quy trình tác nghiệp của một trong các nghiệp vụ hiện đang áp dụng tại công ty cổ phần đầu tư tài chính FINDEX

Trong khuôn khổ môn học Quản trị hoạt động và tác nghiệp, bản báo cáo của cá nhân tôi tập trung nghiên cứu quy trình tác nghiệp của một trong các nghiệp vụ hiện đang áp dụng tại Công ty

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CỦA MỘT TRONG CÁC NGHIỆP VỤ HIỆN ĐANG ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH FINDEX

Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà hội nhập với nền kinh tế thế giới, việc cạnh tranh ở bất kỳ ngành nghề nào cũng càng trở nên gay gắt và khốc liệt hơn Chính vì vậy các doanh nghiệp ngày càng chú trọng hơn về năng suất, chất lượng và hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Quản trị hoạt động và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất Để tạo ra sản phẩm và dịch vụ các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ bản: Marketing, sản xuất và tài chính Các nhà quản trị Marketing chịu trách nhiệm tạo ra nhu cầu cho sản phẩm và dịch vụ của tổ chức Các nhà quản trị tài chính chịu trách nhiệm về việc đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Các doanh nghiệp không thể thành công khi không thực hiện đồng bộ các chức năng tài chính, Marketing và sản xuất Không quản trị sản xuất tốt thì không có sản phẩm hoặc dịch vụ tốt; không có Marketing thì sản phẩm hoặc dịch vụ cung ứng không nhiều; không có quản trị tài chính thì các thất bại về tài chính sẽ diễn ra Mỗi chức năng hoạt động một cách độc lập để đạt được mục tiêu riêng của mình

đồng thời cũng phải làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung cho tổ chức

về lợi ích, sự tồn tại và tăng trưởng trong một điều kiện kinh doanh năng động

Do đó có thể nói rằng quản trị hoạt động và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị xấu sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản Trong khuôn khổ môn học Quản trị hoạt động và tác nghiệp, bản báo cáo của

cá nhân tôi tập trung nghiên cứu quy trình tác nghiệp của một trong các nghiệp

vụ hiện đang áp dụng tại Công ty cổ phần đầu tư tài chính FINDEX – Quy trình hoạt động đầu tư chứng khoán Đây là một nghiệp vụ rất đặc thù của Công ty hoạt động trong lĩnh vực đầu tư tài chính cũng như các Công ty chứng khoán

Giới thiệu sơ lược về Công ty:

Công ty cổ phần đầu tư tài chính FINDEX được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017607 ngày 30/05/2007 với Ngân hàng TMCP Quân đội là cổ đông sáng lập Trụ sở chính của Công ty tại tòa nhà VIMECO đường Phạm Hùng phường Trung Hòa quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Vốn điều lệ của Công ty là 100 tỷ, ngành nghề kinh doanh chính của Công ty bao gồm các hoạt động trong lĩnh vực đầu tư bất động sản và đầu tư tài chính

Quy trình của hoạt động đầu tư chứng khoán tại Công ty CP đầu tư tài chính FINDEX:

Đầu tư chứng khoán là việc Công ty tự tiến hành các giao dịch mua bán các

mã chứng khoán cho chính mình Trong nghiệp vụ này Công ty tự đầu tư trên thị trường chứng khoán nhằm mục đích thu lợi và tự gánh chịu mọi rủi ro từ việc đầu tư của mình Hoạt động đầu tư của Công ty có thể được thực hiện trên thị trường giao dịch tập trung (Sở giao dịch chứng khoán HCM, Hà Nội, UPCOM ) hoặc trên thị trường phi tập trung (thị trường OTC) Trên thị trường giao dịch tập trung Công ty sẽ giao dịch thông qua phương pháp khớp lệnh báo giá trực tiếp hoặc thỏa thuận, còn trên thị trường phi tập trung phương thức thực hiện có thể trực tiếp giữa Công ty với các đối tác trên thị trường Hoạt động đầu tư chứng khoán là một hoạt động rất khó khăn và phức tạp vì vậy để thực hiện thành công hoạt động này, ngoài việc phân tích thị trường, nhanh nhạy với những biến động của thị trường thì cần phải nhắc đến vai trò vô cùng quan trọng của việc quản trị hoạt động đầu tư để có thể đưa ra các quyết định đầu tư đúng lúc, kịp thời và sáng suốt

Quy trình của hoạt động đầu tư chứng khoán:

- Giai đoạn 1: Lập phương án đầu tư: Xây dựng chiến lược đầu tư và Khai thác tìm kiếm cơ hội đầu tư

Trong giai đoạn này, công ty phải xác định được chiến lược trong hoạt động đầu tư của mình Đó có thể là chiến lược đầu tư chủ động, thụ động hoặc đầu tư vào một số ngành nghề, lĩnh vực cụ thể nào đó Sau khi xây dựng được chiến lược đầu tư của công ty, bộ phận đầu tư sẽ triển khai tìm kiếm các nguồn hàng hoá, cơ hội đầu tư trên thị trường theo mục tiêu đã định

- Giai đoạn 2: Duyệt phương án đầu tư: Phân tích, đánh giá chất lượng cơ hội đầu tư

Sau khi bộ phận đầu tư đã tiến hành phân tích, thẩm định, đánh giá chất lượng của các khoản đầu tư Bộ phận đầu tư sẽ trình lên các cấp trưởng/phó phòng, giám đốc, hội đồng đầu tư và chủ tịch hội đồng quản trị (nếu vượt hạn mức) để xem xét và ra quyết định phê duyệt phương án đầu tư Kết quả của giai đoạn này sẽ là kết luận cụ thể về việc công ty có nên đầu tư hay không và đầu tư với số lượng, giá cả bao nhiêu là hợp lý

- Giai đoạn 3: Thực hiện phương án đầu tư

Giai đoạn 3 Thưc hiện phương án đầu tư

Giai đoạn 4 Báo cáo kết quả đầu tư

Giai đoạn 2 Duyệt phương án đầu tư

Giai đoạn 1

Lập phương

án đầu tư

Sau khi đã nhận được sự phê duyệt về phương án đầu tư, bộ phận đầu tư sẽ triển khai thực hiện các hoạt động giao dịch mua, bán chứng khoán Cơ chế giao dịch sẽ tuân theo các quy định của pháp luật và các chuẩn mực chung trong ngành

- Giai đoạn 4: Báo cáo kết quả: Quản lý đầu tư và thu hồi vốn

Trong giai đoạn này, bộ phận đầu tư có trách nhiệm theo dõi các khoản đầu

tư, đánh giá tình hình và thực hiện báo cáo về những thay đổi trong quá trình đầu tư Sau khi thu hồi vốn, bộ phận đầu tư sẽ tổng kết, đánh giá hiệu quả đầu tư

và báo cáo lên Ban điều hành

Quy trình giao dịch của nhân viên phòng đầu tư chứng khoán:

- Trước phiên giao dịch:

Nhân viên kiểm tra lại số lượng và giá trị của danh mục các cổ phiếu, kiểm tra tình trạng hạn mức vốn được ủy quyền, cập nhật thông tin các doanh nghiệp cũng như thông tin chung của toan thị trường

- Trong phiên giao dịch:

Nhân viên theo dõi sát các biến động của thị trường và có thể đặt lệnh mua/bán theo hạn mức được ủy quyền, nếu vượt thẩm quyền quy định phải lập các phương án để trình lên các cấp trên có thẩm quyền

- Cuối phiên giao dịch:

Nhân viên lập báo cáo giao dịch, trưởng bộ phận đầu tư để lên báo cáo tổng hợp và chuyển lên Ban điều hành và các bộ phận có liên quan

II Theo Anh/Chị, quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác quản lý Vì sao? Theo Anh/Chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn.

Sau hơn 4 năm đi vào hoạt động kể từ ngày thành lập, mặc dù Ban lãnh đạo công ty đã có nhiều cải tiến và đóng góp để hoàn thiện các quy trình hoạt động của công ty tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi một số hạn chế và bất cập trong quá trình thực hiện Cụ thể một số hạn chế trong quy trình hoạt động đầu tư chứng khoán tại Công ty cổ phần đầu tư tài chính FINDEX như sau:

- Quá trình lập phương án và xây dựng danh mục đầu tư là rất quan trọng, nếu công ty không đánh giá và phân tích đúng tình hình kinh tế và thị trường, quá tập trung vào đầu tư cổ phiếu, không có tỷ lệ đầu tư vào cổ phiếu / trái phiếu hợp lý sẽ dẫn đến sự rủi ro cao trong danh mục đầu tư Ngoài ra việc tham gia vào thị trường OTC tuy đầy tiềm năng nhưng cũng do đây là các doanh nghiệp chưa niêm yết, thông tin chưa phổ biến nên khi thị trường có tín hiệu xấu những

cổ phiếu này sẽ mất thanh khoản và gây tồn đọng vốn cho Công ty

- Quy mô vốn và hạn mức ủy quyền cho bộ phận đầu tư còn thấp Để việc đầu tư trong thị trường hiện nay có hiệu quả, công ty cần có nguồn vốn lớn để xây dựng danh mục đầu tư hợp lý, an toan và hiệu quả

- Do tình hình thị trường biến động ngày càng phức tạp, vậy khi gặp một phương án đầu tư đầy tiềm năng nhưng vượt hạn mức cho phép, nhân viên phòng đầu tư phải trình lên các cấp trên để phê duyệt Thời gián chờ phê duyệt thường tương đối lâu do đó dễ dần đến việc làm mất cơ hội

- Do áp lực của bộ phận đầu tư là tương đối lớn, hệ thống công nghệ còn giới hạn vì thế khi thị trường có nhiều biến động dễ gây nên sự sai xót trong các khâu đặt lệnh mua/bán

- Việc bố trí nhân sự, phân cấp quản lý còn chưa hợp lý Khi thị trường ảm đạm hầu như không có giao dịch thì gây tình trạng dư thừa nhân viên Chưa có tách bạch bộ phận chuyên phân tích để hỗ trợ cho bộ phận đầu tư làm ảnh hưởng đến chất lượng các khoản đầu tư

- Các quy định của Ủy Ban Chứng Khoán còn nhiều bất cập, việc cung cấp thông tin trên thị trường nhiều khi thiếu chính xác và cập nhật Bên cạnh đó do trình độ nhân viên còn hạn chế cho nên thiếu cập nhật thông tin thị trường dễ dẫn đến rủi ro trong việc đầu tư

Một số giải pháp để cải thiện quy trình hoạt động đầu tư:

- Công ty phải có một chính sách linh hoạt và hợp lý cho bộ phận đầu tư trong từng thời kỳ Khi thị trường phát triền, hàng hóa trên thị trường rồi rào, cơ hội đầu tư nhiều thì nguồn vốn và danh mục đầu tư phải được mở rộng hơn và khi thị trường ảm đạm thì ngược lại

- Hoạt động đầu tư có thể mang lại cho công ty những khoản lợi nhuận lớn nhưng cũng có thể dẫn đến các rủi ro không nhỏ Để thực hiện thành công hoạt động này, ngoài bộ phận đầu tư có chuyên môn giỏi, nhanh nhạy với những diễn biến của thị trường , công ty cũng nên xây dựng một bộ phận chuyên trách về phân tích để hỗ trợ

- Để phù hợp với những biến động ngày càng phức tạp của thị trường, công

ty nên xây dựng lại một chế độ phân cấp quản lý, hạn mức ủy quyền để có thể đưa ra các quyết định đầu tư kịp thời và hợp lý

- Hệ thống công nghệ thông tin có thể ảnh hưởng đến toan bộ hoạt động của Công ty nói chung và của bộ phận đầu tư nói riêng Khi Công ty đầu tư một hệ thống công nghệ phù hợp và hiện đại sẽ hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận đầu tư cũng như việc kiểm soát của Ban lãnh đạo

- Con người luôn là tâm điểm của mọi hoạt động Đối với hoạt động đầu tư, yếu tố con người được nói đến bao gồm năng lực và trình độ chuyên môn Năng lực không chỉ là kiến thức và sự hiểu biết mà còn bao gồm cả sức chịu đựng các

áp lực cũng như tư cách đạo đức Chính vì vậy công tác đào tạo nhân sự và các chế độ đãi ngộ phải được công ty chú trọng hơn nữa

- Cuối cùng, để đảm bảo quy trình hoạt động đầu tư luôn tuân thủ đúng đắn

và đầy đủ không thể thiếu cơ chế kiểm soát Kiểm soát phải được thực hiện đúng

ở toàn bộ các khâu trong quy trình để có thể phát hiện và xử lý kịp thời các dấu hiệu bất thường xảy ra trước, trong và sau quy trình

Quy trình hoạt động đầu tư chứng khoán là một quy trình trong đó sự phân

bổ công việc, trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích của từng nhân viên thực hiện kinh doanh đầu tư cổ phiếu, trái phiếu và nhiều đối tượng khác có liên quan đồng thời cũng quy định chính sách giám sát, kiểm tra hoạt động đầu tư của công ty Chỉ khi công ty xây dựng được một quy trình chặt chẽ và khoa học thì các bộ phận cũng như các cấp ra quyết định ở trên mới nhận thức được rõ trách nhiệm của mình, từ đó hiệu quả của hoạt động đầu tư mới có hiệu quả nhất

Câu 2:

Theo Anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này

có thể áp dụng vào công việc của Anh/Chị hoặc của doanh nghiệp Anh/Chị hiện nay? Anh/Chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Sau khi nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động và tác nghiệp, một nội dung

mà tôi thấy có thể áp dụng vào hoạt động của công ty mình hiện nay chính là

Loại bỏ 7 loại lãng phí theo quản điểm sản xuất của LEAN, đó là:

- Sản xuất thừa

- Đợi chờ

- Vận chuyển

- Lưu kho

- Thao tác

- Gia công thừa

- Sản phẩm hỏng

Khi có thể dần loại bỏ 7 loại lãng phí này, Công ty có thể hoàn thiện được quy trình hoạt động và tác nghiệp của mình nhằm đạt được các mục tiêu đã đề

ra Quá trình loại bỏ 7 loại lãng phí này sẽ được Công ty áp dụng linh hoạt và phù hợp cho từng hoạt động, cụ thể:

- Các phòng ban phụ trách nghiệp vụ phải xây dựng phương án đầu tư hợp

lý, hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạt động cũng như nguồn vốn Công ty trong từng thời kỳ Tránh tình trạng đầu tư tràn lan và không hiệu quả gây tình trạng dư thừa và ứ đọng nguồn vốn

- Ban điều hành Công ty phải có chế độ phân cấp và ủy quyền hợp lý trong quy trình hoạt động và tác nghiệp để có thể đưa ra các quyết định sáng suốt, kịp thời và đúng đắn

- Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên thông qua việc mở các lớp đào tạo

về nghiệp vụ, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện, tăng cường tuyển dụng các nhân viên có trình độ và năng lực, linh hoạt trong công tác điều chuyển nhân sự tránh tình trạng dư thừa, có chế độ đãi ngộ và thưởng phạt hợp

lý theo mức độ hoàn thanh cũng như trách nhiệm của từng nhân viên

- Đầu tư một hệ thống công nghệ phù hợp và hiện đại sẽ hỗ trợ rất nhiều cho các bộ phận cũng như việc kiểm soát của Ban lãnh đạo

- Xây dựng bộ phận phân tích chuyên trách để tăng hiệu quả của hoạt động đầu tư, giảm thiểu các rủi ro và thiệt hại phát sinh

- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo các quy trình được tuân thủ một cách đúng đắn và chặt chẽ Quá trình kiểm tra sẽ diễn ra trước, trong và sau khi thực hiện hoạt động đầu tư

Nên kinh tế Việt Nam trong quá trình hôi nhập đang ngày càng phát triển,

đi cùng với đó là những biến động và sự canh tranh không ngừng của các doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm qua không ngừng phát triển và đã đạt được một số thanh tựu nhất định Tuy nhiên trong quá trình hoạt động vẫn còn nhiều rủi ro tiềm ẩn Vì vậy để nâng cao hiểu quả hoạt động của Công ty, bên cạnh việc nâng cao trình độ năng lực của nhân viên cần phải hoàn thiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình quản trị hoạt động và tác nghiệp, tăng cường công tác giám sát và kiểm tra trong mọi hoạt động Bản báo cáo này đưa

ra một cái nhìn khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần đầu tư tài chính FINDEX Đồng thời qua việc phân tích quy trình của hoạt động đầu tư chứng khoán tại Công ty, báo cáo đã nêu về thực trạng cũng như một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình hoạt động đầu tư chứng khoán tại Công ty

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Giáo trình môn Quản trị hoạt động - Đại học Griggs

- Quản trị sản xuất và dịch vụ của TS.Đồng Thị Thanh Phương, nhà xuất bản thống kê

- Các tài liệu trên mạng Internet về Quản trị hoạt động và tác nghiệp