Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại công ty cổ phần bluesofts, hà nội

Để thực hiện quá trình mua bán giữa người mua và cửa hàng, giữa cửa hàng vànhà cung cấp thì chúng ta phải có công tác quản lý tốt, để đáp ứng được công tác đó thìrất cần những ứng dụng v

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục đích của đề tài 2

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

5 Cấu trúc của đề tài 4

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT 5

Kí Hiệu 5

Ý nghĩa 5

1 5

TTPH 5

Thông tin phản hồi 5

2 5

TT 5

Thông tin 5

3 5

NCC 5

Nhà cung cấp 5

4 5

Y/C 5

Yêu cầu 5

Chương 1 6

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG 6

1.1 Lý thuyết chung về quản lý bán hàng 6

1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng 6

1.1.2 Các phương thức bán hàng 11

1.2 Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp 13

1.2.1 Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp 13

1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng 13

1.3 Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel 13

1.3.1 Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel 13

1.3.2 Một số dạng dữ liệu trong Excel 13

1.3.3 Một số hàm trong Excel 13

Chương 2 13

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13

BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS 13

2.1 Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại côngty 13

2.1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Bluesofts 13

2.1.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts 13

2.1.3 Vai trò và tầm quan trọng trong công tác bán hàng của công ty 13

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hoạt động của công ty 13

2.2 Phân tích và thiết kế hệ thống 13

2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 13

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 13

2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1) 13

2.2.4 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng 13

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 13

Chương 3 13

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG 13

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS 13

3.1 Mô tả bàitoán 13

3.1.1 Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong côngty 13

3.1.2 Giới thiệu chương trình quản lý bán hàng mới của côngty 13

3.1.3 Cách quản lý bán hàng bằngExcel 13

3.2 Xây dựng chươngtrình 13

3.2.1 Giao diện chính của chươngtrình 13

3.2.2 Danh mục kháchhàng 13

3.2.3 Danh mục nhà cungcấp 13

3.2.4 Danh mục khohàng 13

3.2.5 Danh mục hànghoá 13

3.2.6 Phiếu nhậpkho – xuất kho 13

3.2.7 Bảng kê nhập – xuất hàng hóa 13

3.2.8 Báo cáo thông tin nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa 13

3.2.9 Báo cáo tổng hợp kế quả bán hàng 13

KẾT LUẬN 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cả thế giới nói chung Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên vàphát triển tiếp nhận những thành tựu và khoa học mới Từ khi nước ta ra nhậpWTO,nền kinh tế bước sang một trang mới, nền kinh tế mở cửa giao lưu hàng hoáthông thương với tất cả các nước Bên cạnh đó chúng ta học hỏi được cách quản lýhàng hoá các luật trong quản lý hàng hoá Với chính sách của nhà nước và sự đầu tưcủa nước ngoài, nền kinh tế của nước ta đã phát triển một cách nhanh chóng Vì vậy,trong hoạt động kinh doanh thương nghiệp tiêu thụ hàng hóa nhỏ và lẻ là vấn đề rấtquan trọng

Trong thời kỳ mà kinh tế phát triển như hiện nay thì việc mua bán và trao đổiđược diễn ra trên nhiều hình thức, và hình thức cơ bản nhất là mở các cửa hàng để thựchiện việc trao đổi và mua bán đó

Để thực hiện quá trình mua bán giữa người mua và cửa hàng, giữa cửa hàng vànhà cung cấp thì chúng ta phải có công tác quản lý tốt, để đáp ứng được công tác đó thìrất cần những ứng dụng về tin học, mà đặc biệt nhất là các phần mềm quản lý và phầnmềm quản lý bán hàng

Trong đợt khóa luận tốt nghiệp này, xuất phát từ những lý do trên, em đã lựa chọn đề

tài: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà

Nội.”.

2 Mục đích của đề tài

- Khảo sát mô hình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội

-Nghiên cứu lý thuyết : Về cơ sở dữ liệu, về Microsoft Excel

-Xây dựng một chương trình quản lý bán hàng

-Tìm hiểu, phân tích và xây dựng báo cáo về bài toán quản lý bán hàng tạidoanh nghiệp trong quá trình thực tập.

3 Phương pháp nghiên cứu

-Khảo sát và thu thập dữ liệu, các thông tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu cóliên quan

-Tiếp cận một số phần mềm quản lý bán hàng có sẵn

-Đến các công ty mà người ta có cách quản lý bằng phương pháp mà em đangcần tìm hiểu học hỏi thêm

-Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện đề tài

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Chương trình giúp cho người quản lý hoặc người sử dụng trong việc xem, cậpnhật thông tin hàng hóa một cách đầy đủ, nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và tiện lợi

Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lýbán hàng tại doanh nghiệp

Chương trình phải sát với thực tế, giao diện thân thiện dễ sử dụng

Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp những công việcsau:Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm hàng hóa, đơn giá

Nhân viên thì lập các hóa đơn bán hàng và các phiếu thanh toán cho kháchhàng.Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hóa, và có thể thêm, sửa, xóa thông tin củacác loại hàng hóa

5 Cấu trúc của đề tài

Đề tài gồm 3 phần:

Chương 1: Tổng quan về quản lý bán hàng

Chương 2: Khảo sát và phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Chương 3: Chương trình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts,

Hà Nội

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1 Lý thuyết chung về quản lý bán hàng

1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng

 Khái niệm về bán hàng

Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanhnghiệp Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanhnghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền

Xét góc độ về kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp đượcchuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền)

Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nóiriêng có những đặc điểm chính sau đây:

Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán,người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: Người bán mất quyền sở hữu, người mua

có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanhnghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàngmột khoản gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xácđịnh kết quả kinh doanh của mình

Bán hàng là quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, khơi gợi những nhu

cầu của người mua, sau đó tiếp cận, phát triển quan hệ, chuyển giao giá trị, hỗ trợ vàchăm sóc sau bán hàng

Là quá trìnhchuyển giao giá trị từ người bán sang người mua, thông qua việc cungcấp các sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm nhận lại giá trị tương xứng, có thể là tiền, quan

hệ, lời nói tốt, lời giới thiệu với người khác,

Quản lý bán hàng: là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm ngườithực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liênquan như: Giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales audit, trademarketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàngnhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sởchiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liênquan.

Để bán hàng hiệu quả trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay, khách hàng có vô số

sự lựa chọn nhà cung cấp vừa ý, đối với người bán hàng nhiều kinh nghiệm trong nghềthì không cần nắm rõ quy trình bán hàng vì họ đã hiểu quá rõ trong thời gian mới bắtđầu công việc, mới vào nghề bán hàng, giống như biết đường đi đến đích nhưng hỏirằng họ đi qua những con đường nào, tên con đường đó ở đâu họ sẽ không biết Dùcách này hay cách khác trong hoạt động bán hàng đều dẫn đến hợp đồng được ký kếtgiữa người mua và người bán, người mua và người bán giúp đỡ lẫn nhau, người bángiúp người mua tìm được sản phẩm, dịch vụ phù hợp, người mua giúp người bán đạtđược mục tiêu, giải quyết được lượng hàng sản xuất ra,…

 Vai trò của quản lý bán hàng

Hoạt động sản xuất kinh doanh phải lấy phục vụ sản xuất làm mục đích Yêu cầunày đòi hỏi mọi hoạt động trong quá trình bán hàng phải hướng tới mục tiêu chiến lượccủa doanh nghiệp, đồng thời nó cũng phải phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh

và kích thích được khả năng sản xuất, nâng cao chất lượng sản xuất của doanh nghiệp.Hoạt động bán hàng phải đảm bảo nâng cao được uy tín và không ngừng nâng cao

uy tín của sản phẩm cũng như của Công ty

Hoạt động bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý có kế hoạch Phâncông vụ thể và thường xuyên được theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá Hơn thế nữaphải biết tổ chức một cách khoa học và nghệ thuật trong quá trình tổ chức hoạt độngbán hàng

Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề sống còn quyết định tới sự tồntại và phát triển của doanh nghiệp Thông qua bán hàng thì giá trị và giá trị sử dụng củasản phẩm mới được thể hiện Sản phẩm tiêu thụ được mới tạo ra doanh thu để bù đắptoàn bộ chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phíquản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung) từ đó doanh nghiệptiếp tục chu kỳ sản xuất mới Việc tăng nhanh quá trình bán hàng( tăng cả số lượng vàrút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng quay vốn giúp tiết kiệm vốncho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng thực hiện tái sản xuất giản đơn vàtái sản xuất mở rộng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất chongười lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước Do vậy việc tổ chứctốt công tác bán hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ tăng doanh thu khẳng định vị trícủa doanh nghiệp trên thị trường.

Đối với người tiêu dùng: thông qua quá trình bán hàng sẽ đáp ứng nhu cầu tiêu dùngcủa người sử dụng đồng thời qua đó giá trị sử dụng của hàng hóa mới được thực hiện.Thông qua kết quả bán hàng các doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tình hìnhthực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu vềbán hàng và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán đồng thời đối với Nhà nước dựatrên số liệu do kế toán cung cấp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và tình hìnhtài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nềnkinh tế, và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước

Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thịtrường Thông qua kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể kiểm tra được tính thích ứngcủa sản phẩm trên thị trường về sức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm mẫu mã, giá cả

và thị hiếu từ đó có được những kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả Do đó côngtác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâumua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quảkinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật

Hiệu quả của hoạt động bán hàng ngày càng được nâng cao với chi phí thấp nhất vàlợi nhuận ngày càng tăng Đây là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải theođuổi, bởi vì lợi nhuận là mục tiêu trước mắt quan trọng, mà hoạt động của hoạt độngbán hàng thì ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Để có thể đạt được mục tiêu này, côngtác bán hàng phải chú ý phân phối đúng lượng hàng, luồng hàng Đảm bảo sự vận độngcủa hàng hoá hược hợp lý, giảm bớt chi phí lưu thông, đồng thời phát triển các dịch vụ

để phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng nhằm thu hút khách hàng và làm tăng lợinhuận

 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng

Đế đáp ứng kịp thời những yêu cầu trên quản lý bán hàng phải thực hiện tốt nhữngnhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời sự biến động (nhập – xuất) của từng loại hàng hóa trên

cả hai mặt hiện vật và giá trị

- Theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy

đủ các khoản chi phí, thu nhập về bán hàng xác định kết qủa kinh doanh thông quadoanh thu bán hàng một cách chính xác

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàngcủa từng loại hàng hóa phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp

Yêu cầu đối với nhân viên bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trêntất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… Tránh hiện tượng mất mát hư hỏnghoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổchính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh Phải quản lý chăt chẽtình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời giantránh mất mát ứ đọng vốn

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàngcần chú ý những yêu cầu cơ bản sau:

Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng

và phản ánh doanh thu Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanhtoán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặtchẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách hàngnộp về quỹ

Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí Cácchứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá phứctạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng

Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, kếtchuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh chính xác

 Yêu cầu của quản lý bán hàng

Bán hàng và xác định kết kinh doanh có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp

Kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, thu nhận

xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản đó trongdoanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanhnghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quảkinh doanh của doanh nghiệp đó

Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế toán tiêu thụ đối với từng thời

kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phảigiám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng…tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của cáckhoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng hóa để xác định kết quả kinhdoanh Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toánđúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng

1.1.2 Các phương thức bán hàng

Hoạt động mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện quahai phương thức: bán buôn và bán lẻ Trong đó, bán buôn là bán hàng cho các đơn vị

sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa còn bán lẻ là bán hàngcho người têu dung chấm dứt quá trình lưu chuyển hàng hóa.

Hàng hóa bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau

 Đối với bán buôn

Có hai phương thức bán hàng là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng

 phương thức bán hàng qua kho

Theo phương thức này, hàng hóa mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra.Phương thức bán hàng qua kho có 2 hình thức giao giận

 Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua sẽ nhận hàng tại kho bên bánhoặc đến một dịa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng, nhưng thường là do bênbán quy định

 Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, bên bán sẽ chuyển hàng hóa đến khocủa bên mua hoặc đến một địa điểm do bên mua quy định để giao hàng

 Phương thức bán hàng vận chuyển

Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn

vị mua hàng không qua kho của đơn vị trung gian Phương thức bán hàng vận chuyểnthẳng có hai hình thức thanh toán

 Vận chuyển có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, hàng hóa được vậnchuyển thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanhtoán tiền hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua

 Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hóa đượcvận chuyển thẳng, về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiện vụ thanh toán tiềnvới đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua Tùy hợp đồng, đơn vị trung gian đượchưởng một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp

 Đối với bán lẻ

Có 3 phương thức bán hàng là: Bán hàng thu tiền tập trung bán hàng thu tiền khôngtập trung và bán hàng tự động

 Phương thức bán hàng thu tiền tập trung

Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng còn việcthu tiền có người chuyên trách làm công việc này, trình tự được tiến hành như sau:khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “hóa hơn bán lẻ” giaocho khách hàng đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “Đã thu tiền”,khách hàng mang hóa đơn

đó đến nhận hành Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh

số bán hàng Định kì kiểm kê hàng hóa tại quầy, tính toán lượng hàng hóa đã bán ra đểxác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy

 Phương thức bán hàng không thu tiền tập trung

Theo phương thúc này, nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng, vừa làmnhiệm vụ thu tiền Do đó, trong một cửa hàng bán lẻ việc thu tiền hàn phân tán ở nhiềuđịa điểm Hàng ngày hoặc định kì tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại để tính lượng bán

ra, lập báo cáo bán hàng,đối chiếu doanh số bán theo báo cáo bán hàngvới số tiền thựcnộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng

 Phương thức bán hàng tự động

Theo phương thức này, người mua tự chọn hàng hóa sau đó đến bộ phận thu ngânkiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền Cuối ngày nộp tiền bán hàngcho thủ quỹ Định kỳ kiểm kê, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng

 Các phương thức thanh toán

Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bánhàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới không bị chiếmdụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn, giữ uy tín với khách hàng

Hiện nay, các DNTM đang áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau:

 Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có nhucầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng với số lượng ít, không

thường xuyên, khách hàng mới Phương thức này giúp cho công ty thu hồivốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn.

 Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theoyêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được

 Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng cóquan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty Trong trường hợpnày, công ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất

do việc trả chậm

1.2 Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp

1.2.1 Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

Trong thời buổi phát triển thiết bị di động cũng như phần mềm đóng vai trò vô cùngquan trọng Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng để quản lý chuỗi siêuthị, tiệm café, shop quần áo hay quản lý bán hàng của 1 doanh nghiệp… Với hệ thốngthống kê và tính toán lãi lỗ chính xác và quản lý các chương trình giảm giá khuyến mãihiệu quả hơn giúp bạn quản lý chặt chẽ doanh thu và lợi nhuận phần mềm quản lý bánhàng giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình kinh doanh hiện tại tối ưu hóa môhình kinh doanh của bạn Với hệ thống báo cáo chi tiết linh động và phân tích mạnh mẽgiúp bạn đưa ra những chiến lược kinh doanh điều phối hàng hóa hợp lý

Tính tiền nhanh, chính xác và chuyên nghiệp, giúp bạn phục vụ được nhiều kháchhàng hơn đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng

Thay thế quầy tính tiền bằng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng có nhiều chứcnăng xử lý tự động, bạn có thể gia tăng sự cạnh tranh của mình trên thị trường Nhânviên tính tiền sử dụng phần mềm có thể xem giá mặt hàng nhanh hơn, kiểm tra tồn khochính xác, tự động chọn mức giá phù hợp cho từng khách hàng và áp dụng các chínhsách khuyến mãi một cách tự động nếu có

Mọi giao dịch của cửa hàng với khách hàng luôn chính xác và rõ ràng với thông tin

rõ ràng trên hóa đơn về mặt hàng, nhân viên phục vụ, địa chỉ và logo của cửa hàng

Hiện nay sự phát triển của mạng xã hội với ứng dụng điện toán đám mây, phần mềmquản lý bán hàng không chỉ có một bản offline cài đặt trên máy tính mà còn có bảnonline, thậm chí là cài đặt trên các thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính bảng.Với công việc bận rộn, hay quản lý các chuỗi cửa hàng, với khả năng quản lý từ xa,thông qua các thao tác đơn giản bạn đã có thể thấy sự thay đổi của số lượng hàng hóa,các thống kê hàng ngày khi nhân viên của bạn đưa số liệu lên, doanh thu hàng ngày màkhông cần có mặt tại cửa hàng.

1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

1.2.2.1 Những yêu cầu của công tác bán hàng

Bán hàng xét về mặt kỹ thuật kinh doanh đó là sự chuyển hoá hình thái của vốnkinh doanh từ hàng thành tiền, xét về mặt nghệ thuật thì bán hàng là quá trình trong đóngười bán tìm hiểu, khám phá và đáp ứng những nhu cầu mong muốn của khách hàngtrên cơ sở quyền lợi lâu dài của hai bên Để đạt được mục tiêu của sản xuất kinh doanhnói chung những yêu cầu của công tác bán hàng đợc thể hiện cụ thể như sau:

Khối lượng mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ phải đáp ứng được mọinhu cầu mong muốn của khách hàng

Tổ chức tốt các hoạt động dịch vụ trong và sau khi bán

Áp dụng phương pháp bán hàng và quy trình bán hàng hoàn thiện, đảm bảonăng xuất lao động của người bán hàng, chất lượng dịch vụ khách hàng không ngừngđược nâng cao

Phải không ngừng hoàn thiện thiết kế cửa hàng, quầy hàng và các loại hình

cơ sở kinh doanh, đổi mới các loại thiết bị, công cụ bảo quản trưng bày

Phải đảm bảo rằng khách hàng luôn được phục vụ bằng những phương tiệnthuận lợi nhất, hiện đại nhất

Tổ chức công tác bán hàng đảm bảo cho thời gian lao động của người bánhàng được sử dụng có hiệu quả

Làm tốt công tác quảng cáo, kết hợp quảng cáo với bán hàng làm cho quảngcáo phát huy tác dụng thúc đẩy bán hàng Quảng cáo là công cụ cạnh tranh, là công cụMarketing thương mại.

1.2.2.2 Nội dung quá trình bán hàng

Thông thường một chương trình bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những nộidung sau:

Chi phí bán hàng: Là tất cả các loại chi phí luư thông bao gồm cả chi phí chohoạt động Marketing

Tổng mức lãi thu được cho từng mặt hàng và toàn bộ mặt hàng

Tiến độ bán hàng

Tiến độ bán hàng cần được hoạch định một cách chi tiết, cụ thể và phải đượctuân thủ một cách nghiêm ngặt, bởi lẽ tiến độ bán hàng của một doanh nghiệp khôngchỉ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng lớntới tiến độ sản xuất và tiến độ cung ứng

Điều kiện liên quan đến tiến độ bán hàng có nhiều điều kiện như là: Địa điểmgiao hàng, phương thức thanh toán, giá cả, mức triết khấu…

Lượng dự trữ cho hoạt động bán hàng: Việc xác định lượng dự trữ này phụthuộc vào nhu cầu khách hàng, đặc tính của từng loại mặt hàng, lượng hàng tồn kho vàchương trình sản xuất của doanh nghiệp.

Dự kiến biến động trong chương trình bán hàng: Những biến động trong chươngtrình bán hàng có thể về phía doanh nghiệp cũng có thể về phía khách hàng và dự kiếnnhững biến động có thể xảy ra trên thị trường, từ đó dự kiến các chương trình dự phòng

và nguyên tắc ứng xử nếu xảy ra các biến cố đó

Căn cứ xác định chương trình tiêu thụ sản phẩm của công ty

Để xác định đúng đắn một chương trình bán hàng, doanh nghiệp cần chú ý đếnnhững căn cứ sau:

- Nhu cầu thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp đã được xác định, bao gồmsản phẩm, số lượng, chất lượng, cơ cấu giá và thời gian đáp ứng kể cả hiện tại

và xu thế tác động của nó trong tương lai.Đây là căn cứ quan trọng và có ýnghĩa nhất trong quyết định chương trình bán hàng của doanh nghiệp

- Phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn đặc biệt là các chươngtrình sản xuất để triển khai thực hiện phương án kinh doanh

- Chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan điểmchỉ đạo, nguyên tắc chi phí chương trình bán hàng của doanh nghiệp

- Các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ đã được ký kết, đây là các văn bản có tínhchất pháp quy, cần tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện mụctiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp với khách hàng

- Các căn cứ khác cũng được trình tới khi hoạch định chương trình bán hàng củadoanh nghiệp là: Dự kiến về tăng chi phí cho hoạt động Marketing, sự thay đổi

về mạng lới tổ chức bán hàng, khả năng thu hút thêm khách hàng mới, khả năng

mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm của công ty,những chính sách điều tiết vĩ môcủa nhà nước với các loại sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến bán

 Tổ chức mạng lưới bán hàng của công ty

Trong cơ chế quản lý mới đối với mỗi doanh nghiệp thì việc sản xuất tốt làchưa đủ để khẳng định sự tồn tại và phát triển của mình Để làm được điều đó đòi hỏicác doanh nghiệp phải biết tổ chức tốt công tác bán hàng, một trong những nội dung

tổ chức bán hàng của doanh nghiệp là tổ chức mạng lưới bán hàng Mạng lưới bánhàng của doanh nghiệp là tập hợp các kênh bán hàng nối giữa doanh nghiệp vớingười tiêu dùng Nói cách khác nó là tập hợp các kênh đa sản phẩm hàng hoá từ nơisản xuất đến người tiêu dùng Mạng lưới bán hàng của doanh nghiệp được cấu thànhbởi các yếu tố sau:

- Người sản xuất: Được coi là người bán hàng thứ nhất, họ bán chính cái họ sảnxuất ra Điểm xuất phát của quá trình vận động hàng hoá là từ nơi sản xuất

- Người tiêu dùng: Là những người sử dụng sản phẩm mua được vào việc thoảmãn nhu cầu của họ(có thể là nhu cầu cá nhân, nhu cầu tập thể, tổ chức, nhu cầusản xuất…)

- Người bán buôn: Thực hiện hợp đồng thương mại thuần tuý, đặc trưng cơ bảntrong yếu tố này là mua bán với số lượng lớn một loại sản phẩm nào đó Ngườibán buôn thường có thế lực kinh tế lớn, có những trường hợp không thể khốngchế cả một thị trường rộng lớn và có khả năng chi phối cả về sản xuất lẫn ngườibán lẻ

- Người bán lẻ : Cũng có thể hợp đồng thương mại thuần tuý nhưng có thế lựcyếu hơn người bán buôn, khó có khả năng chi phối người sản xuất hoặc ngườibán buôn Họ là người trực tiếp tiếp xúc với người tiêu dùng nên họ có thể nắmbắt sát thực các thông tin thị trường sản phẩm của doanh nghiệp

- Đại lý: Đây là loại hình kinh doanh làm chức năng trung gian trong quá trìnhvận động của hàng hoá, đối với công tác bán hàng của doanh nghiệp thì cần phảiquan tâm đến đại lý tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp chứ không phải cácđại lý cho người bán buôn, bán lẻ Về danh nghĩa đó là một bộ phận hoàn toàn

độc lập có thể coi là một bộ phận bên trong của công ty làm chức năng tiêu thụsản phẩm của công ty, do đó các đại lý sẽ giúp cho các công ty đẩy mạnh quátrình tiêu thụ sản phẩm.

Giữa các doanh nghiệp (công ty) và người đại lý cùng nhau ký kết hợp đồng đại

lý của mỗi bên trong quá trình tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo nâng cao hiệu quả củaquá trình bán hàng, doanh nghiệp phải lựa chọn đúng đắn cho mình các đại lý

Những tiêu chuẩn cơ bản để lựa chọn đại lý:

- Người làm đại lý phải có tư cách pháp lý

- Phải có khả năng tài chính ở mức độ nhất định

- Phải có địa điểm thuận lợi cho việc bán hàng, cơ sở vật chất để đảm bảo choviệc bảo quản hàng hoá và phục vụ khách hàng

- Phải có khả năng hợp đồng thương mại

Các yếu tố cấu thành mạng lưới bán hàng có mối quan hệ tương tác với nhau

Để đẩy mạnh quá trình bán hàng, doanh nghiệp thờng kết hợp sử dụng nhiều kênh bánhàng khác nhau

Các bước thực hiện Nội dung

Chuẩn bị

Nhân viên bán hàng cần chuẩn bị mọi thứ chohoạt động bán hàng thành công, thấu hiểu về sản phẩm,dịch vụ, kế hoạch bán hàng (danh sách khách hàng cầnghé thăm) đồng thời chuẩn bị giấy giới thiệu, card visit,trang phục, đến cả tâm lý bán hàng

Tiếp cận, và thiết lập

cuộc hẹn

Nhân viên bán hàng cần tìm hiểu đầy đủ thông tin

về khách hàng triển vọng, đề ra mục tiêu của cuộc viếngthăm

Nhân viên bán hàng cần biết cách chào hỏi ngườimua để có được bước mở đầu cho mối quan hệ sau này,bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời mở đầu và cáchnhận xét trong câu chuyện

Giới thiệu và trình bày Nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm với người

mua theo công thức AIDA (chú ý, quan tâm, mongmuốn, hành động mua), đồng thời phải nhấn mạnh kỹlưỡng những lợi ích của khách hàng và nêu lên nhữngtính năng của sản phẩm đảm bảo được những lợi ích đó

Thống nhất thương vụ,

ký kết hợp đồng

Nhân viên bán hàng đưa ra những tác nhân đặcbiệt để kích thích người mua kết thúc thương vụ Đặcbiệt là luôn sử dụng những câu hỏi mở => làm kháchhàng khó từ chối hơn

Chăm sóc khách hàng Để đảm bảo chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng và

tiếp tục quan hệ làm ăn, ngay sau khi kết thúc thương vụnhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết cần thiết vềthời gian giao hàng, điều kiện mua hàng, có kế hoạch giữkhách để đảm bảo chắc chắn không bỏ quên hay để mất

khách hàng Sử dụng dịch vụ bằng cách thăm hỏi quađiện thoại, lấy ý kiến về sản phẩm dịch vụ, tặng quà ngày

lễ

1.3 Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel

Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows,được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý nói chung và quảnlýkinh tế nói riêng Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel tương ứng với các phiên bảncủa bộ phần mềm văn phòng Office Các phiên bản Excel càng cao thì càng được bổsung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản trước không có Tuy nhiên dù sử dụngphiên bản nào của Excel thì đều có thể thực hiện được những chức năng cơ bản sauđây:

- Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in

và lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trongbảng tính

- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng tính dữ liệu theonhiều tiêu thức khác nhau, theo một trình tự ưu tiên định trước Khảnăng tạo nhóm và tiếnhành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đadạng

- Đặt lọc, kết xuất dữ liệu:có thể tiến hành tìm kiếm và đặt lọc dữ liệu theonhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính những thông tin

có ích cho quá trình quản trị

- Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ vàhìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều,nhằm làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu Có nhiều loại biểu đồ caocấp được dùng trong kinh doanh và khoa học

- Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: có nhiều công cụ phân tích chophép người dùng, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính, tiến hành

các phân tích thống kê nhằm lượng hoá các xu thế, các quan hệ giữa cácyếu tố kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo.

- Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàmbảng tính,thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngày tháng và thờigian, toán học, cơ sở dữ liệu và tài chính

- Quản trị cơ sở dữ liệu : Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuấtthông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

1.3.1 Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel

Quản lý bán hàng bằng Excel là phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp,công ty, cửa tiệm

Quản lý bán hàng bằng Excel là việc sử dụng excel vào trong việc quản lý cácnghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê doanhsố

Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel

Quản lý bán hàng bằng Excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trongquản lý hàng hóa Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụtiên tiến ddể giúp các chủ doanh nghiêp, cửa hàng không mất nhiều thời gian, công sứctrong việc ghi chép sổ sách thủ công như trước đây

Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàngtồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau Chủdoanh nghiêp sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biếtđược số lượng hàng hóa mà công ty đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn khotrên excel Tương tự như vậy, excel giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý và thống

kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng.Các chủ doanh nghiệp, công ty có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buônbán của công ty

Quản lý bán hàng bằng Excel giúp điều chỉnh hàng hóa và chống thất thoáttrong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.

Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những ưu

và nhược điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây :

Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel:

- Đơn giản, dễ sử dụng

- Chi phí thấp

- Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí

- Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu

- Thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý bán hàng đơn giảnNhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:

- Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bánhàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất Khi tập tin này bịlỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệuquan trọng

- Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồngkềnh hơn Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ củamáy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

- Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng,nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phảimất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết

- Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phảitốn nhiều công sức, thời gian Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiềukhó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự vàthời gian làm việc

- Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùngphải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả

- Không những vậy, excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kếtvới các thiết bị bán hàng…

- Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảotính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp vàtham chiếu ràng buộc dữ liệu

- Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thựchiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báocáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặthàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, )

- Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượngmặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phầnmềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếulogics và rời rạc Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báocáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian vàcông sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối

1.3.2 Một số dạng dữ liệu trong Excel

General - Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự động nhận dạng

Number - Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô Theo ngầmđịnh, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên

Currency - Dữ liệu kiểu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bênphải ôAccounting - Dữ liệu kiểu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự động căn thẳng bên

phải ô Dữ liệu kiểu kế toán cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như dữliệu kiểu currency, tuy nhiên không có cách biểu diễn số âm.

Date - Kiểu ngày tháng: Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên phải ô.Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học Theo ngầm định, kiểu ngàytháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY

Time - Kiểu thời gian: Kiểu thời gian tự động căn thẳng bê phải ô Biểu diễnthời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS (HH: Chỉ giờ MM: Chỉ phút SS: Chỉgiây)

- Percentage - Kiều phần trăm: Kiểu phần trăm tự động căn thẳng bên phải ô.Kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 100 vàthêm dấu% vào sau số đó

Fraction - Kiểu phân số: Kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô Kiểu phân

số biểu diễn các số ở dạng phân số Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type

Text - Kiểu ký tự: Kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái các chữ số và các ký

tự đặc biệt Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàmhoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép (“”) Lưu ý: Cặp dấunháy kép khác 2 cặp dấu nháy đơn (‘’)

Scientific - Kiểu rút gọn: Áp dụng cho kiểu số Khi biểu diễn các số quá lớnhoặc quá nhỏ, Excel đưa về dạng rút gọn để tiết kiệm không gian

Special - Kiểu đặc biệt: Kiểu này dùng để biểu diễn các dạng đặc biệt như mã sốbưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ…

Custom - Kiểu do người dùng định nghĩa: Với kiểu này người dùng có thể địnhnghĩa cách hiển thị các dạng dữ liệu theo ý muốn

1.3.3 Một số hàm trong Excel

Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giátrị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … Excel có một tập hợp các hàm rất

phong phú và được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiềukiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.

Cú pháp chung: = TÊN HÀM ([Danh sách đối số])

 Hàm Vlookup

Hàm Vlookup: Được biết tới là hàm tìm kiếm giá trị và trả về phương thứchàng dọc có thể nói VLOOKUP trong Excel là hàm khá thông dụng và tiện lợi vớinhững người hay sử dụng Excel để thống kê, dò tìm dữ liệu theo cột chính xác

Cú Pháp: SUMIF(range, criteria,sum_range)

Trong đó:

Range: Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện

Criteria: Là điều kiện để thực hiện hàm này

Sum_range: Vùng cần tính tổng.

Chương 2.

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS

2.1 Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại côngty

2.1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Bluesofts.

Tên công ty: Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội

Địa chỉ: Hàm Nghi, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội

Được thành lập từ những năm 2008, quá trình sản xuất được kiểm soát bằng hệthống điều khiển được tự động hóa hoàn toàn từ phòng điều khiển trung tâm Đây làmột nhà máy có công nghệ sản xuất tiên tiến nhất hiện nay, các hệ thống kiểm tra, đolường, điều chỉnh và điều khiển tự động hiện đại phù hợp với đặc điểm, chất lượngvùng nguyên liệu, nhiên liệu thực tế của Nhà máy, có thiết bị phân tích X-Ray nhập từAnh Quốc và nhiều thiết bị nhập từ Nhật Bản và các nước Châu âu

Nêu các sản phẩm chính của công ty???

Doanh nghiệp này sản xuất sản phẩm để bán hay nhập sản phẩm hoàn thành(hàng hóa) về bán??? Cần phải thống nhất với nội dung phân tích và thiết kế bên dưới

Sản phẩm cáp điện của công ty hiệnnay đã được người tiêu dùng tin tưởng sửdụng từ đó đã khẳng định được thương hiệu của mình, do duy trì tốt và ổn định chấtlượng sản phẩmcủa Công ty để sử dụng vào các công trình cao tầng và các công trình

có quy mô lớn

Ông Nguyễn Duy Tuân - Giám đốc Công ty cho biết: Bên cạnh những yếu tốquyết định như công nghệ hiện đại, đội ngũ CBCNV lành nghề, Công ty đã tập trungthực hiện hàng loạt biện pháp như: Thực hiện tốt công tác quản lý, bảo dưỡng và sửachữa thiết bị, giữ chất lượng sản phẩm ổn định Bên cạnh đó, Công ty giảm tối đa cácđịnh mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu, điện; Giám sát chặt chẽ việc thực hiện các quytrình công nghệ, quy trình vận hành, các quy chế quản lý, duy trì và quản lý có hiệuquả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nhờ vậy mà năm

2014, Công ty cổ phần Bluesofts sản xuất và tiêu thụ đã hoàn thành vượt kế hoạch cấptrên giao

Bên cạnh việc chú trọng tới hiệu quả sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, công tác antoàn và chăm lo đến mức cao nhất đời sống người lao động cũng được Công ty quantâm đặc biệt để giữ chân người lao động Ngoài các giải pháp như chăm lo đời sốnghàng ngày, Công ty còn chủ động quan tâm, cùng bàn bạc, ổn định cuộc sống lâu dàicho người lao động nhất là đối với gia đình, con cái họ Mới đây, Công ty đã có sángkiến mua bảo hiểm nhân thọ cho cán bộ công nhân viên tiêu biểu

Đây là một giải pháp rất ý nghĩa, được nhiều người lao động phấn khởi vàhưởng ứng tích cực Người lao động vui vì được lãnh đạo cùng vào cuộc lo cho cuộcsống lâu dài của mình Qua đó mà các phong trào của công ty phát động được cán bộcông nhân viên ủng hộ nhiệt tình: thi đua lao động giỏi, nâng cao chất lượng sản phẩm,phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật được liên tục phát động Nhằm tăng cường côngtác đầu tư cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm, Giám đốc Danh còn cho biết, trongthời gian tới Công ty sẽ tập trung nghiên cứu áp dụng các công nghệ mới giảm tiêu haonăng lượng, đảm bảo môi trường Thiết nghĩ, việc đầu tư đổi mới công nghệ nâng caonăng lực sản xuất không phải là chuyện ngày một, ngày hai, nhưng với những gì mà

Công ty cổ phần Bluesofts đã đạt được, cho thấy một sự nỗ lực, đồng thuận cũng nhưluôn hướng tới một nền công nghệ và chất lượng sản phẩm để khẳng định thươnghiệu.

Phòng kinh

doanh

Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng KCS Phòng

markettingGiám đốc

Phân xưởng gia công Phân xưởng thành phẩm

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Đứng đầu công ty là giám đốc, giám đốc là người chịu trách nhiệm pháp lý vềcông ty trước pháp luật Giám đốc là người đứng đầu công ty và có quyền lực lơn nhấtcông ty Mọi việc trong công ty đều phải theo sự chỉ đạo của giám đốc và được sựđồng ý của giám đốc thì những việc đó mới được thực hiện

Dưới giám đốc là các phòng ban nghiệp vụ Trong công ty có các phòng nhưphòng kế toán, nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh, marketting

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng.Lập kế hoạch sản xuất và xuất hàng đi bán Nhắc nhở khách hàng trong việc quá hạnthanh toán mà chưa thanh toán tiền hàng với công ty

Phòng kế toán làm nhiệm vụ quản lý các khoản thu chi trong công ty Thực hiệncông tác kế toán các khoản thu chi Tính và trả lương cho người lao động Kiểm kêmáy móc thiết bị và trích khấu hao cho tài sản cố định theo phương pháp số dư giảmdần

Phòng nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng và bố trí nhân sự trong công ty Phân

bổ nhân sự theo đúng trình độ chuyên môn và năng lực theo sự chỉ đạo của giám đốc

Phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) là nhiệm vụ nghiên cứu và kiểm trachất lượng sản phẩm.

Phòng marketting: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, giá cả và thu cầu củakhách hàng để từ đó đưa ra chiến lược 4 P giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanhmột cách tốt nhất

Dưới quyền các trưởng phòng là nhân viên: những người thực hiện trực tiếp cáccông việc theo sự chỉ đạo của trưởng phòng

Ưu điểm của kiểu cơ cấu: là thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo,giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánhnặngvề quản trị cho người lãnh đạo cấp cao Lắng nghe đầy đủ ý kiến của các ngànhchức năng Có lợi cho đào tạo cán bộ quản lý toàndiện

 Nhược điểm của cơ cấu:

- Bộ máy quản lý lớn, cồng kềnh

- Người lãnh đạo doanh nghiệp phải phối hợp hoạt động của những người lãnhđạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản trị lớn, người lãnh đạodoanh nghiệp khó có thể phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đếntình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh,thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau

- Trong cơ cấu này mệnh lệnh được truyền từ trên xuống vì vậy yêu cầu cấpdưới tuân thủ mệnh lệnh cấp trên nghiêm ngặt, nếu tính hệ thống thấp thì môhình sẽ không hiệu quả Thời gian mệnh lệnh đi xuống và phản hồi của cấpdưới đến cấp trên sẽ lâu, vì vậy trong những trường hợp phải ra quyết địnhgấp thì tính kịp thời của mệnh lệnh là thấp, phản ứng chậm với thay đổi củamôi trường

- Quyền lực tập trung vào quản lý cao nhất, quyền hạn ở cấp cơ sở ít, khó khăncho cấp dưới khi muốn ra quyết định