Quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng doanh nghiệp tại BIDV

- Báo cáo đề xuất tín dụng với đầy đủ chữ ký của Cán bộ Quan hệ khách hàng và Lãnh đạo Phòng Quan hệ khách hàng cùng toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng được trình cấp có thẩm quyền để

Quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng doanh nghiệp tại BIDV

I Giới thiệu về Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam:

 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thành lập theo quyết định số 177/ TTg ngày 26 tháng 4 năm 1957 với tên gọi là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (trực thuộc Bộ Tài chính)

 Đến năm 1981 đổi tên thành Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

 Từ 1990 đến nay đổi tên thành Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)

Quá trình xây dựng và trưởng thành của BIDV là một chặng đường đầy gian nan thử thách bởi vì được thành lập và ra đời trong bối cảnh đất nước đang bị chiến tranh nhưng những thành quả mà BIDV đạt được cũng rất tự hào Ghi nhận những đóng góp của BIDV qua các thời kỳ, Đảng và Nhà nước CHXHCN Việt Nam đã tặng BIDV nhiều danh hiệu và phần thưởng cao qúy: Huân chương Độc lập hạng Nhất, hạng Ba; Huân chương Lao động Nhất, hạng Nhì, hạng Ba; Danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới, Huân chương Hồ Chí Minh,

II Giới thiệu về Quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng doanh nghiệp tại BIDV

1 Mục đích:

- Xây dựng quy trình cấp tín dụng cho khách hàng là Doanh nghiệp phù hợp với việc chuyển đổi mô hình tổ chức của Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam

- Đảm bảo hoạt động cấp tín dụng diễn ra thống nhất, khoa học, tạo cơ chế giám sát hiệu quả, hạn chế, phòng ngừa rủi ro, xác định trách nhiệm của từng khâu, từng bước trong quy trình cấp tín dụng và không ngừng nâng cao chất lượng tín dụng

- Tiêu chuẩn hoá các yêu cầu thủ tục theo Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO

9001 - 2000

2 Đối tượng và phạm vi áp dụng:

- Quy định này quy định về trình tự, thủ tục cấp tín dụng đối với khách hàng là doanh nghiệp, trừ khách hàng là các định chế tài chính, áp dụng tại Ngân hàng Đầu tư

và Phát triển Việt Nam, bao gồm Hội sở chính, các Chi nhánh, Sở giao dịch

- Các khách hàng là doanh nghiệp có quan hệ tín dụng với Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

3 Căn cứ pháp lý và tài liệu tham khảo:

- Luật các tổ chức tín dụng năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung năm 2004;

- Các văn bản quy định, hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về hoạt động tín dụng;

- Các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan;

4 Trình tự, thủ tục thực hiện cấp tín dụng: Tất cả các cán bộ có liên quan từ

khâu tiếp thị khách hàng và lập đề xuất cấp tín dụng cho đến khi thanh lý hợp đồng tín dụng phải tuân thủ trình tự, thủ tục cấp tín dụng theo trình này

4.1 Tiếp thị khách hàng và lập Báo cáo đề xuất tín dụng

a Tiếp thị và nhận hồ sơ:

- Cán bộ Quan hệ khách hàng là đầu mối tiếp thị; Tiếp nhận nhu cầu sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của BIDV từ Khách hàng Trên cơ sở nhu cầu của Khách hàng, Cán bộ Quan hệ khách hàng hướng dẫn khách hàng lập Hồ sơ tín dụng gồm:

- Giấy đề nghị vay vốn

- Hồ sơ pháp lý của khách hàng;

- Hồ sơ về tình hình tài chính của khách hàng;

- Hồ sơ về dự án, phương án tín dụng;

- Hồ sơ đảm bảo tiền vay

b Đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng: Căn cứ Hồ sơ tín dụng

của Khách hàng, Cán bộ Quan hệ khách hàng thực hiện nghiên cứu, thẩm định theo những nội dung sau:

- Đánh giá chung về khách hàng

- Thẩm định tình hình tài chính của khách hàng

- Chấm điểm tín dụng khách hàng, để áp dụng chính sách khách hàng

- Phân tích đánh giá về Phương án sản xuất, kinh doanh; Dự án đầu tư; Khả năng vay trả của khách hàng để xác định hình thức cấp tín dụng phù hợp

- Đánh giá về tài sản bảo đảm theo Quy định về giao dịch bảo đảm của BIDV.

- Đánh giá toàn diện rủi ro và các biện pháp phòng ngừa, bao gồm:

- Lập báo cáo đề xuất tín dụng: Cán bộ Quan hệ khách hàng sau khi đánh giá, phân tích Hồ sơ tín dụng của khách hàng lập Báo cáo đề xuất tín dụng để trình lãnh đạo Phòng

c Phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng:

- Lãnh đạo Phòng Quan hệ khách hàng thực hiện kiểm tra lại các nội dung trong Báo cáo đề xuất tín dụng, ghi ý kiến vào Báo cáo đề xuất và ký kiểm soát

- Báo cáo đề xuất tín dụng với đầy đủ chữ ký của Cán bộ Quan hệ khách hàng và Lãnh đạo Phòng Quan hệ khách hàng cùng toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng được trình cấp có thẩm quyền để xem xét phê duyệt

4.2 Phê duyệt cấp tín dụng:

- Đối với khoản vay thuộc thẩm quyền của Phó giám đốc phụ trách quan hệ khách hàng: Khoản tín dụng được coi là phê duyệt cấp tín dụng khi Phó giám đốc ký phê duyệt đồng ý cấp tín dụng trên Báo cáo đề xuất tín dụng

- Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc: Khoản tín dụng được coi là phê duyệt cấp tín dụng khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của Phó Giám đốc phụ trách quan hệ khách hàng trên Báo cáo đề xuất tín dụng và Giám đốc

- Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng tín dụng: Trường hợp này khoản tín dụng được coi là phê duyệt khi trong Biên bản họp của Hội đồng tín dụng kết luận đồng ý cấp tín dụng

4.3 Các thủ tục thực hiện sau phê duyệt:

- Căn cứ nội dung phê duyệt cấp tín dụng của cấp có thẩm quyền, Cán bộ Quan

hệ khách hàng tiến hành:

+ Trường hợp từ chối cấp tín dụng: Cán bộ Quan hệ khách hàng soạn thảo văn bản từ chối cấp tín dụng để gửi cho khách hàng

+ Trường hợp đồng ý cấp tín dụng: Cán bộ Quan hệ khách hàng thực hiện thương thảo với khách hàng về các điều kiện tín dụng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó soạn thảo văn bản đồng ý cấp tín dụng trình cấp có thẩm quyền ký và gửi cho khách hàng

- Soạn thảo Hợp đồng:

+ Căn cứ nội dung, điều kiện tín dụng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và các Hợp đồng mẫu, Bộ phận Quan hệ khách hàng chịu trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng tín dụng /Hợp đồng bảo đảm

+ Đối với các trường hợp thuê tư vấn luật để soạn thảo các hợp đồng có giá trị lớn, Bộ phận Quan hệ khách hàng có trách nhiệm rà soát, đảm bảo nội dung hợp đồng phù hợp với nội dung phê duyệt tín dụng và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật

- Ký kết Hợp đồng:

+ Các Hợp đồng phải được ký kết bởi Người đại diện có thẩm quyền của BIDV

và Khách hàng theo quy định của pháp luật

+ Người có thẩm quyền đại diện cho BIDV tham gia ký kết các Hợp đồng liên quan đến hoạt tín dụng Tổng Giám đốc quy định trong từng thời kỳ

- Hoàn thiện các điều kiện trước khi giải ngân:

+ Cán bộ Quan hệ khách hàng có trách nhiệm đàm phán với khách hàng để hoàn thiện các điều kiện trước khi giải ngân theo Quyết định cấp tín dụng của cấp có thẩm quyền

+ Cán bộ Quan hệ khách hàng thực hiện các thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo và/hoặc thủ tục công chứng; Là đầu mối giao, nhận giấy tờ và tài sản đảm bảo giữa BIDV và Khách hàng

- Lưu giữ hồ sơ, nhập thông tin vào Hệ thống SIBS:

+ Sau khi các Hợp đồng đã được ký kết, Bộ phận Quan hệ khách hàng chuyển trả

01 bản gốc Hợp đồng tín dụng cho khách hàng và bàn giao toàn bộ Hồ sơ tín dụng của khách hàng sang Bộ phận Quản trị tín dụng

+ Các Hồ sơ gốc liên quan đến tài sản đảm bảo của khách hàng được Bộ phận Quan hệ khách hàng bàn giao cho Bộ phận kho quỹ để lưu giữ theo quy định của BIDV

4.4 Giải ngân:

- Tiếp nhận và lập Đề xuất giải ngân: Bộ phận Quan hệ khách hàng chịu trách nhiệm:

+ Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra mục đích, điều kiện giải ngân, hạn mức tín dụng của khách hàng;

+ Lập Đề xuất giải ngân:

+ Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận Quản trị tín dụng để thực hiện các bước tiếp theo

- Trình duyệt giải ngân: Trên cơ sở Đề xuất giải ngân của Bộ phận Quan hệ

khách hàng, Bộ phận Quản trị tín dụng chịu trách nhiệm thực hiện:

+ Kiểm tra hạn mức còn lại; kiểm tra các điều kiện trước và trong khi giải ngân; kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ của căn cứ giải ngân

+ Kiểm tra các thông tin được ghi trong các chứng từ giải ngân

+ Trường hợp thiếu chứng từ giải ngân và/hoặc chưa đủ điều kiện giải ngân, Cán

bộ Quản trị tín dụng trao đổi ngay với Cán bộ Quan hệ khách hàng, nếu có thể hoàn thiện hồ sơ thì Cán bộ Quan hệ khách hàng làm việc với khách hàng để bổ sung

+ Lập Tờ trình trình cấp có thẩm quyền phê duyệt:

- Phê duyệt giải ngân: Căn cứ vào Tờ trình giải ngân của Bộ phận Quản trị tín dụng và hồ sơ giải ngân, cấp có thẩm quyền xem xét ra quyết định

+ Duyệt đồng ý giải ngân, ký trên Bảng kê rút vốn/Hợp đồng tín dụng cụ thể + Yêu cầu Bộ phận Quản trị tín dụng hoàn thiện lại hồ sơ giải ngân

+ Từ chối giải ngân và ghi rõ lý do từ chối

- Thực hiện giải ngân và lưu giữ hồ sơ:

+ Hồ sơ giải ngân được cấp có thẩm quyền phê duyệt được chuyển lại cho Bộ phận Quản trị tín dụng để thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống và lưu giữ hồ sơ theo quy định

+ Bộ phận Quản trị tín dụng chuyển cho Bộ phận dịch vụ khách hàng bộ hồ sơ giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt giải ngân để làm thủ tục chuyển tiền cho khách hàng

+ Chuyển cho Bộ phận Quan hệ khách hàng để Bộ phận Quan hệ khách hàng chuyển trả cho khách hàng:

4.5 Giám sát và kiểm soát:

Cán bộ Quan hệ khách hàng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi khoản vay Nội dung cụ thể gồm:

- Thực hiện kiểm tra, rà soát đánh giá theo các nội dung:

+ Kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay;

+ Kiểm tra thực trạng tài sản bảo đảm theo quy định về giao dịch bảo đảm trong cho vay của BIDV;

+ Định kỳ hàng năm thực hiện rà soát, đánh giá lại hiệu quả khai thác các dự án đầu tư

+ Kết thúc mỗi lần kiểm tra, Cán bộ Quan hệ khách hàng phải tiến hành lập biên bản kiểm tra

- Thực hiện phân loại nợ theo quy định của BIDV

- Đầu mối thực hiện đánh giá lại giá trị tài sản đảm bảo theo quy định về giao dịch bảo đảm trong cho vay của BIDV

- Thường xuyên theo dõi phân tích các biến động về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tài sản; tài sản đảm bảo của khách hàng để kịp thời nhận diện các rủi ro tiềm ẩn

- Triển khai thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

4.6 Thu nợ, lãi, phí:

- Thông báo, đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi, phí:

- Bộ phận Quan hệ khách hàng chịu trách nhiệm thông báo và đôn đốc khách hàng

trả nợ gốc, lãi và phí đúng hạn

- Trong quá trình theo dõi đôn đốc khách hàng trả nợ, Bộ phận Quan hệ khách hàng biết trước chắc chắn khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn thì phải áp dụng ngay một trong các biện pháp để tiến hành thu nợ

- Thực hiện thu nợ gốc, lãi, phí:

+ Thu nợ gốc, lãi tự động: Trường hợp thực hiện thu nợ gốc, lãi tự động, ngay sau khi giải ngân, cán Bộ quản trị tín dụng cài đặt thu nợ gốc, lãi tự động trên máy + Thu nợ gốc, lãi, phí thủ công: Đến hạn thu nợ gốc, lãi, phí Bộ phận Quản trị tín dụng lập chỉ thị thu nợ gửi Bộ phận Dịch vụ khách hàng để thực hiện thu nợ gốc, lãi, phí

4.7 Xử lý thu hồi nợ quá hạn:

a Các trường hợp phát sinh nợ quá hạn:

- Khách hàng không trả nợ (bao gồm gốc, lãi, phí) đúng hạn mà không được BIDV cho gia hạn nợ/Điều chỉnh kỳ hạn nợ

- Khách hàng phải nhận nợ vay bắt buộc khi BIDV đã thực hiện thay các nghĩa

vụ bảo lãnh

b Cách thức xử lý thu hồi nợ quá hạn:

- Bộ phận Quan hệ khách hàng, chịu trách nhiệm:

+ Thông báo bằng văn bản cho khách hàng ngay sau khi có nợ quá hạn phát sinh + Rà soát phân tích nguyên nhân nợ quá hạn đồng thời tiếp tục đôn đốc khách hàng trả nợ quá hạn

+ Đề xuất trình cấp có thẩm quyền phê duyệt: Thay đổi chính sách khách hàng,

áp dụng hình thức phát mại tài sản…

- Bộ phận Quản trị tín dụng, chịu trách nhiệm:

+ Thường xuyên thông báo về trạng thái nợ quá hạn của khách hàng cho Bộ phận Quan hệ khách hàng

+ Phối hợp với Bộ phận Quan hệ khách hàng kiểm tra, đối chiếu số nợ gốc, lãi, phí, lãi phạt quá hạn

- Bộ phận Dịch vụ khách hàng, chịu trách nhiệm thực hiện các bút toán thu nợ quá hạn theo Chỉ thị của bộ phận Quan hệ khách hàng

4.8 Thanh lý hợp đồng:

- Khi khách hàng đã trả hết nợ: Bộ phận Quan hệ khách hàng phối hợp với Bộ

phận Quản trị tín dụng, Dịch vụ khách hàng:

+ Thực hiện đối chiếu kiểm tra lại số tiền thu nợ gốc, lãi, phí… để tất toán hồ sơ tín dụng

+ Giải chấp các hợp đồng bảo đảm

+ Thanh lý các Hợp đồng (nếu có)

- Bộ phận Quản trị tín dụng chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tín dụng đã tất toán theo quy định

5 Những bất cập của quy trình trong quản lý: Quy trình cấp tín dụng đối

với khách hàng doanh nghiệp tại BIDV là nhằm đảm bảo hoạt động cấp tín dụng diễn

ra thống nhất, khoa học, tạo cơ chế giám sát hiệu quả, hạn chế, phòng ngừa rủi ro, xác định trách nhiệm của từng khâu, từng bước trong quy trình cấp tín dụng và không ngừng nâng cao chất lượng tín dụng, nếu thực hiện tốt quy trình này thì sẽ đáp ứng tốt nhất và kịp thời nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo được uy tín đối với khách hàng khi đến giao dịch với BIDV Tuy nhiên tháng 9 năm 2008 BIDV mới triển khai áp dụng chính thức quy trình này, do vậy quy trình này còn một số bất cập sau:

- Trước đây việc thẩm định xem xét cho vay đối với khách hàng đều do cán bộ Quan hệ khách hàng thực hiện từ khâu tiếp nhận hồ sơ, lập đề xuất trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện công tác giải ngân, thu nợ, lưu trữ hồ sơ…do vây, thời gian giải quyết một khoản vay thường nhanh chóng và không mất nhiều thời gian

Nhưng từ khi áp dụng quy trình này thì việc giải quyết một khoản vay cho khách hàng phải qua nhiều bộ phận dẫn đến mất nhiều thời gian và gây phiền hà cho khách

- Quy trình cấp tín dụng này của BIDV hướng đến chuẩn theo thông lệ quốc tế, trong khi đó các doanh nghiệp của Việt nam nói chung và doanh nghiệp đến giao dịch với BIDV nói riêng hoạt động đôi khi còn chưa đáp ứng được nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động thường mang tính chất gia đình dẫn đến việc cung cấp thông tin, số liệu cũng như hồ sơ để thẩm định xem xét cho vay còn gặp nhiều khó khăn, đôi khi làm cho khách hàng ngại khi đến đặt vấn đề quan hệ tín dụng với BIDV

mà đến giao dịch với các ngân hàng khác

- Người quản lý sẽ không nắm bắt kịp thời được công việc của từng cán bộ, bộ phận, ai đang thực hiện và thực hiện đến đâu, các công đoạn này thực hiện đều bằng thủ công vì chưa có hệ thống phần mềm quản lý, theo dõi Do vây, công tác chỉ đạo của người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn

- Là dịch vụ mới nên chưa có các tiêu chuẩn, chỉ tiêu đánh giá chất lượng dịch vụ đạt như thế nào, đã đáp ứng được tiêu chuẩn chưa cũng như chưa quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, của các bộ phận khi xảy ra rui ro đối với khoản vay đó?

- Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình tín dụng này chưa đầy đủ, chưa hiệu quả và chưa tuân thủ một cách nghiêm túc ở mọi Chi nhánh của các tổ chức tín dụng

6 Quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn.

- Do là quy trình mới được triển khai nên chưa có phần mềm quản lý Cần đầu tư

hệ thống phần mềm quản lý cũng như theo dõi từ khâu cán bộ Quan hệ khách hàng nhập thông tin hồ sơ khách hàng cho đến khi chuyển hồ sơ cho các bộ phận khác để thực hiện, giảm bớt các thủ tục hành chính, giấy tờ không cần thiết, tạo được tính chuyên nghiệp, bài bản Ngoài ra hệ thống phần mền này sẽ giúp cho trưởng bộ phận, lãnh đạo giám sát quá trình thực hiện của các bộ phận liên quan, đánh giá, điều chỉnh

và có quyết định kịp thời trong điều hành xây dựng chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng

- Tiến hành sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ Quan hệ khách hàng hiện có Cần phát hiện người có năng lực, bố trí họ vào những công việc phù hợp với từng công đoạn, trình độ và năng lực sở trường Bổ sung những cán bộ Quan hệ khách hàng

đủ tiêu chuẩn, có khả năng phát triển Đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ Quan hệ khách hàng để có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt trong công tác thẩm định cho vay đối với khách hàng

- Điều chỉnh chính sách tín dụng nhằm đạt được mục tiêu cân băng tối đa hoá

lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tăng trưởng tín dụng an toàn, hiệu quả, từng bước phù hợp với thông lệ và chuẩn mực quốc tế

- Nâng cao chất lượng của hệ thống thông tin tín dụng

III Những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này là có thể

áp dụng hiện nay? Dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động

gì và sẽ áp dụng như thế nào?

1 Những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng hiện nay:

- Tùy vào từng trường hợp, thời điểm cụ thể sẽ áp dụng các nội dung của môn

học vào trong công việc tại BIDV

- Để doanh nghiệp mình thành công cần phải có những quyết định đúng đắn trong khâu tổ chức sắp xếp công việc một cách hiệu quả hợp lý nhất, loại bỏ những loại lãng phí trong tất cả các quy trình

- Chuẩn hoá quy trình giao dịch để tiết kiệm thời gian tăng năng suất chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng