HƯỚNG dẫn THỰC HÀNH NGHIÊN cứu LỊCH sử THÔNG QUA tài LIỆU lưu TRỮ

Nhưng cuối cùng tôi bắt đầu thảo luận về việc chưa được đào tạo về nghiên cứu tài liệu lưu trữ với các nhà sử học khác và nhận thấy rằng hầu hết mọi người trong lĩnh vực được hướng dẫn í

Tài liệu dịch

HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH NGHIÊN CỨU LỊCH SỬ THÔNG QUA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Người dịch: NCS Nguyễn Văn Tâm Chuyên ngành Lịch sử Sử học và Sử liệu học

Khoa Lịch sử Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Hà Nội, năm 2017

PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU

Đối với những nhà nghiên cứu không thông thạo quy trình làm việc ở các

cơ quan lưu trữ, việc hoàn thành một dự án nghiên cứu yêu cầu phải sử dụng tài liệu sơ cấp là rất nan giải Đối với những người mới bắt đầu nghiên cứu và đối với những người mới bắt đầu một dự án, việc đọc những vấn đề hiện tại và sắp xếp các câu hỏi nghiên cứu vào một đề xuất nghiên cứu hoàn chỉnh thường là một phần dễ dàng Nhưng đối với nhiều người, thách thức thực sự chỉ bắt đầu khi họ bước vào các lưu trữ và bắt đầu thu thập, tổ chức và phân tích các nguồn tài liệu sơ cấp

Các nhà nghiên cứu lịch sử đôi khi kín tiếng trong thảo luận những vấn đề chi tiết về phương pháp tiếp cận của họ khi làm việc tại các cơ quan lưu trữ Trong khi chúng ta thường xuyên thảo luận về các tiếp cận lý thuyết và phương pháp luận để viết nên lịch sử, chúng ta hiếm khi nói về những cách tiếp cận tốt nhất khi làm việc trong các cơ quan lưu trữ Khi tôi bắt đầu viết luận văn đại học, giáo viên hướng dẫn của tôi có hướng dẫn chút ít về cách làm việc ở lưu trữ

để thu thập dữ liệu và sau đó là xử lý các dữ liệu nghiên cứu Chính vì vậy tôi có

cơ hội tự phát triển cách tiếp cận của cá nhân mình trong xử lý các nguồn tài liệu; tuy nhiên tôi cũng đã trải qua nhiều lần thử nghiệm và không ít thất bại Đến khi học sau đại học, tôi đã có kha khá kinh nghiệm về lưu trữ, tôi bắt đầu viết luận văn mặc dù chưa từng trải qua bất cứ khóa đào tạo chính thức nào về cách nghiên cứu tài liệu lưu trữ Đầu tiên, tôi cảm thấy xấu hổ về sự thật này và tôi giữ kín không kể với ai Nhưng cuối cùng tôi bắt đầu thảo luận về việc chưa được đào tạo về nghiên cứu tài liệu lưu trữ với các nhà sử học khác và nhận thấy rằng hầu hết mọi người trong lĩnh vực được hướng dẫn ít về cách tiến hành một công trình nghiên cứu khoa học trên tài liệu lưu trữ Chúng tôi đã học các các tiếp cận phương pháp luận và lý thuyết để đọc những nguồn tài liệu sơ cấp, và chúng tôi cũng được học cách làm thế nào để sử dụng những nguồn này để đưa vào các bản mô tả lịch sử Tuy nhiên chúng ta hiếm khi được tập huấn về cách

làm như thế nào để tìm những nguồn tài liệu tương tự trong lưu trữ hoặc làm thể nào để xử lý chúng khi chúng ta đã tìm ra chúng

Cuốn sách này được viết để giải quyết lỗ hổng trong giáo dục này bằng cách đưa ra một số hướng dẫn căn bản về việc làm thế nào để làm việc với các lưu trữ trong thế kỷ 21 Hãy xem bản hướng dẫn này như một điểm khởi đầu hơn là một cuốn sách giáo khảo về nghiên cứu lịch sử trong lưu trữ Mặc dù bản hướng dẫn này được xây dựng chủ yếu trên kinh nghiệm của tác giả thông qua quá trình làm việc với nhiều lưu trữ ở Mỹ và sử dụng các ví dụ về Lưu trữ Mỹ, hầu hết những hướng dẫn ở đây có thể áp dụng khi làm việc với các cơ quan lưu trữ ở các quốc gia khác Tìm kiếm tài liệu lưu trữ, tổ chức các ghi chép, và lập

kế hoạch cho một chuyến nghiên cứu chỉ là một số trong nhiều chủ đề được đưa

ra trong hướng dẫn này nhằm giúp các nhà nghiên cứu thực hiện các dự án trong các cơ quan lưu trữ

Hướng dẫn này hỗ trợ các nhà nghiên cứu bằng cách giới thiệu những phương pháp tiếp cận đương đại để làm việc với các cơ quan lưu trữ ở Mỹ: từ việc tìm kiếm những tài liệu lưu trữ tiềm năng đến các thông tin quan trọng trong các hồ sơ Bản hướng dẫn này cũng đồng thời đưa ra các mẹo để tổ chức tài liệu lưu trữ và sử dụng hiệu quả các thiết bị công nghệ mới trong lưu trữ Tài liệu này được viết cho tất cả những ai nghiên cứu lịch sử - từ những người mới bắt đầu – người chưa bao giờ đặt chân đến lưu trữ, đến những nhà sử học dạn dày kinh nghiệm, hoặc những người nghiên cứu lịch sử không chuyên đang thực hiện các nghiên cứu về phả hệ Những nhà sử học trẻ sẽ tìm thấy đây là một hướng dẫn hữu ích, trong khi các nhà nghiên cứu nhiều kinh nghiệm có thể thấy tài liệu này có ích cho việc đánh giá cách thực hành của họ - có lẽ là bằng cách phát triển cách tiếp cận mới đối với những công việc liên quan tài liệu lưu trữ được thảo luận trong tài liệu này

Thay vì đưa ra một vài khái niệm mà người nghiên cứu có thể áp dụng ngay, bản Hướng dẫn này cung cấp các ý tưởng để làm việc trong các cơ quan lưu trữ hiện đại Không phải tất cả những ý tưởng viết ra ở đây đều có thể áp

dụng đối với tất cả các nguồn tài liệu; cũng không phải tất cả các ý tưởng đó đều phù hợp với tất cả mọi người Nhưng chúng có thể được sử dụng như những điểm bắt đầu cho các nhà sử học áp dụng khi xây dựng bản thảo Tài liệu này bao gồm một số phần được sắp xếp theo các giai đoạn của một quy trình nghiên cứu điển hình, bắt đầu bằng việc chuẩn bị cho một chuyến viếng thăm lưu trữ, thậm chí là trước khi bạn rời khỏi chiếc bàn làm việc Hầu hết các cơ quan lưu trữ Mỹ cung cấp thông tin về các bộ sưu tập lưu trữ của họ trên mạng internet và

từ những thông tin này có thể giúp bạn chuẩn bị các câu hỏi hay đưa ra yêu cầu đối với các lưu trữ viên Những câu hỏi được dự thảo cẩn thận và chuyên nghiệp dựa trên các nghiên cứu sơ bộ trực tuyến của bạn sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho

cả bạn và các lưu trữ viên Các phần tiếp theo tiếp tục nội dung về công tác chuẩn bị và đưa ra một số gợi ý cho việc xây dựng các mục tiêu thiết thực dựa trên những gì bạn thấy qua trang thông tin điện tử và qua điện thoại

Tiếp tục những lời khuyên thực tế về việc chuẩn bị cho một chuyến nghiên cứu, phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn về những công nghệ mới trong các

cơ quan lưu trữ Tham quan bất cứ một cơ quan lưu trữ lớn nào ở Mỹ và bạn sẽ bắt gặp các nhà sử học đang làm việc với máy tính, máy chụp hình, máy quét, máy tính bảng và hầu như tất cả các cơ quan lưu trữ đều có nội quy riêng của họ

về việc sử dụng các thiết bị công nghệ này Hơn thế nữa, đơn giản là bởi vì một thiết bị công nghệ mới có ở đó nhưng không có ý nghĩa rằng nó sẽ hữu ích cho nghiên cứu của bạn Phần này sẽ trình bày một số ưu điểm và hạn chế của các thiết bị công nghệ mới đối với nghiên cứu của bạn

Các phần tiếp theo đưa ra một số gợi ý để xây dựng các mối quan hệ với các lưu trữ viên và các nhà nghiên cứu lịch sử khác trong suốt thời gian bạn làm việc với các Lưu trữ Trong thực tế, xây dựng các mối quan hệ tích cực và hiệu quả với các lưu trữ viên nên là một phần quan trọng trong hành trình của bạn khi làm việc ở các cơ quan lưu trữ, bởi vì những mối quan hệ này thường sẽ đem lại cho bạn lợi ích trực tiếp, đối với cả nghiên cứu hiện thời và cho cả tương lai nghề nghiệp của bạn Thêm vào những nghi thức xã giao nghề nghiệp, phần này

cũng gợi ý một vài cách để các nhà nghiên cứu lịch sử cũng có thể giúp đỡ các lưu trữ viên và các lưu trữ

Hai phần cuối của tài liệu này đưa ra một số gợi ý về phương pháp luận

cơ bản Ở đây tìm hiểu một số rắc rối có thể xảy ra với những bộ sưu tập lưu trữ

bị hạn chế khai thác sử dụng, việc mất hoặc thiếu một số tài liệu, và việc một số

bộ sưu tập lưu trữ có vẻ như hữu ích khi bạn tìm kiếm trên các công cụ tra cứu nhưng lại thật sự không có giá trị khi bạn đọc trực tiếp trên tài liệu Ở một phần khác, tôi sẽ đưa ra một số gợi ý đối với việc ghi chép và sắp xếp các tài liệu nghiên cứu của bạn Rất nhiều ý tưởng trong số này không phải là mới, nhưng chúng giúp cho người đọc có thể xây dựng hoặc phát triển các phương pháp ghi chép hiện đang được sử dụng Phần này cũng đồng thời cung cấp một số lời khuyên trong việc làm thế nào tổ chức những loại công nghệ vật liệu mới để giúp những nhà sử học thu thập tài liệu – bao gồm cả ảnh kỹ thuật số và tài liệu

đã được quét

Những ví dụ được miêu tả trong tài liệu này được viết ra từ kinh nghiệm

và sự quan sát của tôi khi nghiên cứu trong các cơ quan lưu trữ cũng như khi đối thoại với rất nhiều nhà sử học và các lưu trữ viên

2 XÁC ĐỊNH PHẠM VI TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Các công nghệ mới và những tài liệu mới được tìm thấy trên Internet đang làm thay đổi căn bản bản chất của nghiên cứu lịch sử Các công cụ tìm kiếm và các cơ sở dữ liệu nghiên cứu đã cung cấp cho các nhà nghiên cứu lịch sử một khối lượng lớn các nguồn sơ cấp đã được xuất bản Khi đăng tải hàng triệu tài liệu, các trang thông tin điện tử cho phép nhà nghiên cứu lịch sử hiểu biết một cách tổng quát về một tập hợp tài liệu lịch sử cụ thể thậm chí từ trước khi bắt đầu bước vào các lưu trữ Không may là, trong khi rất nhiều cơ quan lưu trữ ở

Mỹ bắt đầu số hóa tài liệu để đưa chúng lên khai thác trên mạng thông tin diện rộng, còn một khối lượng rất lớn tài liệu và tài liệu trên các loại vật liệu đa dạng khác không thể số hóa được Thêm vào đó, việc số hóa đòi hỏi phải cân nhắc cẩn trọng Không giống như một quy trình quét ảnh vào máy tính “nhanh và ẩu”

như ở gia đình bạn, nhân viên lưu trữ ở một kho lưu trữ phải chịu trách nhiệm với các dữ liệu lịch sử một cách cẩn trọng bởi không gì có thể thay thế được chúng Trong khi đó rất nhiều các dịch vụ tin tức và các tờ báo lớn đều đã số hóa các lưu trữ của họ, ví dụ như, các báo địa phương duy trì cả bản điện tử và bản gốc hoặc mi-cro-phim Vì vậy các nhà nghiên cứu lịch sử phải thường xuyên tới nghiên cứu tại các cơ quan lưu trữ

Trước khi bắt đầu một chuyến nghiên cứu, các nhà học thuật nên bố trí thời gian nghiên cứu tất cả các trang thông tin điện tử của tất cả các cơ quan lưu trữ liên quan Làm như vậy sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quát về cơ quan lưu trữ và cách thức họ tổ chức tài liệu lưu trữ, đồng thời giúp xác định các yêu cầu nghiên cứu cho nhân viên lưu trữ Mặc dù các công cụ tìm kiếm trên các trang thông tin điện tử bị hạn chế trong việc tìm kiếm các nguồn tài liệu bởi vì không phải tất cả các tài liệu đều được đưa thông tin trên các trang thông tin điện tử, bạn cũng nên chuẩn bị việc mô tả với các lưu trữ viên những tài liệu gì bạn tìm thấy trực tuyến và những tài liệu gì bạn mong muốn sẽ tìm thấy khi bạn đến khai thác tài liệu ở cơ quan lưu trữ Các nhà sử học có xu hướng quan tâm tới các cá thể và các thể chế, nguồn gốc và sự kiện, các cơ quan lưu trữ cố gắng để lưu giữ những hồ sơ bao gồm những đặc điểm này, ví dụ như nguồn gốc thể chế và các

sự kiện chính Bạn phải luôn nghiên cứu một mục lục trực tuyến và trang thông tin điện tử của một cơ quan lưu trữ trước khi viết e-mail hoặc gọi cho cơ quan lưu trữ ấy

Bước đầu tiên trong việc tìm ra những tài liệu lưu trữ trực tuyến là lựa chọn một loạt các chuyên đề, từ khóa, và các tên gọi của các bộ sưu tập tài liệu

mô tả tóm tắt nghiên cứu của bạn Cần nhớ rằng tài liệu lưu trữ thường được sắp xếp theo tên gọi, vị trí địa lý, thời gian và các con số Những từ khóa này sẽ giúp bạn thu hẹp lại các bộ sưu tập lưu trữ, và đồng thời giúp bạn xác định những tài liệu lưu trữ có liên quan đến đề tài của bạn Các cơ quan lưu trữ ở Mỹ bao gồm nhiều loại sưu tập lưu trữ, từ những bộ sưu tập lưu trữ rất lớn tài liệu của chính phủ liên bang (Lưu trữ quốc gia) đến những bộ sưu tầm tài liệu nhỏ của các hiệp

hội lịch sử địa phương (ví dụ như Trung tâm lịch sử quận Goodhue ở Red Wing, Minnesota), tới những lưu trữ theo chuyên đề (ví dụ như Trung tâm Lưu trữ về đồng tính nam và đồng tính nữ ở Los Angeles, California) Tương tự như thế, nếu như câu hỏi nghiên cứu của bạn đòi hỏi phải sử dụng đến những nguồn tài liệu quý hiếm mà bạn không thể khai thác được tại địa phương bạn, có kiến thức về tra cứu và kiến thức về các mục lục thư viện sẽ giúp bạn tìm kiếm những tài liệu đặc biệt hoặc các thư viện sách hiếm, ví dụ như Thư viện Lịch sử Y học

ở đại học Yale

Lên kế hoạch một cách cẩn thận ngay từ những bước đầu tiên sẽ giúp bạn giới hạn lại những khối tài liệu khổng lồ, ví dụ như Lưu trữ quốc gia, thành những nguồn có thể xử lý được Ví dụ, một dự án nghiên cứu về vũ khí nguyên

tử sẽ bắt đầu với các nghiên cứu cấp 2 Một chuyến đi đơn giản tới thư viện sẽ cho biết tên của các chính trị gia quan trọng, các nhà hoạt động xã hội, các chương trình của chính phủ và các đạo luật có liên quan đến đề tài ấy Bắt đầu từ trang thông tin điện tử của Lưu trữ quốc gia (www.archives.gov), tìm kiếm cụm

từ “dự án Manhattan”, sẽ cho ra kết quả là các bộ sưu tập lưu trữ có liên quan

Từ đây, bạn sẽ thực hiện một vài cái kích chuột vào các bộ sưu tập cụ thể, như là theo các cá nhân, các đạo luật, các chuyên đề hoặc các thời kỳ có liên quan Việc quan trọng là bạn phải luôn theo dõi những nhóm hồ sơ mà bạn quan tâm Khi bắt đầu một dự án mới, tôi thường tạo ra một thư mục (folder) mới trong máy tính và sau đó tạo thêm rất nhiều các văn bản word để sắp xếp các bộ sưu tập trong thư mục lớn đó Những tập tin này sẽ giúp tôi theo dõi các văn bản mà tôi cần phải tra cứu về sau

Tiếp tục với ví dụ về Dự án Manhattan, trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ quốc gia đã liệt kê một vài bộ sưu tập liên quan đến dự án bí mật về việc tạo ra vũ khí hạt nhân Một trong những bộ sưu tập được liệt kê ở đây là

“Thông tin báo chí liên quan tới bọn hạt nhân và năng lượng hạt nhân, năm 1945-1946” Nếu như tôi kích chuột vào bộ sưu tập này, một trang giao diện mới sẽ hiện ra cung cấp những thông tin quan trọng về bộ sưu tập Bộ sưu tập

này được lưu trữ trong kho lưu trữ quốc gia ở College Park, Maryland, và được thống kê vào nhóm tài liệu của Lực lượng Hải quân Hoa Kỳ Những loại trang thông tin điện tử như thế này, thông qua dữ liệu trực tuyến, có thể cung cấp những bản mô tả vắn tắt về các bộ sưu tập và giải thích tại sao những tài liệu này lại được tổ chức như vậy Trang thông tin điện tử cũng có thể cung cấp những đường dẫn để tìm đến bộ phận hỗ trợ cho các bộ sưu tập lưu trữ

Nếu trên trang thông tin điện tử có sẵn bộ phận hỗ trợ nghiên cứu cũng như tải tài liệu, cần chắc chắn rằng bạn đã tải tài liệu về máy để phục vụ công tác tra cứu về sau Thông tin này bắt đầu với đường dẫn trên trang thông tin điện

tử mà bạn tìm kiếm, tên của nhóm hồ sơ và số đơn vị bảo quản của hồ sơ cần

được ghi chú cẩn thận Liệt kê đơn vị bảo quản, số hộp, tên bộ sưu tập, tên nhóm

tài liệu và số kiểm soát tài liệu có thể hỗ trợ nhân viên lưu trữ trong việc giúp

bạn tìm ra tài liệu mà bạn đã tra cứu trực tuyến

Ở các cơ quan lưu trữ nhỏ hơn, cũng giống như các cơ quan lưu trữ lớn, thường có những bản sao trực tuyến về các thông tin cơ bản về lưu trữ của họ và các công cụ hỗ trợ tìm kiếm trực tuyến Tuy nhiên không may là cũng có rất nhiều cơ quan lưu trữ không có thời gian hoặc không có kinh phí để đưa rất cả các danh mục của họ hoặc các hỗ trợ tìm kiếm lên trang thông tin điện tử Trong trường hợp này các lưu trữ viên sẽ thông báo với bạn bằng thư điện tử về danh mục những bộ sưu tập tài liệu lưu trữ chỉ có ở dạng bản giấy và chỉ được phục

vụ khai thác ở các cơ quan lưu trữ hoặc thư viện Thậm chí nếu có danh mục đã được số hóa, một số nhà sử học hoặc lưu trữ viên vẫn muốn sử dụng bản giấy hơn bởi vì một lý do cụ thể quan trọng nào đó (nếu không thì sẽ khó có thể hiểu được) Các lưu trữ viên đôi khi sẽ mang các bản giấy ra khỏi giá đựng tài liệu để trả lời cho các câu hỏi bởi vì thông thường là nhìn bản giấy sẽ dễ hơn là nhìn qua màn hình máy tính Bạn có thể biết về mức độ sẵn sàng cho khai thác sử dụng của tài liệu từ các thông tin cấp hai hoặc qua thông tin truyền miệng Nếu không thì bạn cũng có thể đơn giản là tự dự đoán cái gì sẽ được lưu ở một cơ quan lưu trữ dựa trên tên gọi của cơ quan lưu trữ ấy Các lưu trữ viên, thậm chí

cả khi họ chỉ đăng tải có mức độ trên mạng thông tin diện rộng, họ đều có khả năng giúp bạn chỉ ra những tài liệu nào có thể khai thác sử dụng được thông qua thư điện tử, điện thoại hoặc gặp trực tiếp

Hãy đầu tư thời gian vào việc gõ các từ khóa vào các danh mục trực tuyến hoặc chức năng tìm kiếm của các cơ quan lưu trữ Thông thường, tôi gõ các từ khóa trên danh mục để hiểu được tổng thể những gì mà một cơ quan lưu trữ đang quản lý trong các bộ sưu tập lưu trữ của họ Hãy tìm kiếm tên, nơi chốn, ý tưởng và các từ khóa có liên quan đến nghiên cứu của bạn Hãy thử các cách khác nhau kết hợp các thuật ngữ và bạn sẽ hiểu rằng một số chức năng tìm kiếm trực tuyến có hiệu quả hơn những chức năng khác Hãy chú ý tới các loại sưu tập lưu trữ đang chiếm ưu thế trong một cơ quan lưu trữ và hỏi những câu hỏi cơ bản về chúng như: Những bộ sưu tập lưu trữ xuất hiện thông qua công cụ tìm kiếm có bao gồm văn bản về người hoặc cơ quan hay không? Các bộ sưu tập lưu trữ được lưu tại các cơ quan lưu trữ có riêng về một chủ đề nào đó hay không, hay chúng được sắp xếp theo khu vực địa lý? Hãy cố gắng sắp xếp các từ khóa ban đầu vào việc tìm kiếm xung quanh các loại bộ sưu tập lưu trữ mà bạn mong đợi có thể tìm thấy trong các cơ quan lưu trữ Tôi thường sử dụng các tìm kiếm ban đầu, tìm kiếm nhiều lần và gõ đi gõ lại mỗi cụm từ một cách thận trọng, ghi lại các trích dẫn tôi tìm thấy từ các bộ sưu tập có liên quan

Khi một bộ sưu tập lưu trữ cụ thể có liên quan đến nghiên cứu của bạn được tìm thấy trong kết quả tra cứu, hãy làm thí nghiệm với các đường đẫn để xem là liệu chúng có thể dẫn bạn tới những kết quả rộng hơn hay chỉ đơn giản là đường dẫn vào danh mục Một đường dẫn nhỏ vào danh mục – tương đương với một danh mục trực tuyến phải cung cấp đủ thông tin để bạn có thể bắt đầu quá trình tìm kiếm tài liệu trong một cơ quan lưu trữ Trong khi đó chức năng hỗ trợ tìm kiếm thường giải thích nội dung của toàn bộ bộ sưu tập lưu trữ, chức năng tìm kiếm có thể chỉ cho bạn thấy đơn vị bảo bảo tài liệu có liên quan đến từ khóa của bạn Thông thường, các trang thông tin điện tử sẽ cung cấp đường dẫn để tải thông tin về chức năng hỗ trợ tìm kiếm Khi bạn đã có thông tin về chức năng hỗ

trợ tìm kiếm, cần đảm bảo rằng bạn lặp đi lặp lại các tìm kiếm đối với những từ khóa có liên quan, ghi chép lại những dạng văn bản mà bạn có khả năng tìm thấy trong mỗi bộ sưu tập Bạn sẽ thấy rằng các chức năng tìm kiếm ở hầu hết các trang thông tin điện tử sẽ thiếu những bộ sưu tập nào đó, nhưng lại đưa ra những kết quả mà bạn không ngờ tới về các bộ sưu tập lưu trữ khác Điểm mấu chốt để có một nghiên cứu là lặp đi lặp lại: gõ các từ khóa vào chức năng tìm kiếm trong toàn bộ lưu trữ, lặp đi lặp lại chúng khi tìm kiếm thông qua chức năng hỗ trợ tìm kiếm, và đọc lướt qua chúng khi bạn đọc trực tiếp tài liệu

Cuối cùng, bạn sẽ muốn tìm kiếm nhiều hơn, cẩn thận hơn, ghi lại chính xác các kết quả bạn vừa tìm được và những gì bạn tìm kiếm không thành công Một số nhà nghiên cứu sẽ tạo ra một bảng thống kê về những công việc của họ

từ một lưu trữ cụ thể, những người khác sẽ đơn giản chỉ viết chúng ra giấy trong một tài liệu riêng biệt Những bộ sưu tập tài liệu lưu trữ tôi dự định nghiên cứu đều được sắp xếp theo tên của các cơ quan lưu trữ, vì vậy tôi tạo ra những văn bản riêng rẽ cho mỗi bộ sưu tập mà tôi nghiên cứu Khi vẫn còn ngồi ở nhà

tra cứu chức năng hỗ trợ tìm kiếm trên trang thông tin điện tử, tôi viết ra những

đơn vị bảo quản có vẻ như liên quan đến nghiên cứu của tôi trong mỗi văn bản

Ở phần trên cùng của văn bản mới này, tôi copy và dán các đường dẫn (URL) và các thông tin từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến, và viết ra những ghi chép về các bộ sưu tập tài liệu lưu trữ, tóm tắt những gì tôi tìm thấy qua chức năng hỗ trợ tìm kiếm Việc này cũng đồng nghĩa là khi tôi đến cơ quan lưu trữ, tôi có thể mở văn bản và yêu cầu khai thác các đơn vị bảo quản như đã liệt kê trong ghi chép của tôi Sau đấy, tôi có thể mở lại văn bản và nhắc nhở bản thân về các bộ sưu tập lưu trữ thông qua việc xem lại các ghi chép

Hãy để thời gian suy nghĩ về việc tài liệu trong các bộ sưu tập lưu trữ được chỉnh lý như thế nào Các lưu trữ viên đã sắp xếp tài liệu theo thứ tự thời gian, theo chủ đề hay tên loại ? Liệu các đối tượng trong tài liệu có thật như trong định dạng gốc của chúng (gọi là “trật tự ban đầu”), hoặc liệu chúng có bị sắp xếp lại khi chúng được chuyển vào lưu trữ? Hãy cố hiểu phương pháp mà

người ta đã sắp xếp những tài liệu này Việc làm này sẽ giúp bạn dự đoán các loại tài liệu trong những lĩnh vực cụ thể của các bộ sưu tập lưu trữ, cuối cùng là bạn có thể tiết kiệm thời gian khi bạn thực hiện thao tác này

Khi bạn bắt đầu ghi chép lại các kết quả tìm kiếm, việc quan trọng nhất bạn cần phải làm là sắp xếp (hình 1)

Hình 1: Ví dụ về sắp xếp các tập tin (File):

Ghi chú về các tài liệu gốc/sơ cấp – Từ các lưu trữ

Smithsonian – mật danh AMM

Bancroft

Trường cao đẳng Y Philadelphia

Kết quả từ các nguồn tài liệu gốc/sơ cấp

Chuyến thăm bảo tàng 23/6/2016

Bảo tàng Hearst – Dấu tích loài người

Lưu trữ đại học Howard

Lưu trữ bảo tàng Mutter

Lưu trữ nhân học Quốc gia

Lưu trữ Smithsonian

Thư viện Smithsonian

Lưu trữ Bảo tàng đại học – PENN

Đại học Washington – St Louis:

Ghi chép về đạo luật đồ cổ Mỹ

Nhân trắc học – Hrdiicka

Hướng đi cho colle rdiick-1904

Các nguồn tài liệu gốc/sơ cấp – học thuật – theo năm

Các nguồn sơ cấp – thông thường – theo năm

Báo cáo thường niên Smithsonian

Tôi đã sắp xếp theo nơi lưu trữ và theo bộ sưu tập Bởi vì tôi đã làm việc với nhiều cơ quan lưu trữ khác nhau và nhiều loại bộ sưu tập lưu trữ khác nhau, việc sắp xếp như vậy giúp tôi dễ dàng tìm kiếm tài liệu hơn Nếu bạn dự định làm việc với một cơ quan lưu trữ lớn và với một số lượng nhỏ hơn các bộ sưu tập lưu trữ, bạn có thể muốn sắp xếp tài liệu theo cách khác, có lẽ là xung quanh các từ khóa Nhiều phần mềm cho phép các nhà sử học sắp xếp các văn bản dễ dàng hơn, do vậy bạn nên nói chuyện với đồng nghiệp về những phần mềm mà

họ đang sử dụng Không quan trọng bạn sắp xếp các ghi chép của bạn như thế nào, nhưng khi bạn tìm thấy một kết quả, ghi chép ngay lại những gì bạn vừa tìm thấy và chính xác nơi tìm thấy Lưu ý là chừa một phần lề để ghi thêm thông tin – liệt kê các trích dẫn trong các lưu trữ, các bộ sưu tập, các địa chỉ bảo quản, nhưng cũng đồng thời copy đường dẫn của các trang thông tin điện tử vào văn bản hoặc vào bảng thống kê mà bạn sử dụng cho nghiên cứu của bạn Sau đấy, nếu như bạn muốn xác nhận điều gì đó với cơ quan lưu trữ hoặc muốn một bản sao, bạn sẽ muốn đưa càng nhiều thông tin cho các các lưu trữ viên càng tốt

Nếu bạn không thể tìm thấy chức năng hỗ trợ tìm kiếm cho các bộ sưu tập lưu trữ mà bạn thấy trên trang thông tin điện tử, hãy liên lạc với cơ quan lưu trữ, mô

tả những gì bạn muốn khai thác từ chức năng hỗ trợ tìm kiếm Bất cứ khi nào có thể, hãy lưu lại các bản copy hồ sơ từ chức năng hỗ trợ tìm kiếm Nhiều cơ quan lưu trữ vẫn đang trong quá trình số hóa các danh mục và đôi khi, bản thân các công cụ hỗ trợ tìm kiếm cũng được số hóa cuối cùng Hãy cân nhắc ghi chú các

hồ sơ của bạn ở những chỗ mà các công cụ hỗ trợ tìm kiếm ban đầu hoặc các tài liệu tham khảo khác có liên quan tới những bộ sưu tập lưu trữ quan trọng có thể được tìm thấy Trong phần ghi chép của tôi, ở phần trên cùng của trang giấy, phía dưới phần trích dẫn địa chỉ bảo quản của tài liệu, tôi ghi chép những suy nghĩ tức thời của tôi về ý nghĩa của toàn bộ bộ sưu tập đối với nghiên cứu của tôi Bạn có thể điều chỉnh những ghi chép này khi bạn tiến hành dự án, nhưng nhớ đưa ra một chuỗi các ghi chú theo thời gian

3 CHUẨN BỊ CHUNG

Trong khi chuẩn bị tài liệu này, tôi đã tham khảo ý kiến của nhiều nhà sử học Mặc dù tôi đã hỏi nhiều câu hỏi khác nhau về mỗi kinh nghiệm cụ thể của các nhà nghiên cứu dày dặn kinh nghiệm, một trong những câu hỏi tôi đã sử dụng mỗi khi bắt đầu là hỏi về lời khuyên quan trọng nhất mà các nhà sử học có thể đưa ra đối với một người mới nghiên cứu tài liệu lưu trữ Một nhà sử học đã mềm lòng ngay lập tức, giải thích rằng sự khác biệt giữa một ngày thành công

và một ngày vô ích ở lưu trữ ảnh hưởng thế nào đến công tác chuẩn bị Anh ấy giải thích rằng nếu như bạn đi vào một trung tâm lưu trữ và bạn biết bạn đang tìm kiếm cái gì, bạn sẽ thành công và sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn Nếu như bạn chỉ vào lưu trữ và đơn giản là mong đợi sẽ tìm thấy những tài liệu

có liên quan, bạn sẽ ít có cơ hội tìm thấy những tài liệu hữu ích hơn Chuẩn bị cho một chuyến nghiên cứu tại cơ quan lưu trữ có thể tốn nhiều thời gian và cần lao động nghiêm túc, nhưng thời gian bạn chuẩn bị các tài liệu trước khi bạn đến

cơ quan lưu trữ chắc chắn là sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn Bạn cũng có thể thực hiện việc này theo bố trí thời gian của bạn – vào cuối tuần, buổi tuối, làm

việc trong khi trên máy bay – trong khi làm việc tại cơ quan lưu trữ bạn phải tuân theo thời gian đóng mở cửa theo quy định

Việc chuẩn bị cũng có thể tạo nên sự khác biệt giữa làm việc tại lưu trữ và giải thích thuật ngữ theo nghĩa rộng: “Tôi quan tâm đến những bản báo cáo về việc thổ dân chạm trán với người Châu Âu”, hoặc hy vọng cụ thể chi tiết hơn:

“tôi mong muốn được khai thác các tài liệu Lakota Winter Counts cho dự án của tôi về việc thổ dân chạm trán với với những người Châu Âu trong khoảng giữa thế kỷ 19” Mặc dù lợi ích của việc đưa ra các yêu cầu nghiên cứu ở ví dụ thứ hai có thể vẫn chung chung đối với nhiều người nhưng ngạc nhiên là nhiều nhà nghiên cứu lịch sử đã đến các cơ quan lưu trữ mà không đưa ra được những thông tin trên trang thông tin điện tử được đưa lên trên chức năng hỗ trợ tìm kiếm, thậm chí là không lướt qua Hơn nữa, tôi cũng đã rất ngạc nhiên khi thấy

nhiều nhà nghiên cứu mang Camera đến cơ quan lưu trữ mà không biết cơ quan

lưu trữ đó cấm chụp hình, họ không mang theo bữa trưa trong khi xung quanh

cơ quan lưu trữ không có chỗ nào bán đồ ăn, và có lẽ tệ nhất là họ không biết họ

đang tìm kiếm cái gì và làm thế nào những tài liệu ở cơ quan lưu trữ ấy phù hợp với dự án của họ Để tránh những sai lầm đơn giản này, hãy bỏ ra chút thời gian

để đọc các quy định và bất cứ mục “câu hỏi thường gặp nào” hoặc “hướng dẫn độc giả” được đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ mà bạn đang dự kiến đến khai thác tài liệu Việc này đặc biệt quan trọng nếu bạn dự định làm việc tại một cơ quan lưu trữ ở nước ngoài, cách xa quê hương bạn Các cơ quan lưu trữ ở các nước khác nhau thường có các nội quy khác nhau đối với việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc thậm chí là trong việc duyệt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu, và việc thiết yếu là bạn phải biết những thông tin này trước khi bạn đi

Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị cho một chuyến đi tới cơ quan lưu trữ

là bạn phải xác định mục tiêu tổng quát cho dự án của bạn Ví dụ như nếu bạn đang viết luận văn, bạn nên bắt đầu bằng việc tính toán các đặc điểm của dự án của bạn như là đây là một luận văn hoặc là đề cương nghiên cứu của luận văn

Việc này sẽ khuyến khích bạn thảo luận mục tiêu tổng quát dự án của bạn, thảo luận làm thế nào chúng phù hợp với học dữ liệu hiện tại, và định nghĩa những thành phần đa dạng của dự án Theo như ví dụ bên trên, một cuốn sách hoặc một bài báo về Lakota liên lạc với những người Châu Âu vào thế kỷ 19 là phù hợp với kiến thức chung về lịch sử ranh giới và những người thổ dân Mỹ, và bạn có thể đến cơ quan lưu trữ để tìm kiếm tài liệu cho một chương tìm hiểu làm thế nào mà Lakota Winter Counts đã thay đổi trong giai đoạn giữa thế kỷ 19 Xác định rõ ràng mục tiêu tới một cơ quan lưu trữ sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho bạn

Sẽ rất có lợi nếu như bạn xác định cụ thể nội dung nào trong dự án của bạn sẽ nhận được lợi ích từ những buổi làm việc tại một cơ quan lưu trữ cụ thể Khi bạn

đã xác định được mục tiêu của dự án và những gì bạn muốn tìm ra trong từng ngày cụ thể, công cụ hỗ trợ tìm kiếm và các lưu trữ viên có thể định hướng giúp bạn tới những nguồn tài liệu phù hợp Không cần nghi ngờ gì về việc thời gian bạn bỏ ra ở các cơ quan lưu trữ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dự án của bạn, những

gì bạn dường như sẽ phải định nghĩa lại khi bạn làm việc với các bản gốc tài liệu

Mặc dù có sự nhầm lẫn giống nhau, những danh mục tài liệu lưu trữ có thể được tư vấn trực tuyến thông qua một danh mục thư viện Trong khi danh

mục thư viện chỉ dẫn tới những địa chỉ bảo quản rời rạc của các cuốn sách, danh

mục tài liệu lưu trữ thường chỉ dẫn bạn tới những bộ sưu tập lưu trữ, bao gồm rất nhiều tài liệu với các kích cỡ khác nhau Một bộ sưu tập tài liệu lưu trữ cụ

thể có thể bao gồm một bức ảnh mà chỉ mất vài giây để tìm hiểu nhưng cũng có thể là một tập hợp rất nhiều phòng bảo quản nhiều cặp hộp tài liệu mà muốn tìm hiểu bạn phải mất cả đời Khi bạn tra cứu trực tuyến những từ khóa liên quan tới

dự án của bạn, cần nhớ trong đầu là chức năng hỗ trợ tìm kiếm đơn giản là không thể liệt kê tất cả các từ khóa chức năng ấy đang lưu trữ Một bộ sưu tập các lá thư có thể bao gồm cả hàng ngàn các từ khóa Các nhà nghiên cứu nên cân nhắc xem xét các bộ sưu tập lớn hơn để hoàn thành việc nghiên cứu một cách toàn diện một bộ sưu tập lưu trữ trong khi cân nhắc những hạn chế về mặt thời gian của cách tiếp cận trên Cần lưu ý rằng cách nghiên cứu sâu và rộng như

trên đôi khi có thể cực kỳ mất thời gian khi bạn chỉ tìm thấy những bản sao của tài liệu ở các nơi khác nhau – bởi vì chúng được bảo quản trong cơ quan lưu trữ trong khi những tài liệu khác mà bạn mong muốn tìm thấy thì lại không được lưu trữ tại đây

Khi bạn nắm được bản chất của dự án của bạn và những tài liệu lưu trữ nào là quan trọng đối với nghiên cứu của bạn, hãy bỏ thời gian để tìm hiểu khu vực địa lý xung quanh cơ quan lưu trữ Tùy vào mục đích chuyến thăm của bạn, việc chuẩn bị có thể chỉ đơn giản là duyệt trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ, hoặc cũng có thể là một kế hoạch kỹ lưỡng hơn Để chuẩn bị cho một chuyến công tác tới một thành phố xa lạ, tôi đã bỏ thời gian tạo ra một bản đồ từ khách sạn tôi ở tới cơ quan lưu trữ, tìm kiếm nơi bán đồ ăn chất lượng trong khu vực tòa nhà của cơ quan lưu trữ, tìm địa chỉ câu lạc bộ do đồng nghiệp sinh sống

ở đấy giới thiệu để gặp gỡ anh ấy vào cuối ngày làm việc Trong khi những tiện nghi này là thứ yếu so với việc tìm kiếm tài liệu trong lưu trữ, chuẩn bị chúng sẽ giúp cho bạn tập trung vào nghiên cứu trong suốt chuyến đi của bạn Đơn giản là thực hiện viện chuẩn bị này và để thời gian của bạn ở cơ quan lưu trữ được thoải mái giúp bạn chỉ tập trung vào việc nghiên cứu

Các trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ rất khác nhau tùy theo tính chất đầy đủ và công dụng của chúng Một số cơ quan lưu trữ sẽ đưa danh sách các quy định và các bảng phân loại, mẹo để làm việc với các danh mục lưu trữ

và các công cụ hỗ trợ tìm kiếm, và cung cấp một vài gợi ý về nơi ăn trưa Một số trang thông tin điện tử khác chỉ đưa rất ít thông tin về nơi mà bạn lên kế hoạch ghé thăm

4 CÔNG NGHỆ TRONG LƯU TRỮ

Mang theo các công cụ hợp lý cùng với chuyến nghiên cứu của bạn là một phần quan trọng thiết yếu khác trong công tác chuẩn bị Các công nghệ mới, bao gồm máy quay, máy quét, máy tính xách tay, máy tính bảng đã làm thay đổi căn bản công tác nghiên cứu trong lưu trữ Hầu hết các cơ quan lưu trữ ở Mỹ cho phép nhà nghiên cứu sử dụng máy tính xách tay để ghi chép Những năm trước

đây, rất nhiều cơ quan lưu trữ đã bổ sung nội quy về việc sử dụng máy ảnh và

máy quét Vì vậy, bạn cần liên lạc với cơ quan lưu trữ trước khi bạn đến Bạn

nên liên lạc với cơ quan lưu trữ trước khi định sử dụng các thiết bị này ở phòng đọc Trong khi những công cụ này nhìn chung giúp ích được cho nhà nghiên cứu, chi phí và lợi ích tiềm năng của chúng cần được cân nhắc kỹ lưỡng khi bạn xây dựng phương pháp nghiên cứu để nghiên cứu các bộ sưu tập tài liệu lưu trữ

Các công nghệ mới và phương pháp

Khi tôi bắt đầu làm việc trong một cơ quan lưu trữ, thậm chí là vài năm trước đây, tôi đã ghi chép lại bằng bút chì và sổ ghi chép Bây giờ tôi chuyển các ghi chép sang một máy tính Tôi có thể đánh máy các ghi chép vào máy tính xách tay nhanh hơn là viết tay Thậm chí tốt hơn nữa, ghi chép được đánh máy giúp tra cứu dễ hơn Ví dụ, nếu tôi phải soạn một bài giảng hay viết một bài luận

về tổng thống Teddy Roosevelt, tôi có thể nhanh chóng tham khảo bài giảng của các nhà khoa học khác, các tài liệu tham khảo và bất cứ tài liệu lưu trữ nào của

vị cựu tổng thống mà tôi có thể tham khảo được Với các ghi chép bằng tay, tôi phải tìm chính xác nơi lưu trữ chúng và nỗ lực tìm kiếm chúng trong các quyển

sổ ghi chép

Trong khi các thiết bị công nghệ đã chứng minh được khả năng lưu trữ và sắp xếp các tài liệu lưu trữ, các nhà nghiên cứu cũng phải chịu rủi ro khi sử dụng các thiết bị có thể bị lỗi thời sớm Trước khi sử dụng một chương trình hoặc một công nghệ mới, hãy thử nếu như các phiên bản trước của thiết bị này cho phép chuyển giao công nghệ tới thiết bị hiện đại hơn Lợi ích của ghi chép trên giấy là

có thể sử dụng trong thời gian dài mà không phải chuyển vào thiết bị mới Mặt khác, các bản ghi âm trên bang, đĩa ghi âm trở nên lạc hậu ngay khi các đầu đọc

bị lỗi thời Tuy nhiên các hình ảnh kỹ thuật số, các văn bản số hóa được sắp xếp theo các tập tin (File, Folders) dường như ổn định hơn khi chuyển giao công nghệ mới, các văn bản này có thể dễ dàng được chuyển giao giữa các giao thức mạng và máy tính hoặc giữa các loại định dạng khác nhau Các tài liệu giấy có thể được in làm phương án dự phòng và có thể được lưu trữ ở nhiều địa điểm

khác nhau Hiện nay chúng ta chưa biết được việc bảo quản lâu dài các công nghệ này, ví dụ như đĩa CD-ROMs hoặc đĩa DVD như thế nào Lưu dự phòng các file dữ liệu ở nhiều địa chỉ, nhiều định dạng có thể là khuyến cáo cho tất cả mọi người, hầu hết là các nhà khoa học

Trước khi tiến hành một dự án nghiên cứu với các công nghệ mới, hãy cân nhắc việc kiểm tra công nghệ mới này trên mỗi dự án nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhỏ Ví dụ như kiểm định phương pháp trên trên một bài báo trước khi sử dụng cho toàn bộ luận án hoặc bản thảo cuốn sách Khi sắp xếp các ghi chép và hình ảnh sử dụng các thiết bị công nghệ, hãy giữ hệ thống của bạn rõ ràng và đơn giản nhất có thể Tôi sắp xếp các tài liệu của tôi theo tên của cơ quan lưu trữ, sau đó theo các bộ sưu tập tài liệu lưu trữ Với ghi chép trong từng bộ sưu tập lưu trữ cụ thể, số cặp hộp, số tài liệu và những mô tả về tài liệu đều được ghi chép lại Chỉ cần vài giây, tôi có thể khai thác các tài liệu cụ thể và trích dẫn chính xác nơi mà tài liệu được bảo quản trong cơ quan lưu trữ Những hình ảnh

kỹ thuật số hoặc những tài liệu được quét có liên quan tới các bộ sưu tập lưu trữ

có thể được lưu ở các thư mục khác nhau trong cơ quan lưu trữ, và một văn bản chỉ dẫn chính xác nơi mỗi bức ảnh được bảo quản trong thư mục nào trong lưu trữ Mặc dù rất mất thời gian để viết địa chỉ bảo quản cho mỗi bức ảnh hoặc quét tài liệu từ lưu trữ nhưng bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc vì đã làm việc ấy khi bạn cần phải tra tìm lại tài liệu vào nhiều tháng sau đó Cũng giống như việc trích dẫn tài liệu tham khảo cho một xuất bản phẩm cuối cùng, hệ thống sắp xếp của bạn phải cho phép bạn vài tháng hoặc vài năm sau vẫn có thể truy tìm lại từng bước nghiên cứu

MÁY CHỤP HÌNH

Máy chụp hình kỹ thuật số đang ngày càng trở nên phổ biến trong các tài liệu lưu trữ Mặc dù việc sử dụng máy chụp hình cần có sự đồng ý của cơ quan lưu trữ, phòng đọc của các cơ quan lưu trữ dù lớn hay nhỏ đều thường có những nhà khoa học sử dụng máy chụp hình để chụp lại các bộ sưu tập lưu trữ để tham khảo về sau Máy chụp hình mang lại một số lợi ích cho nhà nghiên cứu như: nó

có thể tạo ra những bản sao mà không phải mất chi phí đắt đỏ như là photocopy; chúng cho phép bạn copy nhanh chóng cả một bộ sưu tập; và với ánh sáng và không gian phù hợp, bạn có thể chụp hình lại tất cả mọi thứ, từ một tấm bưu thiếp nhỏ tới một tấm bản đồ lớn Tôi đã sử dụng máy chụp hình để chụp lại cả những văn bản dưới dạng vi phim (microfilm), dễ đọc hơn và rẻ hơn là tạo ra bản sao từ máy in

Trong khi máy chụp hình có thể là một công cụ quan trọng trong hành trang của nhà sử học, chúng cũng không hoàn hảo Nhiều cơ quan lưu trữ không cho phép bạn sử dụng máy chụp hình Đồng thời, bộ nhớ có giới hạn và tình trạng hết pin đôi khi gây ra những rắc rối Là một nhà nghiên cứu, bạn nên cân nhắc các hạn chế của máy chụp hình khi quyết định mua một chiếc Máy ảnh tốc

độ cao có thể khắc phục hạn chế này; hầu hết các máy ảnh thế hệ mới đều có đủ

bộ nhớ cho việc lưu trữ ảnh Hoặc thay vào đó, bạn có thể điều chỉnh dung lượng và kích cỡ của ảnh; bạn cũng sẽ cần một chiếc máy chụp hình nhẹ để dễ dàng mang theo và chiếc máy này cần có pin có thể sử dụng trong thời gian dài

Dưới đây là một số câu hỏi căn bản mà bạn cần cân nhắc:

Bạn sử dụng chiếc máy chụp hình này chỉ cho công việc hay còn sử dụng cho các mục đích cá nhân khác?

Trong khi làm việc với một cơ quan lưu trữ, tôi sử dụng máy chụp hình để ghi lại hàng tá hàng tá các bức ảnh của các bộ sưu tập lưu trữ khó tìm kiếm Khi

ở một bờ hồ, tôi sử dụng chiếc máy chụp hình ấy để ghi lại những khoảnh khắc với người thân và bạn bè Đây là những điểm quan trọng bạn cần cân nhắc khi quyết định mua một chiếc máy ảnh Bạn sẽ thấy rằng rất nhiều máy chụp hình thế hệ mới cho phép bạn chuyển đổi các chức năng chụp hình, từ dạng thông thường sang dạng vi phim; một vài máy chụp hình thậm chí có chức năng chụp đen – trắng Nhưng bạn cần phải chắc chắn rằng bạn đã hỏi các chuyên gia ở cửa hàng bán máy chụp hình về các chức năng chụp hình trong các điều kiện khác nhau của chiếc máy ảnh