Bai giảng hệ thống thong tin quản ly 2013 2014

Mô tả vắn tắt nội dung học phần: Hệ thống thông tin quản lý là học phần cung cấp cho sinh viên những liến thức và kỹ năng về hệ thống thông tin quản lý,bao gồm những khái niệm cơ sở của

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 1

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Tên học phần: Hệ thống thông tin quản lý

2 Số đơn vị học trình: 3 ĐVHT (2,5LT,0.5 TH )

3 Trình độ: Cho sinh viên năm thứ 2

4 Phân bổ thời gian: Lên lớp lý thuyết: 37 tiết; Thực hành và kiểm tra: 15 tiết;

Tổng: 52 tiết

5 Điều kiện tiên quyết: Quản trị học, tin học đại cương và ứng dụng, Marketing

căn bản

6 Mô tả vắn tắt nội dung học phần: Hệ thống thông tin quản lý là học phần

cung cấp cho sinh viên những liến thức và kỹ năng về hệ thống thông tin quản lý,bao gồm những khái niệm cơ sở của hệ thống thông tin quản lý, các yếu tố cấu thành của

hệ thống thông tin, những cách thức mà nó trợ giúp hoạt động kinh doanh; qui trình

tổ chức và phương pháp tiến hành giải quyết những vấn đề kinh doanh bằng hệ thống thông tin dựa trên cơ sở công nghệ thông tin

7 Nhiệm vụ của sinh viên: Lên lớp nghe giảng theo quy chế; Làm bài tập, tham

khảo thảo luận, khảo sát thực tế theo yêu cầu của giảng viên; Đọc tham khảo các tài

liệu liên quan; Dự kiểm tra và thi kết thúc học phần

8 Tài liệu học tập: Hệ thống thông tin quản lý- Đại học kinh tế quốc dân- 2000;

Thông tin kinh tế với việc quản lý nền kinh tế thị trường- NXB Thống kê-2004; Giáo trình Marketing, Đại học KTQD-2004; Giáo trình quản trị hoc, Đại học thương

mại,2002;

9 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: Đạt điểm chuyên cần theo quy định; Có đủ số

điểm bài tập tiểu luận, bài kiểm tra thường xuyên, kết quả báo cáo khảo sát thực tế;

Kết quả điểm thi kết thúc học phần

10 Thanh điểm: 10/10

11 Mục tiêu của học phần: Sinh viên mô tả và thiết kế được hệ thống thông tin

quản lý trong một đơn vị kinh doanh nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý

tại doanh nghiệp đó

12 Nội dung chi tiết học phần

a Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:

chú

LT TH KT

4 Chương III: Các hệ thống thông tin

phục vụ quản lý doanh nghiệp

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 2

b Nội dung chi tiết học phần:

BÀI MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU VỀ HỌC PHẦN

1 Thời đại công nghệ thông tin

2 Đối tượng nội dung nghiên cứu của học phần

3 Phương pháp nghiên cứu, học tập học phần

4 Tài liệu học tập và tham khảo

CHƯƠNG I: HỆ THỐNG THÔNGTIN

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

1.1 Định nghĩa

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

2.2 Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

4 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

5 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

5.1 Giá trị của một thông tin quản lý

5.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin quản lý

6 Chi phí cho hệ thống thống thông tin

6.1 Chi phí cố định

6.2 Chi phí biến đổi

7 Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin

7.1 Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí

7.2 Phương pháp phân tích tiền dư

7.3 Phương pháp kinh nghiệm

7.4 Phương pháp so sánh

CHƯƠNG II: CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

2.3 Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu

2.4 Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu

3 Một số kỹ thuật hiện đại thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu

3.1 Cơ sở dữ liệu và kỹ thuật Client/Server

3.2 Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng

3.3 Liên kết ứng dụng Website với cơ sở dữ liệu tổ chức

CHƯƠNG III:

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1 Hệ thống thông tin Marketing

1.1 Các hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 3

1.1.1 Hệ thống thông tin bán hàng

1.1.2 Hệ thống thông tin phân phối

1.1.3 Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ

1.2 Hệ thống thông tin Marketing sách lược

1.2.1 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng

1.2.2 Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng

1.2.3 Hệ thống thông tin tính giá thành sản phẩm

1.3 Hệ thống thông tin Marketing chiến lược

1.3.1 Hệ thống thông tin dự báo bán hàng

1.3.2 Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên

2 Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực

2.1 Hệ thống thông tin quản trị vị trí làm việc

2.2 Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc

2.3 Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên

3 Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất

3.1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý sản xuất và kinh doanh

3.1.1 Mục tiêu của hệ thống sản xuất

3.1.2 Hoạt động của các hệ thống kinh doanh sản xuất

3.1.3 Hệ thống thông tin kinh doanh và hệ thống thông tin sản xuất

3.2 Các hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp

3.2.1 Hệ thống thông tin mua hàng

3.2.2 Hệ thống thông tin nhận hàng

3.2.3 Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

3.2.4 Hệ thống thông tin giao hàng

3.2.5 Hệ thống thông tin kế toán chi phí, giá thành

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 4

BÀI MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU VỀ HỌC PHẦN

1 Thời đại công nghệ thông tin

Trước những năm 1980, thế giới chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin quản

lý Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận được, và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của họ Họ chẳng quan tâm tới bản thân thông tin cũng như các lợi ích mà nó mang lại Việc đầu tư vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó quá tốn kém và đem lại hiệu quả không cao Quá trình thông tin giữa các nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chưa đặt ra Quá trình quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nảy sinh trong môi trường kinh doanh một cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm, và bằng trực giác quản lý

Sang những năm 1990, thế giới đã thay đổi nhanh chóng, khiến cho các nhà quản

lý không thể bỏ qua vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp được nữa Sự ra đời của các công ty đa quốc gia, sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa

để tạo thành các con rồng khổng lồ trong thế giới kinh doanh, sự chuyển biến của nền kinh tế chung toàn cầu từ nền kinh tế công nghiệp theo các ngành nghề thành một nền kinh tế dịch vụ dựa trên cơ sở kiến thức và thông tin đã được tạo ra những thách thức lớn cho doanh nghiệp và việc quản lý chúng Tất cả những chuyển biến đó đã khiến cho người ta phải suy nghĩ về cách thức sử dụng tri thức theo những phương thức hoàn toàn khác hẳn Nếu trong những giai đoạn đầu tiên, tri thức được sử dụng để sống, để tồn tại, sau đó, để làm việc, thì thời điểm hiện tại là để tạo ra tri thức mới Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đã và đang ngày càng gia tăng trong các tổ chức và các doanh nghiệp Vào đầu những năm 1970, việc sử dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp chỉ dừng ở mức duy trì các báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng quý,…Do đó, hệ thống thông tin lúc đó mới chỉ được coi là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Chức năng của nó mới chỉ bó gọn trong mục đích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho quá trình đưa ra các quyết định hành động của các nhà quản lý

Vào những năm 1980, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính, đặc biệt là của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin quản lý có cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong các doanh nghiệp Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và thiết lập được các

mô hình quyết định để các nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương án tốt nhất để thực hiện Thuật ngữ hệ thống thông tin quản lý chuyên gia và hệ thống thông tin quản lý

hỗ trợ lãnh đạo đã ra đời do những chức năng đó Ngày nay hệ thống thông tin quản

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 5

lý chuyên gia vẫn còn có tác dụng trong việc đưa ra một số lời khuyên có giá trị cho các nhà quản lý trong một số hữu hạn các trường hợp cụ thể

Đặc biệt hơn cả là vào cuối thế kỷ 20, một khái niệm mới về hệ thống thông tin ra đời, đó là khái niệm hệ thống thông tin chiến lược Hệ thống thông tin đã đóng góp một vai trò trực tiếp trong việc điều khiển các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp Đó cũng đồng thời là trách nhiệm mới của hệ thống thông tin đối với một doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ thông tin tính từ năm 1957 đến nay đã có sự thay đổi to lớn như sau: Nhân công chính là lao động trí thức, quan hệ lao động là con người với con người, công cụ lao động chủ yếu là công nghệ thông tin

2 Đối tượng nội dung nghiên cứu của học phần

Đối tượng nghiên cứu học phần là sinh viên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh nhà hàng, Quản trị kinh doanh khách sạn, Quả trị khinh doanh du lịch

Nội dung nghiên cứu học phần là nghiên cứu về các hệ thống thông tin có trong doanh nghiệp, và các thành phần của các hệ thống thông tin

3 Phương pháp nghiên cứu, học tập học phần

Phương pháp nghiên cứu: tham gia đầy đủ các tiết học lý thuyết và thực hành trên lớp, tìm hiểu các tài liệu có liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, các báo cáo liên quan đến công nghệ thông tin của các cơ quan có uy tín xuất bản thường niên

4 Tài liệu học tập và tham khảo

Tài liệu tham khảo bao gồm: Hệ thống thông tin quản lý NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hệ thống thông tin quản lý NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, giáo trình Marketing, giáo trình Quản trị học

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 6

CHƯƠNG I: HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Còn trong các hệ thống thông tin quản lý thì thông tin là những dữ liệu được nhập vào hệ thống và đã được xử lý sao cho những dữ liệu được xuất ra chứa đựng những thông tin thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng

+Thông tin trong hệ thống thông tin quản lý có các đặc tính sau:

-Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng Việc đó sẽ dẫn đến việc giảm số lượng khách hàng và doanh số bán hàng

-Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi của tình hình thực

tế Điều đó làm hại đến doanh nghiệp

-Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã không

sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu Có thể

là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần từ thông tin Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra quyết định sai vì hiểu sai thông tin

-Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên vật liệu Đối với thông tin cũng tương tự như vậy Thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận với thông tin

Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho các tổ chức cũng như cho các doanh nghiệp

-Tính kịp thời: Thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào đúng lúc cần thiết

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 7

+Thời đại thông tin được phân biệt với các thời đại khác bởi năm đặc điểm sau: -Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin thông qua các hệ thống quản lý và xử lý thông tin

-Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin, các hệ thống thông tin quản lý được sử dụng để thực hiện các công việc kinh doanh

-Trong thời đại công nghệ thông tin con người dựa vào các hệ thống thông tin quản

lý để tăng năng suất lao động lên nhanh chóng

-Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin bằng cách sử dụng hiệu quả các hệ thống thông tin quản lý

-Trong thời đại công nghệ thông tin, các hệ thống thông tin quản lý từ thô sơ đến hiện đại có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ

+Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu tính toán và dữ liệu đo đếm được Còn cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, mã hóa theo một trật tự hoặc cấu trúc logic nhất định nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho hệ thống thông tin

+Hệ thống: Là một tập hợp gồm các thành phần có mối liên kết mật thiết với nhau

tạo thành một chỉnh thể và được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó

Ví dụ hệ thống thần kinh của con người là một chỉnh thể(hệ thống) phức tạp, não

có gần cỡ 100 tỷ nơ ron(tương đương với số ngôi sao của dải ngân hà) Hệ thống thần kinh chằng chịt mối nối các nơ ron, mỗi nơron có khoảng 10 ngàn mối nối để nhận tín hiệu từ các nơron khác chuyển tới Không còn nghi ngờ gì nữa hệ thống thần kinh của chúng ta là một hệ thống lớn rất phức tạp

+Hệ thống con: Bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của

một hệ thống khác Những hệ thống mà chúng ta xem xét và xây dụng thực chất đều

là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một kiến thức nhất định về hệ thống lớn mà nó phục vụ

Còn trong đời sống thực tế chúng ta ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các lĩnh vực khoa học và xã hội của đời sống các hệ thống đó được gọi là hệ thống thông tin quản lý

+Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống chức năng thự hiện việc thu thập, xử lý,

lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn

đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức hay doanh nghiệp

Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 8

Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính- mặc dù ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả hơn nhiều Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Hệ thống thông tin vi tính(Computer Based Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý

và phổ biến thông tin Trong giáo trình này chúng ta chỉ đi vào nghiên cứu Hệ thống thông tin vi tính

+Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau:

-Nhập dữ liệu: Hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin

-Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng

-Xuất dữ liệu: sự phân phối các thông tin đã được sử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

-Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được sử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích

để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, cac thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu -Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những nhà điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện

+Sơ đồ các chức năng của hệ thống thông tin:

Hình 1

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý gồm có nhiều bộ phận cấu thành nên, nhưng các hệ thống thông tin quản lý vẫn phải hoạt động tốt và đáp ưng nhu cầu công việc thực tế của các nhà quản lý Vì vậy nên khi công việc thực tế phát sinh những vấn đề mới

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang 9

cần phải giải quyết thì hệ thống thông tin cũng phải tìm phương pháp để giải quyết các vấn đề đó bằng các thông qua các nhà phân tích và thiết kế hệ thống để nâng cấp

hệ thống thông tin cũ nhằm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế

Mô hình tổng quát các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin:

Hình 2

+Tài nguyên về phần mềm: là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình

ứng dụng của hệ thống thông tin

Sơ đồ tài nguyên phần mềm cho hệ thống thông tin:

Hình 3 Phân mềm của hệ thống thông tin quản lý gồm: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

-Phần mềm hệ thống là hệ điều hành(Operating System) có vai trò quan trọng Hệ điều hành được các kỹ sư chia thành hệ điều hành đa chương trình (MultiProgramming), hệ điều hành đa xử lý(MultiProcessing) và hệ điều hành đa nhiệm(MultiTasking) Ngoài ra trong phần mềm hệ thống còn có chương trình dịch- chương trình biến đổi các chương trình biến đổi các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để cho máy hiểu và thực hiện các chương trình

-Phân mềm ứng dụng có phần mềm đa năng, phần mềm chuyên dụng

-Phần mềm đa năng cho phép làm được nhiều chức năng: Hệ soạn thảo văn bản và cho phép chèn các biểu tượng, kẻ các bảng biểu, tính toán đơn giản,… Thiết lập các

bảng tính và vẽ các độ thị, xử lý các dữ liệu rất tiện lợi và nhanh chóng Các bảng

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

10

tính điện tử như: Excel, Lotus, Quatro…Sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu(Database Management System) như Foxpro, Access,… -Phần mềm chuyên dụng cho phép thực hiện được các công việc quản lý chuyên dụng cho từng ngành nghề riêng biệt như: Phần mềm chuyên dụng cho ngành ngân hàng, phần mềm chuyên dụng dành cho kế toán, phần mềm chuyên dụng dành cho quản trị quản trị doanh nghiệp…

+Tài nguyên về nhân lực: là chủ thể điều hành và sử dụng các hệ thống thông tin

quản lý

Sơ đồ tài nguyên về nhận lực của hệ thống thông tin:

Hình 4 Tài nguyên nguồn nhân lực gồm hai nhóm:

-Nhóm thứ nhất là những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban

-Nhóm thứ hai là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy, tức là những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin quản lý

Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin quản lý

vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo

dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh Ở đây, các cơ sở ứng dụng hệ thống phải có kế hoạch đào tạo một đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao Các thành phần của tài nguyên

về nhân lực biểu diễn trong sơ đồ ở trên

Hai nhóm cán bộ có vai trò đặc biệt quan trọng quyết định sự thành bại của hệ thống thông tin quản lý là các cán bộ lãnh đạo và các phân tích viên hệ thống thông tin Cán bộ lãnh đạo là người đưa ra các quyết định xây dựng hệ thống thông tin quản

lý, xét duyệt các phương án thiết kế Nhưng tổng công trình sư của quá trình này lại

là các phân tích viên hệ thống thống thông tin Chính họ là người có trách nhiệm đưa

ra từ các phác thảo đầu tiên của hệ thống thông tin quản lý, thực hiện các phân tích toàn diện mọi mặt của hệ thống thông tin quản lý, đến việc xây dựng mô hình thực thể, mô hình vật lý, thiết kế kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý

Các phân tích viên phải có các năng lực sau đây:

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

11

-Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng và phần mềm; hiểu biết vai trò của lập trình viên, các công cụ và ngôn ngữ lập trình; hiểu biết về vai trò và tầm quan trọng của các thao tác viên; khả năng đánh giá các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù; có khả năng lựa chọn và thực hiện các giải pháp kỹ thuật tối ưu cho các bài toán thực tế

-Kỹ năng giao tiếp: Hiểu biết các vấn đề của người sử dụng và tác động của chúng đối với các bộ phận khác của doanh nghiệp; hiểu rõ các đặc thù của doanh nghiệp; nhận thức được các khó khăn có thể sảy ra; có khả năng xem xét các mục tiêu theo tất

cả các góc độ khác nhau, không bị hạn chế trong một quan điểm nào; hiểu biết nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp và cơ chế vận hành của các dòng thông tin đó; khả năng giao tiếp với mọi người ở các cương vị khác nhau

-Kỹ năng quản lý: Khả năng quản lý nhóm các phân tích viên hệ thống và các chuyên viên kỹ thuật khác; nhạy cảm với các tác động tài chính; khả năng lập và điều hành kế hoạch phát triển các đề án, kỹ năng quản lý hệ thống(Nắm vững các kỹ thuật phân tích và xử lý thông tin; nắm vững các kỹ thuật thiết kế các hệ thống tin học mới cũng như cải tiến các hệ thống cũ; nắm vững kỹ thuật đưa hệ thống vào sử dụng)

+Tài nguyên về phần cứng: là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu

thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin

Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý là máy tính điện tử, mạng máy tính

Máy tính điện tử là công cụ xử lý thông tin chủ yếu Máy tính điện tử trong hệ thống thông tin gôm một số loại sau:

-Máy tính lớn(Mainframe) là loại máy tính nhiều người dùng, được thiết kế để thỏa mãn các yêu cầu về điện toán của một tổ chức lớn Máy tính loại này cỡ lớn nhất có thể quản lý hàng ngàn thiết bị đầu cuối để đáp ứng các yêu cầu về kế toán và quản lý thông tin của các tổ chức lớn

-Máy tính nhỏ(Mini Computer) là loại máy tính nhiều người sử dụng, được thiết kế

để đáp ứng nhu cầu công việc cho một công ty nhỏ Loại máy này có thể có khoảng 4 đến 100 người sử dụng một máy tính cùng một lúc

-Máy vi tính(Personal Computer) Là loại máy tính có thể đặt trên bàn làm việc hoặc mang từ phòng này qua phòng khác Loại máy này được thiết kế theo dạng dùng một người

-Máy trạm(Workstation) là loại máy để bàn chạy các chương trình ứng dụng và đóng vai trò là một điểm để thâm nhập vào mạng với mục đích nhập, xem, in ấn tài liệu…

Máy tính gồm năm bộ phận cơ bản:

-Một bộ xử lý trung tâm(CPU-Control Processing Unit)

-Bộ nhớ sơ cấp gồm: bộ nhớ chỉ đọc(ROM- Read Only Memory) và bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên(RAM-Random Access Memory)

-Bộ nhớ thứ cấp gồm đĩa từ, băng từ, đĩa quang…

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

12

-Thiết bị đầu vào gồm: bàn phím, nguồn dữ liệu tự động truy cập, chuột, màn hình cảm ứng, thiết bị quét số…

-Thiết bị đầu ra gồm: máy in, máy vẽ, màn hình, âm thanh…

Mạng máy tính(Computer network) hay hệ thống mạng (Network system) là khi có

từ hai máy vi tính trở lên kết nối với nhau nhằm để trao đổi thông tin qua lại với nhau

và chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu

Khi kết nối các máy tính thành mạng người sử dụng hệ thống thông tin quản lý thường dùng những mục đích sau:

-Dùng chung các thiết bị ngoại vi phần cứng đắt tiền (máy in, máy Fax…)

-Chia sẻ tài nguyên phần mềm, kho dữ liệu, công cụ tiện ích và công việc

-Trao đổi thông tin giữa các máy tính trong mạng

-Tăng độ tin cậy của hệ thống máy khi các máy tính kết nối thành mạng

-Giảm thiểu chi phí và thời gian đi lại

-Kết nối máy tính để giải các bài toán lớn, khi đó các máy tính sẽ được phân công giải các thuật toán nhỏ của các bài toán lớn

Sơ đồ tài nguyên phần cứng trong hệ thống thông tin:

Hình 5 +Tài nguyên về dữ liệu: là gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua

các quyết định quản lý Cơ sở dữ liệu(Database) là một thành phần quan trọng trong

các hệ thống thông tin quản lý Cơ sở dữ liệu là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một cấu trúc xác định giúp cho người sử dụng hệ thống có thể truy cập vào và nhập, sửa, xóa các thông tin dễ dàng và thuận tiện

Một số loại tài nguyên dữ liệu:

-Cơ sở dữ liệu quản trị nguồn nhân lực

-Cơ sở dữ liệu tài chính

-Cơ sở dữ liệu kế toán

-Cơ sở dữ liệu công nghệ

-Cơ sở dữ liệu kinh doanh

Các kiểu cấu trúc của cơ sở dữ liệu:

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

13

-Cấu trúc kiểu phân cấp(IMS,Focus)

-Cấu trúc kiểu mạng hay Codasyl(IDMS)

-Cấu trúc kiểu quan hệ(Ví dụ:Sql server, Orale)

Sơ đồ tài nguyên về dữ liệu của hệ thống

Hình 6

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin tồn tại trong một tổ chức Các dạng hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức có thể được phân loại theo các phương thức khác nhau

2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin quản lý được

chi thành cac loại hệ thống sau:

+Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System TPS): Là hệ

thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp TPS là một hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Ví dụ: Nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên và vận chuyển vật tư Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở mức tác nghiệp Những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người

nộp thuế, …

Hệ thống xử lý giao dich thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của hệ thống thông tin quản lý giao dịch trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới

các công ty khác

Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý quỹ tiền lương, nghĩa là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các công ty Hệ thống tiền lương giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thường, phúc lợi cho nhân viên Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rac(như họ tên, địa chỉ, hay số hiệu nhân viên ) được gọi là các thành tố dữ liệu Dữ liệu được nhập vào hệ thống, cập nhật các thành tố dữ liệu Các thành tố dữ liệu trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

14

nhiều cách khác nhau để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay gửi phiếu thanh toán cho nhân viên Các hệ thống thông tin quản lý giao dịch có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp khác nhau từ những thành tố dữ liệu đang lưu

trữ

Sơ đồ của hệ thống thông tin quản lý quỹ tiền lương:

Hình 7 +Hệ thống thông tin phục vụ quản lý(MIS- Management Information System): Là

hệ thống thông tin quản lý phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tảo bởi các hệ thống xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Do các hệ thống thống thông tin quản

lý phần lớn dựa vào dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin

mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vận hành của hệ xử lý giao dịch Thông thường hệ thống chỉ quản lý các sự kiện nội bộ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch giám sát và ra quyết định ở cấp

quản lý

Một hệ thống thông tin phục vụ quản lý thông thường chuyển đổi dữ liệu giao dịch

từ sản xuất, kế toán thành các tệp tin hệ thống thông tin phục vụ quản lý sử dụng để

cung cấp báo cáo cho nhà quản lý

Hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quả hàng tuần, hàng tháng hàng năm - chứ không phải hoạt động hàng ngày Hệ thống thông tin phục vụ quản lý cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có một quy trình định trước để trả lời chúng Ví

dụ, báo cáo của hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra Hệ thống phân

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

15

tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin thị

trường… là những ví dụ về hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý

Các hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích Phần lớn các hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý sử dụng các

kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp toán học

phức tạp hay thuật toán thống kê

Ví dụ về sơ đồ của hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý:

Hình 8

+Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định(DSS - Decision Support System): Là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Đây là một hệ thống đối thoại

có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Quá trình ra quyết định được mô tả là một quy trình gồm ba giai đoạn:

Xác định vấn đề

Xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết

Lựa chọn một phương án tối ưu

+Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành(ESS – Executive Support System): Là hệ

thống thông tin tạo ra môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất

cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành được thiết kế để tổng hợp dữ liệu cả về những sự kiện bên ngoài như các quy định thuế mới hay các động thái của đối thủ cạnh tranh, và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý và hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống sang lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm thiểu thời gian và công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho các lãnh đạo Hệ thống thông tin

hỗ trợ điều hành sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến nhất và có thể chuyển tải đồng

thời các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

16

Không giống các loại hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể Thay vào đó, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng Trong khi các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định có tính phân tích cao, thì hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ít sử dụng các mô hình phân tích Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào ? Các đối thủ canh tranh đang làm gì ? Cần phải sát nhập doanh nghiệp với công ty nào khác để đối phó với những thay đổi bất lợi trên thị trường ? Nên chuyển nhượng công ty con hay bộ phận nào để có tiền cho các vụ sát nhập ? Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành được thiết

kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao nhất Do đó chúng tập hợp các giao diện đồ họa dễ

sử dụng

+Hệ thống thông tin chuyên gia(Expert System - ES): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một cơ sở tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của

lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ

+Hệ thống cung cấp tri thức(KWS - Knowledge Working System) và hệ thống tự động hóa văn phòng(OAS - Office Automated System): là hệ thống phục nhu cầu ở cấp chuyên gia của doanh nghiệp Hệ thống cung cấp tri thức hỗ trợ lao động tri thức còn hệ thống tự động hóa văn phòng giúp ích cho lao động dữ liệu(mặc dù chúng

cũng được sử dụng rộng rãi bởi lao động trí thức)

Lao động tri thức(Knowledge worker): là những nhân công có trình độ cao và thường thuộc những ngành nghề được thừa nhận như: kỹ sư, bác sĩ, luật sư và các nhà khoa học Công việc của họ bao gồm tạo ra thông tin và kiến thức mới Ví dụ về

Hệ thống cung cấp tri thức có thể là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí, hệ

thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm…

Các hệ thống tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng Hệ thống văn phòng liên kết các lao động tri thức, các đơn vị, và các bộ phận chức năng Hệ thống này giúp liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức khác ở bên ngoài công ty, và phục vụ

như một kho xử lý thông tin và kiến thức Các hệ thống tự động hóa văn phòng giúp

quản lý văn bản thông qua chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, nhận diện văn bản và quản lý tập tin; giúp quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử; và giúp liên lạc thông qua thư điện tử, hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

17

+Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh(Information System for

Competitive Advantage): Là hệ thống thông tin được sử dụng nhằm trợ giúp chiến

lược Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là một tổ chức khác của cùng lĩnh vực kinh doanh… Nếu những hệ thống thông tin được xác định trước đây có mục đích trợ giúp hoạt động quản lý của một tổ chức hoặc doanh nghiệp thì hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng và nhà cung cấp

2.2 Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

Hệ thống thông tin trong các tổ chức được phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định gồm các hệ thống sau:

+Hệ thống thông tin quản lý sản xuất: Được thiết kế bằng máy tính và điều khiển quá trình sản xuất của doanh nghiệp với sự trơ giúp của các hệ thống máy móc Hệ thống thông tin sản xuất giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý, xây dựng các kế hoạch sản xuất ngắn và dài hạn được chính xác và nhanh với các chi phí sản xuất thấp nhất và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất

Hệ thống thông tin quản lý sản xuất có một số chức năng cơ bản sau:

-Quản lý nguyên vật liệu sản xuất

-Lập kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu

-Kiểm soát quá trình sản xuất

-Mua hàng và nhận hàng hóa

+Hệ thống thông tin quản lý Marketing: Được thiết kế nhằm đảm nhiệm các chức

năng quản lý việc tìm hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng giúp cho các doanh nghiệp đó có hướng phát triển thị trường, thương hiệu, sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của tình hình thực tế

Hệ thống thông tin quản lý Marketing có một số chức năng sau:

-Lập kế hoạch quảng cáo và khuếch trương các sản phẩm hàng hóa ra thị trường -Quản lý các bộ phận Marketing

-Nghiên cứu thị trường

-Quản lý sản phẩm để xây dựng kế hoạch quảng cáo các sản phẩm đó

-Quản lý việc bán hàng

-Quản lý việc đặt hàng của khách hàng

+Hệ thống thông tin quản lý tài chính: Được thiết kế nhằm đảm nhiệm các chức năng quản lý tài chính trong các doanh nghiệp và tổ trức giúp cho các nhà điều hành

có thể biết rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình trước khi quyết định đầu tư hoặc tái cơ cấu lại doanh nghiệp cũng như chủ đông trong việc điều hành

Hệ thống thông tin quản lý tài chính một số chức năng sau:

-Quản lý ngân sách của doanh nghiệp

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

18

-Quản lý vốn của doanh nghiệp

-Quản lý tài chính(các nguồn thu, chi) cho doanh nghiệp

-Ddự báo và phân tích được tình hình tài chính cho doanh nghiệp

-Quản lý danh sách và các nguồn vốn đầu tư của doanh nghiệp

+Hệ thống thông tin quản lý kế toán: Là hệ thống thông tin đảm nhiệm các công việc kế toán cho một doanh nghiệp giúp cho các nhà quản lý có thể lập được các kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng thông qua các thông tin mà hệ thống thông tin quản lý kế toán cung cấp

Hệ thống thông tin quản lý kế toán có một số chức năng cơ bản sau:

-Kế toán các khoản phải trả của doanh nghiệp

-Thực hiện nhiệm vụ kiểm toán

-Lập danh sách các khoản phải trả

-Lập kế hoạch ngân sách

-Thực hiện lập các biểu báo cáo kế toán chi phí

-Lập biểu danh sách trả lương và thực hiện kế toán thuế cho doanh nghiệp

+Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực: là hệ thống thông tin được thiết kế nhằm đảm nhiệm một số chức năng cơ bản sau: Thực hiện việc lập kế hoạch bồi dưỡng kỹ năng cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp, quản lý dữ liệu về nguồn nhân lực, lập kế hoạch dự báo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, phân tích nhu cầu đào tạo

và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

2.3 Phân loại theo cấp ứng dụng

Hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức, doanh nghiệp có thể được chi theo cấp ứng dụng gồm các hệ thống sau:

+Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: Trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phe duyệt vay nợ và lưu thông nguyên vật liệu trong nhà máy Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp Còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho ? Anh X đã lĩnh lương chưa ? Để trả lời các câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuyên, và dễ sử dụng Ví dụ

về hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: hệ thống lưu các tài khoản rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng từ một máy rút tiền tự động(ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy

+Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những

người nghiên cứu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, và xử lý các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp

+Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản

lý, tạo quyết định, và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

19

xem có đang trong tình trạng tốt hay không Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm … Các hệ thống thông tin quản lý cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động Ví dụ là hệ thống thông tin quản lý công tác phí báo cáo toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ Một hệ thống thông tin quản lý cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, nhưng yêu cầu về thông tin cũng ít rõ rang hơn Các hệ thống loại này thường trả lời câu hỏi dạng “nếu – thì”: Nếu chúng ta tăng đôi doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất như thế nào ? Nếu hoạt động của nhà máy bị định lại 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với việc thu hồi vốn đầu tư ? Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ bên ngoài doanh nghiệp cũng như dữ liệu nội bộ không dễ truy cập được từ các hệ thống thông tin quản lý tác nghiệp thông thường

+Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra

các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý cấp chiến lược là giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất vỡi những thay đổi trong môi trường Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần tuyển them bao nhiêu nhân công trong vòng 5 năm tới ? Xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì, và công ty sẽ chịu mức chi phí nào ? Nếu sản xuất sản phẩm nào trong 5 năm tới ?

3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý được mô tả dưới dạng các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin nhằm các mục đích sau:

+Mô hình hóa để dễ hiểu: Hình thành một hình ảnh xác thực và giản lược về hệ thống thông tin quản lý được tìm hiểu Không thể nói rằng hiểu về một hệ thống thông tin quản lý mà hệ thống đó chưa có mô hình, ngược lại, biết vận dụng các loại

mô hình, ta sẽ nhận thức được các vấn đề nhanh dễ dàng và nhanh chóng hơn

+Mô hình hóa để trao đổi: Vì mô hình biểu diễn các hệ thống thông tin là dễ hiểu nên nó được sử dụng như một ngôn ngữ chung để trao đổi giữa người cùng quan tâm tới một vấn đề hay một hệ thống thông tin quản lý nói chung

+Mô hình để hoàn chỉnh: Nhờ sự minh bạch của mô hình hóa mà ta dễ dàng nhận thấy hệ thống đã phù hợp với nhu cầu chưa, có chặt chẽ, có đầy đủ không, nhờ đó mà

có thể hoàn thiện thêm Hơn nữa, mô hình còn giúp ta kiểm định, mô phỏng, thực hiện

Một mô hình biểu diễn hệ thống thông tin quản lý tốt phải có các đặc điểm sau: dễ đọc, dễ hiểu, dễ trao đổi, xác thực, đầy đủ, dễ thực hiện

Trong hệ thống thông tin quản lý thường có một số mô hình biểu diễn thông tin

sau:

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

20

+Mô hình vật lý: Mô hình này diễn tả hệ thống thông tin cần phải rõ rang cae mục

đích và cách thực hiện các quá trình xử lý thông tin của hệ thống thông tin quản lý Nói cách khác là khi mô tả hệ thống thông tin quản lý ở mô hình vật lý cần phải diễn

tả các chức năng của hệ thống được thiết kế “để làm gì ?” và “làm như thể nào ?” thể hiện các khía cạnh “dùng phương pháp gì ?”…

Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống thông tin quản lý có sẵn, các nhà phân tích thiết kế hệ thống phải ghi nhận nguyên những gì đang diễn ra trong thực tế

mà hệ thống đó đang đảm nhiệm Vậy lúc đó phải diễn tả hệ thống ở dạng vật lý Trong mô hình vật lý thì gồm có hai mô hình:

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào ?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?

+Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và

“Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Mỗi mô hình biểu diễn thông tin có độ ổn định khác nhau, mô hình logic ổn định nhất còn mô hình vật lý trong là biến đổi nhất

Mô hình logic chỉ diễn tả mục đích, bản chất và quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu

tố thực hiện,cài đặt, phương tiện, thời gian…

Để phanh phui bản chất, nói rõ sự thật bất hợp lý của hệ thống thông tin quản lý thì các nhà phân tích thiết kế hệ thống phải diễn tả các chức năng của hệ thống thông tin bằng mô hình diễn tả logic

+Mô hình diễn tả đại thể, tổng quát: Diễn tả chức năng chính của hệ thống là đảm nhiệm xử lý thông tin trong lĩnh vực nào đó của hệ thống thông tin quản lý mà không diễn tả được các chức năng nhỏ bên trong của hệ thống và không diễn tả được các thông tin vào ra của các chức năng nhỏ bên trong hệ thống

+Mô hình diễn tả chi tiết, cụ thể: Diễn tả được đầy đủ các chức năng nhỏ của hệ thống và các thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin được xử lý trong toàn hệ thống thông tin quản lý

4 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Hệ thống thông tin quản lý hoạt động tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những

ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn Hệ thống thông tin quản lý có thể đóng vai trò chiến lược trong doanh nghiệp

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

21

Thời kỳ những năm 1950 các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống thông tin quản lý để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ thông thường, hệ thống thông tin ngày nay đã được các doanh nghiệp sử dụng tốt ở mọi cấp quản lý, không chỉ đóng vai trò là cung cấp báo cáo liên tục chính xác, mà hơn thế các hệ thống thông tin đã thực sự trở thành một công cụ, vũ khí chiến lược để doanh nghiệp đó dành ưu thế cạnh tranh trên thị trường nhờ những thế mạnh sẵn có

Những ảnh hưởng quan trọng cảu hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ muốn:

+Đầu tư vào công nghệ thông tin giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở

nên hiệu quả hơn Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng

chất lượng sản phẩm, và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ của mình Hiện nay, nhiều nhà máy sản xuất ô tô đã sử dụng công nghệ sản xuất có hỗ trợ của máy tính để điều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm Việc phân phối ô tô và phụ tùng thay thế, cũng như việc chi trả của khách hàng, và thông tin về bán hàng hay về tình hình tài chính giữa các vùng khác nhau đều sử dụng mạng viễn thông Nhờ phương thức đó, doanh nghiệp đã hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều

và đồng thời cũng giảm được chi phí ở mức lớn nhất có thể Nhìn chung, phương thức sử dụng hệ thống thông tin quản lý phù hợp với các doanh nghiệp có chiến lược giảm chi phí sản xuất

+Xây dựng hệ thống thông tin giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu Phần lớn các công ty viễn thông đều rất chú trọng hoạt động này

Họ khuyến khích khách hàng qua việc mua bán và cung cấp các dịch vụ viễn thông

có chất lượng tốt nhất và tốc độ truyền tin nhanh nhất

+Một số tác dụng khác của hệ thống thông tin là khuyến khích các hoạt động sang tạo trong doanh nghiệp Đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc hoạt động mới trong doanh nghiệp Việc này có thể tạo ra các

cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp

+Hệ thống thông tin quản lý tạo thành các chi phí chuyển đổi trong trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp các hệ thống thông tin quản lý Điều đó có nghĩa là, khách hàng hoặc người cung cấp hàng bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ bên tỏng doanh nghiệp, và họ sẽ phải chịu những chi phí đáng kể về thời gian, tiền bạc, và cả sự không thuận tiện nếu họ chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác Việc các hãng hàng không đầu

tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong hãng một cách hoàn hảo và do đó trợ giúp cho hệ thống đặt vé tự động của mình chính là một biểu hiện cho việc đầu tư vào

hệ thống thông tin đã đem lại ưu thế cạnh tranh cho các hãng này

+Khi có hệ thống thông tin hoạt động tốt còn giúp tạo ra một số hoạt động mới cho doanh nghiệp:

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

Các tổ chức truyền thông với các bộ phận cấu thành điện tử: Dạng tổ chức này rất quen thuộc với các doanh nghiệp Nó chỉ thay thế một số phòng ban của doanh nghiệp bằng cơ cấu truyền thông điện tử Sử dụng các thiết bị truyền thông điện tử hỗ trợ cho các tổ chức theo tổ chức truyền thống đòi hỏi người quản lý luôn phải đặt ra câu hỏi liệu công nghệ thông tin có khả năng thay thế hoàn toàn cho thành phần đó của tổ chức hay không

-Liên kết tổ chức: Đây là dạng tổ chức được thành lập giữa các khách hàng và những nhà cung cấp Các khách hàng lớn thường gửi đơn hàng theo lịch trình kinh doanh của họ và đòi hỏi các nhà cung cấp nhỏ phải cung cấp cho họ như thể đó là một thành viên của tổ chức mẹ Các doanh nghiệp sản xuất ô tô thường thiết lập những mối quan hệ như vậy

5 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

5.1 Giá trị của một thông tin quản lý

Giá trị của một thông tin của một tổ chức, doanh nghiệp tạo ra thông tin để bán thì

tổ chức đó có thể tính giá trị của thông tin theo các khoản chi phí để tạo ra thông tin đó: Giá trị thông tin =∑ các khoản chi phí tạo ra thông tin

Tuy nhiên cách tính giá trị thông tin như trên là không phù hợp với hiện nay khi các nhà quản lý cho rằng các thông tin mà hệ thống thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện cho việc ra quyết định

Các chuyên gia khi đánh giá giá trị của thông tin mà hệ thống thông tin đưa ra thì phải xem xét xem thông tin đó đóng góp như thế nào vào việc ra quyết định và kết quả thực hiện của doanh nghiệp sau khi thực hiện quyết định trên

Phải xem xét giá trị thông tin như sau: Đầu tiên là giá trị thông tin được đánh giá thông qua tác động của nó đối với những quyết định của tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng thông tin đó để xem xét ra quyết định Sau đó xem xét cách thực hiện quyết định của tổ chức, doanh nghiệp được đánh giá thông qua việc đối chiếu với mục tiêu

mà tổ chức, doanh nghiệp đó ấn đã ấn định Theo cách tính như vậy thì giá trị thông tin là lợi ích thu được khi nhận được của thông tin khi hệ thống thông tin quản lý tạo

ra và nhằm thay đổi phương án ra quyết định

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

23

Như vậy đối với các nhà quản lý thì có them một thông tin hữu ích thì dựa vào thông tin đó để lựa chọn phương án tốt hơn do đó sẽ có lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án ra quyết định

Trong doanh nghiệp có ba dạng thông tin chủ yếu được các hệ thống thống thông tin quản lý tạo ra:

+Thông tin chiến lược: Thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu

dài của một doanh nghiệp Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao Đối với một chính phủ, thông tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số liệu thống kê về cán cân thu chi va đầu tư nước ngoài… Đối với doanh nghiệp, nó bao gồm những thông tin về tiềm năng của thị trường và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát sinh sản phẩm, những thay đổi về năng xuất lao động, các công nghệ mới phát sinh Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan đến việc lập

kế hoạch lâu dài, thiết lập dự án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc những nguồn dữ liệu không có từ những quá trình xử lý thông tin trên máy tính

+Thông tin chiến thật: Là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn(một tháng, một năm), và thường là mối quan tâm của các phòng ban Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự

án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng năm Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hàng ngày Do đó, nó đòi hỏi quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau khi đưa ra quyết định

+Thông tin điều hành: Là những thông tin thường được sử dụng cho những công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài giờ ở một phòng ban nào đó

Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có trong tay,

về lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,… Thông tin điều hành, về bản chất, được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động Nó đòi hỏi những hoạt động thu thập dữ liệu gấp rút Nó có ít người sử dụng hơn là các thông tin chiến thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật

5.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin quản lý

Để tính giá trị cho một hệ thống thông tin quản lý các nhà quản lý và xây dựng hệ thống thường sử dụng hai phương pháp sau:

+Phương pháp tính giá trị hệ thống thông tin quản lý dựa vào lợi ích tránh rủi ro:

Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý thể hiện bằng tập hợp những thông tin rủi

ro mà hệ thống thông tin đó có thể đưa ra cho tổ chức, doanh nghiệp để doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng hệ thống thông tin đó có thể dựa vào đó để dự đoán được, và những thuận lợi mà tổ chức đó có được nhờ hệ thống thông tin quản lý sau khi tránh những rủi ro có thể gặp phải

Gv: Lê Đình Hưng Email:hungledinh@hotmail.com Trang

24

Gọi A1,A2,A3,… An là những thiệt hại của các rủi ro hoặc cơ hội kinh doanh Gọi P1,P2,P3, Pn là xác xuất xảy ra các rủi ro

Gọi R1,R2,R3,…,Rn là tỷ lệ giảm bới rủi ro nhờ hệ thống thông tin

Gọi Ci là lợi ích tận dụng cơ hội i

Gọi Pi là xác xuất xảy ra cơ hội i

Gọi Ri là tỷ lệ tận dụng cơ hội i

Theo cách tính toán trên giá trị của hệ thống thông tin là: Rp+Rc

+Phương pháp tính giá trị hệ thống thông tin quản lý theo chuyên gia: Hệ thống

thông tin quản lý mang lại lợi ích đó là lợi ích trực tiếp và lợi ích gián tiếp

Lợi ích trực tiếp của một hệ thống thông tin quản lý chiếm từ 5% đến 20% kết quả hoạt động kinh doanh Cụ thể thì tùy thuộc vào tổ chức hoặc doanh nghiệp tiến hành

sử dụng trong thực nghiệm

Lợi ích gián tiếp là lợi ích không cân đong đo đếm được chính xác Ví dụ như tăng

uy tín của doanh nghiêp, chúng ta không tính mà ước lượng nên trong đánh giá, tính toán không nên đánh giá thấp và cũng đừng cố gắng tìm cách thu được chính xác giá trị gián tiếp

Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt hay xấu của các chuyên gia để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau:

Nếu là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i)

M=1: nếu có trên 90% chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt

M=0,5 nếu có từ 50% đến 90% chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt M=0 nếu có dưới 50% số chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt

6 Chi phí cho hệ thống thống thông tin

6.1 Chi phí cố định

Chi phí cố định trong một hệ thống thông tin là các khoản chi phí được dùng để xây dựng và lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng, mua trang thiết bị phục vụ cho hệ thống thông tin Gồm các khoản chi phí sau:

+Chi phí phân tích thiết kế hệ thống(Cpt): là toàn bộ các khoản chi phí từ khi tìm hiểu, nghiên cứu, lựa chọn, thuê các nhà phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho doanh nghiệp đến khi có được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh được thiết kế trên giấy tờ