Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu việt com

HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cungcấp thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp c

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kếtquả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vịthực tập

Tác giả đồ án

Vũ Thị Nhật Linh

1

LỜI CẢM ƠN

Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trường Họcviện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng emnhững kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trangvững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Được sự dìu dắt, hướngdẫn của thầy cô trong từng bước đi nghề nghiệp chuyên môn, em thấy mình đangdần trưởng thành hơn Em sẽ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – nhữngngười lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến với chân trời tri thức

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã

có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theohọc tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ

án tốt nghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai

Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh

đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã chỉ bảo vàcung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này

Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh,các chị ở đơn vị thực tập Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHHThương mại và xuất nhập khẩu Việt Com, và các anh chị ở phòng tài chính kế toán

đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè và người thân luôn động viên

và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tụcnhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

2

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC HÌNH VẼ vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM 3

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán 3

1.1.1 Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán 3

1.1.2 Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay 6

1.1.3 Cấu trúc phần mềm kế toán 9

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 10

1.1.5 Các công cụ tin học sử dụng để xây dựng phần mềm kế toán 14

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp 18

1.2.1 Những khái niệm cơ bản về TSCĐ 18

1.2.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ 20

1.2.3 Nguyên tắc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp 21

1.2.4 Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ 21

1.2.5 Các tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán TSCĐ 24

1.2.6 Hệ thống sổ sách và báo cáo sử dụng 25

1.2.7 Trình tự hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU 30

VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 30

2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com 30

3

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com 30

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 31

2.2 Khảo sát hiện trạng HTTT kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com 31

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người 31

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng 34

2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 34

2.2.3 Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 36

2.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng 38

2.2.5 Hệ thống sổ sách sử dụng 38

2.2.6 Hệ thống các báo cáo cần lập 38

2.2.7 Quy trình hạch toán TSCĐ tại công ty 38

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty 38

2.3 Đánh giá hiện trạng và đề xuất phương hướng khắc phục 39

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người 39

2.3.2 Hình thức sổ kế toán 39

2.3.3 Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 40

2.3.4 Hệ thống tài khoản sử dụng 41

2.3.5 Hệ thống sổ sách 41

2.3.6 Hệ thống các báo cáo cần lập 42

2.3.7 Quy trình hạch toán TSCĐ 42

2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 43

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM 45

3.1 Phân tích và thiết kế hệ thống 45

3.1.1 Xác định mục tiêu hệ thống 45

3.1.2 Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán 45

3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán 48

3.1.4 Phân tích mô hình khái niệm logic 53

4

3.1.5 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 59

3.2 Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com 67

3.2.1 Thiết kế mô hình logic 67

3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí 70

3.2.3 Thiết kế phần mềm 78

3.2.3.1 Thực đơn chức năng 78

3.2.4 Một số form chính 86

KẾT LUẬN 96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ

BBDGL Biên bản đánh giá lại

BBSCL Biên bản sửa chữa lớn

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.0 Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT 4

Hình 1.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 4

Hình 1.2.Mô hình khấu hao đường thẳng 22

Hình 1.3.Mô hình khấu hao giảm dần 22

Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 31

Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 31

Hình 3.1 – Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ 48

Hình 3.2 – Biểu đồ phân rã chức năng 49

Hình 3.3 – Ma trận thực thể chức năng 52

Hình 3.4 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 53

Hình 3.5 – Biểu đồ tiến trình “1.0 Cập nhật thông tin TSCĐ đầu kỳ” 54

Hình 3.6 – Biểu đồ tiến trình “2.0 Xử lý NV tăng TSCĐ” 55

Hình 3.7 – Biểu đồ tiến trình “3.0 Theo dõi sử dụng TSCĐ” 56

Hình 3.8 – Biểu đồ tiến trình “4.0 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 57

Hình 3.9 – Biểu đồ tiến trình “5.0 Lập sổ và báo cáo” 58

Bảng 3.1 Bảng từ điển dữ liệu 59

Bảng 3.2 Các thực thể và thuộc tính 64

Bảng 3.3 Mối quan hệ giữa các thuộc tính 65

Hình 3.10 Mô hình E – R 66

7

LỜI MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội đặc biệt là sự phát triển nhanh chóngcủa khoa học công nghệ thì thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng quyếtđịnh sự thành công hay thất bại trong mọi lĩnh vực Vì thế trong bối cảnh toàn cầuhoá và nhân loại đang bước vào ngưỡng cửa của nền kinh tế tri thức thì thông tinchính là cơ sở quyết định đối với sự phát triển của một quốc gia Chỉ khi thu thậpđược những thông tin chính xác thì các nhà quản lý, hoạch định kế hoạch mới cho

ra được những quyết định và các kế hoạch đúng đắn đem lại năng suất và hiệu quảcao trong công việc Để thực hiện được điều này một trong những giải pháp đề ra đó

là tin học hoá công tác quản lý trong hoạt động của các doanh nghiệp Vì vậy xâydựng một hệ thống thông tin tốt là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệpnói riêng và của nền kinh tế nói riêng

Qua một thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩuViệt Com, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tài sản cố định(TSCĐ) tại công ty.Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft OfficeExcel Phần mềm này hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế khôngđáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt Chính vì

vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com”.

- Sử dụng các nguồn lực sẵn có như: con người, hệ thống máy tính để nâng caohiệu quả công tác quản lý.

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán Tài sản cố định tại công ty

IV Phạm vi nghiên cứu

Trong khuôn khổ đề tài, em chỉ nghiên cứu các nghiệp vụ tăng do mua sắmTSCĐ , không nghiên cứu về các nghiệp vụ kế toán như: tăng TSCĐ do tự chế, tăngTSCĐ do chuyển bất động sản đầu tư thành bất động sản chủ sở hữu, nhận góp vốnliên doanh bằng tài sản, nhận TCSĐ biếu tặng, kế toán giao dịch bán và thuê lại tàisản là thuê tài chính, khách hàng mua thanh lí chịu TSCĐ…

V.Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phỏng vấn, thu thập, so sánh, tổng hợp thông tin

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI SẢN

CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆTCOM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC

Chương 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠICÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán.

1.1.1 Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán.

1.1.1.1 Khái niệm:

Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyêngia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực Trong đó, lĩnh vực kế toán làmột trong các lĩnh vực được ưu tiên để tin học hóa trước tiên Từ đó xuất hiện thuậtngữ phần mềm kế toán Để hiểu về thuật ngữ này rõ trước hết chúng ta cần biết thếnào là một HTTT kế toán , các thành phần của HTTT kế toán và mối quan hệ giữacác thành phần này

HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cungcấp thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết

bị tin học để cung cấp các thông tin kế toán cần thiết cho quá trình ra quyết định đểquản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.Các thành phần của HTTT sử dụng máy tính:

(1) Con người:

(2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin kế toán phục vụ cho việc

xử lý hệ thống và trợ giúp cho nhà quản lý

(3) Thủ tục: Là những quy định quy tắc kế toán tác động lên dữ liệu để thực

hiện lưu trữ xử lý thông tin

(4) Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền

thông

(5) Phần mềm (chương trình): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ

máy để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thủ tục đãchỉ ra

Hình 1.0 Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử

lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phânloại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình củachế độ kế toán đến khâu in ra các sổ kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toánquản trị và các báo cáo thống kê, phân tích tài chính khác

Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn như sau:

Hình 1.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh,người dùng cần phải xác định chứng từ tương ứng với nghiệp vụ kinh tế đó và thựchiện nhập bằng tay vào phần mềm kế toán

Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu:

Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong giai đoạn sau

Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đãnhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc cácthông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồngthời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thửcủa từng tài khoản

Giai đoạn 3: Xuất thông tin đầu ra:

Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tàichính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính,báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích, để in ra máy in hoặc lưu giữ

ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối vớicác hệ thống phần mềm khác

Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán

cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụnhu cầu quản trị

1.1.1.2 Đặc trưng của phần mềm kế toán:

(1) Tính chính xác

So với việc ghi chép kế toán bằng thủ công, sử dụng phần mềm giúp các khâutính toán, ghi chép sổ sách và kết xuất báo cáo một cách chính xác hơn nhiều Nếunhư trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính,quản trị đều phải được lập lại từ đầu mà đôi khi mất vài ngày tới một tuần mới hoànthành thì nay công tác tính toán, cộng sổ được thực hiện chính xác 100% trên máy

Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào duy nhất một nguồn làcác chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toánmang tính nhất quán Trong khi đó công tác kế toán thủ công, thông tin trên mộtchứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất

nghiệp vụ mà mình phụ trách cho nên dễ dẫn tới tình trạng khi tổng hợp xảy ra việcsai lệch dữ liệu trên các sổ làm công tác kế toán tổng hợp bị sai

(2) Tính hiệu quả

Trong xã hội cạnh tranh ngày nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanhhơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.Với khả năng cung cấp thông tin tàichính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủdoanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn

Công tác kế toán thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự làm kế toán Trong khi đó phầnmềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìmkiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian và điều này chính

là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp

(3) Tính chuyên nghiệp

Bằng việc sử dụng PMKT, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in

ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định Điềunày giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các kháchhàng, đối tác và đặc biệt là các tổ chức tài chính, nhà đầu tư, kiểm toán và các cơquan chức năng có liên quan.Đây là yếu tố cũng hết sức có giá trị khi xây dựngthương hiệu cho riêng mình

(4) Tính cộng tác

Các PMKT ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng,bán hàng, tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùnglàm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán Như vậy trong môi trường làmviệc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác vàtoàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộngtác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướngchuyên nghiệp và tích cực hơn

1.1.2 Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay.

Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùngvới sự phát triển và ngày càng phổ cập của CNTT, các PMKT đang trở thành công

cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp

xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, giúp chủdoanh nghiệp đưa ra được các quyết định quản lý và kinh doanh hiệu quả

Một PMKT cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Phải sử dụng các phương pháp kế toán:

+Khác với các loại phần mềm khác, vì phần mềm kế toán luôn phải áp dụngtriệt để các phương pháp kế toán như: phương pháp chứng từ, phương pháp tàikhoản, phương pháp cân đối, phương pháp tính giá…

+Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các sổ và báo cáo đưa ra bắt buộcphải tuân thủ theo một mẫu đã được nhà nước quy chuẩn

- Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:

Phần mềm kế toán phải đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin của các nhàquản trị và cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định

- Đảm bảo quy định tài chính của nhà nước:

Phần mềm kế toán phải đảm bảo các quy định tài chính của nhà nước ví dụnhư quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, chi trả lương và các khoản thu nhập khácqua tài khoản cá nhân …

- Dễ sử dụng và dễ hiểu:

Đây là tiêu chí rất quan trọng, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vàonghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc thủ công Phần mềm kế toán dễ sửdụng giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí huấn luyện ban đầu cho doanh nghiệpcũng như sau này khi kế toán cũ ra đi, kế toán mới vào tiếp nhận thì khâu chuyểngiao cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với một phần mềm kế toán quá phứctạp và khó hiểu

- Thích ứng với quy trình kinh doanh:

Ứng dụng phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán, tuân thủ các chuẩnmực kế toán và pháp luật kế toán hiện hành Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi đơn vịcung cấp phần mềm phải có chuyên viên am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ kế toán thựctế

.Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản

xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một PMKT thông thường chỉ đáp ứngđược một số lĩnh vực nhất định Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp vớingành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuấtdược phẩm hơn, … Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn

cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểuxem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện vớinhân viên của các đơnvị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềmnày

- Khả năng nâng cấp và sửa đổi:

Doanh nghiệp không ngừng thay đổi, hoạt động của doanh nghiệp cũng khôngngừng thay đổi để cạnh tranh tốt hơn trong một môi trường kinh doanh ngày càngphức tạp.Vì vậy, bạn đang không chỉ đang lựa chọn một phần mềm kế toán cho nhucầu hiện tại mà cho cả sự phát triển trong tương lai của công ty bạn Những sảnphẩm đóng gói thường không có khả năng nâng cấp hoặc bị từ chối nâng cấp bởiđơn vị cung cấp Công nghệ ứng dụng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng nângcấp của phần mềm trong tương lai Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặthàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói Bởi

vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế,

và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công tynữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm Do đó, việc nâng cấp các phần mềmthiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao chocông ty

- Khả năng kết nối với các phần mềm khác:

Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nốivới một phần mềm khác hay không Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khảnăng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX,

- Yêu cầu về tính bảo mật:

Tính bảo mật của sản phẩm có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau:

Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng: Phần mềm nên có chức

năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng

cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình

Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các

hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết Có thể biết được hoạt động chỉnhsửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào Ngoài người quản lý hệthống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này

Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu

giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập được những dữliệu đó

Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ

thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào

cơ sở dữ liệu trong phần mềm Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ

ra ngoài những thông tin tuyệt mật

Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ

đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất

dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước đượcnhư lũ lụt hoặc hỏa hoạn Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác vănphòng công ty

1.1.3 Cấu trúc phần mềm kế toán

a Lập trình theo hướng cấu trúc:

Một phần mềm kế toán cơ bản sẽ bao gồm:

File chương trình: chương trình được tổ chức thành các chương trình con.Mỗi chương trình con đảm nhận xử lý một công việc nhỏ trong toàn bộ hệ thống.Mỗi chương trình con này lại có thể chia nhỏ thành các chương trình con nhỏ hơn.Quá trình phân chia như vậy tiếp tục diễn ra cho đến khi các chương trình con nhậnđược đủ đơn giản

File dữ liệu: Trong chương trình có nhiều hàm, thường thì có nhiều thànhphần dữ liệu quan trọng sẽ được khai báo tổng thể để cho nhiều hàm có thể truy

nhập, đọc và làm thay đổi giá trị của biến tổng thể Ngoài ra mỗi hàm có thể có cácvùng dữ liệu riêng.

b Lập trình theo hướng đối tượng

Một phần mềm kế toán cơ bản gồm 4 thành phần sau:

Data ( dữ liệu): Dữ liệu trong một project bao gồm: Database (cơ sở dữ liệu),Free Tables (các bảng tự do), và Queries (các truy vấn)

Class Library (thư viện lớp): bao gồm các tệp chứa các lớp đối tượng dongười dùng định nghĩa

Document (các tài liệu): các tài liệu trong một dự án quản trị CSDL bao gồm:Form (giao diện), Reports (báo cáo), và Labels (nhãn);

Code (chương trình): Bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người dùngtạo ra và thư viện API Trong tệp PRG có một tệp được SET MAIN (chọn làmchương trình chính) là tệp sẽ được tự động chạy đầu tiên khi chạy phần mềm kếtoán

Other (các thành phần khác): bao gồm Menus (các thực đơn), Text Files(cáctệp văn bản) và Other Files (các tệp khác)

Sau khi hoàn tất các thành phần của Project, thông qua cửa sổ của ProjectManager sẽ cho phép ghép nối các thành phần trong dự án và biên dịch toàn bộ dư

án thông qua tệp quản lý dự án (.PJX) thành một phần mềm với phần mở rộng.EXE để chạy trong môi trường Windows

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.

 Để xây dựng một phần mềm kế toán ta thực hiện 8 bước sau:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu Bước 2: Phân tích

Bước 3: Thiết kế hệ thống Bước 4: Xây dựng

Bước 5: Kiểm thử Bước 6: Chuyển giao Bước 7: Đào tạo

Bước 8: Bảo hành, bảo trì

Bước 1: Khảo sát nhu cầu

Khảo sát nhu cầu là việc tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu vềứng dụng của khách hàng hay ngay trong đơn vị triển khai dự án

Bước 2: Phân tích

Phân tích là công việc để làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệthống Trong rất nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho kháchhàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và các chức năng của hệ thống nhằmtối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay mụctiêu quản lí của khách hàng

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2, sẽphân tích và thiết kế kĩ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống

Thiết kế ứng dụng theo công nghệ hướng đối tượng

Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng cungcấp một cái nhìn đồng nhất và tổng quát từ mô hình hóa nghiệp vụ, phân tích, thiết

kế và lập trình, đảm bảo rằng, mọi hệ thống đều được cấu thành từ các đối tượngtương tác với nhau, mỗi đối tượng đều có các nhiệm vụ của mình và cần thực hiệnnhiệm vụ đó như thế nào

Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng đãchứng minh ưu thế hơn hẳn so với phương pháp tiếp cận hướng dữ liệu của lập trìnhcấu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm:

- Dễ thay đổi và bảo trì;

- Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phí củaứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng;

- Gần gũi với logic của người dùng

Bước 4: Xây dựng

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giaodiện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Trong quá trình này phải luôn cậpnhật với khách hàng về tiến độ dự án.

Bước 5: Kiểm thử

Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua quitrình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể tạo một phiên bản chạythử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị Việc kiểm thử phải được thựchiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm quét hết các các khả năng có thể xảy rakhi hệ thống vận hành

Các công việc để xây dựng phần mềm như sau:

 Tạo các cơ sở dữ liệu

Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:

+Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng sử dụng của CSDL, xác định cácbảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và View.Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các Form và Report

để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu

+Phân tích nguồn dữ liệu: từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tincho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng Nguyên tắc nhóm dữ liệuvào bảng là:

• Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của một tậphợp các đối tượng cùng loại;

• Dựa các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một số bảngnhất định, do đó, các bảng trong cơ sở dữ liệu có thể không được thiết kế tối ưu màphải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng Nếu muốn kết hợp hàihòa, cả lí thuyết và thực tế trong kho nhóm dữ liệu vào bảng, bạn phải thêm mộtcông đoạn là tạo các Query hoặc View để khống chế người dùng

• Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó, mỗi trường sẽghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi chứa thông tin của một đối tượng

• Số lượng bảng cần thiết có thể có nhiều hơn số loại đối tượng quản lí nếucần.

 Tạo các lớp

Việc tạo lớp nhằm sử dụng tốt tính kế thừa và đóng gói các đối tượng Có rấtnhiều các đối tượng được sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng Khi đó nêntạo các lớp là các đối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm công sức thiết kế đốitượng mà vẫn có hiệu quả tốt

 Tạo màn hình giao diện

Giao diện phải được thiết kế phân cấp, bao gồm:

+Màn hình giao diện chính (cửa sổ giao tiếp): là màn hình xuất hiện ngay saukhi khởi động chương trình Màn hình này có thể là 1 Form hay một cửa sổ tự địnhnghĩa

+Các form được gọi từ cửa sổ giao tiếp: thường là các form liên quan đến mộtnhóm tác vụ của người dung

+Các form ở cấp thấp thực hiện một tác vụ cụ thể

 Tạo các truy vấn, view và các báo cáo

Các truy vấn, báo cáo là các thông tin mà hệ thống phải cung cấp để trả lạingười dùng dựa trên các bảng trong CSDL của mình hay trong các CSDL từ xa

Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiển thị ngay trên màn hình hay máy in

 Tạo code

Viết code cho phần mềm là một khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu đi vớingười dùng Khi đánh giá một chương trình, đây là nơi phải xem xét đầu tiên Thậmchí code còn là chỗ để bắt lỗi người dùng như là trợ giúp theo ngữ cảnh

Code trong lập trình hướng đối tượng được viết trong hai trường hợp:

+Một là: Viết trong các file PRG độc lập để khi gọi cần thiết bằng lệnh DoTên_tệp_PRG

+Hai là: Viết trong các mã sự kiện của từng đối tượng được tạo ra

 Chạy thử và hoàn chỉnh ứng dụng

Sau khi hoàn thành các bước trên, người lập trình tiến hành chạy thử bộchương trình ứng dụng Nếu có sai sót, phải hiệu chỉnh lại và lặp lại bước trên.Việc chạy thử, tốt nhất nên do người lập trình thực hiện trước và tiếp theo đểngười dùng thực hiện.

Bước 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm, nó sẽ được chuyển giao tớingười dùng là khách hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ đơn vị thực hiện ứng dụng

Bước 7: Đào tạo

Sau khi thành phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vậnhành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc đãthiết kế theo sự thỏa thuận từ hai phía – người dùng và nhà cung cấp

Bước 8: Bảo hành, bảo trì

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, việc theo dõi, xử lí mọiyêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh là sự cần thiết của bất kì sản phẩm nào

1.1.5 Các công cụ tin học sử dụng để xây dựng phần mềm kế toán.

(1) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trịmột cơ sở dữ liệu bao gồm các công việc: lưu trữ, tìm kiếm, thay đổi và xóa thôngtin trong một cơ sở dữ liệu

Chức năng của hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báokiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu

Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vàoCSDL

• Hạn chế số người dùng ( số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)

• Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dũ liệu)

• Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu ( < 2GB)

• Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

• Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

• Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

• Sử dụng: Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

- Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL Oracle:

Ưu điểm :

• Đối với các doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì - nângcấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng ổn định

• Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưu điểm

như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới

Nhược điểm :

• Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

• Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệ thông tin mới

• Dễ sử dụng, dễ theo dõi

• Cung cấp một hệ thống các hàm tiệc ích mạnh

Nhược điểm:

• Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows

• Sử dụng : Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầunghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng thể về

• Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nâng cấp,sửa đổi

Nhược điểm:

• Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không

an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng Visual Foxpro versiontrước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicodetùy theo cài đặt trên Windows

• Sử dụng: thích hợp cho các ứng dụng có CSDL quy mô vừa và nhỏ

(2) Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm: ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây làmột dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữcảnh một cách chi tiết

Đặc điểm:

+Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng đểgiải quyết các bài toán

+Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên cácmáy tính.

Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàngcũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương trìnhlớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều trong hiện tại.VD: Pascal, C…

Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập trình,cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng, đồng thời

“cách ly” các đối tượng với nhau Mới hơn so với lập trình cấu trúc và được ápdụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

(3) Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứngdụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất

từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêucầu của người sử dụng

Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL :

Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý

dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy in

có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng

Một số công cụ tạo báo cáo :

Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiệnnay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiện việc tạobáo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiệnnay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạngkhác như Excel

Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để

có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu Zoho Reports sẽ giúpbạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ

Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ,

sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element

WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format)

Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách :

Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo kháthuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh

Chính vì vậy, trong từng bài toán quản lý ở từng DN cụ thể phải biết lựa chọn

hệ quản trị CSDL phù hợp để tối ưu hóa ưu điểm, hạn chế nhược điểm nhằm đápứng các nguyên tắc kế toán nói riêng và các yêu cầu quản lý nói chung

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

1.2.1 Những khái niệm cơ bản về TSCĐ.

Tài sản cố định: Là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá

trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được

chuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ratrong các chu kỳ sản xuất

Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do

doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp vớitiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ

Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng

xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinhdoanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩnghi nhận TSCĐ

Nguyên giá:Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được

TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng

Khi mua TSCĐ nếu được nhận kèm thêm thiết bị, phụ tùng thay thế thì phảixác định và ghi nhận riêng sản phẩm, phụ tùng thiết bị thay thế theo giá trị hợplý.Nguyên giá mua TSCĐ mua được xác định bằng tổng giá trị của tài sản đượcmua trừ đi giá trị sản phẩm, thiết bị phụ tùng được thay thế

Các chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, duy trì cho TSCĐ hoạt động bình thườngđịnh kỳ được trích trước dự phòng phải trả-TK 352 (không sử dụng TK 335)

Khấu hao:Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của

TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó

Giá trị phải khấu hao:Là nguyên giá của TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính, trừ

(-) giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó

Thời gian sử dụng hữu ích:Là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng cho

sản xuất, kinh doanh được tính bằng:

Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ

Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tínhthu được từ việc sử dụng TSCĐ

Giá trị thanh lý:Là giá trị ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu ích

của tài sản, sau khi trừ (-) chi phí thanh lý ước tính

Giá trị hợp lý:Là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ sự

hiểu biết trong trao đổi ngang giá

Giá trị còn lại:Là nguyên giá TSCĐ sau khi trừ (-) số khấu hao lũy kế của tài

sản đó

Giá trị có thể thu hồi:Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc sử

dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lý của chúng

1.2.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ.

Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời sốhiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanhnghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác

sử dụng đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả Quản lý TSCĐ phải theonhững nguyên tắc nhất định Theo QĐ 206-BTC quy định một số nguyên tắc cơ bảnsau:

Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp Hồ sơ bao gồm:Biên bản bàn giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ cóliên quan khác

Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết từngđối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng

TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị cònlại trên sổ kế toán

 Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kêTSCĐ Mọi trường hợp thiếu, thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân

và có biện pháp xử lý

Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán là một công cụquản lý kinh tế có hiệu quả cần thực hiện các nhiệm vụ:

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về

số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyểnTSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảoquản và sử dụng TSCĐ

Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tínhtoán phản ánh chính xác số khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị cóliên quan

Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ

Tham gia các công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lạiTSCĐ trong trường hợp cần thiết Tổ chức phân tích, tình hình bảo quản và sử dụngTSCĐ ở doanh nghiệp

1.2.3 Nguyên tắc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

- Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành TSCĐ

và giá trị còn lại của TSCĐ

- Kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: Nguyên giá,giá trị khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ

Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị khấu hao lũy kế

- TSCĐ phải được phân loại theo các phương pháp được quy định trong Hệthống báo cáo tài chính và hướng dẫn của cơ quan thống kê, phục vụ cho yêu cầuquản lý Nhà nước

1.2.4 Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Việc lựa chọn các phương pháp tính khấu hao thích hợp là biện pháp quantrọng để bảo toàn vốn cố định và cũng là một căn cứ quan trọng để xác định thờigian hoàn vốn đầu tư vào TCSĐ từ các nguồn tài trợ dài hạn

Căn cứ khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng quy định cho từng phươngpháp trích khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp được lựa chọn các phương pháptrích khấu hao phù hợp với từng loại tài sản cố định của doanh nghiệp:

(1) Phương pháp khấu hao đường thẳng (phương pháp khấu hao tuyến tính)

Đây là phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian sử dụng, được sử dụngphổ biến để tính khấu hao cho các loại tài sản cố định hữu hình có mức độ hao mònđều qua các năm

Mức khấu hao:

Mức khấu hao hàng năm của TSCĐ = Giá trị phải khấu hao TSCĐ

Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐGiá trị phải khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị thanh lý ước tính Công thức tính

Tkh= Mkh

NGTrong đó: Tkh là tỷ lệ khấu hao

Mkh là mức khấu hao

NG là nguyên giá

Hình 1.2.Mô hình khấu hao đường thẳng.

(2) Phương pháp khấu hao nhanh

Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp khấu hao đường thẳng vàthúc đẩy việc thu hồi nhanh hơn vốn cố định người ta sử dụng phương pháp khấuhao nhanh Hai phương pháp khấu hao nhanh thường được đề cập là: Phương phápkhấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và phương pháp khấu hao theo tổng số

Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần

Hình 1.3.Mô hình khấu hao giảm dần.

M kh

T 0

Khấu hao giảm dần

Trong đó:

Mki là số khấu hao TSCĐ năm thứ i

Gdi là giá trị còn lại của TSCĐ đầu năm thứ i

TKD là tỷ lệ khấu hao cố định hàng năm của TSCĐ

TSCĐ có thời hạn sử dụng trên 6 năm thì hệ số là 2,5

Phương pháp khấu hao theo tổng số:

MKt = NG × TKt

Trong đó:

MKt là số khấu hao TSCĐ năm thứ t (t = )

NG là nguyên giá TSCĐ

TKt là tỷ lệ khấu hao cố định ở năm thứ t

Tỷ lệ khấu hao TSCĐ của năm cần tính khấu hao được tính bằng cách lấy sốnăm còn lại sử dụng tính từ đầu năm khấu hao cho đến khi TSCĐ hết thời gian sửdụng chia cho số năm còn sử dụng của TSCĐ theo thứ tự năm của thời gian sửdụng

(3) Phương pháp khấu hao theo sản lượng

Phương pháp này thường áp dụng cho những TSCĐ hoạt động có tính chấtmùa vụ và là những TSCĐ trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm

Công thức tính:

MKsl = Qx × kđv

Trong đó:

MKsl là số khấu hao năm của TSCĐ theo phương pháp sản lượng

Qx là sản lượng sản phẩm sản xuất hoàn thành trong năm

kđvlà mức khấu hao bình quân tính cho 1 đơn vị sản phẩm

Công thức tính:

Trong đó: NG là nguyên giá TSCĐ

Qn là tổng sản lượng dự tính cả đời hoạt động của TSCĐ

1.2.5 Các tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán TSCĐ.

TK 2141 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc

TK 2142 – Hao mòn máy móc, thiết bị

TK 2143 – Hao mòn phương tiện vận tải, truyền dẫn

TK 2144 – Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản

- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ)

- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ)

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 – TSCĐ)

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ)

- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)

- Phiếu điều chuyển TSCĐ

• Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

• Sổ cái TK

1.2.6.2 Hệ thống báo cáo:

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu số B04 – H)

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 – TSCĐ)

- Báo cáo kiểm kê TSCĐ

1.2.7 Trình tự hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp.

(1) TSCĐ tăng do mua ngoài:

(2) Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:

(4) Sửa chữa lớn TSCĐ:

241 (2413)

(5) Kiểm kê phát hiện thiếu TSCĐ:

- Kiểm kê thiếu đã phát hiện nguyên nhân và quyết định xử lý ngay:

- Kiểm kê phát hiện thiếu TSCĐ nhưng chưa rõ nguyên nhân:

(6) Kiểm kê phát hiện thừa TSCĐ:

Nếu TSCĐ thừa đang sử dụng, đồng thời ghi:

Khi có quyết định xử lý

Nếu TSCĐ phát hiện thừa do để ngoài sổ, căn cứ vào hồ

sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể

466, 353 (3533)

Tính bổ sung khấu hao TSCĐ đối với TSCĐ

dùng cho họat động SXKD

Tính bổ sung hao mòn đối với TSCĐ dùng cho họat

động sự nghiệp, dự án, hoạt động văn hóa, phúc lợi

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU

VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com.

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com.

Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com có tên giao dịch là

VIET COM IMPORT EXPORT AND TRADING COMPANY LIMITED

Hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0106742467 ngày09/01/2015 Người đại diện pháp luật của Công ty ông LÊ QUANG HUY - Giámđốc

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨUVIỆT COM

Địa chỉ: Số 12, ngõ 171 , đường Minh Khai, Phường Minh Khai,

Quận Hai Bà Trưng, Hà NộiĐiện thoại: 0433509333

Mã số thuế: 0106742467

Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng

Ngành nghề kinh doanh chính:

Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép

Bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn, rèm, vật liệu phủ tường và sàn trong các cửahàng chuyên doanh

Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

2.2 Khảo sát hiện trạng HTTT kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com.

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người.

2.2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán:

Về tổ chức bộ máy kế toán, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo môhình tập trung Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán đểthực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán củacông ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin,lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được

tổ chức như sau:

Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

 Kế toán trưởng

Là người hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn và tổ chức công tác kế toán trongtoàn công ty, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên cấpdưới

Giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước lãnhđạo tổng giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế phát sinh

Kế toán trưởng nhận các báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp từ kế toán tổng hợp

để kiểm tra, đối chiếu, kí duyệt Kế toán trưởng nộp các báo cáo tổng hợp, báo cáotài chính nội bộ cho ban lãnh đạo định kì và lập báo cáo quản trị bất cứ khi nào banlãnh đạo yêu cầu

 Kế toán bán hàng

Tổ chức hạch toán thành phẩm hoàn thành nhập kho, tiêu thụ, xác định kết quảkinh doanh, theo dõi tình hình bán hàng và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệutrên sổ kho

Theo dõi các khoản thu, chi và sử dụng vốn bằng tiền tại công ty

Kế toán vốn bằng tiền nhận các chứng từ là các hóa đơn mua, bán giá trị gia tăng

từ các bộ phận kế toán khác khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh đòi hỏi công ty phải

sử dụng đến vốn bằng tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty để thanh toánvới các đối tác hay nhận thanh toán của khách hàng khi có nghiệp vụ bán hàng

Kế toán vốn bằng tiền lập các phiếu thu, chi cho thủ quĩ để bộ phận thủ quĩ xuấttiền hay nhận tiền về khi thanh toán, lập các phiếu ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu khi

có nhu cầu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng với các đối tác cùng ngân hàng.Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền ghi các sổ cái tài khoản, tổng hợp gửi cho kế toántổng hợp làm báo cáo tài chính năm.

Các chứng từ mà kế toán tài sản cố định nhận để hạch toán ghi sổ và theo dõi baogồm: Hóa đơn mua TSCĐ, hợp đồng giao nhận TSCĐ, biên bản kiểm kê, đánh giálại TSCĐ, biên bản thanh lí, sửa chữa TSCĐ từ ban quản trị và bộ phận kiểm kêđánh giá lại

Kế toán tài sản cố định cung cấp các dòng thông tin như: Hóa đơn bán thanh líTSCĐ cho kế toán thanh toán, biên bản kiểm kê, đánh giá lại cho bộ phận ban quảntrị hay các báo cáo tăng giảm TSCĐ, báo cáo kiểm kê, bảng trích và phân bổ khấuhao cho kế toán trưởng hàng kỳ

 Kế toán tiền lương

Theo dõi, thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp, BHXH cho người lao động tạiTổng công ty

Kế toán tiền lương nhận các thông tin về nhân viên các phòng ban từ các phòngban và lập bảng chấm công, trích các khoản trích theo lương theo qui định hiệnhành, gửi kế toán trưởng phê duyệt, kế toán thanh toán để trả lương nhân viên vàgửi báo cáo tổng hợp cho kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo gửi banlãnh đạo

 Kế toán tổng hợp