ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG CONDITIONAL FORMATTING kết hợp với một số hàm cơ bản để THIẾT lập FILE hỗ TRỢ xếp THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH TRƯỜNG THCS YÊN LẠC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓ

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH

TRƯỜNG THCS YÊN LẠC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE

HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010

Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang Chức vụ: Phó hiệu trưởng

Đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học

YÊN ĐỊNH, NĂM 2019

MỤC LỤC

1.Mở đầu 1

1.1.Lí do chọn đề tài 1

1.2.Mục đích nghiên cứu 1

1.3.Đối tượng nghiên cứu 2

1.4.Phương pháp nghiên cứu 2

1.5.Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm 2

2.Nội dung 3

2.1.Cơ sở lí luận 3

2.2.Thực trạng vấn đề 3

2.2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị 3

2.2.2 Giải pháp, biện pháp trước khi nghiên cứu 4

2.2.3 Những thuận lợi và khó khăn 4

2.3.Các giải pháp thực hiện 5

2.4.Kết quả đạt được: 5

3.Kết luận, kiến nghị 7

3.1.Kết luận 7

3.2.Kiến nghị 7

1.Mở đầu

1.1.Lí do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển về kinh tế xã hội, khoa học công nghệ ngày càngphát triển và phát triển nhanh chóng Công nghệ thông tin được ứng dụng đếnmọi người, mọi nhà trên nhiều lĩnh vực

Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xếp thời khóa biểu ở các nhàtrường hiện nay đã được thực hiện khá phổ biến và ở nhiều cấp độ, cách thứckhác nhau Từ việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập các file excel hỗ trợ xếpthời khóa biểu thủ công hoặc tự động đến việc dụng các phần mềm xếp thờikhóa biểu như: Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáo Minh giớithiệu; mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu các nhà trường phổ thông TKB 10.0 củaCông ty Công nghệ Tin học Nhà trường; phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắpxếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do Bộ GD&ĐT phát hành, phần mềm Vietschooltkb xếp thời khóa biểu online

Các phần mềm xếp thời khóa biểu có rất nhiều ưu điêm như: hầu như tựđộng, con người ít phải phải can thiệp, ít phải tư duy để tìm ra các phương ánxếp thời khóa biểu

Tuy nhiên các phần mềm xếp thời khóa biểu không phải là không cónhững nhược điểm như:

Mỗi người dùng có những yêu cầu khác nhau, các phầm mềm (hoặc fileexcel) trên dù rất tốt cũng khó có thể đáp ứng được hết các yêu cầu ngày càngcao ở các nhà trường

Việc nạp dữ liệu, nạp điều kiện theo yêu cầu của các phầm mềm trên lạirất vất vả, đôi khi làm nản lòng người sử dụng

Người dùng phải tuân thủ các thiết kế có sẵn của phần mềm, phần tùybiển để phù hợp với người dùng ngần như là không có

Đôi khi, để sử dụng hết các tính năng ưu việt của các phần mềm đó, ngườidùng phải trả tiền mua bản quyền

Ngoài ra, trên thực tế các trường trong huyện Yên Định hiện nay hầu hếtvẫn xếp thời khóa biểu thủ công Lý do có thể do khó khăn vừa nêu, cũng có thể

do thói quen, do trình độ công nghệ thông tin

Từ những lý do trên, bản thân tôi đã nghiên cứu, tìm tòi ứng dụng excel

để tạo file hỗ trợ cho việc xếp thời khóa biểu thủ công, đáp ứng yêu cầu riêngcủa đơn vị để có thể xếp thời khóa biểu một cách thuận lợi, điều chỉnh thời khóabiểu một cách nhanh chóng khi cần thiết

1.2.Mục đích nghiên cứu

- Tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ công nghệ thông tin củangười cán bộ quả lý

1

- Tạo được file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công đáp ứng được cácyêu cầu cơ bản của trường THCS Yên Lạc như sau:

+ Giao diện trực quan, thao tác trực tiếp trên thời khóa biểu một cáchnhanh chóng, hiệu quả nhất

+ Theo dõi được các tiết trùng nhau của giáo viên

+ Theo dõi được số ngày nghỉ của giáo viên

+ Theo dõi được số tiết 5 của giáo viên

+ Tùy chỉnh đổi giờ nhanh chóng trong trường hợp giáo viên nghỉ độtxuất hoặc các trường hợp cần thiết khác

+ Thống kê được số tiết dạy của từng giáo viên trong thời khóa biểu.+ Xuất được bản in thời khóa biểu chung toàn trường, thời khóa biểuriêng cho từng lớp, thời khóa biểu riêng cho từng giáo viên

- Có thể chia sẻ, áp dụng cho một số trường trong khu vực có cùng điềukiện

1.3.Đối tượng nghiên cứu

3.1 Phạm vi: Áp dụng cho trường THCS Yên Lạc và có thể chia sẻ,chuyển giao áp dụng cho một số trường trong khu vực có cùng điều kiện

3.2.Thời gian: Đã bắt đầu khởi tạo, thực nghiệm điều chỉnh từ năn học2014-2015 đến năm học 2016- 2017

3.3 Đối tượng: Các tính năng Conditional Formatting kết hợp với một sốhàm cơ bản của Microsoft excel 2010 và bải toán xếp thời khóa biểu

1.4.Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện thành công sáng kiến này, tôi đã sử dụng kết hợp nhiềuphương pháp khác nhau như:

- Tham khảo ý kiến đồng nghiệp

- Tham khảo sản phẩm khác cùng loại trên internet

- Phương pháp thực nghiệm khoa học

- Phương pháp phân tích, tổng kết kinh nghiệm

1.5.Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm

So với phiên bản “File excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu” năm 2017 mà bảnthân tôi đã thực hiện năm học 2016-2017 thì bản “File excel hỗ trợ xếp thờikhóa biểu” năm 2019 này có một số điểm mới sau:

- Hướng dẫn sử dụng cụ thể hơn

- Thêm sheet TTBĐ (thông tin ban đầu) chứa toàn bộ thông thi về ngàytháng phân công chuyên môn, ngày tháng bắt đầu sử dụng thời khóa biểu, số tiếtquy định theo Kế hoạch giáo dục cho từng môn, từng lớp, từng khối lớp Cácthông tin này được truy xuât, đối chiếu đến các sheet khác trong file, được đốichiểu, kiểm tra tự động, liên tục trong suốt quá trình phân công chuyên môn, in

2

ấn quyết định phân công chuyên môn, quá trình xếp thời khóa biểu, in ấn thờikhóa biểu sau này.

- Sheet chính “Xep TKB” (xếp thời khóa biểu) cũng được biên tập lại,trực quan hơn, bố trí một số nốt bấm chức năng thực hiện một số lệnh hỗ trợ chongười xếp thời khóa biểu tốt hơn

- Cũng trong sheet “XepTKB” này, ở phiên bản cũ (năm 2017) có nhiềunốt bấm lưu trữ theo từng thứ trong tuần và khôi phục theo từng thứ trong tuần.Tuy nhiên trong quá trình sử dụng tôi nhận thấy cách bố trí đó không thực sựhiệu quả, hay bị rối nên tôi đã biên tập lại Trong phiên bản năm 2019 này, tôichỉ thiết kế lưu và khôi phục bản lưu cho toàn thể thời khóa biểu cùng lúc(không lưu riêng rẽ từng thứ trong tuần nữa), và có thể lưu, khôi phục lưu được

3 bản nháp, 1 bản chính thức trong quá trình xếp

- Thay đổi sheet “inTKBgv” có kiểu bố trí thời khóa biểu cho từng giáoviên giống như thứ tự trong sổ báo giảng, giúp giáo viên vào sổ báo giảng tốthơn

- Bổ sung thêm việc in quyết định phân công chuyên môn (ở sheet

“PCCM” ) tương ứng với mỗi lần phân công lại chuyên môn, thay đổi thời khóabiểu

- Bổ sung thêm sheet “LLĐT” (liên lạc điện tử): nhằm copy thời khóabiểu past vào giao diện sổ liên lạc điện tử vndeu và gửi cho phụ huynh học sinhmỗi khi nhà trường có thời khóa biểu mới

- Ở sheet “inTKBtruong” có bổ sung nốt lệnh in -> tương tự lệnh in thôngthường của excel, nhưng nhanh gọn hơn; bổ sung nốt lệnh so sánh giữa thờikhóa biểu cũ và thời khóa biểu mới, các vị trí có sự thay đổi so với thời khóabiểu cũ sẽ được tô mầu, giúp giáo viên, học sinh rễ nhận ra những thay đổi liênquan đến lớp, đến giáo viên

Ngoài ra trong “File excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu” lần này còn có nhiềuthay đổi về kỹ thuật, giao diện, giải pháp xử lý vấn đề được thể hiện cụ thể,trực quan trong “File excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu 2019” đính kèm

2.2.Thực trạng vấn đề

2.2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị

3

Năm học 2018-2019 trường THCS Yên Lạc có 242 học sinh được chiathành 8 lớp Tổng số cán bộ giáo viên trong trường là 18 người Có 14 giáo viêntrực tiếp đứng lớp, trong đó có 10 giáo viên nữ; có 2 người nuôi con nhỏ; có 4giáo viên đi dạy liên trường nơi khác và có 4 giáo viên trường khác đến dạy liêntrường tại trường THCS Yên Lạc

Toàn trường hiện nay có 1 phòng tin học với 15 máy tính phục vụ cho họctập, 06 máy tính phục vụ cho công tác quản lý, 07 máy tính phụ vụ việc ứngdụng CNTT vào công tác giảng dạy

2.2.2 Giải pháp, biện pháp trước khi nghiên cứu

Năm học 2016-2017 bản thân tôi đã nghiên cứu đề tài này, nghĩa là thiếtlập một tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp thời khóa biểu ở trườngTHCS Yên Lạc khi đó đã được thực hiện tương đối tốt

2.2.3 Những thuận lợi và khó khăn

a) Thuận lợi

File excel mà tôi tạo ra, như đã đề cập ở trên, đã hỗ trợ rất tích cực, manglại hiệu quả tương đối tốt, hỗ trợ khá nhiều trong công tác xếp thời khóa biểu,đáp ứng cùng lúc được nhiều điều kiện đặt ra phù hợp với điều kiện hoàn cảnhcủa nhà trường

Khá khó khăn trong việc “vi chỉnh” theo những yêu cầu riêng của từnggiáo viên, theo từng thứ trong tuần

Không thao tác trực tiếp được trên bản thời khóa biểu tổng thể củatrường

Việc đổi tiết, đẩy giờ trong một buổi học đôi khi gây xáo trộn đến cácbuổi học khác

Không theo dõi được các thông số cần thiết theo yêu cầu riêng của nhàtrường như:

+ số ngày nghỉ của giáo viên

+ số tiết 5 của mỗi giáo viên

+ số tiết dạy của từng giáo viên theo ngày trong thời khóa biểu

Việc sử dụng file excel tự tạo hỗ trợ xếp thời khóa biểu nói trên, tuy đã hộtrợ được rất nhiều, nhưng trong quá trình sử dụng có bộc lộ một số điểm cầnkhắc phục, một số giải pháp kỹ thuật có thể nâng cấp để việc sử dụng đượcnhanh hơn, linh hoạt hơn, đỡ tốn công sức hơn

4

2.3.Các giải pháp thực hiện hiện nay

Để tạo ra file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu bằng tay với những tínhnăng cơ bản như đã đề cập ở phần: Mục đích nghiên cứu, bản thân tôi đã tìm tòinghiên cứu và thực hiện các công việc cụ thể sau:

- Tìm hiểu thêm các khả năng ứng dụng tính năng CondittionalFormatting trong excel 2010 (trở lên)

- Nghiên cứu thêm, sử dụng thêm một số hàm nâng cao trong excel

- Kết hợp sử dụng lập trình VBA trong excel;

- Thiết kế các nút lệnh, các công cụ, các chức năng, các bảng biểu phùhợp thuận tiện cho người dùng

- Ứng dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc

và một số trường khác như THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê ĐìnhKiên rút kinh nghiệm, điều chỉnh, hoàn thiện dần sản phẩm theo hướng: Đơngiản hóa các biểu mẫu, các giao diện tương tác giữa file excel và người dùng

- Tăng cường một số tính năng thông qua các nút lệnh

-

2.4.Kết quả đạt được:

Sau quá trình nghiên cứu, chỉnh sửa, thực nghiệm, đến nay file excel hộtrợ việc xếp thời khóa biểu thủ công đã cơ bản được hoàn thiện Sản phẩm đã cơbản đáp ứng được yêu cầu riêng của trường THCS Yên Lạc cũng như mộttrường khác như: THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên

Sản phẩm đã giúp cho việc xếp thời khóa biểu thủ công (theo thói quencủa hầu hết các trường trên địa bàn huyện Yên Định) một cách nhanh chónghơn, đỡ vất vả hơn Việc điều chỉnh tiết dạy cũng rất dễ dàng, trực quan, sinhđộng

Thời gian xếp thòi khóa biểu, điều chỉnh thời khóa biểu thủ công thôngthường phải mất cả buổi Khi sử dụng sản phẩm này, thời gian xếp, điều chỉnh

có thể được rút ngắn lại đáng kể, chỉ mất khoảng vài giây nếu điều chỉnh ít, đến

40, 50 phút hoặc hơn một tiếng đồng hồ cho những thay đổi, điều chỉnh phức tạphơn hoặc xếp lại mới toàn bộ thời khóa biểu

Các tính năng, giao diện, cách dùng được trình bày rất cụ thể trong file excel đính kèm (trong sheet HuongDan và trực tiếp trên các sheet chức năng)

(xin xem cụ thể phần phụ lục và xem trực tiếp file excel đính kèm)

Sản phẩm có những ưu điểm, nhược điểm chính như sau:

*Ưu điểm:

- Được thiết kế theo nhu cầu cá nhân, phù hợp với yêu cầu của từng đơnvị Khả năng tùy biến cao

5

- Giao diện trực quan, thao tác trực tiếp trên thời khóa biểu một cáchnhanh chóng, hiệu quả nhất.

- Theo dõi được các tiết trùng nhau của giáo viên

- Theo dõi được số ngày nghỉ của giáo viên

- Theo dõi được số tiết 5 của giáo viên

- Tùy chỉnh đổi giờ nhanh chóng trong trường hợp giáo viên nghỉ đột xuấthoặc các trường hợp cần thiết khác

- Thống kê được số tiết dạy của từng giáo viên trong thời khóa biểu

- Tô mầu/bỏ tô mầu tự động các ô có cùng giáo viên khi cần, để ngườixếp dễ theo dõi

- Có thể theo dõi/bỏ theo dõi nhiều giáo viên cùng lúc (bằng cách tô mầu

- Giúp so sánh những thay đổi giữa thời khóa biểu mới và thời khóa biểu

cũ gần nhất (tự động bôi xám những ô thay đổi) giúp giáo viên, học sinh dễ nhậnbiết những thay đổi để điều chỉnh kịp thời

- Giúp in ấn nhanh chóng quyết định phân công chuyên môn cho mỗi lầnthay đổi

- Hỗ trợ việc copy nội dung thời khóa biểu của từng lớp để gửi qua vneducho phụ huynh

- Có thể chia sẻ, áp dụng cho một số trường trong khu vực có cùng điềukiện

- Có thể thêm bớt một số tính năng đáp ứng yêu cầu riêng của từng trườngtrong cụm, huyện

(và còn một số tính năng khác nữa được giới thiệu trực tiếp trong fileexcel gửi kèm)

*Nhược điểm:

- Về cơ bản, việc xếp thời khóa biểu khi sử dụng file excel này vẫn là xếpthủ công, vẫn phụ thuộc vào tư duy của con người trong việc giải quyết bài toánxếp thời khóa biểu

- Vì được thiết kế riêng nên cũng cần được hướng dẫn trước khi sử dụng(không quá khó), tránh việc thao tác sai, làm hỏng file excel

6

Giúp cho người cán bộ quản lý hiểu cặn kẽ hơn nhiều vấn đề như: đội ngũgiáo viên, chuyên môn, quy định của cấp trên về các môn học, đối tượng họcsinh trong trường Vì có như thế mới có thể xếp thời khóa biểu một cách nhanhchóng, phù hợp nhất với đơn vị.

Việc tạo file excel nói trên giúp người cán bộ quản lý trong nhà trườngphát huy được năng lực cá nhân, có cơ hội được giúp đỡ giáo viên trong việcxếp thời khóa biểu hợp lý; giúp cán bộ quản lý ở trường khác có cùng nhu cầu,điều kiện xếp thời khóa biểu, từ đó có thiện cảm hơn trong mắt đồng nghiệmtrong và ngoài nhà trường

3.2.Kiến nghị

Đề nghị các cấp quản lý giáo dục tạo ra các điều kiện, các sân chơi phùhợp để các giáo viên, cán bộ quản lý có điều kiện trau dồi, phát huy các năng lựccá nhân

Trên đây là sáng kiến ứng dụng tính năng Conditional Formatting kếthợp với một số hàm cơ bản để xếp thời khóa biểu bằng excel 2010 (hoặc caohơn) Sáng kiến đã được khởi tạo và ứng dụng từ năm học 2014-2015 đến nay

Tuy nhiên sản phẩm vẫn không thể tránh được những hạn chế Tôi rất mong

nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và của Ban giám khảo để chosản phẩm của tôi ngày càng được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Yên Định, ngày 10 tháng 04 năm 2019

Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết,không sao chép nội dung của người khác

Người viết

Nguyễn Minh Giang

7

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáo Minh;

- Phần mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu các nhà trường phổ thông TKB 10.0 của Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường;

Phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do BộGD&ĐT phát hành;

- Phần mềm Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online

(các tài liệu trên đều được sưu tầm qua Internet)

DANH MỤC

CÁC ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐÃ ĐƯỢC HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ XẾP LOẠI CẤP PHÒNG GD&ĐT, CẤP SỞ GD&ĐT VÀ

CÁC CẤP CAO HƠN XẾP LOẠI TỪ C TRỞ LÊN

Họ và tên tác giả: Nguyễn Minh Giang

Chức vụ và đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc

Cấp đánh giá xếp loại (Phòng, Sở, Tỉnh )

Kết quả đánh giá xếp loại (A, B, hoặc C)

Năm học đánh giá xếp loại

Một số kinh nghiệm xây dựng

phong trào sử dụng dồ dung

dạy học đạt hiệu quả cao ở

thiết lập file hỗ trợ xếp thời

khóa biểu trên excel 2010

Sở GD&ĐT

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH

TRƯỜNG THCS YÊN LẠC

PHỤ LỤC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010

Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang Chức vụ: Phó hiệu trưởng

Đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học

YÊN ĐỊNH, NĂM 2019

Nội dung chính của sheet HuongDan – Hướng dẫn sử dụng file excel xếp thời khóa biểu