pháp lắng nghe hiệu quả……………………………….16 2. Những điều nên tránh để có được kỹ năng lắng nghe tốt trong giao tiếp truyền thông……………………………………………………………..18

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải

có kỹ năng

giao tiếp tốt Đặc biệt trong ngành truyền thông, đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăngtiến

Để có thể giao tiếp hiệu quả trong truyền thông thì cả hai phía đều cần lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau Nghe là một phản xạ tự nhiên của con người nhưng lắng nghe lại là một kỹ năng Biết cách lắng nghe sẽ giúp bạn không những nắm rõ nội dung thông tin của cuộc đối thoại mà còn thể hiện thái độ tôn trọng với người đang nói

Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là

nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp

Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do

khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ Nhiều người gặp khókhăn trong

giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng

và có chung một nền văn hóa Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu

quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau

III, NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ VIỆC LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ

THÔNG……….07

IV, CÁC MỨC ĐỘ LẮNG NGHE VÀ KỸ NĂNG LẮNG NGHE CÓ HIỆUQUẢ TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG………11

1 Các mức độ lắng nghe……… 11

2 Kỹ năng lắng nghe có hiệu quả trong giao tiếp truyền thông…………13

SẺ……….16

1 Những phương pháp lắng nghe hiệu quả……….16

2 Những điều nên tránh để có được kỹ năng lắng nghe tốt trong giao tiếp truyền thông……… 18

KỸ NĂNG LẮNG NGHE HIỆU QUẢ TRONG

GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG

I, LẮNG NGHE LÀ GÌ VÀ LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG ?

Lắng nghe là gì ?

Lắng nghe là một quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng

âm thanh thành ngữ nghĩa Quá trình này cần sự tập trung và chú ý rất cao

Trong giao tiếp truyền thông, lắng nghe là một kỹ năng quan trọng Nó là yếu tố quan trọng nhất giúp ta thành công Lắng nghe tưởng chừng như đơn giản nhưng lại yêu cầu sự tập trung cao cùng thái độ thư thái, không vội vàng tranh biện để người đối diện biết rằng bạn thực sự đang “nghe” và cân nhắc những

gì họ nói

1 Mục đích của việc lắng nghe

- Nắm bắt được nội dung vấn đề, thu thập được nhiềuthông tin, đánh giá nội dung và tương tác qua lại trongquá trình diễn đạt.

- Tạo sự liên kết giữa người với người, đó là liên kết xúccảm Lúc này sự lắng nghe lại có thêm những mục đíchmới tích cực về cảm xúc hơn như:

+ Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với mọi người

+ Chia sẻ sự cảm thông với người khác

+ Khám phá ra những tính cách mới mẻ của người đãquen biết

- Ngoài ra, lắng nghe là một biện pháp hữu hiệu để giảiquyết xung đột, mâu thuẫn; bằng sự chú tâm và chânthành khi lắng nghe bạn sẽ khiến đối phương cảm thấyđược tôn trọng và họ cũng sẽ cởi mở với bạn hơn rồi sau

đó những nút thắt của vấn đề sẽ được tháo gỡ một cáchnhanh chóng

- Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận những thôngtin mới, những ý kiến mới, vì thế họ sống sáng suốt và thấu hiểu mọiviệc xung quanh, thành quả mà họ thu được sẽ là lòng tin của mọingười, khả năng nắm được thông tin, khả năng cập nhật hóa thông tin vàkhả năng giải quyết được vấn đề

II, LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG

Trên thực tế, các cuộc nghiên cứu chứng minh rằng người talắng nghe nội dung chỉ được 25% hoặc ít hơn, hầu hết mọingười thích nói hơn là thích nghe Khi bị hỏi về những điều vừanghe thì câu trả lời nhận được rất lộn xộn, không đúng với nộidung Sự “thao thao bất tuyệt” trong cuộc trò chuyện dẫn đến

sự nhầm chán với người đối diện trong giao tiếp truyền thông.Như vậy, khi biết lắng nghe, hiệu quả giao tiếp sẽ tăng cao Trong giao tiếp cũng như giao tiếp trong truyền thông, việclắng nghe đem lại nhiều lợi ích:

- Thoả mãn nhu cầu của người nói: Ai cũng muốn được tôn

trọng, khi chúng ta chú ý lắng nghe người đối thoại là chúng tathoả mãn nhu cầu đó của họ Thật là khó chịu khi bạn nói màkhông ai thèm nghe Vì vậy, việc lắng nghe cũng giúp chúng ta tạo được

ấn tượng tốt ở người đối thoại

Trong giao tiếp truyền

thông, lắng nghe đối

phương nói cũng là cách

tôn trọng họ và tôn trọng

cuộc đàm phán đó Xây

dựng mối quan hệ thân

thiện với đồng nghiệp và

khách hàng, từ đó, công

việc sẽ trợ nên suôn sẻ và

thành công

- Thu thập được nhiều thông tin: Người ta chỉ thích nói với những ai biết lắng

nghe Do đó, việc chú ý lắng nghe người đối thoại không những giúp chúng tahiểu và nắm bắt được những điều họ nói, mà còn kích thích họ nói nhiều hơn,cung cấp cho chúng ta nhiều thông tin hơn

Trong lĩnh vực truyền thông, khi đã nắm rõ nội dung thông tin thì chúng ta dễdàng nhận trách nhiệm vai trò của mình trong vấn đề đang đàm phán (đangđược đề cập đến)

- Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp truyền thông: Khi bạn chú ý

lắng nghe người đối thoại, bạn sẽ hiểu được điều họ nói, cái họ muốn, đồng thờibạn cũng có thời gian để cân nhắc xem nên đối đáp thế nào cho hợp lý, nghĩa là

có thể tránh được những sai sót do hấp tấp, vội vàng

Theo nghiên cứu, tốc độ nói của một người khoảng 125 từ/ phút trong khi tốc

độ tư duy của người nghe gấp 4 lần người đang nói cho nên khi người nói đangmải mê nói thì người nghe đã có đủ thời gian để mổ xẻ, phân tích, kiểm tra ýkiến… để có sự ứng phó thích hợp Do vậy, người biết lắng nghe trong truyềnthông là người chiếm ưu thế trong đàm phán công việc

- Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp truyền thông: Khi

người đối thoại nói, bạn chú ý lắng nghe thì đến khi bạn lên tiếng, họ cũng sẽlắng nghe bạn, nghĩa là tạo nên không khí tôn trọng, biết lắng nghe nhau tronggiao tiếp

Một người biết cách lắng nghe là khi người ấy chú tâm vào vấn đề đang được nghe, dù đó là chuyện quan trọng hay không.Hãy thể hiện sự quan tâm không chỉ bằng lời nói mà còn bằng điệu bộ và cử chỉ

- Giúp giải quyết được nhiều vấn đề: Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn

không giải quyết được chỉ vì các bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau Bằngthái độ tôn trọng, biết lắng nghe nhau, mỗi bên sẽ hiểu hơn về quan điểm, lậptrường của bên kia, xác định được nguyên nhân gầy mâu thuẫn và từ đó cùngđưa ra giải pháp để thóat khỏi xung đột

Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận những thông tinmới, những ý kiến mới, vì thế họ sống sáng suốt và thấu hiểu mọi việc xungquanh, thành quả mà họ thu được sẽ là lòng tin của mọi người, khả năng nắmđược thông tin, khả năng cập nhật hóa thông tin và khả năng giải quyết đượcvấn đề

Như vậy, lắng nghe đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích Không phải ngẫunhiên mà những người từng trải, người khôn ngoan thường là những người nói

ít, nghe nhiều, họ chỉ lên tiếng khi thật sự cần thiết

III, NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ VIỆC LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢTRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG

Lắng nghe có nhiều lợi ích như vậy nhưng, trên thực tế, không nhiều ngườibiết lắng nghe Theo D.Torrington, 75% các thông báo miệng không được chú ýđến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng, còn khả năng nắm bắt đượcnhững ý nghĩ sâu sắc trong lời nói của người khác thì lại càng hiếm Điều nàycho thấy, việc lắng nghe có hiệu quả không hoàn toàn đơn giản như một sốngười vẫn nghĩ: muốn lắng nghe thì chỉ cần im lặng Một trong những nguyênnhân cơ bản của tình trạng trên là có nhiều yếu tố cản trở việc lắng nghe:

* Tốc độ tư duy

Tốc độ tư duy của con người cao hơn nhiều tốc độ nói Vì vậy, khi nghe ngườikhác, chúng ta thường có dư thời gian và chúng ta thường dùng thời gian dưthừa này để suy nghĩ một vấn đề khác, nghĩa là tư tưởng của chúng ta bị phântán Cho nên, khi trình bày một vấn đề nào đó, bạn cần đi thẳng vào vấn đề vànói một cách ngắn gọn, không nên dài dòng và cũng không nên nói quá chậm,vừa lãng phí thời gian, vừa dễ làm người nghe mất tập trung

Một sự quan tâm đến những vấn đề khác cần thiết hơn sẽkhông tập trung được tư duy và là lý do của những thói quennghe kém

* Vấn đề phức tạp

Trước một vấn đề phức tạp, đặc biệt khi vấn đề đó ít liên quan đến chúng ta,chúng ta thường có xu hướng chọn con đường dễ nhất, đó là bỏ ra ngoài tai,không chú ý lắng nghe nữa

Một người biết cách lắng nghe là khi người ấy chú tâm vào vấn đề đang được nghe, dù đó là chuyện quan trọng hay không.Hãy thể hiện sự quan tâm không chỉ bằng lời nói mà còn bằng điệu bộ và cử chỉ.

* Sự thiếu tập luyện

Lắng nghe là một kỹ năng Để “biết lắng nghe”, chúng ta cần được tập luyện.Tuy nhiên, từ khi còn nhỏ cho đến khi trưởng thành, chúng ta ít được dạy và rènluyện cách lắng nghe Chúng ta dành nhiều thời gian cho việc học nói, học đọc,học viết nhưng học nghe thì rất ít Đây là một nghịch lý vì, như chúng ta đã nói,trong giao tiếp thời gian dành cho việc nghe nhiều hơn thời gian dành cho đọc,viết và nói Chính vì vậy mà không biết lắng nghe để lại rất nhiều hậu quả khókiểm soát trong lĩnh vực truyền thông:

- Nhiều doanh nghiệp thua lỗ hàng triệu đô la Mỹ mỗi năm chỉ vì truyềnthông giao tiếp bị lệch lạc, bắt nguồn từ thất bại không biết lắng nghe vàkhông hiểu được nhu cầu của khách hàng

- Nhân viên không nắm vững chủ trương chính sách của cơ quan; cấp quảntrị lãnh đạo cơ quan không thành công

- …

* Sự thiếu kiên nhẫn

Thiếu sự quan tâm và sự kiên nhẫn đối với ý nghĩ của người

khác, hoặc không hợp với họ, làm cho nhiều người trở thànhnghe kém Với tình cảnh như vậy thì các từ sẽ đi từ tai này sangtai kia và bay luôn ra ngoài

Để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta cần phải biết kiên nhẫn với ý kiến củangười khác Tuy nhiên, thực tế lại thường không phải như vậy Trong cuộcsống, hiện tượng “cả hai cùng nói”, “tranh nhau nói”, không phải là ít Khinghe người khác nói, chúng ta thường bị kích thích, nghĩa là chúng ta cũng cónhững ý kiến đáp lại và muốn nói ngay ra ý kiến đó Nếu không biết kìm chế,không biết kiên nhẫn nghe người kia thì việc lắng nghe của chúng ta không thể

có hiệu quả

* Sự thiếu quan sát bằng mắt

Trong giao tiếp, 80% lượng thông tin được truyền đi qua các phương tiện phingôn ngữ Vì vậy muốn lắng nghe có hiệu quả, chúng ta không chỉ dùng thínhgiác mà phải dùng cả các giác quan khác, đặc biệt là mắt, để nắm bắt tất cả cácthông tin mà người đối thoại phát đi, cả những thông tin bằng lời và cả nhữngthông tin không bằng lời Trên cơ sở phân tích, đánh giá một cách tổng hợp cácthông tin thu thập được, chúng ta mới có thể hiểu chính xác ý của người đốithoại

Khi nghe cần phải nắm bắt được cả những thông tin khôngbằng lời, như ánh mắt, nét mặt, dáng điệu, cử chỉ…, để biếtthêm về thái độ và cảm nghĩ của đối tượng

* Những thành kiến, định kiến tiêu cực

Nghe là một quá trình nhận thức Quá trình nghe và kết quả của nó khôngnhững phụ thuộc vào thông tin và người phát ra thông tin đó, mà cả đặc điểm

tâm lí của người nghe, đặc biệt là những thành kiến, định kiến ở họ Thườngngười ta có khuynh hướng lắng nghe một cách chủ quan, nênnhững thành kiến tiêu cực khiến người ta không chú ý lắngnghe nữa.

Khi chúng ta có thành kiến, định kiến về người đối thoại hoặc về vấn đề màngười đối thoại trình bày, thì chúng thường ảnh hưởng xấu đến thái độ và kếtquả lắng nghe của chúng ta Những thành kiến đó có thể xuất phát từcách ăn mặc, tóc tai, dáng vẻ bên ngoài, giọng nói, cách sửdụng từ ngữ… của đối tượng Chẳng hạn, trước một người mà bạn cho là

“hay ba hoa’’ thì bạn thường không để ý đến lời nói của họ, ngay cả khi họnghiêm túc thì bạn vẫn dễ đánh giá là không nghiêm túc, không đáng lưu tâm.Chủng tộc và giới tính đôi khi cũng cản trở tới việc lắng nghe.Khi đã có những thành kiến tiêu cực thì người ta thường dùngthì giờ tìm những lý lẽ để bác bỏ và những câu hỏi để gây cảntrở cho người nói Những việc làm đó đều làm ngăn cản sự lắngnghe

* Uy tín của người nói

Thường uy tín làm tăng sức ám thị, nên khi chúng ta nghe

một người có uy tín nói về những vấn đề mình quan tâm, thì

chúng ta dễ mất tính phê phán và nghe một cách mù quáng

* Những thói quen xấu khi lắng nghe

Trong khi nghe người khác, chúng ta thường mắc phải những thói quen xấunhư: lười suy nghĩ, cắt ngang lời người nói, giả vờ chủ ý, đoán trước ý ngườinói Những thói quen này làm giảm hiệu quả của việc lắng nghe.

IV, CÁC MỨC ĐỘ LẮNG NGHE VÀ KỸ NĂNG LẮNG NGHE CÓ HIỆUQUẢ TRONG GIAO TIẾP TRUYỀN THÔNG

1 Các mức độ lắng nghe

Khi nghe người khác trong giao tiếp truyền thông, tuỳ theo tình huống màchúng ta thể hiện một trong các mức độ nghe sau đây:

- Lờ đi, không nghe gì cả: Chẳng hạn, khi đàm phán với đối tác truyền

thông mà một nhân viên luôn chăm chú nhìn vào điện thoại của mình, thithoảng cười khúc khích và không lắng nghe đối phương trình bày công việc

- Giả vờ nghe (Lắng nghe theo kiểu hình thức): Trong trường hợp này,

người nghe thường đang suy nghĩ một vấn đề khác, nhưng lại tỏ vẻ chú ý nghengười đối thoại đề an ủi họ, đồng thời để che giấu việc mình chẳng nghe gì cả Mức độ của người nghe trong

trường hợp này chỉ khoảng 10%,

nói cách khác, lắng nghe theo

hình thức chỉ nhằm mục đích đối

phó

- Nghe có chọn lọc: Tức là chỉ nghe những phần mà mình quan tâm Cách

nghe này khó có hiệu quả cao, bởi vì người nghe không theo dõi liên tục nênkhông nắm được đầy đủ và chính xác những thông tin mà người đối thoại đưa

ra Mức độ quan tâm trong trường hợp này chỉ khoảng 40%

Ví dụ trong lĩnh vực truyền thông, trong cuộc họp với giám đốc, nhân viênvừa lắng nghe giám đốc nói, vừa thi thoảng lại nhìn ra cửa sổ, hay nhìn linh tinhtrong phòng họp Lúc tập trung lắng nghe, lúc lại xao lãng …

- Nghe chăm chú (Lắng nghe chủ động): Tập trung mọi sự chú ý vào lời

người đối thoại và cố gắng hiểu họ Lắng nghe và bắt được những từngữ tâm đắt rồi viết ra giấy, nghe rất tập trung Mức độ quantâm của họ là 70%

Những người biết lắng nghe chủ động là những người biết tiếpnhận những thông tin mới, những ý kiến mới, vì thế họ sốngsáng suốt và thấu hiểu mọi việc xung quanh Trong giao tiếptruyền thông, những người biết nghe chăm chú sẽ có được lòngtin của mọi người, có khả năng nắm được thông tin, cập nhậthóa thông tin và giải quyết được nhanh chóng vấn đề trongcông việc

- Nghe thấu cảm (Lắng nghe sâu): Trong trường hợp này, người nghe

không những chăm chú nghe mà còn đặt mình vào vị trí của người nói để hiểungười nói có cảm nghĩ gì Như vậy, khi nghe thấu cảm, chúng ta không nhữnghiểu được lời nói của người đối thoại mà còn hiểu tại sao họ nói như vậy, họmuốn gì, có nhu cầu gì Nghĩa là chúng ta đi sâu vào nội tâm của họ, lắng nghekhông chỉ bằng tai mà bằng cả trái tim, lắng nghe cả những thông tin được nóithành lời và cả những gì không được nói thành lời, lắng nghe cả những phútgiây im lặng Mức độ lắng nghe trong trường hợp này vào khoảng 90%

2 Kỹ năng lắng nghe có hiệu quả trong giao tiếp truyền thông

Có đôi khi, chúng ta vẫn có thể lắng nghe trong lúc mắt đang lảng vảng ởnhững nơi khác, hoặc vừa nghe vừa làm một việc khác như ăn, uống,… Tuynhiên, chính những biểu hiện này sẽ phá hỏng mối quan hệ tốt đẹp và biếnchúng ta trở thành một người kém giao tiếp trong mắt bạn bè, đồng nghiệp…

Vì thế, để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta phải nghe ở mức độ nghe chămchú và đặc biệt là nghe thấu cảm Muốn làm được điều đó, chúng ta cần chú ýrèn luyện một số kỹ năng sau đây:

- Kỹ năng tạo không khí bình đẳng, cởi mở: Để tạo không khí bình

đẳng, cởi mở, bạn cần chú ý đến khoảng cách giữa bạn và người đối thoại, vị trí,

- Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm: Cũng qua tư thế, điệu bô, cử chỉ, ánh mắt

của mình, bạn thể hiện sự quan tâm của mình đến người đối thoại và lời nói củahọ

+ Tư thế dấn thân: Nghiêng người về phía người đối thoại

+ Tiếp xúc bằng mắt: Mắt nhìn người đối thoại một cách nhẹ nhàng, chân thành,nhưng không tập trung vào một điểm nào đó mà tựa như bao quát toàn bộ conngười họ Đây là cử chỉ thể hiện sự tôn trọng người nói