0. HUONG DAN BIEN SOAN TAI LIEU ISO 9001 : 2015

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu1 Các tài tiệu và hồ sơ cần thiết để thực hiện CÓ HIỆU LỰC HIỆU LỰC các quá trình của Công ty Các tài tiệu và hồ sơ cần thiết để thực hiện CÓ HIỆU L

CÔNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA

    

-KHÓA ĐÀO TẠO THỰC HÀNH

XÂY DỰNG HTQL SAPHIA

Long An, 1/04/2013

Người trình bày: LÊ VƯƠNG VŨ

Điện thoại: 0904372014 – Email: vuongvu1509@gmail.com

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

1

Các tài tiệu

và hồ sơ cần thiết để thực hiện CÓ HIỆU LỰC

HIỆU LỰC các quá trình của Công ty

Các tài tiệu

và hồ sơ cần thiết để thực hiện CÓ HIỆU LỰC

các quá trình của Công ty

c) Trình độ, năng lực của cán bộ, nhân viên

a) Quy mô và đặc trưng hoạt động của Công ty b) Sự phức tạp và mối tương tác giữa các quá trình

c) Trình độ, năng lực của cán bộ, nhân viên

Nội dung và số lượng tài liệu được quyết định do:

Chính sách chất lượng

Mục tiêu chất lượng

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Các

hồ sơ bắt buộc

Các thủ tục bắt buộc

Văn bản hóa các tài liệu Xây dựng - Thực hiện - Duy trì và Cải tiến

Văn bản hóa các tài liệu Xây dựng - Thực hiện - Duy trì và Cải tiến

Hình thức tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc

loại phương tiện truyền thông nào (Giấy – Hình ảnh – Vật mẫu – File điện tử …)

Hình thức tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc

loại phương tiện truyền thông nào

(Giấy – Hình ảnh – Vật mẫu – File điện tử …)

2

3

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ SAPHIA

1 2 3 4

Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng

Các thủ tục, các quy trình, quy định, Hoặc các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

Chức năng nhiệm vụ – Sơ đồ tổ chức bộ phận

Mô tả công việc các vị trí – Mục tiêu chất lượng, Các hướng dẫn công việc

Biểu mẫu, chứng từ

(*)

QUY CHẾ

Là những điều đã được quy định thành chế độ để mọi người

theo đó mà thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó.

(tratu.baamboo.com)

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY

 …

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY

 Quy chế Quản lý điều hành

Cấu trúc bao gồm 8 chương

 Chương 1 – Quá trình hình thành và phát triển Công ty

 Chương 2 – Phạm vi áp dụng

 Chương 3 – Các loại trừ

 Chương 4 – Hệ thống quản lý chất lượng

 Chương 5 – Trách nhiệm của lãnh đạo

 Chương 6 – Quản lý nguồn lực

 Chương 7 – Tạo sản phẩm

 Chương 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Là tài liệu cung cấp thông tin tổng quát và nhất quán cho

cả nội bộ và bên ngoài về HỆ THỐNG QUẢN LÝ SAPHIA

(*)

Nội dung bao gồm:

a) Phạm vi áp dụng của Hệ thống Quản lý SAPHIA,

- Các điều khoản loại trừ và lý do không áp dụng b) Trích dẫn các tài liệu chi tiết liên quan hoặc bao gồm c) Thể hiện mối tương tác giữa các quá trình trong hệ thống

QUY ĐỊNH

Là những điều định ra để phải theo, phải thực hiện trong công việc, trong hoạt động cụ thể.

(tratu.baamboo.com)

CÁC QUY ĐỊNH THƯỜNG CÓ TRONG CÔNG TY

 Quy định trao đổi thông tin nội bộ

 Quy định thực hiện công tác an toàn thiết bị, an toàn hệ thống, hạ tầng

 Quy định xếp dỡ, lưu trữ, bảo quản kho

 …

CÁC QUY ĐỊNH THƯỜNG CÓ TRONG CÔNG TY

 Quy định trao đổi thông tin nội bộ

 Quy định thực hiện công tác an toàn thiết bị, an toàn hệ thống, hạ tầng

 Quy định xếp dỡ, lưu trữ, bảo quản kho

 …

Là tài liệu quy định ra những điều phải theo mà làm việc gì

(V.Dict.com)

(*)

THỦ TỤC

Là tài liệu mô tả trình tự phải tuân theo để tiến hành

một công việc nào đó

(tratu.baamboo.com)

(*)

 Là tài liệu mô tả cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động

hay một quá trình – từ đầu vào đến đầu ra – được thiết lập theo

yêu cầu quản lý của Công ty TNHH BAO BÌ SAPHIA

Ví dụ:

- Thủ tục Tuyển dụng

- Thủ tục Đào tạo

- Thủ tục Bảo trì, bảo dưỡng MMTB, PTVC, HTTT

- Thủ tục Tiếp nhận và triển khai đơn đặt hàng

- Thủ tục Lập và triển khai Kế hoạch sản xuất, v.v

Ví dụ:

- Thủ tục Tuyển dụng

- Thủ tục Đào tạo

- Thủ tục Bảo trì, bảo dưỡng MMTB, PTVC, HTTT

- Thủ tục Tiếp nhận và triển khai đơn đặt hàng

- Thủ tục Lập và triển khai Kế hoạch sản xuất, v.v

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

Là tài liệu hướng dẫn chi tiết để thực hiện một bước công việc có tính chất phức tạp trong một quá trình nào đó, mà nội dung của bước công việc này không thể trình bày hết trong quy trình mô tả quá trình đó.

(*)

Ví dụ:

- Hướng dẫn Bảo trì, bảo dưỡng MMTB

- Hướng dẫn Bảo trì chi tiết tiêu chuẩn

- Hướng dẫn Vận hành MMTB

- Hướng dẫn Hiệu chuẩn thiết bị đo lường, v.v

Ví dụ:

- Hướng dẫn Bảo trì, bảo dưỡng MMTB

- Hướng dẫn Bảo trì chi tiết tiêu chuẩn

- Hướng dẫn Vận hành MMTB

- Hướng dẫn Hiệu chuẩn thiết bị đo lường, v.v

Là tài liệu hướng dẫn, quy định nội dung và cách thức ghi nhận

kết quả thực hiện của một hoạt động hay quá trình

(*)

Lưu ý:

- Form biểu mẫu không quy định phần nội dung

nhưng ít nhất phải có phần Header và Footer để nhận biết

- Biểu mẫu sau khi được ghi nhận thì trở thành hồ sơ

- Cấu trúc tài liệu không thay đổi

Tiếp tục rà soát, hoàn chỉnh nội dung

 Đảm bảo phù hợp thực tế và khả thi

- Nội quy Công ty có cấu trúc dạng Chương – Điều – Khoản – Mục

- Điều lệ hoạt động Công ty, Chiến lược phát triển Công ty, Chính

sách chất lượng, Sơ đồ HTQL SAPHIA có hình thức trình bày riêng

(*)

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG SOẠN THẢO TÀI LIỆU

- Luật định, chế định, tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Tài liệu phải phù hợp với thực tế và khả thi

1 Nguyên tắc phù hợp

- Tài liệu cấp dưới không được trái hay mâu

thuẩn với tài liệu cấp trên

CHU TRÌNH QUẢN LÝ & CẢI TIẾN

(14/10/1900 - 20/12/1993)

CÁCH THỨC SOẠN THẢO TÀI LIỆU NỘI BỘ

Cấu trúc bao gồm 6 phần

I Mục đích  WHY

II Phạm vi áp dụng  WHERE – WHAT

III Định nghĩa thuật ngữ – Giải thích chữ viết tắt

IV Nội dung  P.D.C.A  WHO – WHAT – HOW …

V Tài liệu tham khảo  Liệt kê biểu mẫu, phụ lục

liên quan

Đặc biệt lưu ý đối với mục V NỘI DUNG

Hãy đặt câu hỏi với 5W + 1H để xác định nội dung chính

 WHO – Ai thực hiện  Điểm kiểm soát

 WHAT – Điều gì

 WHEN – Khi nào  Điểm kiểm soát

 WHERE – Ở đâu

 WHY – Tại sao

 HOW – Thực hiện như thế nào  Điểm kiểm soát

QUY ĐỊNH,

QUY TRÌNH

CÁCH THỨC SOẠN THẢO TÀI LIỆU NỘI BỘ

Hình thức trình bày

1 Dạng văn xuôi

2 Dạng lưu đồ

3 Dạng kết hợp văn xuôi và lưu đồ

Quy ước nhận dạng khi có sửa đổi nội dung

 Thay đổi font – cở chữ – in đậm – in nghiêng …

 Tăng số lần sửa đổi

 Dùng trang theo dõi nội dung tài liệu sửa đổi

Quy ước ký hiệu trình bày dạng lưu đồ

 Dòng chảy công việc

 Hoạt động tác nghiệp

 Kiểm tra – Xem xét – Xác nhận

 Đầu ra/ Lưu trữ hồ sơ

Thủ Tục

Dấu câu

Trâu cày không được giết.

Trâu cày, không được giết.

Trâu cày không được, giết.

BÀI TẬP (5’)

• Hãy sắp xếp các từ sau đây thành câu có nghĩa

(được quyền thêm dấu câu tùy thích)

TÔI – BẢO – NÓ – KHÔNG – ĐI

1 Viết mục đích của việc biên soạn tài liệu:

Quy định – Quy trình

2 Lập Danh mục hồ sơ của đơn vị

3 Rà soát Quy trình Kiểm soát tài liệu

BÀI TẬP ÁP DỤNG

(*)

(*)

Câu hỏi & trả lời

CÁM ƠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE !