Căn cứ những quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng công trình, tất cả các dự án trước khi triển khai cần tiến hành lập dự án khả thi dự án đầu tư xây dựng công trình
Trang 1QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG VIỆC THẨM ĐỊNH, PHÊ
DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Lựa chọn, mô tả, phân tích một quy trình tác nghiệp Phân tích những bất cập hoặc nhược điểm cho công tác quản lý Nêu nguyên nhân và cách khắc phục
Quy trình tác nghiệp lựa chọn phân tích: quy trình thẩm định phê duyệt dự
án đối với các dự án do các Công ty con của Tập đoàn Dệt May Việt Nam làm Chủ đầu tư
Căn cứ những quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng công trình, tất cả các dự án trước khi triển khai cần tiến hành lập dự án khả thi (dự
án đầu tư xây dựng công trình) và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi triển khai các bước tiếp theo Do đó, đối với các dự án do các Công ty con của Tập đoàn (100% vốn của Tập đoàn) đều phải được Tập đoàn tiến hành phê duyệt trước khi triển khai
Đầu mối trong việc thẩm định, phê duyệt dự án là Ban Kỹ thuật Đầu tư – đây là Ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn trong việc triển khai các công tác đầu tư trong đó có việc thẩm định, phê duyệt dự
án đầu tư
Quy trình tác nghiệp trong việc thẩm định, phê duyệt dự án được trình bày qua lưu đồ đươi đây:
Chủ đầu tư – Công ty Con tổ chức lập dự án khả thi (tự lập hoặc thuê tư vấn), lập báo cáo + tờ trình, trình Tập đoàn Dệt May Việt Nam phê duyệt dự án khả thi
Bộ phận văn thư tiếp nhận tờ trình, hồ sơ và chuyển Lãnh đạo Tập đoàn phân
công nhiệm vụ (giao cho Ban Kỹ thuật Đầu tư làm đầu mối thẩm duyệt)
Ban Kỹ thuật Đầu tư soạn thảo, gửi Công văn nội bộ cho các
Ban chức năng khác của Tập đoàn (Tài chính kế toán, quản lý
nguồn nhân lực) cử cán bộ tham gia thẩm định hồ sơ
Ban Kỹ thuật Đầu tư soạn thảo, gửi Công văn nội bộ cho các
Ban chức năng khác của Tập đoàn (Tài chính kế toán, quản lý
nguồn nhân lực) cử cán bộ tham gia thẩm định hồ sơ
Tổ thẩm định có sự tham gia của các chuyên viên của các Ban chức
năng tiến hành thẩm định hồ sơ theo từng lĩnh vực:
Kỹ thuật Đầu tư: kỹ thuật, công nghệ, xây dựng
Tài chính kế toán: tài chính (hiệu quả kinh tế của dự án)
Quản lý nguồn nhân lực: lao động, tiền lương, quản lý dự án,
quản trị sản xuất
Tổ thẩm định có sự tham gia của các chuyên viên của các Ban chức
năng tiến hành thẩm định hồ sơ theo từng lĩnh vực:
Kỹ thuật Đầu tư: kỹ thuật, công nghệ, xây dựng
Tài chính kế toán: tài chính (hiệu quả kinh tế của dự án)
Quản lý nguồn nhân lực: lao động, tiền lương, quản lý dự án,
quản trị sản xuất
Trang 2Mô tả quy trình:
Trong quy trình nêu trên được chia thành các bước công việc cụ thể:
Bước 1: Chủ đầu tư – Công ty Con tiến hành lập dự án khả thi (có thể tự lập
trong trường hợp có đủ điều kiện theo quy định hoặc thuê đơn vị tư vấn đủ năng lực) Việc lập dự án khả thi phải căn cứ trên quy hoạch chung của ngành và của Tập đoàn cũng như phải được Tập đoàn đồng ý về mặt chủ trương/phê duyệt dự án tiền khả thi Sau khi hoàn thành dự án khả thi, Chủ đầu tư tiến hành lập báo cáo +
tờ trình, trình Tập đoàn phê duyệt (hồ sơ trình sẽ được tiếp nhận thông qua bộ phận văn thư để kiểm soát thời gian tiến hành phê duyệt thực tế)
Bước 2: bộ phận Văn thư sẽ tiếp nhận tờ trình + Hồ sơ, phân loại và chuyển
cho Lãnh đạo Tập đoàn phân công nhiệm vụ cho Ban chuyên môn của Tập đoàn thụ lý hồ sơ (Ban Kỹ thuật Đầu tư)
Bước 3: sau khi nhận được phiếu phân công nhiệm vụ của Lãnh đạo Tập
đoàn, Ban Kỹ thuật Đầu tư sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ và lập Công văn nội bộ gửi
Tổ thẩm định có sự tham gia của các chuyên viên của các Ban chức
năng tiến hành thẩm định hồ sơ theo từng lĩnh vực:
Kỹ thuật Đầu tư: kỹ thuật, công nghệ, xây dựng
Tài chính kế toán: tài chính (hiệu quả kinh tế của dự án)
Quản lý nguồn nhân lực: lao động, tiền lương, quản lý dự án,
quản trị sản xuất
Tổ thẩm định có sự tham gia của các chuyên viên của các Ban chức
năng tiến hành thẩm định hồ sơ theo từng lĩnh vực:
Kỹ thuật Đầu tư: kỹ thuật, công nghệ, xây dựng
Tài chính kế toán: tài chính (hiệu quả kinh tế của dự án)
Quản lý nguồn nhân lực: lao động, tiền lương, quản lý dự án,
quản trị sản xuất
Tổ thẩm định lập Báo cáo thẩm định dự án
Ban Kỹ thuật Đầu tư tổng hợp, dự thảo quyết định phê duyệt dự án khả thi trình Lãnh đạo Tập đoàn xem xét, phê duyệt
Ban Kỹ thuật Đầu tư tổng hợp, dự thảo quyết định phê duyệt dự án khả thi trình Lãnh đạo Tập đoàn xem xét, phê duyệt
Lãnh đạo Tập đoàn (theo phân cấp đầu tư) ký Quyết định phê duyệt dự án khả thi
Bộ phận văn thư lấy số, đóng dấu, phát hành Quyết định cho các bên có liên
quan
Trang 3các Ban chức năng khác trong Tập đoàn (Ban Tài chính kế toán, ban quản lý nguồn nhân lực) đề nghị của cán bộ tham gia thẩm định hồ sơ
Bước 4: các ban chức năng cử cán bộ tham gia phối hợp với Ban Kỹ thuật
Đầu tư thẩm định hồ sơ:
- Ban Kỹ thuật Đầu tư sẽ thẩm định phần kỹ thuật, công nghệ, xây dựng của Hồ sơ Trong đó, tập trung vào các nội dung:
+ Chủ trương đã được thông qua của Lãnh đạo Tập đoàn
+ Sự phù hợp về mặt công nghệ, kỹ thuật, dây chuyền sản xuất
+ Thiết kế cơ sở của dự án: xem xét quy hoạch của địa phương, ý kiến tham gia thiết kế cơ sở của các cơ quan ban ngành tại địa phương (Sở xây dựng, Phòng cảnh sát phòng cháy chữa cháy, Sở tài nguyên môi trường,
…)
- Ban Tài chính Kế toán sẽ thẩm định về mặt tài chính cụ dự án, cụ thể: + Sự chính xác, phù hợp của các dữ liệu đầu vào đưa vào tính toán: giá nguyên phụ liệu, giá thiết bị, giá trị xây dựng, các loại chi phí khác, phí theo quy định, giá bán, … (có sự tham vấn của các chuyên viên có liên quan)
+ Tiến hành kiểm tra các bước tính toán hiệu quả kinh tế của dự án: IRR, NPV, thời gian thu hồi vốn,…
- Ban quản lý nguồn nhân lực: thẩm định các vấn đề liên quan tới: (1) nguồn nhân lực (lao động trực tiếp, lao động gián tiếp), chi phí tiền lương, năng lực của bộ máy quản lý dự án dự kiến,
Bước 5: sau khi thẩm định hồ sơ, nếu hồ sơ dự án đạt yêu cầu theo quy định,
tổ thẩm định sẽ tiến hành lập Báo cáo thẩm định gửi về Ban Kỹ thuật đầu tư tổng hợp
Bước 6: trên cơ sở báo cáo thẩm định, Ban Kỹ thuật Đầu tư tiến hành dự
thảo Quyết định phê duyệt dự án khả thi theo quy định và trình Lãnh đạo Tập đoàn xem xét, phê duyệt
Bước 7: Lãnh đạo Tập đoàn tiến hành xem xét đề nghị của Ban Kỹ thuật
Đầu tư và ký Quyết định phê duyệt dự án khả thi
Trang 4Bước 8: Bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận Quyết định đã được Lãnh đạo
Tập đoàn phê duyệt, tiến hành nhập số Quyết định, đóng dấu, phát hành Quyết định tới các bên liên quan (Chủ đầu tư – để triển khai, Ban Kỹ thuật Đầu tư – để lưu, theo dõi, kiểm tra)
Có thể nói, quy trình nêu trên tương đối chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Pháp luật về quản lý đầu tư xây dựng công trình Việc kiểm soát ngay từ khâu phê duyệt dự án sẽ giúp cho Tập đoàn Dệt May Việt Nam tiết kiệm được chi phí ở mức phù hợp cũng như làm kim chỉ nam cho những bước triển khai sau này Tổng mức đầu tư của dự án sẽ là mức chi phí trần và việc triển khai thực hiện thực tế sẽ không được phép vượt qua mức chi phí trần này (ngoại trừ các yếu tố biến động do chính sách của nhà nước hoặc các yếu tố mang tính khách quan khác)
Tuy nhiên, quy trình này cũng để lộ một nhược điểm rất lớn đó là thời gian thẩm định và phê duyệt mất thời gian tương đối lớn (khoảng 15 ngày làm
việc đối với dự án tương đối đầy đủ hồ sơ và có thể kéo dài nhiều tháng trong trường hợp dự án thiếu các dữ liệu cấn thiết) khiến cho việc triển khai dự án của các Công ty Con bị chậm, thời gian triển khai kéo dài, gây thiệt hại về kinh tế làm ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án
Trong quy trình nêu trên, quá trình mất nhiều thời gian cũng như ảnh hưởng rất nhiều tới cả quy trình tác nghiệp đó là khâu thành lập tổ thẩm định và tiến hành thẩm định hồ sơ
Đây là quá trình có sự tham gia của các Ban chức năng khác nhau (Kỹ thuật Đầu tư, Tài chính kế toán, quản lý nguồn nhân lực) nên sự phối hợp giữa các thành viên là hết sức quan trọng Việc phối hợp này sẽ quyết định đến chất lượng cũng như thời gian của cả tiến trình Bên cạnh đó, do các thành viên trong Tổ thẩm định đều kiêm nhiệm (ngoài việc thẩm định hồ sơ các thành viên còn có nhiệm vụ khác trong Ban) do đó thời gian dành cho việc thẩm định sẽ bị hạn chế dẫn tới việc đưa
ra Báo cáo thẩm định bị chậm trễ ảnh hưởng tới toàn bộ quy trình tác nghiệp chung
Ngoài ra, nếu hồ sơ đệ trình lên Tập đoàn không chuẩn, có sai sót hoặc thiếu
hồ sơ thì quá trình xử lý hồ sơ sẽ càng lâu hơn do Chủ đầu tư phải bổ sung, chính sửa hồ sơ Việc này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc triển khai các bước tiếp
Trang 5theo của dự án Trong khi đó, giá cả nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, chính sách
vĩ mô liên tục có sự biến động, lạm phát của Việt Nam trong những năm qua liên tục tăng cao khiến cho việc triển khai dự án chậm sẽ dẫn tới việc tăng chi phí thực hiện dự án Qua thống kê sơ bộ, nếu như dự án chậm tiến độ khoảng 06 tháng theo như kế hoạch ban đầu thì chi phí thực hiện dự án có thể tăng tới hơn 10% do các biến động về giá cả, tỷ giá,…
Do đó, đây là khâu cần phải xem xét và tái cơ cấu nhằm đem lại hiệu quả cao hơn và vẫn tuân thủ các quy định hiện hành của Pháp luật quản lý đầu tư xây dựng công trình
Theo quan điểm cá nhân, để quy trình thẩm định, phê duyệt dự án khả thi nhanh, đảm bảo chất lượng, nâng cao hiệu quả của dự án cần thành lập một Tổ thẩm định chuyên trách để tiến hành xử lý các hồ sơ liên quan Tổ thẩm định
này sẽ được tổ chức với biên chế riêng, độc lập với các Ban chức năng của Tập đoàn Về thành phần Tổ thẩm định sẽ bao gồm các thành viên có chuyên môn về: công nghệ, xây dựng cơ bản, tài chính, quản trị nguồn nhân lực Để khai thác tối đa năng lực của các thành viên, nhiệm vụ của Tổ sẽ không chỉ giới hạn trong việc thẩm định dự án mà bao gồm cả việc thẩm định các bước tiếp theo (thiết kế kỹ thuật, dự toán, hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu,…)
Về phương thức làm việc của Tổ thẩm định: tổ sẽ làm việc song song trong cùng một cơ chế phối hợp với các Chủ đầu tư, tham gia cùng Chủ đầu tư trong quá trình xem xét, thẩm định các bước, công tác cụ thể trong việc triển khai dự án Việc này sẽ tiết kiệm được thời gian đáng kể trong việc thẩm định, phê duyệt
Câu 2: Những ứng dụng thực tế của môn học quản trị hoạt động trong công
việc Nêu những nội dung sẽ áp dụng và cách thức thực hiện
Qua những nội dung của môn học Quản trị hoạt động, theo quan điểm cá nhân, thì việc xây dựng quy trình tác nghiệp có vai trò hết sức quan trọng trong hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp nói chung và từng phòng, nhóm công tác nói riêng
Nếu một quy trình tác nghiệp có nhiều bất cập sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, không tận dụng được khả năng chuyên môn của nguồn nhân lực,
Trang 6hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị sẽ thấp và dẫn tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không đáp ứng được mong đợi
Như đã phân tích trong nội dung Câu số 1, Tập đoàn Dệt May Việt Nam là đơn vị hàng đầu trong ngành, bao gồm rất nhiều các doanh nghiệp thành viên, việc xây dựng những quy trình tác nghiệp chuẩn cho từng phòng, ban của Tập đoàn sẽ giúp Tập đoàn quản lý tốt hơn, giảm thiểu thời gian cho các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp thành viên hoạt động sản xuất kinh doanh
Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình Quản trị tác nghiệp (Đại học Griggs)
2 Tài liệu trên internet