QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP THEO ISO 9001:2008 TẠI PHÒNG ĐẦU TƯ CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG BẠCH ĐẰNG Quản trị hoạt động có vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của doanh nghiệp.
Trang 1QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP THEO ISO 9001:2008 TẠI PHÒNG ĐẦU TƯ CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG BẠCH ĐẰNG
Quản trị hoạt động có vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của
doanh nghiệp Với những kiến thức tiếp thu được thông qua môn học Quản trị hoạt động của Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế của Đại học Griggs, tôi xin viết về một quy trình tác nghiệp theo ISO 9001:2008 tại Phòng đầu tư của Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng
Giới thiệu về Tổng công ty: Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng thuộc Tập đoàn
Phát triển nhà và đô thị Việt Nam Tổng công ty là doanh nghiệp lớn và có uy tín trong ngành xây dựng Việt Nam Tổng công ty có trụ sở tại 268 Trần Nguyên Hãn, quận Lê Chân, thành phố Hải phòng Được thành lập từ năm 1958, với trên
50 năm hoạt động, Tổng công ty đã thi công nhiều công trình lớn ở trong nước cũng như ở nước ngoài
Hiện nay, Tổng công ty đang hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, gồm 21 đơn vị thành viên, 06 phòng nghiệp vụ gồm: Phòng Tổ chức lao động,
Kế toán tài chính, Kế hoạch, Đầu tư, Quản lý thi công và Văn phòng Ngành nghề kinh doanh chính là: Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng, kinh doanh đầu tư phát triển nhà và đô thị
Chức năng và nhiệm vụ của Phòng đầu tư:
- Về chức năng: Phòng đầu tư là phòng chuyên môn tham mưu, giúp việc Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc Tổng công ty về lĩnh vực đầu tư
- Về nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, khảo sát, tìm kiếm cơ hội dự án đầu tư
Trang 2+ Tổng hợp và cân đối kế hoạch đầu tư ngắn hạn và dài hạn phù hợp với định hướng phát triển của Tổng công ty
+ Chỉ đạo thực hiện kế hoạch đầu tư; theo dõi, đôn đốc tiến độ triển khai các dự
án đầu tư
+ Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Tổng công ty quyết định chủ trương đầu tư
+ Quản lý, chỉ đạo thực hiện các thủ tục về đầu tư xây dựng và đấu thầu
+ Tổ chức thẩm định dự án đầu tư, kết quả đấu thầu đối với các dự án
+ Tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá các dự án đầu tư theo quy định
Mục đích của Quy trình đầu tư nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng các thủ tục đầu tư theo quy định hiện hành của Nhà nước và Quy định nội bộ của Tổng công
ty Quản lý thống nhất trong các khâu, liên kết các hoạt động cần thực hiện Từ khâu lập kế hoạch tổng thể, điều phối và kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu
về thời gian, chi phí, kỹ thuật, chất lượng và hiệu quả kinh tế trong quá trình đầu
tư, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao
- Mô tả quy trình:
1 Lập kế hoạch đầu tư: Hằng năm, căn cứ vào hướng dẫn của Bộ xây dựng, Tập đoàn, định hướng phát triển của Tổng công ty, phòng Kế hoạch soạn thảo văn bản hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch năm sau, bao gồm cả kế hoạch đầu tư
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email: gamba@griggs.edu.vn
2 Tổng hợp, cân đối kế hoạch đầu tư để trình duyệt Căn cứ tiến độ thực hiện, khả năng cân đối nguồn vốn, nhân lực cho từng dự án, Phòng Kế hoạch là đầu mối, phối hợp cùng Phòng Đầu tư, Tài chính Kế toán, Tổ chức lao động tổng hợp cân đối kế hoạch đầu tư trên cơ sở thứ tự ưu tiên báo cáo Tổng giám đốc xem xét trình Hội đồng thành viên Tổng công ty phê duyệt
Trang 33 Phê duyệt: Hội đồng thành viên phê duyệt kế hoạch đầu tư hàng năm của công ty mẹ - Tổng công ty
4 Lập dự án, báo cáo kinh tế - kỹ thuật: Chủ đầu tư trực tiếp lập hoặc thuê tư vấn lập dự án báo cáo kinh tế kỹ thuật để làm rõ về sự cần thiết phải đầu tư và hiệu quả đầu tư xây dựng dự án
5 Thẩm định và trình duyệt: Phòng đầu tư thảo tờ trình để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng thành viên phê duyệt dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật Hội đồng thẩm định dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật do Phòng đầu tư thường trực có sự tham gia ý kiến của các phòng, ban, đơn vị liên quan; lập báo cáo kết quả thẩm định, trình Chủ tịch hội đồng thành viên phê duyệt dự án
6 Lập thiết kế kỹ thuật và dự toán: Căn cứ kết quả phê duyệt dự án, chủ đầu tư lập thiết kế kỹ thuật và dự toán xây dựng
7 Thẩm định trình duyệt: Tổng giám đốc trình Hội đồng thành viên Tổng công
ty thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình Phòng đầu tư là đầu mối tiếp nhận hồ sơ, căn cứ định mức chi phí, đơn giá và các chế độ chính sách có liên quan tiến hành thẩm định thiết kế kỹ thuật và các chi phí trong dự toán theo quy định, trình kết quả thẩm định để Hội đồng thành viên phê duyệt
8 Lập kế hoạch đấu thầu hoặc chỉ định thầu: Chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu hoặc đề nghị chỉ định thầu xây dựng công trình theo quy định của Luật đấu thầu
và các văn bản hướng dẫn
9 Phòng Đầu tư trình Hội đồng thành viên Tổng công ty phê duyệt kế hoạch đấu thầu hoặc đề nghị chỉ định thầu
10 Tổ chức đấu thầu hay chỉ định thầu
11 Thẩm định kết quả đấu thầu và chỉ định thầu: Tổng công ty thành lập Hội đồng thẩm định để thẩm định kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu, sau đó trình Hội đồng thành viên phê duyệt
Trang 4Website: www.griggs.edu.vn Email: gamba@griggs.edu.vn
12 Quản lý chất lượng công trình, hướng dẫn nghiệm thu: Phòng Quản lý thi công Tổng công ty hướng dẫn quản lý chất lượng, giám sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng theo đúng các quy định hiện hành
13 Lập hồ sơ quyết toán: Sau khi dự án hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, chủ đầu tư lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư trình Hội đồng thành viên phê duyệt
14 Thẩm định quyết toán: Tổng công ty thành lập Hội đồng để thẩm định giá trị quyết toán có sự tham gia của Phòng tài chính kế toán, trình Hội đồng thành viên phê duyệt
15 Lưu hồ sơ: Phòng đầu tư lưu trữ hồ sơ dự án trong quá trình đầu tư Sau khi
dự án kết thúc bàn giao đưa vào sử dụng, hồ sơ được bàn giao cho đơn vị tiếp nhận dự án hoặc lưu trữ tại Tổng công ty
Qua quy trình đầu tư của Tổng công ty, tôi nhận thấy còn có những bất cập trong công tác quản lý, đó là: Quy trình đầu tư còn liên quan đến nhiều phòng, ban bộ phận trong doanh nghiệp như: Phòng kế hoạch trong việc lập kế hoạch, Phòng tài chính kế toán tham gia thẩm định giá, Phòng Quản lý thi công tham gia quản lý chất lượng công trình hay việc thành lập Hội đồng thẩm định giá… Các thủ tục thông qua các phòng, ban gây ra lãng phí về thời gian, tiến độ triển khai dự án sẽ bị chậm, ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh
Để thực hiện công việc được tốt hơn, mỗi một dự án đầu tư nên thành lập một Ban quản lý dự án, ban này có trách nhiệm làm từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, triển khai dự án đến khi đưa dự án vào hoạt động Thành viên của Ban này phải
có chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu như: Quản lý dự án, xây dựng, kế toán…
Câu 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp
này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị
Trang 5hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động
gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Trong môn Quản trị hoạt động, phương pháp sản xuất Lean là một nội dung có thể áp dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng - nơi tôi đang công tác hiện nay Phương pháp này hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình thi công công trình Với Lean, Tổng công ty có thể giảm chi phí, tăng doanh thu và rút ngắn thời gian thi công
- Bảy loại lãng phí theo quan điểm của Lean là: Sản xuất thừa, chờ đợi,vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa và sản phẩm hỏng
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email: gamba@griggs.edu.vn
- Những loại lãng phí theo quan điểm của Lean tại Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng:
Sản xuất thừa: Trong quá trình sản xuất bê tông thương phẩm phục vụ cho công
trình nếu không tính toán kỹ về khối lượng hoặc các công việc trước đó như công tác thi công cốp pha, cốt thép chưa được hoàn thiện thì bê tông sẽ bị thừa hoặc phải đổ đi gây lãng phí
Chờ đợi: Nếu chất lượng bản vẽ thiết kế không tốt, dẫn đến phải mất thời gian
chờ đợi sửa đổi, bổ sung Thời gian trì hoãn do thiếu vật tư cũng bị ảnh hưởng Việc chờ đợi đã làm tăng thêm chi phí do nhân công phải chờ đợi; máy móc, thiết bị không khấu hao được
Vận chuyển: Việc bố trí mặt bằng để tập kết vật tư, vật liệu như: cốp pha, đà
giáo; cát, đá, xi măng, thép …không hợp lý dẫn đến tốn thêm thời gian và chi phí để vận chuyển hàng
Trang 6Lưu kho: Việc tính toán dự trữ quá mức cần thiết về vật tư dẫn đến chi phí tài
chính cao hơn về tồn kho
Thao tác: Sắp xếp vật tư, bố trí vị trí để thiết bị thi công không khoa học, dẫn
đến mất thời gian di chuyển, đi lại
Sản phẩm hỏng: Bảo quản vật tư không tốt, xi măng, sắt thép phải được che
đậy kỹ để tránh làm giảm chất lượng do ảnh hưởng của thời tiết Việc tính toán gia công thép không chuẩn xác cũng gây lãng phí
Các giải pháp khắc phục:
Thiết kế tổng mặt bằng thi công phù hợp với quy mô của từng dự án
Áp dụng định mức theo quy định hiện hành về vật tư, nhân công, máy
Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, ý thức cho cán bộ, công nhân viên
Nâng cao vai trò quản lý, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Ngày nay quan điểm sản xuất hạn chế lãng phí của Lean thực sự rất hữu ích cho các doanh nghiệp, góp phần tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
Kết luận: Đất nước đang trên đà phát triển và hội nhập quốc tế tạo ra nhiều cơ
hội cho doanh nghiệp phát triển, nhưng bên cạnh đó cũng đặt ra nhiều thách thức Môn học Quản trị hoạt động thực sự rất hữu ích cho tôi và doanh nghiệp nơi tôi đang công tác Giúp cho doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc sao cho hợp lý, tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu và hiệu quả kinh doanh Đặc biệt, trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt hiện nay
Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình môn Quản trị hoạt động - Trường đại học Griggs.
2 Quản trị sản xuất và dịch vụ - Nhà xuất bản LĐ – XH
GS.TS Đồng Thị Thanh Phương
Trang 73 Tài liệu do Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng cung cấp