Quy trình xử lý công văn tại bộ NV

Quy trình xử lý công văn tại Bộ NV* Trong phạm vi báo cáo, tôi xin được mô tả quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và công tác lưu trữ tài liệu của Văn phòng Bộ Nội vụ: Văn phòng

Quy trình xử lý công văn tại Bộ NV

* Trong phạm vi báo cáo, tôi xin được mô tả quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và công tác lưu trữ tài liệu của Văn phòng Bộ Nội vụ:

Văn phòng Bộ Nội vụ là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Bộ Chức năng nhiệm vụ phục vụ Bộ đa ngành đa lĩnh vực do vậy khối lượng văn bản tiếp nhận, xử lý và ban hành hàng ngày rất lớn

Tôi xin mô tả cụ thể quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Bộ Văn phòng Bộ Nội vụ như sau:

Bước 1 Tiếp nhận: Bộ phận Văn thư tiếp nhận, đóng dấu văn bản đến, ghi

vào sổ quản lý, đính phiếu trình vào từng văn bản, sau đó chuyển cho lãnh đạo phòng Hành chính văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ

Bước 2 Phân loại: Lãnh đạo phòng Hành chính văn thư lưu trữ tiến hành

phân loại, chuyển cho các đơn vị chuyên môn của Bộ để xử lý Những văn bản chung của Bộ được phân loại riêng chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng phụ trách mảng Văn thư lưu trữ xử lý chuyển Bộ trưởng, Thứ trưởng và các đơn vị trong cơ quan Bộ, Chánh Văn phòng, Phó chánh văn phòng và đơn vị trong Văn phòng Bộ

Bước 3 Xử lý văn bản:

- Những văn bản được đóng dấu "Hoả tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn" được chuyển ngay sau khi đăng ký Các văn bản gửi đến sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, Văn thư trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý Phó Văn phòng phụ trách văn thư lưu trữ ký phiếu xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá một ngày làm việc kể từ khi văn bản được đăng

ký tại Văn thư

- Những văn bản thông thường gửi đến Bộ thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan Bộ, Phó Chánh Văn phòng ký phiếu chuyển đến các đơn vị chuyên môn để giải quyết

Bước 4 Phát hành văn bản:

Sau khi Lãnh đạo Bộ cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản được chuyển lại cho Văn thư sao lại văn bản, chuyển bản gốc cho cán bộ lưu trữ và chuyển ngay

các văn bản đã sao đến các đơn vị có liên quan, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp Đối với các văn bản do Văn phòng chuyển đến các đơn

vị, chuyên viên nhận văn bản phải ký nhận vào sổ giao nhận của Văn phòng

Bước 5 Lưu trữ văn bản:

Căn cứ ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Bộ, toàn bộ bản gốc được giao cho cán bộ lưu trữ Ngoài ra chuyên viên văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong Văn phòng Bộ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

* Những nhược điểm, vấn đề bất cập của quy trình xử lý văn bản và biện pháp khắc phục:

- Tại khâu tiếp nhận văn bản đến:

Nhược điểm: Bộ phận Văn thư đính phiếu trình giải quyết vào tất cả các văn

bản đến là không cần thiết vì làm như vậy rất lãng phí phiếu trình và thời gian giải quyết thủ tục hoặc công việc đó bị kéo dài hơn

Biện pháp khắc phục: Theo tôi, khi tiếp nhận văn bản gửi đến, Bộ phận

Văn thư vào sổ công văn đến, phân loại văn bản và sao văn bản gửi ngay cho các đơn vị chuyên môn để xử lý theo đúng chức năng và thẩm quyền được giao đối với các văn bản thông thường, như thế sẽ tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm để in phiếu trình và đặc biệt là rút ngắn được thời gian xử lý văn bản của các đơn vị chuyên môn

Đối với những văn bản cần xin ý kiến của lãnh đạo Bộ hoặc Chánh văn phòng Bộ thì mới đính phiếu trình và trình lãnh đạo phê duyệt trước khi chuyển cho các đơn vị chuyên môn giải quyết

- Tại khâu lưu trữ văn bản:

Nhược điểm: Do khối lượng văn bản đến và văn bản do Bộ phát hành rất lớn nhưng việc lưu trữ văn bản vẫn thực hiện theo phương pháp truyền thống thủ công nên rất tốn diện tích để lưu trữ và khi khai thác dữ liệu mất rất nhiều thời gian

Hiện nay, việc lưu trữ văn bản cần được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất là tất cả các văn bản sau khi phát hành, toàn bộ hồ sơ công việc phải được lưu trữ tại Văn phòng Bộ theo quy định Hết thời hạn lưu trữ tại đơn vị, văn bản, tài liệu đó sẽ được chuyển lên kho lưu trữ của Văn phòng Bộ để chỉnh lý, bảo quản, phục vụ việc khai thác, sử dụng lâu dài sau này

Biện pháp khắc phục: Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung quy trình tiếp nhận,

ban hành và xử lý văn bản cho phù hợp Sắp xếp tài liệu một cách khoa học và Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ, khai thác và tìm kiếm văn bản như: quét tài liệu và văn bản để lưu trữ trên đĩa cứng, chỉ lưu các văn bản do lãnh đạo đơn vị ký trực tiếp còn các hồ sơ chi tiết sẽ được lưu tại cơ quan tham mưu, xử lý văn bản

Câu 2:

Sau khi được học môn Quản trị hoạt động, bản thân tôi nhận thấy nội dung gần gũi và có thể áp dụng ngay vào công việc hàng ngày của Văn phòng Bộ Nội

vụ đó là xem xét 7 loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN Trong bài viết này tôi xin nêu một loại lãng phí đó là: lãng phí trong quá trình tiếp nhận văn thư nội bộ

Quy trình công tác văn thư của Văn phòng Bộ:

Hàng ngày có rất nhiều văn bản từ các đơn vị gửi đến văn phòng Bộ, sau khi hoàn tất việc đăng ký văn bản, cán bộ văn thư trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ xin

ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ Tuỳ thuộc vào từng loại văn bản mà sau khi Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến chỉ đạo, văn bản được chuyển lại cho văn thư sao lại văn bản, chuyển bản gốc cho cán bộ lưu trữ và chuyển các văn bản đã sao đến các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ, các phòng đội trực thuộc Văn phòng Bộ

Để sao chụp một số lượng công văn gửi cho các đơn vị trực thuộc cơ quan

Bộ, các phòng đội trong Văn phòng Bộ, hàng ngày cán bộ văn thư mất rất nhiều thời gian và chi phí văn phòng phẩm rất lớn Ví dụ trong năm 2010, Văn phòng

Bộ đã tiếp nhận 26.409 văn bản đến; lấy số công văn đi 6.863 văn bản

Với việc giao công văn nội bộ theo hình thức bằng văn bản gửi trực tiếp cho các phòng sau khi có ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ như đã

kể trên đã ảnh hưởng không nhỏ đến tính cập nhật đối với các đơn vị trong cơ quan Bộ và các phòng đội trực thuộc Văn phòng bộ, đồng thời gây lãng phí về chi phí giấy, photocopy

Để vận dụng kiến thức đã học vào công việc tiếp nhận công văn nội bộ của Văn phòng Bộ, chúng tôi đã phối hợp với Trung tâm thông tin (đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ) dùng mạng office của cơ quan để chuyển tải toàn bộ các văn bản nội bộ cơ quan để khắc phục tình trạng trên

Bằng cách xây dựng Quy chế giao nhận công văn nội bộ tại văn phòng Bộ, Quy chế này được áp dụng trong nội bộ Văn phòng Bộ bằng cách sử dụng phần

mềm giao nhận công văn qua hệ thống office server với máy chủ đặt tại Trung tâm thông tin của toà nhà Bộ

Các Phòng ban được tạo một thư mục riêng trên Server, chẳng hạn: Phòng

Kế Toán có thư mục là P.KT, Phòng Quản trị có thư mục là QT … để nhận công văn do nhân viên văn thư gửi qua phần mềm office

Nhân viên văn thư gửi công văn cho nơi nhận thì trên máy chủ sẽ nhận công văn đó và lưu lại nội dung công văn cũng như ngày giờ của công văn đó Khi đặt tên file văn bản, cán bộ văn thư phải gõ số công văn, ngày nhận công văn và trích dẫn nội dung công văn để phục vụ công tác tra soát cũng như truy cứu tài liệu sau này

Sau khi công văn gửi đi, từ máy của các Phòng ban sử dụng chương trình office tải công văn về để triển khai thực hiện Hệ thống máy chủ chỉ cho phép các Phòng khai thác dữ liệu, tài liệu, ngoài cán bộ quản trị mạng công nghệ thông tin

ra không ai có thể xoá, chỉnh sửa hay tải văn bản lên hệ thống mạng được

Công văn được đặt tên theo quy định: số công văn, ngày nhận công văn,

trích dẫn nội dung công văn và được lưu lại ngày giờ gửi nên có thể tìm kiếm dễ dàng Tìm kiếm theo ngày giờ công văn được gửi đi: Căn cứ vào cột Date trên phần mềm máy chủ

Hiện tại, quy chế này được Văn phòng Bộ thực hiện thí điểm để các phòng làm quen với quy trình mới, sau đó quy chế được thực hiện chính thức

Kết luận:

Môn học này rất bổ ích đối với tôi vì nó đã chỉ ra được những bất cập trong một quy trình tác nghiệp và các nhân tố ảnh hưởng, làm tăng chi phí không cần thiết, tạo ra lãng phí trong một quy trình tác nghiệp Nếu ta kiểm soát hoặc loại

bỏ được các yếu tố đó ra khỏi quy trình thì sẽ giảm được các chi phí không cần thiết và khi đó hiệu quả công việc chắc chắn sẽ cao hơn

Tài liệu tham khảo:

- Bài giảng của TS Nguyễn Danh Nguyên;

- Giáo trình Quản trị hoạt động;

- Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2010 của Văn phòng Bộ Nội vụ