Sáng kiến Xây dựng Công cụ Tra cứu thông tin điểm tuyển sinh cho các đối tượng dự thi vào Trường

Trước đây việc quản lý và tra cứu thông tin truyền thống bộc lộ nhiều bất cập như: cơ sở dữ liệu thông tin về HSSV cồng kềnh, không đồng nhất về cơ sở dữ liệu, không hỗ trợ tra cứu,… làm mất nhiều thời gian, công sức cho cán bộ quản lý và người sử dụng khi tìm kiếm thông tin. Cụ thể khi cần xác nhận điểm đỗ hay trượt cho sinh viên dự thi vào trường, cán bộ quản lý và học sinh sinh viên cần nhiều thời gian cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trên những tập hồ sơ được in sẵn bằng bản giấy A4. Các nguồn lực thông tin bị phân tán không chỉ gây khó khăn cho công tác quản lý mà còn lãng phí nhiều tài nguyên vô hình của trường như: thời gian, công sức của cán bộ nhân viên, học viên, dễ xảy ra sai sót nhầm lẫn khi tìm kiếm

THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN

1 Tên sáng kiến:

Xây dựng công cụ Tra cứu thông tin điểm tuyển sinh cho các đối tượng dự thi vào Trường Đại học Điều dưỡng Nam Định

2 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Công nghệ thông tin

3 Thời gian áp dụng sáng kiến:

Từ ngày 01 tháng 8 năm 2015

4 Tác giả:

- Họ và tên: Nguyễn Anh Tiến

- Ngày tháng năm sinh: 09/09/1982

- Nơi thường trú: Số 57 đường Trần kỳ - Phường Cửa Bắc – TP Nam Định

- Trình độ: Thạc sĩ

- Chức vụ: Trưởng phòng Công nghệ thông tin

- Nơi công tác: Trường Đại học Điều dưỡng Nam Định

- Điện thoại: 0986.707.567

- Tỉ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 50% và các cộng sự:

sinh Đơn vị Trình độ

Tham gia (%)

5 Đơn vị áp dụng sáng kiến

- Trường Đại học Điều dưỡng Nam Định

BÁO CÁO SÁNG KIẾN

I Điều kiện hoàn cảnh tạo ra sáng kiến

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đặt ra những yêu cầu đòi hỏi về cung cấp mạng lưới thông tin đầy đủ chính xác Trong thời đại thông tin, nhu cầu về quản lý và tra cứu thông tin ngày càng trở nên quan trọng

Sự tiến bộ của công nghệ thông tin đã thúc đẩy mạnh mẽ công cuộc đổi mới, tạo ra nhiều thành tựu rực rỡ và đang góp phần làm thay đổi nhanh chóng ngành giáo dục Việt Nam nói chung và trong công tác quản lý tại trường Đại học Điều dưỡng Nam Định nói riêng

Trước đây việc quản lý và tra cứu thông tin truyền thống bộc lộ nhiều bất cập như: cơ sở dữ liệu thông tin về HSSV cồng kềnh, không đồng nhất về cơ sở

dữ liệu, không hỗ trợ tra cứu,… làm mất nhiều thời gian, công sức cho cán bộ quản lý và người sử dụng khi tìm kiếm thông tin

Cụ thể khi cần xác nhận điểm đỗ hay trượt cho sinh viên dự thi vào trường, cán bộ quản lý và học sinh sinh viên cần nhiều thời gian cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trên những tập hồ sơ được in sẵn bằng bản giấy A4

Các nguồn lực thông tin bị phân tán không chỉ gây khó khăn cho công tác quản lý mà còn lãng phí nhiều tài nguyên vô hình của trường như: thời gian, công sức của cán bộ nhân viên, học viên, dễ xảy ra sai sót nhầm lẫn khi tìm kiếm

Bài toán đặt ra cho cán bộ quả lý Phòng Công nghệ thông tin cũng Như ban giám hiệu Nhà trường là làm sao xây dựng Công cụ tìm kiếm thông tin cho học sinh sinh viên khi biết điểm có thể ở bất cứ đâu như ngồi ở nhà có thể tự tìm kiếm và tra cứu thông tin của mình một cách chính xác và nhanh nhất thông qua máy tính kết nối mạng và điện thoại thông minh

Chính vì vậy chúng tôi đã chủ động xây dựng Công cụ hỗ trợ tìm kiếm thông tin tra cứu điểm tuyển sinh tích hợp trên hệ thống Website: ndun.edu.vn của nhà trường Giúp cho học viên có thể tra cứu thông tin một

cách nhanh nhất và chính xác nhất

II Mô tả giải pháp

1 Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến: Một số những quy định và căn

cứ để xây dựng giải pháp về CNTT trong quản lý ngành y tế

- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

- Chỉ thị 02/CT-BYT ngày 25/02/2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong ngành y tế;

- Căn cứ Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/04/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành “Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước”;

- Căn cứ thực trạng và nhu cầu thực tế của Nhà trường hiện nay;

Thứ nhất: Khi có thông tin kết quả tuyển sinh hàng năm của Nhà trường

phòng quản lý Đào tạo Đại học và Sau Đại học cùng trung tâm khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục gửi kết quả xuống phòng Công nghệ thông tin bằng bản giấy có dấu đỏ Và một bản mềm bằng File Excel Với số lượng hàng năm giao động cho tất cả các đối tượng khoảng 4.000 học viên, tính trung bình mỗi một trang A4 in được 30 học viên vậy phải mất 1.500 tờ giấy tương đương gần 4 gam giấy A4

Thứ hai: Việc in và đưa thông tin lên trang thông tin bằng bản giấy scan

rất mất thời gian Trung bình 2 phút/1 bản scan xong và đưa thông tin lên Như vậy với phép toán: 1.500 x 2 = 3.000 phút vậy mất khoảng gần 6 ngày để vừa Scan và đưa thông tin lên trên Website

Thứ ba: Sau khi đưa thông tin lên việc tra cứu cho từng học viên tương đối

khó khăn vì số lượng rất nhiều, mặt khác việc nhìn và tìm kiếm trên bản scan đôi khi gây nhầm lẫn vì có thể lệch dòng dẫn đến sai lệch thông tin

Thứ tư: Để đọc được bản Scan khi đưa lên thì máy tính cần cài thêm phần

mềm đọc PDF đôi khi gây khó khăn cho một số người không thạo về CNTT dẫn đến không đọc được thông tin và thông tin không hiển thị được

Nói tóm lại: Việc thực hiện băng phương pháp thông thường sẽ tốn khoảng thời gian nhất định, tốn kinh phí, có thể bị nhầm lẫn … Chính vì lý do đó chúng tôi đã xây dựng giải pháp mới để giải quyết những nhược điểm trên

2 Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến

2.1 Vấn đề cần giải quyết

Xây dựng công cụ tìm kiếm đặt ngay trên trang chủ của Website giúp việc tra cứu thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng, chính xác chỉ bằng nhập câu lệnh là từ khóa Số báo danh gõ trực tiếp lên công cụ tìm kiếm

2.2 Tính mới của giải pháp mới so với giải pháp cũ

Giải pháp này được thực hiện thông qua “Công cụ tra cứu thông tin tuyển sinh” được xây dựng và tích hợp lên webite nhà trường Ưu điểm của giải pháp

này so phương pháp truyền thống là:

- Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Nhà trường

- Việc tra cứu thông tin điểm tuyển sinh của học viên dự thi vào Trường cho tất cả các đối tượng

- Tra cứu thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất

- Tiết kiệm thời gian khi không phải đọc bản Scan cho từng trang

- Tiết kiệm chi phí khi không phải in ấn tài liệu

- Công cụ tự động tìm kiếm và thống kê vị trí xếp hạng thí sinh sau khi được so sánh về điểm

- Hiển thị được danh sách cho từng đối tượng dự thi vào trường

- Tạo cảm giác thân thiện vơi người sử dụng

So sánh giữa giải pháp cũ và giải pháp mới

In ấn Có phải in tài liệu Không phải in

2.3 Thực nghiệm các bước thực hiện của Công cụ tìm kiếm

Giới thiệu về công cụ Tìm kiếm và Tra cứu thông tin trên Trang Website Bước 1: Truy cập vào trang website: http://ndun.edu.vn/

Bước 2: Quan sát và tìm đến cổng Tra cứu thông tin Tuyển sinh năm 2015

(Giao diện sử dụng năm 2015)

Nhập vào dòng thông tin Họ và tên và SBD (Thông tin tuyển sinh năm

2014 và Nhập vào Số báo danh thông tin tuyển sinh năm 2015)

Bước 3: Chạy sang cửa sổ mới hiển thị thông tin chi tiết và cụ thể như sau:

Tại đây thông tin thí sinh được hiển thị như sau:

- Thông tin về Số báo danh

- Tổng điểm của học viên

- Liệt kê số điểm cho từng môn mà học viên đạt được

- Đối tượng ưu tiên học viên:

- Mã ngành của học viên đã đăng ký:

- Xếp hạng của học viên trên tổng số học viên đã nộp

Bước 4: Hiển thị danh sách học viên

2.4 Điều kiện cần thiết để áp dụng

- Cần máy tính có kết nối mạng Internet hoặc Điện thoại di động thông

minh có Wifi hoặc 3G

- Cán bộ CNTT sử lý dữ liệu đưa thông tin lên hệ thống

2.5 Khả năng áp dụng vào thực tế

Sáng kiến đã được áp dụng vào thực tế từ năm 2015 nhằm tìm kiếm thông tin điểm của thí sinh một cách nhanh và chính xác

Trong năm 2015 cũng đang được áp dụng và thực hiện việc tra cứu và tìm kiếm trên hệ thống trang thông tin điện tử Nhà trường cho đối tượng xét tuyển Đại học và Cao đẳng

Khả năng áp dụng thực tế cho nhiều năm tiếp theo

Chi phí áp dụng cho công cụ tìm kiếm này là hoàn toàn miễn phí: Do tác

giả và cộng sự xây dựng lên Chỉ chi phí 1 phần kinh phí rất nhỏ cho việc nhập

và đẩy dữ liệu lên hệ thống

2.6 Khả năng áp dụng cho những đối tượng, cơ quan, tổ chức khác

Có thể áp dụng sáng kiến này trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin điểm của thí sinh tất cả các đối tượng dự thi vào các trường Trung cấp, cao đẳng và Đại học trên cả nước

III Hiệu quả do sáng kiến đem lại:

III.1 Hiệu quả kinh tế (Giá trị làm lợi tính thành tiền):

Hiệu quả về mặt Công nghệ:

- Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu

- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tra cứu

- Tìm kiếm nhanh và chính xác

- Cho tất cả các đối tượng có thể tìm kiếm và tra cứu mọi lúc mọi nơi

- Không có giới hạn về số lượng thí sinh tìm kiếm và tra cứu

Hiệu quả về mặt kinh tế

Trong phạm vi thực hiện sáng kiến này tác giả chỉ xác định được một phần

về số tiền đã làm lợi, tuy nhiên có thể đưa ra một số hiệu quả kinh tế dự kiến như sau:

- Giảm bớt thời gian Scan tài liệu (Chi phí này mất 6 ngày mới có thể làm

xong số lượng khoảng 4.000 thí sinh) Thời gian này cán bộ có thể làm nhiều công việc khác hiệu quả hơn

- Không phải in ấn tài liệu với số lượng tương đối lớn cho hàng ngàn thí

sinh, làm giảm chi phí về giấy in và mực in (tính cả in nhầm và in sai…)

- Nếu phải in ấn và Scan tài liệu đưa lên thì chi phí một phần về hao mòn

thiết bị

- Giảm chi phí đi lại cho từng thí sinh và gia đình thí sinh, thí sinh ở tại nhà

cũng biết được điểm thi của mình và tự thống kê được xem có đủ điểm để đỗ vào Trường không Qua đó có phương án hợp lý với số điểm mình có được;

Chi tiết như sau:

Một tờ giấy A4 in ra: 300 * 4.000 = 1.200.000 VNĐ

Một bản Scan tờ giấy A4: Trung bình 1.000 * 4.000 = 4.000.000 VNĐ Mực in: 1 hộp Máy in A4 Canon : 500.000 VNĐ

Nhân lực: 6 ngày làm việc * 100.000 = 600.000 VNĐ

Tổng cộng: 1.200.000 + 4.000.000 + 500.000 + 600.000 = 6.3000.000

(Bằng chữ: Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn)

III.2 Hiệu quả về mặt xã hội (Giá trị làm lợi không tính thành tiền(nếu có))

Sáng kiến này khi được áp dụng từ năm 2015 đến nay đã mang lại một số hiệu quả nhất định về sự minh bạch trong quản lý điểm của thí sinh;

Dữ liệu điểm tuyển sinh của thí sinh được công bố công khai trên toàn quốc; Việc tra cứu thông tin điểm thí sinh áp dụng cho tất cả đối tượng trong toàn

xã hội;

Sáng kiến đã nâng cao được một phần kiến thức về CNTT cho đối tượng sử dụng tìm kiếm thông tin Qua đó phần nào quảng bá hình ảnh cũng như quy mô đào tạo của Trường Đại học Điều dưỡng Nam Định;

III.3 So sánh đối với một số Trường Đại học Y dược hiện nay về công cụ tìm kiếm thông tin điểm trên Webiste

1 Chỉ ra được thông tin điểm của Từng mon học

2 Tổng điểm của từng môn học

3 Không thống kê được số điểm và so sánh với thí sinh khác

4 Không liệt kê được danh sách

1 Không có công cụ tìm kiếm trên Website

2 Đưa ra bản Scan PDF đơn thuần

ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

1 Công cụ đầy đủ tính năng về khả năng tìm kiếm

2 Liện kê rõ dàng toàn bộ danh sách và mã nghành đối tượng dự thi

3 Thống kê đầy đủ danh sách thí sinh dự thi

4 Không có tính năng đếm số lương thí sinh để so sánh với thí sinh khác vị trí mình đang đứng

Bảng 1: Đánh giá về công cụ Tìm kiếm và tra cứu trước và sau khi áp dụng theo cách “Đáp ứng”, “Chấp nhận được”, “Không đáp ứng”

Nội dung

Trước áp dụng PP khác (%)

Ngay sau áp dụng Công

cụ (%)

Tương lai (%)

Công cụ với tính năng hiện có Không

đáp ứng Đáp ứng

Chấp nhận được Tìm kiếm thông tin nhanh và

chính xác

Không đáp ứng Đáp ứng

Chấp nhận được Kết quả tìm được tường minh Đáp ứng Đáp ứng Đáp ứng

đáp ứng Đáp ứng Đáp ứng

Bảng 2: So sánh mức áp dụng giải pháp với một số Trường thuộc khối Y

dược hiện tại

quả

Khả thi

Chính xác

Đủ tính năng

Thống kê KQ

Cộng đồng

Tóm lại với những hiệu quả do giải pháp này mang lại chắc chắn sẽ rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, Thông tin kiếm nhanh và chính xác và làm giảm một phần chi phí trong đầu tư Thống kê và biết được chính xác số điểm smình đã đạt được và so sánh với những thí sinh khác Giúp thí sinh nhận định được số điểm của mình sao cho có sự lựa chọn phù hợp với ngành nghề và trường mình lựa chọn theo học

Xóa bỏ khoảng cách địa lý giữa Nhà trường và thí sinh dự thi

IV Cam kết không sao chép hoặc vi phạm bản quyền

Tôi xin cam đoan những nội dung của sáng kiến được mô tả ở trên là do cá nhân tôi thực hiện Tôi không sao chép hoặc vi phạm bản quyền của bất kì tác giả nào tại Việt Nam

CƠ QUAN ÁP DỤNG GIẢI PHÁP

………

………

………

………

………

………

TÁC GIẢ SÁNG KIẾN

Nguyễn Anh Tiến