HỆ THỐNG hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý THÔNG TIN QUẢN lý

Hệ thống thông tin QLchức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu th

Giáo viên: Vũ Đinh Nghiêm Hùng

Email: nghiemhung@gmail.com

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Email: nghiemhung@gmail.com

Hệ thống thông tin QL

chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển thông tin tới hỗ trợ việc tạo các quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề,

và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức [3].

4

◦ Địa điểm có được thông tin

◦ Dạng của thông tin: chữ viết, hình ảnh, âm thanh,…

Con người (công nhân tri thức- knowledge worker)

Con người (công nhân tri thức- knowledge worker)

◦ Công nhân tri thức là người làm việc với thông tin và làm ra các sản phẩm là thông tin.

Công nghệ thông tin

◦ Công nghệ thông tin là những thứ được hỗ trợ bởi máy tính mà con người sử dụng chúng để làm việc với thông tin, hỗ trợ việc

xử lý thông tin của một tổ chức

◦ Công nghệ bao gồm 2 mảng: phần cứng và phần mềm

Xuất DL

Phản hồi

Các chức năng chính

Nhập dữ liệu: thu thập và nhận dữ liệu để xử lý

Xử lý dữ liệu: chuyển đổi dữ liệu hỗn hợp thành

dạng có nghĩa với người sử dụng

Xuất dữ liệu: phân phối tới những người hoặc hoạt

Xuất dữ liệu: phân phối tới những người hoặc hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

Lưu trữ thông tin: trường, file, cơ sở dữ liệu

Phản hồi: kiểm tra, đánh giá lại, và hoàn thiện hệ thống

8

Quy trình xử lý thông tin

Vai trò chiến lược của HTTT

Giúp điều hành hiệu quả hơn

Tạo ưu thế cạnh tranh

◦ Ví dụ: FEDERAL EXPESS với FedEx Pakage

◦ Ví dụ: Dell với mô hình “ bán, tìm nguồn, chuyển hàng ” tiên tiến hơn

so với mô hình truyền thống “ mua, cất, bán ”

12

Mặt trái của công nghệ TT

Email: Expensive mail???, spam mail

Rò rỉ, tiết lộ thông tin

Ăn trộm và phá hoại dựa trên CNTT

Ăn trộm và phá hoại dựa trên CNTT

…

Thuận lợi và khó khăn cho doanh

nghiệp do sự phát triển của HTTT?

14

Máy tính và quá trình thông tin

Cấu trúc máy tính: cấu hình hệ thống, các dạng máy tính,…

Files và cơ sở dữ liệu: Files và hệ

Files và cơ sở dữ liệu: Files và hệ

thống các files, hệ thống quản lý cơ

sở dữ liệu,…

Mô hình cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thảo luận

Anh/chị thích dùng thiết bị nào nhất?

Anh/chị KHÔNG thích dùng thiết bị

nào nhất?

nào nhất?

Tệp (file) và cơ sở dữ liệu

Trước đây: thiết kế và sử dụng hệ thống

tệp

◦ Tạo các tệp thành một hệ thống và tạo mối liên

hệ giữa các tệp để dễ dàng truy cập thông tin và

hệ giữa các tệp để dễ dàng truy cập thông tin và tạo báo cáo.

Ngày nay: thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu

◦ Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin mà người ta tổ chức và truy cập theo cấu trúc logic của các

thông tin đó.

Cơ sở dữ liệu và bảng tính

Giống nhau: cùng dùng để lưu trữ

thông tin dưới dạng các file 2 chiều

Khác nhau: việc truy cập và xử lý

Khác nhau: việc truy cập và xử lý

thông tin theo kiểu: logic và vật lý

20

Mô hình cơ sở dữ liệu

Khái niệm mô hình CSDL: mô hình CSDL là tập hợp các kết cấu logic thể hiện cấu trúc

và mối quan hệ của dữ liệu trong phạm vi CSDL

CSDL

Mô hình thực hiện: Quan tâm tới vấn đề

biểu diễn dữ liệu trong CSDL như thế nào

Mô hình khái niệm: Tập trung vào mô tả

bản chất của việc biểu diễn CSDL

22

Các kiểu quan hệ của dữ liệu

Quan hệ 1-1: là mối quan hệ duy nhất giữa hai

thực thể, từ thực thể này chỉ có duy nhất một

đường dẫn tới thực thể kia và ngược lại.

Quan hệ 1-nhiều: đây là quan hệ từ một gốc có thể

Quan hệ 1-nhiều: đây là quan hệ từ một gốc có thể chỉ tới nhiều điểm mới, nhưng mỗi điểm chỉ có một gốc duy nhất

Quan hệ nhiều-nhiều: đây là dạng mà cả gốc lẫn ngọn đều có quan hệ đa phương

Mô hình thực hiện

Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc (1969): giải quyết khó khăn do sự trùng lặp DL trong quá trình xử lý của dự án Apollo, cấu trúc hình cây từ trên xuống ( so sánh với cơ cấu TCQL )

Mô hình CSDL mạng: đặc điểm là các báo cáo có

Mô hình CSDL mạng: đặc điểm là các báo cáo có thể được thiết lập từ nhiều nguồn, giải quyết được các mối quan hệ nhiều-nhiều

Mô hình CSDL quan hệ (1970): tạo ra CSDL truyền một cách tự động bằng cách tổ chức các bảng

CSDL liên kết với nhau nhưng độc lập về cấu trúc

và DL

24

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Khái niệm: CSDL quan hệ sử dụng 1 chuỗi các bảng hoặc các files 2 chiều, có quan hệ với nhau để lưu trữ thông tin dưới dạng

CSDL

CSDL

◦ Thành lập lược đồ logic (các bảng 2 chiều)

◦ Đưa thêm các thuộc tính tình thế và đánh giá các khối lượng

◦ Nghiên cứu các yêu cầu truy nhập

◦ Chia cắt lại các kiểu bản ghi

Lược đồ logic

Lược đồ logic là cấu trúc các kiểu bản ghi ,

mỗi kiểu bản ghi là một tập hợp những bản ghi có cấu trúc trường giống nhau, gọi ngắn gọn là một bảng

DS mượn

Số hiệu BĐ

Mã sách Ngày mượn Ngày trả

Sách

Mã sách Ngôn ngữ Tên sách Tác giả Năm xuất bản

Số hiệu BĐ Mã sách

Đưa thêm các thuộc tính tình thế

và đánh giá các khối lượng

Các thuộc tính tình thế phản ánh một tình trạng nào đó của một khu vực quản lý và

thường được tra cứu, mà mỗi lần dùng

thường được tra cứu, mà mỗi lần dùng

không cần phải tính toán vòng vo nữa.

Đánh giá số bản ghi trong lược đồ (khối

lượng của bảng) và ghi vào ngăn bổ sung phía cuối bảng

Nghiên cứu các yêu cầu truy

 n: tần suất của bước k-1

 m: số bản ghi trung bình tìm được của bước k-1

28

Mã sách Ngôn ngữ Tên sách Tác giả

Số hiệu BĐ

Mã sách

Yêu cầu A: biết số hiệu BĐ, tìm địa chỉ

Yêu cầu B: biết số hiệu BĐ, tìm năm XB của các sách mà người đó mượn

Yêu cầu C: biết mã sách, tìm trình độ của những người

đã đọc cuốn sách đó

Năm xuất bản KL: 100 KL: 5000

KL: 2000

Kết luận sau khi tính tần suất

Bảng nào có nhu cầu truy cập cao

Khóa tìm kiếm nào được sử dụng

Chia cắt lại cấu trúc bản ghi

Các kết nối không được sử dụng thì sẽ được dỡ bỏ

Căn cứ vào cụm trường thường được tra cứu để:

◦ Nếu các cụm nằm trên 2 bảng thì gộp 2 bảng thành 1 Mục đích?

◦ Nếu nhiều cụm rời nhau thì cắt bảng thành nhiều bảng nhỏ

◦ Nếu nhiều cụm rời nhau thì cắt bảng thành nhiều bảng nhỏ theo cụm Mục đích?

◦ Có thể lặp lại một trường ở bảng khác nếu thấy tiện tra

cứu hơn

Nếu thấy bảng nào đó được truy cập nhiều theo một

khóa tìm kiếm nào đó thì thiết lập cho nó một đường

truy cập đặc biệt

Bài tập 2

www.socchuot.net 34

www.socchuot.net 36

Xây dựng hệ thống TT

Tại sao lại cần một phương pháp để xây dựng một hệ thống TT?

Phương pháp xây dựng và phát triển HT.TT ương pháp xây dựng và phát triển HT.TT

Cách tiếp cận truyền thống

◦ Mô hình Chu kỳ sống của HT

Các cách tiếp cận hiện đại

Mô hình Chu kỳ sống của HT

Đây là cách tiếp cận có cấu trúc, giải quyết theo từng bước trong việc phát triển các hệ thống thông tin

triển các hệ thống thông tin

Mô hình thác nước

◦ Hệ thống phải làm được cái gì và cái gì không cần làm

◦ Lưu ý các vấn đề liên quan đến việc co giãn phạm vi thực

hiện

Bước 2: Phân tích

CN.TT làm việc với người sử dụng để:

◦ Thu thập, hiểu rõ, và được cung cấp tư liệu về các yêu cầu thực hiện cho hệ thống đã được đề

các yêu cầu thực hiện cho hệ thống đã được đề xuất.

Các yêu cu thc hi n – đây là một bộ

các yêu cầu kỹ thuật mà hệ thống phải đáp ứng để có thể hoạt động trơn tru.

42

Khĩ khăn khi phân tích các yêu cầu

Cách tiếp cận của Nạve– hỏi người sử dụng xem

họ muốn HT thực hiện những cái gì.

◦ Nảy sinh vấn đề: Nhiều khi người sử dụng cũng khơng

nắm rõ là họ cần cái gì!

Cách tiếp cận theo từng bước:

◦ Hỏi người sử dụng “Yếu tố quan trọng nhất trong sự hồn thành cơng việc của anh/chị là gì?”

◦ Xem xét cách thức cung cấp các thơng tin hữu dụng cho yếu tố đĩ

Bước 3: Thiết kế

Bốn thành phần thiết kế chính:

◦ Thit k giao di n – xác định cách để người sử

dụng giao tiếp với hệ thống

Bước 4: Phát triển

Phát tri'n- nhận toàn bộ tài liệu thiết

kế chi tiết từ bước trước và chuyển

chúng thành hệ thống hiện tại

chúng thành hệ thống hiện tại

◦ Xây dựng giao diện

◦ Xây dựng cơ sở dữ liệu

◦ Xây dựng các thành phần mạng

◦ Viết chương trình xử lý dữ liệu

46

Bước 5: Chạy thử

Kiểm tra xem hệ thống có hoạt động và đáp ứng được tất cả các yêu cầu thực hiện đã đặt

ra ở bước phân tích hay không

Ki'm tra các đi+u ki n – đây là các bước

chi tiết mà hệ thống phải thực hiện cùng với các kết quả kỳ vọng thu được ở các bước đó.

◦ Kiểm nghiệm thành phần hoặc đơn vị độc lập

◦ Kiểm nghiệm các nhóm của các thành phần tương tác với nhau

◦ Kiểm nghiệm toàn hệ thống

◦ Kiểm nghiệm chấp thuận hệ thống

Lưu ý: không bao giờ có thể kiểm tra được hệ thống ở tất cả các điều kiện, vì vậy hệ thống vẫn có thể có lỗi sau bước

kiểm nghiệm và chạy thử

48

◦ Tài liệu cho người sử dụng- hướng dẫn mọi người sử

◦ Tài liệu cho người sử dụng- hướng dẫn mọi người sử

dụng hệ thống với ngôn ngữ mà người ta có thể hiểu được

◦ Đào tạo sử dụng HT – tổ chức khóa học, CD, …

◦ Chuyển đổi hệ thống: Khởi động hệ thống mới và ngừng

sử dụng hệ thống cũ

◦ Sửa chữa bất kì lỗi phát sinh nào đó

Bước 7: Duy trì bảo dưỡng HT

Giám sát và hỗ trợ HT để đảm bảo HT đạt được các mục tiêu kinh doanh

Bước 7: Duy trì bảo dưỡng HT

Liên tục duy trì và bảo dưỡng HT (chi phí cho mục này lên đến 70% chi phí cho toàn bộ HT)

◦ Sửa sai (Corrective Maintenance) – sửa chữa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng

 Ví dụ: chữa lỗi dò nước ở bồn tắm

◦ Hoàn hảo HT (Perfective Maintenance) – thay đổi nhỏ và nâng cao hệ thống để đáp ứng được sự thay đổi yêu cầu của người sử dụng

thống để đáp ứng được sự thay đổi yêu cầu của người sử dụng

 Ví dụ: dán thêm giấy dán tường cho phòng làm việc

◦ Mở rộng HT (Extensive Maintenance) – thay đổi lớn cho HT để phù hợp với môi trường mới (VD: thay đổi nhu cầu KD, thay đổi nhu cầu của người SD, thay đổi cơ sở hạ tầng của HT.TT)

◦ Thay thế hoàn toàn (Complete replacement)

Lưu ý: rất nhiều chuyên gia về HT.TT không thích công việc này vì

nó không thú vị và nhàm chán.

◦ Đâu là giải pháp?

52

Vai trò của người sử dụng

Người sử dụng có vai trò rất lớn trong giai đoạn đầu (lập KH, phân tích) và một số giai đoạn cuối (thực hiện và duy trì HT)

Trong giai đoạn thiết kế, phát triển và thử

Trong giai đoạn thiết kế, phát triển và thử nghiệm thì các nhân viên CN.TT đóng vai trò chủ yếu, người sử dụng có vai trò rất

nhỏ.

54

Vai trò của người sử dụng

◦ Thường để minh họa cho người sử dụng những

khả năng cơ bản của HT

◦ Mẫu này thường được xây dựng rất nhanh (mất

vài giờ hoặc vài ngày)

◦ Cung cấp những thứ cụ thể (thậm chí là sơ đẳng)

cho người sử dụng thấy và sử dụng

56

Quá trình phát triển mẫu

Quá trình này gồm 4 bước chính:

1 Xác định yêu cầu cơ bản

2 Phát triển mẫu ban đầu

2 Phát triển mẫu ban đầu

3 Người sử dụng nhận xét

4 Sửa chữa và cải tiến mẫu

Chu trình này lặp

đi lặp lại cho đến khi thỏa mãn yêu cầu của người SD thì thôi Sau cùng

là phát triển HT từ

là phát triển HT từ mẫu hoàn thiện nhất

Ưu điểm điểm của của Mẫu Mẫu mô mô phỏng phỏng

Thu hút sự tham gia của người SD và chuyển sang HT mới tốt hơn

Giải quyết được sự không nhất quán giữa những người sử dụng

Cho người SD được tiếp cận nhanh với HT sẽ được thiết kế

Xác định được tính khả thi về mặt kỹ thuật trong việc xây dựng hệ

Xác định được tính khả thi về mặt kỹ thuật trong việc xây dựng hệ thống

Có thêm nhiều ý tưởng cho HT đang được đề xuất xây dựng

Nhược điểm điểm của của Mẫu Mẫu mô mô phỏng phỏng

Người SD trung thành với mẫu và không muốn đợi tới ngày sử dụng phiên bản cuối cùng nữa

Yêu cầu một số kỹ năng đặc biệt của nhân viên CN.TT – nhiều người thường không làm việc được với người sử dụng HT

người thường không làm việc được với người sử dụng HT

Yêu cầu môi trường phát triển đặc biệt – các công cụ hoặc các ngôn ngữ lập trình,…

Các mẫu thường bỏ qua sự phát triển HT theo đúng chuẩn mực – chạy thử nghiệm và viết tài liệu HD người sử dụng

Hệ thống thực tế có thể hoạt động trong điều kiện khác với mẫu

mô phỏng

60

Quản lý xây dựng và phát triển HT.TT ản lý xây dựng và phát triển HT.TT

Tự phát triển hệ thống

Thuê đối tác

Để cho người sử dụng phát triển HT

Để cho người sử dụng phát triển HT

Người sử sử dụng dụng phát phát triển triển HT HT

Đây là sự phát triển HT bởi chính

người sử dụng, các nhân viên CN.TT trợ giúp rất ít hoặc không có sự trợ

trợ giúp rất ít hoặc không có sự trợ

giúp trong quá trình phát triển HT.

62

Thuận lợi

Cải thiện được việc xác định nhu cầu

◦◦ Người Người SD SD là là người người biết biết rõ rõ nhất nhất họ họ cần cần cái cái gì gì!!

Tăng cường sự tham gia của người sử

dụng và ý nghĩa của quyền sở hữu

Tăng cường tốc độ phát triển HT

Tăng cường tốc độ phát triển HT

◦ Không phải đợi sự trợ giúp từ bộ phận CN.TT

Hạn chế chế và và nguy nguy cơ cơ

Trình độ của người sử dụng có hạn chế, vì vậy chất lượng của HT có thể không cao.

HT xây dựng nên có thể có tính chất cá nhân

◦ Chỉ người SD mới biết cách dùng và cách duy trì,

◦ Có ít phương án phát triển để lựa chọn

Tài liệu HDSD không có hoặc có ít và sơ sài

64

Thuê đối tác

Chuyển giao vài công việc cho đối tác làm

Lý lẽ cơ bản: “mỗi người một công việc, CN.TT là việc của

những người làm CN.TT, việc của chúng ta là kinh doanh.”

Thuê đối đối tác tác

Các tổ chức có thể xác định phần nào trong

HT thì thuê, còn lại thì tự mình phát triển

Thông thường thuê đối tác phát triển:

Thuận lợi lợi Thuê Thuê đối đối tác tác

Hạn chế chế Thuê Thuê đối đối tác tác

Giảm bí quyết kỹ thuật của mình nếu muốn cải tiến HT trong tương lai

Giảm khả năng kiểm soát

Giảm khả năng kiểm soát

Tăng sự phụ thuộc vào người khác

68

◦ Rất ít công ty tự viết phần mềm xử lý này

◦ Mua Microsoft Word, hoặc phần mềm

khác

Thuê DV từ các nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (Application Service Providers

Thuê hệ thống từ nhà cung cấp thứ 3 (ASP – application system provider)

Sự xuất hiện của Internet làm cho

Sự xuất hiện của Internet làm cho

cách phát triển này rất có hiệu quả

◦ Sự xuất hiện khắp nơi của Internet làm

cho dịch vụ này phát triển rất rộng rãi.

70