Lý luận chung về quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý lý tại Công ty TNHH IIVI Việt Nam: luận văn thạc sĩ

Hàng tồn kho là một phần quan trọng cấu thành trong vốn lưu động của công ty và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ và lưu thông của nhiều công ty.Việc tính đúng g

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

* * *

GIANG PHÁT ĐẠT

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THEO ĐỊNH MỨC HỢP

LÝ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN II-VI

VIỆT NAM

Chuyên ngành: Tài Chính – Ngân Hàng

Mã số: 8340201

LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS NGUYỄN THẾ KHẢI

Đồng Nai - Năm 2018

Sau hơn một năm theo học lớp cao học chuyên ngành Tài chính-Ngân hàng của trường Đại học Lạc Hồng, đến nay cơ bản đã hồn tất chương trình

Sau khi kết thúc chương trình học, tơi đã chọn Cơng ty TNHH II-VI Việt Nam làm nơi để thực hiện việc nghiên cứu khoa học Để chuẩn bị cho việc nghiên

cứu này tơi đã chọn đề tài “Quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại Cơng

ty TNHH II-VI Việt Nam” để nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu viết đề tài, tơi được sự tận tình hướng dẫn của Thầy TS.Nguyễn Thế Khải cũng như sự nhiệt tình của Ban giám đốc Cơng ty TNHH II-VI Việt Nam tơi đã hồn thành xong báo cáo nghiên cứu khoa học của mình

Tơi xin chân chân thành cảm ơn quý Thầy, Cơ của trường Đại học Lạc Hồng trực tiếp tham gia giảng dạy lớp cao học Tài chính-Ngân hàng khĩa 8 – 2016 đã tận tâm truyền đạt kiến thức cho tơi trong suốt thời gian theo học ở trường Đây là hành trang cần thiết cho tơi tiếp tục con đường đi lên của bản thân và đĩng gĩp một phần cho cơng cuộc đổi mới của đất nước

Tơi cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, cùng tồn thể anh chị em các phịng ban của Cơng ty TNHH II-VI Việt Nam đã giúp đỡ tơi tận tình để hồn thành báo cáo nghiên cứu khoa học của mình

Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn đến TS.Nguyễn Thế Khải đã tận tình hướng dẫn tơi hồn thành luận văn này

Do thời gian nghiên cứu cĩ hạn do đĩ, luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sĩt, rất mong nhận được sự thơng cảm và ý kiến đĩng gĩp của quý Thầy, Cơ

và đọc giả quan tâm

Xin trân trọng cảm ơn!

GIANG PHÁT ĐẠT

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tác giả, có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn là TS.Nguyễn Thế Khải Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực, chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nào Các thông tin về số liệu trong luận văn là hoàn toàn trung thực và dược thu thập từ các nguồn báo cáo khác nhau của Công ty Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng, cũng như kết quả luận văn của mình

Đồng Nai, ngày 18 tháng 8 năm 2018

Người thực hiện

Giang Phát Đạt

Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả trình bày theo 3 chương: Chương 1: Tác giả hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý làm cơ sở khoa học cho đề tài

Chương 2: Tác giả khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam, đưa ra những ưu điểm, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân gây ra những hạn chế

Chương 3: Dựa vào kết quả những đánh giá thực trạng đã nghiên cứu, tác giả

đã đưa ra những giải pháp về quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý và một số kiến nghị cho Công ty trong thời gian tới

Do thời gian bị hạn chế, nên trong quá trình thực luận văn, tác giả khó tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy,Cô để luận văn có thể hoàn thiện tốt hơn

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1

2 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 2

2.1 Các nghiên cứu có liên quan 2

2.2 Đánh giá các nghiên cứu có liên quan 3

3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 3

3.1 Mục tiêu tổng quát 3

3.2 Mục tiêu cụ thể 3

4 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU 3

5 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4

5.1 Đối tượng nghiên cứu 4

5.2 Phạm vi nghiên cứu 4

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

7 DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 4

8 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI 5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THEO ĐỊNH MỨC HỢP LÝ 6

1.1 Quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý 6

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho định mức hợp lý 6

1.1.2 Các loại hàng tồn kho 8

1.1.3 Quản lý và chức năng quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý 10

1.1.4 Vai trò quản lý hàng tồn kho hợp lý 12

1.1.5 Sai lầm thường gặp trong quản lý hàng tồn kho 12

1.2 Nội dung quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý 14

1.2.1 Xác định nhu cầu hàng tồn kho 14

1.2.2 Xác định lượng tồn kho 14

1.2.3 Xác định các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho 16

1.2.4 Các chỉ tiêu phản ánh quản lý hàng tồn kho 19

1.2.5 Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 20

1.2.6 Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả 21

1.3.1 Mô hình EOQ 23

1.3.2 Hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng không 27

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH II-VI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2015 – 2017 31

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH II-VI Việt Nam 31

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 31

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 32

2.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty 34

2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm gần đây 34

2.1.5 Các sản phẩm chủ yếu của Công ty 36

2.1.6 Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty 33

2.1.7 Tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty 38

2.2 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam 38

2.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu hàng tồn kho 38

2.2.2 Thực trạng xác định lượng hàng tồn kho 44

2.2.2.1 Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng và định mức tiêu hao vật tư 44

2.2.2.2 Xác định tồn kho nguyên vật liệu cần mua 48

2.2.3 Thực trạng các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho 51

2.2.3.1 Chi phí đặt hàng 51

2.2.3.2 Chi phí tồn trữ 52

2.2.3.3 Chi phí thiệt hại khi không có hàng tồn kho 54

2.2.4 Các chỉ tiêu phản ánh quản lý hàng tồn kho 54

2.2.5 Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 57

2.2.5.1 Quy trình kiểm soát hàng tồn kho tại Công ty II-VI 57

2.2.5.1.1 Quy trình nhận hàng hóa nhập kho 57

2.2.5.1.2 Quy trình xuất nguyên vật liệu thô, vật liệu tiêu hao, thiết bị dự phòng 61

2.2.6 Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả 63

2.3 Mô hình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam 65

2.5 Đánh giá kết quả khảo sát 68

2.5.1 Kết quả khảo sát……… 68

2.5.2 Đánh giá kết quả khảo sát……… 68

2.6 Đánh giá hoạt động quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam 69

2.6.1 Những kết quả đạt được 69

2.6.2 Những mặt còn hạn chế 70

2.6.3 Nguyên nhân gây nên hạn chế 71

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THEO ĐỊNH MỨC HỢP LÝ TẠI CÔNG TY TNHH II-VI VIỆT NAM 73

3.1 Định hướng sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH II-VI Việt Nam đến năm 2022 73

3.2 Giải pháp về quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam 73

3.2.1 Giải pháp quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý 73

3.2.1.1 Cơ sở giải pháp 73

3.2.1.2 Nội dung giải pháp (vận dụng thực tế tại Công ty) 77

3.2.2 Giải pháp quản lý chi phí tồn kho theo mô hình EOQ 78

3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp 78

3.2.2.2 Nội dung giải pháp 85

3.2.3 Giải pháp tổ chức sắp xếp hệ thống kho một các khoa học 86

3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp 86

3.2.3.2 Nội dung giải pháp 87

3.2.4 Giải pháp bổ trợ 92

3.3 Một số kiến nghị 94

3.3.1 Kiến nghị với Công ty mẹ 94

3.3.2 Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước 94

Hướng nghiên cứu của tác giả trong thới gian tới 95

KẾT LUẬN CHUNG 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BP: Bộ phận

ĐVT: Đơn vị tính

DO: Devivery Order – Phiếu giao hàng

EOQ: Economic Order Quantity

FRM (E): Form (English) – Mẫu biểu bằng tiếng Anh

JIT: Just In Time

MST: Mã số thuế

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

UOB: United Oversea Bank – Ngân hàng UOB

VSIP: Vietnam Singapore Industrial Park – Khu công nghiệp Việt Singapore

Nam-WI: Works Instruction – Hướng dẫn công việc

Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2015, 2016, 2017

Tr.35 Bảng 2.2: Bảng danh mục sản phẩm của Công ty Tr.36 Bảng 2.3: Bảng tổng hợp giá trị tồn kho năm 2015-2016-2017 Tr.40 Bảng 2.4: Bảng số liệu tồn kho trung bình chi tiết theo nhóm và kỳ luân chuyển

hàng tồn kho bình quân năm 2015-2016-2017 Tr.43 Bảng 2.5: Bảng định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm Debris Shields và Lasik

Windows Tr.45 Bảng 2.6: Bảng tính nguyên vật liệu cần sử dụng cho sản phẩm Debris Shields và

Lasik Windows Tr.46 Bảng 2.7: Bảng ước tính thời gian vận chuyển đối với hàng hóa mua từ nước ngoài

Tr.49 Bảng 2.8: Bảng tồn kho nguyên vật liệu dùng sx Debris Shields 55mm ngày

31/12/2016 Tr.49 Bảng 2.9: Bảng tính nguyên vật liệu cần mua năm 2017 Tr.51 Bảng 2.10: Bảng tổng hợp chi phí đặt hàng năm 2015-2016-2017 Tr.52 Bảng 2.11: Bảng tổng hợp chi phí quản lý tồn trữ kho năm 2015-2016-2017 Tr.53 Bảng 2.12: Bảng tính cước nhập hàng Tr.54 Bảng 2.13: Bảng số liệu doanh thu, giá vốn, giá trị tồn kho năm 2015-2016-2017

Tr.54 Bảng 3.1: Bảng số liệu dự báo doanh thu đến năm 2022 Tr.73 Bảng 3.2: Bảng số liệu kiến nghị xây dựng định mức tồn kho Tr.90

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ phân bổ nguồn nhân lực Công ty II-VI 31/12/2017 Tr.33 Biểu đồ 2.2 : Biểu đồ doanh thu của Công ty từ năm 2008 đến năm 2017 Tr.38 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ số ngày tồn kho năm 2015 Tr.40 Biểu đồ 2.4: Biểu đồ số ngày tồn kho năm 2016 Tr.41 Biểu đồ 2.5: Biểu đồ số ngày tồn kho năm 2017 Tr.42 Biểu đồ 2.6: Biểu đồ tồn kho trung bình 3 năm 2015-2016-2017 Tr.43

PHẦN MỞ ĐẦU

1 LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để mang lại lợi nhuận Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có công tác quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều thành phần với nhiều đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhau với các phương thức quản lý đó Vì thế, chúng ta không thể không chú trọng hoạt động này trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho là một phần quan trọng cấu thành trong vốn lưu động của công

ty và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ và lưu thông của nhiều công ty.Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho không chỉ giúp cho công ty chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ phát sinh diễn ra hàng ngày, mà còn giúp công ty có một lượng hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá thừa làm ảnh hưởng đến vốn lưu động và cũng không thiếu làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty bị gián đoạn

Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tài chính, nếu việc tính giá trị hàng tồn kho sai lệch sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu đánh giá trong báo cáo tài chính.Nếu tính toán sai lệch giá trị hàng tồn kho sẽ dẫn đến sai lệch giá trị tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của công ty.Từ đó làm sai lệch giá vốn hàng bán và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, công tác quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng, vì nếu làm tốt việc này sẽ giúp Công ty tiết kiệm được nhiều chi phí trong việc tồn trữ nguyên vật liệu và chiếm dụng vốn, giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc thuê kho bãi Ngoài ra, quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp cho việc

sản xuất của Công ty không bị ách tắt, đảm bảo có đủ lượng hàng hóa cung cấp cho thị trường, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa cung cấp dẫn đến mất khách hàng Quản lý hàng tồn kho là một công việc rất quan trọng ở các công ty, cần được chú trọng, tuy nhiên, nó vẫn chưa được các nhà quản lý quan tâm một cách đúng mức ở nhiều công ty trong đó có Công ty TNHH II-VI Việt Nam

Vấn đề đặt ra đối với Công ty TNHH II-VI Việt Nam hiện này là làm thế nào

để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả nhằm thúc đẩy vòng quay vốn lưu động, đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất của Công ty Do đó, tác

giả chọn “Quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại Công ty TNHH Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình

Xuất phát từ các yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài có ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty II-VI hiện nay Hy vọng, công trình nghiên cứu này sẽ tìm ra một số giải pháp giúp công tác quản lỳ hàng tồn kho của công ty có hiệu quả hơn trong thời gian tới

2 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

2.1 Các nghiên cứu có liên quan

Để thực hiện tốt đề tài nghiên cứu của mình, tác giả đã sưu tầm một số bài viết

có liên quan đến đề tài nghiên cứu để tham khảo và phục vụ cho công tác nghiên cứu, cụ thể:

Các bài viết trong nước có liên quan đến đề tài nghiên cứu:

(1) Nguyễn Hồ Diệu Uyên (2014), Quản trị hàng tồn kho tại công ty CP cao su

Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ ngành Tài chính – Ngân hàng – Đại học Đà Nẵng

(2) Nguyễn Phi Hùng (2015), Quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ ngành Kinh tế Tài chính – Ngân hàng – Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội

(3) Chương Mũi Lý (2007), Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ – Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

(4) Tài liệu quản trị tồn kho chọn lọc (tailieu.vn)

(5) Quản trị hàng tồn kho tại công ty Vinamilk (documents.tips)

(6) Phương pháp quản lý hàng tồn kho – Lợi ích không thể bỏ qua (tham khảo

mạng internet)

2.2 Đánh giá các nghiên cứu có liên quan

Qua tìm hiểu các bài viết có liên quan bên trên đã giúp tác giả hình thành được khung lý thuyết cho đề tài nghiên cứu của mình Ngoài ra, các bài viết cũng đưa ra một số phương pháp trong công tác quản lý hàng tồn kho đã giúp cho tác giả

có cái nhìn tổng quan hơn khi đưa ra những giải pháp cụ thể sau công trình nghiên cứu của mình

Qua tìm hiểu các tài liệu liên quan tác giả cũng thấy được những điểm còn hạn chế như khung lý thuyết chưa phong phú, quy mô mẫu chưa lớn…những yếu tố này sẽ giúp tác giả hoàn thiện tốt hơn trong đề tài nghiên cứu của mình, góp phần làm phong phú thêm cho các đề tài nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực này

3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

3.1 Mục tiêu tổng quát:

Đưa ra các giải pháp quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam; trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty

3.2 Mục tiêu cụ thể:

Để đạt được mục tiêu tổng quát đề tài cần thực hiện các mục tiêu cụ thể sau:

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản có chọn lọc quản lý hàng tồn kho hợp lý của Công ty, vận dụng cụ thể vào Công ty TNHH II-VI Việt Nam

- Phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam

- Trên cơ sở đó đưa ra đề xuất một số giải pháp quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam

4 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

Để thực hiện được các mục tiêu nói trên, luận văn xác định các câu hỏi nghiên cứu:

i) Những lý luận nào làm cơ sở quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại

Công ty TNHH II-VI Việt Nam?

ii) Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam?

iii) Các yếu tố ảnh hưởng đến tồn kho, từ đó đưa ra các giải pháp cần thiết để Công ty TNHH II-VI Việt Nam quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý trong thời gian tới

5 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH

II-VI Việt Nam giai đoạn 2015 - 2017

5.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Tại công ty TNHH II-VI Việt Nam

- Thời gian: Thu thập tài liệu, số liệu thực trạng từ năm 2015 đến 2017 và đề xuất giải pháp

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Tác giả sử dụng chủ yếu dựa vào

phương pháp thống kê, mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích, tổng hợp để nghiên cứu luận văn

- Phương pháp thu thập số liệu: Trực tiếp tìm kiếm, thu thập số liệu thực tế tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam

- Phương pháp phân tích số liệu: Từ những số liệu thu thập được, báo cáo sử dụng phương pháp phân tích số liệu để cụ thể vấn đề cân được nghiên cứu

7 DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

- Những lý luận chọn lọc về quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý của Công ty và những lý luận có liên quan được vận dụng vào Công ty TNHH II-VI Việt Nam

- Trong nghiên cứu này, tác giả nghiên cứu các dữ liệu trong khoảng thời gian cập nhật đến thời điểm mới nhất có thể và từ nhiều nguồn khác nhau; và đồng thời, cho đến thời điểm chưa có công trình nghiên cứu nào về nội dung như đề tài nghiên cứu

- Thông qua kết quả nghiên cứu của đề tài tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại Công ty TNHH II-VI Việt Nam

Chương 3: Giải pháp quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý tại Công ty

TNHH II-VI Việt Nam

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

THEO ĐỊNH MỨC HỢP LÝ

1.1 QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THEO ĐỊNH MỨC HỢP LÝ

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho theo định mức hợp lý

Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được công ty giữ để bán ra sau

cùng Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm Do đó, hàng tồn kho chính

là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của công ty

Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:

- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất

trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về

- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng

vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất

Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng công ty

Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn

vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu,

bóng đèn và những thứ tương tự Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất

Như vậy, hàng tồn kho bao gồm (theo chuẩn mực kế toán số 2 – Chuẩn mực

kế toán Việt Nam):

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc gửi đi gia công chế biến

- Hàng hoá mua để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi gia công, chế biến, hàng gửi bán

- Hàng hoá thành phẩm: thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán

- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho

- Chi phí dịch vụ dở dang

Tất cả những hàng hóa, vật tư và chi phí trên được coi là hàng tồn kho và chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của công ty, bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho công ty Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem ra bán hoặc

sẽ được đem ra bán

Nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh, bởi vì công ty sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời, và thanh lý hàng hư hỏng Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro bởi vì doanh nghiệp có khả năng đánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu sau này giá lên cao mà doanh nghiệp không còn hàng để bán…

Khái niệm hàng tồn kho định mức hợp lý:

Trên góc độ tồn kho là tài sản của công ty luôn có tính hai mặt Nếu lượng tồn kho quá lớn sẽ kéo theo tình trạng ứ đọng, gây ra các ảnh hưởng về giá, tăng chi phí dự trữ và thời gian xử lý hàng tồn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, hoạt động sản xuất, vốn của công ty Ngược lại, nếu lượng tồn kho quá ít, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc tìm nguồn cung ứng, không đáp ứng được một cách kịp thời nhu cầu thị trường, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh tế của công ty Vì vậy, việc xác định định mức tồn kho hợp lý là một hoạt động quan trọng trong công tác quản lý kho Vậy, xác định như thế nào là hợp lý? Điều này rất khó để có thể chỉ ra tồn kho bao nhiêu là đủ, hợp lý? Vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác động đến nó

Tuy nhiên, trong sản xuất kinh doanh đều phải xác định mức tồn kho, nếu không xác định mức tồn kho là một trong số những sai lầm trong quản lý hàng tồn kho

Theo mô hình hàng tồn kho bằng không (JIT) thì chỉ sản xuất đúng sản phẩm với đúng số lượng, tại đúng nơi vào đúng thời điểm Tuy nhiên, phương châm này chỉ có hiệu quả đối với các công ty mà hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại và có sự kết hợp một cách chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp

Các công ty dựa vào mùa vụ, muốn tranh thủ cơ hội khan hiếm hàng hóa để nắm bắt cơ hội, tùy theo tính chất thời vụ, qui mô sản xuất, thời gian thời vụ và năng lực công ty, … để xác định mức tồn kho theo thời vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, vốn không bị đọng

1.1.2 Các loại hàng tồn kho

Đối với các công ty sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ - sản xuất – và tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng được diễn ra đồng bộ, suôn sẻ Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một công ty sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ Ngoài ra hàng tồn kho giúp công ty tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của công ty Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các công ty bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh

Các công ty sản xuất thường có 3 loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:

Tồn kho nguyên vật liệu:

Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một công ty mua

để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình Nó có thể gồm các loại nguyên vật liệu cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho công ty sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp Ngoài ra khi công ty dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn

sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời với chi phí ổn định

Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lượng hàng tồn kho luôn có sẵn thích hợp Do vậy chúng ta có thể hiểu được là tại sao các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu

Tồn kho sản phẩm dở dang:

Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất Ví dụ sản phẩm dở dang trong một số công đoạn (như lắp ráp, sơn, …); sản phẩm dở dang có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất

Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do đình trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi Vì những lý do này mà bộ phận sản xuất của các công ty sẽ luôn muốn duy trì một mức tồn trữ sản phẩm dở dang hợp lý

Nói chung, khi một công ty có chu kỳ sản xuất dài hơn thì mức độ tồn trữ sản phẩm dở dang cũng lớn hơn

Tồn kho thành phẩm:

Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ Ngoại trừ các loại thiết bị có quy mô lớn, các thiết bị đặc biệt như các máy móc công nghiệp, khí tài quân sự, máy bay và các

lò phản ứng hạt nhân v.v…thường được hợp đồng đặt hàng trước khi sản xuất, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai

Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một công ty Dưới góc độ của bộ phận Marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho

thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không

có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho bị hết Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân

bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

1.1.3 Quản lý và chức năng quản lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý: Quản lý hàng tồn kho:

Khái niệm: Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để

lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối

Mục đích của quản lý hàng tồn kho:

Thứ nhất, làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: Mục đích chính là đảm bảo

hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận

và nguy hiểm hơn là thua lỗ Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó

sẽ thu lại được một khoản nhất định Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận

Thứ hai, giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất

đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm

Khi có mức tồn kho hợp lý, sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp: Một khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng

để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời Tiếp đến, nó sẽ làm giảm các chi phi

thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận

Nhiệm vụ: Quản lý hàng tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn

kho bao nhiêu là hợp lý? Khi nào tiến hành đặt hàng? Trong một doanh nghiệp,

hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong quản

Thứ hai, chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát

Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho

Thứ ba, chức năng khấu trừ theo số lượng

Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có

số lượng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất, tuy nhiên mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể

1.1.4 Vai trò quản lý hàng tồn kho hợp lý

Công tác quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty

Vai trò quản lý hàng tồn kho hợp lý có ý nghĩa quan trọng được thể hiện:

- Đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất chất lượng Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được

- Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền hoạt động sản xuất xã hội

- Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hoá thì mới tồn tại được, chính

vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hoá để cung ứng cho thị trường và xã hội

- Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

- Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch

- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí

- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho hàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời

- Đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trường, …

1.1.5 Sai lầm thường gặp trong quản lý hàng tồn kho

Kiểm kê là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng Việc không nắm rõ và chính xác lượng hàng trong kho sẽ ảnh hưởng tới việc đánh giá về hiệu quả kinh doanh của công ty, xác nhận số liệu trên giấy tờ và thực tế, cũng như đưa

ra các quyết định, điều chỉnh về mua bán, lưu trữ,… Vậy đâu là những sai lầm mà quản lý hàng tồn kho thường mắc phải khi kiểm kê hàng tồn kho? Sau đây là một số sai lầm chủ yếu thương gặp trong khâu kiểm kê hàng tồn kho:

i) Chưa lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả

Việc sắp xếp, lưu trữ kho cũng ảnh hưởng rất nhiều tới công tác kiểm kê Nếu sắp xếp một cách khoa học, có thể dễ dàng tìm kiếm một vật tư, hàng hóa bất

kì một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian Tránh tình trạng hàng hóa bị để ở nơi khuất tầm nhìn, khó khăn trong việc lấy ra để xem xét, kiểm kê hay trường hợp không có bản đồ kho, mặt sàn,

ii) Chuẩn bị cho việc kiểm kê không đầy đủ

Nhân viên kiểm kê có đủ trình độ chuyên môn không, có nắm rõ được những

gì cần kiểm kê không, kiểm kê như thế nào? Việc nhân viên kiểm kê hoặc dịch

vụ thuê ngoài kiểm kê không được đào tạo phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng thiếu chính xác về kiểm kê

iii) Không xử lý sai sót trong quá trình kiểm kê

Tất cả các sai sót dù nhỏ hay lớn từ người kiểm kê, phương pháp kiểm kê hay sản phẩm cần được xử lý trước khi đưa ra kết quả của quá trình kiểm kê Vì bất

kì một sự thay đổi, khác biệt nhỏ nào trong báo cáo và thực tế đều có thể tiêu tốn của công ty hàng triệu đồng để mua hàng tồn kho

iv) Không xử lý hàng tồn kho rõ ràng

Việc xử lý những mặt hàng tồn kho không rõ ràng cần được thực hiện trước khi tiến hành kiểm kê Người quản lý có thể sắp riêng một khu vực riêng trong kho

để lưu trữ hàng tồn kho không rõ ràng và lựa chọn một người chịu trách nhiệm về các mặt hàng đó

Từ những sai lầm trên, có thể rút ra một số nhận xét cho Công ty trong quá trình kiểm kê:

- Việc kiểm kê là một trong các hoạt động cần tiến hành thường xuyên trong công tác quản lý hàng tồn kho Vì vậy, người quản lý luôn cần có sự chuẩn bị cho công tác này Hãy sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho một cách khoa học, gọn gàng, thẩm định phù hợp

- Thủ tục kiểm kê cần được xem xét trước mỗi lần kiểm kê và nên dễ dàng mang theo, tiện cho việc tham khảo

- Cần kiểm tra toàn bộ cửa hàng trước khi kết thúc mỗi lần kiểm kê

- Luôn kiểm tra người kiểm kê, hay đúng hơn là luôn tiến hành xác minh kiểm kê

- Thông báo rõ với những người tham gia về các nhiệm vụ trước khi bắt đầu kiểm kê

- Sử dụng các công cụ quản lý hàng tồn kho thích hợp, để hỗ trợ cho công ty

trong công tác quản lý kho hàng Chẳng hạn, sử dụng phần mềm quản lý kho hàng,

qua đó sẽ giúp công ty: Ghi nhận một cách chi tiết dữ liệu kiểm kê tới vị trí lưu kho, thuộc tính hàng tồn kho; sau kiểm kê, số liệu chênh lệch kho tự động được điều chỉnh để cập nhật số trên sổ theo số thực tế kiểm kê đã xác nhận Đồng thời, các hàng hóa được ghi nhận kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất cũng được ghi nhận và

có thể tự động đưa vào phiếu đề nghị thanh lý Đồng thời, còn giúp quản lý được toàn bộ công tác nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều phối hàng tồn kho, quản lý và theo dõi hàng hóa kho theo chi nhánh/toàn bộ công ty

1.2 NỘI DUNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THEO ĐỊNH MỨC HỢP

LÝ

1.2.1 Xác định nhu cầu hàng tồn kho

Trước khi xác định định mức tồn kho, cần tập hợp các số liệu về lượng hàng

đã bán ra, lượng tồn kho thực tế,…và quan sát các động thái thị trường cũng như kế hoạch sản phẩm của công ty để đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai

Bên cạnh đó, xác định giá trị hàng tồn kho cũng không hề đơn giản do công

ty cần tính toán nhiều yếu tố, từ giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn kho, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,… Xác định nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu; nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi kéo theo những thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất Vì vậy, công ty

có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm

Vậy việc xác định mức tồn kho, dự trữ vừa phải và thời điểm đặt hàng hợp lý,…đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty chủ động nguồn hàng và không gặp phải tình trạng thua lỗ Việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ quản lý kho hàng là rất cần thiết giúp công ty có được các thông tin, dữ liệu chính xác và tổng quan hơn về tình trạng kho hàng và đưa ra các phân tích, dự đoán và điều chỉnh hợp lý

1.2.2 Xác định lượng tồn kho

Hàng tồn kho được xác định bởi nhiều yếu tố, song luận văn chỉ nghiên cứu

3 loại tồn kho chủ yếu:

Thứ nhất, xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch

- Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch Đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu vật tư cho chạy thử, dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị

- Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua vật tư Lượng vật tư cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại, từng thứ tự theo quy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp chung cho toàn công ty

- Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm và nhiên liệu cho sản xuất, chạy thử sản phẩm và sửa chữa cho kỳ kế hoạch Tuỳ thuộc vào từng loại vật tư, từng loại sản phẩm đặc điểm kinh tế kỹ

thuật của công ty mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp

- Để xác định nhu cầu vật tư cho kỳ kế hoạch của công ty cần căn cứ vào: + Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch

+ Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm

+ Tình hình giá cả vật tư trên thị trường

- Xác định lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm có định mức vật tư

- Xác định nhu cầu vật tư dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm chưa xây dựng được định mức vật tư chính xác

Thứ hai, định mức tiêu hao vật tư

Định mức tiêu hao vật tư là quy định số nguyên vật liệu, nhiên liệu tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch Định mức tiêu hao vật tư có những tác dụng sau:

- Định mức tiêu hao vật tư là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân đối trong công ty, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký hợp đồng giữa các công ty với nhau và giữa các công ty với các đơn vị kinh doanh vật tư

- Định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, đội xe, công trường, bộ phận sản xuất và nơi làm việc đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục

Định mức tiêu hao vật tư có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh Điều quan trọng đối với cán bộ công nhân viên trong công ty phải nhận thấy rằng định mức tiêu hao vật tư là chỉ tiêu biến động phải luôn được đổi mới và hoàn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản

lý và trình độ tay nghề của công nhân không ngừng được nâng cao

Phương pháp xác định định mức tiêu hao vật tư có ý nghĩa quyết định đến kết quả tính định mức vật tư, các định mức đã được xác định tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật, điều kiện cụ thể của từng công ty mà chọn phương pháp xây dựng thích hợp Trong thực tế, hiện có 3 phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư:

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tính toán

- Phương pháp thử nghiệm sản xuất

Thứ ba, xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần mua

Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nhiệp cần thiết phải mua trên thị trường trong nước và nước ngoài để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của công ty

1.2.3 Xác định các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho

Tại cùng một thời điểm khi một công ty được hưởng những lợi ích từ việc sử dụng hàng tồn kho thì các chi phí có liên quan cũng phát sinh tương ứng, bao gồm: Chi phí đặt hàng; Chi phí tồn trữ và Chi phí thiệt hại do không có hàng

Một, chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên ngoài thì chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn hàng như chi phí thương lượng (gọi điện thoại xa, và các thư giao

dịch,…tiếp theo sau đó), chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán Yếu tố giá cả thay đổi và phát sinh chi phí trong những công đoạn phức tạp như vậy đã ảnh hưởng đến chi phí cho mỗi lần đặt hàng của doanh nghiệp Khi đơn đặt hàng được cung cấp từ trong nội bộ thì chi phí đặt hàng chỉ bao gồm cơ bản là chi phí sản xuất, những chi phí phát sinh khi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất

Trên thực tế chi phí cho mỗi lần đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi vì một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng như chi phí giao nhận và chi phí kiểm tra hàng thường biến động theo số lượng hàng đặt mua

Chính vì vậy trong nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho đơn giản như mô hình hàng tồn kho EOQ người ta sẽ giả định chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định

và độc lập với số đơn vị hàng được mua

Hai, chi phí tồn trữ

Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước Chi phí tồn trữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm: chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho

Chi phí lưu giữ và bảo quản bao gồm trong đó chi phí kho hàng Nếu một công ty thuê kho thì chi phí này bằng với tiền thuê phải trả Nếu nhà kho này thuộc

sở hữu của công ty thì chi phí này bằng với chi phí cơ hội sử dụng nhà kho này Ngoài ra chi phí lưu giữ và bảo quản cũng bao gồm chi phí khấu hao các thiết bị hỗ trợ cho hoạt động kho như băng chuyền và xe nâng chuyên dụng Chi phí tồn trữ còn bao gồm tiền lương trả cho nhân viên coi kho và nhân viên điều hành

Hàng tồn kho chỉ có giá trị một khi nó có thể bán được Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ của khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng và tất cả các hoạt động này làm cho hàng tồn kho trở nên khó có thể bán được Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị của hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa như là chất lượng hàng hóa bị biến đổi hoặc bị gãy vỡ

Các thành phần khác của chi phí tồn trữ như là chi phí bảo hiểm hàng tồn kho trước các hiểm họa như mất cắp, hỏa hoạn, và các thảm họa tự nhiên khác

Ngoài ra, một công ty phải trả các loại thuế tài sản và các loại thuế khác theo quy định của địa phương và quy định của chính phủ trên giá trị hàng tồn kho của công ty

Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho được đo lường bằng tỷ suất sinh lợi yêu cầu của nguồn vốn này Bởi vì việc đầu tư vào hàng tồn kho được xem như có “rủi ro trung bình” nên chi phí sử dụng vốn bình quân của công ty sẽ được sử dụng để xác định chi phí của nguồn vốn sử dụng đầu tư vào hàng tồn kho này Nếu một công ty hiện tại cho rằng đầu tư vào hàng tồn kho như là một khoản đầu tư có rủi ro cao hơn hoặc thấp hơn mức lương trung bình thì cần thiết phải có một vài điều chỉnh trong chi phí sử dụng vốn bình quân của nguồn vốn đầu tư để phù hợp với mức độ rủi ro khác biệt này

Một số công ty gặp phải sai lầm khi sử dụng lãi suất vay ngắn hạn khi tính chi phí đầu tư vào hàng tồn kho Khuynh hướng này đã đánh giá thấp chi phí thật

sự, bởi vì một số lượng nợ vay có lãi suất thấp mà công ty huy động được phải được

bù trừ với một nguồn tài trợ tăng thêm có chi phí sử dụng vốn cổ phần cao hơn Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho tạo nên chi phí cơ hội thể hiện mức sinh lợi bị mất đi khi doanh nghiệp quyết định đầu tư nguồn vốn có giới hạn của mình vào hàng tồn kho cao hơn là vào những tài sản khác Do đó, đối với hầu hết các quyết định đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí cơ hội xấp xỉ như chi phí sử dụng vốn bình quân của công

Ba, chi phí thiệt hại khi không có hàng tồn kho

Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào công ty không có khả năng giao hàng bởi vì nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng sẵn có trong kho Ví

dụ khi nguyên vật liệu trong kho hết thì chi phí thiệt hại do không có nguyên vật liệu sẽ bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do đình trệ sản xuất Khi hàng tồn kho sản phẩm dở dang hết thì công ty sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất đình trệ và phát sinh chi phí Cuối cùng khi hàng tồn kho hết đối với thành phẩm có thể gây nên hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn khi khách hàng quyết định mua sản phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ những công ty khác trong tương lai

1.2.4 Các chỉ tiêu phản ánh quản lý hàng tồn kho

Các chỉ tiêu phản ánh quản lý hàng tồn kho, có 2 loại chủ yếu:

Thứ nhất, chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất va nhu cầu đặt hàng

- Tỷ lệ (%) các đơn hàng khả thi = 100 – (Số lượng các đơn hàng không hoàn

thành)/(Số lượng các đơn hàng có nhu cầu) x 100

- Tỷ lệ (%) các đơn vị hàng khả thi = 100 – (Lượng hàng tiêu thụ trong một

thời kỳ)/(Nhu cầu trong một thời kỳ) x 100

Thứ hai, tiêu chí đánh gía trình độ quản lý hàng tồn kho

- Chi phí hàng năm đặt hàng = (Tổng nhu cầu/(Số lượng đơn vị hàng của

mỗi đơn hàng) x Chi phí cho mỗi đơn hàng

- Chi phí thực hiện tồn kho = Tất cả những chi phí liên quan tới việc trữ hàng

Hệ số này cho ta biết trong kỳ hàng tồn kho quay được mấy vòng

- Thời hạn hàng tồn kho bình quân = Số ngày trong kỳ/Số vòng quay

Chỉ tiêu này cho biết số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu (số ngày hàng tồn kho nằm trong kho là bao nhiêu ngày)

Nếu thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng thì rủi ro về tài chính cũng tăng,

đó là do: hàng tồn kho chậm luân chuyển nên khả năng sinh lời giảm Mặt khác, thời gian hàng tồn kho bình quân tăng sẽ phải tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí tài chính nếu như hàng tồn kho được tài trợ bằng vốn vay, có nghĩa thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng sẽ làm giảm khả năng sinh lời, tăng tổn thất tài chính cho công

ty, tức là rủi ro tài chính tăng và ngược lại Tuy nhiên, trong trường hợp hệ số quay vòng hàng tồn kho giảm, thời gian hàng tồn kho bình quân tăng cũng cần xem xét nguyên nhân của nó Chẳng hạn công ty biết trước giá nguyên vật liệu trong tương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việc cung cấp nguyên vật liệu, từ đó công ty quyết định tăng dự trữ nguyên vật liệu, hay công ty biết trước giá bán sản phẩm sẽ tăng mà quyết định giảm bán ra, làm dự trữ thành phẩm tăng Trong những trường hợp đó công ty mong đợi chênh lệch giá cao hơn để bù đắp những rủi ro do tăng thời hạn dự trữ

- Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu = Trị giá hàng tồn kho/Doanh thu

1.2.5 Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Hệ thống tồn kho liên tục:

Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục Bất kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất

Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, chi tiết phụ tùng thay thế Tuy nhiên cũng cần lưu ý chi phí cho việc giám sát là không nhỏ

Hệ thống tồn kho định kỳ:

Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác định trước Sau một khoảng thời gian nhất định, có thể là tuần, tháng hoặc quí, Kết quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới

Ưu điểm của hệ thống là ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát Nhưng nhược điểm của nó cũng chính ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng

hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn vì phải chống thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường

Hệ thống tồn kho phân loại ABC:

Hệ thống này phân loại hàng tồn kho theo giá trị của nó đối với công ty, có thể có đến hàng ngàn vật phẩm có nhu cầu độc lập cần được lưu giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỉ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị Phân loại xếp hạng hàng tồn kho theo các loại ABC để có mức kiểm soát tương ứng là hợp lý và thường được tiến hành theo các bước sau:

- Xác định giá trị nhu cầu hàng năm của một loại hàng bằng cách nhân lượng nhu cầu với đơn giá Sau đó xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị này: 10% đầu danh sách sẽ là các loại hàng tồn kho loại A, 30% tiếp theo là loại B và 60% còn lại là loại C

- Bước kế tiếp, xác định mức kiểm soát tồn kho cho mỗi loại A, B, C Loại A được theo dõi đặc biệt vì chiếm giá trị lớn, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể

Cần phải tính toán chính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho Các chính sách tồn kho phải được xác định tương ứng Các hàng loại B và C không nhất thiết phải được giám sát chặt chẽ, lượng tồn kho có thể cho phép linh hoạt hơn, thậm chí có thể áp dụng giám sát theo chu kỳ, nhất là đối với loại C

1.2.6 Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý kho hàng là một công việc không đơn giản, đòi hỏi kỹ thuật cũng như cách sắp xếp tổ chức khoa học, phù hợp nhằm giúp các hoạt động liên quan đến hàng hóa, vật tư trong kho được diễn ra thông suốt Nhân viên quản lý kho cần thành thạo rất nhiều nghiệp vụ, từ bố trí, sắp xếp, bảo quản hàng hóa vật tư đến thực hiện các công việc liên quan đến nhập xuất hàng và lên kế hoạch mua hàng Những phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau mang lại cho khách hàng nhiều hiệu quả khác nhau Nhưng làm thế nào để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả đang

là câu hỏi khiến các công ty phải suy nghĩ

Có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ giới thiệu một số phương pháp quản lý hiệu quả

Thứ nhất, xác định hàng tồn kho và dòng tiền

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả chiếm một vị trí quan trọng đối với việc giải thoát dòng tiền đang tồn đọng Vì vậy bạn cần phân loại các mặt hàng tồn kho thành từng nhóm dựa trên các tác động giá trị của chúng đối với công ty Bên cạnh đó, bạn cần xác định, đâu là mặt hàng chủ đạo, quan trọng, đâu là sản phẩm nổi bật Một khi xác định được những điều này, bạn có thể đưa ra các quyết định nhằm cân bằng giữa nhu cầu với chi phí và có thể tích trữ một lượng đủ những mặt hàng cần thiết Dòng tiền và hàng tồn kho có mối quan hệ mật thiết với nhau, vì vậy, bạn nên chú trọng để tránh tình trạng doanh nghiệp gặp khó khăn về vấn đề tài chính

Thứ hai, sắp xếp kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học

Có rất nhiều nhà quản lý cảm thấy bối rối khi bước vào nhà kho bởi lượng hàng hóa vật tư quá nhiều mà lại không biết chỗ để Việc sắp xếp hàng hóa đóng một vai trò quan trọng giúp quá trình tìm kiếm, vận chuyển cũng như nhập xuất hàng hóa trong kho được tiến hành một cách nhanh gọn hơn đồng thời đảm bảo cho hoạt động kiểm soát tra xuất hàng hóa thuận tiện hơn Không những vậy, việc sắp xếp hàng hóa khoa học cũng góp phần vào việc tiết kiệm diện tích kho bãi Chính vì vậy, công việc đầu tiên của một người quản lý kho chính là học cách sắp xếp bố trí hàng hóa và lập sơ đồ kho một cách khoa học Xác định nhiệm vụ rõ ràng là sắp xếp kho hàng khoa học là một công việc quan trọng của người quản lý kho

Thứ ba, kiểm kê kho hàng theo định kỳ

Trong thực tế, việc kiểm tra, kiểm kê còn nhiều công ty làm tùy tiện, nhất là đối với các công ty hoạt động kinh doanh nhỏ, điều này sẽ không tránh khỏi những tổn thất trong quản lý kho Để điều này không xảy ra, cần thực hiện kiểm tra, kiểm

kê theo định kỳ nhằm xác định số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với sổ sách,

hồ sơ hàng hóa; xác nhận chất lượng của hàng hóa (nhận biết được những hư hại, hay suy giảm chất lượng của hàng hóa) Đây cũng là hoạt động quan trọng đảm bảo cho việc luân chuyển liên tục của hàng hóa, tránh tình trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho là hai yếu tố đầu tiên trong phương pháp quản lý kho hiệu quả

Thứ tư, đảm bảo định mức hàng tồn kho

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi mặt hàng

Cần xác định mức tồn kho, điều này sẽ giúp người quản lý tránh được việc mua hàng quá nhiều, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu

Định mức hàng tồn kho được định nghĩa là lượng hàng hóa vật tư được xác định luôn duy trì trong kho hàng nhằm đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa vật tư một cách kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh, xây dựng,… được diễn ra một cách liên tục Định mức hàng tồn kho có thể xác định mức tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi công ty

Việc xác định định mức tồn kho cần dựa trên các tiêu chí như: Tình hình tiêu thụ của hàng hóa; lượng hàng tồn kho thực tế trong kho; tình hình cung cấp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu của các nhà cung ứng và số lượng đợt đặt hàng của khách hàng

Thứ tư, tuân thủ các nguyên tắc về nhập, xuất xuất hàng hóa vật tư

Nhập hàng: Kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng vật tư hàng hóa, đảm bảo hàng nhập trùng khớp thông tin trên chứng từ; lập biên bản ghi nhận và từ chối nhập hàng khi có sai lệch lớn về hàng hóa

Xuất hàng: Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, đảm bảo hàng hóa xuất đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)

1.3 MÔ HÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ

Có nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho, trong giới hạn của luận văn giới thiệu 2 mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

1.3.1 Mô hình EOQ

Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho hợp lý (tối ưu) cho công ty, dựa trên cơ sở giữa chi phí tồn trữ hàng tồn kho và chi phí đặt hàng có mối quan hệ tỷ lệ nghịch

Cụ thể, khi số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng tăng lên, số lần đặt hàng giảm và dẫn đến chi phí đặt hàng giảm trong khi chi phí tồn trữ hàng tăng lên Do

đó, mục đích của quản lý hàng tồn kho là cân bằng hai loại chi phí: chi phí tồn trữ

và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất

Điều kiện để áp dụng mô hình EOQ

- Nhu cầu phải được xác định và đều trong năm

- Giá đơn vị không thay đổi theo qui mô đặt hàng

- Chi phí đặt một đơn hàng là bằng nhau bất kể qui mô lô hàng

- Chi phí tồn kho tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho

- Cạn dự trữ có thể được bỏ qua do cung cấp hàng đúng lúc

Công thức xác định mức đặt hàng hiệu quả:

Da: Tổng nhu cầu trong năm

là mức đặt hàng tại đó

chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn kho

Hình 1.1: Các loại chi phí của mô hình EOQ

TC

H

S Chi phí

Lượng tồn kho EOQ

Số lượng đơn đặt hàng trong năm:

bộ hoạt động mua sắm và tồn kho, đòi hỏi người quản trị phải xác định quy mô đặt hàng sao cho tổng chi phí là thấp nhất

- Với mỗi suất chiết khấu, xác định mức đặt hàng hiệu quả EOQ

- Nếu EOQ nằm giữa mức tối thiểu và mức tối đa ứng với mỗi suất chiết khấu thì chọn EOQ Ngược lại, nếu EOQ nhỏ hơn mức tối thiểu thì điều chỉnh lên mức tối thiểu, trường hợp EOQ cao hơn mức tối đa sẽ được bỏ qua

- Xác định tổng chi phí (TC) cho mỗi quy mô đặt hàng lựa chọn ở trên, so sánh và lựa chọn quy mô đặt hàng có tổng chi phí là thấp nhất

Chiết khấu theo số lượng:

Khi một công ty đặt hàng với số lượng lớn thì thông thường sẽ được nhà cung cấp bán với giá chiết khấu bởi lẽ công ty sản xuất sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm được sản xuất, tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị khi thực hiện đơn hàng và chi phí trên mỗi đơn vị trong quá trình vận chuyển Nhiều công ty khuyến khích khách hàng của họ đặt một đơn hàng số lượng lớn bằng cách dành cho họ một tỷ lệ chiết khấu và được gọi là chiết khấu theo số lượng Với cách thức chiết khấu theo số lượng, chi phí mua trên mỗi đơn vị hàng sẽ thay đổi và

tùy thuộc vào số lượng hàng được đặt Cách tiếp cận này có thể được sử dụng để xác định ảnh hưởng của trường hợp chiết khấu theo số lượng đối với số lượng đặt hàng tối ưu

Trước hết ta có mô hình EOQ như đã xác định ở trên Ta tính toán mức sinh lợi ròng hàng năm khi số lượng đặt hàng được gia tăng từ tồn kho EOQ lên tới mức đặt hàng cần thiết để có thể nhận được khoản chiết khấu Mức sinh lợi ròng hàng năm bằng với tiết kiệm từ hưởng chiết khấu trên tổng mức cầu hàng năm trừ đi bất

kỳ một gia tăng nào trong chi phí liên quan đến hàng tồn kho như đã xác định Nếu mức sinh lợi ròng tăng thêm hàng năm là dương thì số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng đặt hàng cần thiết để có thể được hưởng mức chiết khấu Nếu không, lượng đặt hàng tối ưu sẽ là giá trị EOQ

Mô hình kiểm soát hàng tồn kho theo rủi ro:

Trong mô hình EOQ, việc phân tích dựa trên những giả định như nhu cầu và mức độ sử dụng là đều đặn theo thời gian và được xác định trước, cũng như thời gian chuẩn bị giao nhận hàng cần thiết để bổ sung hàng tồn kho là không thay đổi

Tuy nhiên trong thực tế hầu hết các vấn đề phát sinh trong quản lý hàng tồn kho là những giả định này không phải lúc nào cũng diễn ra đúng như vậy Thường thì nhu cầu hàng tồn kho biến động theo mùa vụ hay biến động có tính chu kỳ hoặc biến động bởi những ảnh hưởng ngẫu nhiên và những dự báo không chính xác mức cầu hàng tồn kho trong tương lai Tất cả những điều này đều có thể xảy ra Tương

tự, thời gian chuẩn bị giao nhận hàng cũng bị tác động bởi những yếu tố như quá trình chuyên chở bị trì hoãn, đình công và các thảm họa tự nhiên khác Với tất cả những tác động này, khả năng trường hợp hàng tồn kho bị thiếu hụt là điều hoàn toàn có thể xảy ra Để khắc phục sự thiệt hại trong những trường hợp như vậy, hầu hết các công ty sử dụng cách thức bổ sung một lượng hàng tồn kho an toàn để sẵn sàng đáp ứng trước những biến động nhu cầu không thể lường trước hoặc khi có sự chậm trễ ngoài mong đợi trong thời gian chuẩn bị giao nhận hàng, hoặc cả hai

Để xác định mức tồn kho an toàn và số lượng đặt hàng tối ưu trong những điều kiện thực tế như vậy là một quá trình phức tạp

Tuy nhiên, các yếu tố xem xét trong loại phân tích này có thể được tóm tắt như sau: Nếu tất cả những tác động khác được cân bằng thì hàng tồn kho an toàn tối

ưu sẽ gia tăng khi có sự không chắc chắn cùng với nhu cầu sử dụng dự kiến gia tăng

và thời gian giao hàng lên

Cũng như vậy, nếu tất cả các yếu tố khác không thay đổi thì mức tồn kho an toàn tối ưu sẽ gia tăng khi chi phí thiệt hại tăng do hàng trong kho hết Việc xác định mức tồn kho tối ưu liên quan đến việc cân đối giữa chi phí thiệt hại dự kiến do hết hàng tồn kho so với chi phí tồn trữ hàng tồn kho bổ sung

1.3.2 Hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng không

Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và thời gian sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí

Hệ thống cung ứng đúng thời điểm (tồn kho bằng không) được dựa trên những ý tưởng cho rằng tất cả các mặt hàng cần thiết có thể được cung cấp trực tiếp cho các giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác cả về thời điểm giao hàng lẫn số lượng hàng được giao thay vì phải dự trữ thông qua tồn kho

Mô hình tồn kho bằng không tỏ ra hiệu quả nhất đối với những công ty có những hoạt động sản xuất mang tính chất lặp đi lặp lại Một phần quan trọng của kỹ thuật tồn kho bằng không là thay thế việc sản xuất từng lô hàng với một số lượng lớn sản phẩm bằng cách sản xuất theo một dòng liên tục các sản phẩm được sản xuất ra với số lượng nhỏ Việc sử dụng hệ thống tồn kho bằng không đòi hỏi một sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào trong quá trình cung ứng cũng có thể gây tổn thất cho nhà sản xuất, vì nhà sản xuất sẽ phải gánh chịu các chi phí phát sinh do đình trệ sản xuất hay mất doanh số bán

Việc sử dụng kỹ thuật tồn kho bằng không (0) sẽ cho kết quả giảm thiểu được thời gian sản xuất và chi phí tồn kho đối với cả những công ty lớn lẫn những công ty nhỏ

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO i) Dự trữ hàng tồn kho:

Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm dự trữ…

Đối với dự trữ tồn kho nguyên vật liệu, vật tư, các yếu tố ảnh hưởng chủ yếu phụ thuộc vào:

- Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường bao gồm 3 loại:

dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ)

- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường

- Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp

- Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp

- Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng

Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân

tố ảnh hưởng bao gồm:

- Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm

- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm

- Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp

Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thường chịu ảnh hưởng của các nhân tố:

- Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng

- Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp

ii) Tình hình nhu cầu

Cần tập hợp các số liệu về lượng hàng đã bán ra, lượng tồn kho thực tế,…và quan sát các động thái thị trường cũng như kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp để đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai

Bên cạnh đó, xác định giá trị hàng tồn kho cũng không hề đơn giản do công

ty cần tính toán nhiều yếu tố, từ giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn kho, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,…

iii) Đối tác cung ứng

Yếu tố tiếp theo cần xem xét đó là đánh giá công suất sản xuất cũng như năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào của đối tác

iv) Lượng đặt hàng

Từ các phân tích dự đoán về cung cầu hàng hóa, công ty có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho cần thiết Có hai mô hình để công ty tính toán dự trữ hàng tồn kho:

Mô hình EOQ: Tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó

Mô hình tồn kho bằng không: mô hình này áp dụng khi công ty mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng

v) Thời điểm đặt hàng

Việc xác định thời điểm đặt hàng dựa trên các yếu tố gồm:

Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng Nếu thời gian này kéo dài, công

ty cần tính trước để không bị động Điều này đồng nghĩa với việc công ty cần dự trừ lượng hàng bán được trong thời gian chờ đợi cũng như lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro

vi) Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu

Nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi kéo theo những thay đổi

về nhu cầu của bộ phận sản xuất.Vì vậy, công ty có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm

Vậy việc xác định mức tồn kho, dự trữ vừa phải và thời điểm đặt hàng hợp lý… đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty chủ động nguồn hàng và không gặp phải tình trạng thua lỗ

Việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ quản lý kho hàng là rất cần thiết giúp công

ty có được các thông tin, dữ liệu chính xác và tổng quan hơn về tình trạng kho hàng

và đưa ra các phân tích, dự đoán và điều chỉnh hợp lý

Tóm tắt chương 1

Chương 1, luân văn đã xác định được những nội dung cơ bản chung về quản

lý hàng tồn kho theo định mức hợp lý: Các khái niệm có liên quan, các loại hàng tồn kho, mục đích chức năng của quản lý hàng tồn kho, các hệ thống kiểm soát hàng

tồn kho cũng như các chỉ tiêu tồn kho có liên quan.Đặc biệt là các chi phí về tồn kho và mô hình tồn kho EOQ làm cơ sở nền tảng cho việc thiết lập mô hình quản lý hàng tồn kho của Công ty… sau này