Quản trị dự án, tiến độ, kế hoạch và tài chính

◦ Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án ◦ Cần tránh các xu hướng Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.. Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân l

Tuần 5-10 (Week 5-10) Pham Van Hai Email: haipv@soict.hust.edu.vn

1

@Hai V Pham

◦ Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo

kết quả của dự án và chỉ các công việc đó mà thôi.

◦ Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án

◦ Cần tránh các xu hướng

Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.

Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.

Branstorming Branstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản

WBS ( WBS (Work Breakdown Structure) - Cơ cấu phân chia công việc – Cho các

dự án vừa và lớn

Kết quả phải đạt

Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo

trật tự logic

Nhà quản lý chức năng Nhà quản lý dự án

Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh

vực chuyên môn họ quản lý

Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh nghiệm phong phú

Thạo kỹ năng phân tách (cách tiếp

cận phân tách)

Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng cách tiếp cận hệ thống)

Như một đốc công, một người giám

sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu.

Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự án.

Chịu trách nhiệm lựa chọn công

nghệ

Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý dự án.

Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực

Hợp đH p đp đồng trng trng trọn góin góin gói: là hợp đồng theo giá

khoán gọn

Hợp đH p đp đồng chìa khóa trao tayng chìa khóa trao tayng chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao

gồm toàn bộ các công việc được thực hiện

thông qua một nhà thầu

- HHHợp đp đp đồng có đing có đing có điều chu chu chỉnh giánh giánh giá: tại thời điểm ký

kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định

chính xác về số lượng và khối lượng /biến

động lớn về giá cả

22/11/2015 8

Hợp đH p đp đồng ng ng ccccố đđđịnh giánh giánh giá: là hợp đồng theo giá

khoán gọn (FFFFix PPPPrice)

Hợp đH p đp đồng chìa khóa trao tayng chìa khóa trao tayng chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao

gồm toàn bộ các công việc được thực hiện

thông qua một nhà thầu

- HHHợp đp đp đồng có đing có đing có điều chu chu chỉnh giánh giánh giá (C(C(Cost

R

Reimbursable)))): tại thời điểm ký kết hợp đồng

không đủ điều kiện xác định chính xác về số

lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả

Tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan tới

việc triển khai, hỗ trợ và giám sát thực hiện

các hợp đồng,

Dữliệu sốlượng (về thời gian, giá trị hợp

đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữliệu chất

lượng (?ịa chỉ liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều

kiện bảo hiểm v.v.)

22/11/2015 10

Xác định nội dung/tiêu chí, báo cáo chuẩn của

CSDL

Thống nhất hệ thống mã, ký hiệu cho các nội

dung, tiêu chí, báo cáo của CSDL

Tập hợp các dự liệu/chi tiết liên quan tới các

hợp đồng của dự án

Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ liệu

Lưu trữ, xử lý

22/11/2015 11

Nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp

đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm

thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro

Nhiệm vụ chính: Kiểm tra tiến độ và kết quả

thỏa thuận

thông tin th ự c, chưa qua x ử lý Ví d ụ , v ớ i h ợ p

đ ồ ng tư v ấ n, b ả ng ch ấ m công, báo cáo ti ế n đ ộ

c ủ a t ừ ng tư v ấ n

22/11/2015 13

Thuận: Vượt mức yêu cầu

Nghịch

◦Chậm hơn tiến độ yêu cầu

◦Vượt quá chi phí dự kiến

◦Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng

Văn bản hoá tất cả những thay đổi diễn ra, ngay

cả khi chưa được phê chuẩn

22/11/2015 14

Các nguyên nhân dẫn tới tranh chấp

Cam kết tài chính không được thực hiện

Hiểu sai các diễn đạt trong hợp đồng

Không kiểm soát tốt các rủi ro trong hợp đồng

Bên chủ hợp đồng đưa ra quá nhiều yêu cầu

ngoài hợp đồng mà không thay đổi chi phí

Là việc xây dựng lịch trình thực hiện dự án và

đảm bảo cho lịch trình đó được thực hiện

đúng theo kế hoạch đã lập

22/11/2015 17

1. Xác định công viXác đnh công vinh công việc: c:

3. Ước lưƯ c lưc lượng ngung ngung nguồn ln ln lực: c:

Dự toán trang thiết bị,

5. LLậppp llllịchchch trìnhtrìnhtrình làmlàmlàm viviviệcccc: : Xây dựng lịch hoạt độngcủa dự án

6. KiKiểmmm soátsoátsoát llllịchchch làmlàmlàm viviviệcccc: : : Theo dõi, cập nhậttiến độ dự án, điềuchỉnh theo thực tế

1. Xác đXác định công vinh công vinh công việc: c:

3. ƯƯớc lưc lưc lượng ngung ngung nguồn ln ln lực: c:

Dự toán trang thiết bị,

vật tư cần để thực hiện

từng hoạt động dự án

22/11/2015 19

?ầu vào: Bản kếhoạch quản lý dự án

và các giả định

Kỹ thuật sử dụng:

Cấu trúc phân rãcông việc WBS, chia các hoạt động lớnthành các gói côngviệc nhỏ dễ quản lýhơn

Kết quả: Bản Danhmục các công việc

1. Xác đXác định công vinh công vinh công việc: c:

3. ƯƯớc lưc lưc lượng ngung ngung nguồn ln ln lực: c:

Dự toán trang thiết bị,

vật tư cần để thực hiện

từng hoạt động dự án

22/11/2015 20

Lên sơ đồ thứ tự và quan hệ các hoạt động trong dự án

Kết quả: Thứ tự hoạtđộng các công việc

1. Xác đXác định công vinh công vinh công việc: c:

3. ƯƯớc lưc lưc lượng ngung ngung nguồn ln ln lực: c:

Dự toán trang thiết bị,

vật tư cần để thực hiện

từng hoạt động dự án

cần bao nhiêu người

để thực hiện hoạt động? cần loại nguyên vật liệu gì và số lượng bao nhiêu? Cần loại trang thiết bị gì? Chi phí tương ứng?

4. ƯƯớcccc ttttínhínhính thththờiiii giangian

Câu hỏi: Với nguồn lực hiện tại cần bao nhiêu thời gian cho mỗi hoạt động?

4. ƯƯớcccc ttttínhínhính thththờiiii giangian

Ví dụ

4. ƯƯớcccc ttttínhínhính thththờiiii giangian

So sánh giữa tiến độthực tế và Bản kế hoạchtiến độ để phát hiện sailệch;

Điều tra bộ phận vànguyên nhân gây sailệch,

Điều chỉnh lại bản kếhoạch thực thi dự án nếucần thiết

Phải được tiến hành trước khi công việc bắt đầu

Có sự tham gia của những người thực hiện

Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều

chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét và

phê duyệt;

?ơn giản, chi tiết đến mức cần thiết

Cần phải nhớ rằng lịch trình thực hiện chỉ là dự định

để tiến hành công việc và nó không bao giờ chính

xác tuyệt đối Xem xét, cập nhật định kỳ

Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan Mọi

kế hoạch sẽ vô giá trị nếu không được mọi người

biết đến

22/11/2015 26

Công cụ giúp tách công việc dự án thành

các bộ phận nhỏ hơn để dễ quản lý

Bảng mô tả toàn bộ công việc dự án theo

cấu trúc, phân công công việc cụ thể theo

từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và

quyền hạn của từng nhóm công tác, có

đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành

công việc đề ra

Toàn bộ chương trình (total program)

Dự án (project) Nhiệm vụ chính (task) Các m mức cc

Nhiệm vụ phụ (subtask) Mảng công việc (work package)

Mức độ cố gắng (level of effort)

22/11/2015 28

22/11/2015 29

Mức độ chi tiết và giai đoạn kiểm soát

Thời gian kiểm soát như thế nào là hợp lý?

Phương pháp sơ đồ Gantt nhằm quản lý

tiến trình và thời hạn các công việc dự án

Theo đó, trên hệ trục tọa độ hai chiều, trục

tung thể hiện các công việc của dự án, trục

hoành thể hiện thời gian hoàn thành các

công việc này

Mục đích của sơ đồ GANTT là xác định một

tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc

khác nhau của dự án

Sơ đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có

quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít, thời

gian thực hiện của từng công việc và cả dự

án không dài

22/11/2015 32

22/11/2015 34

22/11/2015

ng

Phương án bình thường

Là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở

mức bình thường và thời gian thực hiện dự án là dài nhất.

Phương án đẩy nhanh

Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí

lớn nhất.

Phương án điều chỉnh (Kế hoạch thực hiện dự án)

Trên cơ sở phương án bình thường và đẩy nhanh các nhà

quản lý dự án tiến hành điều chỉnh (rút ngắn các công việc) để

có được phương án điều chỉnh.

Phương án điều chỉnh có chi phí thấp hơn phương án đẩy

nhanh và thời gian rút ngắn hơn so với phương pháp bình

thường

Phương án điều chỉnh chính là kế hoạch thực hiện dự án tối

ưu về kinh phí.

Quản lý chi phí dự án bao gồm những quá

trình cần phải thực hiện để chắc chắn rằng dddự

án đư

án được hoàn thành vc hoàn thành vc hoàn thành với ngân sách thoi ngân sách thoi ngân sách thoả đángđángđáng

QLCP bao gồm quản lý chi phí về lao động,

nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, cơ sở vật chất,

dịch vụ, thuế v.v

22/11/2015

37

Khái niệm

Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí,

xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề

xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án.

Nội dung kiểm soát

Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch

so với kế hoạch

Ngăn cản những thay đổi không được phép

Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép

Công cụ kiểm soát chi phí

?ường chi phí kế hoạch (đường chi phí cơ sở) – Là đường

cong (hình chữ S) thể hiện chi phí thực hiện các công việc

theo tiến trình dự án được lập theo kế hoạch.

Đường cong chi phí

Đường cong chi phí

Dự toán chi phí D toán chi phí toán chi phí dựa trên kế hoạch sử dụng

nguồn lực; -> chi phí cho mỗi hoạt động là

bao nhiêu

Xây dựng ngân sách Xây d ng ngân sách ng ngân sách cho các khoản chi đã lên

kế hoạch; -> chi phí lấy từ nguồn nào, khi nào

Chi phí gián tiếp Indirect Costs: chi quản lý,

thuế, phụ cấp ngoài lương…

Ước tính từ trên xuống (Top down)

Ước tính từ dưới lên (Bottom-up)

Ước tính tương tự (Analogous Estimate)

Ước tính tham số (Parametric Estimate)

Ước tính bình quân (Three-point Estimate)

Tốn thời gian và chi phí

?ội dự án phải được đào tạo kỹ năng dựtoán

Yêu cầu phải hiểu rõ và

đã phân tích dự án chi tiết

Dựa vào WBS, ước tính chi phí và lịch trình cho từng gói

công việc, sau đó tổng hợp lại để tính tổng số cho dự án

46

22/11/2015

47

Là dự toán từ trên xuống, sử dụng các mô hình

toán học và các công cụ tính toán để đưa ra các dự

báo

49

Ước lưƯ c lưc lượng khng khng khả dĩ nhdĩ nhdĩ nhất (MLt (MLt (ML -Most Likely): Most Likely): Most Likely): Chi phí

cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình

thường” hay “hợp lý”

Ước lưƯ c lưc lượng lng lng lạc quan nhc quan nhc quan nhất (MOt (MOt (MO -Most Optimistic): Most Optimistic): Most Optimistic): Chi

phí cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt

nhất” hay “lý tưởng” (không có trở ngại nào)

Ước lưƯ c lưc lượng bi quan nhng bi quan nhng bi quan nhất (MPt (MPt (MP -Most Pessimistic): Most Pessimistic): Most Pessimistic): Chi

phí cần để hoàn thành công việc một cách “tồi nhất”

- Điều chỉnh hồ sơ

sổ sách

Kiểm soát chi phí tích luỹ

Kết quả

mong

muốn

So sánh

Các tiêu chuẩn

Xây dựng kế

hoạch điều

chỉnh

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Xác định các sai lệch

Theo dõi, đo lường

Các thay đổi, rủi ro, phát sinh

Thu thập thông tin, báo cáo

Phân tích thực trạng

Điều

chỉnh

Các quá trình

kiểm soát chung

Các báo cáo tiến trình

Kiểm soát chung đối với các thay đổi

tiến độ

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát rủi ro

Phản ứng điều chỉnh

Phát hiện

sai lệch

Phân tích

xu thế