Tài liệu môn kỹ năng làm việc nhóm

Nhưng, để có thể làm việc hòa hợp với nhau, nhằm mục đích cho sự phát triển chung của nhóm/tập thể, các cá nhân trong một nhóm, một tập thể cần được trang bị một hệ thống kỹ năng đặc bi

Kỹ năng làm việc nhóm 1

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

Kỹ năng làm việc nhóm 2

Lời nói đầu

Trong một cuộc triển lãm nọ, có một bức tranh của một họa sĩ tài ba được treo lên Mọi người đến xem rất đông Ai cũng thốt lên “Ôi, bức tranh mới đẹp làm sao!”

Tối đến, khi những người xem đã về nhà, triển lãmđãđóng cửa, Bức tranh lên tiếng:

- Chà, tôi mới tuyệt làm sao! Hôm nay đã có bao nhiêu người phải nghiêng mình trước tôi đấy!

- Không có tôi thì làm sao anh có thể rạng rỡ lên được, Khung tranh cự lại Anh cần phải biết rằng, chỉ có khung tranh đẹp thì bức tranh mới đẹp được

- Các anh nhầm rồi, tôi mới là người làm cho bức tranh trở nên lung linh, Tấm kính phản đối

Bức tranh, Khung tranh, Tấm kính đang mải mê tranh cãi xem ai mới là người có công thì chiếc đinh treo bức tranh ở trên tường bịbung ra Bức tranh rơi xuống đất rách toang, khung tranh méo xẹo chẳng còn giữ được hình hài ban đầu, tấm kính vỡ nát… Câu chuyện là một minh chứng đầy đủ về những công việc đòi hỏi sự đoàn kết, hợp tác Một bức tranh đẹp cần sự trợ giúp của khung tranh đẹp, cần sự lung linh mà tấm kính đem lại và cầnsự chắc chắn của chiếc đinh để treo tất cả những thứ đó trên tường Công việc ấy dứt khoát đòi hỏi tất cả mọi người trong nhóm đều phải hướng về mục đích chung: mang cáiđẹp của bức tranh đến với công chúng Nếu thiếu sự đoàn kết, giúp đỡ nhau ấy thì công việc sẽthất bại

Ngày nay, những công việc đòi hỏi sự hợp tác, sự kết hợp của một nhóm người ngày càng nhiều Không ai có thể thành công mà thiếu sự hợp tác của những người khác Nhưng, để có thể làm việc hòa hợp với nhau, nhằm mục đích cho sự phát triển chung của nhóm/tập thể, các cá nhân trong một nhóm, một tập thể cần được trang bị một

hệ thống kỹ năng đặc biệt, đó là kỹ năng làm việc nhóm hay còn gọi là kỹ năng làm việc

tập thể và tinh thần đồng đội

Với mong muốn có được một cuốn tài liệu giúp các bạn sinh viên có thể tham

khảo trong những khóa học kỹ năng mềm nói chung và khóa học kỹ năng làm việc nhóm

nói riêng, nhóm biên soạn chúng tôi đã cho ra mắt cuốn sách nhỏ này

Đây là lần đầu tiên chúng tôi biên soạn loại sách trợ giúp các khóa huấn luyện kỹ năng mềm, chắc chắn cuốn sách còn có rất nhiều tồn tại Nhóm biên soạn mong nhận được sự góp ý của quý đồng nghiệp, các bạn sinh viên, cũng như những độc giả tâm huyết

Mọi thư từ góp ý, vui lòng gửi về địa chỉ thư điện tử:

kynanglamviecnhom.ufm@gmail.com

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2016

Thay mặt nhóm biên soạn

TS Nguyễn Thị Vân Thanh

Kỹ năng làm việc nhóm 3

MỤC LỤC NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NHÓM 1

Khái niệm nhóm 1

Các giai đoạn hình thành và phát triển trong nhóm 6

Các yếu tố tâm lý – xã hội ảnh hưởng tác động đến việc duy trì và phát triển nhóm 9

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM 12

Vai trò từng cá nhân trong nhóm 12

Xây dựng chuẩn mực và văn hóa nhóm 16

Phân công công việc trong nhóm 21

CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 25

Mâu thuẫn và giải quyết mâu thuẫn nhóm 25

Lãnh đạo và hoạt động quản trị nhóm 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Đã nói đến nhóm, người ta hình dung ra đó là một tập hợp nhiều người, hoặc ít nhất cũng phải từ hai người trở lên Trong cuốn sách nhỏ này, chúng tôi không có tham vọng đề cập đến tất cả mọi loại nhóm khác nhau Những nhóm chúng tôi muốn nói đến là nhómvới khả năng thực hiện các mục đích giáo dục, phát triển, sản xuất Một nhóm kiểu như vậy sẽ phải hội tụ đồng thời bốn yếu tố sau: (1) có mục đích chung; (2) có sự tương tác giữa các thành viên; (3) có các quy tắc chung; (4) mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau

Bây giờ, chúng ta thử xem xét nhóm người biểu tình có đủ bốn yếu tố này không nhé

Thứ nhất, nhóm này có mục đích chung Vâng, dĩ nhiên nhóm người biểu tình có mục đích chung là đi biểu tình (cho dù để ủng hộ hay phản đối ai đó) Vậy, yếu tố thứ nhất đã được đảm bảo

Không cần xem xét đến yếu tố thứ tư, chúng ta cũng có thể kết luận: nhóm người biểu tình không phải là nhóm mà chúng tasẽ xem xét đến Trong tâm lý học, họ chỉ được coi là một “đám đông” mà thôi

Đọc đến đây, có thể có bạn sinh viên thắc mắc rằng, cái tựa đề của cô là

“làm việc tập thể”, vậy mà em thấy cô cứ nói hoài về nhóm, em vẫn chưa hiểu tập thể là gì?

Bạn thân mến, thắc mắc của bạn hoàn toàn đáng lưu tâm

Khi tra từ điển tiếng Anh, bạn có thể thấygroup hoặc team có nghĩa là

nhóm/đội, còn collectivecó nghĩa là tập thể.Nhưng thật ra, từ tập thể lại không

phải xuất phát từ nước Anh mà là từ nước Nga Những nhà khoa học người Nga

hay những người đi theo trường phái tâm lý học mác-xít cho rằng tập thể là một hình thức cao của nhóm và chính là những kiểu nhóm đảm bảo bốn yếu tố đã kể

trên

Mấy cái từ ngữ này thật rắc rối Thôi, đơn giản thế này nhé: Nếu mai mốt bạn có đọc sách tham khảo bằng tiếng Anh về vấn đề này, bạn nhớ sử dụng từ khóa “teamwork” Nếu thích tham khảo rộng hơn, bạn có thể sử dụng thêm từ

khóa “group work” (nhưng từ này khác nhiều so với từ teamwork đó nha); và chớ

bao giờ dùng từ khóa “collective work”!

Kỹ năng làm việc nhóm 6

Nhóm mà chúng tôi đề cập đến trong cuốn sách này phải đảm bảo các yếu

tố: có mục đích chung, có tương tác nhóm của các thành viên, các thành viên của nhóm phải tuân thủ các quy tắc của nhóm và có sự phân công của các thành viên

trong nhóm

a Mục đích chung

Là điểm quy tụ các thành viên và họ cùng chia sẻ trách nhiệm để đạt tới đó Mục đích càng rõ ràng, càng được nhóm viên hiểu giống nhau thì liên kết họ mạnh mẽ và họ càng góp sức để cùng hành động Mục đích mông lung thì nhóm rời rạc và dễ chia rẽ Tuy nhiên mục đích được công bố hay được chính thức chấp thuận chưa phải là tất cả Mỗi cá nhân có thể tham gia nhóm với mục đích chủ quan mà có khi chính họ cũng không ý thức.Câu lạc bộ văn học nọ được thành lập nhằm tạo điều kiện cho bạn trẻ thưởng thức văn học và nâng cao trình độ của mình Trên thực tế có một số bạn chỉ tham gia vì ham vui hay để tìm bạn Họ không tích cực đóng góp cho nội dung sinh hoạt Ngược lại một số tham gia để nâng cao trình độ mà chất lượng sinh hoạt không đáp ứng sự mong chờ của họ.Từ

từ họ có thể chán nản và rời bỏ câu lạc bộ Nhu cầu ham vui, tìm bạn hoàn toàn bình thường và chính đáng nhất là với bạn trẻ nhưng người phụ trách nhóm cần phải vận động thế nào đó để họ tích cực hơn về chuyên môn, đồng thời tổ chức

Kỹ năng làm việc nhóm 7

những sinh hoạt để đáp ứng nhu cầu phụ nhưng rất chính đáng này Do đó điều quan trọng là làm sao cho mục đích chung của nhóm và mục đích cá nhân ăn khớp với nhau Mục đích là điểm quy tụ ban đầu nhưng cần được rà soát suốt quá trình sinh hoạt nhóm vì cuộc sống thay đổi, nảy sinh những vấn đề mới, nhu cầu mới Luôn điều chỉnh mục đích chung sẽ giúp giữ nhóm đoàn kết và hoạt động

với nhiều sinh lực, và hiệu quả

b Tương tác nhóm

Tất cả những người đã “ký tên vì công lý” (để giúp nạn nhân chất độc màu

da cam) đều chia sẻ một mục đích chung hết sức cao cả, nhưng họ không phải là một nhóm vì họ không gặp nhau Để trở thành một nhóm các thành viên cần có mối “quan hệ mặt-giáp-mặt” kéo dài trong thời gian.Họ giao tiếp và ảnh hưởng lẫn nhau Chính tương tác là yếu tố chủ yếu làm thay đổi hành vi con người Trong tiếp xúc họ càng gắn kết với nhau thì nhóm càng có cơ may đạt đến mục đích chung Chất lượng của tương tác mang ý nghĩa lớn vì nó làm tăng cường hiệu quả của nhóm

Qua trao đổi, tương tác, nhóm viên gắn kết mục đích riêng với mục đích chung Họ liên kết với nhau để tiến tới mục đích nhóm

c Quy tắc nhóm

Tập thể nào khi làm việc chung cũng xây dựng nội quy để mọi người tuân theo Ví dụ như giờ giấc làm việc, lịch họp, kỷ luật làm việc Đây là những quy tắc được công bố.Nhưng quan trọng hơn nữa là những quy tắc không thành văn, ngấm ngầm, phản ánh sắc thái riêng của nhóm Ví dụ ở câu lạc bộA không cần nhắc nhở mà ai cũng đi đúng giờ, mọi người cởi mở thẳng thắn, không bao giờ quên ngày sinh nhật của các thành viên Ở phòng ban nọ mọi vấn đề khó khăn đều được tránh né, thành viên tập thói quan làm thinh Không ai nhắc ai nhưng ai cũng

Kỹ năng làm việc nhóm 8

lo quà cáp khi đến ngày sinh nhật sếp.Luật giang hồ là quy tắc bất thành văn của một nhóm du đãng.Quy tắc ngầm không được thông báo, nhóm việ phải tự phát hiện qua thời gian.Và càng tuân thủ quy tắc (tích cực hay tiêu cực) các thành viên

sẽ càng được nhóm chấp nhận Quy tắc bất thành văn là một sức ép ảnh hưởng đế hành vi của nhóm viên Quan sát quy tắc nhà nghiên cứu có thể đánh giá xu hướng của một nhóm

II Các giai đoạn hình thành và phát triển của nhóm

Như con người, nhóm trải qua giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành

và kết thúc Bạn vào đại học, được phân vào một lớp.Từ những người chưa quen biết nhau, bạn và các bạn trong lớp được sinh hoạt và học tập cùng nhau Ban đầu, bạn và các bạn cùng lớp có thể chưa hiểu nhau, hiểu lầm nhau, thậm chí có những xung đột Dần dần, các bạn biết cách cùng nhau, giúp đỡ nhau học tập và hoàn thành những mục đích của lớp.Hết bốn năm học, các bạn có tình cảm với nhau sâu nặng lắm, nhưng đó lại là điểm kết thúc của nhóm (lớp) đại học Các bạn ra trường, tìm việc làm, ra nhập vào các công ty khác nhau-tức là gia nhập vào những nhóm mới…

Biết được quy luật phát triển của nhóm, người phụ trách sẽ có những sách lược can thiệp phù hợp cho từng giai đoạn Các nhà nghiên cứu xác định năm giai đoạn phát triển của nhóm là: (1) Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming); (2) Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming); (3) Giai đoạn ổn định hay hình thành các quy chuẩn (norming); (4) Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động (performing); (5) Giai đoạn kết thúc (adjourning)

Giai đoạn hình thành

Một số người có nhu cầu và nguyện vọng giống nhau, liên kết với nhau thành một nhóm để đạt được nhu cầu hay nguyện vọng đó.Họ chia sẻ cùng một mục đích.Và họ bàn bạc để tìm cách đi tới đó.Tôi có một anh bạn tham gia Hội Những người thích chụp ảnh và thích được chụp ảnh.Nhóm của anh này toàn mấy anh chàng, chị nàng xinh xắn, thích tạo dáng, thích chụp hình cho nhau Mục đích của họ đơn giản như chính tên gọi của nhóm: thích cùng nhau

đi lang thang chụp hình và thích tạo dáng để người khác chụp hình mình Họ

Kỹ năng làm việc nhóm 10

thường hẹn gặp nhau cuối tuần để “tác nghiệp” Họ lập cả một trang facebook

để lên kế hoạch gặp gỡ, chia sẻ thông tin về các loại máy chụp hình có thể đem lại những “shot” hình ưng ý nhất

Ở giai đoạn này hai vấn đề chủ yếu là làm sao xác định được mục đích

và tạo ra đồng thuận cao của toàn nhóm về mục đích.Kế đó là xác định những thành viên phù hợp nhất cho mục đích Việc khởi đầu này không dễ vì nếu cuộc tranh cãi về mục đích không đi tới đâu và kết nạp những thành viên không phù hợp thì nhóm có thể tan rã Nghĩa là chết yểu.Nói tiếp về nhóm của anh bạn tôi.Nhóm này có một anh cực kỳ đam mê chụp hình.Mà không đam

mê sao được? Anh ấy là nhiếp ảnh gia mà! Cũng chính vì dân “chuyên nghiệp”, nên anh ấy rất nguyên tắc: phải là người cũng đam mê mới được gia nhập nhóm Nếu sinh hoạt bỏ 1-2 lần là cho “nghỉ chơi” luôn Nhưng anh cũng rất tình cảm: nếu có mâu thuẫn về chuyên môn, anh sẽ đứng ra phân tích phải trái….để cả hai bên đều tâm phục khẩu phục Có lẽ chính vì vậy mà nhóm vẫn còn tồn tại đến bây giờ

Trên đây, tôi vừa lấy ví dụ về việc hình thành của một nhóm

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều lúc nhóm không hình thành theo kiểu này Khi các bạn bước chân vào một công ty hay một lớp học, tức là khi đó bạn đã bước chân vào một nhóm đã có sẵn Khi này, mục đích của nhóm, đôi khi không được các thành viên ý thức một cách rõ ràng Các bạn thử nghĩ xem, cùng trong một lớp học, mỗi người chúng ta sẽ có những mục đích rất khác nhau: có người đến lớp chỉ vì ba mẹ muốn thế; người khác thì chỉ mong “có tấm bằng đại học” là được và cũng không ít bạn muốn có tri thức vững vàng,

kỹ năng nghề nghiệp tinh thông để có thể thành công trong sự nghiệp sau này… Đối với các nhóm có sẵn kiểu này thì khi có người lãnh đạo mới, sự thay đổi của nhiều thành viên hay sự thay đổi của mục đích thì nhóm cũng bàn bạc như khởi đầu lại Người lãnh đạo mới cũng phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên, v.v

Kỹ năng làm việc nhóm 11

Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn

Sau giai đoạn làm quen, nhóm viên bắt đầu bộc lộ ý nghĩ và cảm xúc của mình.Va chạm khó tránh vì mỗi người một ý, với cá tính thái độ và những giá trị khác nhau Mục đích chung tiếp tục được tranh cãi và các phương tiện

để đạt tới mục đích phải chi tiết và khả thi hơn Truyền thông trong nhóm chưa suông sẻ, người ta chưa hiểu nhau đầy đủ.Một số cá nhân muốn tự khẳng định

có thể nổi lên với xu hướng thống trị.Những người này có thể được xem như lãnh đạo giả hiệu của thời kỳ đầu

Ở giai đoạn này, nếu người lãnh đạo nhóm không cương quyết hoặc ít

“độc đoán” thì tập thể/nhóm sẽ lâu ổn định để bước vào giai đoạn phát triển tiếp sau

Đây là một giai đoạn phát triển tất yếu, nhóm không nên nản lòng hay đốt cháy giai đoạn

Giai đoạn ổn định hay hình thành các quy tắc

Để làm việc có hiệu quả,nhóm viên đề ra các thủ tục làm việc như giờ giấc,phân công, xác định trách nhiệm,quyền hạn,phương thức truyền thông,cách ứng xử phù hợp Nhóm được ổn định từ từ,bắt đầu tin tưởng lẫn nhau và khắn khít với nhau Nhóm viên sẵn sàng nghe ý kiến của người khác Những lãnh tụ tự nhiên chân chính xuất hiện để đóng góp tích cực Nhóm viên lao vào công việc, quan tâm đến lợi ích chung Họ tự hào về nhóm hơn.Và khả năng giải quyết vấn đề được nâng lên.kế hoạch chung bắt đầu được bàn bạc với sự tham gia của mọi người

Để giai đoạn ổn định này nhanh chóng đi vào giai đoạn tiếp theo, người lãnh đạo nhóm/tập thể nên giảm bớt sự “độc đoán”, sự “áp đặt”…mà họ đã sử dụng trong giai đoạn trước

Giai đoạn trưởng thành và hoạt động

Một khi ổn đinh về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế hoạch đã đề ra.Những mâu thuẫn giờ đây đã giảm nhiều.Các nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm 12

viên tập trung vào vai trò và nhiệm vụ của mình Họ chí thú với mục đích chung Mọi thành viên tham gia vào việc xây dựng nhóm.Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự đồng lòng nhất trí, có khi chưa cần đến qui tắc, luật lệ.Đây là giai đoạn lý tưởng nhất của tập thể/nhóm.Mọi người tự giác làm việc và đều cảm thấy thoải mái.Lãnh đạo nhóm cũng bớt “cực khổ” hơn các giai đoạn trước vì không phải lo giải quyết mâu thuẫn và “đau đầu” vì lo sắp xếp công việc Tuy nhiên, ở giai đoạn này, lãnh đạo “áp đặt”, “độc đoán” với các thành viên thì sẽ lại làm không khí trong tập thể nặng nề, không vui vẻ, thoải mái Tốt nhất là duy trì chế độ “dân chủ” trong nhóm/tập thể

Giai đoạn kết thúc

Mục đích đề ra cũng đến lúc hoàn thành.Nhóm sinh hoạt hè sau mấy tuần vui chơi kết thúc để chuẩn bị năm học mới Ủy ban điều tra nọ phải chấm dứt nhiệm vụ đúng thời hạn Tổ lao động hoàn thành một đợt sản xuất Mọi hoạt động đều phải kết thúc với một cuộc lượng giái để rút ra kinh nghiệm hay chuẩn bị cho một giai đoạn mới Một nhóm hoạt động èo uột có thể tuyên bố giải thể để bắt đầu lại với những con người mới, chương trình mới

Các giai đoạn không được phân chia rạch ròi mà tiến triển theo khả năng riêng của từng nhóm

III Các yếu tố tâm lý – xã hội ảnh hưởng tác động đến việc duy trì và

phát triển nhóm

Quy mô nhóm

Cần bao nhiều người để làm thành một nhóm?Các nhà khoa học còn dùng khái niệm “nhóm nhỏ” để nhấn mạnh hiệu quả của nhóm khi nó không quá đông.Khi sự tiếp xúc “mặt-giáp-mặt” được nhấn mạnh thì nhóm không thể quá đông Không có con số lý tưởng, chính mục đích và nhiệm vụ của nhóm sẽ quy định số nhóm viên

 Các nhóm có chức năng rõ rệt như tổ sản xuất, phòng ban hay các đội bóng thì con số đã được ấn định sẵn theo chức năng

Kỹ năng làm việc nhóm 13

 Các nhóm vui chơi giải trí có thể lên đến 15 – 20 thành viên

 Các nhóm thảo luận thì không nên nhiều hơn 7 – 9 người, để tạo sự tham gia của cả nhóm thì số người 5 – 7 là lý tưởng

Các nhóm trị liệu tâm lý thì càng ít càng tốt để mọi thành viên đều được quan tâm đầy đủ

Nhóm chính thức và không chính thức

Tập thể nào cũng có cơ cấu chính thức và phi chính thức.Cơ cấu chính thức biểu hiện mối quan hệ xuất phát từ các vị trí, vai trò chính thức được công khai chỉ định hay bầu ra.Đó là các mối quan hệ được xác định bởi trách nhiệm và quyền hạn Cơ cấu phi chính thức hình thành từ các mối quan hệ cá nhân do quên biết, thân thiện với nhau Cơ cấu phi chính thức không có quyền nhưng có thế lực.Nó có thể tác động đến sự vận hành và các quyết định của nhóm

Kết quả nghiên cứu về các nhóm thảo luận cho thấy

Quy mô nhóm và sự tham gia của các thành viên

* 3 người - Mọi người đều được nói

* 7 – 10 người - Hầu hết mọi người đều nói

Người ít nói thì nói ít hơn người khác.Có 1 – 2 người không nói gì cả

* 11 – 18 người - Có 5 – 6 người nói rất nhiều, 3-4 người

thỉnh thoảng nói vài câu

* 19- 30 người - Có 3 – 4 người lấn át

* Trên 30 người - Có rất ít sự tham gia

Kỹ năng làm việc nhóm 14

Các phụ trách đội nhóm nên quan sát để phát hiện các tiểu nhóm phi chính thức trong tập thể của mình để phát huy các tiểu nhóm tích cực và phòng ngừa sự chia rẽ do những tiểu nhóm tiêu cực

Làm điều này bằng cách nào? Chỉ cần bạn quan sát xem ai cùng đi với ai khi đến dự sinh hoạt, ai thường ngồi gần hay thích nói chuyện với ai, ai hay phụ họa

ai, hoặc ai thường hay cùng xung phong để làm một việc gì đó Ai chơi riêng với

ai ngoài giờ làm việc

Phong cách lãnh đạo

Có ba phong cách lãnh đạo cơ bản trong tập thể

- Phong cách độc đoán: là phong cách chuyên quyền, theo kiểu hành chính xử phạt, theo chỉ thị, áp đặt Lúc này, các thành viên trong tập thể có thể có

sự đồng thuận Nhưng không khí làm việc nặng nề, sự đoàn kết chỉ là hình thức

- Phong cách tự do: là phong cách lãnh đạo vô chính phủ, theo kiểu tự

do chủ nghĩa, dung túng, làm ngơ, lãnh đạo hình thức Với phong cách này , các thành viên trong tập thể thường không có sự đoàn kết, thiếu tinh thần đồng đội

- Phong cách dân chủ: là phong cách lãnh đạo tập thể, phong cách lãnh đạo bạn bè thân mật Phong cách này có lợi nhất cho việc xây dựng tinh thần đồng đội cho tập thể

(Các phong cách này sẽ được bàn kỹ hơn trong phần sau của cuốn sách)

Kỹ năng làm việc nhóm 15

2

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG

NHÓM

I Vai trò từng cá nhân trong nhóm

1 Trách nhiệm của mỗi người

Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc trong một số hoàn cảnh;

Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi ích chung của tập thể Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi;

Trong hoạt động nhóm, nếu không khéo quản lý thường dễ phát sinh chia

bè phái;

Các vấn đề riêng tư của cá nhân

thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên

thường chia sẽ thông tin cho nhau, nếu

vì mục đích không lành mạnh thì

những thông tin ấy sẽ gây nên những

chuyện không hay, làm phát sinh mâu

thuẫn nội bộ của nhóm

Ví dụ: thông tin về việc một bạn trong nhóm đã có gia đình và có con, chỉ trong nhóm biết, nhưng lại được truyền ra bên ngoài từ đó gây mất đoàn kết không đáng có

Kỹ năng làm việc nhóm 16

Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng Chính vì vậy, từng cá nhân phải tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh - yếu của nhau để từ

đó cùng nhau thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp

Tìm hiểu nhau - chấp nhận nhau:

 Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên tìm những thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm, tạo sự gần gũi trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạc…nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm

 Các thông tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động chính của nhóm Thành viên nhóm là ai? Tìm hiểu những thông tin về giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính…Các quy định/ nội quy của nhóm? Quan điểm của nhóm là gì? Phương thức hoạt động của nhóm?

 Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh và yếu khác nhau nên chúng ta không nên cầu toàn mà phải chấp nhận Đừng quá quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục tiêu chính hoạt động của nhóm Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc

2 Nhiệm vụ của mỗi thành viên:

o Người lãnh đạo nhóm

Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu Có khả năng thông tri hai chiều Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm

Người ta mong đợi rất nhiều ở người lãnh đạo.Nếu bạn đã từng là người lãnh đạo thì bạn sẽ hiểu rằng mọi người mong muốn bạn là người có tài xoay xở

Kỹ năng làm việc nhóm 17

và làm việc độc lập.Khi công việc không thuận lợi, bạn phải gánh lấy trách nhiệm

và khi thành công thì các thành viên trong nhóm phải được khen thưởng

Trách nhiệm thứ 1: đối với công việc

Đạt được mục tiêu công việc là nhiệm vụ hàng đầu của người lãnh đạo nhóm, bởi vì công việc được phân công là lý do để các tổ nhóm tồn tại: tất cả những yếu tố khác chỉ là yếu tố phụ

Trách nhiệm thứ 2: đối với từng cá nhân

Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm.Khi bạn là thành viên của một nhóm, một trong những điều quan trọng nhất là bạn không đơn độc.Trong một nhóm họat động tốt, mỗi thành viên trong nhóm có thể mong đợi sự hỗ trợ và khích lệ từ những thành viên khác Nói một cách rõ hơn, người lãnh đạo nhóm luôn sẵn sàng và có thể giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ các cá nhân trong nhóm Điều này đòi hỏi cách tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác

Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân.Một công việc quá dễ sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc Một công việc quá khó vượt quá khả năng của mình thì lại làm người ta mất tự tin và không vui với công việc Một công việc lý tưởng sẽ thử thách cá nhân, và mang lại cho

cá nhân cảm giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công trong công việc

Giải thích rõ vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm

“Tôi là ai?Vị trí nào phù hợp với tôi?Tôi sẽ phải làm gì?Theo hướng nào?"Đó là những câu hỏi mà các cá nhân trong nhóm sẽ đặt ra khi họ không biết rõ vai trò của họ trong nhóm

Đánh giá cách thực hiện công việc của từng cá nhân:Việc đánh giá có thể xem là công việc chính của người lãnh đạo

Bảo vệ (khi cần thiết) mỗi cá nhân trong nhóm trước người khác, hoặc ngay

cả trước các cá nhân khác trong nhóm, và đôi khi là trước chính bản thân họ.Hạn chế các lời nói làm tổn thương người khác Xóa bỏ việc phân chia bè phái Bảo vệ các cá nhân trong nhóm trước các chỉ trích từ bên ngoài.Khuyến khích những cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ và hướng dẫn cho những cá nhân đang cố gắng tự lực

Kỹ năng làm việc nhóm 18

Trách nhiệm thứ 3: đối với cả nhóm

Bày tỏ những tâm huyết với nhóm Lập ra và thỏa thuận các mục đích, mục tiêu chung và cụ thể để mọi người biết được những gì cần phải làm Bảo đảm các tiêu chuẩn và chuân mực chung của nhóm luôn được duy trì

Hỗ trợ cho nhóm khi gặp khó khăn.Ngoài ra người lãnh đạo còn có trách nhiệm liên quan đến mối quan hệ của nhóm vớí các nhóm khác Thông thường là: đại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp trên; đại diện cho lãnh đạo cấp trên trước nhóm.Phối hợp với các nhóm khác hoặc các bộ phận khác

o Người góp ý

Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm

Người góp ý là người không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.Là một chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó.Họ luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm Đồng thời họ biết tạo phương sách chỉnh lý khả thi

o Người bổ sung

Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

Người bổ sung là người suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian; Đồng thời có khả năng lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi; Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc; Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại

o Người giao dịch

Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

Người giao dịch là người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác Người này biết gây được sự an tâm và am hiểu Họ biết nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.Họ rất chín chắn khi xử lý thông tin, và rất đáng tin cậy

o Người điều phối

Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết

Kỹ năng làm việc nhóm 19

Người điều phối là người hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.Họ cảm nhận được những ưu tiên.Người này cón có khả năng nắm bắt các vấn

đề cùng lúc và có tài giải quyết những rắc rối

o Người tham gia ý kiến

Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm

Người tham gia ý kiến là người luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác Họ nhìn các vấn

đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ

o Người giám sát

Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao

Người giám sát là người luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn Họ rất nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.Người này biết phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người, không chần chừ đưa vấn đề ra Họ có khả năng khen lao và tìm ra sai sót

II Xây dựng chuẩn mực và văn hóa nhóm

Đặc điểm chung của bất kỳ nhóm nào dù chính thức hay không chính thức, lớn hay nhỏ là sự khác biệt trên nhiều lĩnh vực giữa các thành viên Xây dựng tinh thần làm việc nhóm là yêu cầu của các tổ chức trong xu thế phát triển.Để nhóm vận hành trôi chảy và phát triển, các nhà lãnh đạo cần chú trọng đến việc hình thành chuẩn mực nhóm và văn hóa nhóm

Chuẩn mực nhóm được hiểu như những mẫu hình tiêu chuẩn của niềm tin,

thái độ, giao tiếp và hành vi trong nhóm

Xây dựng chuẩn mực nhóm nhằm đưa ra những hướng dẫn giúp cho nhóm

đi đến các giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn

Chuẩn mực nhóm phải được xem như là “bản cam kết” giữa các thành viên trong nhóm chứ không phải chỉ dành cho một cá nhân nào tích cực hơn hay đạt

Kỹ năng làm việc nhóm 20

hiệu quả làm việc hơn Vì vậy, chuẩn mực nhóm có thể được xây dựng qua các hoạt động sau đây:

Một là, xác định điểm chung về niềm tin, thái độ, ứng xử của các thành viên

Hiệu quả công việc là mục tiêu cao nhất và cần chấp nhận sự khác biệt giữa các thành viên Người trưởng nhóm có thể hướng thành viên tìm kiếm điểm chung của tất cả mọi người đối với cách thức và hiệu quả công việc

An và Nhân là hai cá tính vô cùng khác nhau trong nhóm An hiền lành, ít thể hiện bản thân trong nhóm, còn Nhân lại rất sôi nổi, là tâm điểm ở mọi nơi Tuy nhiên An và Nhân đều là những người đề cao tinh thần trách nhiệm trong tập thể,

họ xác định khi đã nhận việc phải làm đến nơi đến chốn và sẵn sàng đương đầu với những khó khăn trong khi triển khai

Hai là, xây dựng Bản cam kết

Bản cam kết có thể được xem như một “thủ tục” giữa các thành viên, vì với nhiều trường hợp hoạt động của nhóm, nó chỉ có tính hình thức bề ngoài Tuy nhiên, đối với tâm lý đám đông, một “văn bản” luôn có ý nghĩa nhắc nhở mọi người

Các phóng viên, biên tập viên của chuyên mục Giải trí thuộc tòa soạn S dành cho lứa tuổi sinh viên, học sinh thống nhất quy định một số chuẩn mực của nhóm như nộp bài đúng thời hạn, phải phản hồi email của đồng nghiệp, ,… Những chuẩn mực này không có sự can thiệp của lãnh đạo mà chỉ là sự tự giác của mỗi

cá nhân Nhưng nó có ý nghĩa ở điểm giữa các thành viên có một sự thống nhất với nhau về trách nhiệm thực thi bản cam kết đó.Bản cam kết này được dán tại cửa ra vào của phòng biên tập chuyên mục, trực tiếp tác động vào tri giác của nhân viên mỗi khi đến cơ quan

Bản cam kết nên được thể hiện ở nhiều mặt như cách thức làm việc, thái độ giao tiếp, trang phục,…

Kỹ năng làm việc nhóm 21

Ba là, thực hiện danh mục “được và không được”

Danh mục “Được và Không được” cần phải chi tiết và rõ ràng từ những tiêu chí của bản cam kết ở trên

Với tiêu chí “nộp bài đúng thời hạn”, cần phải được cụ thể qua danh mục:

- Được: được quyền hoãn thời gian nộp bài trong vòng 3 giờ đồng hồ với điều kiện phải thông báo chính thức với những người liên quan

- Không được: Không chấp nhận việc im lặng, không thông báo tình hình bài vở khi đã đến thời hạn nộp bài

Bốn là, xác định hình thức “thưởng – phạt” của nhóm

Danh mục “thưởng – phạt” cũng cần phải rõ ràng và nghiêm túc thực hiện

nếu các thành viên đạt được hay vi phạm các chuẩn mực đã đề ra

Tiếp tục ví dụ nói trên, danh mục thưởng – phạt về tiêu chí nộp bài đúng thời hạn, có thể đưa ra hình thức “phạt” như mất quyền chọn chủ đề viết bài hoặc hạn chế số bài viết vào tháng sau Bên cạnh đó “thưởng” thêm nhuận bút cho những

bài nộp đúng thời hạn hoặc được nhận một nhiệm vụ đặc biệt trong tháng

Văn hóa nhóm là hệ thống các chuẩn mực đã được thực thi một cách nhuần

nhuyễn và chuyển thành những quy tắc tự nhiên của các thành viên trong nhóm

Chuẩn mực về giao tiếp tại công ty F được thể hiện rất rõ ràng “Khuyến khích động viên, khen ngợi và Không chấp nhận sử dụng từ ngữ chỉ trích và phán xét đồng nghiệp” Một thời gian sau, mọi thành viên của công ty luôn ý thức được điều này, cư xử nhã nhặn với nhau và với khách hàng Tất cả các nhân viên của công ty đều được trân trọng như nhau.Điều này làm tiền đề phát triển văn hóa

chào hỏi và luôn tươi cười với mọi người, khách hàng khi đến công sở

Kỹ năng làm việc nhóm 22

Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau

phổ biến trong nhóm và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài

Văn hóa được hình thành từ các chuẩn mực, cho nên người lảnh đạo phải luôn nhắc nhở các thành viên trong nhóm của mình.Ngoài ra, liên tục cập nhật danh mục “Được và Không được” cũng như “Thưởng – Phạt” thường xuyên để đáp ứng tính hợp lý của từng hoàn cảnh.Điều này còn nhằm thể hiện tinh thần khách quan, công bằng và thái độ chăm sóc của cấp trên với cấp dưới.Từ đó tạo

cảm giác yên tâm và hài lòng khi làm việc của mọi thành viên của công ty

Hai tác giả Julie Heifetz & Richard Hagberg đã đề xuất một mô hình 11 bước

cụ thể như sau:

Bước 1: Tìm hiểu môi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược nhóm

trong tương lai Xem xét những yếu tố có thể làm thay đổi chiến lược nhóm

Bước 2: Xác định giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công Đây là bước cơ

bản nhất để xây dựng văn hoá nhóm.Các giá trị cốt lõi phải là các giá trị ổn định,

bền vững

Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà nhóm sẽ vươn tới Tầm nhìn chính là định

hướng để xây dựng văn hoá nhóm.Có thể nhóm mà ta mong muốn xây dựng hoàn

khác biệt so với nhóm hiện mình đang có

Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hoá nào cần

thay đổi Sự thay đổi hay xây dựng văn hoá nhóm thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hoá hiện tại như thế nào và kết hợp với chiến lược phát triển nhóm Đánh giá văn hoá là một việc cực kỳ khó khăn vì văn hoá thường khó thấy và dễ nhầm lẫn về tiêu chí đánh giá Những ngầm định không nói ra hay không viết ra thì càng khó đánh giá Thường thì con người hoà mình trong văn hoá và không

thấy được sự tồn tại khách quan của nó

Kỹ năng làm việc nhóm 23

Bước 5: Khi đã xác định được một văn hoá lý tưởng và cũng đã có sự thấu

hiểu về văn hoá đang tồn tại trong nhóm, thì sự tập trung tiếp theo là làm thế nào

để thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị chúng ta hiện có và những giá trị chúng

ta mong muốn Các khoảng cách này nên đánh giá theo 4 tiêu chí: phong cách làm

việc, ra quyết định, truyền thông, đối xử

Bước6: Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi văn hóa

Lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho việc xây dựng văn hoá.Lãnh đạo là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi.Lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho nhân viên hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để

xây dựng

Bước 7: Soạn thảo một kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu hoạt động,

thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể

Bước 8: Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động và động viên tinh

thần, tạo động lực cho sự thay đổi

Bước 9: Nhận biết các trở ngại và nguyên nhân từ chối thay đổi và xây dựng

các chiến lược để đối phó Lôi kéo mọi người ra khỏi vùng thoải mái của mình là một công việc rất khó.Vì vậy người lãnh đạo phải khuyến khích, động viên và chỉ

cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong quá trình thay đổi

Bước 10: Thể chế hóa, mô hình hóa và củng cố sự thay đổi văn hóa Các

hành vi, quyết định của lãnh đạo phải thể hiện là mẫu hình cho nhân viên noi theo

và phù hợp với mô hình văn hoá đã xây dựng Các hành vi theo mẫu hình lý tướng cần được khuyến khích, động viên; hệ thống khen thưởng phải được thiết

kế phù hợp với mô hình xây dựng văn hoá nhóm

Bước 11: Tiếp tục đánh giá văn hóa nhóm và thiết lập các chuẩn mực mới về

không ngừng học tập và thay đổi Văn hoá không phải là bất biến vì vậy khi ta đã