Mẫu 2 PHÂN NHÓM CÔNG VIỆC CỦA VĂN PHÒNG ĐHQGHN Số I Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành 1 Nhóm công việc của lãnh đạo đơn vị Trưởng, Phó Trưởng đơn vị – N1 CV1-N1: Chỉ đạo chung
Trang 1Mẫu 2 PHÂN NHÓM CÔNG VIỆC CỦA VĂN PHÒNG ĐHQGHN
Số
I Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành
1 Nhóm công việc của lãnh đạo đơn vị (Trưởng, Phó Trưởng đơn vị) – N1
CV1-N1: Chỉ đạo chung các hoạt động của Văn phòng ĐHQGHN CV2-N1: Chủ tài khoản Cơ quan ĐHQGHN
CV3-N1: Phụ trách công tác tài chính phục vụ các hoạt động của Cơ quan ĐHQGHN CV4-N1: Chủ trì công tác đối ngoại, hợp tác với các cơ quan Bộ, ngành Trung ương CV5-N1: Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài ĐHQGHN thực hiện công tác khai thác cơ sở vật chất của ĐHQGHN tại các khu vực ngoại thành Hà Nội
CV6-N1: Phối hợp với Ban TCCB và các ban chức năng có liên quan thực hiện chế độ, chính sách, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức trong Cơ quan ĐHQGHN
CV7-N1: Phụ trách Phòng Kế hoạch – Tài chính CV8-N1: Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; thay mặt CVP ký các văn bản thông báo, hướng dẫn về công tác văn phòng trong lĩnh vực được phân công
CV9-N1: Phụ trách công tác hậu cần, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Cơ quan CV10-N1: Phối hợp với Ban Thanh tra làm đầu mối tổ chức tiếp công dân của Giám đốc ĐHQGHN CV11-N1: Phụ trách Phòng Hành chính
CV12-N1: Phụ trách Đội xe CV13-N1: Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo công tác thư ký, tổng hợp và thống kê; xây dựng, đôn đốc, theo dõi các chương trình công tác của ĐHQGHN và của Ban Giám đốc
CV14-N1: Thay mặt Chánh Văn phòng ký các văn bản báo cáo, thông báo kết luận của Ban Giám đốc tại các cuộc họp, hội nghị công tác của ĐHQGHN khi được phân công; đôn đốc các đơn vị trực thuộc, các Ban chức năng thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Giám đốc
CV15-N1: Chủ trì tổng hợp báo cáo tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo của Ban Giám đốc, tư vấn Chánh Văn phòng đề xuất, kiến nghị với Ban Giám đốc trong chỉ đạo điều hành
CV16-N1: Đầu mối thực hiện công tác báo cáo, thống kê của Văn phòng CV17-N1: Phụ trách Phòng Thư ký Tổng hợp
CV18-N1: Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo công tác tuyên truyền, quảng bá hình ảnh và thương hiệu của ĐHQGHN trong nội bộ và ra ngoài xã hội
CV19-N1: Quản lý và xuất bản thông tin điện tử bằng tiếng Việt trên cổng thông tin điện tử của ĐHQGHN
Trang 2CV21-N1: Phụ trách Phòng Thông tin và Quản trị thương hiệu
- Phụ trách xây dựng, phát triển và quản lý hệ thống tài liệu, thông tin, hiện vật về truyền thống ĐHQGHN: tổ chức hoạt động và quản trị phòng trưng bày, phòng truyền thống của ĐHQGHN
CV22-N1: Thực hiện các công tác khác do Chánh Văn phòng phân công
2 Nhóm công việc của lãnh đạo các tổ chức trực thuộc đơn vị (đối với Văn phòng ĐHQGHN) – N2
CV1-N2: Phụ trách chung theo chức năng, nhiệm vụ của phòng
CV2N2: Tổ chức, phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện – sau đây gọi tắt là tổ chức thực hiện
-mảng công tác Quản trị Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc phục vụ quản lý, điều hành của Cơ quan ĐHQGHN CV3-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác cải cách hành chính và công nghệ thông tin phục vụ quản lý, điều hành của Cơ quan và của ĐHQGHN
CV4-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN CV5-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ của Văn phòng ĐHQGHN CV6-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác hậu cần lễ tân, khánh tiết, vệ sinh của Cơ quan ĐHQGHN
CV7-N2: Kế toán trưởng Cơ quan ĐHQGHN CV8-N2: Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính của Cơ quan ĐHQGHN CV9-N2: Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính của Văn phòng ĐHQGHN CV10-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác kế hoạch của Văn phòng ĐHQGHN CV11-N2: Tham mưu cho CVP thực hiện chức năng Chủ đầu tư các chương trình, dự án
CV12-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác thư ký Ban Giám đốc ĐHQGHN (giám sát, đôn đốc và báo cáo Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng về tình hình thực hiện nghị quyết các kỳ họp Hội đồng ĐHQGHN, chỉ đạo, thông báo kết luận của Ban Giám đốc)
CV13-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác thống kê, tổng hợp của ĐHQGHN (thống kê tổng hợp thông tin, CSDL các mảng công tác của ĐHQGHN; đầu mối báo cáo thống kê ra ngoài ĐHQGHN)
CV14-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác thống kê, tổng hợp của Văn phòng ĐHQGHN CV15-N2: Tổ chức thực hiện công tác xây dựng lịch công tác của Ban Giám đốc
CV16-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác Truyền thông - Quản trị thông tin của Ban Giám đốc, của Cơ quan ĐHQGHN và của ĐHQGHN
CV17-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác tuyên truyền quảng bá hình ảnh, thương hiệu của ĐHQGHN CV18-N2: Đầu mối tổ chức các sự kiện cấp ĐHQGHN; thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết của ĐHQGHN
- Đầu mối tổ chức quản lý hoạt động phòng Truyền thống của ĐHQGHN
Trang 3- Tổ chức biên tập, biên tập và tổ chức xuất bản các nội dung tin, bài, hình ảnh đăng trên website ĐHQGHN CV19-N2: Tổ chức thực hiện mảng công tác hậu cần phương tiện đi lại phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Cơ quan ĐHQGHN
CV20-N2: Tổ chức thực hiện bảo quản, quản lý xe công vụ theo đúng quy định CV21-N2: Thực hiện các nhiệm vụ khác do Phó Chánh Văn phòng phụ trách, Chánh Văn phòng hoặc Giám đốc giao
CV22-N2: Giúp việc cho Trưởng phòng theo mảng công tác được phân công, gồm:
II Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ
3
Nhóm công việc văn thư lưu trữ - N3
CV1-N3: Tiếp nhận kiểm tra thông tin, lập kế hoạch, đề xuất phương án, triển khai xử lý, báo cáo kết quả, đóng
và lưu trữ hồ sơ theo quy định (sau đây gọi chung là thực hiện) công tác văn thư đi của Cơ quan ĐHQGHN
(Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật -nếu có-; Đăng ký văn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi)
CV2-N3: Quản lý con dấu của cơ quan ĐHQGHN và của Văn phòng
CV3-N3: Số hóa văn bản đi trên Hệ thống quản lý Hồ sơ văn bản của Cơ quan ĐHQGHN, của Văn phòng ĐHQGHN
CV4-N3: Thực hiện công tác văn thư đến của Cơ quan ĐHQGHN, của Văn phòng ĐHQGHN (Tiếp nhận, đăng
ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến theo quy định) CV5-N3: Cấp bản sao y văn bản
CV6-N3: Số hóa văn bản đi trên Hệ thống quản lý Hồ sơ văn bản của Cơ quan ĐHQGHN, của Văn phòng ĐHQGHN
CV7-N3: Thực hiện công tác lưu trữ của Cơ quan ĐHQGHN, của Văn phòng ĐHQGHN (Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục
hồ sơ) CV8-N3: Kiêm nhiệm thực hiện Công tác in ấn; quản lý, cấp phát văn phòng phẩm;
CV9-N3: Kiêm nhiệm thực hiện Mua sắm nhỏ; theo dõi các hợp đồng dịch vụ của VP CV10-N3: Kiêm nhiệm thực hiện Công tác hiếu - hỷ
4 Nhóm công việc cơ sở vật chất, thiết bị và Công nghệ thông tin- N4
CV1-N4: Thực hiện các dự án đầu tư về CSVC do Văn phòng làm chủ đầu tư hoặc phối hợp thực hiện
CV2-N4: Lập kế hoạch, hồ sơ thực hiện duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản do Văn phòng quản lý
CV3-N4: Thực hiện công tác Quản lý tài sản theo quy định (theo dõi, điều chuyển, kiểm kê, thanh lý…);
CV4-N4: Kiêm nhiệm theo dõi, giám sát công tác an ninh tòa nhà D2
CV5-N4: Thực hiện sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các công trình xây dựng: điện, nước, xây dựng… các công trình thuộc quản lý của VP
Trang 4CV6-N4: Theo dõi bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị (trừ thiết bị tin học) toàn Cơ quan ĐHQGHN CV7-N4: Thực hiện Quản trị hệ thống mạng, máy chủ, tổng đài điện thoại, máy chấm công của cơ quan ĐHQGHN
CV8-N4: Thực hiện Quản trị phần mềm dùng chung: phần mềm eoffice, phần mềm chấm công, của cơ quan ĐHQGHN
CV9-N4: Thực hiện bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị tin học toàn Cơ quan ĐHQGHN CV10-N4: Thực hiện Hỗ trợ người sử dụng hệ thống CNTT
5 Nhóm công việc tổng hợp – N5
CV1-N5: Thực hiện công tác đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng ĐHQGHN CV2-N5 Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng báo cáo giao ban tháng, quý, năm của Văn phòng
CV3-N5: Thực hiện xây dựng lịch công tác của LĐ Văn phòng (đăng tải trên eoffice site Văn phòng) CV4-N5: Thực hiện các nhiệm vụ thuộc mảng công tác TCCB của Văn phòng
CV5-N5: Giúp việc cho Chánh Văn phòng trong việc theo dõi, giám sát, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ tháng, nhiệm vụ quý, tình hình thực hiện các chỉ đạo của các Phòng, cá nhân thuộc Văn phòng, báo cáo CVP CV6-N5: Giúp Chánh Văn phòng theo ủy quyền
6 Nhóm công tác Lễ tân – N6
CV1-N6: Thực hiện Công tác lễ tân tại phòng làm việc của Ban Giám đốc CV2-N6: Thực hiện Công tác lễ tân các phòng họp của Cơ quan ĐHQGHN CV3-N6: Thực hiện Công tác lễ tân đón tiếp khách tại cửa ra vào tòa nhà D2 và Trực điện thoại tổng đài Cơ quan ĐHQGHN
CV4-N6: Thực hiện Công tác lễ tân các sự kiện của Cơ quan ĐHQGHN
7 Nhóm phục vụ nhà ăn cơ quan – N7
CV1-N7: Thực hiện Phục vụ các suất ăn trưa hàng ngày cho cán bộ cơ quan ĐHQGHN CV2-N7: Thực hiện Phục vụ các suất ăn cho các sự kiện (nếu có)
8 Nhóm công tác thư ký Ban Lãnh đạo – N8
CV1-N8: Thông báo, đôn đốc cho các đơn vị, cá nhân thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc, lập báo cáo định kỳ tình hình thực hiện các văn bản, chỉ thị của Ban Giám đốc thông qua các kết luận
CV2-N8: Phối hợp với các phòng/ban bộ phận chức năng và các đơn vị trong cơ quan để chuẩn bị chương trình, nội dung và các điều kiện cần thiết khác cho các cuộc làm việc, các chuyến công tác của Ban Giám đốc
CV3-N8: Tiếp nhận các thông tin, văn bản để báo cáo, trình Phó Giám đốc ký CV4-N8: Sắp xếp lịch làm việc của Ban Giám đốc với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài ĐHQGHN; tham dự các buổi họp của Ban Giám đốc (khi có yêu cầu)
9 Nhóm công tác thông tin tổng hợp, thống kê – N9
CV1-N9: Thực hiện Thu thập, thống kê, xử lý, cập nhật CSDL các số liệu phục vụ công tác quản lý điều hành của Ban Giám đốc, của Cơ quan ĐHQGHN, của ĐHQGHN
Trang 5CV2-N9: Đầu mối thực hiện các báo cáo thống kê của ĐHQGHN , báo cáo Bộ/ban/ngành Trung ương CV3-N9: Thực hiện Lưu trữ và quản lý hồ sơ thống kê
CV4-N9: Thực hiện rà soát tình hình thực hiện KHNV và xây dựng các báo cáo giao ban Cơ quan ĐHQGHN, giao ban ĐHQGHN
10 Nhóm công tác kế toán – N10
CV1-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp CV2-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán công nợ CV3-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán lương CV4-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán thanh toán (đối với VP, Ban KHTC, QHQT, XD, TCCB) CV5-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ
CV6-N10: Quản lý các loại séc, ấn chỉ theo quy định CV7-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán vật tư, tài sản CV8-N10: Thực hiện nhiệm vụ kế toán thuế, tài trợ, viện trợ CV9-N10: Kiêm nhiệm thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ
11 Nhóm công tác kế hoạch của Văn
phòng– N11
CV1-N11: Thực hiện mảng công tác kế hoạch của Văn phòng
12 Nhóm công tác thông tin, truyền
thông – N12
- Quản trị web (phần mỹ thuật, kỹ thuật, cấu trúc và nội dung website) CV1-N12: Thực hiện các hoạt động truyền thông đối ngoại (xây dựng mạng lưới cộng tác viên, cung cấp thông tin, chế độ, theo dõi việc đưa tin của phóng viên các báo đài) của ĐHQGHN
- Thực hiện các hoạt động truyền thông đối nội (xây dựng mạng lưới cộng tác viên, cung cấp thông tin, chế độ, theo dõi việc đưa tin của các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN)
CV2-N12: Thực hiện chụp ảnh, viết bài, biên tập, đưa tin về các sự kiện của Ban Giám đốc, của Cơ quan ĐHQGHN, của ĐHQGHN trên website hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng
CV3-N12: Tổ chức biên tập và tổ chức xuất bản tin, bài, hình ảnh, video hàng tháng của ĐHQGHN;
CV4-N12: Cập nhật thông tin về ĐHQGHN và các đơn vị thành viên trên Website của ĐHQGHN phần tiếng Việt;
- Dịch các thông tin, thông báo về học bổng, sự kiện sắp tới, hội thảo quốc tế… sang tiếng Việt để đăng tải trên website
Trang 6Nhóm công tác quản trị thương
bá hình ảnh của ĐHQGHN;
CV2-N13: Thực hiện Xây dựng quy chuẩn, quy định thương hiệu, bộ nhận diện thương hiệu, biên tập các ấn phẩm truyền thông, website
CV3-N13: Đầu mối xây dựng, phát triển và quản lý hệ thống tài liệu, thông tin, hiện vật về truyền thống ĐHQGHN; Xây dựng, phát triển và thực hiện trưng bày, giới thiệu Phòng Truyền thống, Bảo tàng ĐHQGHN Chủ trì tổ chức xuất bản các ấn phẩm, vật phẩm quảng bá thương hiệu về ĐHQGHN;
N14
CV1-N14: Thực hiện công tác tổ chức các sự kiện của ĐHQGHN CV2-N14: thực hiện công tác lễ tân ngoại giao, khánh tiết của ĐHQGHN
N15
CV1-N15: Trực tiếp vận hành xe công vụ số……… theo đúng quy định, pháp luật của Nhà nước
CV2-N15: Bảo quản xe theo đúng quy định
BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ
(Ký và ghi rõ họ tên)
Ngày … tháng … năm 2014
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký và ghi rõ họ tên)