Giáo trình Văn bản và Lưu trữ đại cương

Tập giáo trình này dành cho sinh viên không chuyên không thuuộc ngành Văn thư lưu trữ. Nội dung có tính chất đại cương giúp người học có những hiểu biết về hệ thống văn bản hành chính nhà nước, cơ bản soạn thảo được những văn bản thông dụng, biết quy trình quản lí hồ sơ, công tác lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

CHƯƠNG TRÌNH GIÁO DỤC ĐẠI HỌC Ngành đào tạo: Công nghệ - Thông tin

A ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

1 Thông tin về môn học

- Tên môn học: VĂN BẢN & LƯU TRỮ ĐẠI CƯƠNG

- Mã số môn học:

- Số tín chỉ: 02

+ Lí thuyết: 30 tiết

+ Thực hành: 0

- Môn học tiên quyết (nếu cần): 0

- Thời gian học (dạy ở học kì): I

- Địa điểm học: Trong lớp

2 Thông tin về giảng viên

- Họ tên : NGUYỄN CHÂU HẬN

- Chức danh (Giảng viên/ Giảng viên chính): Giảng viên

+ Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản quản lí nhà nước

- Thiết bị, học liệu: Giáo án điện tử

4 Tóm tắt nội dung chính của môn học

Môn học này cung cấp những kiến thức và thực tiễn về văn bản quản lí nhà nước, trong

đó bao gồm các nội dung như: khái quát về văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính; rèn luyện phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường; công tác quản lí văn bản và lưu trữ Giáo trình môn học được chia làm 2 phần, mỗi phần có các chương:

PHẦN I: SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Chương I Văn bản hành chính và kĩ thuật soạn thảo văn bản

- Chương II Yêu cầu chung về việc soạn thảo văn bản hành chính

- Chương III Kĩ thuật soạn thảo một số loại văn bản thông dụng

- Chương I Quản lí văn bản

- Chương II Tài liệu lưu trữ

5 Mục tiêu và kết quả dự kiến của môn học

- Mục tiêu: Môn học này cung cấp những kiến thức và thực tiễn về văn bản quản lí nhà

nước, trong đó bao gồm các nội dung như: khái quát về văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính; rèn luyện phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường; công tác quản lí văn bản và lưu trữ

- Kết quả dự kiến: Phân biệt các loại văn bản quản lí nhà nước, soạn thảo được một số văn

bản hành chính thông thường, thực hiện được công tác quản lí tài liệu và lưu trữ

-Phương pháp: Thảo luận nhóm, diễn giảng

- Đánh giá: Làm bài tập nhóm

Người học phân biệt được các loại văn bản, nắm được yêu về

kĩ thuật trình bày

4 tiết Chương II Yêu cầu chung về việc

soạn thảo văn bản hành chính

-Phương pháp: Thảo luận nhóm, diễn giảng

- Đánh giá: Làm bài tập nhóm

Người học nắm chắc được đặc điểm thể thức và quy trình soạn thảo văn bản hành chính

12 tiết Chương III Kĩ thuật soạn thảo quyết

định, nghị quyết, thông tư Chương IV Kĩ thuật soạn thảo một

số văn bản hành chính thông thường

-Phương pháp: Thảo luận nhóm, thuyết trình, diễn giảng

- Đánh giá: Làm bài tập nhóm, kiểm tra

Người học biết soạn thảo các văn bản được học

5 tiết PHẦN II QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH

VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN Chương I Quản lí văn bản

-Phương pháp: Thảo luận nhóm, diễn giảng

- Đánh giá: Làm bài tập nhóm

Người học hiểu và vận dụng được cách quản lí văn bản và hồ

sơ

5 tiết Chương II Tài liệu lưu trữ -Phương pháp: Thảo

luận nhóm, diễn giảng

- Đánh giá: Làm bài tập nhóm

Người học biết thực hiện quy trình đưa văn bản vào lưu trữ

và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

7 Chính sách đối với môn học

- Điều kiện dự thi ( theo Quy chế)

+ Chuyên cần: Tham dự ít nhất 75% số tiết lên lớp thực tế theo quy định của từng học phần;

+ Có điểm kiểm tra thường xuyên;

+ Hoàn thành nghĩa cụ học phí theo quy định trong từng học kì

- Chế tài hành chính đối với sinh viên

+ Khi đến lớp muộn: Sinh viên không được vào lớp

+ Bỏ dự kiểm tra không lí do, sinh viên sẽ bị điểm 0

- Yêu cầu vệ sinh học đường: Lớp học phải đảm bảo vệ sinh theo yêu cầu về nếp học đường của Khoa

- An toàn trong thí nghiệm và thực tế chuyên môn: theo quy định hiện hành

8 Đánh giá kết quả học tập của học phần

Điểm học phần được tính từ các điểm thành phần bao gồm điểm đánh giá bộ phận và điểm thi kết thúc học phần được chấm theo thang điểm 10 (từ 0 đến 10), làm tròn đến một chữ số thập phân, trong đó:

- Điểm đánh giá bộ phận (A1), bao gồm

Mỗi cột (a1, a2, a3, a4) : 10 điểm Trọng số là 1, bao gồm:

+ Điểm a 1:Điểm chuyên cần

+ Điểm a 2:Phát biểu, thảo luận

+ Điểm a 3: Hoàn thành các bài tập cá nhân, bài tập nhóm, bài thu hoạch; điểm kiểm tra thường xuyên là điểm TB của điểm vấn đáp đột xuất (nếu có) và điểm kiểm tra 15 phút + Đầy đủ, chất lượng tốt, đúng hạn: 10 điểm

+ Các trường hợp khác: Tuỳ mức độ mà tính điểm

+ Nếu có hai lần thảo luận, thu hoạch thì tính điểm TB của hai lần đó

* Điểm quá trình (Q): Mỗi cột (a1, a2, a3, a4) là 10 điểm Trọng số (hệ số 1)

a1, a2, a3, a4 là điểm kiểm tra thường xuyên sau mỗi buổi học

Điểm TB (Q) được tính như sau: Q =

a4 a3 a2

(Gx

Q +

(Điểm A 1 làm tròn đến 01 chữ số thập phân)

* Điểm thi (A2): (Phòng Đào tạo ghi)

- Điểm thi kết thúc học phần(Ký hiệu A2)

B BÀI GIẢNG MÔN HỌC

1 Thông tin chung

-Tên bài giảng: VĂN BẢN LƯU TRỮ ĐẠI CƯƠNG

+ Số tín chỉ: 02

+ Lí thuyết: 30 tiết

+ Thực hành: 0

- Mục tiêu bài giảng

Về kiến thức

+ Trang bị cho sinh viên kiến thức lí luận và thực tiễn về văn bản quản lí hành chính + Giúp sinh viên nhận thức rõ vai trò của văn bản hành chính đối với công tác quản lý

và nghiên cứu khoa học

Về kĩ năng: Giúp sinh viên nắm vững phương pháp soạn thảo và quản lí khoa học các loại văn bản hành chính

Về thái độ

+ Giúp sinh viên hiểu biết sâu sắc về vai trò, nhiệm vụ của người cán bộ

+ Giáo dục sinh viên ý thức học tập để phát triển nghề nghiệp

- Phương pháp dạy học: Hướng dẫn trên lớp: hướng dẫn thực hành, thảo luận; làm bài tập;

viết thu hoạch)

- Chuẩn bị

+ Người dạy chuẩn bị (phương tiện, điều kiện dạy học): giáo án điện tử, đề cương bài giảng;

+ Người học chuẩn bị (tài liệu, phương tiện, dụng cụ học tập): giáo trình, đề cương bài giảng của giảng viên, vở ghi chép;

+ Địa điểm (học lí thuyết, thực hành, thảo luận): trong lớp;

+ Tài liệu: giảng viên cung cấp và hướng dẫn các địa chỉ tìm tài liệu có liên quan;

- Các sản phẩm người học phải nộp: các bài tập, bài thu hoạch, kết quả hoạt động nhóm

2 Nội dung

MỤC LỤC

A ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC 1

B BÀI GIẢNG MÔN HỌC 3

PHẦN I VĂN BẢN Chương I KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I KHÁI NIỆM VĂN BẢN 4

II KĨ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 9

HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 10

Chương II CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 11

I YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 11

II YÊU CẦU VỀ MẶT NỘI DUNG 16

III YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ, THỂ LOẠI VĂN BẢN 18

IV YÊU CẦU VỀ NGƯỜI SOẠN THẢO VĂN BẢN 19

Chương III KĨ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH, NGHỊ QUYẾT, THÔNG TƯ I KĨ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 22

II KĨ THUẬT SOẠN THẢO CHỈ THỊ 29

III KĨ THUẬT SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT 31

IV KĨ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG TƯ 36

V KĨ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN 38

VI KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢN 49

VII KĨ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁO 56

VIII KĨ THUẬT SOẠN THẢO ĐỀ ÁN 59

IX KĨ THUẬT SOẠN THẢO KẾ HOẠCH 61

X KĨ THUẬT SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 63

XI THÔNG BÁO 65

XII HỢP ĐỒNG 68

PHẦN II TỔ CHỨC QUẢN LÍ KHOA HỌC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 75

Chương I QUẢN LÍ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 75

Chương II TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 90

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ II PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ 92

III XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 94

IV KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 96

V TỔ CHỨC QUẢN LÍ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 98

PHẦN I

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương I

KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ

KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Thời lượng (số tiết lí thuyết, bài tập, thực hành): 2

- Mục tiêu của chương

+ Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức chung về các loại văn bản quản lí nhà nước

+ Kỹ năng: Rèn kĩ năng nhận biết các kiểu loại văn bản

+ Thái độ: Giúp sinh viên nhận thức được vai trò của văn bản hành chính trong quản lí và trách nhiệm của người cán bộ, công chức

- Nội dung giảng dạy trên lớp: khái quát về văn bản, hệ thống văn bản QLNN, văn bản hành chính

- Nội dung sinh viên tự nghiên cứu: sưu tầm các loại văn bản trong hệ thống văn bản quản lí nhà nước

- Tài liệu học tập

+ Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính

+ Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản quản lí nhà nước

+ Thông tư số 01 về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nội dung và yêu cầu của các bài thực hành (nếu có): vận dụng kiến thức để làm bài tập

- Trang thiết bị cần thiết cho việc dạy học (tài liệu, dụng cụ thí nghiệm, phương tiện dạy học): giáo trình, sách vở ghi chép

I KHÁI NIỆM VĂN BẢN

1 Khái niệm

Cùng với sự ra đời của ngôn ngữ viết là sự ra đời của văn bản Giai đoạn đầu, con người sử dụng các vật thô sơ để ghi lại các sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan như: thẻ trúc, da và xương thú, … Song song với quá các quá trình hoàn thiện ngôn ngữ viết, con người làm ra giấy Từ đó, văn bản trở thành một hiện tượng phổ quát, đánh dấu bước ngoặc quan trọng trong quá trình phát triển của nền văn minh con người

Nửa sau thế kỉ XX, sự phát triển của công nghệ điện tử và tin học đã cung cấp cho con người những công cụ vô cùng tiện lợi để lưu giữ và xử lí thông tin như máy tính, máy in, thư điện tử Ngoại diên của khái niệm văn bản được mở rộng dần; lần đầu tiên một số án lệ đã ghi nhận thư điện tử, các văn bản Fax có hiệu lực như văn bản giấy Hiện nay, ở Việt Nam, các văn bản được lưu hành trên mạng nội bộ của Chính phủ có giá trị như bản gốc

Văn bản được hiểu là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng hệ thống kí hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định Như vậy, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất là các vật mà con người dùng để ghi lại, phản ánh lại thông tin

Tuy nhiên, với những ưu điểm riêng của mình, văn bản thể hiện trên giấy là loại phổ biến và thông dụng nhất Vì vậy, người ta thường biết đến khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp

là văn bản giấy

2 Vai trò của văn bản

Vai trò đầu tiên của văn bản như trong chính khái niệm của nó là vai trò thông tin Văn bản sinh ra nhằm làm chức năng thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác Nhờ vai trò này của văn bản mà chúng ta ngày nay biết được những câu chuyện xảy ra cách đây hàng nghìn năm Thế hệ trước có thể truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm cho thế hệ sau một cách dễ dàng Nhờ văn bản mà những thành tựu mới nhất của khoa học có thể truyền đạt đến mọi người trên thế giới một cách đầy đủ và có hệ thống

Trong đời sống pháp lý, văn bản có vai trò rất quan trọng như ghi nhận các quyết định mang ý nghĩa pháp lý, chẳng hạn như văn bản quy phạm pháp luật, quyết định áp dụng luật Vai trò này ngày càng có ý nghĩa trong xã hội Việt Nam Nơi mà tập quán pháp và tiền lệ pháp chỉ được thừa nhận một cách hạn chế Trong quá trình tố tụng hay tài phán nói chung, văn bản có vai trò là một bằng chứng pháp lý vững chắc nhất bởi nó phản ánh sự việc một cách trung thực, đầy đủ, dễ lưu giữ, kiểm tra độ tin cậy Với lý do này, pháp luật bắt buộc một số loại hợp đồng phức tạp phải thể hiện dưới hình thức viết để dễ dàng kiểm tra, xác nhận khi có tranh chấp xảy ra

Chính quyền và các nhà quản lí trong xã hội hiện đại cần thiết phải nắm được thực trạng, diễn biến của các quan hệ xã hội nên luôn luôn quan tâm đến công tác thống kê Công tác thống kê cũng giúp các nhà nghiên cứu phân tích, đánh giá diễn biến của các quan hệ xã hội, tương quan chỉ số để từ đó rút ra quy luật về mối quan hệ giữa các hiện tượng xã hội và đưa ra các dự báo kinh tế - xã hội Công tác thống kê thường được thực hiện dưới dạng văn bản

Các sự kiện quan trọng thường được thể hiện trong các văn bản của nhà nước, văn kiện của Đảng, các thỏa thuận quốc tế, các bản ghi nhớ, các bức thư của lãnh tụ các quốc gia, … Tất cả những văn bản này đều làm tư liệu cho sử học Sau khi được tập hợp, đánh giá thì các thông tin sử học được thể hiện thành văn bản

Văn hóa được hiểu theo nghĩa rộng là mối quan hệ giữa con người với nhau và con người với tự nhiên Nếu hiểu văn hóa theo nghĩa này thì văn hóa bao gồm tất cả những gì có trong văn bản Ngôn từ, bố cục, cách đặt vấn đề, giải quyết vấn đề trong văn bản thể hiện văn hóa, tâm lí của người viết và của cả dân tộc nói chung

3 Văn bản quản lí nhà nước và các đặc điểm

Quản lí là sự tác động một cách có ý thức của chủ thể quản lí lên đối tượng được quản

lí nhằm hướng họ theo những mục đích nhất định

Quản lí nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành của các cơ quan nhà nước được tiến hành trên cơ sở luật nhằm thi hành luật trên mọi lĩnh vực cuộc sống

Từ khái niệm trên cho thấy văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau:

- Thứ Nhất, về chủ thể: văn bản quản lí nhà nước do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành Chỉ những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới

có ý nghĩa pháp lý Vì vậy, những văn bản này ít nhiều thể hiện quyền lực của Nhà nước

Dấu hiệu quyền lực của Nhà nước không chỉ thể hiện ở nội dung mà thể hiện ở cả hình thức

văn bản.Ví dụ: văn bản nhà nước bao giờ cũng có quốc hiệu và tiêu ngữ;

- Thứ Hai, về mục đích ban hành: văn bản quản lí được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của chủ thể quản lí nói chung; chức năng nhiệm vụ của Nhà nước đối với văn bản quản lí nhà nước;

- Thứ Ba, trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn bản quản lí nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo những thủ tục định trước;

- Thứ Tư, về vấn đề đảm bảo thi hành: văn bản quản lí nhà nước mang tính quyền lực của nhà nước và được Nhà nước đảm bảo thi hành;

- Thứ Năm, về văn phong: văn bản quản lí nhằm mục đích truyền đạt thông tin từ chủ thể quản lí sang đối tượng được quản lí một cách đầy đủ và chính xác nên cần mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật Văn bản quản lí thường mang tính đại chúng nên không chi tiết như văn bản khoa học

4 Phân loại văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lí bao gồm rất nhiều loại với chức năng, vai trò, nội dung, hình thức khác nhau và được xếp theo những tiêu chí khác nhau:

- Căn cứ vào cách hành văn, người ta chia văn bản thành: văn bản điều khoản (quyết định, nghị định, quy chế, …); văn bản văn xuôi (chỉ thị, thông tư, …);

- Căn cứ vào vị trí cơ quan ban hành, văn bản quản lí được chi thành: văn bản trung ương và văn bản địa phương;

- Căn cứ vào hiệu lực pháp lý chia văn bản thành: văn bản luật, văn bản dưới luật;

- Căn cứ vào phạm vi tác động, văn bản được chia làm các loại: văn bản nội bộ (quy định, quy chế nội bộ, …) và văn bản áp dụng cho các đối tượng ngoài cơ quan (nghị định, thông tư, công văn, …)

Ngày nay có 2 cách phân loại phổ biến nhất:

SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC

Văn bản quản lí nhà nước

VB luật VB dưới

luật

VB QP hành chính

VB HC

cá biệt

VB HC thông thường

VB Chuyên ngành

*Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

a) Khái niệm: Là văn bản chứa đựng những quy định có tính chất luật bắt buộc phải

thực hiện (chứa các quy tắc xử sự chung), do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, hình thức theo luật định, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

b) Đặc điểm

+ Do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức được pháp luật quy định;

+ Chứa các quy tắc xử sự chung;

+ Lặp lại nhiều lần đối với mọi đối tượng trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương, từng lĩnh vực;

+ Được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng nhiều biện pháp;

+ Có thể được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ bằng một văn bản quy phạm pháp luật do chính cơ quan ban hành văn bản đó ban hành

c) Phân loại

Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:

- Văn bản luật: là những VB quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước ban hành Văn bản luật có hai hình thức: Hiến pháp và Đạo luật (Bộ luật)

- Văn bản dưới luật (mang tính chất luật)

Là những VB QPPL do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật quy định Những VB này có giá trị pháp lý thấp hơn các VB luật Văn bản dưới luật có các hình thức: pháp lệnh của UBTVQH, nghị quyết của QH, UBTVQH, lệnh của Chủ tịch nước, quyết định của Chủ tịch nước

- Văn bản pháp quy: là những văn bản cụ thể hóa những văn bản luật, mang tính chất luật Có các hình thức:

+ Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp;

+ Nghị định của Chính phủ;

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao,

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp;

+ Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp;

+ Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ;

+ Văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội: thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch

+ Văn bản của HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của QH, UBTVQH,

cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do UBND ban hành để thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp

*Văn bản hành chính

a) Hành chính

- Nghĩa gốc: Là sự thi hành chính sách pháp luật của Nhà nước

- Nghĩa thông thường: Sự tổ chức, điều hành, kiểm tra, nắm tình hình của một cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp

b) Quản lí hành chính: Sự tác động của cơ quan, tổ chức lên đối tượng là cá nhân hoặc

các mối quan hệ xã hội để thực thi pháp luật

d) Đặc điểm của văn bản hành chính

- Tác giả ban hành: tất cả các cơ quan, tổ chức

- Nội dung văn bản: chứa đựng các quyết định và thông tin quản lý về mặt hành chính trong hoạt động chấp hành và điều hành

- Điều kiện ban hành, hình thức văn bản: được Nhà nước quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP và Thông tư số 01/1011/TT-BNV

- Chức năng: dùng làm công cụ để quản lý hành chính: chấp hành và điều hành

đ/ Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính nhà nước và văn bản hành chính của các tổ chức

pháp luật dưới luật lập quy, do các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ban hành

theo trình tự, thủ tục, hình thức được pháp luật quy định

b.Văn bản hành chính cá biệt

+ Khái niệm: là văn bản mang tính chất áp dụng pháp luật hoặc cụ thể hóa các quy phạm pháp luật, chứa đựng quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền của từng cơ quan, tổ chức ban hành để quy định, giải quyết một công việc, một vấn đề cụ thể nào đó

* Cụ thể hóa hoặc áp dụng những quy phạm pháp luật để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể;

* Chỉ áp dụng một lần trong một khoảng thời gian, không gian nhất định

+ Loại hình: quyết định, chỉ thị, nghị quyết

c.Văn bản hành chính thông thường

+ Khái niệm: là những văn bản do các cơ quan nhà nước, các tổ chức ban hành, không chứa các quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết những công việc cụ thể và để tác nghiệp hằng ngày của cơ quan, tổ chức

+ Các loại hình văn bản hành chính thông thường: báo cáo, tờ trình, biên bản, công văn hành chính, …

d.Văn bản chuyên môn và kĩ thuật (văn bản chuyên ngành)

- Khái niệm: Là các văn bản mang tính chất đặc thù về nghiệp vụ chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của Nhà nước như tài chính, ngân hàng, thống kê, giáo dục, tư pháp và các lĩnh vực khoa học như kiến trúc, xây dựng, khoa học, công nghệ, địa chất, khí tượng thủy văn, trắc địa, …

- Các loại văn bản chuyên ngành:

+ Văn bản chuyên môn: trong ngành thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, nông nghiệp, y tế, giáo dục.v.v như bản thống kê, hóa đơn tài chính, lệnh truy nã, lệnh khởi tố…, + Văn bản kĩ thuật: trong ngành Xây dựng, Khoa học Công nghệ, các cơ quan Khoa học Kĩ thuật, như đồ án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình công nghệ, quy phạm kĩ thuật.v.v như bản thiết kế, đồ án, quy trình công nghệ, các bản luận chứng, kinh tế kĩ thuật

II KĨ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Khái niệm

Hiện nay, người ta thường sử dụng hai thuật ngữ lập pháp và lập quy Theo quy định của Hiến pháp năm 1992 lập pháp chỉ thuộc quyền của Quốc hội Lập quy là một quyền của quyền hành pháp Kĩ thuật lập quy là toàn bộ những quy tắc tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành các văn bản lập quy

Lập pháp và lập quy là toàn bộ hoạt động của Quốc hội và các cơ quan nhà nước Soạn thảo văn bản là hoạt động của mọi chủ thể quản lí Như vậy, kĩ thuật soạn thảo văn bản

là toàn bộ những quy tắc tổ chức và hoạt động mà các chủ thể quản lí phải tuân theo trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản

Kĩ thuật soạn thảo văn bản bao gồm hai phương diện:

- Quy tắc mang tính chất luật định bắt buộc các chủ thể tuân theo đúng trình tự xây dựng, ban hành văn bản; thể hiện nội dung văn bản với những yếu tố bắt buộc

Ví dụ: trình tự ban hành luật được quy định chặt chẽ từ Điều 22 đến Điều 51 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được sửa đổi, bổ sung năm 2002

Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa phải có các điều khoản về số lượng, giá cả Đây là điều khoản cơ bản của hợp đồng loại này

Nếu không tuân thủ các quy tắc theo quy định thì văn bản không được Nhà nước thừa nhận, không có hiệu lực pháp lí

- Quy tắc được hình thành bởi hoạt động thực tiễn của các chuyên gia soạn thảo văn bản Các quy tắc này ít khi được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật mà mặc nhiên được thừa nhận và đòi hỏi tuân theo

Ví dụ: một số cụm từ thường được sử dụng trong công văn như: Phúc đáp Công văn số…; Nhận được công văn này quý cơ quan có gì chưa rõ chúng tôi sẵn sàng giải đáp thêm

Nhóm quy tắc này được hình thành chủ yếu từ việc tích lũy kinh nghiệm qua thực tiễn soạn thảo của mỗi chuyên viên Nắm được những quy tắc này sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và đạt được mục đích xây dựng văn bản trong sáng, rõ ràng; truyền đạt dễ hiểu, chính xác, thẩm mĩ,

2 Ý nghĩa

- Đảm bảo tính nguyên tắc và thống nhất trong việc soạn thảo, ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức;

- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lí;

- Thể hiện trách nhiệm và quyền uy của người soạn thảo và cơ quan tổ chức ban hành văn bản;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lí, giải quyết và sử dụng văn bản;

- Tạo thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản

HƯỚNG DẪN HỌC TẬP

1 Phân loại các văn bản sau theo tính chất pháp lý:

(1) Quyết định số 74/QĐ-UBND ngày 20/5/2014 của Chủ tịch UBND Quận 11, TP Hồ Chí Minh, xử phạt vi phạm hành chính về bảo vệ môi trường đối với Doanh nghiệp X

(2) Thông tư số 14/2010/TT-BGDĐT ngày 27/4/2010 của BGD-ĐT, ban hành Danh mục giáo dục, đào tạo cấp IV trình độ cao đẳng, đại học

(3) Chỉ thị số 292/CT-PVCTB ngày 30/6/2014 của Giám đốc Công ty CP Đầu tư và Thương mại Dầu khí Thái Bình về việc chấn chỉnh công tác tuyển dụng nhân sự

(4) Pháp lệnh số 04/2008/PL-UBTVQH12 ngày 02/4/2008 của UBTVQH về sửa đổi bổ sung một số điều của pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính

(5) Tờ trình số 02/TTr-HĐQT ngày 20/3/2014 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Thương mại tổng hợp, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc chọn đơn vị kiểm toán năm

2014

(6) Nghị định số 06/2011/NĐCP ngày 14/01/2011 của Chính phủ, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Người cao tuổi

(7) Phác đồ điều trị bệnh tay chân miệng của Bệnh viện X

(8) Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2013 cuả Công ty Cổ phần chứng khoán Sen Vàng

(9) Kế hoạch của Đảng ủy Trường Đại học Bạc Liêu về việc triển khai Đại hội Chi bộ nhiệm

kì 2012 – 2014

(10) Thông báo của Đoàn Trường Đại học Bạc Liêu về việc mở lớp bồi dưỡng Bí thư chi đoàn

2 Những nhận định sau đây đúng hay sai?

a Tòa án nhân dân tối cao là cơ quan duy nhất ban hành Hiến pháp và Luật

b Công văn của Bộ GD-ĐT là văn bản quy phạm pháp luật

c Quyết định của Bộ trưởng BGDĐT về việc ban hành quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của nhà trường là văn bản hành chính

d Văn bản quyết định luôn là văn bản hành chính

đ Nghị quyết của Chi bộ Khoa Sư phạm Trường Đại học Bạc Liêu về việc đề nghị kết nạp đảng viên là văn bản quy phạm pháp luật

Chương II

CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH

- Thời lượng (số tiết lý thuyết, bài tập, thực hành): 3

- Mục tiêu của chương:

* Kiến thức:Trang bị cho sinh viên kiến thức chung về thể thức, quy cách trình bày văn bản quản lý nhà nước

* Kỹ năng: Trình bày chính xác văn bản hành chính

*Thái độ: Ý thức rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ

- Nội dung giảng dạy trên lớp: đặc điểm thể thức và nội dung văn bản hành chính

- Nội dung sinh viên tự nghiên cứu: vấn đề mẫu hóa và tiêu chuẩn hóa văn bản

- Tài liệu học tập:

+ Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính

+ Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước

+ Thông tư số 01 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nội dung và yêu cầu của các bài thực hành (nếu có): vận dụng kiến thức để làm bài tập

- Trang thiết bị cần thiết cho việc dạy học (tài liệu, dụng cụ thí nghiệm, phương tiện dạy học): giáo trình, sách vở ghi chép

Mỗi cơ quan, đơn vị có những loại văn bản khác nhau, mỗi loại văn bản có kĩ thuật soạn thảo khác nhau Nhưng giữa các văn bản đó có điểm chung nhất định Chương này sẽ

đề cập đến các yêu cầu chung đó Các yêu cầu chung, đa phần mang tính chất bắt buộc Nếu không tuân thủ thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý Việc nắm vững yêu cầu này đóng vai trò cẩm nang cho những người mới bắt đầu công việc soạn thảo

I YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể

hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Văn bản quản lí nhà nước do nhiều chủ thể ban hành, thuộc nhiều loại hình khác nhau, nội dung khác nhau Nhưng bao giờ cũng chứa đựng những yếu tố thông tin bắt buộc

cả về nội dung lẫn hình thức

Từ sự phân tích trên, có thể rút ra khái niệm: Thể thức văn bản là thành phần và kết cấu cần được thể hiện trong văn bản nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý, thống nhất, thuận tiện cho việc quản lí, sử dụng

Thể thức văn bản thường có các yếu tố sau:

1 Quốc hiệu và tiêu ngữ

Quốc hiệu bao gồm tên nước và chế độ chính trị của Nhà nước Sắc lệnh số 49 ngày

12 tháng 10 năm 1945 của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa

yêu cầu tất cả các giấy tờ của Chính phủ phải có tiêu ngữ: “Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa”

Sau khi thống nhất đất nước, ngày 02 tháng 7 năm 1976, Quốc hội ra quyết định lấy tên nước

là Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Ngày 12 tháng 8 năm 1976 tại Công văn số

1053/VPCP, Thường trực Hội đồng Chính phủ quy định việc dùng tiêu ngữ mới Theo đó, tiêu ngữ được ghi là:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Văn bản của tất cả các quốc gia đều có quốc hiệu, vì quốc hiệu thể hiện tính công quyền của văn bản, vừa thể hiện chủ quyền quốc gia, chế độ chính trị của nhà nước đó So với quốc hiệu các nước, quốc hiệu Việt Nam có thêm dòng tiêu ngữ:

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Dòng này thể hiện mục đích của nhà nước Việt Nam Ban đầu nó được xem là khẩu hiệu đấu tranh cho độc lập, tự do của dân tộc, là mục đích lớn nhất của chế độ, nhà nước mới Từ đó, dòng này luôn được duy trì trong tiêu ngữ của các văn bản của Việt Nam

Trong thực tiễn soạn thảo, một số cơ quan thường chèn hoa văn hay biểu tượng của

cơ quan vào dưới quốc hiệu Việc làm này nhằm làm tăng tính thẩm mĩ và đặc điểm riêng của cơ quan Hiện nay, theo Công văn số 360/VPCP của Văn phòng Chính phủ, bên dưới tiêu ngữ có một dòng kẻ ngang chạy hết tiêu ngữ Chúng ta cần hiểu đó là quy định thống nhất, cần bỏ thói quen chèn hình ảnh, kí hiệu dưới quốc hiệu

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Cùng hàng với tiêu ngữ ở góc bên trái là tên cơ quan ban hành văn bản Bộ phận này cho biết văn bản thuộc cơ quan nào, vị trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và mối quan hệ giữa cơ quan nhận và cơ quan gửi

Tên cơ quan ban hành cần được viết chữ in, đậm, rõ ràng, chính xác theo tên đã ghi trong quyết định thành lập cơ quan Nếu cơ quan có vị trí độc lập như cơ quan đứng đầu một cấp hành chính, cơ quan chủ quan một ngành thì ghi một dòng độc lập Ví dụ:

BỘ CÔNG AN, BỘ NỘI VỤ, BỘ Y TẾ, …

Nếu cơ quan ban hành là một cơ quan trực thuộc một cơ quan chủ quản thì phải ghi tên

cơ quan chủ quản bên trên, cơ quan ban hành văn bản bên dưới Ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BẠC LIÊU

Trong thực tiễn soạn thảo văn bản, để cho đẹp mắt và dễ căn chỉnh, người ta trình bày trong một bảng chèn 2 cột 2 dòng 1/3 bên trái ghi tên cơ quan ban hành văn bản, 2/3 bên phải ghi quốc hiệu và tiêu ngữ

3 Số, năm ban hành, kí hiệu văn bản

Số, năm ban hành, kí hiệu văn bản được trình bày ngay dưới tên cơ quan ban hành giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhỡ công việc và kiểm tra, tìm kiếm văn bản thuận tiện khi cần thiết

- Số văn bản là số tự nhiên ban hành của văn bản được ghi bằng chữ số A Rập liên tục bắt đầu từ 01, ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm Nếu số lượng văn bản của cơ quan ít và tổ chức văn thư tập trung thì đánh số tổng hợp chung theo một hệ thống Nếu cơ quan lớn, số

lượng văn bản nhiều và tổ chức văn thư phân tán thì đánh số riêng cho từng loại văn bản Trong trường hợp này, văn bản sẽ được đăng ký riêng cho từng loại (ví dụ: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường)

- Năm ban hành (chỉ ghi đối với văn bản quy phạm pháp luật – Theo Điều 6 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996)

- Kí hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản Tên loại viết trước, tên cơ quan viết sau và nối với nhau bằng dấu gạch ngang

Ba yếu tố: số, năm ban hành, kí hiệu văn bản được phân tách bằng dấu “/”

Ví dụ:

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Số: 20/2000/QĐ-UBND Tên viết tắt của cơ quan ban hành cần ngắn gọn, người ngoài cơ quan có thể suy luận ra nếu có thể viết tắt Chỉ có văn bản quy phạm pháp luật mới có năm ban hành

4 Địa danh, ngày tháng ban hành

Được trình bày dưới quốc hiệu

- Địa danh là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản Địa danh khác với địa chỉ cơ quan Địa danh không chi tiết như địa chỉ cơ quan mà cần ghi phù hợp với phạm vi quản lý của cơ quan ban hành văn bản Ví dụ: các cơ quan đóng trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu

thì ghi là: Bạc Liêu, ngày… tháng… năm

- Ngày tháng là ngày vào sổ đăng ký ở văn thư ban hành văn bản Đối với ngày dưới

10, tháng dưới 3 thì thêm số 0 phía trước nhằm chánh thêm bớt, sửa chữa Khi trích dẫn thì trích dẫn ngày này chứ không phải ngày văn bản có hiệu lực Người có thẩm quyền chỉ ký, còn ghi ngày tháng thi do văn thư ghi Các yếu tố này giúp cơ quan nhận văn bản biết được

cơ quan gửi đóng trụ sở ở đâu, văn bản đến nhanh hay chậm Ghi chính xác yếu tố này giúp thuận lợi cho việc công tác, giải quyết công việc và lập hồ sơ, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản: nghị định, nghị quyết, quyết định… Tên gọi nói lên tầm quan trọng của văn bản, tính chất công việc mà văn bản đề cập, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, sắp xếp và triển khai công việc

Trích yếu văn bản là câu ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chủ yếu của văn bản, giúp người đọc nắm bắt một cách nhanh chóng, quyết định xử lý văn bản nào trước hay lựa chọn văn bản nào liên quan để giải quyết công việc mà không phải đọc toàn bộ văn bản Trích yếu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc vào sổ, theo dõi giải quyết công việc, phân loại, tra tìm khi cần thiết Trích yếu của các văn bản có tên loại như: nghị quyết, nghị định… thì ghi phía dưới tên loại; đối với văn bản không có tên loại thi trình bày phía dưới

số, kí hiệu văn bản

6 Nội dung văn bản

Là thành phần quan trọng nhất của văn bản Toàn bộ những sự việc, những vấn đề cần giải quyết và quyết định được thể hiện đầy đủ trong phần nội dung Khi trình bày nội dung, cần chú ý trình bày các căn cứ cơ sở (nếu là quyết định) Văn bản phải ngắn gọn, đầy đủ ý, dùng từ ngữ, câu hợp phong cách Dựa vào nội dung công việc và thẩm quyền ban hành văn bản, để xác định chính xác tên loại văn bản, tránh lẫn lộn giữa văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hành chính thông thường Đồng thời căn cứ vào nội dung để xác định mức độ khẩn, mật, phạm vi phổ biến của văn bản, … Đây là phần thể hiện tư duy và cách hành văn của người soạn thảo văn bản, là phần phải suy nghĩ nhiều nhất Phần này đòi hỏi sự tư duy và khả năng sử dụng ngôn ngữ

Nội dung văn bản được chia làm ba phần:

- Phần mở đầu: Nêu căn cứ, cơ sở của việc ban hành văn bản, gồm có hai nhóm căn

cứ: Căn cứ pháp lý về nội dung và căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành Ví dụ: Ủy ban nhân dân ra quyết định thu hồi đất thì phải căn cứ và các loại căn cứ: pháp lý (Luật Đất đai, quyết định thành lập, quy định nhiệm vụ quyền hạn của chủ thể ban hành văn bản), căn cứ thực tế (lý do ban hành, thủ tục ban hành)

Căn cứ pháp lý được trình bày trước căn cứ thực tế Căn cứ thẩm quyền được trình bày trước căn cứ nội dung Căn cứ pháp lý có hiệu lực gần, cao hơn trình bày trước Căn cứ ngang bằng thì căn cứ nào ban hành trước thì trình bày trước

- Phần thứ hai: Tùy theo từng loại văn bản mà nội dung được trình bày theo hai dạng:

văn điều khoản (nghị định, quyết định), văn xuôi (nghị quyết, chỉ thị)

- Phần thi hành: bao gồm chủ thể thi hành, hiệu lực không gian, thời gian, xử lý văn

bản hết hiệu lực, văn bản chuyển tiếp

7 Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản được ghi ở góc trái văn bản Nơi nhận văn bản là tên cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thi hành hoặc liên quan đến công việc được trình bày trong văn bản Tránh nhằm lẫn giữa nơi nhận và địa chỉ gửi Nơi nhận là thành phần phải có trong văn bản

vì mỗi văn bản được soạn ra phải có mục đích và đối tượng thi hành Nơi nhận giúp văn thư gửi đến nơi giải quyết văn bản, giúp cơ quan nhận biết trách nhiệm cứ mình Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác

Thông thường, những đối tượng tiếp nhận được chia theo từng nhóm:

- Các cơ quan có quyền giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản Cơ quan ra văn bản phải gửi tới cơ quan này để báo cáo công tác

- Cơ quan tổ chức cá nhân cần nhận văn bản để thi hành là đối tượng quản lí trực tiếp

- Các đối tượng cần nhận văn bản để tổ chức phối hợp hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả thi hành văn bản

- Bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban hành: thường ghi là: Lưu: VT (Lưu Văn thư)

Trong bốn yếu tố nói trên thì nhóm thứ hai và nhóm thứ tư luôn phải có trong văn bản Vì có những công việc không cần phải báo cáo cấp trên, không cần phải phối hợp thực hiện với các đơn vị khác

Nếu các đối tượng được ghi trong phần nội dung thì có thể ghi là: Như trên, Như Điều…

Đối với văn bản không có tên loại thì nơi nhận được trình bày phía dưới địa danh,

ngày tháng năm Bắt đầu bằng chữ Kính gửi Đó là tên đầy đủ của tên cơ quan có trách

nhiệm thi hành văn bản Những cơ quan có liên quan thì ghi ở góc trái phía dưới văn bản

8 Chữ ký, dấu cơ quan

Vị trí đặt ngang hàng với vị trí nơi nhận ở góc trái

Chữ ký là yếu tố thông tin nhằm đảm bảo cho văn bản có tính hợp pháp, có giá trị pháp lý, trách nhiệm của người ký đối với vấn đề mà văn bản đề cập Đồng thời chữ ký có tác dụng chống giả mạo giấy tờ Người ký phải đúng thẩm quyền và ghi rõ họ tên, chức vụ Chức vụ và thẩm quyền của người ký được ghi bằng chữ in hoa, họ tên ghi bằng chữ in thường Chữ ký giữa các văn bản phải giống nhau và không nên quá đơn giản khiến dễ dàng giả mạo

Ký trực tiếp do thủ trưởng cơ quan hoặc những người giữ chức vụ nhà nước (không phải là thủ trưởng cơ quan) được pháp luật quy định thẩm quyền ra văn bản giải quyết công việc cụ thể Thủ trưởng cơ quan chỉ ký một số văn bản quan trọng như văn bản ban hành chủ trương, chính sách, nhân sự, tài chính Còn các vấn đề khác thì ủy quyền cho cấp phó hoặc dưới một cấp

Ký thay khi cấp trưởng đi vắng hay khi cấp trưởng phân công một số công việc thì

cấp phó được ủy quyền ký thay một số văn bản Phía trước từ chỉ chức vụ ghi “KT”, bên

dưới ghi chức vụ người ký thay

KT BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

THỨ TRƯỞNG (Đã ký)

Nguyễn Văn T

Đối với các cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể như: Chính phủ, Hội đồng nhân

dân, Ủy ban nhân dân, Đoàn Chủ tịch Mặt trận tổ quốc Việt Nam, … thì phải đề “TM” phía

trước chức vụ người ký

TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH (Đã ký)

Nguyễn Văn T

Nếu người ký giữ quyền trưởng thì khi ký phải ghi rõ “Q” (quyền) Ví dụ:

Q BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO

(Đã ký)

Trần Quang C

Chức danh quyền phải có văn bản giao quyền, chỉ khi thủ trưởng vắng dài ngày hoặc nghỉ làm việc lâu, cấp trên chưa bổ nhiệm người giữ chức, cấp trên chỉ định một cấp phó làm quyền trưởng Người được giữ chức quyền trưởng có nghĩa vụ và quyền hạn như cấp trưởng cho đến khi có cấp trưởng hoặc người cấp phó giữ quyền được cấp trên bổ nhiệm làm cấp trưởng Trong trường hợp này, phần tên loại văn bản vẫn ghi như các văn bản bình thường, chỉ khác ở dòng ghi chức vụ người ký

Nếu trường hợp người ký được thủ trưởng ủy quyền ký văn bản khi thủ trưởng đi

vắng thì khi ký phải đề rõ “T.U.Q” Ví dụ:

T.U.Q BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO

THỨ TRƯỞNG (Đã ký)

Nguyễn N

Việc ký T.U.Q phải có văn bản ủy quyền của thủ trưởng và nêu rõ phạm vi, thời hạn

ủy quyền Người được ủy quyền ký văn bản thì không được ủy quyền lại cho người khác Ủy nhiệm ký T.U.Q chỉ được ủy nhiệm cho cấp phó hoặc cấp trưởng dưới một cấp Như vậy, ký TUQ khác với ký thay ở hai điểm: Ký thay dựa trên cơ sở phân công công việc mang tính chất ổn định, không xác định rõ thời hạn ủy quyền Còn ký TUQ thì phải lập văn bản ủy quyền, văn bản này mang tính chất một vụ việc Trong văn bản phải nêu rõ thời hạn ủy quyền Ký thay chỉ có thể do cấp phó thực hiện, còn TUQ có thể do cấp phó hoặc cấp trưởng dưới một cấp

Nếu người cấp dưới cấp trưởng một cấp được thủ trưởng ủy nhiệm ký một số văn bản nào đó thuộc thẩm quyền của thủ trưởng như: các văn bản hành chính thông thường, văn bản

nội bộ cơ quan thì khi ký phải ghi rõ chữ “TL” vào trước chữ chỉ chức vụ của thủ trưởng Ví

dụ:

TL BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ CHÁNH VĂN PHÒNG

(Đã ký)

Nguyễn Văn T

Ký thừa lệnh không được ủy quyền quá một cấp và người được ủy quyền không được

ủy quyền lại cho người khác Việc ký thay, ký thừa lệnh phải được quy định rõ ràng bằng

văn bản của thủ trưởng cơ quan (quy chế làm việc hoặc quy định thẩm quyền ký văn bản) tránh chồng chéo, lạm quyền

Thường thì một văn bản chỉ có một chữ ký Nhưng có một số văn bản có nhiều chữ ký như văn bản liên tịch, biên bản, hợp đồng, các văn bản ngoại giao, …

- Dấu của cơ quan, tổ chức: Văn bản được ban hành, sau khi ký phải được đóng dấu

của cơ quan để đảm bảo tính pháp lý Dấu phải được đóng rõ nét, ngay ngắn, trùm lên 1/3 hay 1/4 phía bên trái chữ ký và đúng màu sắc được Bộ Nội vụ quy định Ký trước khi đóng dấu, không được làm ngược lại Con dấu phải được quản lý chặt chẽ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân thường có hai con dấu (dấu cấp trên và dấu cấp văn phòng) Khi đóng dấu cần phân biệt tính chất công việc, nhân danh ai và đơn vị hình thành văn bản để sử dụng con dấu Nếu văn bản có phạm

vi tác động ngoài cơ quan thì phải sử dụng dấu cơ quan Văn bản nội bộ đơn vị trong cơ quan thì sử dụng dấu bộ phận

- Dấu chỉ mức độ mật: Mỗi khi văn bản được ban hành đều quy định rõ đối tượng thi hành, phạm vi phổ biến và mức độ truyền đạt Có văn bản phổ biến rộng rãi nhưng cũng có văn bản chỉ phổ biến trong phạm vi hạn chế Dùng dấu hiệu mật là để đảm bảo tính chất bí mật của văn bản Văn bản có dấu mật để nhắc nhỡ mọi người có ý thức giữ gìn, bảo vệ bí mật của cơ quan, quốc gia Cũng là cơ sở để truy cứu trách nhiệm đối với những người làm

lộ bí mật Có ba mức độ là: mật, tối mật, tuyệt mật Người soạn thảo và người ký có trách nhiệm xác định độ mật và nơi nhận tài liệu mật Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mật của cơ quan có trách nhiệm quản lí và đánh dấu cấp độ mật và đăng bản đúng số lượng, thu hồi, hủy bản nháp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật Dấu chỉ mức độ mật màu đỏ được đóng bên trái văn bản, phía dưới số, kí hiệu văn bản Văn bản mật chỉ được công bố công khai khi có quyết định giải mật của người có thẩm quyền

- Dấu chỉ mức độ khẩn: Văn bản cần nhanh chóng chuyển đến cơ quan hoặc cá nhân

có trách nhiệm giải quyết trong khoảng thời gian nhất định, nếu chậm sẽ không còn giá trị, thậm chí gây tác hại thì sử dụng dấu chỉ mức độ khẩn Có ba mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng ở vị trí như dấu mật

Ngoài các dấu trên, người ta còn sử dụng các mẫu dấu: Đăng ký công văn đến, Tài liệu họp xong thu hồi, Dự thảo

II YÊU CẦU VỀ MẶT NỘI DUNG

1 Tính hợp hiến, hợp pháp

a) Văn bản ban hành không được trái với Hiến pháp, Pháp luật, văn bản cấp trên và văn bản chủ đạo

Văn bản ban hành trái với Hiến pháp, Luật, văn bản chỉ đạo sẽ không có giá trị pháp lý

và bị cơ quan cấp trên đình chỉ, hủy bỏ Người ban hành bị truy cứu trách nhiệm trước pháp luật Do đó, trước khi ban hành văn bản cần phải xem xét, rà soát các văn bản pháp luật liên quan để tránh mâu thuẫn, chồng chéo Ở một số cơ quan có bộ phận phụ trách công tác này: Phòng Pháp chế, Ban Pháp chế, Vụ Pháp chế, Phòng Tổng hợp hay Ủy ban, Hội đồng Thẩm định đối với các văn bản của Quốc hội, … xem xét về tính hợp hiến, hợp pháp của văn bản Ngoài việc phải tuân thủ theo các yêu cầu trên, văn bản cần thể chế hóa đường lối của Đảng, tuân theo các văn bản chủ đạo như: nghị quyết của Quốc hội, nghị quyết của Chính phủ

b) Phù hợp thẩm quyền ban hành

Đây là một yêu cầu bộ phận của yêu cầu trên như cần được nhấn mạnh vì trên thực tế thường xảy ra hiện tượng ban hành văn bản lạm quyền, sử dụng sai hình thức văn bản Khi một cơ quan được thành lập bao giờ cũng có văn bản quy định nhiệm vụ và quyền hạn của

cơ quan Cơ quan chỉ được ban hành văn bản trong phạm vi thẩm quyền được quy định đó

Các cơ quan nhà nước, những người có trách nhiệm phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc: chỉ được làm những gì pháp luật cho phép Ví dụ: Hội đồng nhân dân tỉnh không được phép ban

hành văn bản xử phạt hành chính

Để thực thi quyền hạn của mình, các cơ quan nhà nước, người có chức vụ bao giờ cũng được pháp luật trao quyền sử dụng những hình thức văn bản tương ứng và chỉ được sử dụng hình thức văn bản đó Ví dụ: UBND tỉnh không có quyền ban hành nghị định, nghị quyết

c) Không được trái với lợi ích của nhà nước và nhân dân

Do quan hệ xã hội thay đổi và khi ban hành văn bản chưa tính hết các tình huống nên

có lúc văn bản ban hành không vi phạm pháp luật nhưng có thể làm thiệt hại lợi ích của Nhà

nước, của nhân dân Nên Nhà nước thường điều chỉnh để văn bản không được trái với lợi ích của Nhà nước và nhân dân

2 Tính mục đích

Khi ban hành văn bản cần đặt ra câu hỏi: để làm gì? Giải quyết công việc gì? Văn bản mang lại hệ quả nào? Mỗi văn bản đều có những mục đích cụ thể, nhưng luôn phải xem xét đến khả năng phản ánh đúng mục tiêu đường lối của Đảng, nghị quyết của các cấp, phản ánh được nguyện vọng và lợi ích của nhân dân Đó là mục đích chung mà văn bản hướng tới

3 Tính khoa học

Trước hết văn bản phải đầy đủ thông tin cần biểu thị của một vấn đề Cùng một nội dung không được chuyển tải bằng nhiều văn bản khác nhau Vì điều đó sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm tổng hợp văn bản để giải quyết công việc Ngược lại, một văn bản không nên chứa đựng quá nhiều nội dung, dàn trải, gây khó khăn trong việc xác định trọng tâm Tính khoa học ở văn bản còn thể hiện ở các căn cứ khoa học, không được chủ quan cảm tính, phải dựa vào dữ kiện, số liệu chính xác, không lạc hậu Khi cần viện dẫn số liệu thì phải viện dẫn những số liệu điển hình

Văn bản phải được viết một cách rõ ràng, đơn nghĩa, tổ chức thông tin hợp lôgic, dễ lĩnh hội, dễ truyền đạt

Ví dụ: Tăng cường sử dụng các bảng biểu, biểu đồ, giải quyết một công việc thì trình bày nội dung theo thời gian Nếu đặt ra các quy định thì những vấn đề chung trình bày trước sau đó đến các vấn đề riêng

4 Tính khả thi

Một văn bản được ban hành cần phải được thực hiện, vì vậy nên nó phải có tính khả thi

Để đảm bảo tính chất này, văn bản cần:

a) Văn bản phải phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội

Nếu văn bản không phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội thì sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện được nhưng kém hiệu quả làm giảm uy tín Nhà nước Ví dụ: trước đây, Điều

51, Hiến pháp (1980) quy định: đi học và vào viện không phải đóng phí Nhưng về sau nhà nước không thể bao cấp nổi nên phải thu học phí Thế là Hiến pháp năm 1992 ra đời

b) Văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành một cách hợp lý, phù hợp với trình độ, năng lực của đối tượng thi hành

Nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng để giao nhiệm vụ Nếu thấy khả năng của đối tượng thi hành yếu thì phải hỗ trợ Ví dụ: các cơ quan thi hành án dân sự có quyền yêu cầu lực lượng công an hỗ trợ

c) Quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo điều kiện đảm bảo quyền đó

Khi Hiến pháp năm 1992 quy định công dân Việt Nam có quyền tự do đi ra nước ngoài thì phải cải cách thủ tục cấp visa, hộ chiếu thông thoáng, không được đặt ra các điều kiện hạn chế không hợp lý

5 Tính đại chúng

Văn bản quản lý nhà nước thường được áp dụng rộng rãi Vì vậy nội dung của nó phải phù hợp với trình độ dân trí của đối tượng điều chỉnh, đối tượng thi hành Phải viết làm sao cho mọi người đều hiểu, hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên môn Khi có thuật ngữ mới hoặc

từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa thì nên định nghĩa trước các từ đó ngay ở đầu văn bản

III YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ, THỂ LOẠI VĂN BẢN

1 Ngôn ngữ

a) Văn phong

Văn bản quản lí nhà nước phải sử dụng ngôn ngữ viết mang tính chất khuôn mẫu Ngôn ngữ viết đòi hỏi phải đầy đủ các thành phần, đúng ngữ pháp, không dùng lối diễn đạt có tính

ẩn dụ, nôm na Hạn chế sử dụng các đại từ thay thế

Trong văn bản quản lí nhà nước, ngôn ngữ phải trang trọng, khách quan, thể hiện tính công quyền Đối với các biên bản phải ghi chép một cách trung thực, không có bình luận viết theo ý riêng của mình Trình bày phải rõ ràng, đầy đủ, đi thẳng vào vấn đề chính, không lang mang dài dòng Trong trường hợp cần thiết thì phải tóm tắt ngắn gọn tình hình trước khi đi vào nội dung Trong một số loại văn bản như công văn, chỉ thị, báo cáo cần phải lễ độ, lịch

sự Ví dụ: kết thúc công văn phúc đáp thường có câu: Nhận được công văn này, nếu có vấn

đề gì chưa rõ, xin đề nghị cơ quan cho biết ý kiến, chúng tôi sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất…

b) Từ ngữ

Văn bản quản lí nhà nước phải sử dụng từ đơn nghĩa Văn bản quản lí nhà nước có tính chất đặt ra quy tắc hành vi, giao nhiệm vụ mà được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau thì trước hết việc thực hiện sẽ không thống nhất, tệ hơn nó có thể hiểu theo góc nghĩa khác để trốn tránh trách nhiệm gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước và của nhân dân

Văn bản quản lí nhà nước mang tính đại chúng nên không được sử dụng từ địa phương,

từ cổ gây khó hiểu, không sử dụng tiếng lóng, từ ngữ thô tục

Trong thời đại ngày nay, có sự giao lưu giữa các nền văn hóa khác nhau nên có rất nhiều từ mới, thuật ngữ chuyên môn vốn dĩ không có trong hệ thống tiếng Việt Nên chúng

ta phải sử dụng một cách hợp lý

Để tăng tính trang trọng, chính xác, từ Hán Việt chiếm tỉ lệ khá lớn

c) Câu văn

Câu văn phải dùng đúng ngữ pháp, đầy đủ thành phần, tránh sử dụng câu ghép nếu gây

ra cách hiểu đa nghĩa làm cho người tiếp nhận khó nắm bắt nội dung Sử dụng linh hoạt câu chủ động, bị động, khẳng định, phủ định Sử dụng câu có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với cách tư duy của người Việt, không dùng câu quá dài hoặc đảo câu Các câu trong đoạn và các đoạn với nhau cần liên kết chặt chẽ

2 Thể loại

Thể loại văn bản ở đây được hiểu là tên gọi chính thức của văn bản Yếu tố này thể hiện rõ trong văn bản ngoại trừ công văn Việc đặt tên gọi là để gắn văn bản với công dụng, tính chất pháp lý riêng Một yêu cầu khá đơn giản nhưng trong thực tế người biên soạn không nắm bắt rõ công dụng, tính chất của từng loại văn bản nên dẫn đến một số loại vi phạm phổ biến:

- Sử dụng văn bản thuộc nhóm văn bản mang tính chất pháp lý để giải quyết các công việc không mang tính chất pháp lý Ví dụ: dùng quyết định để thông báo;

- Sử dụng văn bản không mang tính chất pháp lý để giải quyết các công việc mang tính chất pháp lý Ví dụ: Dùng công văn để đưa các hướng dẫn mang tính quy phạm;

- Sử dụng lẫn lộn văn bản mang tính chất cá biệt và văn bản mang tính chất quy phạm

IV YÊU CẦU VỀ NGƯỜI SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Nắm vững đường lối của Đảng

Đường lối của Đảng được thể chế hóa thông qua pháp luật, thể hiện trong từng văn bản

cụ thể Bởi vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững đường lối của Đảng, đặc biệt khi soạn thảo những văn bản chủ đạo, những văn bản quy phạm pháp luật

2 Có trình độ pháp lý nhất định

Để trình bày văn bản một cách hợp hiến, hợp pháp, phù hợp với quy ước quốc tế, đòi hỏi người soạn thảo phải hiểu về cơ cấu, tổ chức, thẩm quyền của cơ quan mà mình soạn thảo văn bản, biết được cơ quan nào là cơ quan cấp trên để chọn đúng hình thức văn bản, xác định nội dung không vượt quá thẩm quyền của cơ quan, không trái với quy định của văn bản cấp trên

3 Nắm được xu thế phát triển của xã hội, nguyện vọng của nhân dân

Nắm bắt nhu cầu đời sống xã hội, nguyện vọng của tầng lớp nhân dân là yêu cầu cần thiết để ban hành một văn bản hợp lý, kịp thời Lúc đó, các văn bản sẽ đóng vai trò tích cực trong việc định hướng, vạch đường đi cho các quan hệ xã hội phát triển thuận lợi

vi phạm, thủ tục ban hành chưa đầy đủ, chưa ró ràng

HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 1.Thể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản bao gồm những thành phần nào?

2 Phân biệt khái niệm thể thức văn bản và khái niệm hình thức văn bản

3.Tại sao văn bản hành chính phải theo đúng các quy định về thể thức văn bản do cơ quan

nhà nước có thẩm quyền ban hành?

4 Nêu mục đích, ý nghĩa của các yếu tố thể thức văn bản

5 Đọc Thông tư số 01/2011/TT-BNV, trình bày những quy định về nội dung và kĩ thuật

trình bày các thành phần thể thức văn bản hành chính

6 Nêu những điểm khác biệt về thể thức giữa công văn hành chính với các văn bản hành

chính có tên loại

7 Sưu tầm một văn bản hành chính, chỉ ra các thành phần thể thức, nhận xét về cách trình

bày các thành phần thể thức của văn bản đó

8 Phân biệt thể thức văn bản hành chính với văn bản của các tổ chức: Đảng Cộng sản Việt

Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

9 Phân biệt các loại bản sao văn bản, nêu các thành phần thể thức và kĩ thuật trình bày các

thành phần thể thức bản sao văn bản hành chính

10 Những nhận định sau đây đúng hay sai? Vì sao?

a Số, kí hiệu trong công văn của SGD & ĐT Bạc Liêu ghi là: Số:…/CV-SGD ĐT-VP; trong

tờ trình của Sở Nội vụ tỉnh Bạc Liêu ghi là: Số: …./TT-SNV

b Địa danh, ngày, tháng, năm trong văn bản của UBND thị trấn Châu Hưng huyện Vĩnh Lợi

tỉnh Bạc Liêu ghi là Vĩnh Lợi, ngày… tháng… năm…

c Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Bạc Liêu có quyền ký tất cả các văn bản của sở này ban hành

d Tất cả các loại văn bản phải ghi địa chỉ của cơ quan, tổ chức

11 Nêu tên cơ quan ban hành văn bản, số, kí hiệu, hình thức đề ký và nơi nhận của các văn

12 Hãy xác định và phân tích lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản sau: BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BẠC LIÊU Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

THÔNG BÁO

Về việc giới thiệu đường dây điện thoại nóng của BHXH tỉnh Bạc Liêu

Để kịp thời giải đáp các vướng mắc, bức xúc trong thực hiện chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với các cơ quan, đơn vị và công dân, Bảo hiểm xã hội tỉnh Bạc Liêu thiết lập đường dây điện thoại nóng số 0781.955865 đặt tại văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh Bạc Liêu, đường Trần Huỳnh, phường 1, thị xã Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu để các cơ quan, đơn vị và công dân liên hệ khi có nhu cầu

- BHXH Việt Nam (để báo cáo)

- Tỉnh uỷ, UBND tỉnh (để báo cáo) (Đã ký)

- Các cơ quan, đơn vị trong tỉnh BL

Chương III

KỸ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH, NGHỊ QUYẾT, THÔNG TƯ, CHỈ THỊ

- Thời lượng (số tiết lí thuyết, bài tập, thực hành): 8

- Mục tiêu của chương

* Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức về quy trình soạn thảo văn bản: quyết định, nghị quyết, thông

tư, chỉ thị

* Kĩ năng: Rèn kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính;

* Thái độ: Hình thành ý thức trách nhiệm trong công việc

- Nội dung giảng dạy trên lớp: Kĩ thuật soạn thảo quyết định, nghị quyết, thông tư, chỉ thị…

- Nội dung sinh viên tự nghiên cứu: soạn thảo mỗi loại văn bản trên

- Tài liệu học tập

+ Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính;

+ Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản quản lí nhà nước;

+ Thông tư số 01 về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nội dung và yêu cầu của các bài thực hành (nếu có): Vận dụng kiến thức để làm bài tập

- Trang thiết bị cần thiết cho việc dạy học (tài liệu, dụng cụ thí nghiệm, phương tiện dạy học): không có

I KĨ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

Quyết định được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Trong tiếng Latinh, quyết định có nghĩa là hành động thể hiện ý chí Theo nghĩa động từ là ấn định cách giải quyết đối với một vấn đề Quyết định theo nghĩa danh từ là kết quả thể hiện ý chí của chủ thể quan lý Ở đây, chúng ta đề cập đến quyết định tồn tại ở dạng văn bản

1 Chức năng

- Quyết định ban hành văn bản pháp quy: quyết định ban hành quy chế

- Quyết định về tổ chức nhân sự: quyết định bổ nhiệm, kỷ luật, điều động công tác, thành lập, giải thể một đơn vị

- Quyết định xử lý vi phạm pháp luật

- Quyết định trao quyền, công nhận: quyết định quyền sử dụng đất, công nhận tốt nghiệp

2 Những người có thẩm quyền ban hành quyết định

Chủ thể ban hành quyết định là cá nhân, ngoại trừ một trường hợp là Ủy ban nhân dân

Ví dụ:

- Chủ tịch nước (cơ quan Hiến định)

- Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp (cơ quan Luật định)

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chuyên môn hành chính sự nghiệp, những cơ quan có

tư cách pháp nhân khác Nhóm cơ quan này luật không quy định nhưng trên thực tế vẫn ban hành quyết định

3 Phân loại

Căn cứ vào nội dung và thẩm quyền ban hành, được chia làm hai loại: quyết định quy

phạm pháp luật và quyết định cá biệt:

- Quyết định quy phạm pháp luật (quyết định chung): là loại văn bản quy định hay sửa

đổi những chính sách, chế độ, biện pháp thực hiện, chứa đựng các quy tắc xử sự chung, áp dụng trong phạm vi cả nước, một ngành, hoặc một địa phương do Chủ tịch nước, Thủ tướng,

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND, HĐND các cấp ban hành

- Quyết định cá biệt: là loại văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các cơ quan,

tổ chức ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình để áp dụng pháp luật vào quá trình quản lý

Căn cứ vào tính chất tiếp cận với đối tượng công việc, quyết định được chia thành:

- Quyết định quy định trực tiếp: Để điều chỉnh trực tiếp cho những đối tượng cụ thể như đề bạt, bổ nhiệm, tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật

- Quyết định quy định gián tiếp: Để ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…

4 Bố cục nội dung của quyết định

Hầu hết các văn bản đều có bố cục ba phần, nhưng ở quyết định và những văn bản điều khoản, bố cục gồm hai phần:

a) Tên loại và căn cứ ban hành

Căn cứ pháp lý bao gồm: Thẩm quyền ban hành và các văn bản pháp lý Nếu là cơ

quan hiến định thì phải viện dẫn chính xác những điều trong Hiến pháp Nếu là cơ quan luật định thì viện dẫn luật không cần chi tiết về điều, khoản Còn các cơ quan được thành lập bởi các văn bản áp dụng luật khác, quyền ban hành quyết định ở thủ trưởng được trực tiếp chỉ ra hoặc hàm chứa trong quyết định bổ nhiệm, văn bản thành lập cơ quan hay một quy chế nào

đó

Có thể có nhiều văn bản cùng đề cập đến thẩm quyền ra quyết định của chủ thể, nhưng chúng ta chỉ cần đề cập đến một văn bản quy định trực tiếp, tập trung nhất

Căn cứ thực tiễn: Phần này trình bày những yêu cầu, các vấn đề đặt ra của thực tiễn cần

được giải quyết hoặc hành vi cụ thể của một cá nhân, nhằm chứng tỏ văn bản ban hành là

cần thiết, có tính thuyết phục cao Ví dụ: Xét đề nghị của …

Chú ý:

- Thẩm quyền ban hành: Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….);

- Khi viện dẫn văn bản cần nêu đủ năm yếu tố: tên loại, số kí hiệu, thời gian ban hành, tác giả, trích yếu nội dung;

- Mỗi căn cứ được trình bày trên một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng sử dụng dấu phẩy;

- Cần sắp xếp các căn cứ một cách hợp lý dựa vào hiệu lực pháp lý và thời gian ban hành văn bản;

- Phần căn cứ thực tế thường được diễn đạt bắt đầu bằng các cụm từ như Căn cứ, Để, Theo đề nghị, Xét đề nghị của …;

- Đối với Hiến pháp, luật không cần nêu tên cơ quan ban hành và những luật ban hành trước khi có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 thì không cần viện dẫn

số, kí hiệu

b) Điều khoản

Cần nêu các quyết định tổng quan trước Mỗi điều chỉ nên chứa một đến hai nội dung Nếu diễn đạt tất cả nội dung ở Điều 1 trở nên quá ôm đồm thì để sang Điều 2 và các điều tiếp theo Điều cuối cùng của quyết định bao giờ cũng nêu các đối tượng liên quan chịu trách nhiệm thi hành Có thể có thêm điều khoản quy định hiệu lực của quyết định về mặt thời gian, về tương quan đối với các văn bản đã có trước đó Vì vậy điều cuối cùng thường được gọi là điều khoản thi hành

Một quyết định tối thiểu phải có hai điều Nhưng thường nó cũng không quá 5 điều Nếu triển khai quá nhiều điều, người ta sẽ dùng văn bản pháp quy

5 Phân loại

a) Quyết định bổ nhiệm, tuyển dụng: thường có 3 điều:

Điều 1: Vị trí, vai trò đảm nhiệm, thời gian, quyền hạn đảm nhiệm

Điều 2: Lương, phụ cấp, chế độ khác

Điều 3: Điều khoản thi hành

Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm và xếp lương vào ngạch giảng viên cho công chức

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP, ngày 01 tháng 02 năm 2001 của Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học quốc gia Hà Nội;

Căn cứ vào Quy chế hoạt động của Đại học quốc gia ban hành kèm theo Quyết định

số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 859/TCCB, ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Đại học quốc gia

Hà Nội công nhận kết quả thi nâng ngạch giảng viên lên giảng viên chính năm 2001;

Theo đề nghị của ông Trưởng Ban Tổ chức cán bộ Trường Đại học quốc gia Hà Nội,

Mã số: 15.110 Bậc: 1 Hệ: 3.35

Điều 2 Các ông Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Tổ chức cán bộ, Trưởng Ban Kế

hoạch – Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị và ông Nguyễn Văn X chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA LUẬT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Trung tâm nghiên cứu Hiến pháp và Chính quyền

TRƯỞNG KHOA LUẬT ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Căn cứ Quyết định số 85/TCCB, ngày 07/3/2000 của Giám đốc Đại học quốc gia Hà Nội về việc thành lập Khoa Luật trực thuộc Đại học quốc gia Hà Nội;

Căn cứ vào Quy chế Hoạt động của Đại học quốc gia ban hành kèm theo Quyết định

số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy chế Đào tạo sau đại học được ban hành kèm theo Quyết định số BGD&ĐT, ngày 08/6/2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

18/QĐ-Theo đề nghị của ông Trưởng Phòng Tổ chức cán bộ Trường Đại học quốc gia Hà Nội,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Thành lập Trung tâm nghiên cứu Hiến pháp và Chính quyền trực thuộc Khoa

Luật, Trường Đại học quốc gia Hà Nội

Điều 2 Trung tâm có nhiệm vụ thúc đẩy việc nghiên cứu Hiến pháp và Chính quyền

của giảng viên, sinh viên toàn khoa; hỗ trợ việc giảng dạy môn Luật – Hiến pháp

Điều 3 Trung tâm là một tổ chức có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc

hoạch toán độc lập Cơ cấu tổ chức lãnh đạo của Trung tâm gồm một giám đốc, một phó giám đốc

Điều 4 Phòng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Quyết

c) Quyết định ban hành văn bản pháp quy

Điều 1: Ban hành theo quyết định này Quy chế …

Điều 2: Phạm vi không gian, thời gian, đối tượng áp dụng quy chế

Điều 3: Quan hệ hiệu lực của quy chế đối với các văn bản đã có trước đó

Ví dụ:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Theo đề nghị của các ông Trưởng Phòng Đào tạo, Nghiên cứu khoa học, Công tác sinh viên,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế Giáo viên chủ nhiệm

Điều 2 Quy chế này áp dụng cho công tác giáo viên chủ nhiệm sau khi ký 15 ngày Điều 3 Quy chế này thay cho Quy chế tạm thời về giáo viên chủ nhiệm ban hành theo

Quyết định số 07/QĐ-ĐT, ngày 26/11//2001 của Trưởng Khoa K./

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN N CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUYẾT ĐỊNH

Về việc xử phạt vi phạm hành chính đối với việc xây nhà trái phép

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN N

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp năm 1994; Căn cứ Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính;

Căn cứ Nghị định số 48/1997/NĐ-CP, ngày 05/5/1997 về việc xây dựng, quản lý nhà, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị;

Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính số 07/BB-XLVPHC do Công an phường T lập hồi 17h ngày 10/3/2003,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1

a) Phạt chính: phạt tiền: 1 000 000 đ (Một triệu đồng) đối với ông Nguyễn Văn B Thường trú tại phường T, Quận N, Hà Nội Ông Nguyễn Văn B phải nộp số tiền trên vào Kho bạc nhà nước số 14 tại phường T, Quận N, Hà Nội trong thời hạn 05 ngày kể từ khi nhận được Quyết định

b) Phạt bổ sung:

- Tước quyền sử dụng Giấy phép xây dựng của ông Nguyễn Văn B

- Khôi phục tình trạng ban đầu của vỉa hè

- Bồi thường thiệt hại do vi phạm hành chính

Điều 2

- Ông Nguyễn Văn B có trách nhiệm thi hành Quyết định trong thời hạn 05 ngày

- Quá thời hạn nói trên mà không thực hiện sẽ bị cưỡng chế

- Ông Nguyễn Văn B;

- Công an phường T, Quận N, HN

- Lưu: VPUB

(Đã ký) Nguyễn Văn C

II KĨ THUẬT SOẠN THẢO CHỈ THỊ

1 Công dụng

Khi một chủ trương, chính sách, một văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên hoặc chính cơ quan được ban hành ra trước đó, nhưng việc thi hành chưa đầy đủ, kịp thời, có thể

ra chỉ thị để đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới thi hành

Với công dụng như trên, chỉ thị đặt ra những phương pháp, cách thức trao quyền, giao nhiệm vụ cho một số chủ thể thi hành một cách hiệu quả Nhưng chỉ thị không được đặt ra tính quy phạm so với văn bản mà nó đôn đốc thi hành Chính ở điểm này nên chức năng của chỉ thị khác với quyết định, nghị định, thông tư

Cùng mang chức năng đôn đốc như công văn nhưng chỉ thị mang tính cưỡng chế hành chính

2 Thẩm quyền ban hành

Hầu hết các cơ quan hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng đều có quyền ban hành chỉ thị trừ những cơ quan cơ sở, quy mô nhỏ Ví dụ:

- Thủ tướng

- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

- Chủ tịch Ủy ban nhân các cấp

- Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao

- Nội dung của chỉ thị

Nội dung phải nêu rõ chủ trương, yêu cầu hoặc biện pháp của người ra chỉ thị Sau đó giao nhiệm vụ cho các đơn vị để thực hiện các chủ trương, chính sách vừa nêu

Giao những công việc chung trước, giao nhiệm vụ riêng, cụ thể sau

Có thể giao nhiệm vụ theo trình tự công việc Có thể tập hợp những công đoạn do một đơn vị thực hiện để giao một lần hoặc giao theo chuổi công việc

Bao giờ cũng giao cho đơn vị trực thuộc trực tiếp và cho thủ trưởng cơ quan đối với cơ quan hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng Không nêu đích danh tên mà cần nêu chức vụ bởi vì chỉ thị cần được thực hiện bởi thủ trưởng cơ quan, đơn vị mà không cần biết người đó

họ tên gì Việc nêu đích danh tên sẽ dẫn đến cấp phó của người đó không có quyền ký thay văn bản liên quan hoặc có sự thay đổi nhân sự thì người sau lên thay thế vị trí thì không có

nghĩa vụ thực hiện chỉ thị Đối với cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập thể thì phải giao cho toàn bộ cơ quan

Đối với công việc, cần nêu cụ thể: công việc gì, thời hạn hoàn thành, các điều kiện đảm bảo Nếu có những điều kiện đảm bảo chung giống nhau thì dồn xuống dưới chỉ thị để tránh trùng lặp Các điều kiện đảm bảo có thể là:

Về nhân sự: được huy động từ bộ phận khác, cấp trên cử xuống, thuê từ nơi khác, ký

hợp đồng vụ việc, hợp đồng lao động ngắn hạn, thuê khoán chuyên môn

Về kinh phí: do cơ quan ra chỉ thị cấp hoặc là kinh phí của chính đơn vị nhận chỉ thị

Nếu có thể hướng dẫn cho cấp dưới có thể quyết toán kinh phí thực hiện chỉ thị vào tài khoản nào thì càng tốt

Phương tiện vật chất: lấy ở đâu? Số lượng bao nhiêu?

- Phần kết thúc

+ Nhấn mạnh lại ý nghĩa, tầm quan trọng, tính cấp bách của vấn đề

+ Yêu cầu các đơn vị tìm mọi biện pháp thực hiện tốt các đơn vị được giao

+ Quy định thời hạn hoàn thành

+ Nêu các biện pháp kiểm tra cấp dưới

Ví dụ:

UBND THÀNH PHỐ H CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CHỈ THỊ

Về việc đẩy nhanh tiến độ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Tại kỳ họp thứ IV Quốc hội khóa XI đã thông qua Luật Đất đai và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2004 Đây là một đạo luật rất quan trọng, có ý nghĩa to lớn Để góp phần đưa Luật Đất đai vào cuộc sống và thực hiện Chỉ thị số 05/2004/CT-TTg ngày 09/02/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc thi hành Luật Đất đai Nay, Chủ tịch UBND thành phố H ban hành Chỉ thị này, quán triệt một số vấn đề nhằm đẩy nhanh tiến độ cấp chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn thành phố

1 Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện thuộc thành phố phải chỉ đạo đẩy nhanh tiến độ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, trọng tâm là đô thị và đất rừng sản xuất Phấn đấu đến năm 2005 hoàn thành việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất các loại

2 Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Nhà đất có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hướng dẫn thống nhất việc hiện đại hóa công tác quản

lý đất đai trong phạm vi thẩm quyền

3 Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm phối hợp với Sở Tài nguyên Môi trường, Sở

Nhà đất tích cực xây dựng góp phần thực hiện dự án: “Hoàn thiện và hiện đại hóa hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong cả nước” của Chính phủ

Các giám đốc Sở, thủ trưởng, các cơ quan hữu quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ thị này Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Nhà đất có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện của các ban, ngành địa phương và

III KĨ THUẬT SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT

1 Công dung

Khi một cơ quan hoạt động theo cơ chế tập thể, nhân danh toàn bộ các thành viên biểu thị một sự nhất trí nào đó thì họ sử dụng nghị quyết Cơ quan có thẩm quyền trên lĩnh vực gì thì có quyền ban hành loại nghị quyết tương ứng Có một số loại nghị quyết sau:

- Ban hành chính sách

- Ban hành quy chế

- Thông qua kế hoạch

- Kết luận cuộc họp thể hiện quan điểm của cơ quan

- Giải quyết vụ việc phát sinh thường kì thuộc thẩm quyền của cơ quan

2 Thẩm quyền ban hành

Từ nghị quyết có nghĩa là bàn bạc đi đến quyết định Bàn bạc thì phải có nhiều người

nên tất cả các cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể đều có thẩm quyền ban hành nghị quyết

Cụ thể, những cơ quan sau:

- Quốc hội

- Chính phủ

- Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

- Ủy ban Kiểm sát Viện Kiểm sát nhân dân tối cao

- Hội đồng nhân dân các cấp

- Hội nghị cán bộ, công chức của cơ quan

HĐND TỈNH …… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

QUYẾT NGHỊ:

(Nội dung thường chia thành các mục, điểm)

HĐND TỈNH …… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NGHỊ QUYẾT CỦA CHÍNH PHỦ

Về một số chủ trương, giải pháp cần tập trung chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ phát triển

Kinh tế - Xã hội năm 2013

Năm 2003 là năm “Bản lề” của kế hoạch 5 năm (2001 - 2005) Những thành tựu và kết quả đạt được trong năm 2003 sẽ góp phần rất lớn cho việc thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX;

Nhằm triển khai các nghị quyết của Quốc hội khóa XI, Kỳ họp thứ II về nhiệm vụ và

dự toán nhân sách nhà nước năm 2003 và cụ thể hóa các chủ trương, chính sách đề ra, Chính phủ xác định một số chủ trương, chính sách chủ yếu cần tập trung chỉ đạo trong năm

2003 như sau:

I THÚC ĐẨY CHUYỂN DỊCH CƠ CẤU, NÂNG CAO HIỆU QUẢ VÀ KHẢ NĂNG CẠNH TRANH CỦA NỀN KINH TẾ

II HUY ĐỘNG NGUỒN LỰC ĐỂ ĐẦU TƯ, PHÁT TRIỂN

III TÀI CHÍNH, TIỀN TỆ

IV LẬP LẠI TRẬT TỰ, AN TOÀN GIAO THÔNG ĐƯỜNG BỘ, DUY TRÌ VÀ BẢO ĐẢM TRẬT TỰ AN TOÀN XÃ HỘI

V TRẤN CHỈNH KỶ CƯƠNG TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

(Xem toàn bộ tại www Luatvietnam.com.vn)