Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9

HTTT kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác.Đối với các doanh nghiệp, tài sản cố định là một phần rất quan trọng.. Tuy nhiên, một khó khăn đối với các nhà quản lý, đ

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế củađơn vị nơi em thực tập – Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9

Tác giả đồ án

Vũ Thị Hương Linh

LỜI CẢM ƠN

Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trườngHọc viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng emnhững kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trangvững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Em sẽ luôn luôn ghi nhớcông ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến vớichân trời tri thức

Để hoàn thành được đồ án này, em đã có sự giúp đỡ của rất nhiều người.Trước hết em sẽ không thể hoàn thành được đồ án nếu không có sự giúp đỡ nhiệt

tình của thầy giáo Phan Phước Long giảng viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế

-Học viện tài chính, người đã chỉ giúp em cách thức làm bài một cách logic, đã chỉnhsửa chi tiết giúp em phần phân tích và định hướng cho em phần thiết kế

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặcbiệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế truyền đạt cho chúng

em những kiến thức bổ ích, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoànthành tốt đồ án tốt nghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai

Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anhchị ở đơn vị thực tập Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và đặc biệt là các anhchị thuộc phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9

đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tụcnhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!!!

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: NHỮNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ

1.1 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 6

1.1.4 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 101.1.5 Quy định của Bộ tài chính về tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán 101.1.6 Đối tượng tiếp nhận thông tin của phần mềm kế toán 111.1.7 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 121.1.8 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 18

1.2 NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

1.2.1 Những khái niệm cơ bản về Tài sản cố định 251.2.2 Yêu cầu quản lí và nhiệm vụ của kế toán Tài sản cố định 271.2.3 Các phương pháp tính khấu hao Tài sản cố định 30

1.2.5 Các chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ 34

1.2.6 Hệ thống sổ kế toán sử dụng và các báo cáo có liên quan đến TSCĐ 371.2.7 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán Tài sản cố

1.2.7.2 Tăng tài sản cố định mua ngoài theo hình thức trả chậm, trả góp 39

1.2.7.4 Giảm tài sản cố định do thanh lý, nhượng bán 40

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 442.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lí sản xuất tại công ty 462.1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 462.1.2.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lí tại công ty 46

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy công tác kế toán tại công ty 492.1.5 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty 52

2.1.7 Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng tại công ty cổ phần lắp máy điện

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẨN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 9 552.2.1 Các chính sách chế độ kế toán áp dụng tại công ty 55

2.2.3 Quy trình hạch toán kế toán Tài sản cố định tại công ty 572.2.4 Các chứng từ kế toán Tài sản cố định được sử dụng tại công ty và quy

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người… 60

2.3.5 Hệ thống sổ kế toán và các báo cáo sử dụng tại công ty 632.3.6 Sơ đồ, quy trình hạch toán kế toán Tài sản cố định 642.3.7 Tình hình ứng dụng CNTT tại trong công tác kế toán Tài sản cố định

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KÊ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ

3.1 PHÂN TÍCH MỤC TIÊU, TÍNH CHẤT VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA HỆ

3.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG, MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ

3.2.3 Mô tả chức năng lá cho sơ đồ phân cấp chức năng 70

3.3 PHÂN TÍCH MÔ HÌNH KHÁI NIỆM – LOGIC 75

3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 và các tiến trình 76

3.4.1 Chuyển đổi mô hình thực thể liên kết (E/A) sang mô hình dữ liệu quan

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH VÀ CÁC BẢNG BIỂU

Hình 1.4 Sơ đồ hạch toán mua ngoài theo hình thức trả chậm,

trả góp

40

Hình 1.5 Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ thuê hoạt động 40Hình 1.6 Sơ đồ hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ 41

Hình 1.9 Sơ đồ hạch toán TSCĐ thừa chờ giải quyết 43Hình 1.10 Sơ đồ hạch toán TSCĐ thiếu có quyết định xử lý

Hình 2.4 Giao diện 01: Màn hình hệ thống của phần mềm 55

Hình 2.5 Giao diện 02: Màn hình nhập liệu của phần mềm 55Hình 3.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ 72

Hình 3.5 Tiến trình “ Quản lý và theo dõi TSCĐ” 79Hình 3.6 Tiến trình “Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 80

LỜI MỞ ĐẦU

I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI.

Trong giai đoạn hiện nay, hòa chung với sự đổi mới sâu sắc, toàn diện của đấtnước, của cơ chế quản lí kinh tế; việc ứng dụng các khoa học kĩ thuật vào quá trìnhquản lí sản xuất ở nước ta đã có những bước phát triển mạnh mẽ, tạo tiền đề cho sựnghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Công nghệ thông tin hiện nay có thểnói là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta Hệ thống thông tin -Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụngtrong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp Quản trị dữ liệu trong

hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin,cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhấtphục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh

Ở nước ta, việc tin học hóa trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệpđang trở nên phổ biến và cấp thiết Các nhà quản lý rất cần một hệ thống thông tin

có khả năng cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗtrợ họ hoàn thành các công việc, chức năng của mình Với những phần mềm linhhoạt và thông minh, chúng ta đã giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹpkhông gian lưu trữ và nhờ đó nâng cao tính khoa học trong giải quyết công việc

Để quản lí có hiệu quả hoạt đông sản xuất kinh doanh, các doanh nghiêp cần

sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lí khác nhau trong đó kế toán là công

cụ quản lí hữu hiệu nhất và không thể thiếu Hệ thống kế toán Việt Nam khôngngừng được hoàn thiện và phát triển phù hợp với nền kinh tế thị trường và xu hương

mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực cũng như toàn cầu Việc ứng dụng và phát triểnCNTT vào doanh nghiệp là điều cần thiết để đi tắt, đón đầu, tiết kiệm thời gian vàchi phí sản xuất cũng như rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước Đặc biệttrong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn côngviệc, mang lại hiệu quả và độ chính xác cao cho các doanh nghiệp Tuy nhiên, mỗidoanh nghiệp sẽ có cách thức tổ chức khác nhau, công tác quản lý khác nhau nên để

HTTT kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác.

Đối với các doanh nghiệp, tài sản cố định là một phần rất quan trọng Nó làmột loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài Tài sản cố định là cơ sở hạ tầngcủa doanh nghiệp, nó quyết định rất nhiều đến quá trình làm việc của doanh nghiệp

Vì thế, quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần thiết cho bất kì doanh nghiệp nào.Quản lý tốt tài sản cố định là tạo điều kiện cho việc thực hiện các nhiệm vụ trongcông tác quản lý

Tuy nhiên, một khó khăn đối với các nhà quản lý, đó là các nghiệp vụ liênquan đến việc quản lý tài sản cố định giờ đây phát sinh liên tục với giá trị rất lớn.Việc ghi chép trên sổ sách mang tính thủ công, chậm chạp, dẫn đến hiệu quả thấp.Việc áp dụng công nghệ thông tin mang đến cho các nhà quản lý một giải pháptối ưu, thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tài sản cố địnhchuyên dụng cho vấn đề này

Việc ứng dụng phần mềm tin học trong công tác kế toán của doanh nghiệp nóichung cũng như công tác kế toán tài sản cố định nói riêng sẽ giúp cho hoạt độngquản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, chính xác hiệu quả hơn cũng như giảmthiểu được những sai sót mà nhân viên kế toán dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủcông các nghiệp vụ từ đó đem lại thành công lớn cho doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Công nghệthông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếp thu được tạitrường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần lắp máy

điện nước và xây dựng 9 và được sự giúp đỡ nhiệt tình của TH.S PHAN PHƯỚC LONG cùng toàn thể các anh chị phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, em đã đi

sâu nghiên cứu đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán Tài sản cố định tại công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9” với mong muốn hiểu rõ hơn phương pháp

phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế

II MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI.

Về lý luận: góp phần làm rõ hơn các vấn đề lý luận cơ bản về phần mềm kế

toán, quy trình xây dựng phần mềm kế toán và kế toán tài sản cố định trong doanh

nghiệp nói chung.

Về thực tế: đánh giá thực trạng phần mềm kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ

phần lắp máy điện nước và xây dựng 9, phân tích thiết kế phần mềm kế toán tài sản

cố định tại công ty

Mục tiêu của đề tài giải quyết được vấn đề quản lý tài sản cố định thực tế,cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toántài sản cố định Cuối cùng phần mềm phải đưa ra các bảng phân bổ, khấu hao, bảngtheo dõi tài sản cố định… nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời,đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lí tài sản cố định của kế toán tạicông ty Trên cơ sở đó, Giúp công ty tiết kiệm thời gian, chi phí nhờ giảm bớt độingũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lí Tài sản cốđịnh Từ đó đưa ra các quyết định quản trị hợp lý, tạo điều kiện cho quá trình kinhdoanh thuận lợi, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp

Hạn chế được những sai sót khi thực hiện nghiệp vụ bằng phương pháp thủcông, tiết kiệm được thời gian và chi phí

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, tậndụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng caohiệu quả công tác quản lý

III ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán tài sản cố định trong điềukiện ứng dụng công nghệ tin học Nhằm đạt được mục tiêu nêu trên đối tượngnghiên cứu cụ thể của đề tài gồm:

✓ Nghiên cứu phần mềm kế toán tài sản cố định tại các doanh nghiệpnói chung

✓ Nghiên cứu phần mềm kế toán tài sản cố định tại “Công ty Cổ phầnlắp máy điện nước và xây dựng 9”

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tài sản cố địnhtại “Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9” Do thời gian có hạn nên

em chỉ tập trung vào các nghiệp vụ sau:

• Tăng TSCĐ do mua ngoài

• Tăng TSCĐ mua ngoài theo hình thức trả chậm, trả góp

• Tăng TSCĐ đi thuê hoạt động

• Giảm TSCĐ do thanh lí, nhượng bán

• Khấu hao TSCĐ

• Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ

• TSCĐ thừa và thiếu chờ giải quyết

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài gồm có: Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử : coi một sự vật hay mộthiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong mối quan hệvới các sự vật và hiện tượng khác

Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin: tìm hiểu tài liệu, quan sát và theodõi, phỏng vấn, phiếu điều tra

+Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên trongcông ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hình thực tế côngtác kế toán trong công ty

+Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui trình

xử lý các nghiệp vụ trong công ty

+Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tài liệu đã

V KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN.

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục đề tài tham khảo và phầnphụ lục, phần nội dung đồ án được kết cấu làm 3 chương:

➢ Chương 1: Những nhận thức chung về Hệ thống thông tin và công tác kế toán Tài sản cố định trong doanh nghiệp.

➢ Chương 2: Thực trạng công tác kế toán Tài sản cố định tại Công ty

cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9.

➢ Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán Tài sản cố định tại Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9

Do quỹ thời gian thực tập có hạn, bản thân còn thiếu kiến thức thực tế đồngthời kinh nghiệm nghiên cứu còn hạn chế nên đồ án khó tránh khỏi những thiếu sót

Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chỉ đạo của thầy cô giáokhoa Hệ thống thông tin kinh tế và các anh chị phòng tài chính kế toán của công ty

để đồ án của em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1: NHỮNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH

Như vậy, ta có thể định nghĩa: “Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thốngđược tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kế toán,tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học nhằm cung cấp thông tin,báo cáo cần thiết cho quá trình ra quyết định dể quản lý, điều hành hoạt động của tổchức, doanh nghiệp.”

HTTT kế toán là một phân hệ thuộc HTTT quản lý vì vậy có những đặcđiểm, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một HTTT quản lý Tuy nhiên, HTTT kếtoán cũng có những đặc điểm riêng, đó là:

• HTTT kế toán được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin

về mặt tài chính để từ đó cung cấp thông tin quản lý, điều hành về mặt tài chính củaDN

• HTTT kế toán phải dựa vào các hình thức kế toán, phương pháp kế toán, quytrình kế toán và phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định của Nhà nước banhành

1.1.1.2 Khái niệm về phần mềm kế toán.

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động

xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, ghichép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kếtoán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và cácbáo cáo thống kê phân tích tài chính khác

Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:

(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống Con người điều

khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình

(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một HTTT Máy tính

là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn,

xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người Thủ tục

trong HTTT kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do Nhà nước qui định và cácnguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề ra

(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý

trong hệ thống Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính là các hóa đơn,chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

(5) Chương trình: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình để thông

báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra.Trong HTTT kế toán thì chương trình chính là các phần mềm kế toán

Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên mộtHTTT kế toán Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hoạtđộng của một HTTT kế toán trên máy tính

1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán.

✓ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩnmực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành

✓ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụngcác phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương phápđối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…

✓ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linhhoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kếtoán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…

1.1.1.4 Yêu cầu của phần mềm kế toán.

Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây

bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán ViệtNam.

Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao Mỗi chứng từ

kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ đượcthiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán, báocáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm Phần mềm kếtoán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót so với kế toán thủ côngđồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế toán

Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từngphần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập liệuđến khâu xem báo cáo

Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính antoàn của dữ liệu

Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thứcghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký – Sổ cái.Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo quyết toánthuế…

1.1.2 Phân loại phần mềm kế toán.

- Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp Theo quy môcủa doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán thường phânthành 3 loại: phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có qui mô nhỏ, qui môvừa và qui mô lớn như sau:

• Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phânquyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phânquyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đếntrường thông tin của từng nghiệp vụ Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiềubáo cáo quản trị Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toánđơn giản là đáp ứng nhu cầu

• Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân

quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm Các yêu cầu vềbáo cáo quản trị nhiều hơn Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận,đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh,

ổn định thông qua đường truyền Internet

• Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý sốlượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộngvới số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người

- Phân loại theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được chia thành 2loại: phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng

• Phần mềm đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng

gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩacài phần mềm Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và phổ biến

• Phần mềm đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế

riêng cho một doanh nghiệp theo đơn đặt hàng Trong trường hợp này nhà cung cấpphần mềm không cung cấp một sản phẩm đã có sẵn mà cung cấp dịch vụ phát triểnsản phẩm trên những yêu cầu cụ thể Đặc điểm chung của loại phần mềm này làkhông phổ biến và có giá thành cao

1.1.3 Các thành phần của phần mềm kế toán.

Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau:

- Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực

trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này được chia thành haiphần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhàxưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơquan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…

- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và máy tính Một phần

mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương trìnhchính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,…

- Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình

ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết

xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theoyêu cầu của người sử dụng.

- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù

hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng

- Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

- Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là mộttrong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp

Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.5 Quy định của Bộ tài chính về tiêu chuẩn của một phần mềm kế

Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp vớinhững thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnhhưởng đến cơ sở dữ liệu đã có

Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kếtoán

Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

1.1.6 Đối tượng tiếp nhận thông tin của phần mềm kế toán.

Thông tin đầu ra của một phần mềm kế toán là hệ thống báo cáo, sổ sách,trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng để ra cácquyết định quản lý phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của mình Các đốitượng sử dụng thông tin do phần mềm kế toán cung cấp bao gồm: Các nhà quản lýdoanh nghiệp, những đối tượng có lợi ích trực tiếp, những đối tượng có lợi ích giántiếp

(1) Các nhà quản lý doanh nghiệp bao gồm Chủ doanh nghiệp, Ban giámđốc, Hội đồng quản trị Trong quá trình ra quyết định quản lý, họ sẽ nghiên cứunhững thông tin trình bày trên các báo cáo kế toán để biết được tình hình sử dụngtài sản, các loại vật tư, tiền vốn… nhằm phục vụ cho việc điều hành, quản lý kịpthời cũng như việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó

đề ra phương hướng phát triển của doanh nghiệp

(2) Những đối tượng có lợi ích trực tiếp đối với thông tin do phần mềm kếtoán cung cấp là các chủ đầu tư, chủ nợ, các cổ đông, những đối tác liên doanh Căn

cứ vào thông tin kế toán của doanh nghiệp, họ có thể ra được những quyết định đầu

tư, cho vay, góp vốn nhiều hay ít, đầu tư vào lĩnh vực ngành nghề nào, chính sáchđầu tư ra sao ?

(3) Những đối tượng có lợi ích gián tiếp tới thông tin kế toán, đó là các cơquan quản lý chức năng: Thuế, tài chính, thống kê, Chính phủ… Các cơ quan nàydựa vào thông tin kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra, giám sát hoạt động sảnxuất kinh doanh của các doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành, thực hiện các chínhsách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, để quản lý và điều hành thống nhất toàn bộnền kinh tế quốc dân

1.1.7 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.

Gồm 5 giai đoạn

✶ Bước 1: Khảo sát yêu cầu

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kếtoán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình

thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán Đây là giai đoạn nhà phát triểnkhảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một phần mềm kế toán.Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mụctiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá vềtính khả thi của dự án.

✓ Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quátrình xử lý thông tin

• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng

• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xácđịnh được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được vàlập ra kế hoạch thực hiện cụ thể

✓ Nội dung khảo sát bao gồm:

• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện thời

• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

• Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chiphối đến quá trình xử lý thông tin

• Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

• Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống

• Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp vụ,yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạchphát triển

• Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

✓ Phương pháp khảo sát Hình thức tiến hành:

+ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài liệu,

sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ thống cũ.+ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.+ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt độngtrong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống

+ Phiếu điều tra

✶ Bước 2: Phân tích

Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phần mềmcần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát triển tiến hànhxây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ bộ Các bước phântích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như chứng

từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụhoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

- Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hình thực thể liên kết

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cầnphát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giảipháp thiết kế thích hợp.

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phântích hệ thống

✶ Bước 3: Thiết kế

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thôngtin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Dựa trên các kết quả phân tích, người pháttriển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việccủa hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng.Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

✓ Thiết kế kiến trúc hệ thống.

• Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống, đây là

sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều mức khácnhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là một hệ thốngcon

• Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong đóbao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

• Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công vàphần thực hiện bằng máy tính

• SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ thuậtthực hiện

• Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong đómỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin hoặc lờigọi của hệ con này tới hệ con kia

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược đồCSDL quan hệ

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy cầnthiết

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy cầnthiết

- Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hìnhquan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước thiết kếtrường:

+ Chọn kiểu dữ liệu

+ Xác định trường tính toán

+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa chính+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị đượcnhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xác định khuôn dạng dữliệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác định tính toán toàn vẹn tham chiếu, Xácđịnh ràng buộc giá trị rỗng)

- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ được chuyểnthành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, Kiểu dữ liệu, Kích thước dữliệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả

✓ Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràngbuộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu củamỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các

điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.

✓ Thiết kế giao diện chương trình

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các cácmẫu biểu mức con

- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúcfile tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần đượcxây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồntại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyểnthành chương trình và cấu trúc hệ thống

✶ Bước 4: Lập trình

Lựa chọn các công cụ để xây dựng phần mềm kế toán Bao gồm:

+ Lựa chọn môi trường cài đặt

+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:

- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với mốiliên hệ giữa các tệp Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do Nếu thực hiện sai bướcnày thì các bước sau đều vô nghĩa

- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án

• Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu với

kết quả đã làm xem có khớp không

+ Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi đó sẽ

giảm được chi phí kiểm thử

+ Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệpvụ trong chương trình.

• Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.

+ Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các module

của chương trình

+ Nhược điểm: Khó và tốn kém Người kiểm thử phải hiểu rõ cả hai phần

nghiệp vụ và kế toán

✶ Bước 6: Cài đặt, vận hành và bảo trì.

• Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

• Cài đặt phần mềm

• Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyểnđổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí

và bảo trì

• Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.

• Đưa vào vận hành

• Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.1.8 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán1.1.8.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL)

✶ Khái niệm CSDL

Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin vềmột tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầukhai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau

Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu, tínhchia sẻ dữ liệu

✶ Khái niệm hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở

dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

Các thao tác truy nhập chủ yếu:

• Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó

• Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

• Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu

• Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ dể lưu trữ, tìm kiếm, sửađổi và chuyển đổi các dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện người sử dụngcho phép nguời dùng liên hệ với nó Thông qua các lệnh của ngôn ngữ người/máy

mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữliệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

✶ Một số hệ quản trị CSDL thường dùng

Hệ quản trị cơ sử dữ liệu chính là một hệ thống các chương trình dùng đểthực hiện các thao tác trên một cơ sở dữ liệu Để xây dựng các chương trình và tạocác tệp dữ liệu ta phải sử dụng các ngôn ngữ của một hệ quản trị nào đó Hiện nay

có nhiều ngôn ngữ quản trị dữ liệu, chẳng hạn như: các hệ dBase, Foxpro, Access,

- Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềm dẻotrong xử lý mã chương trình có thể hoạt động với các mã do nó tự sinh ra trong quátrình chạy.

- Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiềungười dùng

- Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ xử lý

dữ liệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian

- Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với mộtCSDL và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngàn user)

- Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mật củacông nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật của Windows

NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server

- Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trênInternet.

- Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xâydựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML, )

- Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction-SQL (Access là SQL, Oracle

- Dễ cài đặt, dễ triển khai và dễ nâng cấp lên phiên bản mới

- Tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì - nâng cấp, cơchế quyền hạn rõ ràng, ổn định

- Nhiều tính năng hỗ trợ hơn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

- Tốc độ xử lý tương đối nhanh

- Ngoài ra, Oracle có thể triển khai trên nhiều hệ điều hành khác nhau(Windows, Solaris, Linux )

- Hạn chế số người dùng ( số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)

- Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu ( < 2GB)

- Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

- Sử dụng: Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

Trong điều kiện kinh tế hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệthông tin thì SQL SERVER được sử dụng phổ biến nhất do đảm bảo chi phí vừaphải, bảo mật an toàn cơ sở dữ liệu

1.1.8.2 Ngôn ngữ lập trình

✓ Khái niệm:

Giữa người với người cần có ngôn ngữ để giao tiếp với nhau, giữa máy tính

và con người cũng vậy Ngôn ngữ để giao tiếp giữa con người và máy tính được gọi

là ngôn ngữ lập trình Ngôn ngữ lập trình là một tập các chỉ thị được sắp xếp theomột trật tự định trước nhằm hướng dẫn máy tính thực hiện các thao tác, hành độngcần thiết để đáp ứng một mục tiêu đã định trước của con người

Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn hai điều kiện:

- Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để con người có thểdùng nó để giải quyết các bài toán

- Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể chạyđược trên máy tính

✓ Tại sao phải sử dụng ngôn ngữ lập trình?

Để xử lý công việc một cách nhanh chóng và chính xác thì con người cần

có sự trợ giúp của máy tính Tuy nhiên máy tính không hiểu được ngôn ngữ tựnhiên của con người, vì vậy nếu các chương trình viết bằng ngôn ngữ tự nhiên thìmáy tính không thể thao tác được Do vậy ngôn ngữ lập trình ra đời để giúp cho conngười và máy tính tương tác với nhau Quá trình lập trình chính là việc mã hóathông tin tự nhiên thành ngôn ngữ máy Các chương trình muốn chạy được trên máytính đều phải được viết bằng các ngôn ngữ lập trình

Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả những tínhtoán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thể đọc và hiểuđược Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờ ngôn ngữ lập trình.Hiện nay có nhiều loại ngôn ngữ lập trình: Visual Foxpro, C, C++, C#, VB.Net,Delphi

Ưu, nhược điểm của một số ngôn ngữ lập trình phổ biến:

• Visual Foxpro:

- Microsoft Visual FoxPro là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng có một

số công cụ rất mạnh trong việc tổng hợp, truy xuất thông tin một cách thuận tiện, cómột bộ lệnh dùng trong lập trình rất phong phú, cho phép tạo được giao diện thânthiện với người dùng

- Java được sử dụng để phát triển các ứng dụng chạy trên nhiều hệ điều hànhkhác nhau và phát triển các giao diện đồ họa Nó hỗ trợ các ứng dụng mạng

- Java cung cấp môi trường bảo mật cho các chương trình thực thi và cungcấp một vài lớp điều khiển bảo mật

- Java cung cấp sự hỗ trợ đa luồng để thực thi nhiều tác vụ đồng thời

✓ Nhược điểm:

- Chạy chậm hơn những ngôn ngữ lập trình khác như Python, Perl, PHP

- Gặp khó khăn trong việc debug chương trình

- Các tiện ích hỗ trợ trong Java không mạnh và đơn giản Do Java là phần

mềm mã nguồn mở bởi vậy việc xây dựng một tiện ích hỗ trợ chuyên nghiệp trở nênkhó khăn.

- Thao tác phần cứng yếu hầu như phải dựa vào windowns

Ngôn ngữ lập trình chúng ta sử dụng để viết phần mềm kế toán là C# vì nó

là ngôn ngữ lập trình phù hợp, đơn giản, mạnh mẽ

1.1.8.3 Công cụ tạo báo cáo

✶ Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán

Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhấtđịnh để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáo phải inđược và xem được trên màn hình máy tinh

✶ Các công cụ tạo báo cáo thường dùng

- Crystal Report: đây là công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay,

hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báocáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình (.NET).Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang định dạng khác như Excel.Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL Thiết kế báo cáo trực quan Chuyển dữ liệuthô sang đồ thị, biểu đồ…Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa

vào báo cáo, làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà khônglàm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc nguồn.

- JDBReport Designer: là một tiện ích nhỏ gọn hỗ trợ việc tạo báo cáo theo

yêu cầu và chuyển đổi sang nhiều định dạng khác nhau Đây là một ứng dụng đápứng đầy đủ các tính năng về báo cáo cho các ứng dụng Java phổ biến hiện nay

- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ,

sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element WordPro hỗ trợtất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007+), và RTF (Rich Text Format)

1.1.8.4 Nhận xét chung

Qua việc tìm hiểu các công cụ để tin học hóa phần mềm kế toán trong DN

có thể nhận thấy rằng: Các hệ quản trị CSDL khác nhau phù hợp với các ứng dụng

có quy mô khác nhau

Đa phần các hệ quản trị CSDL chỉ có chức năng quản trị CSDL nhưUpdate, Query, View…mà không có khả năng tạo, in ấn báo cáo Nhưng cũng cónhững hệ quản trị CSDL bổ sung tích hợp thêm ngôn ngữ lập trình và các công cụtạo báo cáo

Chính vì vậy, trong từng bài toán quản lý ở từng DN cụ thể phải biết lựachọn hệ quản trị CSDL phù hợp để tối ưu hóa ưu điểm, hạn chế nhược điểm nhằmđáp ứng các nguyên tắc kế toán nói riêng và các yêu cầu quản lý nói chung

1.2 NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP.

1.1.9 Những khái niệm cơ bản về Tài sản cố định.

- Tài sản cố định: là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có

giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nó đượcchuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ratrong các chu kỳ sản xuất

- Tài sản cố định hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất do doanh

nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêuchuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình

Những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc nhiều bộ phận tài sản riênglẻ liên kết với nhau thành một hệ thống để cùng thực hiện một hay một số chứcnăng nhất định, nếu thiếu bất kì một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thểhoạt động được

Các tài sản đươc ghi nhận là TSCĐ hữu hình phải thỏa mãn đồng thời cáctiêu chuẩn sau (theo TT45/2013/TT_BTC)

• Lợi ích kinh tế: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sửdụng tài sản đó

• Nguyên giá: TSCĐ phải được xác định một cách đáng tin cậy và có giá trị từ30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên

• Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên

• Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành

- Tài sản cố định vô hình: là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác

định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh,cung cấp dịch vụ hoặc cho đối tượng khác thuê, phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tàisản cố định vô hình

Tài sản cố đinh vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiệnmột lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vôhình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếptới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bảnquyền tác giả TSCĐ vô hình không có hình thái vật chất cụ thể mà chỉ thể hiệnmột lượng giá trị đã đầu tư Do đó, TSCĐ vô hình rất khó nhận biết một cách riêngbiệt nên khi xem xét một nguồn lực vô hình có thỏa mãn định nghĩa phải xét đếnnhững khía cạnh sau:

• Tính có thể xác định được: Tức là TSCĐ vô hình phải có thể được xác địnhmột cách riêng biệt để có thể đem cho thuê, đem bán một cách độc lập

• Khả năng kiểm soát: Tức là doanh nghiệp phải có khả năng kiểm soát tài sản,kiểm soát lợi ích thu được, gánh chịu rủi ro liên quan đến tài sản và có khả năngngăn chặn sự tiếp cận của các đối tượng khác đối với tài sản

• Lợi ích kinh tế tương lai: Doanh nghiệp có thể thu được các lợi ích kinh tếtương lai từ TSCĐ vô hình dưới nhiều hình thức khác nhau.

• Thời gian sử dụng ước tính trên một năm

• Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành

- Nguyên giá: Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được

TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng

Trong đó:

+Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệpphải bỏ ra để có tài sản cố định hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạngthái sẵn sàng sử dụng

+Nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệpphải bỏ ra để có được tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào

sử dụng theo dự tính

- Khấu hao tài sản cố định: là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống

giá trị phải khấu hao của tài sản cố định trong thời gian sử dụng hữu ích của tài sản

đó vào giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được sáng tạo ra

- Giá trị phải khấu hao: Là nguyên giá của TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính,

trừ (-) giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó

- Thời gian sử dụng hữu ích: Là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng

cho sản xuất, kinh doanh được tính bằng:

• Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ

• Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tínhthu được từ việc sử dụng TSCĐ

- Giá trị thanh lý: Là giá trị ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu

ích của tài sản, sau khi trừ (-) chi phí thanh lý ước tính

- Giá trị hợp lý: Là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ

sự hiểu biết trong trao đổi ngang giá

- Giá trị còn lại của tài sản cố định: là hiệu số giữa nguyên giá của TSCĐ và

số khấu hao luỹ kế (hoặc giá trị hao mòn luỹ kế) của TSCĐ tính đến thời điểm báo

- Giá trị có thể thu hồi: Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc sử

dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lý của chúng

1.1.10Yêu cầu quản lí và nhiệm vụ của kế toán Tài sản cố định.

Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời sốhiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanhnghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác

sử dụng đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả Quản lý TSCĐ phải theonhững nguyên tắc nhất định Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày22/12/2014 và thông tư 45/2013/TT_BTC quy định một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Tài sản cố định phải được theo dõi, quyết toán, quản lý và sử dụng theo đúngquy định của pháp luật hiện hành Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơriêng (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng

từ, giấy tờ khác có liên quan) Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻriêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong

Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán là một công

cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cần thực hiện các nhiệm vụ:

• Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về

số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyểnTSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảoquản và sử dụng TSCĐ

• Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tínhtoán phản ánh chính xác số khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị cóliên quan.

• Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ

• Tham gia các công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lạiTSCĐ trong trường hợp cần thiết Tổ chức phân tích, tình hình bảo quản và sử dụngTSCĐ ở doanh nghiệp

• Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấuhao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiệnhành và trích khấu hao theo quy định tại Thông tư này

• Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đãkhấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐthông thường

• Kế toán phải theo dõi chi tiết nguồn hình thành TSCĐ để phân bổ hao mònmột cách phù hợp theo nguyên tắc:

- Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay hoặc vốn chủ sở hữu phục vụcho sản xuất, kinh doanh thì hao mòn được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh;

- Đối với TSCĐ hình thành từ các Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển khoa học vàcông nghệ hoặc nguồn kinh phí thì hao mòn được ghi giảm các quỹ, nguồn kinh phíhình thành TSCĐ đó

• Kế toán phân loại TSCĐ và BĐSĐT theo mục đích sử dụng

- Trường hợp một tài sản được sử dụng cho nhiều mục đích, ví dụ một tòa nhàhỗn hợp vừa dùng để làm văn phòng làm việc, vừa để cho thuê và một phần để bánthì kế toán phải thực hiện ước tính giá trị hợp lý của từng bộ phận để ghi nhận mộtcách phù hợp với mục đích sử dụng

- Trường hợp một bộ phận trọng yếu của tài sản được sử dụng cho một mụcđích cụ thể nào đó khác với mục đích sử dụng của các bộ phận còn lại thì kế toáncăn cứ vào mức độ trọng yếu có thể phân loại toàn bộ tài sản theo bộ phận trọng yếuđó

- Trường hợp có sự thay đổi về chức năng sử dụng của các bộ phận của tài sảnthì kế toán được tái phân loại tài sản theo mục đích sử dụng theo quy định của cácChuẩn mực kế toán có liên quan.

- Khi mua TSCĐ nếu được nhận kèm thêm thiết bị, phụ tùng thay thế (phòngngừa trường hợp hỏng hóc) thì kế toán phải xác định và ghi nhận riêng sản phẩm,phụ tùng thiết bị thay thế theo giá trị hợp lý Nếu thiết bị, phụ tùng thay thế đủ tiêuchuẩn là TSCĐ thì được ghi nhận là TSCĐ, nếu không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ thìghi nhận là hàng tồn kho Nguyên giá TSCĐ mua được xác định bằng tổng giá trịcủa tài sản được mua trừ đi giá trị sản phẩm, thiết bị, phụ tùng thay thế

- Kế toán TSCĐ, BĐSĐT và chi phí đầu tư XDCB liên quan đến ngoại tệ đượcthực hiện theo quy định tại Điều 69 – hướng dẫn phương pháp kế toán chênh lệch tỷgiá hối đoái

1.1.11 Các phương pháp tính khấu hao Tài sản cố định.

1.1.11.1 Nguyên tắc hạch toán

- Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành TSCĐ

và giá trị còn lại của TSCĐ

- Kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: Nguyên giá,giá trị khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ

Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị khấu hao lũy kế

- TSCĐ phải được phân loại theo các phương pháp được quy định trong Hệthống báo cáo tài chính và hướng dẫn của cơ quan thống kê, phục vụ cho yêu cầuquản lý Nhà nước

1.1.11.2 Các phương pháp tính khấu hao

Việc lựa chọn các phương pháp tính khấu hao thích hợp là biện pháp quantrọng để bảo toàn vốn cố định và cũng là một căn cứ quan trọng để xác định thờigian hoàn vốn đầu tư vào TSCĐ từ các nguồn tài trợ dài hạn

Căn cứ vào khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng qui định cho từngphương pháp trích khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp được lựa chọn cácphương pháp trích khấu hao phù hợp từng loại tài sản cố định của doanh nghiệp

tuyến tính).

Đây là phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian sử dụng, được sửdụng phổ biến để tính khấu hao cho các loại tài sản cố định hữu hình có mức độ haomòn đều qua các năm

✓ Mức khấu hao:

Giá trị khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị thanh lí ước tính

✓ Tỷ lệ khấu hao TSCĐ (T kh ):

Hình 1 1 Mô hình khấu hao đường thẳng

✓ Phương pháp khấu hao nhanh

Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp khấu hao đường thẳng vàthúc đẩy việc thu hồi nhanh hơn vốn cố định người ta sử dụng phương pháp khấuhao nhanh

Hai phương pháp khấu hao nhanh thường được đề cập là: Phương pháp khấuhao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và phương pháp khấu hao theo tổng số

✓ Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần

Hình 1 2 Mô hình khấu hao giảm dần

Công thức tính:

Mki = Gdi x TKDTrong đó: Mki : số khấu hao TSCĐ năm thứ i

Gdi : giá trị còn lại của TSCĐ đầu năm thứ iTKD : tỷ lệ khấu hao cố định hàng năm của TSCĐ

i : thứ tự các năm sử dụng TSCĐ (i =1,n)

✓ Tỷ lệ khấu hao cố định hàng năm

TKD = TKH x Hd (Hệ số điều chỉnh)Theo kinh nghiệm, các nhà kinh tế ở các nước thường được sử dụng hệ số như sau:

- TSCĐ có thời hạn sử dụng 3-4 năm thì hệ số điều chỉnh là 1,5

- TSCĐ có thời hạn sử dụng 5-6 năm thì hệ số điều chỉnh là 2

- TSCĐ có thời hạn sử dụng trên 6 năm thì hệ số là 2,5

✓ Phương pháp khấu hao theo tổng số

Công thức tính:

MKt = NG x TKtTrong đó: MKt : số khấu hao TSCĐ năm thứ t (t = 1, n)

NG : nguyên giá TSCĐTKt : tỷ lệ khấu hao cố định ở năm thứ t

Tỷ lệ khấu hao TSCĐ của năm cần tính khấu hao được tính bằng cách lấy sốnăm còn lại sử dụng tính từ đầu năm khấu hao cho đến khi TSCĐ hết thời gian sửdụng chia cho số năm còn sử dụng của TSCĐ theo thứ tự năm của thời gian sử