bao cao quan ly hang ton kho cua cong ty TNHH thuan gia

Đối với các doanh nghiệp bán hàng là khâu cuối cùng trong khâu sản xuất kinh doanh nên nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Mọi hoạt động công tác khác đều nhằm mục đích là bán được hàng hóa để thực hiện được mục tiêu trước mắt là lợi nhuận. Do lợi nhuận là chỉ tiêu chất lượng phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu tổ chức tốt quá trình bán hàng, hàng hóa bán ra được nhiều sẽ làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, ngược lại nếu quá trình bán hàng tổ chức không tốt sẽ làm giảm đi lợi nhuận của doanh nghiệp đó.

MỤC LỤC

MỤC LỤC……… 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT……….3

DANH MỤC BẢNG BIỂU………4

PHẦN MỞ ĐẦU………5

1 Lý do lựa chọn để tài……… 5

2 Mục đích nghiền cứu……… 6

3 Đối tượng nghiên cứu……….6

4 Phương pháp nghiên cứu ……… 6

5 Kết cấu khóa luận……… 7

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THUẬN GIA….…… 8

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Thuận Gia………8

1.1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh chủ yếu 3 năm gần đây của Công ty TNHH Thuận Gia ……….…… 9

1.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu về hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia………

…14 1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu……… ……… 14

1.2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp……… 14

1.2.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp……… 16

1.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu……… 17

1.2.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp………17

1.2.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp……… 17

1.3 Phân tích và đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia qua dữ liệu sơ cấp……… 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THUẬN GIA……… 23

2.1 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thuận Gia……… 23

2.1.1 Phương thức quản lý hàng tồn kho……….24

2.1.2 Quy trình quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia………26

2.2 Phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHHThuận Gia………282.3 Nhận xét và đánh giá hoạt động quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH ThuậnGia………352.3.1 Những kết quả đạt được trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty

TNHH Thuận Gia……… 352.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công

ty TNHH Thuận Gia……… 36CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THUẬN GIA……… 383.1 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Công ty TNHH Thuận Gia….383.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận

Gia………383.3Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty

TNHH Thuận Gia………39KẾT LUẬN……… 41

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.

DANH M ỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Nghành nghề hoạt động của đơn

Sơ đồ 2.1: Quy trình quản lý hàng tồn kho của phần mền Fast Accounting………… 26

Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia……… 26

Sơ đồ 2.3: Quy trình xuất kho bán buôn của Công ty TNHH Thuận Gia………27 Bảng 2.4: Bảng chi phí đặt hàng dự tính cho 1 lần đặt hàng các sản phẩm …………29 Bảng 2.5: Bảng chi phí lưu kho dự tính cho 1 lần đặt hàng các sản phẩm nhập kho.30 Bảng 2.6: Bảng báo giá mặt hàng của công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu quý IV năm 2017……… 31 Bảng2.7: Bảng chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng của Công ty Thuận Gia

năm 2017……… 33 Bảng 2.8: Bảng chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho………34 Bảng 2.9: Bảng vòng quay hàng tồn kho và thời gian vòng quay hàng tồn kho……34 Bảng 2.10: Bảng khả năng sinh lời của hàng tồn kho………35

PHẦN MỞ ĐẦU.

1 Lý do lựa chọn đề tài.

Trong nền kinh tế thị trường hội nhập quốc tế như ngày nay, việc cạnh tranhgiữa các doanh nghiệp thương mại ngày càng trở lên gay gắt Các doanh nghiệp cầnphải có sự quản lý hiệu quả các nguồn lực cũng như quá trình hoạt động của mình đểđạt chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất Một nhân tố rất quan trọng giúp quá trìnhvận hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, giúp

ổn định doanh thu và tạo niềm tin với khách hàng đó chính là hàng tồn kho của doanhnghiệp Do đó việc dự trữ một lượng hàng tồn kho là rất cần thiết Tuy nhiên, việc dựtrữ quá nhiều hàng trong kho sẽ làm tăng các chi phí cho việc bảo quản, lưu trữ hàng

và chi phí cơ hội của việc sử dụng vốn, nhưng khi dự trữ quá ít hàng sẽ có nguy cơ hếthàng, không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng Vậy phải dự trữ bao nhiêu là đủ?Đây luôn là vấn đề cần được quan tâm và giải quyết đối với các doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh, nhất là các doanh nghiệp thương mại

Đối với công ty thương mại như Công ty TNHH Thuận Gia thì việc quản lýhàng tồn kho là rất quan trọng, nhất là khi những năm gần đây lượng hàng tồn kho củacông ty đã tăng đột biến do công ty muốn chớp lấy cơ hội về giá đối với các sản phẩmnhập mua từ các đối tác chiến lược bên Thái Lan và dự trữ hàng tránh thiếu hụt hàngbán Lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thường chiếm 40-50% nhưng cácnăm gần đây lượng hàng tồn kho của công ty luôn trên 50%, năm 2017 có giảm đôichút xuống còn 48,51% , tuy vậy tỷ lệ này vẫn được coi là ở mức cao Điều này đã gây

ra nhiều khó khăn trong công tác quản lý, bố trí nơi lưu trữ hàng tồn kho, cũng nhưviệc phân bổ thêm các chi phí liên quan đến quản lý, bảo quản hàng tồn kho, khi lượnghàng tồn kho gia tăng

Trong quá trình thực tập tại đơn vị, em nhận thấy việc quản lý hàng tồn kholuôn được công ty quan tâm, công ty có sự đầu tư trong khâu bảo quản như kho bãi,các trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ, đảm bảo chất lượng hàng Tuy nhiên lượng

hàng tồn kho tăng cao trong những năm gần đây đã làm gia tăng thêm các khoản chiphí , gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty Từ đó đặt ra nhiều vấn đề cần giảiquyết trong khâu quản lý hàng tồn kho của công ty.

Xuất phát từ các lý do trên, em quyết định chọn đề tài: “ Quản lý hàng tồn khocủa Công ty TNHH Thuận Gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

2 Mục đích nghiên cứu.

Với những vấn đề về quản lý hàng tồn kho đang tồn tại trong Công ty TNHHThuận Gia, mục đích nghiên cứu của đề tài này là muốn tìm hiểu và phân tích thựctrạng công tác quản lý hàng tồn kho của công ty, những mô hình, công cụ, cách thứcphục vụ cho công tác phân tích và quản lý hiệu quả lượng hàng tồn kho mà công tyđang sử dụng, để có thể tối thiểu hóa chi phí góp phần đạt được mục tiêu tối đa hóa lợinhuận Từ những kết quả khảo sát, tìm kiếm và phân tích việc quản lý hàng tồn khotrong công ty có thể đưa ra những nhận định đánh giá về những ưu điểm và hạn chếtrong công tác quản lý công ty đang tiến hành với thực tế nhu cầu quản lý hàng tồnkho cần có trong công ty

Dựa trên những kết quả đánh giá thu được, tiến hành đưa ra các đề xuất, cáckiến nghị và hướng giải pháp cho công tác quản lý hàng tồn kho trong công ty đượchoàn thiện và phù hợp với thực tế hơn

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu.

 Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là: Công ty TNHH Thuận Gia

 Phạm vi nghiên cứu là: công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHHThuận Gia trong khoảng thời gian từ năm 2015 đến năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu.

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

 Phương pháp định lượng: bao gồm thống kê và so sánh.

Phương pháp thống kê: thống kê các câu hỏi được đặt ra để phỏng vấn các

chuyên gia nhằm làm rõ những vấn đề em đang tìm hiểu về công tác quản lýhàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Giavà các số liệu liên quan đến giá cả,

số lượng nhu cầu hàng cần nhập trong quý IV năm 2017 để đánh giá tính hiệuquả các mô hình công ty đang sử dụng

Phương pháp so sánh: so sánh các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả kinh doanh

của công ty qua các năm để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công

ty 3 năm gần đây, đồng thời so sánh một số chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả côngtác quản lý hàng tồn kho của công ty Thuận Gia.

 Phương pháp nghiên cứu định tính: tổng hợp các dữ liệu thu thập và các câu

trả lời từ các chuyên gia, từ đó tiến hành phân tích chuyên sâu, suy luận logic,diễn giải các vấn đề nhằm làm rõ các vấn đề nghiên cứu trong công tác quản lýhàng tồn kho, đánh giá được những ưu điểm và hạn chế, tìm ra được nguyênnhân và đề xuất hướng giải quyết các vấn đề còn tồn tại nhằm nâng cao côngtác quản lý hàng tồn kho trong Công ty TNHH Thuận Gia

5 Kết cấu khóa luận:

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ và hình vẽ,danh mục từ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chínhcủa khoá luận được chia làm 3 chương:

Chương I: Khái quát chung về công ty TNHH Thuận Gia

Chương II: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thuận Gia.

Chương III: Các phát hiện nghiên cứu và một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý

hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thuận Gia

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THUẬN GIA.

1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thuận Gia.

Thông tin về Công ty TNHH Thuận Gia.

 Tên gọi chính thức: Công ty TNHH Thuận Gia

 Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp:

Bảng: 1.1 nghành nghề hoạt động của đơn vị

ngành

1 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

chi tiết: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thỷ

lợi, cấp thoát nước, cơ sở hạn tầng đô thị nông thôn, bưu chính viễn

thông, công trình điện

4290(chính)

3 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

Chi tiết: Mua bán văn phòng phẩm, thiết bị máy văn phòng

4649

5 Hoàn thiện công trình xây dựng

Chi tiết: Trang trí nội ngoại thất

* Những thuận lợi khó khăn và kết quả đạt được của công ty:

Là một công ty trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, công ty đã đạt được

những kết quả nhất định trong lĩnh vực kinh doanh của mình Trong thời gian

qua, bên cạnh những thuận lợi công ty cũng gặp không ít những khó khăn Cụ

thể như sau:

- Thuận lợi:

+ Công ty với mô hình quản lí gọn nhẹ

+ Toàn thể cán bộ công nhân viên làm việc với nhiệt huyết cao,

+ Công ty đã xây dựng tốt bộ máy quản lý và tuyển dụng đào tạo Ban lãnh

đạo công ty có kinh nghiệm, biết khai thác và phát huy năng lực của cán bộ

công nhân viên

+ Công ty không những duy trì tốt quan hệ đó mà còn tăng cường mở rộng

hợp tác với bạn hàng khác với mục tiêu mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh

- Khó khăn:

+ Kinh tế thị trường đang gặp khó khăn trong sự tụt dốc của kinh tế thế giới

nên việc tiêu thụ hàng hàng hóa gặp không ít khó khăn, tìm kiếm thêm nguồn

hàng và khách hàng mới cũng không phải dễ, lại cạnh tranh với nhiều công ty

trong cùng lĩnh vực kinh doanh

- Kết quả:

Là một công ty mới trải qua 5 năm hoạt động nên còn rất nhiều khó khăn,

xong công ty đã kinh doanh khá tốt sản phẩm của mình trên thị trường Hải

Phòng nói riêng và của khu vực miền Bắc nói chung và ngày càng mở rộng địa

bàn hoạt động của mình

1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh chủ yếu 3 năm gần đây của Công ty TNHH Thuận Gia

Bảng 1.2: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thuận Gia

(Đơn vị: 1.000vnđ)

Chênh lệch 2016/2015

Tỷ lệ (%)

Chênh lệch 2017/2016

Tỷ lệ (%)

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.763.800 4.018.780 4.320.692 254.980 6,77 301.912 7,51

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động

14 Tổng lợi nhuận trước thuế 6.867.698 7.405.648 6.787.155 537.950 7,83 (618.493) (8,35)

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.716.925 1.851.413 1.696.789 134.488 7,83 (154.624) (0,84)

16 Lợi nhuận sau thuế TNDN 5.150.773 5.554.235 5.090.366 403.462 7,83 (463.869) (8,35)

(Nguồn: Phòng kế toán)

Nhận xét.

Công ty TNHH Thuận Gia là công ty nhỏ nhưng đang dần có được uy tín trên thịtrường và đáp ứng nhu cầu tăng cao hàng nhập khẩu chất lượng đã giúp doanh thu củacông ty tăng cao trong năm 2016, tăng tới 2,29 tỷ, tương ứng tăng 3,68% so với năm

2015 Năm 2017, mức tăng chậm lại chỉ còn 461triệu, ứng với tăng 0,71% so với năm

2016 Nguyên nhân là do nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm của công ty không gia tăng,

số lượng khách hàng cũng như lượng hàng tiêu thụ không tăng nhiều so với năm 2016.Nhờ doanh thu tăng cao mà doanh thu thuần của năm 2015 và 2016 cũng có sựtăng vượt bậc Có được kết quả như vậy cũng nhờ vào chính sách khuyến khích pháttriển sản xuất của chính phủ để giảm giá thành các sản phẩm tạo tính cạnh tranh về giá

đã giúp cho giá hàng nhập so với doanh thu bán hàng của công ty trong năm 2015giảm 5,14% so với năm 2014, năm 2016 và năm 2017 lượng hàng bán ra tăng hơnnăm 2015 nên giá vốn hàng bán có sự tăng nhẹ là 2,26% năm 2016 và 0,72% năm2017

Do giá thành sản phẩm rẻ công ty đã nhập nhiều hàng để trong kho làm chi phínhập hàng, vận chuyển, bảo quản hàng tăng nên tổng chi phí đã có sự gia tăng năm

2015 tăng khoảng 1,1 tỷ so với năm 2014, năm 2016 tăng khoảng 402 triệu so với

2015, năm 2017 công ty đầu tư nhiều vào chi phí bán hàng để kích thích tiêu thụ sảnphẩm và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao nên tổng chi phí tăng nhiều hơnkhoảng 1,05 tỷ so với năm 2016

Năm 2016 lợi nhuận sau thuế tăng 7,83% so với năm 2015 Năm 2017 lợi nhuậnsau thuế giảm 8,35% Do công ty đầu tư nhiều chi phí vào hoạt động bán hàng và quản

lý doanh nghiệp trong khi doanh thu không tăng cao, đồng thời do công ty ít sử dụngvốn vay từ Ngân hàng - nguồn vốn được giảm trừ vào thuế, nên thuế TNDN cao, khiếnlợi nhuận sau thuế bị giảm đi nhiều so với lợi nhuận trước thuế công ty đạt được

* Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Thuận Gia.

Là một công ty chuyên về dịch vụ, Công ty TNHH Thuận Gia không có quánhiều nhân sự nhưng tất cả đều được liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được sắpxếp những nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể Hoạt động của các thành viên đều được chỉ dẫn

và giám sát của giám đốc và các trưởng phòng ban theo một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,đơn giản mà hoạt động hữu ích

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thuận Gia

(Nguồn: Phòng nhân sự)

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KINH

DOANH

PHÒNG NHÂN SỰ

CÁC CỬA HÀNG.

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty TNHH Thuận Gia.

 Phòng giám đốc: Giữ chức vụ Giám đốc là ông Trần Đình Thuận Giám đốc là

người điều hành mọi hoạt động của công ty như: Tổ chức thực hiện các hoạtđộng kinh doanh, ban hành các quy chế nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chứcdanh quản lý và trực tiếp quản lý các bộ phận của công ty

 Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm mua hàng nội địa để bán và sử dụng cho

công ty, nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, theo dõi thông tin khách hàng, tổnghợp phân tích tình hình kinh doanh cuối tháng

 Phòng kế toán: Phụ trách công việc thu chi của công ty, hoạch toán đầy đủ các

nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu định kỳ, chi tạm ứng cho nhânviên giao hàng hoàn thành công tác Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ

công tác dự báo.

 Phòng nhân sự: phụ trách công việc điều động nhân sự trong công ty, tiếp nhận

nhân viên mới và sắp xếp theo sự phân công của ban giám đốc ngoài ra còn cótrách nhiệm theo rõi và quản lý nhân viên

 Các cửa hàng: Bán buôn, bán lẻ hàng hóa của công ty, cuối ngày các của hàng

trưởng tổng hợp số lượng hàng bán, các đơn hàng, phiếu thu chi được xuất đểbáo cáo cho phòng tài chính và phòng kế toán

* Nhân sự quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia.

và gửi cho kế toán kho, ngoài ra còn lập thẻ kho để quản lý số lượng hàng tồncòn trong kho

 Theo dõi hàng tồn tối hiểu: Đảm bảo tất cả các loại hàng phải có mức tồn phùhợp theo quy định, theo dõi lượng hàng tồn tối thiểu hàng ngày

 Sắp xếp hàng trong kho: trực tiếp chỉ đạo việc sắp xếp các loại hàng theo quyđịnh của kho, lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ khi việc sắp xếp hàng có thayđổi

Kế toán kho: Mrs Hương.

Kế toán kho sẽ thực hiện các công việc sau:

 Lập chứng từ nhập xuất , chi phí mua hàng, hóa đơn bán hàng và kê khai thuếđầu vào đầu ra

 Tính giá nhập xuất hàng hóa theo quy định của công ty, lập phiếu nhập xuất vàchuyển về cho bộ phận liên quan

 Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn

 Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép hàng tồn vào thẻ kho của thủ kho, hànghóa vật tư trong kho đã được sắp xếp hợp lý chưa Đối chiếu số liệu của thủ khovới kế toán

 Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập- xuất kho với thủ kho nếuhàng có giá trị lớn hoặc theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền

 Tham gia công tác kiểm kê định kỳ ( hoặc đột xuất) Lập biên bản kiểm kê, biênbản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

 Nhập số liệu vào phần mềm

 Nộp chứng từ và báo cáo theo quy định

1.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu về hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia.

1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.

1.2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu quan trọng nhất, những dữ liệu chưa qua xử lý được thuthập lần đầu, và được thu thập trực tiếp từ các đơn vị tổng thể nghiên cứu thông quacác cuộc điều tra thống kê Những dữ liệu này rất cần thiết cho các cuộc điều tra , tuynhiên chi phí lại rất tốn kém

Để thu thập dữ liệu sơ cấp về hàng tồn kho, em sử dụng 2 phương pháp là: quansát và phỏng vấn trực tiếp

* Phương pháp quan sát.

Quan sát trực tiếp.

 Trực tiếp đến kho hàng của công ty quan sát hệ thống nhà kho, các công cụ, hệthống máy móc, các trang thiết bị phục vụ cho quy trình vận chuyển, bốc dỡ,đóng gói xếp hàng vào kho và lưu trữ, bảo quản hàng trong kho

 Quan sát quá trình và các công tác phụ vụ cho việc tiến hành vận chuyển hàngvào kho và các bước để hàng được bảo quản trong kho.

 Quan sát các tiêu chuẩn của các thiết bị, yêu cầu về kho chứa hàng như nhiệt

độ, độ ẩm, độ sáng, không gian để đảm bảo tốt nhất cho hàng được bảo quảnkhông bị oxi hóa và đảm bảo vận hành tốt

Quan sát gián tiếp.

 Quan sát các đánh giá và báo cáo về tiêu chuẩn kho hàng

 Các quyết định yêu cầu về số lượng hàng được lưu trữ tối đa trong kho, môhình sắp xếp các loại hàng

* Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Để có thể hiểu sâu và rõ ràng về vấn đề đang nghiên cứu thì em đã tiến hànhphỏng vấn anh chị làm về bên quản lý hàng tồn kho Để phương pháp phỏng vấn trựctiếp đạt kết quả cao nhất, em đã thực hiện công tác theo 4 bước:

Bước 1: Chọn đối tượng phỏng vấn.

Em trực tiếp đặt câu hỏi cho anh chị chịu trách nhiệm trực tiếp trong công tác quản

lý hàng tồn kho của công ty:

 Nhân viên phòng kế toán: chị Lan

 Trưởng phòng kinh doanh: chị Tươi

 Thủ kho: anh Hà

 Kế toán tiêu thụ kiêm kế toán kho: chị Hương

 Một vài nhân viên vận chuyển

Bước 2: Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn.

 Diện tích kho chứa hàng có đủ đáp ứng được lượng hàng cần lưu trữ ? Cóthường xuyên xảy ra tình trạng kho hàng quá tải?

 Các quy định và yêu cầu sắp xếp hàng trong kho có phù hợp và thuận tiện choviệc bốc xếp hàng, vận chuyển hàng và quản lý số lượng hàng tồn hiện có trongkho?

 Điều kiện bảo quản hàng trong kho là gì? Có đáp ứng được yêu cầu về chấtlượng cho tất cả các mặt hàng trong kho?

 Việc quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm công ty đang sử dụng có hiệu quả?

 Công ty Thuận Gia đang sử dụng mô hình nào trong việc tính toán lượng hàng cầnđặt và các chi phí liên quan? Việc sử dụng mô hình này có phù hợp và mang lạinhững lợi ích gì trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty.

Bước 3: Tiến hành phỏng vấn.

Do công ty còn nhỏ, nhân lực còn ít nên có anh chị kiêm nhiều chức vụ khácnhau, nên công việc của anh chị thường rất bận, em chỉ có thể phỏng vấn bằng nhữngcâu hỏi nhanh vào giờ nghỉ trưa và phỏng vấn khi đến kho hàng

Bước 4: Tổng hợp kết quả thu được.

Sau quá trình phỏng vấn trực tiếp em đã thu thập được các thông tin sau:

 Những vấn đề liên quan đến quản lý hàng tồn kho

 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác vận chuyển, bốc dỡ và xếp hàngvào kho

 Tính hiệu quả trong quy trình xuất nhập hàng và quản lý hàng bằng phần mềmtính toán công ty đang sử dụng

1.2.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu do người khác thu thập, sử dụng cho các mục đích cóthể là khác với mục đích nghiên cứu của chúng ta Dữ liệu thứ cấp có thể là dữ liệuchưa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý Như vậy, dữ liệu thứ cấpkhông phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập

Để thu thập dữ liệu thứ cấp phục vụ cho công tác nghiên cứu về quản lý hàngtồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia em đã sử dụng các phương pháp sau:

 Tìm hiểu phần mềm kế toán công ty đang sử dụng, mô hình quản lý hàng tồnkho của công ty, các công cụ và hình thức tính toán dữ liệu liên quan đến hàngtồn kho

 Thu thập tài liệu về quy trình xuất – nhập hàng công ty đang tiến hành, nhữngquy định, yêu cầu về bảo quản hàng trong kho

 Thu thập dữ liệu từ báo cáo tài chính, báo cáo hàng tồn kho, sổ sách kế toán, sốliệu về hàng tồn kho của công ty qua các năm

 Tìm kiếm thông tin về quản lý hàng tồn kho cua doanh nghiệp qua sách giáotrình của một số trường kinh tế như đại học Thương Mại, đại học Kinh Tế quốcdân và đại học Ngoại Thương, các bài viết trên các trang mạng, trang chủ củacông ty Công ty TNHH Thuận Giavà các khóa luận cùng đề tài

1.2.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp.

 Ghi chép: Trong quá trình quan sát hay phỏng vấn, em dùng giấy bút ghi lại

ngắn gọn các thông tin tìm kiến được Ngoài ra còn sử dụng máy ghi âm khiphỏng vấn và máy ảnh để chụp lại những thông tin quan tâm

 Tổng hợp dữ liệu: Sau khi trực tiếp tiến hành quan sát, ghi chép và phỏng vấn,

em tổng hợp lại các dữ liệu thu thập được theo từng nội dung cụ thể, tìm hiểuchuyên sâu hơn để làm rõ vấn đề quan tâm từ những thông tin cơ bản có được

1.2.2.3 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp.

Dựa trên dữ liệu thu thập được, tiến hành tính toán, phân tích các số liệu để nắmbắt được nhu cầu hàng tồn kho, các chi phí liên quan đến đặt hàng, bảo quản hàngtrong kho… trên lý thuyết so với thực tế của công ty Phân tích và đánh giá để thấyđược cách thức quản lý hàng tồn kho, những ưu điểm và tồn tại trong thực trạng quản

lý hàng của công ty

1.3 Phân tích và đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH

Thuận Gia qua dữ liệu sơ cấp.

Sau khi tiến hành thu thập dự liệu sơ cấp thông qua quan sát và phỏng vấn chuyên gia, em đã thu thập, tổng hợp lại kết quả thu được và có những nhận định về công tác quản lý hàng tồn kho của công ty hiện tại thông qua việc tìm hiểu và ghi nhậncác câu trả lời của các chuyên gia với những câu hỏi như sau:

Câu hỏi 1: Diện tích kho chứa hàng có đủ đáp ứng được lượng hàng cần lưu trữ? Có thường xuyên xảy ra tình trạng kho hàng bị quá tải?

Qua những lần đến thăm kho hàng tại trụ sở chính và quan sát thì em được biết:Kho chứa hàng chính của Công ty TNHH Thuận Gia được với diện tích rộng 2.000, không gian kho chứa hàng rộng rãi, thoáng mát Bên trong được trang bị các thiết bị hiện đại, giúp phục vụ tốt nhất cho việc đóng gói, vận chuyển và bảo quản hàng hóa Tại đây giao thông đi lại thuận tiện Ngoài ra, ở mỗi trụ sở đặt tại các thành phố khác nhau trong cả nước thì công ty đều xây dựng các kho chứa hàng với diện tích rộng, không gian thoáng mát, và điều kiện trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản hàng tốt nhất

* Phương pháp: “Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình” : Là dành cho mỗi một

loại sản phẩm một chỗ quy định, được xác định rõ ràng trong kho Vị trí này chỉ có

hàng được quy định mới được xếp vào Khi hàng hết hoặc chưa chuyển tới thì vị trí sẽđược để trống.

Ưu điểm: bộ phận quản lý dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho, xác định

lượng dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng

Nhược điểm: không tận dụng được diện tích kho hàng Mỗi loại hàng có một

khu riêng biệt, nếu hàng không có thì vị trí sẽ để trống Do đó để giảm được sự lãngphí này thì phương pháp này công ty sử dụng cho các mặt hàng chiến lược có nhu cầucao, thường xuyên luân chuyển như: súng hơi, hệ tời…

* Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ

thuận tiện nhất, giúp dễ dàng vận chuyển hàng hóa, giảm được chi phí vẫn chuyển.Công ty sử dụng phương pháp này với các mặt hàng có khối lượng lớn và nhu cầu caonhư: ga điều hòa ô tô, tay cân trợ lực…

* Phương pháp “ bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào’’: Hiện nay do lượng hàng tồn kho

đang tăng cao, trong khi diện tích của kho chứa không đảm bảo cho các phương pháplưu kho trên nên một số mặt hàng như: nước làm mát pha sẵn, nước rửa kính, nướclàm mát NC… đang được công ty lưu trữ theo phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật

gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một sản phẩm

có nhiều địa chỉ

Ưu điểm: tận dụng được diện tích kho hàng, khi đây là các sản phầm có thể đóng

vào các thùng chứa nhỏ, đặt vào các vị trí còn trống, dễ dàng vận chuyển khi cần thiết

Nhược điểm: khó định vị được chỗ trống khi nhập hàng vào kho và tìm địa chỉ sản

phẩm khi xuất kho Ban quản lý kho hàng cần phải nắm vững được số lượng và vị tríhàng sắp xếp ở các vị trí khác nhau trong kho, nếu không sẽ gây ra tình trạng hàng đểlâu không được luân chuyển bị hư hỏng, mất công tìm kiếm hàng và không thuận lợicho việc sắp xếp lượng hàng mới nhập và các vị trí thuận tiện nhất

Nhìn chung các mặt hàng của công ty được bố trí tại các vị trí hợp lý và thuận tiệncho việc vận chuyển, đóng gói và lưu trữ hàng Các sản phẩm có vị trí sắp xếp riêngbiệt được bố trí đúng theo quy định và các điều kiện đi kèm giúp đảm bảo tốt nhất chấtlượng sản phẩm và chi phí vận chuyển, lưu kho Tuy nhiên hiện nay nhiều khi khohàng của công ty bị quá tải khiến cho hàng hóa được sắp xếp không đúng vị trí quyđịnh, các công nhân mất thời gian sắp xếp lại hàng hóa thường xuyên khi có lượng

hàng mới được chuyển về, bộ phận quản lý gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm

và bố trí vị trí cho các sản phẩm được sắp xếp theo phương pháp “ bất kỳ vật gì, bất kỳchỗ nào” Đồng thời phương pháp này cũng kiến cho việc quản lý hàng tồn gặp nhiềukhó khăn khi hàng sắp xếp lung tung, việc kiểm đếm trở nên phức tạp

Câu hỏi 3: Điều kiện bảo quản hàng trong kho là gì? Có đáp ứng được yêu cầu về chất lượng cho tất cả các mặt hàng trong kho?

Các mặt hàng của công ty chủ yếu là các sản phẩm được cấu thành từ sắt, nhômhoặc inox Do vậy sản phẩm có đặc tính dễ bị oxi hóa, mài mòn nếu không được bảoquản chặt chẽ Bên cạnh các mặt hàng có yêu cầu bảo quản cao thì công ty cũng cónhững sản phẩm có yêu cầu bảo quản thấp như các loại nước rửa kính hay nước làmmát pha sẵn… những mặt hàng này chỉ cần để nơi thoáng khí, tránh ánh nắng mặt trời

và nên nhiệt luôn duy trì ở mức ổn định

Để làm rõ câu hỏi đặt ra em đã phỏng vấn anh Hà là thủ kho thì được biết: Khobảo quản hàng của công ty được đặt ở nơi thoáng khí, nhiệt độ trong kho luôn duy trì ở

mức 23-24 C đúng với quy định yêu cầu về tiêu chuẩn nhiệt độ được đặt ra, đây cũng

chính là điều kiện phù hợp đối với tất cả các sản phẩm được lưu trữ trong kho Đặcbiệt, kho hàng được đặt ở nơi cách xa biển để tránh không khí mặn xâm hại làm oxihóa dẫn đến hư hỏng sản phẩm Hàng hóa khi được vận chuyển về kho hoặc từ khođến các đại lý luôn được che chắn cẩn thận, tránh tiếp xúc với ánh nắng mặt trời hoặcnước mưa bởi hàng có tính oxi hóa cao

Qua các lần trao đổi phỏng vấn và tìm hiểu, em có đánh giá chung về công tácbảo quản và lưu trữ hàng tồn kho của công ty là:

Ưu điểm: hàng tồn kho đang được công ty rất chú trọng trong việc bảo quản với

những điều kiện thích hợp nhất của kho chứa và quy trình vận chuyển, bốc xếp sao chohàng luôn giữ được chất lượng tốt nhất và giảm thiểu thấp nhất những thiệt hại về sốlượng

Nhược điểm: khi lượng hàng về nhiều, hàng được bốc xuống khỏi xe nhưng

chưa kịp thời được chuyển vào kho mà phải đợi, khiến đôi khi hàng hóa mua về bị đểdưới trời nắng nửa ngày, tuy không gây hại nhiều đến chất lượng sản phẩm nhưng đây

vẫn là vấn đề mà công ty nên quan tâm hơn để các sản phẩm luôn đạt chất lượng tốtnhất khi hàng được bán ra thị trường.

Câu hỏi 4: Việc quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm công ty đang sử dụng có hiệu quả?

Để có được câu trả lời cho hai câu hỏi trên em đã phỏng vấn chị Lan là nhân

viên phòng kế toán và nhận được câu trả lời như sau: “ Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting trong đó có phân hệ quản lý hàng tồn kho Hiện nay thì việc lưu trữ các dữ liệu về hàng tồn kho tại các kho hàng, cũng như tính toán giá trị hàng tồn kho đều được thực hiện bằng phần mềm này Phần mềm với các chức năng

đa dạng đã đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và tính toán giá trị hàng tồn kho theo quy định của công ty.”

Ngoài tiến hành phỏng vấn để biết được nhận định của chuyên gia, em cũng đãtìm hiểu vấn đề này thông qua nghiên cứu phần mềm Fast Accounting công ty đang sử

dụng Kết quả đạt được em xin trình bày ở phần

* Các phương thức quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia Câu hỏi 4: Công ty Thuận Gia đang sử dụng mô hình nào trong việc tính toán lượng hàng cần đặt và các chi phí liên quan? Việc sử dụng mô hình này có phù hợp và mang lại những lợi ích gì trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty?

Câu hỏi này em đặt ra cho chị Tươi là trưởng phòng kinh doanh của công ty và

chị đã cho biết như sau: “ Hiện nay để tính toán lượng hàng nhập tối ưu mỗi lần và khoảng thời gian nhập hàng sao cho đáp ứng được nhu cầu của công ty thì công ty đang sử dụng mô hình đăth hàng hiệu quả EOQ, ngoài ra còn kết hợp sử dụng mô hình khấu trừ theo số lượng DQM, đối với những sản phẩm được chiết khấu giá khi nhập hàng với số lượng lớn Nhìn chung thì các mô hình đang sử dụng mang lại hiệu quả khá cao trong công tác dự tính lượng hàng cần nhập để đáp ứng nhu cầu trong kỳ Tuy nhiên, thực tế với số nhân viên hiện tại và kinh nghiệm dự tính nhu cầu hàng trong năm chưa cao nên lượng hàng nhập về nhiều khi ít hơn so với lượng tiêu thụ, khiến cho hàng bị thiếu gây tổn thất doanh thu cho công ty.”

Để tìm hiểu chuyên sâu và đánh giá thực trạng vấn đề này, em xin trình bày

thực trạng và tính hiệu quả của các mô hình công ty đang sử dụng trong phần 2.4.2 Phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thuận Gia.