Bài tập nhóm dự án xấy dựng quán cafe

Gói công việc “hoàn thành” được thực hiện bởi nhóm quản lý dự án nên không phát sinh chi phí trực tiếp.. Chi phí trực tiếp cho 3 gói còn lại được phân bổ như sau: Bảng 7: Phân bổ chi phí

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

BÀI TẬP NHÓM QUẢN TRỊ DỰ ÁN

DỰ ÁN XÂY DỰNG QUÁN CAFÉ

Lớp: QTKDQT 10

Danh sách sinh viên: Nguyễn Minh Đức

Vũ Văn Kiên

Lê Thị Kim Chắc Nguyễn Thanh Tuấn

Quảng Ninh, tháng 10 năm 2017

MỤC LỤC

I Lựa chọn, giới thiệu dự án và tổ chức dự án: 3

1 Lựa chọn dự án: 3

2 Giới thiệu dự án: 3

3 Tổ chức dự án: 3

II Xác định dự án : 4

1 Phạm vi dự án: 4

2 Thiết lập ưu tiên dự án: 6

3 Xây dựng cấu trúc WBS và mã hóa: 8

4 WBS kết hợp OBS và ngân sách lao động trực tiếp: 9

5 Ma trân trách nhiệm: 10

III Ước tính chi phí dự án: 11

1 Ước tính và phân bổ chi phí 11

2 Chi phí trực tiếp 11

3 Chi phí quản lý trực tiếp: 13

4 Ước tính gói công việc 15

IV Lập kế hoạch dự án 19

1 Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án: 19

2 Thông tin sơ đồ mạng dự án: 20

3 Sơ đồ mạng dạng AON: 21

4 Điều hòa nguồn lực: 22

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH

thành

1 Nguyễn Văn Ngoãn

Đúng tiến độ

- Xác định phạm vi – ưu tiên dự 100%

Đúng tiến độ

-WBS, OBS

Ma trận trách

- Sơ đồ mạng AON

6

7 Lê Thị Kim Chắc

- Tổng hợp bài báo cáo Đúng tiến độ

I LỰA CHỌN, GIỚI THIỆU VÀ TỔ CHỨC DỰ ÁN:

1 Lựa chon dự án:

Nhóm đưa ra 02 dự án để lựa chọn:

TT Các tiêu chí so sánh Trọng số Dự án xây quán Cafe quán ăn sáng Dự án xây Chi chú

2 Kinh nghiệm và chuyên môn của Nhà đầu tư 0,25 5 2

Trong nhóm có người

đã từng làm ở quán café lâu năm

Trong nhóm có người

đã từng làm ở quán café lâu năm

Địa điểm xây dựng có

ít quán café, nhiều quán ăn sáng

Dựa vào số điểm so sánh cảu dự án, nhóm đưa ra quyết định chọn " Dự án xây quán Café "

2 Giới thiệu dự án:

Nói đến Việt Nam, văn hóa café dường như là một món ăn tinh thần không thể thiếu đối với hầu hết mọi tầng lớp xã hội.Ta có thể dễ dàng nhận thấy từ những vỉa hè, góc phố… đến những quán café sang trọng vào loại bậc nhất có tiếng ở Sài Gòn đều nhộn nhịp với dòng người “nghiện” café này

Quá trình thưởng thức café theo thời gian cũng có nhiều sự thay đổi Không biết từ lúc nào, café trờ thành thuật hương vị quen thuộc mỗi sáng trước khi đi làm Rồi theo cuộc sống tấp nập đầy năng động như hiện nay, quán café còn được liệt kê vào những nơi thông thường để bàn bạc việc làm ăn, những nơi tâm tình hội hợp của các bạn trẻ…Tuy nhiên, hiện nay café vẫn chưa thật sự gắn liền với mục tiêu học tập và làm việc cũng chính bởi chưa có nhiều quán mang thiết kế không gian dành cho đối tượng là những người “ham” đọc sách hoặc cần một không gian để tổ chức những buổi học nhóm

Từng một thời là sinh viên, chúng tôi hiểu được mong muốn tìm được một nơi thoải mái, thoáng đãng trong cái nắng gắt để cùng nhau họp nhóm, bàn bạc bài tập được giao, hay có được một nơi yên tĩnh để tập

trung học hành, tự do tìm hiểu và tận hưởng những thể loại tiểu thuyết ,sách báo thời sự mà mình quan tâm đã

và đang có khuynh hướng phát triển rộng rãi

Xét về mặt bằng chung, hiện tại các quán café tập trung vào “gu”, như nhạc Trịnh, gu café ngon, không gian đẹp trữ tình có thể nói đang mọc lên như “nấm” Tuy nhiên những quán café “sách” dường như là vùng đất vẫn còn”khá màu mỡ” và hiện tại chỉ tập trung ở các vùng trung tâm cùa thành phố Việc cần làm là phải tạo một sự khác biệt hướng trực tiếp đến đối tượng sinh viên là những người trực tiếp sử dụng dịch vụ này

Từ những lí do trên, chúng tôi quyết định lập dự án mở một quán café “Sách” nhằm khai phá thị trường đầy tiềm năng này, chú trọng hướng tới khách hàng mục tiêu là các nhóm sinh viên có thói quen đọc sách và những nhóm bạn đang tìm kiếm một nơi lý tưởng để học nhóm và thảo luận về những đề tài mà mình quan tâm

2 Tổ chức dự án:

Giám Đốc Dự

Án

Một người có thể làm trong các nhóm khác nhau của dự án.

II XÁC ĐỊNH DỰ ÁN :

1 Phạm vi dự án:

a Mục tiêu của dự án

 Xây dựng quán Cà Phê Sách phục vụ cho đối tượng chính là học sinh, sinh viên và những đối tượng có nhu cầu:

 Đọc sách

 Cần không gian yên tĩnh để học tập, làm việc.

 Cần không gian để thảo luận, học nhóm.

 Địa điểm: Thanh Sơn, Uông Bí, Quảng Ninh

 Thời gian thực hiện: 06 tháng : 01/03/2018 – 30/09/2018 Để kịp đón năm học mới 2019-2020

 Vốn đầu tư: 3 tỷ đồng

b Các kết quả chuyển giao và yêu cầu kỹ thuật:

Quán cà phê đầy đủ tiện nghi, có wifi, dành cho 150 khách, bao gồm:

Bảng 1: Bố trí sơ bộ quán cafe

STT

Tên khu Mục đích sử

Nhóm Quản Lí Nhóm Tài

1 Phòng Phục vụ cá nhận 125 m2 -Phong cách: yên tĩnh đọc sách, thích đọc sách, (chữ “L”: -Máy lạnh, wifi

yên tĩnh để học 5x5m)

-7 kệ sách dọc theo thành tường tập, làm việc

-26 bàn chữu nhật x 2 khách

-Nhạc nhẹ -6 bàn chữ nhật x 6 khách -1 bàn chữ nhật x 12 khách

gian mở nhân, nhóm có (15x15m) kiểng, trữ tình, thoáng đãng, nhạc nhẹ,

không gian mở

-1 cầu chữ “Y” bắc ngang hồ nước, thoáng đãng

dẫn khách từ cửa chính đi vào các khu vực

-Có lót đá cho các lối đi chính

-Không máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ

-10 bàn tròn x 5 khách -3 bàn chữ nhật x 2 khách

pha chế uống và thức ăn (5x5m) về vệ sinh an toàn thực phẩm

theo đặt hàng từ -Đầy đủ dụng cụ nấu nướng, pha chế khách

khách và nhân +2.5x5m) -Nhà vệ sinh nam:2 phòng, 2 bồn tiểu

-Nhà vệ sinh nữ: 4 phòng, 2 lavabo

6 Khu vực Giữ xe cho 200 m2 -Thông thoáng, rộng rãi, chứa được

(tận dụng vỉa

c Mốc thời gian

 Tư vấn thiết kế: thống nhất ý tưởng và chọn đơn vị thiết kế, 5 ngày

 Thiết kế và duyệt: 15 ngày

 Chọn đơn vị thi công: 10 ngày

 Thi công: 130 ngày

 Hoàn thiện: 20 ngày

d. Các yêu cầu kỹ thuật Xem bảng 1

trong phần b

2 Thiết lập ưu tiên dự án:

a Chất lượng:

Chất lượng là yêu cầu quan trọng nhất, là điều kiện ràng buộc

b Chi phí

Vốn đầu tư được hoạch định là 3,2 tỷ đồng nhưng có thể chấp nhận mức tăng thêm 30%

c Thời gian

Thời gian hoàn thành dự án ước tính là 6 tháng, có thể tăng thêm để đảm bảo chất lượng công trình

Ma trận ưu tiên của dự án được thể hiện như sau:

Bảng 2: Ma trận ưu tiên của dự án

3 Xây dựng cấu trúc WBS:

Cấu trúc phân việc là công cụ quản lý dự án quan trọng, là cơ sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát Xác định có hệ thống các công việc của một dự án thành các công việc nhỏ dần để tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn, xác định tất cả các công việc, phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý WBS của

dự án mở quán café:

Bảng 3: Cấu trúc WBS 1.1.Thiết kế:

1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ

1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp

1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô

1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước

1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất

1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ

1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

1.2.Xây dựng:

1.2.1 Đấu thầu xây dựng

1.2.2 Thi công nền móng

1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to …

1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao …

1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện

1.3.Trang trí nội thất:

1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế

1.3.2 Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách)

1.3.3 Mua và bố trí cây xanh

1.3.4 Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí

Hoàn thành

1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án

1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan

1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật…

1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án

1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án

4 Ma trân trách nhiệm:

quản lý

tài chính

trách thiết kế hàng

1.1.7.

Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây

1.2.3.Kiểm tra thi công tường, vách, điện nước, mái hiên,

bờ rào,

1.2.4.Kiểm tra việc hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao

1.4.1.

Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự

1.4.2.Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên

1.4.3.Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ

III.TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN:

1 Ước tính và phân bổ chi phí:

Có nhiều phương pháp để phân bổ và ước tính chi phí Dựa theo điều kiện cụ thể của dự án và tham khảo

từ nhiều dự án xây dựng quán cà phê, nhóm quyết định tiếp cận chi phí từ trên xuống theo phương pháp tỷ lệ

Chi phí của dự án được phân thành 3 loại: Chi phí trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và chi phí quản lý chung & hành chính Với tỷ lệ phần trăm phân bổ 80-10-10 sẽ được bảng sau:

Bảng 6: Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án

Tỷ lệ (so với tổng chi Thành tiền phí cho cả dự án) (Triệu đồng)

Chi phí quản lý chung & hành chính 10% 300 Trong đó, chi phí quản lý chung & hành chính được ước tính 10% là dựa trên kinh nghiệm nhóm sẽ không phân tích sâu Phần tiếp theo sẽ đi vào phân tích chi phí trực tiếp và chí phí quản lý trực tiếp

2 Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp cho từng gói công việc cụ thể bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và thiết bị Dựa vào cấu trúc phân việc đã trình bày ở phần …, dự án này có 4 gói công việc thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Gói công việc “hoàn thành” được thực hiện bởi nhóm quản lý dự án nên không phát sinh chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp cho 3 gói còn lại được phân bổ như sau:

Bảng 7: Phân bổ chi phí trực tiếp

Tỷ lệ (so với tổng chi phí trực tiếp) Thành tiền (Triệu đồng)

Chi phí trực tiếp cụ thể cho từng công tác của dự án (bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu,

thiết bị):

Bảng 8: Phân bổ chi phí trực tiếp cho từng công tác

Chi phí trực triếp (triệu đồng)

Chi phí cho bản vẽ kiến trúc 40%

Bố trí sách, dụng cụ trang trí 0.10% 1.2 0.199 238.8

3 Chi phí quản lý trực tiếp:

Chi phí quản lý trực tiếp là chi phí cho nhóm quản lý dự án trong suốt thời gian xây dựng dự án Nhóm dự án phụ trách quản lý các gói công việc được nêu trong WBS bao gồm: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Theo kinh nghiệm , chi phí quản lý trực tiếp được ước tính chiếm khoảng 10% tổng chi phí đầu tư cho dự án Chi phí quản lý trực tiếp được phân bổ cho các nhóm phụ trách được nêu trong bảng ma trận trách nhiệm Kết quả phân bổ như sau:

Bảng 9: Chi phí quản lý

Tùy theo tính chất của từng gói công việc thì chi phí cho nhân viên phụ trách hỗ trợ chủ yếu từ 1- 2 triệu, riêng nhóm phụ trách thi công hỗ trợ có mức chi phí cao hơn là 3 triệu Nhóm phụ trách chính khoảng từ 9- 10 triệu Đặc biệt, nhóm phụ trách thi công chính phải trực tiếp có mặt tại công trường xây dựng thường xuyên nên có mức chi phí cao hơn là 15 triệu

Bảng 10: Phân bổ chi phí quản lý trực tiếp cho từng nhóm và từng công tác

4 Ước tính gói công việc

Sau khi ước tính được chi phí trực tiếp cho từng gói công việc, việc ước tính chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói công việc cũng rất quan trọng Việc ước tính chi phí cụ thể cho từng gói công việc giúp nhà quản lý dự án kiểm soát chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói.

Ước tính chi phí cụ thể theo từng ngày của gói công việc “trang trí nội thất” được trình bày sau đây là một ví dụ minh họa cho ý kiến trên.

Gói công việc “ trang trí nội thất” được thực hiện trong 20 ngày với tổng chi phí 1.200 triệu (bảng 7) được ước tính chi tiết như sau:

Bảng 12: Tóm tắt cách phân bổ chi phí cho dự án

Từ các sơ sở tính toán trên đây, ta điền đầy thông tin trên bảng 4 WBS kết hợp OBS và ngân sách lao động trực tiếp như sau :

Bảng 13: WBS kết hợp OBS và phân bổ chi phí quản lý trực tiếp

Dự án mở quán cafe

Nghiên cứu thị Thiết kế - xây Marketing Mua nguyên liệu Nhân sự

sản phẩm

Nhóm phụ trách thiết kế

Tổ chức

Nhóm phụ trách thi công

Nhóm phụ trách mua hàng

Nhóm phụ trách quản lý

Nhóm phụ trách tài chính

1.1.2

1.3.3

= 2 triệu 1.4.1 = 2 triệu

1.1.3

1.3.4

= 2 triệu 1.4.3 = 2 triệu

1.1.4

1.1.5

1.1.1

1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.1.7

1.2.2 = 16 tr 1.3.1 = 3 tr 1.4.1 = 16 tr

1.2.3 = 16 tr 1.3.2 = 3 tr 1.4.1 = 2 tr

1.2.5 = 16 tr 1.3.3 = 3 tr 1.4.2 = 2 tr

1.2.1 = 2 tr 1.2.2 = 3 tr 1.2.3 = 3 tr 1.2.4 = 3 tr 1.2.5 = 2 tr

1.3.3 = 10 tr 1.3.4 = 10 tr

1.4.4 = 2 tr 1.4.5 = 2 tr 1.1.2 = 1 tr 1.2.1 = 1tr 1.3.1 = 1.5 tr 1.4.2 = 3 tr

1.3.2 = 1.5 tr 1.4.4 = 4 tr

1.3.3 = 1.5 tr 1.3.4 = 1.5 tr

IV LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1 Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án:

- Cung cấp cơ sở để có thể lập tiến độ về nhân lực và thiết bị.

- Gia tăng giao tiếp giữa các thành viên của dự án.

- Cung cấp một ước tính về thời gian dự án.

- Cung cấp cơ sở cho lập dự trù dòng tiền.

- Xác định các công tác găng.

- Làm nổi bật các công tác găng mà chúng không thể bị chậm trễ.

- Giúp nhà quản lý và nhân viên dự án có thể thực hiện theo kế hoạch.

2 Thông tin sơ đồ mạng dự án:

Bảng 14: Ràng buộc của các công tác và thời gian thực hiện

Công tác

Thời gian

trước

dự án

1.1 Thiết kế:

1.2 Xây dựng:

1.2.3.Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to

1.3 Trang trí nội thất:

1.3.3.Mua và bố trí cây xanh O L 5

1.4 Hoàn thành

1.4.2.Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan R Q 5

3 Sơ đồ mạng dạng AON:

Từ thông tin sơ đồ mạng dự án, ta có sơ đồ AON như sau.

Bảng 15: Sơ đồ mạng AON

Dựa vào sơ đồ mạng AON như trên ta có:

- Công tác Găng là:A,B,C,D,E,H,I,J,K,L,N,P,Q,R,S,T,U

- Công tác không Găng là: D, F,G,M,O

- Tổng thời gian thực hiện dự án dựa trên sơ đồ AON là 164 ngày.

4 Điều hòa nguồn lực:

Dựa vào sơ đồ mạng dự án và ma trận trách nhiệm, ta có bảng phân công nguồn lực cho nhóm quản lý dự án như sau:

Bảng 16: Bảng mô tả nguồn lực

Thời gian

C ô n g Công

Công tác

l a o

thực hiện

dự Người phụ trách

ộ án

n g à y

1.1.2.Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù

1.1.4.Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện

1.1.5.Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 5 2

1.1.6.Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 4 2

1.1.7.Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang

1.2.3.Thi công tường, vách, điện nước, mái

…

1.2.4.Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao

1.3.2.Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly

1.3.4.Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang

1.4.1.Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và

1.4.2.Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng

1.4.3.Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án,

1.4

4

Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho

1.4

5

Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá

- Gói công việc thiết kế được chính nhóm quản lý dự án thực hiện và liên hệ, đặt hàng với nhà thiết kế để lên được tổng thể mặt bằng, vị trí và cách thức hoạt động của dự

án Nhân lực sử dụng cho dự án từ nguồn nhân lực của nhóm phụ trách thiết kế, nhóm quản lý, nhóm tài chính kể toán và nhóm mua hàng

- Gói công việc xây dựng do được tổ chức đấu thầu từ các nhà thầu xây dựng bên ngoài, nên về nhân công lao động cho việc thi công công trình và hoàn thiện sẽ nằm trong

gói thầu đã được thỏa thuận và lựa chọn Nhà thầu phải có trách nhiệm thực hiện và hoàn thành theo những yêu cầu mà nhóm dự án đã đề ra theo bản hợp đồng đã được ký

Việc tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu được nhóm quản lý trực tiếp thực hiện

 Nhóm phụ trách xây dựng có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quá trình thi công

để đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời giám sát việc mua vật tư nguyên vật liệu, theo dõi biến động giá của vật tư công trình, tránh hiện tượng làm ăn trái phép đối với dự án công trình Bên cạnh đó, nhóm phụ trách dự án phải theo sát công trình để đảm bảo sự thay đổi kịp thời đối với những thay đổi hoặc sự cố ngoài ý muốn, nhằm giảm thiểu thiệt hại, chi phí đầu tư cho dự án Cuối cùng sẽ đánh giá nghiệm thu khi công trình xây dựng được hoàn thành

Nhóm kế toán tài chính sẽ dựa vào các hóa đơn chứng từ thu nhận từ nhóm phụ trách dự

án sẽ thu chi kịp thời và tổng hợp lại nhằm

đánh giá quá trình thi công xây dựng có bị trễ tiến độ, hay chi phí cho việc thi công có vượt quá chi phí dự toán ban đầu hay không Sau khi công trình kết thúc, nhóm kế toán tài chính dựa vào kết quả nghiệm thu từ nhóm phụ trách xây dựng sẽ thực hiện công tác thanh toán chi phí cho nhà thầu

- Gói công việc trang trí nội thất:

 Công tác mua các vật dụng pha chế, bàn ghế, trang trí được nhóm mua hàng trực tiếp nghiên cứu thị trường và liên hệ mua hàng với các nhà cung cấp Công tác mua hàng bao gồm việc đặt hàng và nhân công hỗ trợ cho việc bố trí, lắp đặt các vật dụng theo bản vẽ thiết kế đã được thực hiện

thời những chi tiết cần thay

đổi

- Gói công việc hoàn thành: thực hiện các công việc kiểm tra, nghiệm thu, thanh lý,

…các công tác của dự án Gói công việc cần sự đóng góp nhân lực từ các đại diện của tất

cả các nhóm quản lý dự án phụ trách liên quan