QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN lý và CÔNG tác kế TOÁN NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY cổ PHẦN MAY

Công ty có chức năng và nhiệm vụ sau: - Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành l

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

Nội Dung Trình Bày

I/ Lời nói đầu 2

II/ Thảo luận 3

C NHƯỢC ĐIỂM 9

III/ Kết Luận: 11

I/ Lời nói đầu

Quản trị công ty tốt có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo nên sự hài hòa các mối quan hệ giữa hội đồng quản trị, ban giám đốc, các cổ đông và các bên có quyền lợi liên quan trong doanh nghiệp, từ đó tạo nên định hướng và sự kiểm soát quá trình phát triển của doanh nghiệp Quản trị công ty tốt sẽ thúc đẩy hoạt động và tăng cường khả năng tiếp cận của doanh nghiệp với các nguồn vốn bên ngoài, góp phần tích cực vào việc tăng cường giá trị doanh nghiệp, tăng cường đầu tư và phát triển bền vững cho doanh nghiệp và nền kinh tế

Công Ty Cổ Phần May là một trong những doanh nghiệp may lớn

đã đạt được nhiều thành công Các sản phẩm của công ty ngày càng đa

dạng và chất lượng, có giá trị xuất khẩu lớn, hằng năm đem lại cho công ty doanh thu cũng như lợi nhuận cao Thành công đấy có đóng góp không nhỏ từ việc phát triển một bộ máy quản trị hoạt động vững chắc (đặc biệt là trong quy trình tác nghiệp từ nghiệp vụ kế toán)

II/ Thảo luận

Hãy chọn 1 quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang được thực hiện hiện nay Theo anh/chị, quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác quản lý Vì sao ? Theo anh/chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để thực hiện trở nên tốt hơn.

A SƠ LƯỢC (Công Ty Cổ Phần May)

Một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hoạt động sản xuất kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ của mình và được pháp luật bảo vệ Công ty

có chức năng và nhiệm vụ sau: - Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề

đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp - Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quá trình thực hiện sản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các bạn hàng trong và ngoài nước - Quản lý và sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm bảo có lãi - Thực hiện việc nghiên cứu phát triển nhằm nâng cao năng suất

lao động cũng như thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trường trong và ngoài nước - Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của Pháp luật - Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi của người lao động, vệ sinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà công ty áp dụng cũng như những quy định có liên quan tới hoạt động của công ty Tham gia các hoạt động nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh như quảng cáo, triển lãm sản phẩm, mở các đại lý bán hàng - Hoạt động theo chế

độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng tại ngân hàng Ngành nghề kinh doanh: - Sản xuất sản phẩm dệt may các loại - Xuất nhập khẩu trực tiếp các ngành nghề kinh doanh của công ty Dịch vụ đào tạo cắt và may công nghiệp ngắn hạn -Xây dựng nhà cho thuê - Dịch vụ giặt, in, thêu và sản xuất bao bì - Dịch vụ vận tải - Kinh doanh nguyên, phụ liệu hàng may mặc

B KHÁI QUÁT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

Tổ chức theo mô hình trực tuyến nên có sự quản lí và trao đổi trực tiếp giữa Kế toán trưởng và các Kế toán phần hành, thông tin được cung cấp

và tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời Thêm vào đó Kế toán trưởng có thể tham mưu trực tiếp cho các Kế toán thành phần Bộ máy

Kế toán được tổ chức là hợp lí với hoạt động kinh doanh tập trung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh Vận dụng hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời, đầy đủ, chính xác

Về hình thức sổ Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ, đây là một hình thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp và phù hợp với qui mô của công ty Việc sử dụng hình thức sổ này đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với chuyên môn hoá và phân công lao động

kế toán tại Công ty Tuy nhiên, hệ thống sổ lại phức tạp về kết cấu, quy mô lớn về số lượng và chủng loại, không thuận tiện và gây cản trở cho việc cơ giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu Nhưng tại công ty các sổ sách nhật ký và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận,

rõ ràng và có hệ thống, bám sát chế độ quy định của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành Ngoài ra kế toán còn xây dựng thêm hệ thống sổ theo dõi chi tiết, các bảng kê, bảng biểu theo yêu cầu quản lý giúp kế toán dễ theo dõi, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời Hiện nay, với việc ứng dụng phần mềm kế toán đã giảm nhẹ bớt công việc cho kế toán các phần hành Việc lập và in ra các sổ sách, báo cáo cũng được thực hiện một cách đơn giản, kịp thời khi cần thiết

Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng công việc cần hạch toán nhiều nên việc phân công khoa học giúp cho kế toán viên chuyên môn hóa trong từng phần hành của mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng Số lượng kế toán viên đảm nhiệm phần hành đó phụ thuộc vào khối lượng công việc phát sinh Việc bố trí số lượng kế toán như hiện nay là tương ứng với các phần hành kế toán là tương đối hợp lý Việc chuyên môn hóa trong kế toán là cần thiết và có nhiều ưu điểm tuy nhiên đôi khi cũng gây khó khăn cho người phụ trách các phần hành vì một lý do nào đấy phải nghỉ làm thì người làm thay phải mất một thời gian để làm quen với công việc, hơn nữa do đặc

trưng của ngành kế toán là nhân viên kế toán đa phần là nữ Vì vậy cũng không thể tránh khỏi những mặt hạn chế trong công việc như: tốc độ trong công việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ khám thai là khó tránh khỏi vì vậy nên năng suất làm việc cũng giảm Công việc dồn lên những người còn lại nên đôi khi sai sót là điều khó tránh khỏi

Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu

từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ, bảo quản Công ty có một đội ngũ cán bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học với đầy đủ phương tiện cân đong, đo, đếm, phòng cháy chữa cháy đáp ứng yêu cầu dự trữ, kiểm kê và sử dụng của công ty Việc xuất kho vật liệu được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và có hiệu quả -Đối với công tác thu mua vật liệu Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp

đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng

từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết

- Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu về tới công ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng ban kiểm nghiệm vật tư Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt

số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách phẩm chất Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại hoặc giảm giá vật liệu Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thì ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm, vì thế chất lượng của vật liệu nhập kho luôn được đảm bảo Từ đó sẽ tránh được vật liệu bị hư hỏng hay mất mát

gây gián đoạn cho quá trình sản xuất kinh doanh - Đối với khâu bảo quản vật tư: Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao tránh cho nguyên liệu như vải bị ẩm mốc hư hỏng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị - Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu Nhờ đó vật liệu được xuất đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu định trước Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kinh doanh Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu b, Về việc phân loại nguyên vật liệu

Việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần may là chưa chi tiết, mới chỉ mở đến TK cấp 2 nên việc hạch toán đơn giản đỡ cồng kềnh Về việc tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho vật liệu Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành một cách hợp lý NVL nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, vật liệu xuất kho phải được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ

sở kế hoạch đề ra Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu Phương pháp này nhìn chung là phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý, tránh ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất Bên cạnh đó, kế toán chi tiết nguyên vật

liệu sử dụng phương pháp thẻ song song một cách nhất quán trong niên độ

kế toán đã đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho Điều này có tác dụng lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý ở công ty Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành và tương đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch toán của Công ty Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa

sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác Về tính giá nguyên vật liệu Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm phù hợp với lao động kế toán bằng máy Về việc áp dụng kế toán máy ở công ty: Phòng kế toán với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu vì công việc của

kế toán nguyên vật liệu thường được dồn vào cuối tháng, do lúc đó mới tính được giá nguyên vật liệu xuất kho do khối lượng công việc hàng ngày cũng không ít các nghiệp vụ do mật độ nhập xuất ngày càng dày đặc So với trước khi sử dụng máy vi tính, hiệu quả của công tác kế toán nâng cao trông thấy

Qua việc phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần may ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của công ty Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng

C NHƯỢC ĐIỂM

Về phân loại NVL Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay

để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy tính thì xây dựng hệ thống

sổ “ Danh điểm vật tư” thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý vật liệu

Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu Về hệ thống chứng từ sổ sách: Công ty vẫn áp dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc về hàng tồn kho như Phiếu nhập vật tư, Phiếu xuất vật tư Tuy nhiên có một số phiếu còn ghi thiếu phần định khoản, ngày, tháng nhập- xuất (đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), dẫn đến việc khó nắm bắt thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn kho vật liệu cụ thể nếu không xem Bảng kê nhập, Bảng kê xuất kho Ngoài ra Công ty vẫn vận dụng một số mẫu chứng từ cũ không còn phù hợp với chế độ kế toán mới ban hành Hạch toán chi tiết vật liệu: Thông thường thì từ Sổ chi tiết vật tư, kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, nhưng ở Công ty, kế toán không lập bảng tổng hợp này nên rất khó khăn cho viêc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu,

đồng thời cũng gây khó khăn trong việc nắm bắt một cách tổng quát tình hình biến động vật liệu trong tháng Thêm vào đó, với quy mô sản xuất kinh doanh lớn như của Công ty và tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu khá thường xuyên với nhiều chủng loại thì phương pháp ghi thẻ song song là chưa phù hợp Để hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song- phương pháp kế toán chi tiết, đơn giản nhất, dễ làm đối với

kế toán vật liệu, thủ kho và những người có liên quan Hơn nữa kế toán dùng máy vi tính để tính toán, in ra các bảng kê chi tiết, tổng hợp giảm đáng kể khối lượng ghi chép tính toán, đưa ra số liệu nhanh chóng kịp thời Tuy nhiên với một doanh nghiệp lớn nhu Công ty cổ phần may thì phương pháp thẻ song song lại không phù hợp lắm, bởi vì mật độ nhập, xuất, tồn diễn ra nhiều với đa dạng về chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số liệu trên thẻ kho và các sổ chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất vật liệu mất nhiều công sức c, Việc sử dụng sổ kế toán vật liệu: - Sổ chi tiết vật tư: Trên mẫu cũ không có cột ghi

TK đối ứng, như vậy sẽ không tiện cho việc theo dõi tình hình nhập-xuất vật liệu - Sổ Cái TK 152: Mỗi TK chi tiết (TK 1511, 1521 ) được mở một tờ

sổ do có nhiều nghiệp vụ phát sinh với giá trị lớn Việc mở Sổ Cái như vậy thuận lợi cho kế toán theo dõi từng loại vật liệu, song do kế toán không tổng hợp số liệu ở TK chi tiết vào TK tổng hợp 152 nên gây khó khăn cho kế toán trong việc lập các Báo cáo kế toán, báo cáo Tài chính

Về việc sử dụng tài khoản Nguyên vật liệu ở công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều khi nguyên vật liệu đã về công ty nhưng cuối tháng chưa được kiểm nghiệm nhập kho hoặc nguyên vật liệu đang đi đường không được phản ánh trên sổ sách kế toán do công ty không sử dụng

TK 151- Hàng mua đi đường Chỉ khi nguyên vật liệu thực nhập kho của

Công ty thì kế toán mới ghi sổ Như vậy sẽ không phản ánh đúng số nguyên vật liệu thuộc sở hữu của Công ty

III/ Kết Luận:

Thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam mặc dù có sự tăng trưởng mạnh về số lượng, tuy nhiên chất lượng doanh nghiệp còn thấp, năng lực cạnh tranh yếu Một trong những nguyên nhân cơ bản là năng lực quản trị, đặc biệt là quy trình tác nghiệp còn hạn chế và nhiều nhược điểm Những thảo luận trên góp phần cải thiện công tác quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp từ đó khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp trong quá trình hội nhập và cạnh tranh không ngừng của nền kinh tế hiện nay