khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay

-Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài nghiên cứu này đã góp phần đưa ra thực trạngcông tác quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp, từ đó có những giải pháp nhằ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện bài tiểu luận này, ngoài nỗ lực của bản thân, tôi xin bày tỏlòng cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt làTh.S Nguyễn Hữu Danh - giảng viên môn Quản trị văn phòng trong doanhnghiệp Sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình từ Thầy đã giúp tôi có thêm nhiềukiến thức và hiểu biết để hoàn thành bài tiểu luận này Tôi mong nhận được sựgóp ý của thầy cô giáo để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Từ thực tế hoạt động của doanh nghiệp, khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” là công trình do chính tôi nghiên cứu và soạn thảo Tôi

không sao chép từ bất kỳ một bài viết nào đã được công bố mà không trích dẫnnguồn gốc Nếu có bất kỳ vi phạm nào tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2017

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu 2

3.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3

7 Giả thuyết khoa học 4

8 Cấu trúc đề tài 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 5 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm Doanh nghiệp 5

1.1.2 Vai trò của Doanh nghiệp 5

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 6

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 9

1.2.1 Khái niệm Văn phòng doanh nghiệp 9

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 14

2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 14

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 14

2.2.1.Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp 14

2.2.2 Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động văn phòng trong nội bộ doanh nghiệp 15

2.2.3 Kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng doanh nghiệp cũng như doanh nghiệp 15

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 15

2.3.1 Trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng 15 2.3.2 Trong công tác lập kế hoạch 16

2.3.4 Trong công tác phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận 17

2.3.5 Trong công tác giao quyền, ủy quyền 18

2.3.6 Trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng 18

2.4 Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng 20

2.4.1 Có kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và tầm hiểu biết rộng 20

2.4.2 Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định của mình 20

2.4.3 Luôn chủ động sáng tạo tự tin trong công việc 20

2.4.4 Có tầm nhìn xa, trông rộng 21

2.4.5 Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài 21

2.5 Một số sai lầm mà Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần tránh 21

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 24

3.1 Nhận xét, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay 24

3.1.1 Những mặt ưu điểm 24

3.1.2 Những mặt hạn chế 24

3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 25

3.2.1 Nâng cao nhận thức cho Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp về sự cần thiết và vai trò của mình trong doanh nghiệp của mình 25

3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá chất lượng Nhà quản trị văn phòng và thực hiện thường xuyên có hiệu quả 25

3.2.3 Nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng bằng cách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng 25

3.2.4 Xây dựng chế độ đãi ngộ đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 25

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài.

Trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ của sự bùng nổ thông tin, các doanhnghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể

ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho doanhnghiệp và xã hội Hiện nay người ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thànhbại của một doanh nghiệp bởi lợi thế về thông tin và thông tin được coi là quan

hệ sống còn với bất kỳ doanh nghiệp nào Chúng ta biết rằng hoạt động thông tingắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệtquan trọng trong các doanh nghiệp

Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòngđòi hỏi vai trò, trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng phải phát huy cao độ.Chỉ đạo công tác này một cách khoa học và quan tâm đến việc đào tạo nguồnnhân lực quản trị văn phòng

Việt Nam chúng ta bước vào thời kỳ đổi mới và xu hướng toàn cầu hóađặt ra cho các doanh nghiệp, những thách thức mới đòi hỏi các doanh nghiệpphải có những Nhà quản trị văn phòng hết sức năng động mới có thể đạt đượcthuận lợi tối đa như tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả

Do đó phải từng bước hiện đại hóa và không ngừng nâng cao chất lượngcủa đội ngũ Nhà quản trị văn phòng Song ở nước ta hiện nay nhận thức về vaitrò của nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp vẫn chưa được xác định

rõ để có thể nâng cao được vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong doanhnghiệp trong thời kỳ hội nhập

Trong khi đó thì doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị vănphòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông Nhà quản trị vănphòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong cơquan, tổ chức của mình Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng phải là ngườiđứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài

việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biếtcách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên Có thể thấy rằng vai trò của nhàquản trị văn phòng vô cùng quan trọng và đóng vai trò trung tâm giải quyết cácviệc của cơ quan, tổ chức.

Từ đó có thể thấy công tác văn phòng là một công tác khá quan trọngtrong các doanh nghiệp, trong đó Nhà quản trị văn phòng giữ một vị trí chủ chốttrong công tác này Xuất phát từ thực tiễn và những lý do trên tôi quyết định lựa

chọn nghiên cứu đề tài: “Từ thực tế hoạt động của doanh nghiệp, khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập”

2 Lịch sử nghiên cứu

Với đề tài khảo sát vai trò của nhà quản trị văn phòng nói chung, thì đã córất nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu Nhưng đối với đề tài Từ thực tế hoạtđộng của doanh nghiệp, khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp hiện nay Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanhnghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập thì đến nay vẫn chưa có côngtrình nghiên cứu cụ thể nào về vấn đề này

3.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu:

Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệphiện nay, đồng thời xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệpđáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

- Phạm vi nghiên cứu

+ Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay

+ Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêucầu trong thời kỳ hội nhập

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

- Mục đích nghiên cứu: Đánh giá được vai trò của Nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp Từ đó đề xuất khuyến nghị để nâng cao vai trò của Nhà quản trịvăn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Tìm hiểu về văn phòng doanh nghiệp

+ Đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp ViệtNam hiện nay

+ Từ đó đề xuất khuyến nghị để nâng cao vai trò của Nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.

- Cơ sở phương pháp luận:

+ Giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Nhà

xuất bản Khoa học và Kỹ thuật năm 2005

+ Giáo trình “Quản trị văn phòng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS.

Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền, Nhà xuất bản Đại học Kinh tếQuốc dân năm 2012

- Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để thực hiện nghiên cứu đề tài tôi đã thực hiện các phương pháp nghiêncứu sau:

+Phương pháp đi khảo sát thực tế tại nơi nghiên cứu

+Phương pháp tham khảo tài liệu cùng đề tài nghiên cứu

+Phương pháp phỏng vấn để tìm hiểu thông tin và độ xác thực hoạt độngcủa nhà quản trị văn phòng

+Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp

6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.

-Ý nghĩa lý luận: Đề tài đã góp phần đưa ra vai trò của nhà quản trị vănphòng trong doanh nghiệp hiện nay, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm nângcao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

-Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài nghiên cứu này đã góp phần đưa ra thực trạngcông tác quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp, từ đó có những giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trịvăn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

7 Giả thuyết khoa học

Đánh giá về thực trạng quản lý điều hành công tác văn phòng của Nhàquản trị Văn phòng qua đó nhận ra vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanhnghiệp Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trịvăn phòng doanh nghiệp

8 Cấu trúc đề tài

Cấu trúc đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay.

Chương 3.Nhận xét và đưa ra một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản và tên riêng, có trụ sở giaodịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiệncác hoạt động kinh doanh trên trị trường (Theo mục 7 điều 1 chương 1 luậtdoanh nghiệp 2014)

Quá trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, một số hoặc tất cả cáccông đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cungứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích để sinh lợi Như vậy doanh nghiệp là

tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạtđộng không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi nhuận

Tóm lại: Doanh nghiệp là một tổ chức nhằm sản xuất hoặc kinh doanh cótrụ sở giao dịch ổn định, nhằm đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và xã hội,hoạt động trên khuôn khổ pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò của Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng của nền kinh tế, là bộ phận chủyếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động củadoanh nghiệp đã có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng và phát triểnsức sản xuất, huy động và phát huy nội lực vào phát triển kinh tế xã hội, gópphần quyết định vào phục hồi và tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu,tăng thu ngân sách và tham gia giải quyết có hiệu quả các vấn đề xã hội như:Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo

Doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, quyết định đến chuyển dịch các cơcấu lớn của nền kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cơ cấungành kinh tế, cơ cấu kinh tế giữa các vùng, địa phương

Doanh nghiệp phát triển, đặc biệt là DN ngành công nghiệp tăng nhanh lànhân tố đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu của công nghiệp hoá, hiện đại

hoá đất nước, nâng cao hiệu quả kinh tế, giữ vững ổn định và tạo thế mạnh hơn

về năng lực cạnh tranh của nền kinh tế trong quá trình hội nhập

Có thể nói vai trò của doanh nghiệp không chỉ quyết định sự phát triểnbền vững về mặt kinh tế mà còn quyết định đến sự ổn định và lành mạnh hoácác vấn đề xã hội, thực tế đó đã được phản ảnh qua kết quả hoạt động của doanhnghiệp sẽ được phân tích ở phần sau

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp

- Doanh nghiệp nhà nước:

Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế nhà nước sở hữu toàn bộ vốnđiều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối, được tổ chức dưới hình thức công tynhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn đây là một loại hình có

tư cách pháp nhân đầy đủ 4 yếu tố chính của bộ luật dân sự nằm trong điều 84được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập hợp pháp có yếu tố cá nhânhợp pháp có cơ cấu chặt chẽ đươc tham gia vào các hoạt động pháp luật độc lập

và được sử quản lý bởi vốn nhà nước hiện nay các doanh nghiệp nhà nước có tưcách pháp nhân do nhà nước giao cho vốn kinh doanh và tự chịu trách nhiệm vềquản lý sản xuất chịu trách nhiệm về kinh tế và chịu bù đắp hay hưởng lợi nhuậnvới mức vốn được cấp đó Tức là nhà nước không còn bao cấp như trước đây màcác doanh nghiệp phải tự bù đắp những chi phí, tự trang trải mọi nguồn vốnđồng thời làm tròn nghĩa vụ với nhà nước xã hội như các doanh nghiệp khác.Cáchình thức doanh nghiệp nhà nước bao gồm Công ty nhà nước, công ty cổ phầnnhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữuhạn có 2 thành viên trở lên

- Doanh nghiệp tư nhân:

Đây là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân đứng lên xây dựng làm chủ chịu trách nhiệm với pháp luật về các hoạt động cũng như tài sản của doanhnghiệp và chịu một số giới hạn so với doanh nghiệp nhà nước :Doanh nghiệp tưnhân không được phát hành bất kỳ một loại chứng khoán nào.mỗi một cá nhânchỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân Các doanh nghiêp và cá nhân đó làngười có thể đứng lên điều hành trực tiếp hoặc gián tiếp những hoạt động của

doanh nghiệp đó và phải chịu toàn bộ về các khoản nợ cũng như lãi xuất củadoanh nghiệp đó vốn của doanh nghiệp tư nhân do chủ doanh nghiệp tư nhân tựkhai, chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ khai báo chính xác tổng số vốn đầu tư, trong

đó nêu rõ: số vốn bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng và các tàisản khác Đối với vốn bằng tài sản khác cũng phải ghi rõ loại tài sản, số lượng,giá trị còn lại của mỗi loại tài sản Toàn bộ vốn và tài sản, kể cả vốn vay và tàisản thuê, được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân đềuđược phải ghi chép đầy đủ vào sổ kế tóan và báo cáo tài chính của doanh nghiệp

tư nhân Trong quá trình hoạt động, chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền tănghoặc giảm vốn đầu tư của mình vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Việc tăng, giảm vốn đầu tư của của chủ doanh nghiệp phải được ghi chép vào sổ

kế toán Trường hợp giảm vốn đầu tư xuống thấp hơn vốn đầu tư đó đăng ký thìchủ doanh nghiệp tư nhân chỉ được giảm vốn sau khi đó khai báo với cơ quanđăng ký kinh doanh chủ doanh nghiệp tư nhân phải chịu trách nhiệm vô hạn vềmọi khoản nợ đến hạn của doanh nghiệp.có nghia là chủ doanh nghiệp có tráchnhiệm chịu toàn bộ các tài sản của mình trong kinh doanh lẫn ngoài kinh doanhcủa doanh nghiệp đó.và doanh nghiệp tư nhân hông đươc phát hành chứngkhoán để huy động vốn trong kinh doanh và các doanh nghiệp tư nhân không có

tư cách pháp nhân:

- Doanh nhiệp công ty cổ phần

Đây là loại hình doanh nghiệp Vốn điều lệ được chia thành nhiều phầnbằng nhau gọi là cổ phần Theo điều 77 Luật doanh nghiệp.Cổ đông chỉ chịutrách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi

số vốn đã góp vào doanh nghiệp các cổ đông có thể bán các cổ phần hoặcchuyển nhượng cổ phần của mình cho các thành viên hay cá nhân khác sốlượng cổ đông được bao gồm ít nhất ba cổ đông và không hạn chế số cổđông Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba vàkhông hạn chế số lượng tối đa.Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán

ra công chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán.Công ty cổ phần có

tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.về

vốn của công ty Vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhauhoặc gọi là cổ phần Mỗi cổ phần được thể hiện dưới dạng văn bản chứng trỉ docông ty phát hành bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữumột hoặc một số cổ phần của công ty gọi là cổ phiếu.

- Doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn:

Đây là loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay đây là loại hình doanhnghiệp có 2 thành viên trở lên và công ty TNHH 1 thành viên: Đối với công tytrách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên thuộc điều 38 luật doanh nghiệp

là doanh nghiệp trong đó có Thành viên của công ty có thể tổ chức, cá nhân; sốlượng thành viên công ty không vượt quá 50 Thành viên chịu trách nhiệm vềcác khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốncam kết góp vào doanh nghiệp;Phần vốn của thành viên chỉ được chuyểnnhượng theo quy định tại Điều 43,44,45 của Luật Doanh nghiệp công ty TNHH

có tư cách pháp nhân từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh: Công ty tráchnhiệm hữu hạn không được quyền phát hành cổ phần;về vốn của công ty Vốnđiều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng hoặc không bằng nhau.Công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên chịu trách nhiệm bằng tài sảncủa công ty; các thành viên công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công

ty trong phạm vi phần vốn cam kết góp vào công ty.về thành viên của công ty.Trong suốt quá trình hoạt động ít nhất phải có từ hai thành viên và tối đa khôngquá 50 thành viên tham gia công ty.về phát hành chứng khoán Công ty tráchnhiệm hữu hạn hai thành viên không được quyền phát hành cổ phần để huy độngvốn Phần vốn góp của các thành viên công ty được chuyển nhượng theo quyđịnh của pháp luật

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Điều 63 Luật doanhnghiệp 2005), là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sởhữu; chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tàisản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn điều lệ của doanh nghiệp.Công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinhdoanh Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không được phát hành cổ

phần.Đặc điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:về chủ sở hữucông ty do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu.

- Doanh nghiệp công ty hợp danh:

Đây là loại hình đặc trưng của công ty đối nhân trong đó có các cá nhân

và thương nhân cùng hoạt động lĩnh vực thương mại dưới một hãng và cùngnhau chịu mọi trách nhiệm về các khoản nợ của công ty.công ty hợp danh ởnước ta hiện nay có một số quan điểm khác với cách hiểu truyền thống về công

ty hợp danh.Theo đó công ty hợp danh được định nghĩa là một loại hình doanhnghiệp, với những đặc điểm pháp lý cơ bản sau:

+ Phải có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu chung của công ty cùngnhau kinh doanh dưới một tên chung (gọi là thành viên hợp danh); Ngoài cácthành viên hợp danh, có thể có thành viên góp vốn;

+ Thành viên hợp danh phải là cá nhân chịu trách nhiệm bằng tài sản củamình về các nghĩa vụ của công ty;

+ Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công tytrong phạm vi số vốn đã góp vào công ty;

+ Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh;

+ Trong quá trình hoạt động, công ty hợp danh không được phát hành bất

kỳ loại chứng khoán nào

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

1.2.1 Khái niệm Văn phòng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là đơn vị được thành lập để thực hiện chức năng kinhdoanh Giúp cho HĐQT, giám đốc tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt động của

doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải thiết kế một bộ máy quản trị phù hợp vớiđặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp, không thể thiếu được

bộ phận làm công tác văn phòng

Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗtrợ cho các đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanhnghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chứckhác nhau Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòngđược tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công tyHàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…) Với công ty có quy mônhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính –Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thìvăn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậmchỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công ty

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp.

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh nghiệp.Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của HĐQT, tổng giám đốc (giám đốc) Theodõi đôn đốc các đon vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.

+ Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục

vụ cho công tác quẩn trị điều hành của HĐQT và tổng giám đốc

+ Truyền đạt các nghị quyết của HĐQT , các quyết định, các chỉ thị củaTổng giám đốc đến mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp

+ Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của DN và các văn bản khác đượcHĐQT và tổng giám đốc giao

+ Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ

+ Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lãnh đạo DN, các chuyến đicông tác của lãnh đạo

+ Thực hiện công tác bảo vệ

+ Bảo đảm các yếu tố vật chất của HĐQT, lãnh đạo cơ quan và cơ quan

+ Công tác thông tin tổng hợp

+ Công tác văn thư

+ Công tác lưu trữ

+ Thi đua khen thưởng

+ Phòng cháy chữa cháy…

Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty các công ty cổ phần, vănphòng có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: phòng tài chính – kế toán,phòng kế toán, thống kê

Tóm lại cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp rất phong phú và đadạng Tùy theo điều kiên cụ thể mà mỗi cơ quan, đơn vị thiết lập bộ máy vănphòng cho phù hơp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Bất kỳ một doanh nghiẹp nào muốn tồn tại cũng hướng tới mục tiêu nhấtđịnh Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài…còn tùy thuộc vào tính chấthoạt động của lĩnh vực mà doanh nghiệp đó tham gia và môi trường tồn tại củadoanh nghiệp đó Muốn đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần được quản trị khoahọc và hợp lý Các nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải định hướng đượcmục tiêu tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định và điềuhành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho doanh nghiệp

Như vậy Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải tham gia vào nhiềulĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là quy mô và trình độ phát triển của doanhnghiệp được tăng cường Để ra được những quyết định về mục tiêu phát triển vàđiều hành, tổ chức hoạt động theo mục tiêu, nhà quản trị văn phòng doanhnghiệp cần có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của doanh nghiệp,đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong doanhnnghiệp và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu

Không chỉ dừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị còn phải xử lý

và tổng hợp những thông tin thu thập để để tạo r những thông tin hữu ích choviệc ra quyết định, đồng thời họ còn phải chuyển tải thông tin thu thập để tạo ranhững thông tin đến các đối tượng quản lý và liên quan lưu giữ thông tin theoyêu cầu quản lý, sử dụng của mình

Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là người điều hành chung, chịutrách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, chỉ đạo một số công việc quan trọngnhư xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnhcác dự thảo quan trọng, công tác cơ yếu… Giúp việc có các Tổng giám đốc(Giám đốc) Nhà quản ttrị văn phòng doanh nghiệp phải đề cao trách nhiệm quản

lý điều hành hoạt động trong VP và chịu trách nhiệm trước HĐQT và Giám đốcdoanh nghiệp

Trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là quản lý điềuhành hoạt động văn phòng trong đó bao gồm các công việc cụ thể như:

- Đảm bảo thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch củadoanh nghiệp

- Công tác phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận

- Công tác giao quyền, ủy quyền trong doanh nghiệp

- Công tác xây dựng văn hóa, kiểm tra giám sát hoạt động của văn phòng.Như vậy, Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp có vai trò vô cùng quantrọng, là một vị trí trung tâm kết nối hoạt động điều hành giữa các phòng ban, bộphận khác trong doanh nghiệp

Tiểu kết:

Có thể nói rằng, Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu

tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệpcũng như hỗ trợ cho các đơn vị chuyên môn khác Trong thời kỳ hội nhập nhưhiện nay hì vai trò, trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng là vô cùng quantrọng giúp cho lãnh đạo cấp trên định hướng được mục tiêu tổ chức xếp đặt cácyếu tố và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là người làm việc trong tổ chức

doanh nghiệp , những người có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản lý, điềuhành hoạt động văn phòng trong phạm vi được phân công phụ trách, được giaonhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quảhoạt động của những người đó Nhà quản trị văn phòng là người lập kế hoạch, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất văn phòng của doanhnghiệp sao cho có hiệu quả để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp có vai trò quản lý, điều hành tổchức và thực hiện quá trình lãnh đạo ở doanh nghiệp của mình Do vậy Nhàquản trị văn phòng doanh nghiệp cần phải có những vai trò sau đây:

2.2.1.Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp

Những định hướng lớn mà nhà quản trị văn phòng đưa ra bao gồm:

- Những định hướng lớn cho mục tiêu, kế hoạch mà đơn vị đạt được

- Định hướng cho các mục tiêu có thứ tự ưu tiên, nhất là các mục tiêutrọng tâm nhất thiết cần phải thực hiện

- Định hướng kế hoạch cho các bước đi nhằm đạt được các mục tiêu dựkiến

- Định hướng các giải pháp để giải quyết các yếu tố và điều kiện nhằmthực hiện các mục tiêu đã định

Việc tổ chức, sắp xếp các yếu tố và điều kiện cần thiết phải theo một trật

tự, nguyên tắc nhất định để đảm bảo cho chúng có điều kiện hoạt động theo hệthống

Các định hướng trên đây thường phản ánh trong phương hướng, chủchương, chính sách phát triển và quy chế hoạt động của doanh nghiệp

2.2.2 Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động văn phòng trong nội

bộ doanh nghiệp

Để các đơn vị trong doanh nghiệp hoạt động thường xuyên, liên tục cóhiệu quả, lãnh đạo đơn vị cần phối hợp, điều chỉnh các hoạt động độc lập, riêngbiệt của từng bộ phận bằng một cơ chế, thể chế và ké hoạch cũng như chươngtrình công tác một cách phù hợp trong doanh nghiệp

2.2.3 Kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng doanh nghiệp cũng như doanh nghiệp.

Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị để kịp thờiphát hiện những ưu điểm, những cách làm hay, đồng thời uốn nắn các sai lệch,khuyết điểm nhằm bổ sung điều chỉnh cho hoạt động của doanh nghiệp đạt kếtquả ngày càng tốt

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.

2.3.1 Trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng.

- Thực hiện công tác, tổ chức quản lý văn phòng.

+ Nắm vững tất cả các loại hình công việc văn phòng

+ Sắp xếp, bố trí, phân công công việc hợp lý, khoa học

+ Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận quảntrị văn phòng và thực hiện công việc truyền thông cho doanh nghiệp

+ Đảm bảo các mối quan hệ tốt với nhân viên của văn phòng doanhnghiệp cũng như các phòng ba khác trong doanh nghiệp

+ Tổ chức, duy trì các cơ sở vật chất cần thiết đảm bảo cho công tác vănphòng của doanh nghiệp

+ Lựa chọn mua sắm dụng cụ, trang thiết bị văn phòng

+ Phối hợp các hoạt động văn phòng với các hoạt động hành chính vănphòng của các bộ phận trong phòng ban khác…

- Hoạch định công tác văn phòng.

+ Tạo lập ngày làm việc hợp lý đối với mỗi công việc

+ Lên kế hoaạch và thực hiện kế hoạch công tác

+ Sử dụng người và mấy móc hợp lý, tránh lãng phí

Thực hiện nguyên tắc tiết kiệm để làm việc hiệu quả

- Quản lý, kiểm soát công việc văn phòng.

+ Điều hành văn phòng (điều hành văn phòng và các công việc hànhchính)\

+ Duy trì các công việc như thư từ, điên thoại, điện tín, tiếp tân…

+ Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính văn phòng doanh nghiệp chobất cứ nơi nào trong doanh nghiệp yêu cầu

+ Duy trì lịch huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên

+ Duy trì lịch theo dõi tiến trình công việc của Văn phòng doanh nghiệp+ Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

2.3.2 Trong công tác lập kế hoạch

Lập chương trình kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đatđược của đơn vị và phương pháp tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêuđóntrong từng thời kỳ Văn phòng với tư cách là giúp việc cho HĐQT và giámđốc doanh nghiệp, vì vậy Nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ thiết lập cácchương trình, kế hoạch haotj động của doanh nghiệp mình

Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, việc lập chương trình kếhoạch cho doanh nghiệp của Nhà quản trị văn phòng được thực hiện theo quytrình các bước sau:

- Bước 1 Chuẩn bị lập chương trình kế hoạch

- Bước 2 Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo

- Bước 3 Trưng cầu ý kiến về chương trình, kế hoạch dự thảo

- Bước 4 Thảo luận thông qua chương trình kế hoạch dự thảo

- Bước 5 Ban hành chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp

Công tác lập chương trình kế hoạch là công tác quan trọng hàng đầu củamỗi doanh nghiệp, bởi chương trình kế hoạch thể hiện tất các ý đồ chiến lược,chiến thuật của ãnh đạo nhằm đưa doanh nghiệp phát triển theo phương hướngmục tiêu đã được xác định

Công tác xây dựng chương trình kế hoạch của Nhà quản trị văn phòng tạicác doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã được thực hiện tương đối tốt tại cácdoanh nghiệp Nhận thức được ý nghĩa của việc lập chương trình kế hoạch trongdoanh nghiệp, các nhà quản trị văn phòng đã xác định rõ nhiệm vụ từ đó lên lịchlàm việc cụ thể để thực hiện đầy đủ các bước trong tiến trình lập chương trình kếhoạch.

2.3.4 Trong công tác phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận

Các chương trình kế hoạch nội dung trong công tác văn phòng doanhnghiệp có những mặt cần thay đổi theo hanhg năm Trước yêu cầu công tác mới,Nhà quản trị văn phòng cần sớm bố trí lại tổ chức, phân công điều động nhân sựsao cho đúng người đúng việc phát huy hết tính năng sáng tạo và sở trường củatừng người, đồng thời cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguòn nhân lực chuẩn

bị cho chương trình kế hoạch của năm sau

Nhà quản trị văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quan trọng là đầu mốitrợ giúp cho doanh nghiệp trong các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần, giúpcho Giám đốc trong cả 4 khâu trong quá trình lãnh đạo (ra quyết định, tổ chứcthưc hiện quyết định, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quyết định, tổng kết đánhgiá việc thực hiện quyết định) Do vậy trong công tác quản lý điều hành công tácvăn phòng Nhà quản trị văn phòng phai thực hiện tốt việc phối hợp hoạt độngvới các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, đòng thời phải phối hợp hoạt động tốtvới các đon vị chức năng cấp trên, đồng cấp và ngoài doanh nghiệp

Gần đây, trong quá trình hợp tác, liên doanh trước xu thế toàn cầu hóa,khu vực hóa nhiều doanh nghiệp, công ty đã tự tìm tới nhau và cùng tự nguyệnphối hợp , tìm ra những hướng đi, cách làm phù hợp với phương hướng hoạtđộng và phát triển của doanh nghiệp mình

Chính từ xu hướng này, mà xu thế phối hợp giữa các bộ phận dã đượcthực hiện một cách mền dẻo, linh hoạt, cùng nhau nghiên cứu để tìm ra phươnghướng phát triển doanh nghiệp

2.3.5 Trong công tác giao quyền, ủy quyền

Giao quyền, ủy quyền là công việc giao trực tiếp hay gián tiếp quyền thựchiện một hay một số công việc, nhiệm vụ nào đó trong một thời gian nhất địnhcho người dưới quyền

Tại các doanh nghiệp hiện nay việc giao quyền, ủy quyền của các Nhàquản trị văn phòng được thực hiện khi lãnh đạo vắng mặt mà muốn đảm bảocông việc của doanh nghiệp được thường xuyên, liên tục hoặc muốn bồi dưỡngngười dưới quyền trở thành một nhà lãnh đạo

Trên thực tế, công tác giao quyền và ủy quyền chỉ được thực hiện khi thật

sự cần thiết, khi mà Nhà quản trị văn phòng có việc tiếp theo cần thiết hơn côngviệc giao quyền, ủy quyền

Tuy nhiên việc giao quyên, ủy quyền phải thực hiện đúng nguyên tắc đó là:

- Phải đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp

- Phải đảm bảo trình tự và lợi ích của cả hai bên giao quyền và nhậnquyền

- Duy trì được hoạt động của doanh nghiệp và cả hai bên sau khi giaoquyền, ủy quyền và thu quyền

2.3.6 Trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng

Kiểm tra, giám sát là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theocác tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo chomọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch Đó là tiếntrình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thờisửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định

Nhiệm vụ của Nhà quản trị văn phòng khi kiểm tra, giám sát trong doanhnghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so vớimục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hoàn thiệnquá trình xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch Về mặt cụthể, công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

+ Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức

+ Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

+ Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ

tự quan trọng

+ Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cầnthiết trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vậtchất

+ Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu tráchnhiệm để sửa sai

+ Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và tráchnhiệm

+ Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ítquan trọng hay không cần thiết

+ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách lien tục để cải tiến sự hoàntất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất vàlại lợi nhuân cao

+ Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạnchế và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanhnghiệp

* Quy trình kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng của nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp hiện nay được thực hiện theo tiến trình các bước sau:

Bước 1 Dự kiến xây dựng kế hoạch kiểm tra

Bước 2 Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra

Bước 3 Thu thập thông tin về kiểm tra

Bước 4 Phân tích nội dung kiểm tra

Bước 5 Xử lý kết quản phân tích

Bước 6 Kết luận về đối tượng kiểm tra

Có thể nói, công tác kiểm tra giám sát của Nhà quản trị văn phòng trongdoanh nghiệp hiện nay đã được triển khai phổ biến, minh bạch nhằm xem xétđánh giá kết quả và quá trình vận động của văn phòng nhằm làm cho các hoạtđộng của Văn phòng doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện và đạt kết quả tốt hơn

2.4 Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng.

Nhà quản trị văn phòng của mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau , cóchức năng nhiệm vụ khác nhau Song muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụcủa mình đòi hỏi phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản nhất định của văn phòngdoanh nghiệp đặt ra.Để thực hiện được đúng vai trò của nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp trong xu thế quốc tế hóa và hội nhập hiện nay, Nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp cần phải phấn đấu đạt được các yêu cầu cơ bản sau đây:

2.4.1 Có kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và tầm hiểu biết rộng.

Không riêng gì đối với Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp mà tất cảcác Nhà quản trị đều cần có kỹ năng này Đối với nhà quản trị Văn phòng doanhnghiệp cần đẩy mạnh hơn yêu cầu này

Nhà quản trị Văn phòng phaitr trợ giúp lãnh đạo trong các công tác thammưu tổng hợp, hậu cần, phải có đầu mối quán xuyến hầu hết các công việc trongdoanh nghiệp

Chính vì thế đòi hỏi nhà quản trị văn phòng vừa pahỉ có năng lực chuyênmôn về Quản trị văn phòng vừa đòi hỏi phải có tầm hiểu biết rộng đủ để nắmbắt, xử lý và giúp lãnh đạo ứng phó kịp thời với các tình huống xảy ra trongdoanh nghiệp

2.4.2 Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định của mình.

Nhà quản trị văn phòng phải có bản lĩnh, dám mạo hiểm trên cơ sở khoahọc, dám từ bỏ những tư tưởng, quan điểm lỗi thời Cần đổi mới tư duy, đổimới phong cách lãnh đạo, đổi mới cách tổ chức quản lý…Luôn tiếp cận sớm cáccông nghệ hiện đại và cách tổ chức quản lý khoa học, để đảm bảo cho các đơn

vị, bộ phận hoạt động một cách hiệu quả ngày một cao

2.4.3 Luôn chủ động sáng tạo tự tin trong công việc.

Nhà quản trị văn phòng cần luôn luôn chủ động thu thập thông tin và yêucầu cấp dưới cung cấp đầy đủ thông tin cho mình Trên cơ sở xử lý kịp thời các

thông tin, nhà quản trị văn phòng cần luôn luôn tìm ra các giải pháp sáng tạo,đổi mới để không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động của danh nghiệp.

2.4.4 Có tầm nhìn xa, trông rộng

Cần hiểu được phương hướng của các nước trong khu vực và trên thế giớitrong lĩnh vực mà mình phụ trách, cố gắng phấn đấu để khỏi bị tụt hậu và vuônlên, sanh vai, hợp tác từng bước với các tổ chức tương ứng có liên quan của cácnước trong khu vực và trên thế giới

2.4.5 Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài.

Muốn làm được các yêu cầu nêu trên Nhà quản trị văn phòng cần phải:

- Khiêm tốn, biết đánh giá đứng năng lực, phẩm chất, chỗ mạnh chỗ yếucủa mình

- Biết đối nhân xử thế, biết dựa vào tập thể, biết tin cậy biết sử dụng mặtmạnh, khắc phục các mặt yêu của từng người dưới quyền

- Biết phát huy sức mạnh tổng hợp của quần chúng, biết động viên, pháthuy sáng kiến của mọi người dưới quyền

Hay nói theo ngôn ngữ lãnh đạo, điều hành, quản lý là người lãnh đạophải có năng lực tự phản ánh, có khả năng tổ chức, có năng lực tập hợp và quantrọng nhất là biết phát huy sử dụng người tài

2.5 Một số sai lầm mà Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần tránh

Trong công tác quản lý điều hành, Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệpcần tránh một số sai lầm sau:

- Bảo thủ, trì trệ, chậm đổi mới.

Trong nền kinh tế tri thức và xã hôij thông tin, khoa học công nghệ cũngnhư các mặt kinh tế - xã hội biến đổi với tốc độ nhanh Nhiều Nhà quản trị vănphòng đã ít chịu học hỏi, đã không kịp thời nắm bắt thông tin, lại ít lắng nghe ýkiến quần chúng, nên vấp phải sai lần bảo thủ, trì trệ Những người này thường

bỏ lỡ các cơ hội thuận lợi, không kịp thời đổi mới tư duy, đổi mới cách lãnh đạo,quản lý, đổi mới trình độ khoa học, công nghệ…nên đơn vị thường không vươn

lên, không cạnh tranh được trong cơ chế thị trường vì chất lượng, hiệu quả hoạtđọng của đơn vị thấp.

- Tự mãn theo chủ nghĩa độc tôn, ít tôn trọng ý kiến của người khác

Một số nhà quản trị văn phòng tự coi mình là người có tài, sang suốt, dámquyết đoán Chỉ có họ mới là người anh hùng, người địa diện cho tập thể và nhờcác sáng kiến, các việc làm của họ mà doanh nghiệp mới được những kết quả,những thành tích Với sai lầm trên nhầ quản trị văn phòng đã không sử dụngđược người tài, đã dập tắt sáng kiến của nhiều cá nhân và tập thể Dễ dẫn đếnkết quả là một số cộng tác và người dưới quyền không mướn ở lại doanh nghiệp

và bầu không khí trong xã hội trong tâpj thể thường nậng nề chưa thoải mái

- Nóng nẩy, thiếu tự chủ, dễ gây xung đột trong tập thể

Cũng có một số nhà quản trị văn phòng khá năng động, sáng tạo, dámquyết đoán, nhưng không khí làm việc trong tập thể vẫn không hồi hởi, phấnkhởi Khi tìm hiểu sâu thì các CBNV không hài lòng vì lãnh đạo của họ haynóng nẩy, thiếu tự chủ Mỗi khi tranh luận vấn đè với tập thể thường dễ va chạmgây xung đột, không tạo ra không khí vui tươi, làm hạn chế các hoatj động sángtạo của tập thể

- Tránh vụ lợi cá nhân, lạm dụng chức quyền.

Hiện có một số nhà quản trị Văn phòng lạm dụng chức quyền, suy thoáiđạo đức, mưu tính cá lợi ích cá nhân dẫn tới các việc àm không chính đáng, vụlợi, tham nhũng

- Có óc bè phái, thiên vị, cục bộ.

Trong quá trình quản lý điều hành, nhà quản trị văn phòng phải xử lýnhiều việc vơi người thân với dòng họ, với địa phương …cần rất công tâm.Không thể vì tình cảm cá nhân hoặc vì thành kiến, vì cách nhìn cục bộ…mà giảiquyết công việc không công minh, không thấu tình đạt lý, gây ra các dị nghị, cáclời đàm tiếu không lành mạnh trong doanh nghiệp

Ngoài ra, Nhà quản trị văn phòng còn cần phải tránh:

- Tính ôm đồm, bao biện

- Tính dựa dẫm, dựa quá nhiều vào bộ phận chức năng của doanh nghiệp,trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.

Tiểu kết:

Tóm lại, trong nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin, từng doanh nghiệpkhông thể chỉ hoạt động trong phạm vi, khuôn khổ hạn hẹp mà cần mở rộng cácmối quan hệ cũng như mở rộng thị trường Do vậy vai trò của Nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp vô cùng quan trọng Để thực hiện được những vai trò củamình trong thời kỳ hội nhập như hiện nay thì các doanh nghiệp đã đề ra nhữngyêu cầu cho những nhà quản trị văn phòng nhằm thực hiện tốt công tác vănphòng cũng như đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP

3.1 Nhận xét, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay.

- Trong công tác phân công, phối hợp công việc các nhà quản trị vănphòng đã phân công đúng người, đúng việc, phối hợp với csc phòng ban hònthành công việc hiệu quả

- Phong cách quản lý điều hành của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệpkhá nhậy bén, linh hoạt, năng động cả trong việc xử lý các công việc trong vănphòng doanh nghiệp cũng như với doanh nghiệp

3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

3.2.1 Nâng cao nhận thức cho Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

về sự cần thiết và vai trò của mình trong doanh nghiệp của mình.

Chất lượng của Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp là nhân tốquyết định nhiều nhất đến khả năng cạnh tranh, hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì thì phải lấy nhân tố conngười làm trung tâm Vai trò của nhà quản trị văn phòng là vô cùng quan trọng,quyết định hướng phát triển của doanh nghiệp và họ cần được nhận thức đượcvai trò của họ đối với doanh nghiệp trong mỗi quyết định và từng hoạt động củamình

3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá chất lượng Nhà quản trị văn phòng và thực hiện thường xuyên có hiệu quả.

Chất lượng hiệu quả trong hoạt động quản lý điều hành của Nhà quản trịvăn phòng trong doanh nghiệp caàn có một thước đo, một phương pháp đo đúngđắn, phù hợp Việc áp dụng đánh giá kết quả thực hiện công việc nên căn cứ cảvào đánh giá mức đọ hoàn thành công việc, hiệu quả kinh doanh thực tế và cảnhận xét đánh giá của bản thân nhân viên cấp dưới.Cách thức đánh giá có thể sửdụng phương pháp cho điểm ở từng tiêu chí

3.2.3 Nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng bằng cách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng.

Trong thời kỳ hội nhập như hiện nay thì viêc thích ứng với cơ chế thịtrường có hiệu hiệu quả thì đòi hỏi phải có quá trình Điều đó có nghĩa là chúng

ta phải tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức về chuyên ngành vănphòng , quản lý doanh nghiệp cho nhà quản trị văn phòng nhằm cung cấp thêmkiến thức cơ bản cũng như cập nhật thông tin và vấn đề quan trọng cần tiến hànhthường xuyên, liên tục

3.2.4 Xây dựng chế độ đãi ngộ đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.

Để thực hiện được giải pháp này, các doanh nghiệp cần xây dựng lạichính sách đãi ngộ của doanh nghiệp mình Đánh giá chế độ đãi ngộ đó đối với

kỹ năng trình độ của Nhà quản trị văn phòng đã phù hợp chưa đặc biệt là xâydựng và hoàn thiện cơ chế tiền lương phù hợp với thực tiễn sản xuất tại doanhnghiệp.

Tiểu kết:

Vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay đã cónhững mặt tích cực và hạn chế xong các doanh nghiệp vẫn đang không ngừngđổi mới phương thức nhằm tạo ra một Nhà quản trị văn phòng có đầy đủ các yếu

tố giúp lãnh đạo, điều hành công tác văn phòng của doanh nghiệp mình sánhcùng các doanh nghiệp lớn để cùng phát triển trong thời kỳ hội nhập

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập tại Trường nói chung, cùng quá trình tìm hiểu,nghiên cứu, học hỏi, khảo sát, thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin trong bộmôn Quản trị văn phòng doanh nghiệp, cũng như việc hoàn thành đề tài Tôi đãnhận được sư giúp đỡ nhiệt tình từ các thầy cô trong khoa, cán bộ Thư viện, đặcbiệt giảng viên, thầy: Nguyễn Đăng Việt, đã trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn tôihoàn thành đề tài này

Trong thời gian học tập, nghiên cứu, đi cùng các trải nghiệm, để hoàn

thành báo cáo với đề tài: “Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Sông Đà 4 Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” tôi đã gặp khá nhiều

khó khăn, mặt khác do trình độ nghiên cứu, chuyên môn còn hạn chế và nhữngnguyên nhân khác Nên dù đã cố gắng thực hiện song đề tài của tôi không tránhđược những hạn chế, thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến từ quý thầy cô, cũng như các bạn đọc, để đề tài của tôi được hoàn thiệnhơn, phục vụ cho công tác say này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Với đề tài nghiên cứu: “Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Sông Đà 4 Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” Tôi xin cam đoan đây

là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn tráchnhiệm nếu có sự không trung thực trong đề tài nghiên cứu này

CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 4

I Khái quát về Công ty Cổ phần Sông Đà 4 4

1.1.Giới thiệu chung về Công ty 4 1.2.Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Sông Đà4 5 1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 6

1.3.1 Chức năng 6 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.4.Cơ cấu tổ chức của Công ty 8 1.5 Các mặt hoạt động chính của công ty 8

1.6.Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công

2.1.1.Khái niệm: 12 2.1.2 Chức năng của nhà quản trị VPDN 12 2.2.3 Tiêu chuẩn của nhà quản trị VPDN 14

2.2 Tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng DN 17