THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ VIỆT NAM

ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM .... Bên cạnh đó là đề tài của các bạn sinh viên được công bố v

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận này trước hết tôi xin gửi đến quý thầy cô giáo

bộ môn và các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ

Hà Nội lời cảm ơn chân thành

Vì kiến thức cơ bản còn hạn chế, trong quá trình làm bài, hoàn thiện chuyên đề này tôi không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng số liệu và kết quả nghiên cứu trong bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực và chưa từng được sử dụng hoặc công bố trong bất

kỳ công trình nào khác Nếu phát hiện có bất kỳ gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài tiểu luận của mình Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội không liên quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện (nếu có)

Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2019

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu 1

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4.Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5.Cơ sở phương pháp luận 3

6.Phương pháp nghiên cứu 3

7.Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 5

1.1.Quản lý chất lượng 5

1.1.1.Khái niệm quản lý chất lượng 5

1.1.2.Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng 5

1.2.Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6

1.2.1.Khái niệm 6

1.2.2.Mục đích và ý nghĩa của ISO 9001:2008 6

1.2.3.Yêu cầu áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 7

1.2.4.Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 9

1.2.5.Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 9

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM 13

2.1 Khái quát chung về công ty 13

2.1.1 Lịch sử hình thành 13

2.1.2 Chức năng 13

2.1.3 Nhiệm vụ 14

2.1.4 Bộ máy tổ chức 15

2.2 Quy trình triển khai áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam 16

2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực 16

2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng 17

2.2.3 Triển khai áp dụng các quá trình trong hệ thống QLCL trước khi tiến hành đánh giá, cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn 18

2.2.4 Đánh giá hệ thống QLCL trong nội bộ công ty 19

2.2.5 Chứng nhận hệ thống 21

2.2.6 Duy trì và cải tiến hệ thống QLCL sau chứng nhận 22

2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22

2.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản 22

2.3.2 Thực trạng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam 23

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM 36

3.1 Ưu điểm 36

3.2 Nhược điểm 37

3.3 Nguyên nhân 39

3.3.1 Nguyên nhân khách quan 39

3.3.2 Nguyên nhân chủ quan 39

3.4 Đề xuất các giải pháp 39

PHẦN KẾT LUẬN 44

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

PHỤ LỤC

Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng vô cùng quan trọng và thiết yếu Việc áp dụng ISO 9000 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng

Xác định được điều đó cùng với những kiến thức được trang bị tại học

phần “Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng” Tôi nhận

thức được sự phức tạp và tầm quan trọng của việc ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng của một doanh nghiệp

Đó chính là nguyên nhân khiến tôi quyết định nghiên cứu đề tài: “Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam” Và thông qua quá trình tìm hiểu, khảo sát

tại công ty cũng giúp cho tôi nâng cao nghiệp vụ, hiểu biết hơn về công ty, có cái nhìn thực tiễn hơn về tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong công ty

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác văn phòng tại các công

ty được rất nhiều sinh viên chọn làm đề tài nghiên cứu và rất thành công

Một trong những đề tài thành công không thể không nhắc tới là đề tài của

anh Lê Minh Đạt 2012 – “Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Thủy Điện Bản Vẽ” Bên cạnh đó là đề tài của các bạn sinh viên được công bố vào năm 2013 về “Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO – 9000 và việc áp dụng nó trong các doanh nghiệp Việt Nam đã rất thành công

Nhận thấy Tổng công ty Cà Phê Việt Nam là một trong những Công ty sản xuất Cà Phê hàng đầu Việt Nam, trên tinh thần kế thừa tinh thần của các

thầy cô, anh chị khóa trước, tôi đã lên ý tưởng xây dựng đề tài: “Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam” Qua bài nghiên cứu tôi hi vọng sẽ đóng góp được

phần nào cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Phạm vi nghiên cứu: Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

4 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

đó, cũng giúp cho bản thân hiểu rõ hơn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong một doanh nghiệp

- Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

Phân tích, đánh giá tình hình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, tìm hiểu những ưu, nhược điểm trong công tác này tại công ty

Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty

5 Cơ sở phương pháp luận

Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty Các

đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc của nhiều doanh nghiệp

cụ thể, tôi tâp trung nghiên cứu đề tài ở phạm vi hẹp hơn “Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam” Tôi đi sâu tìm hiểu về thực trạng, nguyên nhân,

những hạn chế và đề ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công

ty

6 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp tìm kiếm thông tin, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh

7 Cấu trúc của đề tài

Bài tiểu luận ngoài phần mở đầu và kết luận còn có 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Chương 2: Thực trạng ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

Chương 3: Các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả việc ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Quản lý chất lượng

1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng

Tuỳ thuộc vào quan điểm nhìn nhận khác nhau, các nhà nghiên cứu và tuỳ thuộc vào đặc trưng của nền kinh tế mà người ta đã đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về quản lý chất lượng Nhưng một nhận định chính xác và đầy đủ về quản lý chất lượng đã được nhà nước chấp nhận là định nghĩa được nêu ra trong

bộ ISO 8402:1994: Quản lý chất lượng là tập hợp những hoạt động của chức năng quản lý chung xác định chính sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm và thực hiện chúng thông qua các biện pháp như: Lập kế hoạch chất lượng, điều khiển chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ

hệ thống chất lượng

Như vậy thực chất quản lý chất lượng là chất lượng của hoạt động quản lý chứ không đơn thuần chỉ làm chất lượng của hoạt động kỹ thuật

1.1.2 Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng Có nhiều phương pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong một tổ chức tùy theo quy mô, khả năng và tình trạng của tổ chức Hiện nay, nhiều tổ chức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dựa trên Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng là cung cấp sản phẩm/ dịch vụ

có chất lượng ổn định, cải tiếnn liên tục kết quả thực hiện và tăng cao khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng

1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

1.2.2 Mục đích và ý nghĩa của ISO 9001:2008

 Mục đích

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản

lý chất lượng cho tổ chức:

 Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm;

 Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Việc duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm

 Ý nghĩa

- Cải thiện hình ảnh và duy trì niềm tin của công dân, khách hàng

- Tăng cường tính minh bạch, công khai trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ

- Giảm chi phí khắc phục, sửa sai trên cơ sở chủ động phòng ngừa sai lỗi ngay từ đầu

- Nền tảng cho việc cải tiến thường xuyên

- Nâng cao nhận thức của những người thực hiện công việc

1.2.3 Yêu cầu áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

- Yêu cầu về con người

Yếu tố con người luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định của mọi cơ quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có sự tham gia tích cực tự giác của tất cả các đối tượng có liên quan Khi ban hành các quy trình áp dụng ISO, tất cả các đối tượng phải thực hiện theo đúng như các mô tả biên soạn và phê duyệt, phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng

- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất

Công tác hành chính ngày nay không còn đơn thuần là nghề bán giấy một cách đơn thuần, các yếu tố công nghệ thông tin góp phần quan trọng trong công tác hành chính ngày cành hiện đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác hành chính cũng đòi hỏi những trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Yêu cầu đảm bảo tính công khai minh bạch

Trong quá trình áp dụng ISO trong công tác văn phòng, sự công khai minh bạch thể hiện ở chỗ các tài liệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng, thậm chí trong toàn doanh nghiệp

- Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp

Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,… và cho mọi quy mô hoạt động Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bám sát quy mô, cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu công việc để tạo được hiệu quả cao nhất, phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức

- Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục

Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng phải đảm bảo tính liên tục vì nếu như các doanh nghiệp áp dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quả mang lại không cao, thậm chí làm cho quá trình giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn hơn

- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống nhất Bất

cứ một cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói chung để cải thiện chất lượng công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này Sự thống nhất về tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của

tổ chức, tạo guồng máy làm việc trôi chảy, chính xác

- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình

Hệ thống các văn bản mô tả quy trình quản lý chất lượng phải viết một cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiện thực tế

Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của

cơ quan, tổ chức được hiệu quả thì mỗi cơ quan cần phải xây dựng kế hoạch

những định hướng và nghiêm túc thực hiện, có như vậy việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng mới đạt được kết quả cao

1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản;

- Quản lý văn bản đến;

- Quản lý nhân sự;

- Tổ chức sự kiện;

- Kiểm soát tài liệu;

- Kiểm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong sử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi của khách hàng…

1.2.5 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng phải trải qua 3 giai đoạn gồm 8 bước Cụ thể như sau:

 Giai đoạn 1 Chuẩn bị, phân tích tình hình và hoạch định

 Giai đoạn 2 Xây dựng và thực hiện QLCL

 Viết các tài liệu của hệ thống QLCL;

 Thực hiện hệ thống QLCL;

 Đánh giá chất lượng nội bộ;

 Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động

 Giai đoạn 3 Chứng nhận

 Đánh giá trước chứng nhận;

 Hành động khắc phục;

 Chứng nhận;

 Giám sát sau chứng nhận và đánh giá;

 Duy trì, cải tiến, đổi mới

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với doanh nghiệp sẽ được chia thành 8 bước Cụ thể như sau:

 Bước 1 Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng

 Thấy được ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng;

 Lãnh đạo doanh nghiệp định hướng các hoạt động của hệ thống, xác định mục tiêu, phạm vi áp dụng

 Bước 2 Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008

 Thành lập Ban chỉ đạo ISO 9001:2008 tại doah nghiệp gồm đại diện lãnh đạo và đại diện các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008;

 Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng

 Bước 3 Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiếu chuẩn

 Xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008;

 Xác định yêu cầu nào không áp dụng những hoạt động nào tổ chức đã

có, mức độ áp dụng đến đâu và các hoạt động nào chưa có, từ đó xây dựng kế hoạch tri tiết để thực hiện;

 Sau khi đánh giá thực trạng, doanh nghiệp có thể xác định được những

gì cần thay đổi bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn

 Bước 4 Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn

9001:2008

 Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn

 Bước 5 Áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2008

 Doanh nghiệp cần áp dụng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống;

 Doanh nghiệp cần thực hiện;

 Phổ biến cho tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức về ISO 9001:2008;

 Hướng dẫn cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện các quy trình, thủ tục đã được viết ra;

 Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu, thực hiện đúng chức năng, nhiệm

 Đánh giá nội bộ là nhằm xem xét được xây dựng, thực hiện, duy trì có hiệu lực, đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục hoặc cải tiến;

 Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận;

 Lựa chọn tổ chưc đánh giá chứng nhận Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng nhận;

 Đánh giá trước chứng nhận

 Bước 7 Tiến hành đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận được doanh nghiệp lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức của doanh nghiệp Nếu phù hợp, doanh nghiệp được cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008

 Bước 8 Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

Tại bước này, doanh nghiệp cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng của doanh nghiệp

 Tiểu kết

Trong Chương 1 tôi đã trình bày về nhận thức chung về hệ thống quản

lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung đó sẽ là cơ sở

lý luận để tôi trình bày về thực trạng thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam trong chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI

TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM 2.1 Khái quát chung về công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành

Tổng Công ty Cà phê Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Viet Nam national coffee corporation (viết tắt là VINACAFE) được thành lập theo quyết

định số 251/TTg ngày 29 tháng 4 năm 1995 của Thủ tướng Chính phủ Tiền

thân của Tổng công ty là Liên hiệp các xí nghiệp Cà phê Việt Nam được thành

lập ngày 13 tháng 10 năm 1982

Tổng công ty Cà phê Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước dạng tập đoàn (TCT 91) trực thuộc Chính phủ, hoạt động từ tháng 9 năm 1995, gồm chủ yếu

là các doanh nghiệp của Liên hiệp các xí nghiệp Cà phê Việt Nam và của một

số địa phương khác Hiện nay, theo đề án tái cơ cấu bộ máy, đơn vị là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn gồm các đơn vị phụ thuộc, 25 công ty con trực thuộc và các công ty khác mà Tổng Công ty nắm giữ cổ phần

Việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Cà phê Việt Nam theo Quyết định số 1737/QĐ-TTg ngày 29/10/2009 trên cơ sở tổ chức lại Văn phòng Tổng Công ty Cà phê Việt Nam, Công ty Cà phê 719, Công ty Cà phê Buôn Hồ, Công

ty Cà phê Iasao, Công ty Cà phê Đắc Uy, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đơn

vị sự nghiệp và các chi nhánh

Ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số TTg về việc chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty Cà phê Việt Nam thành Công

980/QĐ-ty TNHH Một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu

Phụ lục 01: Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

2.1.2 Chức năng

Chức năng của Tổng công ty Cà Phê Việt Nam như sau:

- Quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nước theo quy định của pháp luật

- Đề ra các biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm Từ đó, có kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh tạo điều kiện tăng thu nhập và việc làm cho cán bộ công nhân viên toàn công ty

- Xuất khẩu hàng hoá theo nhu cầu của khách hàng

- Nhập khẩu một số sản phẩm phục vụ tiêu dùng và sản xuất trong nước

2.1.3 Nhiệm vụ

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh theo quy hoạch và kế hoạch phát triển, đầu tư, tạo nguần vốn, cung ứng vật tư, thiết bị trồng trọt, chế biến, tiêu thụ sản phẩm trong nước

- Xuất nhập khẩu hàng hoá, tham gia liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với chính sách và pháp luật của nhà nước

- Tổ chức đoàn cán bộ ra nước ngoài để tìm thị trường tiêu thụ, học hỏi kinh nghiệm sản xuất, kinh doanh

- Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học, công nghệ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và công nhân phục vụ cho sản xuất và kinh doanh

- Quản lý và phân bổ chỉ tiêu chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu xuất khẩu, nhập khẩu cho các đơn vị thành viên theo nguyên tắc bình đẳng và có chiếu cố thích đáng đến các đơn vị thành viên có gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh

- Tổ chức cung cấp kịp thời, chính xác về thông tin thị trường, giá trong nước và cả thế giới cho các đơn vị thành viên

- Quản lý giá xuất, giá nhập khẩu hàng hoá của Tổng Công ty, công bố giá sàn xuất khẩu cà phê, giá trần nhập khẩu thiết bị, vật tư phục vụ cho

ngành ở thời điểm thích hợp để các đơn vị thành viên theo đó mà thực hiện, khắc phục được tình trạnh tranh mua, tranh bán

- Kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên

2.1.4 Bộ máy tổ chức

Hội đồng quản trị của Tổng công ty Cà phê Việt Nam gồm 5 thành viên

có nhiệm kỳ 5 năm, do Chính phủ bổ nhiệm là các thành viên chuyên trách trong đó có một Chủ tịch hội đồng quản trị, một phó chủ tịch, một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm tổng giám đốc, một thành viên quản lý trong lĩnh vực tài chính, kinh tế, quản trị kinh doanh và pháp luật Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về quá trình phát triển của công ty

Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty gồm có 3 thành viên do Hội đồng quản trị của công ty thành lập để giúp hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp hành điều lệ của tổng công ty, quyết định của hội đồng quản trị chấp hành pháp luật của nhà nước Trong đó, có một thành viên là trưởng ban kiểm soát đồng thời là một thành viên của Hội đồng quản trị, 2 thành viên khác do hội đồng quản trị miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng quản trị về chi phí hoạt động, kiểm soát, kể cả tiền lương và các điều kiện vật chất cho hoạt động của ban kiểm soát

do Tổng Công ty bảo đảm

Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc: Tổng giám đốc của Tổng Công

ty do chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của hội đồng quản trị với nhiệm kỳ là 5 năm Tổng giám đốc là đại diện đương nhiên và hợp pháp của Tổng Công ty trong các quan hệ kinh doanh và trước Chính phủ Giúp việc cho Tổng giám đốc có các phó tổng giám đốc, trong đó

có một phó tổng giám đốc phụ trách hoạt động sản xuất khu vực Bắc Tây Nguyên, một phó giám đốc phụ trách khu vực Đắc Lắc, một phó giám đốc phụ trách Tổ chức cán bộ

Ban tham mưu: Ban tham mưu được sắp xếp theo kiểu phân công chức năng, bao gồm có:

- Văn phòng tổng công ty;

- Ban tổ chức cán bộ thanh tra;

- Ban tài chính kế toán;

- Ban xuất nhập khẩu;

- Ban kế hoạch đầu tư;

- Các công ty trực thuộc: Hiện nay, tổng công ty có 58 đơn vị thành viên Các đơn vị đều có con dấu riêng, được mở tài khoản tại các kho bạc nhà nước và các ngân hàng Các thành viên gia nhập tổng công ty có trách nhiệm thực hiện điều lệ của tổng công ty

Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

2.2 Quy trình triển khai áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng công ty Cà Phê Việt Nam

2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực

Lập kế hoạch và tổ chức nguồn nhân lực giúp cho công ty xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của công ty; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực Đồng thời, tổ chức nguồn nhân lực giúp cho công thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà công ty hiện có

Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quy trình lập kế hoạch

và tổ chức nguồn nhân lực được Tổng công ty triển khai như sau:

- Thành lập Ban chỉ đạo và Tổ giúp việc xây dựng và triển khai áp dụng

hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (sau đây gọi tắt là Ban chỉ đạo ISO) và Tổ giúp việc Ban chỉ đạo

- Ngoài thành phần Tổ giúp việc theo quyết định mỗi đơn vị thuộc Ban cử

01 chuyên viên thực hiện công tác ISO; chuyên viên thực hiện công tác ISO cũng là chuyên viên thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính khi được Ban chỉ đạo yêu cầu

- Xây dựng Kế hoạch triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng vào hoạt động của công ty, trong đó xác định phạm vi áp dụng tiêu chuẩn ISO gồm:Toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính của công ty, các hoạt động xử lý văn bản đến, văn bản

đi, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, bổ nhiệm cán bộ và các hoạt động khác

- Lựa chọn tổ chức tư vấn và tổ chức chứng nhận; ký hợp đồng với tổ chức

tư vấn và tổ chức chứng nhận; phối hợp với các tổ chức này trong quá trình xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và trong việc đánh giá cấp giấy chứng nhận cho công ty, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí

2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng

Căn cứ kế hoạch xây dựng văn bản đã thống nhất trong nội bộ công ty, các cán

bộ tư vấn sẽ hướng dẫn các cán bộ liên quan trong công ty viết từng tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn và theo thiết kế hệ thống đã được thống nhất Trước mỗi đợt làm việc khoảng 1- 3 tuần, bên tư vấn sẽ gửi chương trình làm việc cụ thể trong đó nói rõ sẽ hướng dẫn những tài liệu nào với ai, trong thời gian bao lâu dựa trên kết quả làm việc của những lần trước đó và tình hình thực tế Khi làm việc, cán bộ tư vấn sẽ làm việc với từng người, hướng dẫn cụ thể từng tài liệu Sau khi hướng dẫn sẽ xác định ngày xem xét lại các tài liệu này Sau mỗi

lần làm việc cán bộ tư vấn sẽ lập báo cáo bằng văn bản trình Ban chỉ đạo ISO làm cơ sở kiểm tra và đôn đốc dự án Tài liệu nào đã được xem xét, hoàn chỉnh

sẽ được kiến nghị để phê duyệt và ban hành ngay, không nhất thiết phải đợi hoàn thành tất cả các tài liệu của toàn hệ thống

2.2.3 Triển khai áp dụng các quá trình trong hệ thống QLCL trước khi tiến hành đánh giá, cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn

2.2.3.1 Ban hành và phổ biến tài liệu

Sau khi hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của công ty đã được hoàn thiện và được cán bộ tư vấn và Ban chỉ đạo ISO của công ty nhất trí thông qua, các cán bộ có trách nhiệm viết tài liệu của công ty sẽ phổ biến các tài liệu này đến tất cả các cán bộ liên quan trong công ty mình Việc phổ biến được tiến hành theo một trong các hình thức sau:

- Phổ biến chung trong toàn công ty, các cán bộ biên soạn tài liệu là người phổ biến, cán bộ liên quan là người tham gia

- Từng phòng ban tự phổ biến cho các cán bộ, công nhân trong bộ phận mình Mục đích là đảm bảo sự thấu hiểu cần thiết ở các cấp quản lý và

cá nhân liên quan về nội dung của các tài liệu

2.2.3.2 Triển khai áp dụng

Ngay sau khi phổ biến, tất cả các phòng, ban, đơn vị trong công ty phải triển khai áp dụng theo các qui định trong hệ thống tài liệu, tương ứng với cáchoạt động có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty Trong thời gian này, cán bộ tư vấn sẽ hỗ trợ, hướng dẫn các phòng ban trong công ty cách thức áp dụng và ghi hồ sơ chất lượng, đồng thời ghi nhận những điểm chưa hợp lý và đề xuất biện pháp giải quyết

2.2.3.3 Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng

Trong quá trình áp dụng sẽ có xuất hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc có thể tìm ra những cách thức khác tốt hơn để tiến hành công việc

một cách hiệu quả hơn, vì vậy cán bộ tư vấn sẽ phải luôn sát cánh cùng với các cán bộ của công ty tiến hành việc ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế Công việc này sẽ được tiến hành liên tục cho đến lúc chứng nhận

2.2.4 Đánh giá hệ thống QLCL trong nội bộ công ty

2.2.4.1 Đào tạo đánh gía chất lượng nội bộ

Đánh giá chất lượng nội bộ là một yêu cầu bắt buộc của ISO 9001:2008

đó là một hoạt động được tiến hành trong khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng nhằm suy trì và cải tiến hệ thống chất lượng Đánh giá chất lượng là một hoạt động đánh giá có những đặc thù riêng, có những kỹ thuật và phương pháp riêng và được qui định rõ trong các tiêu chuẩn ISO (ISO 9001:2008) vì vậy, cũng theo yêu cầu của tiêu chuẩn, các cán bộ đánh giá cần phải được đào tạo Khoá đào tạo đánh giá chất lượng sẽ được tổ chức trong 2 ngày Đối tượng tham

dự là các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO công ty và các cán bộ kỹ thuật, cán

bộ quản lý tại các phòng ban Tổng số học viên cần thiết phải được đào tạo để trở thành các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ cho công ty là từ 05 đến

10 người

Khoá học này sẽ được tổ chức ngay sau khi phổ biến áp dụng hệ thống tài liệu Tài liệu dùng cho khoá đào tạo này bao gồm: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tài liệu tham khảo do bên tư vấn biên soạn, các tài liệu này được gửi trước cho công ty để phô tô cho mỗi học viên 1 bộ, cuối khoá học các học viên sẽ phải làm một bài kiểm tra Chỉ những người thi đạt theo yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ mới được cấp chứng chỉ và có thể tham gia đánh giá chất lượng nội bộ

2.2.4.2 Đánh giá chất lượng nội bộ

Sau khi đưa toàn bộ hệ thống văn bản vào áp dụng được khoảng 1 tháng

và sau khi khoá đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có kết quả, bên tư vấn sẽ

phối hợp với các cán bộ đánh giá của công ty tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng Việc đánh giá này sẽ phải được tiến hành từ 2 đến 4 lần trước khi chứng nhận chính thức

Lần đánh giá đầu tiên cán bộ đánh giá của tư vấn sẽ tiến hành là chính, các cán bộ đánh giá của của công ty sẽ tham gia để thực tập cách thức đánh giá

- đây cũng được xem như là một phần của quá trình đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ Những lần đánh giá sau công ty sẽ chủ động thực hiện với sự tham gia cố vấn của các chuyên gia bên tư vấn công ty cần phải tổ chức nhuần nhuyễn hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này

2.2.4.3 Khắc phục sau đánh giá

Cuối mỗi đợt đánh giá, đoàn đánh giá phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện

hệ thống quản lý chất lượng

2.2.4.4 Kiểm tra định kỳ

- Ban lãnh đạo công ty sẽ tiến hành xem xét định kỳ hệ thống chất

lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực Xem xét của lãnh đạo cần bao quát được những vấn đề sau:

 Kết quả của các cuộc đánh giá chất lượng

 Phản hồi của khách hàng (đối tác)

 Việc triển khai các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm

 Việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa

 Các hoạt động triển khai theo nghị quyết của đợt xem xét trước

 Những thay đổi có ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng

 Các kiến nghị về cải tiến

Cho đến trước khi chứng nhận, công ty cần phải họp xem xét lãnh đạo ít

nhất một lần, bao gồm đầy đủ các nội dung thích hợp nêu trên

2.2.5 Chứng nhận hệ thống

2.2.5.1 Lựa chọn cơ quan chứng nhận

Lựa chọn cơ quan chứng nhận được tiến hành trước khi đánh giá chứng nhận ít nhất từ 1 đến 2 tháng Lựa chọn cơ quan chứng nhận gồm thu thập các thông tin liên quan đến cơ quan chứng nhận, làm đơn xin chứng nhận, ký hợp đồng chứng nhận Bên tư vấn sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến các cơ quan chứng nhận và tư vấn để công ty lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp, đồng thời giúp công ty làm thủ tục xin đăng ký chứng nhận

2.2.5.2 Đánh giá trước chứng nhận

Sau khi công ty lựa chọn cơ quan chứng nhận, nếu cần thiết hoặc theo thoả thuận, cơ quan này sẽ tiến hành đánh giá trước chứng nhận tại công ty Buổi đánh giá này không cấp chứng chỉ, chỉ nhằm thống nhất phạm vi, nội dung đánh giá và năng lực thực tế của công ty (có thể gọi là đánh giá sơ bộ hay đánh giá thử) Trình tự, thủ tục và cách thức đánh giá trước chứng nhận hoàn toàn giống như đánh giá chứng nhận chính thức

2.2.5.3 Chuẩn bị đánh giá chứng nhận

Bên tư vấn sẽ giúp công ty hoàn thành các thủ tục giấy tờ với cơ quan chứng nhận Khắc phục nốt các điểm không phù hợp được phát hiện trong đợt đánh giá trước chứng nhận Thực hiện tổng vệ sinh trong toàn công ty và chuẩn

bị sẵn sàng để tiến hành đánh giá chính thức

2.2.5.4 Đánh giá chứng nhận

Sau khi khắc phục xong những tồn tại sau đánh giá thử, công ty sẽ thống nhất với cơ quan chứng nhận về thời điểm đánh giá chứng nhận Đánh giá chứng nhận do cơ quan chứng nhận thực hiện

Trong quá trình đánh giá chứng nhận, nếu cần thiết bên tư vấn sẽ tham gia với tư cách quan sát viên

2.2.5.5 Khắc phục sau đánh giá

Bên tư vấn sẽ phối hợp với đơn công ty chứng nhận và lập báo cáo về kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục để gửi tới cơ quan chứng nhận Sau khi xác nhận các kết quả khắc phục là đã có hiệu lực, cơ quan chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Thông

thường, chứng chỉ sẽ được cấp 1 tháng sau khi đánh giá

2.2.6 Duy trì và cải tiến hệ thống QLCL sau chứng nhận

Việc xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2008 chỉ là vấn đề khởi đầu, điều quan trọng nhất của hệ thống đó là duy trì và cải tiến Việc duy trì và cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống được ngày càng hoàn thiện và vận hành trơn tru hơn

2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản

- Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá

- Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại

từ các văn bản khác

- Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức Thể thức được nói

ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của công ty Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại

và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v