Các vấn đề quan trọng trong soạn thảo văn bản hành chính.

Để viết một văn bản hành chính đúng việc cần gọn gàn, sạch sẽ các phân mục thôi là chưa đủ mà cẩn phải tuân theo các quy định trình bày văn bản chuẩn bao gồm chữ viết, font chữ, kích cỡ hay các số hiệu được nhà nước quy định.

Chuyên đề 1:

Tổng quan về văn bản quản lý và yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo

I Tổng quan về văn bản quản lý 2

1 Khái niệm về văn bản quản lý 2

2 Chức năng của văn bản quản lý .2

3 Phân loại văn bản quản lý 6

II Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản 8

1 Yêu cầu về nội dung văn bản 8

2 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12

2 Các yếu tố thể thức của văn bản và kỹ thuật trình bày 12

3 Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong 22

2 Sử dụng các đơn vị ngôn ngữ trong văn bản quản lý 24

III Quy trình và thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản 29

1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 29

2 Thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản 34

VI soạn thảo một số loại văn bản thông dụng 37

1 Quyết định cá biệt 37

1.2 Nội dung 39

2 Công văn 44

3 Tờ trình 65

4 Thông báo 71

5 Báo cáo 77

6 Biên bản 92

7 Kỹ thuật soạn thảo diễn văn 105

8 Thư từ giao dịch 111

http://violet.vn/nghialo http://nghialo.edu.vn http://violet.vn/tiger

CHUYÊN ĐỀ 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ

VÀ YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO

I TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ

1 Khái niệm về văn bản quản lý

Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định nào đó

Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản,

là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí mệnh lệnh của chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý

Văn bản quản lý là phương tiện thể hiện các quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan, tổ chức ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định

2 Chức năng của văn bản quản lý

2.1 Chức năng thông tin

Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản Chức năng thông tin của văn bản quản lý thể hiện ở việc ghi lại và truyền đạt các thông tin trong hệ thống quản lý, giúp các cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

Dưới dạng văn bản quản lý, thông tin thường có ba loại:

- Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được

giải quyết, có giá trị nhất định đối với hoạt động hiện hành và cần được bảo quản lâu dài dưới dạng văn bản Thông tin quá khứ đòi hỏi phải được lựa chọn theo những nguyên tắc và tiêu chuẩn nhất định

- Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy

ra hàng ngày trong các cơ quan, tổ chức Tính đa dạng của thông tin hiện hành phản ánh hoạt động đa dạng của các cơ quan, tổ chức cũng như những nhiệm vụ khác nhau

mà mỗi cơ quan phải thực hiện trong quá trình quản lý

- Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính

kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào

đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình

Ngoài ra, tuỳ theo tính chất, nội dung, mục tiêu công việc và thẩm quyền tạo lập văn bản người ta có thể phân loại thông tin thành thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hoá - xã hội, thông tin từ trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ v.v…

2.2 Chức năng quản lý

Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, văn bản giúp cho các cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy trong nhiều phạm vi không gian và thời gian Chính điều đó cho thấy văn bản có chức năng quản

lý Chức năng quản lý tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Thực hiện chức năng quản lý, văn bản trở thành một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản

lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Như vậy, chức năng quản lý của văn bản hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, đồng thời nó gắn liền với khả năng làm công cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức đó Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng

để thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý Các cơ

quan quản lý khi sử dụng văn bản để điều hành công việc là dựa trên chức năng quản

lý của chúng

Tuy nhiên, muốn chức năng quản lý phát huy được tác dụng của nó trong thực tiễn thì văn bản đó phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được Hơn nữa, các quy định đưa ra trong văn bản không hạn chế tính sáng tạo của những người

áp dụng chúng, nhưng cũng không tạo nên những sơ hở trong văn bản hoặc khuyến khích các quan hệ không chính thức mang tính tiêu cực phát triển Còn nếu các văn bản khi được ban hành mang tính quan liêu và không dựa trên mục tiêu quản lý cụ thể thì văn bản đó sẽ không phát huy được tác dụng của nó vào trong thực tế

Chức năng quản lý của văn bản có tính khách quan, được tạo thành do nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý Vậy, khi nói đến chức năng quản lý của văn bản cần chú ý rằng, văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý, là yếu tố hợp thức hoá các hoạt động quản lý của các cơ quan này

2.3 Chức năng pháp lý

Thực hiện chức năng thông tin trong hoạt động quản lý, văn bản được sử dụng

để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định quản lý, do vậy, văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý thể hiện trên những phương diện sau đây:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội;

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành

Trong các cơ quan, việc truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương, chính sách v.v đều được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống văn bản Vì vậy, văn

bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và các cơ quan bị quản lý, đồng thời nó tạo nên mối ràng buộc về mặt trách nhiệm giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân

Chức năng pháp lý của văn bản là một trong những hình thức đảm bảo cho các

cơ quan, các đơn vị hoạt động sản xuất, kinh doanh và các tổ chức xã hội thực hiện được mục đích của mình trong việc bảo vệ trật tự pháp lý, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động trước pháp luật Chính vì thế, chức năng pháp lý của văn bản được gắn liền với mục tiêu ban hành chúng, đồng thời nó cũng tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động quản lý

2.4 Chức năng văn hoá -xã hội

Xét về phương diện văn hoá, văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới Văn bản góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp, cho các thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của đất nước Đặc biệt, trong lĩnh vực quản lý nhà nước văn bản chỉ cho chúng ta thấy những định chế cơ bản của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nước Đó là lề lối quản lý của từng thời kỳ, là một biểu hiện của văn hoá quản lý

Những văn bản được hình thành với chất lượng cao có thể xem là một biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con người Các văn bản như vậy có thể giúp

chúng ta thấy rõ nhiều “mô thức” văn hoá truyền thống có giá trị của dân tộc Việt

Nam qua các thời kỳ Điều này đòi hỏi việc soạn thảo văn bản phải đúng, chuẩn xác, góp phần nâng cao văn hoá của quản lý, tạo nên một di sản văn hoá có giá trị cho đất nước

Văn bản quản lý luôn luôn được sản sinh ra do nhu cầu xã hội nhất định Các văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề khác nhau trong từng phạm vi, thời điểm cụ thể Điều đó

đã tạo nên chức năng xã hội của văn bản

Phải khẳng định rằng, văn bản quản lý có khả năng góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội và ngược lại Nó là tấm gương phản ánh trung thực mọi sự biến đổi của lịch sử quản lý, lịch sử tổ chức bộ máy nhà nước qua các thời kỳ Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung Văn bản cũng có thể phá

vỡ các quan hệ xã hội cũ đã hình thành hoặc tạo nên những quan hệ mới Chính điều này đòi hỏi các nhà quản lý và lãnh đạo cần có sự quan tâm khi xây dựng văn bản cũng như khi sử dụng chúng trong công việc của mình

Ngoài những chức năng nêu trên, văn bản còn có một số chức năng khác như chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu

3 Phân loại văn bản quản lý

Văn bản quản lý là một tập hợp các văn bản, được các cơ quan quản lý ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, logic và khoa học Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được hoạt động của các cơ quan, tổ chức và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý Hệ thống văn bản này, chứa đựng nhiều tiểu hệ thống với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau

Văn bản có thể trở thành yếu tố của hệ thống theo chiều ngang, tức là dù được hình thành như thế nào, thuộc thang bậc pháp lý nào cũng đều phải căn cứ vào đối tượng điều chỉnh và theo chiều dọc, tức là mang tính chất thứ bậc tuỳ thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành

Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu và sử dụng, chúng ta có thể phân loại chúng theo các tiêu chí khác nhau như sau:

- Phân loại theo nội dung: văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra

trong trích yếu của văn bản: văn bản về hộ tịch, văn bản về nhập khẩu, văn bản về quản lý cán bộ

- Phân loại theo chủ thể ban hành: các văn bản được phân biệt với nhau theo

từng tên cơ quan xây dựng và ban hành chúng Theo tiêu chí này, văn bản có thể là văn bản của Chính phủ, văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo, văn bản của một doanh nghiệp

- Phân loại theo tên loại văn bản: văn bản có thể bao gồm: nghị quyết, nghị

định, chỉ thị, thông tư, thông báo, báo cáo, tờ trình

- Phân loại theo địa điểm ban hành: văn bản được ban hành tại Hà Nội, văn

bản ban hành tại Hà Nam, văn bản ban hành tại thành phố Hồ Chí Minh…

- Phân loại theo thời gian ban hành: Văn bản ban hành năm 2003, văn bản

năm 2004, văn bản năm 2005

- Phân loại theo hướng chu chuyển văn bản ;

- Theo ngôn ngữ thể hiện;

- Theo vật liệu và kỹ thuật chế tác;

- Phân loại theo hiệu lực pháp lý,

- Theo Điều 4 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư,

các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy

phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002

Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

- Văn bản hành chính

Văn bản hành chính bao gồm:

+ Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt): đây là hình thức văn bản thể hiện quyết

định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tượng quản lý nhất định

+ Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy

đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển: đây là những văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn, kỹ thuật khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hoá, kiến trúc, xây dựng, địa chất, thuỷ văn v.v

Văn bản tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

II YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Yêu cầu về nội dung văn bản

1.1 Yêu cầu về tính mục đích

Văn bản được xây dựng, ban hành nhăm thực hiện mục đích nhất định tương

ứng với những tình huống cần giải quyết trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên cũng cần nhấn mạnh rằng, không phải mọi tình huống xuất hiện trong quản lý (mọi nhu cầu giao tiếp) đều cần thực hiện bằng văn bản Do vậy, việc xây dựng ban hành văn bản trong quản lý của các cơ quan, tổ chức chỉ thực hiện khi cần thiết Sự cần thiết đó có thể được lý giải bằng mục đích, yêu cầu của thực tiễn quản lý do chủ thể quản lý nhận thức được

Yêu cầu về tính mục đích thể hiện ở hai phương diện:

- Yêu cầu về chính trị: văn bản ban hành phải phản ánh các mục tiêu trong đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; bảo đảm mục tiêu, yêu cầu của công tác lãnh đạo, quản lý của cơ quan đơn vị

- Yêu cầu về quản lý: văn bản ban hành phải giải quyết được nhiệm vụ của quản lý đặt ra Đó là xử lý, giải quyết vấn đề cụ thể của công tác chỉ đạo, điều hành; nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Để đảm bảo yêu cầu về tính mục đích, trước khi soạn thảo cần xác định rõ: văn bản này được ban hành để làm gì, nhằm giải quyết công việc gì, thoả mãn những yêu cầu gì trong công tác quản lý, mức độ giải quyết đến đâu, đối tượng tiếp nhận văn bản

là ai? Những yêu cầu đó do chủ thể quản lý xác định và quyết định sử dụng văn bản

để truyền đạt

1.2 Yêu cầu về tính hợp pháp

Nội dung văn bản phải có tính hợp pháp Yêu cầu về tính hợp pháp là đòi hỏi

về sự phù hợp của nội dung với các quy định của pháp luật

Tính hợp pháp về nội dung của văn bản được thể hiện qua những yêu cầu về căn cứ ban hành; thẩm quyền ban hành; nội dung phù hợp với những quy định hiện hành của pháp luật

- Văn bản được ban hành phải đúng căn cứ ban hành, cụ thể là:

+ Có căn cứ pháp lý và có lý do xác thực cho việc ban hành Khi xây dựng, ban hành văn bản, các cơ quan, tổ chức phải chỉ ra được những quy định của pháp luật và xuất phát từ nhu cầu của thực tiễn

+ Căn cứ pháp lý để ban hành văn bản phải còn hiệu lực pháp luật, có giá trị pháp lý

- Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền:

Đúng thẩm quyền về nội dung văn bản là sự phù hợp về phạm vi điều chỉnh của văn bản Việc ban hành văn bản nhằm điều chỉnh những vấn đề phát sinh trong đời sống xã hội, trong chỉ đạo, điều hành thuộc quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức Do vậy nội dung điều chỉnh của văn bản phải giới hạn trong phạm vi thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật quy định

Thực tế cho thấy rất khó đưa ra được những tiêu chí chung để xác định nội dung điều chỉnh của văn bản đúng thẩm quyền Tuy nhiên khi xem xét nội dung điều chỉnh của văn bản có đúng thẩm quyền hay không, người ta thường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đã được quy định tại các văn bản của các cơ quan cấp trên; người ta căn cứ vào những nguyên tắc về tổ chức bộ máy, việc phân cấp, phân quyền trong quản lý, điều hành của hệ thống tổ chức, của cơ chế quản lý đã được quy định

Trong khi đó, việc nhận dạng văn bản được ban hành đúng thẩm quyền về hình thức có thể dựa trên các căn cứ về sự phù hợp giữa tên loại văn bản và thẩm quyền của chủ thể ban hành; sự phù hợp giữa tên loại văn bản và nội dung điều chỉnh của văn bản

- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành Các văn bản được ban hành theo thẩm quyền phải phù hợp trật tự pháp lý: Văn bản của cơ quan, tổ chức cấp dưới phải phù hợp với văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trong

hệ thống quản lý và bảo đảm sự phù hợp chung với hệ thống chính sách, pháp luật hiện hành

- Sự phù hợp về nội dung văn bản với các quy định của pháp luật hiện hành còn

là phù hợp về mục đích của pháp luật; về những nguyên tắc tổ chức và hoạt động của nhà nước; những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam; phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam gia nhập hoặc kí kết

1.3 Yêu cầu về tính khoa học

- Những vấn đề được nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sở có căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa học Có thể là kết quả tổng kết, khảo sát đánh giá thực tiễn

- Nội dung thông tin trong văn bản phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác và kịp thời

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lí, logic Các ý không trùng lặp, thừa hay tản mạn hay vụn vặt, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, điều hành, thuận lợi cho việc thi hành Việc sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kĩ thuật trích dẫn

có tính khoa học, chuẩn xác

- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề Một văn bản có kết cấu chặt chẽ là văn bản có các phần, các ý, các câu liên kết với nhau theo một chủ đề, tạo thành một thể thống nhất

- Tính khoa học còn thể hiện ở cách thức trình bày, thể hiện các quan điểm, phương thức lập luận nếu có trong văn bản

1.4 Yêu cầu về tính khả thi

Tính khả thi là một trong những đòi hỏi về phương diện giá trị thực tiễn của văn bản Văn bản được ban hành phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể của điều hành, quản lý, đáp ứng được đòi hỏi của đời sống xã hội và bảo đảm thực hiện mục tiêu quản lý, mục đích giao tiếp Do vậy, tính khả thi là sự bảo đảm cho văn bản có giá trị thực tiễn, có tác động tích cực đối với công tác lãnh đạo, quản lý

Để đảm bảo tính khả thi, những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập phải :

- Phù hợp với thực tế đời sống văn hoá, xã hội

- Phù hợp với nhận thức của các đối tượng liên quan

- Phù hợp với những điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện, triển khai

- Bảo đảm tính đồng bộ của hệ thống văn bản và đưa ra được những điều kiện cần thiết để thực hiện

Các yêu cầu về nội dung văn bản có quan hệ chặt chẽ với nhau Việc bảo đảm yêu cầu này có thể là tiền đề cho yêu cầu kia và ngược lại

2 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản quản lý là toàn bộ các thành phần cần phải có (bao gồm các yếu tố bắt buộc và các yếu tố bổ sung trong từng trường hợp cụ thể) và cách trình bày các thành phần đó đối với các thể loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền quy định

Hiện nay, thể thức văn bản của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân được quy định tại

Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và

các văn bản pháp luật khác

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính

trị-xã hội do cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-trị-xã hội quy định

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

2.1 Quốc hiệu

Quốc hiệu gồm hai dòng chữ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng góc phải trang đầu của văn bản, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức được đặt ở góc trái trang đầu văn bản, được trình bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập, không viết tắt, phía dưới

* Thể thức văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam được quy định tại Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trug ương về thể thức văn bản của Đảng; Thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh được quy định tại Quyết định số 547/QĐ-TWĐTN ngày 28/10/1999 của Ban chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn; Thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam được quy định tại Nghị quyết định số 03/NQ-MTTQ ngày 25/5/2000 của Ban Thường trực Đoàn Chỉ tịch uỷ ban Trung ương MTTQ Việt Nam về việc ban hành Quy chế về soạn thảo, ban hành văn bản của Uỷ ban TƯ/MTTQ Việt Nam;

có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Cách thiết lập yếu tố "Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản" cụ thể như sau:

- Ghi thẳng tên cơ quan ban hành: Trong trường hợp cơ quan ban hành không

có cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp hay trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội

Thiết lập yếu tố số và kí hiệu của văn bản cụ thể như sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật:

Số /Năm bản hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ

quan ban hành

- Văn bản hành chính có tên loại:

Số /viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành

Ví dụ: Số : 67/QĐ-TCTT (Quyết định của Tổng công ty Thép)

Số: 15/BC-XDHK (Báo cáo của Công ty Xăng dầu hàng không Việt Nam)

- Văn bản không có tên loại (công văn):

Số /viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt tên đơn vị soạn thảo

Cần lưu ý, trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, công văn là văn bản không có tên loại cho nên trong ký hiệu không có ký hiệu CV

Ví dụ: Số: 158/TNHHBM (Công văn của Công ty TNHH Bình Minh)

Số: 235/LHĐS-VP (Công văn của Liên hiệp Đường sắt Việt Nam do Văn phòng soạn)

2.4 Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

2.4.1 Địa danh

Địa danh là yếu tố giúp cho nơi nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban hành

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở hay nơi văn bản được lập (trường hợp kí hợp đồng, ghi biên bản) Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hay bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

2.4.2 Ngày tháng năm ban hành văn bản

Ngày tháng là ngày văn bản được thông qua (đối với văn bản của tập thể) hoặc thời điểm ký ban hành Ngày tháng được viết ngay dưới Quốc hiệu, đầy đủ các chữ

" , ngày tháng năm ", những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước, không dùng các dấu chấm (.), dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), v.v để thay thế cho các từ “ngày tháng năm “

2.5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

2.5.1 Tờn loại văn bản

Là tờn của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh đều phải ghi tờn loại, trừ cụng văn Phải dựng đỳng những tờn loại văn bản đó được quy định Tờn loại văn bản phải phự hợp với nội dung văn bản, phự hợp với thẩm quyền ban hành

2.5.2 Trớch yếu

Là một cõu ngắn gọn hay cụm từ phản ỏnh khỏi quỏt nội dung cơ bản của văn bản Trớch yếu giỳp cho việc phõn loại, xử lý văn bản nhanh chúng và lập hồ sơ chớnh xỏc

Trớch yếu phải được viết ngắn gọn, đủ ý, cú tớnh khỏi quỏt cao và phản ỏnh đỳng nội dung chớnh của văn bản

Đối với văn bản cú tờn loại, trớch yếu của văn bản được trỡnh bày dưới tờn loại, bằng chữ in thường, đậm Vớ dụ:

CễNG TY XĂNG DẦU

HÀNG KHễNG VIỆT NAM

XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU

Về việc phờ duyệt kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ năm 2006

Đối với công văn thì yếu tố này nằm ở vị trí dưới số và ký hiệu, viết bằng chữ in thường, không đậm, được bắt đầu bằng cụm từ viết tắt: V/v hoặc: Về

Ví dụ:

TỔNG CễNG TY

THAN VIỆT NAM

CễNG TY THAN MẠO KHấ

2.6 Nội dung văn bản

Đây là phần trọng tâm của văn bản Tuỳ theo nội dung của từng loại văn bản

mà phần này có thể được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn xuôi pháp luật"

Nội dung của văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu

về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản

Tuỳ theo quy mô của văn bản, văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Đối với quyết định (cá biệt):

Điều (đánh số thứ tự bằng chữ số Ảrập: 1, 2, 3, )

Khoản ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, )

Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, )

- Đối với quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định:

Chương ( - chữ số La Mã I, II, III )

Mục (- chữ số Ảrập: 1, 2, 3, )

Điều ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, ) Khoản ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, )

Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, )

- Đối với các hình thức văn bản hành chính khác:

Phần chữ số La Mã: I, II, III, IV

Mục (chữ số La Mã: I, II, III, IV )

Khoản ( - chữ số Ảrập: 1, 2, 3, )

Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, )

2.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

2.7.1 Ghi quyền hạn và chức vụ của người kí

Văn bản do người có thẩm quyền kí Trên chữ kí phải ghi thẩm quyền, chức vụ của người kí

- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức Chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc v.v , không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn

bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền

và những trường hợp cần thiết khỏc do cỏc cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Việc ghi quyền hạn và chức vụ người kớ cần sử dụng đỳng hỡnh thức đề kớ theo quy định, cụ thể như sau:

+ Trường hợp người kớ là thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng thỡ ghi chức vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Vớ dụ:

GIÁM ĐỐC (Ký tờn, đúng dấu)

Nguyễn Văn A

TRƯỞNG PHềNG (Ký tờn, đúng dấu)

Nguyễn Văn A

TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH (Ký tên, đóng dấu) Nguyễn Văn A

+ Kí thay (KT.): Trường hợp người ký là cấp phó ký các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách thì trước chức vụ đề KT (kí thay) thủ trưởng cơ quan,

đơn vị Ví dụ:

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH PHể CHỦ TỊCH (Ký tên, đóng dấu) Nguyễn Văn A

KT GIÁM ĐỐC PHể GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

+ Kí quyền (Q.): Trường hợp người ký là quyền thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quyết định bổ nhiệm thì trước chức vụ đề Q (quyền) Ví dụ:

Q GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu)

TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Q CHỦ TỊCH (Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

+ Kí thừa uỷ quyền (TUQ.): Trường hợp đặc biệt, khi người đứng đầu cơ quan

uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới một cấp ký một số văn bản mà theo quy định người đứng đầu cơ quan phải ký thì trước chức vụ đề TUQ (thừa uỷ quyền) thủ trưởng cơ quan, tổ chức: Ví dụ:

(Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

TL TỔNG GIÁM ĐỐC

KT CHÁNH VĂN PHềNG PHể CHÁNH VĂN PHềNG (Ký tên, đóng dấu) Nguyễn Văn A

- Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người

(Chữ ký, dấu)

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CễNG TY THẫP VIỆT NAM

Trần Văn B

- Đối với văn bản cú từ hai thẩm quyền ký trở lờn như văn bản liờn tịch, hợp đồng, biờn bản, v.v thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bờn, thẩm quyền ký của

cơ quan, tổ chức chủ trỡ soạn thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trỡnh bày trờn cựng bờn phải Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành Vớ dụ:

2.7.3 Họ tên người kí

Họ tên người kí bao gồm họ tên đầy đủ của người kí văn bản Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên người kí không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Riêng đối với văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết có thể ghi thêm học hàm, học vị

Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm Nếu văn bản có nhiều trang, toàn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng

2.8 Con dấu

Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ Không đóng dấu không chỉ

2.9 Nơi nhận

2.9.1 Phần ”Nơi nhận" ở cuối văn bản

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân cụ thể nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, ở góc trái văn bản, nội dung bao gồm các nhóm đối tượng như sau:

- Để báo cáo: là các cơ quan có quyền giám sát hoạt động của cơ quan ban

hành văn bản mà cơ quan này phải gửi tới để báo cáo công tác

- Để thi hành: các cơ quan, tổ chức và cá nhân là đối tượng quản lý trực tiếp

- Để phối hợp: các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phối hợp hoạt động,

thông thường là các cơ quan kiểm sát, xét xử cùng cấp

- Lưu: bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban

Trong trường hợp cần thiết văn bản có thể có dấu hiệu chỉ mức độ mật ("Mật",

"Tối mật", Tuyệt mật") Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

2.11 Các thành phần thể thức khác

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ e-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số telex, số fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ Ví dụ:

c) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần

được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;

d) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã;

đ) Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở

đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số trang của phụ lục văn bản được đỏnh riờng, theo từng phụ lục

Cần lưu ý cỏc văn bản phụ chỉ bao gồm cỏc yếu tố (1), (2), (5), (6), (7), (8) Cỏc phụ lục chỉ cú yếu tố nội dung của mỡnh và được đúng dấu treo

Các yếu tố thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định và

do đó cũng là những yêu tố thể thức của những văn bản đó, như: việc đặt lề để vùng trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phông, cỡ và kiểu chữ, độ giãn dòng

2.13 Thể thức bản sao

- Các hình thức bản sao gồm: Bản sao y bản chính, trích sao và sao lục

+ Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính

+ Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

+ Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện

từ sao y bản chính trình bày theo và được trình bày theo thể thức quy định

- Thể thức bản sao gồm các yếu tố sau: Hình thức sao (“sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”); Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; Số, ký hiệu bản sao; Địa danh và ngày, tháng, năm sao; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; Nơi nhận

Bản sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục được thực hiện theo đúng quy định

có giá trị như bản chính Bản chụp cả dấu và chữ kí của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định chỉ có giá trị thông tin, tham khảo

3 Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong

3.1 Đặc trưng chung của ngôn ngữ văn bản quản lý

Ngôn ngữ văn bản quản lý thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính Phong cách ngôn ngữ hành chính mang các đặc trưng sau đây:

3.1.1 Tính chính xác

Văn bản quản lý được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong quản lý hay

để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Vì vậy, văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực, thể hiện một cách rõ ràng, chính xác nội dung mà văn bản muốn truyền đạt và phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống nhất cho văn bản

3.1.2 Tính đại chúng

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý phải được dùng theo chuẩn phổ thông, quen thuộc trong đời sống nhân dân, mọi người đều hiểu được và hiểu đúng Cách diễn đạt cần được thể hiện bằng hành văn ngắn gọn, dễ hiểu, tránh cầu kỳ, phức tạp Tuy nhiên, tránh nhầm lẫn giữa phổ thông, dễ hiểu với sự suồng sã, cảm tính theo phong cách khẩu ngữ

3.1.3 Tính khách quan

Văn bản quản lý là tiếng nói của cơ quan, tổ chức, không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo Vì vậy văn bản phải đảm bảo tính khách quan Người soạn thảo phát ngôn nhân danh cơ quan, tổ chức nên không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước

3.1.4 Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý là phương tiện hình thành các mối quan hệ giữa con người, công cụ giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ chức nên phải thể hiện được sự trang trọng, lịch sự Đặc điểm này biểu hiện sự tôn trọng đối với chủ thể thi hành và

thực hiện, đồng thời góp phần làm tăng uy tín của cơ quan ban hành

3.1.5 Tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào Tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học, thuận tiện cho việc tiếp nhận và sử dụng và tính văn hoá của công văn giấy tờ

Tính khuôn mẫu còn thể hiện nhiều ở mức độ khác nhau, đó là:

- Sử dụng lặp đi lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ hành chính-công vụ;

- Sử dụng lặp đi lặp lại các cụm từ như “Căn cứ vào ", Theo đề nghị của ",

"Các chịu trách nhiệm thi hành này" , hoặc thông qua việc lặp lại về cấu trúc

ngữ pháp;

- Xây dựng văn bản theo bố cục chung cho mỗi loại;

- Sử dụng các văn bản mẫu Các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cần điền thêm những thông tin cụ thể là có văn bản hoàn chỉnh

2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý

2.1 Dùng từ

- Để đảm bảo đặc trưng phong cách, trước hết từ ngữ trong văn bản quản lý phải được dùng chuẩn xác cả về nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp Muốn như vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản, nên chú ý thực hiện thao tác xem từ điển để kiểm tra tính chính xác của từ sử dụng và chọn từ thay thế khi cần thiết

Ví dụ, trong câu: “Trong thời gian tiến hành giải toả, những người thi hành cần chú ý về an toàn lao động và bảo lãnh tính mạng cho nhân dân”, từ “bảo lãnh” đã

được dùng không đúng ngữ nghĩa, cần phải thay thế bằng từ khác chuẩn xác hơn

- Trong văn bản quản lý, cần thận trọng khi sử dụng một số loại từ ngữ sau đây:

+Từ địa phương

Từ địa phương là những từ chỉ được sử dụng ở một số địa phương nhất định,

không được sử dụng rộng rãi trong toàn dân Vì vậy, để đảm bảo văn bản dễ hiểu, nhìn chung nên hạn chế sử dụng từ ngữ địa phương Chỉ nên dùng những từ địa phương khi không có từ tương đương trong chuẩn phổ thông thay thế để bao hàm sự vật, hiện tượng ở địa phương đó có mà thôi

+ Từ Hán - Việt

Do tính chất khái quát, trừu tượng và sắc thái lý trí nên từ Hán - Việt thích hợp với văn phong nghiêm túc, khách quan của văn bản hành chính Nhưng cần chú ý không nên lạm dụng từ Hán-Việt

Ví dụ, trong câu: “Mặc dù thời gian chỉ gói gọn trong vòng 4 tháng, nhưng dân quân xã tôi cũng đã luyện tập và diễn tập thành thạo nhiều môn như: chạy vượt vật

cản, ném lựu đạn, xạ kích ” nên thay từ “xạ kích” bằng từ “bắn súng” là thích hợp

Hồ Chủ Tịch đã từng nhắc nhở: “Chúng ta không chống mượn tiếng nước ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm Nhưng chúng ta phải chống cách mượn không phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng không hiểu”

- Tránh sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính như:

+ Từ đa nghĩa

Để tránh hiểu nhầm nội dung dẫn đến hậu quả quản lý, không nên dùng những

từ ngữ tạo cho người đọc nhiều cách hiểu khác nhau

+ Từ lóng

Từ lóng là lớp từ ngữ chỉ được dùng bởi một tầng lớp nào đó trong xã hội, với dụng ý bí mật nội dung biểu hiện đối với người không tham gia vào cuộc giao tiếp Ví

dụ: cớm, phó tóm, phe phẩy, đánh quả, vào cầu, cơm đen Loại từ này là một hiện

tượng ngôn ngữ không lành mạnh, nó làm cho tiếng Việt trở nên tối tăm Đối với văn bản quản lý, nó làm giảm tính trang trọng, nghiêm túc Phải tuyệt đối loại trừ loại từ ngữ này khi soạn thảo văn bản

- Từ thông tục

Từ thông tục là loại từ ngữ có tính suồng sã

Ví dụ: “Trong thời kỳ kháng chiến, tất cả thanh niên đến tuổi nghĩa vụ trong xã

chúng tôi đã đi lính, hưởng ứng lời kêu gọi của Tổ quốc”

Từ ngữ thông tục chỉ dùng trong phong cách khẩu ngữ hoặc phong cách nghệ thuật Phong cách ngôn ngữ hành chính không chấp nhận sử dụng loại từ ngữ này

- Thừa từ, lặp từ

Lặp từ nghĩa là dùng nhiều lần một từ trong câu hoặc trong những câu liền kề nhau Trong văn bản hành chính, việc dùng lặp từ, nhất là các thuật ngữ là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, tính khuôn mẫu cho văn bản

Ngoài những trường hợp nói trên, việc dùng lặp đi lặp lại một từ khiến cho câu văn, đoạn văn trở nên rối, nặng nề

Ví dụ: Phòng Kế hoạch phối hợp với Phòng Hành chính bố trí địa điểm tổ chức học tập Phòng Tài vụ bố trí kinh phí phục vụ cho kế hoạch học tập Phòng Tổ chức

bố trí nhân sự làm nhiệm vụ theo kế hoạch

Một biểu hiện khác của lỗi lặp từ là dùng thừa từ, tức là trong cùng một câu sử dụng không cần thiết những từ đồng nghĩa với nhau làm thành phần đồng chức

Ví dụ: UBND tỉnh đã có chủ trương tăng cường đẩy mạnh việc giải quyết việc giải toả, đền bù thoả đáng cho các hộ dân phải di dời

- Từ hoa mỹ, khoa trương, thành ngữ, tục ngữ

Việc sử dụng thành ngữ, tục ngữ trong thực tế có nhiều ưu điểm: ngắn gọn, tiết kiệm lời giải thích mà lại gợi liên tưởng, ý tứ sâu xa Tuy nhiên, vì tính biểu cảm cao

và đa nghĩa của thành ngữ, tục ngữ nên không sử dụng loại từ ngữ này trong văn bản hành chính

Từ hoa mỹ, khoa trương khiến cho văn bản hành chính thiếu đi tính chính xác, khách quan trong biểu đạt, do đó tính thuyết phục không cao

- Viết tắt không có quy tắc

Hiện nay có hiện tượng viết tắt tuỳ tiện, kể cả trường hợp sử dụng ngoại ngữ (VIP, a.s.a.p) lẫn trường hợp dùng từ ngữ trong nước, gây khó hiểu cho người đọc văn bản Vì vậy:

+ Chỉ dùng những từ chỉ tên các tổ chức, chức danh viết tắt được quy định hoặc

đã trở thành thông dụng Ví dụ: CP, TTg, HĐND, UBND, đài BBC, hãng truyền hình CNN

+ Nếu trong văn bản muốn sử dụng từ viết tắt để tránh dài dòng thì phải chú giải ở lần dùng đầu tiên Ví dụ: “Văn bản quản lý nhà nước (sau đây được viết tắt là VBQLNN”)

2.2 Viết câu

Trong văn bản quản lý nhà nước, để đảm bảo các đặc trưng phong cách cần lưu ý:

- Không sử dụng câu hỏi, câu cảm thán

Câu hỏi là loại câu có nội dung nêu lên những vấn đề còn nghi vấn hoặc chưa biết; câu cảm thán là loại câu dùng để thể hiện cảm xúc, thái độ cá nhân Hai loại câu này không phù hợp với đặc trưng xác định, khẳng định và không biểu cảm của văn phong hành chính

- Viết câu đủ thành phần ngữ pháp, chỉ sử dụng câu đặc biệt trong những trường hợp được phép

+ Viết câu đơn có đầy đủ thành phần nòng cốt là chủ ngữ và vị ngữ

+ Không được dùng câu phức thiếu vế, dùng thiếu quan hệ từ hoặc sai quan hệ

từ giữa các vế

Ví dụ: “Tuy các cấp lãnh đạo xã đã hết sức cố gắng trong việc vận động bà con tham gia phong trào xoá đói giảm nghèo Và chính họ cùng gia đình là những người

đi đầu trong phong trào ấy Mặc dù vậy, kết quả thu được vẫn chưa đáng là bao”

+ Chỉ sử dụng câu đặc biệt trong những trường hợp được phép

Câu đặc biệt là câu trong đó chỉ có một từ hoặc một cụm từ thực hiện chức năng thông báo của cả câu Đó là những câu văn mặc dù thiếu thành phần nhưng vẫn phải diễn tả ý tưởng một cách rõ ràng và đầy đủ, không thiếu sót hay gây ra cách hiểu mơ

hồ

Ví dụ, một công văn có thể kết thúc bằng câu đặc biệt như sau: "Rất mong Quý

cơ quan quan tâm giải quyết Xin trân trọng cảm ơn"

- Diễn đạt câu chính xác: đơn nghĩa, mạch lạc, rõ ràng

Trong một số trường hợp, do sắp xếp các thành phần câu không hợp lý hoặc diễn đạt thiếu mạch lạc mà gây ra hiện tượng câu có nhiều cách hiểu khác nhau

Ví dụ: “Biết bị lộ, y đấm vào mặt anh Tú rồi bỏ chạy Anh Tú đuổi theo và hô hoán, đến tổ 12 phường Nhân Chính thì bị tổ cảnh sát tuần tra của Công an phường Nhân Chính bắt giữ.”

Cần rèn luyện cách viết rõ ràng, rành mạch và luôn kiểm tra lại về ngữ pháp để sửa lại cách diễn đạt trong những trường hợp cần thiết

- Viết câu đảm bảo tính nhất quán, lôgic

Khi viết câu, cần lưu ý vận dụng tiêu chí xác định nội dung diễn đạt thật thống

nhất, tránh trường hợp các vế câu không nhất quán, chẳng hạn như: “Trong năm vừa qua, trường chúng tôi hai lần nhận được bằng khen: một lần do thành tích chuyên môn, một lần của Trung ương Đoàn”

2.3 Viết đoạn văn

- Mỗi đoạn văn nên dùng để diễn đạt một ý, giải quyết dứt điểm ý này mới sang

ý khác

- Lựa chọn kiểu lập luận sao cho phù hợp với nội dung đoạn văn thể hiện; đồng

thời chú ý thay đổi kiểu lập luận đa dạng trong toàn văn bản

- Cân nhắc thứ tự sắp xếp các ý trong toàn văn bản sao cho đảm bảo tính hệ

thống, tính lôgic

- Sử dụng đúng các phương tiện liên kết trong từng các đoạn cũng như trong

toàn văn bản

- Trình bày đoạn văn đúng yêu cầu hình thức, viết hoa lùi đầu dòng khi bắt đầu

đoạn và xuống dòng khi kết thúc mỗi đoạn

- Nên bố trí một số câu hoặc đoạn câu làm nhiệm vụ chuyển ý giữa các đoạn

thể hiện tính mạch lạc và tính liên kết của văn bản được tạo lập

III QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình

Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành tương ứng

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định về một số công đoạn nhất định của quy trình ban hành văn bản, thí dụ:

“Điều 6 Soạn thảo văn bản

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002

2 Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Điều 7 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

2 Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.”

1.1 Bước 1: Soạn thảo

1) Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định)

2) Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo

3) Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (sau đây gọi chung là ban soạn thảo)

4) Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo:

- Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu rà soát các văn kiện chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài

- Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu (ban hành văn bản để làm gì? giới hạn giải quyết đến đâu? đối tượng áp dụng là ai?) để có cơ sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành

- Viết dự thảo lần thứ nhất:

- Phác thảo nội dung ban đầu;

- Soạn đề cương chi tiết;

- Tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia;

- Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo;

Tại công đoạn này người biên soạn bắt đầu sử dụng những tri thức khoa học tổng hợp về các vấn đề liên quan, tri thức khoa học pháp lý, hiểu biết về kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính, các tri thức liên ngành liên quan Điều đó cho thấy kỹ thuật soạn thảo văn bản là một quy trình có nội dung khoa học kết hợp nhuần nhuyễn với kinh nghiệm đã được đúc kết và tích luỹ từ thực tiễn xây dựng văn bản Cũng trong hoạt động này có thể đánh giá được mức độ tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật biên soạn của các chuyên gia soạn thảo văn bản Và cũng chính vì vậy rất khó xây dựng một trình tự chuẩn, cứng nhắc các tiểu công đoạn ở giai đoạn này

5) Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo

1.2 Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản

Việc lấy ý kiến có thể được tiến hành bằng cách tổ chức (các) cuộc hội thảo hoặc lấy ý kiến tham gia trực tiếp Các tổ chức, cơ quan, cá nhân được yêu cầu đóng góp ý kiến phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản Kết quả đóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các

ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Văn bản này là yếu tố bắt buộc phải có trong hồ sơ thẩm định và hồ sơ trình dự thảo

Trong trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết phải kịp thời xin ý kiến lãnh đạo

Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, làm bản tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ đã yêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có bao nhiêu cơ quan, tổ chức,

cá nhân có trả lời bằng văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, và bảo lưu của ban soạn thảo

1.3 Bước 3: Thẩm định dự thảo

Về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định dự thảo văn bản ở tất cả mọi cấp

độ

Cơ quan, đơn vị, bộ phận cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn bản theo luật định hoặc tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phương diện sau đây:

- Sự cần thiết ban hành văn bản;

- Sự phù hợp của hình thức văn bản với vấn đề cần được giải quyết;

- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;

- Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật;

- Tính khả thi của văn bản;

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản (từ ngữ, câu chữ, văn phong )

Đối với văn bản nói chung việc kiểm tra trước khi trình ký và ký nháy (tắt) cũng là một dạng thẩm định

1.4 Bước 4: Xem xét, thông qua

- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua

- Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp hoặc theo thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức Tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có thể được xem xét thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành

- Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý

và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định

1.5 Bước 5: Công bố

Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tuỳ theo tính chất và nội dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định

1.6 Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP trình tự quản l ý văn bản đi được quy định như sau:

“Điều 17 Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3 Đăng ký văn bản đi;

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5 Lưu văn bản đi

Điều 18 Chuyển phát văn bản đi

1 Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

2 Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh

Điều 19 Việc lưu văn bản đi

1 Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ

2 Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký

3 Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu

Điều 20 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.”

2 Thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản

2.1 Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản và văn phòng ở giai đoạn trước khi ký ban hành văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP như sau:

“Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

2 Chánh văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và uỷ ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là chánh văn phòng); trưởng phòng hành chính

ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.”

2.2 Sao văn bản

Việc nhân bản có thể được thực hiện bằng đánh máy (máy vi tính, máy chữ) hay sao chụp bằng máy photocopy, hoặc in ấn

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

- Nhân bản đúng số lượng quy định;

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

2.3 Đóng dấu văn bản

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu phải được thực hiện theo các quy định của Nghị định của Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 quy định việc quản

lý và sử dụng con dấu; và các văn bản khác có liên quan

- Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu theo mẫu quy định Trường hợp cần có thêm con dấu cùng loại mẫu như con dấu thứ nhất (giống nhau về hình thể, kích thước và nội dung) thì phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép (cấp thẩm quyền đã cho phép dùng con dấu khi thành lập) nhưng phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất Ký hiệu riêng phải được sự đồng ý của cơ quan công an cấp phép khắc dấu

- Các cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm con dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ, nội dung con dấu phải giống như con dấu đang sử dụng, để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ riêng nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép

- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó

- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp

có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó)

- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được dóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc văn bản chưa ghi nội dung

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về bên trái

- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ) do Bộ Công an hướng dẫn

- Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

- Dấu đóng mờ phải được đóng lại

- Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

2.4 Gửi văn bản đi

Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành, trừ những văn bản có mức độ khẩn

Văn bản có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

Để tránh nhầm lẫn trong việc gửi văn bản, văn thư căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi văn bản đi, lấy bìa đóng thành một hoặc hai cặp có nhiều ngăn dùng để chia văn bản Khi phân chia hết văn bản vào từng ô ở cặp bìa, mỗi

ô kèm một phong bì, văn thư cho văn bản vào bì và viết bì

- Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật (dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi Trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận, trích yếu nội dung, số lượng bản, mục đích gửi văn bản, lời ghi chú (như "xem xong cần trả lại", "xem xong tiêu huỷ ngay" ) Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự và ngoài bì ghi số phiếu gửi chứ không ghi số văn bản

- Văn bản mật phải được chuyển giao đến tận tay người nhận và người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản mật (có thể làm chung với sổ ghi văn bản đến)

CHUYÊN ĐỀ 2:

SOẠN THẢO VĂN BẢN CÁ BIỆT

I KHÁI NIỆM VĂN BẢN CÁ BIỆT

Văn bản cá biệt là văn bản hành chính mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tượng quản lý nhất định

Có thể xác định quyết định cá biệt theo những đặc điểm sau đây:

- Chủ thể ban hành: là các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền

- Nội dung: chứa đựng các quy tắc xử sự riêng cho cá nhân hoặc nội bộ cơ quan,

không đưa ra các quy tắc xử sự chung cho toàn thể cộng đồng

- Tính chất pháp lý: mang tính áp dụng pháp luật Các quyết định cá biệt được ban hành trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật

- Mục đích: giải quyết các công việc cụ thể như xác định quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định biện pháp, trách nhiệm pháp lý đối với hành vi

vi phạm pháp luật

Hình thức của văn bản cá biệt gồm: quyết định cá biệt, nghị quyết cá biệt, chỉ thị

cá biệt, lệnh cá biệt

II SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT

1 Các trường hợp ban hành quyết định cá biệt

Nhìn chung, các cơ quan nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành quyết

định cá biệt trong các trường hợp cần phải đưa ra:

1 Quyết định về nhân sự

2 Quyết định về tổ chức bộ máy

3 Quyết định thi đua

4 Quyết định phê duyệt

5 Quyết định xử phạt vi phạm hành chính

6 Quyết định đình chỉ, hủy bỏ văn bản sai trái

7 Quyết định ban hành quy chế, nội quy trong nội bộ cơ quan

2 Thể thức của quyết định cá biệt

tên cơ quan (1)

(4) Trích yếu nội dung Quyết định

(5) Nếu thẩm quyền ban hành Quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (Ví dụ: Bộ trưởng Bộ , Cục trưởng Cục , Giám đốc , Viện trưởng Viện ); Nếu thẩm quyền ban hành Quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Hội đồng ,

Uỷ ban nhân dân )

(6) Căn cứ và lý do ban hành quyết định

(7) Nội dung của quyết định

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký Thẩm quyền ký là thủ trưởng cơ quan hoặc cấp phó của người đứng đầu

cơ quan ký thay Nếu là quyết định của tập thể lãnh đạo thì phải ký thay mặt (TM.)

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

- Văn bản quy định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định;

- Văn bản của cơ quan cấp trên và cơ quan hữu quan làm cơ sở cho những nội dung trong quyết định

Cơ sở thực tiễn:

- Tình hình thực tiễn liên quan đến việc ban hành quyết định hoặc lý do ban hành quyết định;

- Đề nghị của người có thẩm quyền, chức năng

Các căn cứ phải được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước đối với loại văn bản viết theo kiểu văn điều khoản, đó là:

- Mỗi căn cứ viết thành một dòng riêng, sau mỗi căn cứ là dấu chấm phảy (;), hết căn cứ cuối cùng là dấu phảy (,)

- Các văn bản đưa ra làm căn cứ pháp lý được trình bày theo thứ tự từ cao xuống thấp của giá trị pháp lý

- Các từ ngữ thường dùng trước khi dẫn căn cứ phải đảm bảo văn phong hành chính: căn cứ , theo đề nghị, để tăng cường, xét tình hình

- Ghi đầy đủ tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích yếu nội dung khi dẫn ra các văn bản làm căn cứ

3.2 Phần nội dung điều chỉnh

Phần này được viết thành các điều mục, và tuỳ theo từng loại quyết định mà có

cơ cấu nội dung riêng Sau đây là nội dung chính của một số loại quyết định thường gặp:

3.2.1 Quyết định nhân sự:

Điều 1

Điều động, bổ nhiệm, tuyển dụng, khen thưởng, công nhận ai;

Đang làm gì, ở đơn vị nào, tại đâu ;

Những ai là người có trách nhiệm thực hiện quyết định

Hiệu lực thời gian của quyết định (nếu đã nêu tại điều 1 thì thôi)

Trách nhiệm thi hành quyết định

4 Mẫu một số loại quyết định cá biệt