Kế hoạch Quản lý dự án được Giám đốc dự án lập, ngay từ lúc Chuẩn bị dự án, hoặc sau khi Dự án đầu tư được phê duyệt. Tùy theo hình thức thực hiện dự án, ví dụ như thực hiện theo Hợp đồng Tổng thầu Design Build hay EPC... thì KH QLDA phải lập ngay từi bước Chuẩn bị dự án, còn nếu thực hiện dự án theo hình thức có Thiết kế rồi mới giao thầu thì lập sau khi Dự án đã được cấp Phép đầu tư.Mẫu Kế hoạch quản lý dự án xây dựng là một tài liệu để giúp cho Giám đốc dự án xây dựng Kế hoạch để quản lý và thực hiện dự án. Là tài liệu tóm lược phạm vi công việc cần làm (WHAT), những giải pháp để quản lý dự án (HOW) và khi nào thì xong dự án (WHEN) được áp dụng theo chuẩn mực Quốc tế rộng rãi.
Trang 1KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Dự án/Công trình………
Địa điểm………
Trang 2KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
(Ký tên)
Ngày… tháng… Năm…
Trình duyệt Giám Đốc Dự án
(Ký tên)
Trang 3Hướng dẫn áp dụng
Kế hoạch Quản lý dự án được Giám đốc dự án lập, ngay từ lúc Chuẩn bị dự án, hoặc sau khi
Dự án đầu tư được phê duyệt Tùy theo hình thức thực hiện dự án, ví dụ như thực hiện theo Hợp đồng Tổng thầu Design & Build hay EPC thì KH QLDA phải lập ngay từi bước Chuẩn
bị dự án, còn nếu thực hiện dự án theo hình thức có Thiết kế rồi mới giao thầu thì lập sau khi
Dự án đã được cấp Phép đầu tư
Mẫu Kế hoạch quản lý dự án xây dựng là một tài liệu để giúp cho Giám đốc dự án xây dựng
Kế hoạch để quản lý và thực hiện dự án
Là tài liệu tóm lược phạm vi công việc cần làm (WHAT), những giải pháp để quản lý dự án (HOW) và khi nào thì xong dự án (WHEN) được áp dụng theo chuẩn mực Quốc tế rộng rãi
Cơ sở soạn thảo Kế hoạch quản lý dự án dựa trên Quy chế tổ chức hoạt động của Tổ chức chủ dự án Trong quá trình thực hiện, nếu cơ cấu tổ chức có thay đổi thì Ban QLDA cũng phải điều chỉnh cho phù hợp
Mẫu Kế hoạch được xây dựng để quản lý dự án lớn, khi sử dụng, tùy theo quy mô của dự án, nhất là những dự án nhỏ và có kỹ thuật đơn giản các Kỹ sư có thể đơn giản hóa bằng cách tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi để quản lý và điều chỉnh Sơ đồ tổ chức, phân công nhiệm vụ theo yêu cầu của dự án
Mẫu này giúp cho việc lập ”Kế hoạch quản lý dự án” nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, Giám đốc dự án trình Kế hoạch QLDA cho Giám đốc PMO kiểm tra trước khi trình cho người có trách nhiệm phê duyệt để đưa vào quản lý Sau khi Kế hoạch được phê duyệt, Giám đốc dự
án có trách nhiệm hướng dẫn cho nhân viên Ban QLDA hiểu rõ cùng thực hiện, mọi sự thay đổi sẽ được bổ sung và thường xuyên cập nhật Kế hoạch quản lý dự án
Trang 4MỤC LỤC
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
CHƯƠNG II: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP THỰC HIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHƯƠNG IV: KẾ HOẠCH NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO
CHƯƠNG V: BÁO CÁO THỰC HIỆN DỰ ÁN
CHƯƠNG VI: SỰ TƯƠNG TÁC CÁC QUY TRÌNH TRONG VÒNG ĐỜI DỰ ÁN CHƯƠNG VII: KẾT QUẢ KỲ VỌNG HOÀN THÀNH DỰ ÁN
TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM:
Trang 5CHƯƠNG I:
QUY ĐỊNH CHUNG
1 Tóm tắt quy mô dự án, phạm vi công việc:
Quy mô dự án
Phạm vi công việc (lấy từ Dự án đầu tư)
2 Mục tiêu dự án: (Sắp theo thứ tự ưu tiên tùy dự án)
Chất lượng đảm bảo theo đúng yêu cầu của thiết kế;
Tiến độ đạt yêu cầu của dự án đầu tư và Kế hoạch kinh doanh;
Chi phí nằm trong Tổng mức đầu tư đã được phê duyệt;
Phạm vi dự án theo Dự án đầu tư đã được phê duyệt;
3.Tiêu chuẩn áp dụng cho công trình (nêu rõ Tiêu chuẩn TCVN hay Mỹ, Nhật, Anh… cái này theo Nhiệm vụ Thiết kế)
4 Giải pháp thi công chính
5 Tiến độ tổng quát của dự án: Khởi công…… Kết thúc: ……
6 Các yêu cầu đặc biệt của dự án
7 Định nghĩa dự án hoàn thành:
Dự án hoàn thành là dự án đạt được các mục tiêu đề ra và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan
CHƯƠNG II: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA
1 Sơ đồ tổ chức của Ban QLDA:
Tùy theo dự án lớn nhỏ, kỹ thuật phức tạp hay đơn giản mà số lượng nhân sự sẽ được bố trí nhiều hay ít, những dự án đơn giản có Quy mô nhỏ, một nhân sự có thể kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hoặc kiêm nhiệm nhiều công việc, nhưng phải đảm bảo yêu cầu:
Quản lý tất cả công việc của dự án
Quản lý tất cả nhiệm vụ Quản lý dự án được qui định
Không có nhiệm vụ nào mà không có người quản lý
Sơ đồ tổ chức này sẽ luôn luôn cập nhật khi có sự thay đổi
2 Phân công nhiệm vụ:
Trưởng ban quản lý dự án (hay Giám đốc dự án):
Nhiệm vụ của Trưởng Ban QLDA là:
Trang 6 Hoàn thành các Mục tiêu của dự án
Đảm bảo các yêu cầu của các bên liên quan theo luật pháp
Với nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Trưởng ban quản lý dự án chịu trách nhiệm chính về việc thực hiện các yêu cầu trong Quyết định giao nhiệm vụ quản lý dự án
- Trưởng Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của Ban QLDA được qui định trong Quy chế tổ chức và hoạt động
của Tổ chức
- Điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Ban QLDA để hoàn thành các yêu cầu của dự án
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án bao gồm: Tùy theo qui mô, độ phức tạp của
dự án mà Giám đốc dự án sẽ đề xuất quản lý 15 nhiệm vụ hay một số nhiệm vụ sau đây:
Quản lý tiến độ
Quản lý phạm vi công việc/ Khối lượng
Quản lý chất lượng
Quản lý chi phí
Quản lý sự thay đổi
Quản lý an toàn, và vệ sinh môi trường
Quản lý lựa chọn nhà thầu
Quản lý nhân lực
Quản lý thông tin dự án
Quản lý các bên liên quan
Quản lý rủi ro trong dự án;
Quản lý khiếu nại trong dự án;
Quản lý sự cố
Quản lý hồ sơ tài liệu
Quản lý kinh doanh
- Phối hợp với các bên liên quan để đáp ứng các yêu cầu theo luật pháp qui định
Chuyên viên – các bộ phận trực thuộc Ban QLDA:
Nhiệm vụ của các chuyên viên QLDA bao gồm:
- Thực hiện nhiệm vụ do Trưởng Ban QLDA/Giám đốc dự án giao
- Phối hợp và thực hiện quản lý theo các Quy trình quản lý dự án
- Báo cáo công việc cho Trưởng ban QLDA
Biểu tổng hợp phân công trách nhiệm:
Trang 7TT Danh sách nhân sự Công việc phân công Nhiệm vụ
GIẢI PHÁP THỰC HIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Vòng đời dự án gồm có 5 giai đoạn:
Chuẩn bị dự án (lập Dự án đầu tư và xin cấp pháp lý)
Mỗi nhiệm vụ yêu cầu cần đưa ra 4 nội dung của giải pháp:
Trang 8Nội dung và trình tự QLDA được thực hiện theo quy trình phát triển dự án và nội dung công việc cụ thể theo từng quy trình con
Nội dung quản lý dự án này được thiết lập một khung chung, tuy nhiên tùy vào dự án có qui
mô lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giãn mà Giám đốc dự án sẽ đề xuất một số nội dung trên để đưa vào quản lý Không nhất thiết tất cả các dự án đều phải quản lý đủ 100% các nhiệm vụ này, sự đề xuất sẽ được ghi vào Kế hoạch và trình cho cấp có thẩm quyền chấp thuận trước khi thực hiện dự án
Nhiệm vụ quản lý dự án bao gồm:
1.Quản lý tiến độ:
Quản lý tiến độ được thực hiện ở Ban QLDA và cho tất cả nhà thầu và các nhà tư vấn dự án
Kế hoạch: Bao gồm Kế hoạch tiến độ tổng dự án, Kế hoạch tiến độ Phát triển dự án (Kế hoạch tiến độ Khảo sát-Thiết kế, Kế hoạch tiến độ thi công), và Danh mục các mốc tiến độ
Nội dung quản lý tiến độ yêu cầu phải thực hiện, bao gồm:
o Kiểm soát tiến độ
Riêng đối với nhà thầu và tư vấn, sau khi hợp đồng được ký kết phải triển khai kế hoạch chi tiết với thời gian được chia nhỏ không quá một tháng, trình chủ đầu tư chấp thuận trước khi thực hiện
Việc kiểm soát tiến độ tập trung:
o Phân nhỏ công việc thi công thành những Sprint có thời gian thực hiện dưới 1 tháng để kiểm soát Tổ chức họp hàng ngày 15 phút để tháo gở cản trở đẩy nhanh tiến độ
o Kiểm soát mốc tiến độ của từng nhà thầu và cho toàn bộ dự án, cần quan tâm và thực hiện đúng theo yêu cầu của các mốc tiến độ bàn giao mà bộ phận kinh doanh đã yêu cầu
o Đo lường kết quả thực hiện và so sánh với kế hoạch trong kiểm soát tiến độ theo biểu
đồ
o Việc chậm tiến độ sẽ được xử lý theo hợp đồng
o Việc phát sinh tiến độ do chủ đầu tư sẽ được điều chỉnh
Trang 9 Kết quả mong muốn:
o Mỗi gói thầu thực hiện đúng tiến độ theo hợp đồng;
o Đáp ứng tiến độ bán hàng của Khối kinh doanh;
o Tổng tiến độ dự án thực hiện đúng tiến độ dự án đã được phê duyệt;
o Tháo gỡ những vướng mắc kịp thời để tất cả các nhà thầu đẩy nhanh tiến độ;
Quy trình thực hiện: Thực hiện việc quản lý tiến độ theo Quy trình quản lý tiến độ
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
2.Quản lý phạm vi công việc:
Kế hoạch: Nêu rõ phạm vi công việc dự án cần thực hiện Nêu rõ ràng phạm vi công việc của dự án (Phạm vi này phải phù hợp với Dự án đầu tư được duyệt)
TT Phạm vi công việc Đơn
vị lượng Khối không giao Phạm vi
thầu
Phạm vi Giao thầu
Ghi chú
1 Khảo sát
2 Thiết kế
3 Thi công & bàn giao
Nội dung công việc:
o Khái toán phạm vi công việc theo yêu cầu trong bước khảo sát khách hàng và lập dự án
o Tính phạm vi/khối lượng trong bước thiết kế
o Thiết lập dự toán, tổng dự toán
o Thẩm định thiết kế-dự toán
o Phê duyệt thiết kế - dự toán
o Đề xuất khối lượng thay đổi, phê duyệt
o Xác nhận phạm vi công việc, khối lượng nghiệm thu thanh toán cho nhà thầu
Trang 10 Kết quả mong muốn:
o Khái toán phạm vi công việc ban đầu sát với yêu cầu
o Khối lượng tính đúng, tính đủ
o Theo dõi, quản lý sự thay đổi khối lượng
o Quản lý việc thực hiện phạm vi phù hợp với Dự án được phê duyệt;
Quy trình thực hiện: Trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi khối lượng phát sinh, phát giảm thì thực hiện theo Quy trình quản lý sự thay đổi khối lượng & chất lượng
Xem lưu đồ quy trình đính kèm
3.Quản lý chất lƣợng
Nội dung công việc quản lý chất lượng xây dựng bao gồm thiết lập Kế hoạch chất lượng (Plan), thực hiện các giải pháp đảm bảo chất lượng (QA) và thực hiện các giải pháp kiểm soát chất lượng (QC)
Kế hoạch: Kế hoạch chất lượng cho dự án và trình duyệt, chất lượng sẽ phải thực hiện ở tất
cả các chuyền tạo ra sản phẩm (xem chi tiết kế hoạch chất lượng**)
Nội dung thực hiện:
+ Thực hiện các giải pháp đảm bảo chất lượng, đây chính là các giải pháp phòng bệnh, bao gồm:
o Xây dựng các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu;
o Xem xét kết quả thiết kế, thẩm tra thiết kế;
o Kiểm soát các Tiêu chuẩn thi công & thí nghiệm được áp dụng;
o Xem xét, trình duyệt “quy trình bảo trì” của TVTK hay đơn vị cung cấp thiết bị lập
o Xem xét, trình duyệt “Đề cương giám sát thi công” của TVGS đệ trình
o Phê duyệt Biện pháp kiểm soát chất lượng (QCP - Quality control Procedure) do nhà thầu đệ trình cho từng công việc
o Phê duyệt kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm (ITP- Inspection & Test Plan) do nhà thầu
đệ trình cho từng công việc
o Phê duyệt Biện pháp thi công của từng công việc do nhà thầu đệ trình
o Xem xét, trình duyệt Kế hoạch nghiệm thu từng gói thầu do nhà thầu đệ trình
o Tuyển chọn nhân sự có năng lực;
o Đào tạo cho nhân sự hiểu rõ những yêu cầu về chất lượng để thực hiện;
o Phân nhỏ công việc thành những Sprint, có thời gian hoàn thành dưới 1 tháng, tổ chức rút kinh nghiệm và cải tiến sau mỗi Sprint
o Thực hiện kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ;
Nội dung này đều phải thực hiện ở cấp Ban QLDA, nhà tư vấn và nhà thầu
Trang 11+ Thực hiện các giải pháp kiểm soát chất lượng, đây là giải pháp chữa bệnh khi có lỗi chất lượng xảy ra:
o Kiểm tra Hệ thống quản lý chất lượng của các nhà thầu là phù hợp với kế hoạch chấp thuận;
o Kiểm tra nguồn lực nhà thầu, tư vấn giám sát: nhân lực, thiết bị, vật liệu
o Kiểm tra phòng thí nghiệm, các cơ sở sản xuất …
o Xem xét thiết kế, phát hiện sai sót, yêu cầu làm rõ
o Kiểm tra, giám sát chất lượng vật tư, vật liệu, thiết bị trước khi lắp đặt vào công trình
o Kiểm tra chất lượng của từng công việc qua:
- Checklist công việc, checklist gói thầu, checklist công trình
- Kiểm tra qua các thí nghiệm
- Kiểm tra qua quan trắc
- Kiểm tra qua chạy thử
- Kiểm tra qua kiểm định
- Kiểm tra công việc bảo hành
o Xử lý sự cố xảy ra - nếu có
o Tổ chức thực hiện nghiệm thu, bàn giao theo Kế hoạch bàn giao sản phẩm
Kết quả mong muốn:
o Chất lượng đáp ứng yêu cầu của Chủ đầu tư, tất cả các lỗi chất lượng phải được xử lý trước khi nghiệm thu
o Chất lượng được kiểm soát và đúng ngay từ đầu;
o Chất lượng là bao gồm chất lượng công trình và những dịch vụ đi kèm;
Quy trình thực hiện: Quản lý chất lượng trong giai đoạn xây dựng bao gồm quản lý chất
lượng trong khảo sát, thiết kế và thi công nghiệm thu được thực hiện theo các quy trình:
o Quy trình quản lý chất lượng khảo sát
o Quy trình quản lý chất lượng thiết kế và dự toán
o Quy trình quản lý chất lượng xây dựng trong thi công
o Quy trình tổ chức nghiệm thu
o Quy trình tổ chức bàn giao
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
4.Quản lý chi phí:
Kế hoạch: Nêu những con số: TMĐT, Dự toán-Tổng dự toán, Chi phí thi công… xem đây là
số liệu để giới hạn trong kiểm soát chi phí
(Yêu cầu phải ghi những thông tin trên tùy theo từng dự án bằng con số cụ thể để theo dõi)
Nội dung công việc:
Trang 12o Quản lý việc thiết lập Tổng mức đầu tư có cơ sở và độ tin tưởng cao
o Quản lý đơn giá, khối lượng, dự toán sát với thị trường
o Quản lý đơn giá hợp đồng, giá thành hợp đồng dưới dự toán được duyệt
o Tổng chi phí phải thấp hơn TMĐT, nếu vượt phải xin phép và được phê duyệt mới thực hiện
o Ngân sách sẵn có để kịp thanh toán cho nhà thầu
Chi tiết tham khảo Bảng Kế Hoạch Chi phí đầu tư xây dựng dự án (đính kèm)
Kết quả mong muốn:
o Đơn giá, khối lượng thanh toán đúng và đủ
o Có kế hoạch và chi trả chi phí cho nhà thầu kịp thời
o Chi phí không được vượt TMĐT
Quy trình thực hiện: Quản lý chi phí dự án thực hiện
5.Quản lý sự thay đổi:
Sự thay đổi ở đây là sự thay đổi dự án bao gồm thay đổi nhân lực, vật liệu, thiết bị, biện pháp thi công, phạm vi công việc- khối lượng, tiến độ, thiết kế, Tổng mức đầu tư tùy theo trách nhiệm mà sự thay đổi phải nói rõ cấp thẩm quyền phê duyệt mới được thực hiện
Kế hoạch: Đưa ra biểu mẫu tổng hợp theo dõi những thay đổi để theo dõi
Nội dung công việc:
o Tiếp nhận đề nghị yêu cầu thay đổi, phân tích, kết luận và trình lãnh đạo phê duyệt;
o Theo dõi, kiểm soát việc thực hiện những thay đổi;
o Thực hiện nghiệm thu để thanh toán việc thay đổi, nếu làm tăng giảm chi phí dự án;
Kết quả mong muốn:
o Giải quyết nhanh gọn khi có thay đổi
o Sự thay đổi thật sự cần thiết;
o Sự thay đổi đã được thực hiện đúng như phê duyệt;
Quy trình thực hiện: Việc thay đổi khối lượng và chất lượng sẽ thực hiện theo Quy trình quản lý sự thay đổi và Quy trình tạm ứng thanh toán
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.) Yêu cầu thiết lập Biểu tổng hợp để theo dõi sự thay đổi
TT Ngày
trình Nội dung thay đổi Đề xuất bởi trạng Tình phát sinh Giá trị phát giảm Giá trị Tiến độ tăng Tiến độ giảm
Ghi chú
Trang 136.Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường & phòng chống cháy nổ
Kế hoạch: Hệ thống tổ chức ANLĐ-VSMT-PCCN, yêu cầu những tài liệu nhà thầu phải thiết lập trình chấp thuận, thực hiện kiểm soát theo tài liệu đã chấp thuận
Nội dung công việc yêu cầu chủ yếu nhà thầu phải thực hiện:
o Lập Biện pháp/Kế hoạch an toàn-VSMT-PCCN
o Thực hiện các giải pháp đảm bảo an toàn-VSMT-PCCN (Phòng bệnh):
- Thiết lập Hệ thống quản lý ATLĐ-VSMT-PCCN của dự án;
- Kiểm tra kế hoạch ứng phó với những tình huống khẩn cấp về tai nạn lao động, sự cố
về môi trường và cháy nổ cho từng nhà thầu;
- Thanh tra ATLĐ-VSMT-PCCN định kỳ;
- Điều tra, lập biên bản và báo cáo tai nạn lao động nếu có xảy ra;
- Tư vấn về ban hành mức phạt về ATLĐ-VSMT-PCCN
o Thực hiện các giải pháp kiểm soát an toàn – VSMT (chữa bệnh):
- Kiểm tra Hệ thống quản lý ATLĐ, VSMT & PCCN của các nhà thầu;
- Kiểm soát thực hiện Biện pháp ATLĐ, VSMT & PCCN của các nhà thầu;
- Kiểm tra danh sách công nhân đã đăng ký với chính quyền địa phương;
- Kiểm tra công nhân đã được huấn luyện ATLĐ, VSMT & PCCN;
- Kiểm tra công nhân đã được huấn luyện an toàn nghề chuyên biệt;
- Kiểm tra danh sách thiết bị thi công và lái máy đảm bảo an toàn;
- Kiểm tra mặt bằng an toàn trong thi công;
- Kiểm tra nội Quy, biển báo, hệ thống loa phóng thanh để nhắc nhở tại công trường;
- Kiểm tra sử dụng trang bị phòng hộ của công nhân trên công trường;
- Yêu cầu nhà thầu thực hiện cam kết ATLĐ, VSMT & PCCN
- Cảnh báo và đề xuất xử phạt các vi phạm về ATLĐ, VSMT & PCCN theo Quy định của Chủ đầu tư;
- Kiểm soát ATLĐ, VSMT & PCCN trên công trường phát hiện sự không phù hợp và yêu cầu sửa chữa;
- Kiểm soát chặt chẽ các biện pháp thi công có khả năng xảy ra sụp đổ gây tai nạn cho người và tài sản;
Kết quả mong muốn:
o Phòng ngừa không để xảy ra tai nạn gây thương tích hoặc tử vong tại công trình;
o Phòng ngừa không để xảy ra những sự cố sụp đổ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình;
Trang 14o Phòng ngừa không để môi trường xây dựng ảnh hưởng đến người làm việc và cộng đồng dân cư;
o Phòng chống triệt để mọi cháy nổ xảy ra trong quá trình thi công;
Quy trình thực hiện: Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường & phòng chống cháy nổ
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm)
7.Quản lý chọn thầu
Kế hoạch: Kế hoạch chọn thầu
Nội dung công việc:
o Phối hợp với Phòng đấu thầu & cung ứng lập Kế hoạch chọn thầu và trình phê duyệt;
o Phối hợp với Phòng đấu thầu & cung ứng lập Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu đề xuất và trình phê duyệt;
o Phối hợp với Phòng đấu thầu & cung ứng phát hành HSMT và đánh giá Hồ sơ dự thầu
lý truyền thông, quản lý rủi ro, quản lý sự khiếu nại, quản lý sự cố, và quản lý hồ sơ-tài liệu
Kết quả mong muốn:
o Ưu tiên chọn các hình thức Tổng thầu thi công và Tổng thầu Design & Build
o Chọn lựa các nhà thầu thực sự có năng lực và chất lượng;
o Tránh mọi tiêu cực trong việc chọn thầu;
Quy trình thực hiện: Quy trình chọn thầu
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
8.Quản lý nhân lực của Ban QLDA
Việc thành công của dự án là kết quả làm việc của cả nhóm QLDA, những lãnh vực quản lý
dự án cũng do những con người này thực hiện, vì thế cần sự quản lý để các nhân sự này làm việc có hiệu quả
Kế hoạch: Sơ đồ tổ chức QLDA, Danh sách nhân sự QLDA (bao gồm danh sách nhân sự của các Phòng ban bố trí hỗ trợ dự án), Phân công nhiệm vụ QLDA, Lịch bố trí nhân sự QLDA
Trang 15
Nội dung công việc:
o Lập kế hoạch nhân sự theo yêu cầu của dự án;
o Thành lập Ban Quản lý dự án;
o Đào tạo nâng cao năng lực quản lý
o Quản lý nhân sự trong quá trình thực hiện dự án;
Kết quả mong đợi:
o Đào tạo nhân sự quản lý dự án hiểu rõ công việc, nắm bắt quy trình thực hiện một cách chuyên nghiệp;
o Phân công nhiệm vụ rõ ràng và luôn kiểm soát nhiệm vụ được giao qua báo cáo thực hiện thường xuyên;
o Khi thay đổi nhân sự, được bàn giao đầy đủ cho người mới tiếp nhận;
o Luôn duy trì việc cải tiến quy trình để nâng cao chất lượng công việc;
o Tất cả mọi nhiệm vụ QLDA đều bố trí đầy đủ nhân sự;
Quy trình thực hiện: Quản lý nhân sự của Ban QLDA
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
9.Quản lý truyền thông
Kế hoạch: Thiết lập các kênh truyền thông trong Ban QLDA, các bên liên quan như Danh
bạ điện thoại, Group tin nhắn, Group email, Video confrence, danh mục các cuộc họp, tổ chức cuộc họp, phương tiện truyền thông, báo cáo kết quả công việc…
Giám đốc
Dự án Các Phòng
Quản lý KT-KC
Quản lý MEP
TVGS
Trang 16 Nội dung công việc:
o Thiết lập các kênh truyền thông trong Ban QLDA, các bên liên quan như Danh bạ điện thoại, Group tin nhắn, Group email, Video confrence
o Thực hiện truyền thông trong dự án:
- Truyền đạt mọi thông tin cần thiết đến đúng người và đúng lúc;
- Tổ chức, và tham gia các cuộc họp có hiệu quả, tổ chức cuộc họp hàng ngày 15 phút
để tháo gỡ vướn mắc cho nhà thầu;
- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin, hướng dẫn, giải thích cho nhà tư vấn, nhà thầu hiểu
rõ công việc để thực hiện;
- Khi làm việc với người nước ngoài, ngoài việc trao đổi qua văn nói, cần sử dụng giao tiếp bằng chữ viết để làm rõ thêm tránh việc hiểu chưa rõ hoặc hiểu nhầm;
- Tư vấn cho Chủ đầu tư sử dụng những biểu mẫu soạn sẵn để đẩy nhanh công việc, và
sử dụng những công nghệ tiên tiến như điện thoại, email, tin nhắn, hình ảnh, họp qua video … để truyền đạt thông tin;
- Phản hồi các thông tin kịp thời;
- Luôn giữ mối liên hệ thường xuyên để trao đổi thông tin;
- Báo cáo tình trạng dự án và cung cấp các thông tin cần thiết cho các bên liên quan kịp thời để tránh xung đột;
Kết quả mong muốn:
o Cung cấp thông tin đầy đủ giảm mọi xung đột có thể xảy ra;
o Giải thích làm rõ những yêu cầu;
o Phản hồi kịp thời;
Quy trình thực hiện: Quản lý truyền thông
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
10 Quản lý các bên liên quan
Kế hoạch: Lập danh sách các bên liên quan, kê khai các yêu cầu và kế hoạch đáp ứng yêu cầu
Nội dung công việc: Đính kèm Danh sách các bên liên quan vào các hợp đồng và yêu cầu phối hợp Kiểm soát để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan phù hợp với hợp đồng và luật pháp qui định, giảm sự xung đột, tạo động lực cho các bên liên quan đồng thuận hỗ trợ
để đẩy nhanh tiến độ dự án
Kết quả mong muốn: Đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan
Quy trình thực hiện: Quy trình quản lý truyền thông
11 Quản lý rủi ro
Tùy theo loại hợp đồng, mà hình thức quản lý rủi ro phải đưa ra cho phù hợp
Trang 17 Kế hoạch: Lập Kế hoạch quản lý rủi ro cho dự án, việc quản lý rủi ro sẽ được quản lý tất cả các chuyền tạo ra sản phẩm, và trong mỗi chuyền sẽ quản lý rủi ro trong từng công việc (xem chi tiết Kế hoạch rủi ro***);
Nội dung công việc: theo dõi, kiểm soát rủi ro:
o Kiểm soát chặt chẽ trong thời điểm được xác định rủi ro có thể xảy ra;
o Theo dõi những cảnh báo để ngăn chặn kịp thời các rủi ro xảy ra;
o Kiểm tra các giải pháp có sẵn để ứng phó;
o Kiểm tra sự có sẵn để dự phòng trước như vật liệu, thiết bị, nhân lực, và tài chính;
o Giao nhiệm vụ cho người theo dõi;
o Báo cáo kết quả kiểm soát rủi ro;
Kết quả mong muốn:
o Nhận dạng được các rủi ro tiềm ẩn ngay từ đầu;
o Ngăn chặn kịp thời mọi rủi ro xảy ra;
o Nếu không chặn được thì làm giảm tần suất và tác động do rủi ro xảy ra;
Quy trình thực hiện: Quản lý rủi ro
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
12 Quản lý sự khiếu nại:
Trong quá trình thực hiện dự án nếu có xảy ra khiếu nại giữa chủ đầu tư và các nhà thầu, yêu cầu giải quyết khiếu nại theo trình tự sau đây:
Nội dung công việc:
o Tiếp nhận các khiếu nại nếu có;
o Phân tích nguyên nhân gây ra và trách nhiệm liên quan;
o Xác định tổn phí của các bên liên quan;
o Yêu cầu sự phê duyệt của Chủ đầu tư;
o Theo dõi kết quả thực hiện;
Kết quả mong muốn:
o Khi hoàn tất dự án, đều mang lại sự hài lòng của các bên liên quan;
o Thực hiện các trách nhiệm được ghi trong hợp đồng giữa Chủ đầu tư và bên liên quan;
o Mọi tranh chấp, khiếu nại, hay bồi thường giữa Chủ đầu tư và các bên liên quan phải được giải quyết thỏa đáng với nhau
Quy trình thực hiện: Quy trình quản lý khiếu nại
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
13 Quản lý sự cố:
Nếu sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, trình tự thực hiện như sau:
Trang 18 Nội dung công việc:
o Nếu có sự cố xảy ra, thực hiện việc quản lý sự cố kịp thời và theo đúng trình tự của quy trình;
o Phân tích nguyên nhân và trách nhiệm gây ra sự cố;
o Xác định tổn phí do sự cố gây ra;
o Phòng ngừa không cho những sự cố tương tự lặp lại;
o Báo cáo kịp thời, đúng người khi có sự cố xảy ra;
Kết quả mong muốn:
o Nếu có sự cố xảy ra, ưu tiên cứu người gặp nạn là trên hết;
o Báo cáo kịp thời cho các bên liên quan hỗ trợ để khắc phục sự cố tránh lan rộng;
o Ngăn ngừa không cho lặp lại sự cố;
Quy trình thực hiện: Quy trình quản lý sự cố
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
14 Quản lý tài liệu hồ sơ
Kế hoạch:
o Nọi dung hồ sơ tài liệu lưu: Hồ sơ hoàn thành dự án
o Giải pháp lưu Bản giấy
o Giải pháp lưu File điện tử
Nội dung công việc:
o Quản lý hồ sơ tài liệu bao gồm các hồ sơ tài liệu về xây dựng được Quy định theo các văn bản của Nhà nước Việt Nam và yêu cầu của tổ chức;
o Hồ sơ tài liệu được quản lý bao gồm dưới hai hình thức là bản giấy và file mềm;
o Bản giấy bàn giao cho Bộ phận lưu trữ;
o Bộ phận lưu trữ scan bản giấy qua file mềm để chuyển cho Phòng IT lưu trên Server;
o Lập danh mục hồ sơ tài liệu để lưu trữ và bàn giao cho các bên liên quan;
Kết quả mong muốn:
o Lưu trữ tài liệu không hư hỏng, thất lạc;
o Dễ truy cập tìm kiếm;
o Dễ chia sẻ cho mọi người khi cần thiết;
o Bản lưu giữ là bản có tính pháp lý cao nhất;
Quy trình thực hiện: Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu
(Xem lưu đồ quy trình đính kèm.)
Trang 1915 Quản lý kinh doanh:
Kế hoạch: Kết hợp với bộ phận Kinh Doanh lên kế hoạch kinh doanh cho dự án, theo dõi sự triển khai kinh doanh và ghi nhận đánh giá hiệu quả kinh doanh sản phẩm của dự án qua từng giai đoạn
Nội dung công việc:
- Kế hoạch kinh doanh toàn bộ dự án
- Triển khai nhà mẫu
- Hồ sơ bán hàng
- Tổ chức sự kiện
- Kế hoạch bán hàng
- …
Chi tiết tham khảo Bảng Kế Hoạch Chi phí đầu tư xây dựng dự án (đính kèm)
Kết quả mong muốn
Quy trình thực hiện:
(Phần này ghi những con số cụ thể, tổng quát để Ban Quản lý dự án theo dõi thực hiện cho đạt những kỳ vọng)
CHƯƠNG IV:
KẾ HOẠCH NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO
Trong phần này, kế hoạch yêu cầu thiết lập một Biểu kế hoạch tổng hợp cho tiến độ nghiệm thu và bàn giao các bước:
thu bàn giao
Thời gian dự kiến nghiệm thu
Loại nghiệm thu
Nghiệm thu gói thầu
Trang 20Đây là bước mấu chốt của việc quản lý trong nhiệm vụ PHÁT TRIỂN DỰ ÁN, và là đầu ra của tiến trình này, vì thế Ban QLDA cần tập trung để thực hiện theo Kế hoạch
CHƯƠNG V:
BÁO CÁO THỰC HIỆN DỰ ÁN
Để làm tốt công việc này cần có kế hoạch biểu mẫu yêu cầu cho việc báo cáo, gửi báo cáo đến cho ai? Gửi vào lúc nào? Kiểm tra báo cáo đã nhận được chưa?
Trong phần này, kế hoạch yêu cầu thiết lập một Biểu tổng hợp yêu cầu cho việc báo cáo kết quả công việc đã thực hiện theo định kỳ
TT Tổ chức báo cáo Nơi nhận
báo cáo
Loại báo cáo Thời điểm
báo cáo
Định dạng báo cáo
Cuối tháng File điện tử
2 Các tư vấn
3 Các nhà thầu
CHƯƠNG VI:
SỰ TƯƠNG TÁC CÁC QUY TRÌNH TRONG VÒNG ĐỜI DỰ ÁN
Quản lý dự án xây dựng tại TTCLand được hiểu là quản lý dự án toàn diện, vòng đời dự án ở đây từ giai đoạn chuẩn bị, lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi & kiểm soat cho đến kết thúc dự
án và giai đoạn bàn giao công trình cho Ban quản lý tòa nhà để bàn giao cho khách hàng
Để nắm một cách tổng hợp từ bước khởi đầu đến khi kết thúc, nội dung công việc của từng bước được diễn tả trong các quy trình, đồng thời cũng được tổng hợp trong một lưu đồ đính kèm
1.Các quy trình:
Quy trình cho tất cả các nhiệm vụ đã được thiết lập, và được đính kèm vào Kế hoạch này, tất
cả Kỹ sư quản lý dự án có trách nhiệm hiểu rõ và thực hiện theo Quy trình đã ban hành, nếu phát hiện sự bất cập không phù hợp phải sớm có đề xuất để cải tiến quy trình nâng cao chất lượng
Trang 212.Tương tác của các Quy trình trong vòng đời dự án
Để quản lý dự án đầu tư xây dựng, hiện nay phải xây dựng các quy trình, khoảng 20 Quy trình, để nắm bắt một cách tổng quát và sử dụng chuyên nghiệp, chúng tôi xây dựng một biểu tổng hợp quy trình, trong đó tùy theo giai đoạn của dự án, nội dung công việc phải thực hiện, việc áp dụng các Quy trình tương thích sẽ được đính kèm để cho các Kỹ sư dự án hiểu rõ và
áp dụng
Biểu tổng hợp Quy trình quản lý dự án xây dựng:
TT Nhiệm vụ quản lý Chuẩn bị
dự án*
Quy trình lập và quản lý tiến độ
2 Quản lý phạm vi Quy trình quản lý sự thay đổi
-QT quản lý chất lượng thiết kế -Quy trình quản lý chất lượng thi công -Quy trình tổ chức nghiệm thu
-Quy trình bàn giao HTKT -Quy trình bàn giao
4 Quản lý chi phí -Quy trình quản lý chi phí
-Quy trình tạm ứng thanh toán
5 Quản lý thay đổi Quy trình quản lý sự thay đổi
6 Quản lý an toàn -Quy trình quản lý an toàn
-Quy trình quản lý môi trường
7 Quản lý chọn thầu Quy trình quản lý chọn thầu
8 Quản lý nhân lực Quy trình quản lý nhân lực
9 Quản lý thông tin Quy trình quản lý truyền thông
10 Quản lý các bên
liên quan
Quy trình quản lý truyền thông
11 Quản lý rủi ro Quy trình quản lý rủi ro
12 Quản lý khiếu nại Quy trình quản lý khiếu nại
Quy trình lập chủ trương đầu tư Quy trình xin thỏa thuận chủ trương đầu tư và cấp giấy CNĐT Quy trình xin cấp phép quy hoạch, lập quy hoạch chi tiết Quy trình lập dự án đầu tư
Quy trình xin giao đất
Trang 22Quy trình lập phương án đền bù, hỗ trợ và tái định cư Quy trình xin cấp phép xây dựng
CHƯƠNG VII:
KẾT QUẢ KỲ VỌNG HOÀN THÀNH DỰ ÁN
Dự án được xem là hoàn thành khi Giám đốc dự án hoàn thành các nhiệm vụ sau đây:
Hoàn thành các Mục tiêu của dự án:
o Đúng tiến độ đã đưa ra;
o Đảm bảo chất lượng theo đúng Tiêu chuẩn của thiết kế công trình;
o Đạt giá thành theo dự án phê duyệt;
o Thực hiện đúng phạm vi công việc phê duyệt trong dự án;
Và mang lại sự hài lòng của các Bên liên quan:
o Công trình xây dựng và sử dụng phù hợp với mục tiêu và công suất thiết kế của Giấy phép đầu tư;
o Hài lòng yêu cầu về đất đai xây dựng;
o Hài lòng về an toàn không có tai nạn xảy ra, môi trường xây dựng không ảnh hưởng đến công nhân xây dựng và cộng đồng xung quanh, không có tai nạn hỏa hoạn trong thi công;
o Hài lòng về phù hợp với quy hoạch, đúng vị trí xây dựng, kích thước, chiều cao công trình theo Giấy phép xây dựng;
o Công trình lắp đặt và đảm bảo trang thiết bị về Phòng cháy chữa cháy;
o Công nghệ & thiết bị sử dụng cần Giấy phép hoạt động an toàn phải được kiểm tra và cấp phép;
o Hài lòng với các yêu cầu đấu nối Hạ tầng kỹ thuật như đường bộ, cấp nước, thoát nước, cấp điện và truyền thông;
o Hài lòng về việc bàn giao HTKT cho cơ quan quản lý Nhà nước;
o Hài lòng về việc thanh quyết toán, quản lý tài chính theo đúng Quy định;
o Mọi khiếu nại liên quan đến các bên thực hiện dự án phải được giải quyết;
o Lưu giữ và bàn giao hồ sơ tài liệu theo đúng Quy định của Nhà nước và yêu cầu của Công ty;
o Đảm bảo các yêu cầu của Kiểm toán về tính pháp lý dự án;
Kết thúc dự án: Sẽ tổng kết bài học kinh nghiệm, gặt hái những việc thành công, thất bại để làm bài học cho những dự án tương tự sau này phát huy và né tránh Sau bước kết thúc dự án, Khối phát triển sẽ bàn giao cho Khối vận hành đưa công trình vào sử dụng và bảo trì
Trang 23TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM:
Các văn bản pháp lý của dự án
Tiến độ tổng dự án, tiến độ giai đoạn Phát triển dự án
Lưu đồ các Quy trình Quản lý dự án xây dựng
Các biểu mẫu :
+ Phụ Biểu : Phạm vi công việc dự án
+ Phụ Biểu : Kế Hoạch Chi Phí Đầu Tư Xây Dựng
+ Phụ Biểu : Bảng tiến độ mẫu
+ Phụ Biểu : Bảng Kế Hoạch Kinh Doanh Bán Hàng
Trang 241 Quản lý sự tích hợp
Project Integration Management
1 Quy trình lập Chủ trương đầu tư
2 Quy trình xin thỏa thuận chủ trương đầu tư và cấp Giấy CNĐT
3 Quy trình xin cấp Phép quy hoạch, lập Quy hoạch chi tiết
4 Quy trình lập Dự án đầu tư
5 Quy trình xin giao đất
6 Quy trình lập Phương án đền bù, hỗ trợ và tái định cư
7 Quy trình xin cấp Phép xây dựng
8 Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu
2 Quản lý phạm vi
Project Scope Management
9 Quy trình thay đổi khối lượng
10 Quy trình quản lý khối lượng
3 Quản lý thời gian/tiến độ
4 Quản lý chi phí
Project Cost Management
12 Quy trình quản lý chi phí
5 Quản lý chất lượng
Project Quality Management
13 Quy trình Quản lý chất lượng khảo sát
14 Quy trình Quản lý chất lượng thiết kế
6 Quản lý nguồn nhân lực
7 Quản lý truyền thông
Project Communications Mag
23 Quy trình quản lý truyền thông
8 Quản lý rủi ro
Project Risk Management
24 Quy trình quản lý rủi ro cho dự án
25 Quy trình quản lý rủi ro trong thi công
9 Quản lý mua sắm-chọn thầu
Project Procurement Management 26.Quy trình chọn thầu
11 Quản lý sự khiếu nại
Trang 25LƯU ĐỒ QUY TRÌNH LẬP CHỦ TRƯƠNG ĐẦU TƯ
pháp lý
kê quy hoạch
trương đầu tư
Lưu hồ sơ Phân tích hiệu quả dự án
Tìm hiểu thông tin QH Kiểm tra phân tích pháp lý Khảo sát thị trường Thiết kế ý tưởng
Ước tính suất vốn đầu tư xây dựng
ban đầu, tiến độ xây dựng
Ước tính tổng mức bồi thường, tiền
sử dụng đất
Không
Có
Trang 26LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XIN CHẤP THUẬN VÀ CẤP CNĐT
- Tờ trình xin chấp thuận đầu tư
3
- Hồ sơ xin công nhận CĐT
- Hồ sơ mời thầu
- Hồ sơ dự thầu/đấu giá chọn Chủ đầu tư
4
- Quyết định công nhận Chủ đầu
tư (đấu thầu);
- Thông báo kết quả đấu thầu
tác/Ban Quản lý dự án
Tiếp nhận Chủ trương HĐQT
Đăng ký làm chủ đầu tư
dự án phát triển nhà ở,
CĐT chưa có quyền sử dụng đất
Có
Không Công nhận CĐT
Xin chấp thuận Đầu Tư
Xin cấp giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
Trang 27QUY TRÌNH CẤP PHÉP QUY HOẠCH - LẬP QHCT
- Văn bản Công nhận chủ đầu tư
- Hồ sơ yêu cầu
- Hồ sơ đề xuất
- Quyết định chọn tư vấn lập quy hoạch
- Hợp đồng tư vấn thiết kế, khảo sát đo đạc
- Hồ sơ thiết kế ý tưởng
- Tờ trình HĐQT phê duyệt thiết kế ý tưởng
- Tính hiệu quả dự án tiền khả thi
Lập nhiệm vụ quy hoạch
Thỏa thuận mép bờ cao, nguồn cấp điện, cấp nước, san lấp rạch, chiều cao công trình
Đo vẽ hiện trạng địa
Trang 2811 - Quyết định phê duyệt nhiệm vụ
- Chủ đầu tư duyệt nội bộTKCS hạ tầng
- Kết quả thẩm định của Sở
14
- Hồ sơ đồ án quy hoạch đã phê duyệt
- Quyết định phê duyệt đồ án QHCT
Phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch
Lập đồ án quy hoạch chi tiết
Báo cáo dân, Sở - Quận
Phê duyệt đồ án quy hoạch chi tiết
Duyệt nội
bộ TKCS
hạ tầng
Trang 29LƯU ĐỒ QUY TRÌNH LẬP DỰ ÁN ĐẦU TƯ
- Văn bản cung cấp thông tin quy hoạch
- Kế hoạch kinh doanh & tiếp thị
- Quyết định phê duyệt QHCT
- VB thỏa thuận PCCC, chiều cao công trình, đấu nối giao thông, điện, nước, thoát nước, Văn bản ý kiến TKCS, …
- Thỏa thuận cho vay
- Tài liệu hồ sơ dự án đầu tư
- Văn bản thẩm định Dự án đầu tư
- Phê duyệt tờ trình kết quả phân tích hiệu quả dự án đầu tư (dự án được duyệt)
hiện từ buớc 1 đến bước 10
Dự án đã được UBND TP.HCM chấp thuận CTĐT hoặc Công nhận CĐT bằng văn bản
Lập Kế hoạch kinh doanh, tiếp thị
Đo vẽ hiện trạng, xin
chỉ tiêu QH, xin thỏa
thuận độ cao
Lập thiết kế cơ sở, và khái toán TMĐT dự án
Thỏa thuận quy hoạch, TKCS, PCCC, tầng
cao, đấu nối HTKT, thỏa thuận cho vay
Lập kế hoạch tiến độ triển khai dự án
Phân tích hiệu quả dự án lần 2
(Lập phương án khả thi dự án)
Hoàn tất dự án đầu tư và trình thẩm định
Quyết định phê duyệt
dự án đầu tư
Lưu trữ hồ sơ
Lập đánh giá tác động môi trường, thẩm định,
phê duyệt Lập hồ sơ và trình xin chấp thuận đầu tư
(đối với DA PT nhà ở)
Trang 30LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XIN GIAO ĐẤT
- Đơn xin giao/thuê đất
xin giao/ thuê đất
đất của UBNDTP
4
- Chứng thư thẩm định giá
- Văn bản xác nhận giá trị bồi thường
Theo dõi việc xác định giá trị giao/ thuê đất
và trình cho UBND TP của S.TC
Theo dõi tờ trình của Sở TNMT đã nộp cho
UBNN TP để ra quyết định
Theo dõi việc phê duyệt giá đất giao/thuê của
UBNDTP Nộp hồ sơ lên S.TNMT xem xét và theo dõi
Duyệt giá đất
Trang 31Bước Lưu đồ Trách nhiệm Tài lệu đầu ra
3
- Hợp đồng với Tổ chức thực hiện bồi thường
- Hợp đồng với Tổ chức thẩm định giá độc lập
- Hợp đồng với Đơn vị đo vẽ
4
- Hồ sơ khảo sát, đo đạc hiện trạng, tài sản, công trình, đất của khu vực đền bù
- Hồ sơ kiểm kê
- Báo cáo thẩm định giá
- Quyết định phê duyệt
Cử nhân sự tham gia Hội đồng
Bồi thường cấp huyện
Triển khai thực hiện đền bù
Thẩm định giá trị thị trường để bồi thường
Ghi nhận ý kiến người dân,
tổng hợp ý kiến đóng góp
Hoàn chỉnh phương án bồi
thường và trình thẩm định
Thẩm định và Phê duyệt Phương án BT
Dự thảo phương án, niêm yết
công khai phương án dự kiến
Công bố phương án tổng thể,
lập và thông qua phương án
bồi thường chi tiết