bai bao cao NGUYÊN CỨU HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY

NGUYÊN CỨU HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY

Đề tài:

NGUYÊN CỨU HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP

KHẨU TẠI CÔNG TY

Trước tiên, em xin chân thành gởi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy, Cô Trườngtrung cấp Tổng Hợp TP.HCM, đặc biệt quý Thầy Cô trong khoa Quản Trị, nhữngngười đã tận tâm giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích và bài học quý giá cho

em trong suốt quá trình em học tại Trường Và đó là nền tảng vững chắc, những hànhtrang mà em sẽ mang theo trên bước đường trưởng thành

Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Văn Báu đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo

em trong quá trình làm báo cáo thực tập này Xin khắc ghi tâm ơn thầy cô

Em cũng xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Công Ty Phát Triển Kinh TếDuyên Hải đã cho em cơ hội tốt để thực tập Xin tỏ lòng biết ơn tới các anh chị phòngXuất Nhập Khẩu và các phòng ban khác đã ân cần chỉ bảo và truyền cho em nhữngkinh nghiệm quý báu

Xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn!

TP.HCM, ngày 28 tháng 5 năm 2013

Nguyễn Chí Ánh

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2012

Tp Hồ Chí Minh, Ngày… tháng… năm 2012

Hoà mình vào nền kinh tế toàn cầu, Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa

kinh tế, chiến lược mở cửa nền kinh tế giúp cho Việt Nam mở rộng thị trường, manglại hiệu quả kinh tế cao, kích thích sự tăng trưởng kinh tế đồng thời thúc đẩy cácdoanh nghiệp trong nước phát triển và từng bước nâng cao đời sống nhân dân Do đóvai trò của hoạt động xuất nhập khẩu là hết sức quan trọng

Bên cạnh nền kinh tế thị trường như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp ViệtNam phải năng động và linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình biến động của thịtrường thế giới về nhu cầu, mẫu mã, chất lượng… của sản phẩm, đồng thời trang bịnhững kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và các tập quán thương mại quốc tế đểtham gia cạnh tranh trên thị trường quốc tế với các nước phát triển

Qua thời gian thực tập tại Công Ty Phát Triển Kinh Tế Duyên Hải, được tìmhiểu tình hình thực tế và việc áp dụng các kiến thức đã học ở trường, dù không nhiềunhưng phần nào em cũng nắm bắt được nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu tại Công ty

Vì vậy em chọn đề tài “ Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công Ty PhátTriển Kinh Tế Duyên Hải

Bằng tất cả nỗ lực cố gắng hoàn thành chuyên đề, nhưng do thời gian có hạn vànhững hạn chế về mặt kiến thức nên chắc không tránh khỏi những thiếu xót trong quátrình nghiên cứu Em mong nhận được sự thông cảm cùng với sự đóng góp ý kiến củathầy cô đề bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT NHẬP KHẨU I.GIỚI THIỆU HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

1 Khái niệm, đặc điểm và nội dung.

1.1 Khái niệm:

Theo quan điểm kinh doanh: sản phẩm là tất cả những gì mà có thể thoả mãnđược nhu cầu của khách hàng và có thể bán được Xuất khẩu là hoạt động bán sảnphẩm của nước này cho các nước khác trên cơ sở đồng ngoại tệ làm phương tiệnthanh toán Đồng tiền ngoại tệ ở đây có thể là ngoại tệ đối với một quốc gia hoặcnhiều hơn một quốc gia

Trước đây người ta gắn xuất khẩu với những hàng hoá cụ thể như máy mócthiết bị, lương thực thực phẩm Nhưng hiện nay các ngành dịch vụ cao như: Tàichính ngân hàng, vận chuyển, du lịch, viễn thông đang có xu thế phát triển tại cácnước phát triển Chính các loại dịch vụ này mới mang về nguồn lợi nhiều cho cácquốc gia, cho nên không chỉ quy xuất khẩu là xuất khẩu những hàng hoá hữu hình

mà còn cả hàng hoá vô hình Cơ sở của hoạt động này là hoạt động mua bán traođổi trong nước Khi hoạt động trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia này có lợi nhuậnthì chính phủ các quốc gia khuyến khích các doanh nghiệp mình đẩy mạnh hoạtđộng xuất khẩu

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, là sự thoảthuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bánphải cung cấp hàng hoá và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hoá vàchuyển quyền sở hữu hàng hoá cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng

1.2 Đặc điểm:

1.2.1 Theo điều 1 Công ước Lahaye 1964 và điều 1 Công ước Viên 1980 về

hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (CISG), một hợp đồng ngoại thương có nhữngđặc điểm như sau:

 Chủ thể ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khácnhau; (nếu các bên không có trụ sở thương mại thì sẽ dựa vào nơi cư trú của

họ, còn quốc tịch của các bên không có ý nghĩa trong việc xác định yếu tốnước ngoài trong hợp đồng mua bán ngoại thương)

 Đối tượng của hợp đồng là hàng hoá được chuyển hoặc sẽ được chuyển từnước này sang nước khác;

 Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thẻ được lập ở những nước khácnhau

1.2.2 Ở Việt Nam, điều 80 Luật Thương mại được Quốc Hội khoá IX, kỳ họp

thứ 11 thông qua ngày 10/05/1997 quy định về hợp đồng ngoại thương như sau:

“Hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bánhàng hoá được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thươngnhân nước ngoài Trong các văn bản quy chế khác cả Bộ Thương Mại Việt Nam thìhợp đồng ngoại thương thường có ba đặc điểm sau:

a Đặc điểm 1: Hàng hoá:

Hàng hoá là đối tuợng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đất nướcngười bán trong quá trình thực hiện hợp đồng

b Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán:

Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc đối với

Lưu ý: Quốc tịch không phải là yếu tố để phân biệt: dù người mua và người bán có

quốc tịch khác nhau, nhưng nếu việc mua bán được thực hiện trên lãnh thổ củacùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính chất quốc tế.Ngược lại, một doanh nghiệp Việt Nam buôn bán với một doanh nghiệp nước ngoài

có quốc tịch Việt Nam thì hợp đồng đó vẫn được xem là hợp đồng ngoại thương

1.3 Nội dung:

Thông thường một văn bản hợp đồng xuất khẩu sẽ bao gồm những nội dung nhưsau:

Phần mở đầu:

1 Tiêu đề hợp đồng: thường là “Contract”, “Sales Contract”; tuy nhiên cũng

có những tên khác như “Sales Confirmation”,…

2 Số và ký hiệu hợp đồng: hợp đồng xuất khẩu thường mang số và ký hiệu dobên lập hợp đồng cho

3 Thời gian ký kết hợp đồng: chính là ngày hợp đồng có đủ chữ ký của cả haibên xuất nhập khẩu và được cho số, ký hiệu đầy đủ

Phần thông tin về chủ thể hợp đồng:

Mỗi bên chủ thể hợp đồng phải được nêu đầy đủ các nội dung sau:

1 Tên đơn vị: nêu cả tên đầy đủ và tên viết tắt( nếu có),ví dụ như Tổng Công

ty Bến Thành (Sunimex) có tên giao dịch nước ngoài là BEN THANHINCORPORATION (SUNIMEX); tên đầy đủ của Công ty VINALIMEX làVIETNAM NATIONAL ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORTCORPORATION; …

2 Địa chỉ đơn vị: nêu đầy đủ số nhà, tên đường, thành phố, và tên quốc gia

3 Các số máy fax, telex, điện thoại và địa chỉ email neus có

4 Số tài khoản và tên ngân hang đơn vị có tài khoản giao dịch thường xuyên

5 Người đại diện ký kết hợp đồng: cần nêu rõ họ tên và chức vụ của người đạidiện trong đơn vị

Phần nội dung hợp đồng xuất khẩu:

Thông thuờng nội dung của một hợp đồng xuất khẩu có thể bao gồm 14 điều khoảnnhư sau:

Article 1: Commodity: phần mô tả hàng hoá.

Article 2: Quality: mô tả chất lượng hàng hoá.

Article 3: Quantity: số lượng hoặc trọng lượng hàng hoá tuỳ theo

đơn vị tính toán

Article 4: Price: ghi rõ đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn

và tổng số tiền thanh toán của hợp đồng

Article 5: Shipment: thời hạn và địa điểm giao hàng, cần ghi rõ việc

giao hàng tuừng phần và chuyển tải hàng hoá có được phép hay không

Article 6: Payment: phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn.

Article 7: Packing and marking: qui cách đóng gói bao bì và ghi

nhãn hiệu hàng hoá

Article 8: Warranty: nêu nội dung bảo hành hàng hoá ( nếu có) Article 9: Penalty: những qui định về phạt và bồi thường trong

trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng

Article 10: Insurance: bảo hiểm hàng hoá do bên nào mua và mua

theo điều kiện nào? Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm

Article 11: Force majeure: còn được gọi là “ Acts of God” (tạm

dịch Hành vi của Thượng đế), trong đó nêu các sự kiện được xem là bất khả

kháng không thể thực hiện hợp đồng được

Article 12: Claim: nêu các qui định cần thực hiện trong trường hợp

một bên trong hợp đồng muốn khiếu nại bên kia

Article 13: Arbitration: qui định luật và ai là người đứng ra phân xử

trong trường hợp hợp đồng bị vi phạm

Article 14: Other terms and conditions: ghi những qui định khác

ngoài những điièu khoản đã kể trên

Trong số các điều khoản trên đây, các điều khoản từ 1 đến 6 bao gồmtên hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và phươngthức thanh toán được xem là các điều khoản chủ yếu, không thể thiếu đối với mộthợp đồng ngoại thương hợp pháp theo Quy định của luật Thương mại

Phần cuối cùng của một hợp đồng xuất khẩu: thông thường sẽ bao gồm những

nội dung như sau:

1 Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản? Mỗi bên giữ mấy bản?

2 Hợp đồng thuộc hình thức nào? Văn bản viết tay, bản fax, telex ?

3 Ngôn ngữ hợp đồng sử dụng

4 Hợp đồng có hiệu lực kể từ bao giờ?

5 Trường hợp có bổ sung hay sửa đổi hợp đồng thì phải làm thế nào?

6 Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện của mỗi bên; đối với bên Việt Nam, chữ

ký còn phải được đóng dấu tròn mới có giá trị

II Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK:

Bước 1: Làm thủ tục xuất khẩu theo qui định của Nhà nước:

Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu kháctrong mỗi chuyến hàng xuất khẩu Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi nước,trong mỗi thời kỳ, có đặc điểm khác nhau

Hiện nay, “Thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thànhlập theo quy định của pháp luật được phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theongành nghề đã đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” “Trước khitiến hành hoạt động kinh doanh XNK, doanh nghiệp phải đăng ký mã số doanhnghiệp kinh doanh XNK tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố.” (Điều 8 NĐ 57/CPngày 31/7/1998) Như vậy, quyền kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanhnghiệp Việt Nam đã được mở rộng, phù hợp với xu thế chung Nhưng khi kinhdoanh những mặt hàng cụ thể thì doanh nghiệp còn phải tuân theo chính sách quản

lý mặt hàng của Nhà nước; Hiện nay được quy định bởi QĐ 46/2001/QĐ- TTg,

Quyết định của thủ tướng Chính phủ về quản lý xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thời kỳ 2001-2005, ngày 4 tháng 4 năm 2001.

Bước 2: Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán:

Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiệnhợp đồng xuất nhập khẩu Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽđược thanh toán Vì vậy, cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này.Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau

1.Nếu thanh toán bằng L/C, người bán cần:

 Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng yêu cầu

 Kiểm tra L/C

2 Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín

thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã được mở cần _ung hệ với ngân hàng để

kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình,người cấp, số bản… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.

3 Nếu thanh toán bằng TT trả trước, nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và

đúng hạn Chờ ngân hàng báo “CÓ”, rồi mới tiến hành giao hàng Còn các phươngthức thanh toán khác như: TT trả sau, Clean Collection, D/A, D/P thì người bánphải giao hàng, rồi mới có thể thực hiện những công việc của khâu thanh toán

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu:

Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng Tùy theo từngđối tượng, nội dung công việc này có khác nhau

* Đối với những đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu:

a Những đơn vị sản xuất cần nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất những hànghóa có chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng…phù hợp với thị hiếu của người mua Hàngsản xuất xong cần được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, kẻ ký mãhiệu rõ…đáp ứng đầy đủ các điều kiện qui định của hợp đồng

b Những doanh nghiệp sản xuất hàng XK nhưng không muốn hoặc khôngthể trực tiếp XK hàng hóa của mình, thì có thể chọn con đường ủy thác XK Vấn đềnày được qui định rõ tại điều 9 NĐ 57/CP

* Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu:

a Những đơn vị này không thể chỉ thụ động ngồi chờ các đơn vị khác đến ủythác xuất khẩu, mà phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồnhàng XK bằng nhiều hình thức phong phú:

 Thu mua hàng theo nghĩa vụ (theo kế hoạch, đơn đặt hàng của Nhà nước…)

và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ

 Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu

 Gia công

 Bán nguyên liệu mua thành phẩm

 Đặt hàng

 Đổi hàng…

b Nhà nước ta rất khuyến khích các loại hoạt động XK, điều này được qui

định rõ trong Luật Thương mại và các văn bản dưới luật

Cơ sở pháp lý để rang buộc các đơn vị kinh doanh xuất, nhập khẩu và người sảnxuất là các hợp đồng kinh tế ký giữa họ với nhau, theo tinh thần Luật Thương mạinước Cộng hòa XHCN Việt Nam, với các loại hợp đồng thông dụng sau:

 Hợp đồng mua đứt bán đoạn

 Hợp đồng gia công

 Hợp đồng đổi hàng

 Hợp đồng ủy thác xuất khẩu

Tiếp theo công việc ký kết hợp đồng là việc tiếp nhận hàng hóa để xuất khẩu, bao

bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu… phùi hợp với qui định được ký kết với khách hàng ởnước ngoài

Bước 4: Kiểm tra giám định hàng xuất khẩu:

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng vềphẩm chất, số lượng, trọng lượng (tức kiểm nghiệm) nếu hàng xuất khẩu là động,thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra _ung khả năng lây bệnh (tức kiểmdịch)

Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước sau:

1 Nộp hồ sơ yêu cầu giám định, hồ sơ gồm:

Giấy yêu cầu giám định

Hợp đồng + phụ kiện hợp đồng ( nếu có)

L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)

2 Cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường:Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm

3 Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhậntạm

để làm thủ tục Hải quan ( nếu có yêu cầu)

4 Kiểm tra vệ sinh hầm hàng ( xuất gạo, nông sản )

5 Giám sát quá trình xuất hàng:

Tại nhà máy, kho hàng…

Tại hiện trường

6.Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức

Nếu hàng hóa đòi phải khử trùng thì phải làm đơn gửi đến: “Công ty khử trùng –chi cục kiểm dịch thực vật” xin khử trùng Sau khi hàng hóa được khử trùng, chủhàng sẽ được nhận giấy chứng nhận.

Bước 5: Thuê phương tiện vận tải:

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc người bán thuê phương tiện đểchuyên chở ( xuất khẩu theo các điều kiện theo nhóm C và D ) thì người xuất khẩuphải tiến hành thuê phương tiện vận tải Còn nếu hợp đồng quy định giao hàng tạinước người xuất khẩu thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện chở về nước( xuấtkhẩu theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB) Việc thuê tàu lưu cước là mộtnghiệp vụ phức tạp đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá

và giá cước, hiểu biết tinh thông về cá điều khoản của hợp đồng thuê tàu( charter –party), nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủythác việc thuê tàu cho môi giới – các công ty vận tải thuê tải thuê tàu ( Vietfracht,Viettranschart, Vosa, “Gemartans” Công ty vận tải bằng Container (hợp tác vớiPháp), xí nghiệp Container phía nam – Viconship Saigon…)

Tùy từng trường hượp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn 1 trong các phương thứcthuê tàu sau:

 Phương thức thuê tàu chợ (liner)

 Phương thức thuê tàu chuyến ( voyage charter)

 Phương thức thuê tàu định hạn ( time charter)

Bước 6: Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu:

Khi xuất theo các điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D (Incoterms 2010) thìngười bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa Để mua bảo hiểm cần làm những côngviệc sau:

 Chọn điều kiện để mua bảo hiểm:

Nếu bán hàng theo điều kiện CIF hoặc CIP thì người bán phải mua bảo hiểm theo đúng điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc quy định trong L/C (nếu có) Nếu trong hợp đồng hoặc L/C không quy định cụ thể, thì người bán chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện tối thiểu (FPA hoặc ICC ©)

Nếu bán hàng theo các điều kiện thuộc nhóm D của Incoterms thì người

bán phải tự cân nhắc, lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất.

 Làm giấy yêu cầu bảo hiểm: căn cứ vào hượp đồng và L/C (nếu có) điền

đầy đủ các nội dung sau trong giấy yêu cầu bảo hiểm Ngoài ra, người cónhu cầu bảo hiểm còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quantrọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro

 Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: sau khi nộp giấy yêu cầu

bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phải đóng, nhàxuất khẩu đóng bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm ( Đơn bảo hiểm hoặcgiấy chứng nhận bảo hiểm), ký hậu chuyển nhượng và gửi cho nhà nhậpkhẩu Cần lưu ý Chứng thư bảo hiểm phải là một văn bản hoàn chỉnh, không

có vấn đề khai báo bổ sung sau đối với bất cứ chi tiết nào ghi trong chứngthư bảo hiểm Đặc biệt, khi thanh toán bằng L/C thì Chứng thư bảo hiể phảihoàn toàn phù hợp với mọi yêu cầu của L/C, nếu làm khác đi thì ngân hàng

sẽ không chấp nhận thanh toán

Bước 7: Làm thủ tục Hải quan:

Theo điều 16 Luật Hải quan: Thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục Hải quan, người khai hải quan phải:

a) Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan;trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quanđược khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tửcủa hải quan

b) Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định cho việc kiểm trathực tế hàng hóa, phương tiện vận tải;

c) Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của phápluật

Bước 8: Giao hàng cho người vận tải:

Hàng xuất khẩu của nước ta được giao bằng 4 hình thức: đường biển, đường hàngkhông, đường sắt, và gửi hàng bằng container

 Đường biển, đây là hình thức giao chủ yếu của nước ta Trong trương hợp

này, chủ hàng phải làm các việc sau: Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu,lập “Bảng kê chuyên chở” (Cargo list) gồm các mục chủ yếu: consignee,mark, B/L number, description of cargoes, number of packages, grossweight, measurement, named port of destination…Trên cơ sở đó khi lưucước _ung tàu lập S/O (Shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu(cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tínhcác chi phí _ung quan…sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, cảng và tàu lậpbiên bản tổng kết giao nhận hàng và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu cho ngườigửi hàng Thuyền phó cấp cho chủ hàng biên lai thuyền phó (Maste’sreceipt) xác nhận hàng đã nhận xong Trong đó xác nhận, số kiện, ký mãhiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến…Trên cơ sở Maste’s receiptchủ hàng sẽ đổi lấy Bill of Lading, điều tối quan trọng là phải lấy được cleanBill of Lading

 Nếu gửi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi

ký hợp đồng vận chuyển ( với các điều kiện cơ sở giao hàng: CPT, CIP )giao hàng cho người vận chuyển (tùy theo quy định của hợp đồng), cuốicùng lấy vận đơn

 Nếu gửi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường

sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký _ung_h, bốc hàng lên _ung_h rồi giao chođường sắt (nếu là hàng ngyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt

 Gửi hàng bằng container: có 2 phương thức

Gửi hàng FCL – full container load: hàng xếp trong nguyên một container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng

ra khỏi container

Gửi hàng LCL – less than a container load: người vận chuyển hay người giao nhận làm nhiệm vụ gom hàng – nhận nhiều lô hàng khác nhau để đóng chung vào một container – và có trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container

Bước 9: Lập bộ chứng từ thanh toán:

Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanhtoán trình ngân hàng để đòi tiền hàng Yêu cầu bộ chứng từ này là chính xác và phùhợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức ( nếu thanh toán bằngL/C), còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu của hợp đồnghoặc của ngân hàn

Bộ chứng từ thanh toán, gồm: phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và cácchứng từ gửi hàng (Shipping document) Cụ thể thường có:

 Hối phiếu thương mại

 Vận đơn đường biển sạch

 Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF, CIP)

 Hóa đơn thương mại

 Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa

 Giấy chứng nhận: trọng/ khối lượng

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

 Phiếu đóng gói hàng hóa

 Giấy kiểm dịch thực vật (nếu hàng bán phải kiểm dịch)

Bước 10: Khiếu nại, giải quyết khiếu nại:

a Người bán khiếu nại:

Khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền khiếu nại, hồ sơkhiếu nại gồm:

 Đơn khiếu nại, nội dung của đơn: tên địa chỉ bên nguyên, bên bị, cơ sở pháp

lý của việc khiếu nại (căn cứ vào điều khoản …hợp đồng …số ) lý do khiếunại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, yêu cầu giải quyết

 Các chứng từ kèm theo:

+ Hợp đồng ngoại thương

+ Hóa đơn thương mại

+ Các thư từ, điện fax…giao dịch giữa hai bên…

b Khi người mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại:

Nếu nhận được hố sơ khiếu nại của người mua hoặc các bên hữuquan khác, người bán cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm phươnghướng giải quyết một cách thỏa đáng

Bước 11: Thanh lý hợp đồng:

Sau khi hai bên mua và bán thực hiện đúng thõa thuận trong hợp đồng thì nghĩa vụcuối cùng trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là hai bên phải kýthanh lý hợp đồng

CHƯƠNG II:

TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ

DUYÊN HẢI 1.1 Giới thiệu về công ty phát triển kinh tế Duyên Hải

1.1.1Tên, địa chỉ công ty :

Công ty PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI Chính thức hoạt động vào ngày 17 tháng 07 năm 1987

- Tên công ty: Công ty PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI(CONFIDEC)

- Loại hình công ty: Doanh nghiệp nhà nước

- Lĩnh vực kinh doanh: Xuất nhập khẩu và nuôi trồng thủy sản

-Tên giao dịch: COASTAL FISHERIES DEVELOPMENT

- Nơi cấp: Sở Kế hoạnh và Đầu tư Tp.HCM

- Địa chỉ trụ sở chính: 177 Đường Đinh Tiên Hoàng, Phường Đakao, Quận

- Công ty nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn cho Nhà Nước

- Công ty bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao trình độ và taynghề

PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

BP XUẤT KHẨU BP NHẬP KHẨU

PHÒNG QUẢN

LÝ CHẤT LƯỢNG

PHÒNG

KẾ HOẠCH KINH DOANH

PHÒNG QUẢN

LÝ SẢN XUẤT

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH

CỬA HÀNG TP DUYÊN HẢI

Nhiệm vụ và chức năng của mỗi vị trí:

 Giám đốc: Là pháp nhân chịu trách nhiệm trước Nhà nước về kết quả hoạt

động sản xuất kinh doanh, quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty

 Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho giám đốc khi

cần thiết, quản lý và điều hành phòng kế hoạch kinh doanh

 Phó giám đốc sản xuất: Có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho giám đốc khi

cần thiết, chịu trách nhiệm về công tác sản xuất chế biến của công ty

 Phó giám đốc thường trực: Có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho giám đốc khi

cần thiết, chịu trách nhiệm về công tác nhân sự hành chánh, điều hành công

ty khi giám đốc đi vắng

 Phòng tổ chức hành chánh: quản lý hồ sơ nhân sự của công ty, thực hiện

việc chấm công, thi đua phát thưởng, tổ chức tuyển chọn, đào tạo nhân sự theo yêu cầu của bộ phận Nghiên cứu, đề xuất phương án tổ chức hành chánh cho công ty

 Phòng tài chánh kế toán: thực hiện hạch toán theo qui định của Nhà nước,

thực hiện đầy đủ, chính xác các quy định về công tác hạch toán kế toán, thựchiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ đối với Nhà nước, theo dõi và quản lý tài chính của công ty Tham mưu cho Ban giám đốc về hiệu quả kinh tế, hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh nhằm tận dụng nguồn vốn nhàn rỗi cân đối vốn, tạo vòng quay vốn hợp lý nhất đảm bảo cho công ty hoạt động hiệu quả nhất

 Phòng quản lý chất lượng: chịu trách nhiệm quản lý về chất lượng, vệ sinh

an toàn thực phẩm trong quá trình sản xuất đối với sản phẩm của công ty

 Phòng kế hoạch kinh doanh: chịu trách nhiệm về công tác kinh doanh của

công ty, mang lại lợi nhuận cho công ty

 Phòng quản lý sản xuất: Quản lý quy trình sản xuất chế biến sản phẩm.

 Cửa hàng thực phẩm duyên hải: trưng bày và bán sản phẩm của công ty.

 Bộ phận xuất khẩu: lập,kiểm tra bộ chứng từ đăng kí hải quan đối với lô

hàng xuất khẩu

 Bộ phận xuất khẩu: kiểm tra bộ chứng từ đăng kí hải quan đối với lô hàng

nhập khẩu

 Kho:Lưu trữ và bảo quản hàng hóa.

 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong xí nghiệp: Các phòng ban có

nhiệm vụ theo dõi thu thập số liệu từ các đơn vị trực thuộc và có trách nhiệm

về thông tin của mình, đồng thời cung cấp thông tin cho các phòng ban kháckhi có yêu cầu đặc biệt là các phòng ban giúp đỡ tương trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất

 Các phòng ban luôn gắn bó chặt chẽ với nhau, từ đó làm cơ sở thúc đẩy các hoạt động của công ty ngày càng phát triển đảm bảo cả về số lương lẫn chất lượng

để từ đó hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch đề ra

1.1.4 Tình hình nhân sự của phòng kinh doanh: gồm 5 người.

1 Trưởng phòng kinh doanh: Giải quyết các hợp đồng XNK, hỗ trợ phó

phòng giải quyết công việc Lập kế hoạnh kinh doanh chi tiết trình giámđốc

2 Phó phòng kinh doanh : Nhận booking của khách hàng, cung cấp thông

tin, báo giá, làm chứng từ cho khách hàng

3 Nhân viên hỗ trợ: Chăm sóc khách hàng mới và cũ, tư vấn cho khách

hàng về các lĩnh vưc liên quan Ngoài ra còn hỗ trợ các bộ phận khác khicần

4 Nhân viên bộ phận nhập khẩu: Chuyên làm chứng từ NK, thủ tục Hải

Quan và cùng trưởng phòng giải quyết những hợp đồng nhập khẩu

5 Nhân viên bộ phận xuất khẩu: Chuyên làm chứng từ XK, thủ tục Hải

Quan và cùng trưởng phòng giải quyết những hợp đồng xuất khẩu

 Tuy nhiên, vào những lúc hợp đồng xuất khẩu hay hợp đồng nhập khẩunhiều hơn thì cả hai phòng cùng hợp tác hổ trợ nhau cùng giải quyết

1.2 Tình hình hoạt động của Công ty 2010-2012

Bảng kết quả kinh doanh trong năm 2010-2012

(Đơn vị: Tỷ Đồng )

Doanh thu bán hàng và cung

cấp dịch vụ

145, 839 233 115

205, 045 516 194

87, 919 554 434

Doanh thu thuần về bán hàng

và cung cấp dịch vụ

145, 839 233 115

205, 045 516 194

87, 919 554 434

802

200, 221 598 208

83, 773 234 553

Lợi nhuận gộp về bán hàng và

cung cấp dịch vụ

3, 679 270 313 4, 823 917 986 4, 146 319

881Doanh thu hoạt động tài chính 0, 131 287 516 0, 185 528 178 0, 366 942

010Chi phí tài chính 1, 428 095 392 2, 091 425 673 1, 015 420

938

019 Chi phí bán hàng 1, 732 408 443 1, 543 199 132 0, 752 784

235Chi phí quản lý 1 ,024 280 225 1, 308 325 893 1, 021 026

( Nguồn: phòng kinh doanh)

Về doanh thu: doanh thu của xí nghiệp chủ yếu từ hoạt động bán hàng và cung

cấp dịch vụ, hoạt động tài chính cũng mang lại thu nhập nhưng không đáng kể, chỉ