Xây dựng một số chức năng chính cho chương trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh, Hà Nội

Xây dựng một số chức năng chính cho chương trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh, Hà Nội Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên ICTU Liên hệ zalo số điện thoại 0832668828 để lấy chương trình

MỤC LỤC 1

DANH MỤC HÌNH VẼ 3

LỜI NÓI ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ MICROSOFT EXCEL TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 5

1.1 Khái quát nguyên vật liệu 5

1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu 5

1.1.2.Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh 5

1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 6

1.1.4.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 7

1.2.Kế toán nguyên vật liệu trong công ty 11

1.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 11

1.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 13

1.3 Giới thiệu về Microsoft excel 17

1.3.1 Giới thiệu về excel 17

1.3.2 Các kiểu dữ liệu và phép toán 19

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI BẢO MINH 21

2.1 Khảo sát về Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh 21

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 21

2.1.2.Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty 21

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 22

2.1.4 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN 23

2.1.5 CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG 24

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh 25

2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 25

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 26

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CHO CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI BẢO MINH 31

3.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 31

3.2 Một số giao diện chính của chương trình 31

3.2.1 Giao diện Desktop 31

3.2.2 Giao diện Nhật ký chung 32

3.2.3 Giao diện phiếu nhập 32

3.2.4 Giao diện phiếu xuất 33

3.2.5 Giao diện Sổ chi tiết nguyên vật liệu 33

3.2.6 Giao diện bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 34

KẾT LUẬN 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 37

DANH MỤC HÌNH VẼ

HÌNH 1.1 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 15

HÌNH 1.2 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU 17

HÌNH 2.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 22

HÌNH 2.2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 23

HÌNH 3.1 : GIAO DIỆN DESKTOP CỦA CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 31

HÌNH 3.2 : GIAO DIỆN SỔ NHẬT KÝ CHUNG 32

HÌNH 3.3 : GIAO DIỆN PHIẾU NHẬP 32

HÌNH 3.4 : GIAO DIỆN PHIẾU XUẤT 33

HÌNH 3.5 : GIAO DIỆN SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU 33

Hình 3.6 : Giao diện bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 34

LỜI NÓI ĐẦU

Cơ chế thị trường và các quy luật khắt khe của nó đã buộc các doanh nghiệpkinh doanh trên tất cả các lĩnh vực phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác

kế toán trong công ty nhằm thực hiện việc bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh vớimục đích cuối cùng là lợi nhuận Trong đó, việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lýsao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức thu hút đốivới người tiêu dùng là vấn đề các nhà quản lý quan tâm hàng đầu Để đạt được mụcđích này thì các doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp và một trongnhững biện pháp quan trọng đối với các doanh nghiệp đó là: sản phẩm có chất lượngcao và giá thành sản phải hạ tức là chi phí để sản xuất ra sản phẩm phải được tiết kiệmmột cách hợp lý và có kế hoạch

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinhdoanh Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Trong khi đó, nguyên vật liệu thường đa dạng, phức tạp nêncác doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thểthiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ nhữngvật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm,ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâucủa quá trình sản xuất kinh doanh

Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức công tác Kế toán Nguyên vật liệu,vận dụng lý luận đã học và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận được từCông ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh, tác giả đã chọn đề tài:

“ Xây dựng một số chức năng chính cho chương trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh, Hà Nội”.

Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPđầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh

Chương 3: Xây dựng một số chức năng chính cho chương trình kế toán nguyênvật liệu tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Bảo Minh

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ MICROSOFT EXCEL

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái quát nguyên vật liệu

1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tácđộng vào nó Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đốitượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động

mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinhdoanh, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giátrị của sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Đối với các doanhnghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trịsản phẩm

1.1.2.Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉtham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuấtnguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ

Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giátrị sản phẩm mới được tạo ra

Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớntrong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt

số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra.Xuất phát từ tầm quan trọng trên, việc giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu haonguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm là một trong nhữngyếu tố quyết định sự thành công của quá trình sản xuất kinh doanh Điều đó sẽ làm hạthấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp đồng

thời với một lượng chi phí vật liệu không đổi có thể làm ra được nhiều sản phẩm tức làhiệu quả đồng vốn được nâng cao.

Tóm lại, nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm.Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường thìnhất định phải tổ chức tốt khâu quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nếu quản lý và

sử dụng tốt sẽ tạo ra cho các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ Chính vì vậytrong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào,xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề

ra đòi hỏi cán bộ kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ đó là:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, nhập –xuất – tốn kho nguyên vật liệu, tình hình luân chuyển vật tưhàng hóa cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn giá vốn (hoặc giá thành) thực tếcủa vật liệu đã thu mua, nhập và xuất kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu muavật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy

đủ, chính xác, kịp thời chủng loại vật liệu và các thông tin cần thiết phục vụ cho quátrình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật kế toán hàng tồn kho, mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu…về tình hìnhhiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp sốliệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản,

dự trữ và sử dụng vật liệu tính toán xác định chính xác số lượng, giá trị vật liệu chocác đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

Tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ Nhà nước quyđịnh, lập báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phântích đánh giá nguyên vật liệu ở từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiếtcho quá trình quản lý

1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Nền kinh tế quốc dân ngày càng phát triển, khối lượng sản xuất công nghiệp đòi

nước còn chưa đáp ứng được cho nhu cầu sản xuất, một số loại nguyên vật liệu cònphải nhập của nước ngoài Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu phải hết sức tiết kiệm,chống lãng phí, đúng quy trình công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm tốt và có hiệu quả.

Muốn quản lý tốt nguyên vật liệu ta phải quản lý tốt trên tất cả các khâu: khâuthu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng

* Ở khâu thu mua: Để có được nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho quá trìnhsản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua Do đó, ở khâunày đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phíthu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất góp phần quantrọng trong việc hạ giá thành sản phẩm

* Ở khâu bảo quản: Ở khâu bảo quản dự trữ nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải

tổ chức tốt kho tàng bến bãi thực hiện đúng quy chế bảo quản và xác định được địnhmức dự trữ mức tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng,hao hụt mất mát đảm bảo an toàn giữ được chất lượng của nguyên vật liệu

*Ở khâu dự trữ: Phải tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục,cần quan tâm tốt khâu dự trữ Phải dự trữ nguyên vật liệu đúng mức tối đa, tối thiểu để tránhgây tình trạng ứ đọng hoặc gây gián đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh

* Ở khâu sử dụng : Ở khâu sử dụng phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệmtrên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sảnphẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Do đó, công tác quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng nhưng trên thực tế cónhững doanh nghiệp vẫn để thất thoát một lượng nguyên vật liệu khá lớn do khôngquản lý tốt nguyên vật liệu ở các khâu, không xác định mức tiêu hao hoặc có xu hướngthực hiện không đúng.Chính vì thế cho nên luôn luôn phải cải tiến công tác quản lýnguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế

1.1.4.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu.

1.1.4.1.Phân loại nguyên vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại nguyên,vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế và tình năng lý hóa học khác nhau Để có thểquản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho

kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loại nguyên vật liệu làviệc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại

Phân loại theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính : là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của sảnphẩm như: sắt thép…trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí: gạch ngói ximăng…trong xây dựng cơ bản: hạt giống, phân bón…trong nông nghiệp…Nguyên vậtliệu cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sảnxuất chế tạo sản phẩm hàng hóa

- Vật liệu phụ : Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thểlàm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụdụng cụ hoạt động bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn…

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuấtsản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá tình sản xuấtkinh doanh như: than, củi, xăng dầu hơi đốt, khí đốt…

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc để sửa chữa và thaythể cho máy móc thiết bị sản xuất

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu công cụ, khí cụ

và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường

là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tàisản cố định

Trên thực tế, việc sắp xếp vật liệu theo từng loại như đã trình bày ở trên là căn

cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bởi vì có thứnguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính nhưng ở đơn vị khác lại là vậtliệu phụ…Cách phân loại trên là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ chotừng loại từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệutrong doanh nghiệp

Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành nguyên vật liệu bao gồm:

- Nguồn tự sản xuất: Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ để doanhnghiệp xây dựng kế hoạch mua và dự trữ nguyên vật liệu làm cơ sở xác định giá vốnthực tế của nguyên vật liệu.

Phân loại theo mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu bao gồm:

-Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh

-Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý

-Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác

1.1.4.2.Đánh giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vậtliệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực khách quan.( nguyên tắc giá gốc, thận trọng và nhất quán)

Theo chuẩn mực kế toán số 02 kế toán nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệuphải phản ánh theo giá gốc (giá thực tế) có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán vàphản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theophương pháp quy định Song, do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ

và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của côngtác quản trị nguyên vật liệu phục vụ kịp thời cho việc cung cấp hàng ngày, tình hìnhbiến động và số hiện có của nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán quản trị nguyênvật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từngdoanh nghiệp Song, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việcphản ánh tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợptheo giá thực tế

1.1.4.2.1.Giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho.

* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài :

Giá gốc = giá mua ghi trên hóa đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu nếu có) – cáckhoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại + các khoản thuếkhông hoàn lại + các chi phí liên quan tới việc mua vận chuyển vật liệu nhập kho

Trường hợp vật liệu mua về sử dụng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm hànghóa dịch vụ thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có chứng từhợp lệ thì giá mua là giá chưa có thuế

Các trường hợp còn lại, giá mua là tổng giá thanh toán

* Vật liệu nhập kho do tự sản xuất gia công chế biến: giá nhập kho là giá thành

sản xuất của vật liệu gia công chế biến

* Vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: bao gồm trị giá gốc của

vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + chi phí thuê ngoài gia công chế biến +các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi đem đi và khi mang về

* Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất được đánh giá theo giá trị hợp lý

* Đối với vật liệu nhập kho do nhận vốn góp nhận lại vốn góp biếu tặng phát hiện thừa …bao gồm trị giá của hợp đồng giao nhận + các chi phí liên quan đến việc

nhận vật liệu

1.1.4.2.2.Giá gốc của vật liệu xuất kho.

Nguyên vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khácnhau nên có nhiều giá khác nhau Tùy theo đặc điểm từng doanh nghiệp về yêu cầuquản lý, trình độ của các cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sautheo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

Theo chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho gồm có các phương pháp sau:

* Phương pháp đích danh.Theo phương pháp này, đòi hỏi doanh nghiệp phải

theo dõi vật liệu theo từng lô hàng cả về hiện vật và giá trị Khi xuất kho vật liệu thuộc

lô nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô đó để tính trị giá vốn vật liệu xuất kho

* Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc thời điểm cuối kỳ.Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thờiđiểm xuất kho hoặc thời điểm cuối kỳ sau đó lấy số lượng xuất kho nhân với đơn giábình quân đã tính

Đơn giá bình quân được tính cho từng thứ nguyên vật liệu

Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ gọi là đơn giá bình quân cố định

Số lượng NVL tồn đầu kỳ

Đơn giá bình quân

+ Số lượng NVL nhập kho

trong kỳ

Đơn giá bình quân có thể xác định trước mỗi lần xuất:

* Phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá của từnglần nhập kho

Phương pháp này giả định vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất kho trướckhi xuất kho vật liệu thuộc lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính giá xuất kho

Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng

* Phương pháp nhập sau xuất trước.

Phương pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá của từnglần nhập kho

Phương pháp này giả định vật liệu nào nhập kho sau sẽ được xuất kho trước, khixuất kho vật liệu thuộc lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính trị giá vật liệu xuất kho

1.2.Kế toán nguyên vật liệu trong công ty.

1.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đếnviệc nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy

đủ chính xác theo đúng chế độ ghi ban đầu về nguyên vật liệu đã được nhà nước banhành và các văn bản của Bộ Tài Chính

Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ

kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của nguyên vậtliệu Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận nguyên vật liệu hoặc kiểm nhận kết hợpvới đối chiếu (tùy thuộc nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho nguyên vật liệu Nội dungcủa chứng từ phải phản ánh được những chỉ tiêu cơ bản như tên quy cách của nhữngnguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu nhập xuất vì lý do nhập hoặc xuất kho

Theo chế độ hiện hành kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu( Mẫu 01- VT)

- Phiếu xuất kho vật tư( Mẫu 02- VT)

Đơn giá bình quân trước

mỗi lần xuất =

Trị giá thực tế NVL tồn kho tại thời điểm xuất kho

Số lượng NVL tồn kho tại thời điểm xuất kho

- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ( Mẫu 03- VT).

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa( Mẫu 08 – VT)

- Hóa đơn (GTGT) (Mẫu 01- GTGT)

- Hóa đơn cước vận chuyển

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước,các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếuxuất kho theo định mức, biên bản kiểm nghiệm vật tư…

Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết

áp dụng trong các doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( thẻ) kế toán chi tiết sau:

-Sổ (thẻ) kho

-Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

-Sổ đối chiếu luân chuyển

-Sổ số dư

Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06- VT) được sử dụng để theo dõi số lượt nhập xuất tồn khocủa từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chitiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu Sau đó, giao cho thủkho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày về mặt số lượng Thẻ kho dùng

để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phươngpháp nào

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng đểhạch toán từng hàng nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng vàgiá tị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn sử dụng các bảng kê nhập – xuất các bảnglũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chitiết được đơn giản nhanh chóng kịp thời

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hơp giữa thủ kho vàphòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của từng loạinguyên vật liệu cả về số lượng chất lượng và giá trị

Kế toán chi tiết ở kho do thủ kho tiến hành, thủ kho phải có trách nhiệm bảoquản nguyên vật liệu tại kho, thực hiện việc nhập xuất nguyên vật liệu trên cơ sở

chứng từ hợp lệ Thủ kho phải ghi chép vào thẻ kho và các sổ có liên quan tới tìnhhình nhập xuất tồn kho.

Ở phòng kế toán thông qua các chứng từ ban đầu để kiểm tra tính hợp lệ và ghichép vào sổ sách chi tiết và tổng hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh giúpcho Ban Giám Đốc có thể kiểm tra tình hình nhập xuất dự trữ, bảo quản nguyên vậtliệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị

Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng khácnhau do vậy mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợpthuận tiện cho quá trình kế toán chi tiêt phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanhcủa đơn vị mình

1.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu (NVL ) là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanhnghiệp Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán cũng như việc xác địnhgiá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho hoặc xuất dùng tùy thuộc vào việc kế toánhàng tồn kho theo phương pháp nào

1.2.2.1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán phải theo dõi một cáchthường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu nóiriêng và các loại hàng tồn kho nói chung Như vậy, việc xác định giá trị NVL xuấtdùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, xác định giá trị NVL tồn kho phảidựa trên chứng từ xuất nhập trong kỳ, áp dụng phương pháp này, kế toán có thể xácđịnh giá trị NVL tồn kho tại mọi thời điểm trong kỳ

1.2.2.1.1.Chứng từ sử dụng

Mọi trường hợp tăng giảm vật liệu đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ

sở pháp lý cho việc ghi chép kế toán Các chứng từ ghi tăng, giảm vật liệu bao gồmcác chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn đã được chế độ kế toán quy định cụthể như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất khokiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm…

1.2.2.1.2 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152 : “ Nguyên liệu,vật liệu”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về cácloại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá trị vốn thực tế( Có thể mở chi tiết chotừng loại, nhóm thứ vật liệu).

Tùy theo yêu cầu quản lý của từng loại doanh nghiệp TK 152 có thể mở các tàikhoản cấp 2 chi tiết như sau:

- Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư hàng hóa doanh nghiệp mua đã thanh toánhoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và số hàng đang di đường cuốitháng trước

Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK133, TK331, TK111,TK112, TK128, TK141, TK621…

1.2.2.1.4 Phương pháp kế toán nguyên vật liệu.

NVL thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho

Thuế nhập khẩu thuế tiêu thụ đặc

biệt NVL nhập khẩu phải nộp

NSNN

Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp

NSNN (nếu không được khấu trừ)

Được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh liên kết bằng

NVL

NVL xuất dùng cho SXKD hoặc

XDCB,sửa chữa lớn TSCĐ không sử dụng hết nhập lại kho

Thu hồi vốn góp vào công ty liên

kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm

Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL cho người bán,chiết khấu

thương mại Thuế GTGT (nếu có)

NVL xuất bán

NVL xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần

NVL xuất kho để đầu tư vào công

ty liên kết hoặc cơ sở kinh doanh

đồng kiểm soát

NVL phát hiện thiếu khi kiểm

kê thuộc trong hao hụt định

mức NVL phát hiện thiếu khi kiểm

kê chờ xử lý

Hình 1.1 : Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu ( Theo phương pháp kê khai thường xuyên)

1.2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hìnhnhập xuất vật liệu ở các tài khoản vật liệu ( TK 152) Các tài khoản này chỉ phản ánhgiá trị vật liệu tồn đầu và cuối kỳ

Việc xác định trị giá NVL ghi trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứvào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ , nhập trong kỳ vàkết quả kiểm kê cuối kỳ

Các TK 151, 152 chỉ được sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ

và cuối kỳ Tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản,

sổ kế toán để tình mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê Giá trị xuất kho cũng không căn

cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loại theo đối tượng sử dụng rồi ghivào sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật liệu hàng hóa mua vào trong kỳ vàđược tính toán theo công thức:

Giá thực tế NVL

xuất trong kỳ

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ

Giá thực tế NVL nhập trong kỳ

Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ

-1.2.2.2.2 Chứng từ sử dụng:

Mọi trường hợp tăng giảm vật liệu đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ

sở pháp lý cho việc ghi chép kế toán Các chứng từ ghi tăng giảm vật liệu bao gồmcác chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn đã được chế độ kế toán quy định cụthể như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất khokiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm…

1.2.2.2.3 Sổ kế toán sử dụng:

Các sổ kế toán sử dụng:

+Sổ cái TK 611

+ Sổ chi tiết TK 611…

Chênh lệch giảm khi đánh giá lại vật tư

Cuối kỳ kết chuyển trị giá vật

tư hàng hóa hiện có cuôi kỳ

Kết chuyển trị giá vốn vật tư hàng hóa xuất bán trong kỳ

Kết chuyển giá vốn vật tư xuất dùng trong kỳ

Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật

tư hàng hóa hiện có đầu kỳ

Trị giá vật tư hàng hóa mua vào trong kỳ ( Nếu có)

Trị giá vật tư hàng hóa tăng trong

kỳ do các nguyên nhân khác

Trị giá hàng mua trả lại CKTM, giảm giá hàng mua

Hình 1.2 : Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

(Theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

1.3 Giới thiệu về Microsoft excel

1.3.1 Giới thiệu về excel

Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng dùng để thiết lập bảng tính điện tửnhư các bảng thống kê, quyết toán, hay còn là một phần mềm xử lý bảng tính, …

Mỗi bảng tính Excel bao gồm nhiều bảng tính (256 bảng tính)

Khởi động Microsoft Excel: Kích đôi biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình

desktop Windows nếu có hoặc vào Menu Start  chọn Programs  chọn Microsoft Excel.

 Ngoài các thanh tiêu đề, thanh menu, thanh công cụ, thanh trạng thái được bốtrí hoàn toàn giống như của Microsoft Word Còn có một số thành phần khác như:

 Thanh công thức (Formular Bar) hiển thị nội dung dữ liệu của ô hiện hành.

 Thanh điạ chỉ của bảng tính (Sheet) Muốn mở bảng tính nào ra màn hình ta

phải kích chuột vào tên bảng tính đó

 Vùng làm việc của Excel dùng để thiết lập bảng tính Thực chất đây là mộttập hợp các ô hình chữ nhật (gọi là Cell) nằm xếp cạnh nhau, mỗi ô có một địa chỉriêng của nó đó chính là điểm giao nhau giữa địa chỉ cột và địa chỉ dòng

 Khi lưu trữ cần đặt tên cho WorkBook, Excel sẽ tự động gán phần mở rộng

của WorkBook là XLS và khi lưu trữ Excel sẽ lưu trữ toàn bộ các bảng tính trên

WorkBook

 Trên vùng làm việc của Excel có một hình chữ nhật có thể di chuyển được(dùng phím TAB hoặc các phím mũi tên hoặc Enter hoặc kích chuột đi nơi khác, …),hình chữ nhật đang ở đâu thì ô đó được gọi là ô hiện hành

 Mặc dù Excel không phải là một trình xử lý văn bản, nhưng mỗi ô của Excellại có thể làm việc như một trang bảng tính trong trình xử lý văn bản

 Có thể sử dụng các phím Backspace và Delete để hiệu chỉnh nội dung trong

Thanh công thức D10

VD: đây là địa chỉ của ô D10

(Vùng làm việc)

+ Nếu ô có độ rộng nhỏ hơn nội dung, thì nội dung sẽ được hiển thị tràn qua ô

kế tiếp bên phải nếu ô kế tiếp bên phải rỗng Còn nếu ô kế tiếp có nội dung, thì phần

dư ra sẽ bị khuất đi

 Excel như là một trình xử lý văn bản dành cho số Chỉ cần gõ con số vào ô,thì sau đó Excel có thể thao tác với con số đó theo bất cứ cách nào chúng ta yêu cầu.Theo ngầm định, các số sẽ được canh phải, giúp cho các số lẻ và dấu ngăn cách số lẻđược thẳng hàng

1.3.2 Các kiểu dữ liệu và phép toán

Dữ liệu là tất cả những gì ta có thể nhập vào trong ô để cho Excel xử lý và tínhtoán Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau:

1 Kiểu chuỗi : (Text)

Được qui định bắt đầu bởi các ký tự từ (a…z, A…Z)

Mặc nhiên dữ liệu loại chuỗi được canh bên trái Nếu độ dài chuỗi vượt quá độrộng ô thì nó sẽ tự động hiển thị qua ô kế bên nếu ô kế bên đó chưa chứa dữ liệu, cònnếu ô kế bên đã có dữ liệu thì phần vượt quá độ rộng ô sẽ bị che khuất, lúc này ta chỉviệc nới độ rộng ô cho phù hợp

Trong công thức tính toán dữ liệu loại chuỗi phải được đặt trong cặp nháy kép “”.Các phép toán quan hệ và nối chuỗi:

 Toán tử so sánh : = (dấu bằng), < (nhỏ hơn), >(lớn hơn), <=(nhỏ hơn hoặcbằng), >=(lớn hơn hoặc bằng), <>(khác nhau)

 Toán tử nối chuỗi: &

Ví dụ:

= “Trung tâm” & “ Tin Học” kết qủa là: “Trung Tâm Tin Học”

= (“Ba” <= “Bốn”) kết quả là TRUE