Khảo sát đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức

Như vậy, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp là vô cùngquan trọng, đặc biệt là vai trò của nhà quản trị văn phòng vì văn phòng là bộphận chuyên môn, là bộ máy giúp việc

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về Công ty Cổ phần Hiền Đức, em

đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm thực tế mà khi ngồi trên ghế nhà trường

em chưa được biết

Để có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán

bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần Hiền Đức đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt bài tiểu luận này.

Do điều kiện về thời gian và nhận thức cũng như trình độ chuyên môn của bản thân còn hạn chế nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi những thiếu xót, kính mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài này là kết quả làm việc nghiêm túc của bản thân.Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tinđược sử dụng trong bài luận này

SINH VIÊN

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Cơ sở phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

5 Bố cục của đề tài 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 4

1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức 4

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.3.1 Chức năng 4

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.3.3 Phòng Hành chính – Nhân sự 6

Tiểu kết chương 1 8

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIÊN ĐỨC XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 9

2.1 Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng 9

2.2 Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty CP Hiền Đức 12

2.2.1 Vai trò thông tin của Nhà quản trị văn phòng 12

2.2.2 Vai trò lãnh đạo của Nhà quản trị văn phòng 13

2.2.3 Vai trò quan hệ với con người của Nhà quản trị văn phòng 15

2.2.4 Một số vai trò khác của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 16 2.2.5 Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 22

3.1 Nhận xét, đánh giá 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Nhược điểm 23

3.1.3 Nguyên nhân 23

3.2 Các giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác văn phòng tại Công ty CP Hiền Đức 24

3.2.1 Nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác tổ chức thu thập thông tin 24

3.2.2 Nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác lãnh đạo, quan hệ với con người 24

3.2.3 Một số giải pháp khác 25

Tiểu kết chương 3 26

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong mọi thời đại, trên mọi lĩnh vực của đời sống, con người luôn giữ vịtrí quan trọng số một Doanh nghiệp được coi là một xã hội thu nhỏ trong đó conngười là nguồn lực quan trọng nhất và quý giá nhất Tuy nhiên, để các hoạt độngdoanh nghiệp tồn tại và phát triển thì rất cần tới nhà quản trị tài giỏi để lãnh đạo

toàn bộ thành viên trong tổ chức đó

Nhà quản trị là một trong các nhân tố đóng vai trò quyết định tới sự sốngcòn, sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp Họ được ví như người chèo lái conthuyền giữa biển.Nếu nhà quản trị đủ tài giỏi để chèo lái cùng với sự đồng lòng

cả các thành viên trong tổ chức thì con thuyền đó có thể đến được mục tiêu đãđịnh Nếu không, con thuyền đó sẽ bị bật đổ trước những trận cuồng phong trênbiển Như vậy, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp là vô cùngquan trọng, đặc biệt là vai trò của nhà quản trị văn phòng vì văn phòng là bộphận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanhnghiệp Nó đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệuquả thông

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề và với mong muốn tìm hiểu,khảo sát, đưa ra đánh giá, nhận định cụ thể về vai trò của nhà quản trị văn phòng

em quyết định lựa chọn“Khảo sát và đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” làm

đề tài nghiên cứu của mình

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vai trò của Nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức Xây dựng hình ảnh Nhà quản trịvăn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn phòng của Công ty cổ phầnHiền Đức

Đánh giá một cách toàn diện, khách quan về vai trò của nhà quản trị vănphòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng caovai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty trong giai đoạn hiện nay.

Nghiên cứu để xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệpđáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

- Nhiệm vụ nghiên cứu

Phân tích làm rõ thực trạng vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty

cổ phần Hiền Đức Bước đầu đánh giá những kết quả, hạn chế và rút ra một sốnguyên nhân cơ bản, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quảntrị văn phòng tại Công ty trong thời gian tới

Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầutrong thời kỳ hội nhập

3 Cơ sở phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu

Phương pháp điều tra thực tiễn: khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năngnhiệm vụ của Công ty cổ phần Hiền Đức và vai trò của nhà quản trị văn phòngtại Công ty

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu, tìm hiểu và thu thậpcác tài liệu liên quan đến đề tài từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết cho việcnghiên cứu Thu thập, xử lý thông tin về Nhà quản trị văn phòng hiện nay để từ

đó xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu hội nhập

Phương pháp tổng hợp và đánh giá: quan sát, tìm hiểu và nghiên cứu các tàiliệu, từ đó tổng hợp và đánh giá

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài là công trình khoa học có ý nghĩa lý luận và thực tiễn Từ kết quảnghiên cứu của đề tài góp phần làm cơ sở thực tiễn và lý luận để nâng cao vaitrò của nhà quản trị văn phòng, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng trongthời kỳ hội nhập Là cơ sở khoa học cho việc định hướng vai trò, hình ảnh mớicủa Nhà quản trị văn phòng

5 Bố cục của đề tài

Bài tiểu luận gồm 3 phần:

Chương 1: Khái quát về công ty cổ phần Hiền Đức

Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần HiềnĐức Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đpá ứng yêu cầutrong thời kỳ hội nhập

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệptại công ty cổ phần Hiền Đức

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC

1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức

Tiền thân của Công ty Cổ phần Hiền Đức là công ty Trách nhiệm hữu hạnHiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, sốđăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở

kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC

Tên giao dịch: Hienduc Corporation

Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC

Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Điện thoại: 04.394.12357 Fax: 04.394.12359

Email: info@hienduc.com.vn Website: www.hienduc.com.vnVốn điều lệ: 623.568.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáumươi tám triệu đồng)

Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm

Tổng Giám Đốc: Lê Thị Luận

Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận

Hiện nay Công ty CP Hiền Đức đang ngày càng lớn mạnh và chiếm lĩnhthị trưởng không chỉ ở Miền Bắc mà còn cả Miền Trung, Miền Nam Với đàphát triển như hiện nay trong tương lai không xa công ty CP Hiền Đức còn cócác dự án vượt khỏi quốc gia góp phần không nhỏ cho sự lớn mạnh của đấtnước

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức

tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án căn hộ cao cấp cho thuê…+ Công ty CP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản tại Ngânhàng Công thương, có con dấu riêng và có trụ sở làm việc chính tại: 57 TrầnQuốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội.

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

+ Công ty CP Hiền Đức với thế mạnh là Xây dựng và Bất động sản hoạtđộng khắp cả nước hiện nay công ty đang có những dự án lớn ở Hà Nội, ThanhHóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh

+ Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm:

Là một công ty thương mại được hình thành và phát triển từ năm 2004,Công ty cổ phần Hiền Đức đã phát triển các ngành nghề kinh doanh rất đa dạngbao gồm:

- Thiết kế kiến trúc công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp

- Giám sát thi công xây dựng: loại công trình: dân dụng, hạ tầng kỹ thuật;Lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng – hoàn thiện;

- Xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp, cầu đường, khu

du lịch, nhà ở, khu văn hóa, công trình thể thao, công trình thương mại, côngtrình thủy lợi, công trình đường ống cấp thoát nước, công trình hạ tầng kỹ thuật,hạng mục công trình;

- Đổ và hoàn thiện bê tông;

- Dựng, lắp kết cấu thép và bê tông đúc sẵn;

- Thi công, xử lý kết cấu gạch đá;

- Trang trí nội, ngoại thất công trình;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng, ô tô, xe máy, máy móc thiết bị trong ngànhxây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày dép, đồ nội thất,thủy hải sản;

- Sản xuất giường tủ, bàn ghế;

- Sản xuất các sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm rạ, vật liệu bện tết;

- Sản xuất sợi, dệt vải, hàng đan, móc và hoàn thiện các sản phẩm dệt;

- Lữ hàng nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch(không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát karaoke, vũ trường);

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, căn hộ,khu vui chơi giải trí, chợ, siêu thị, mặt bằng trung tâm thương mại;

- Mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình;

- Tư vấn du học;

- Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa;

- Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;

- Kinh doanh bất động sản;

- Môi giới bất động sản;

- Định giá bất động sản;

- Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản

Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu nhất của Công ty cổ phần Hiền Đức

là kinh doanh bất động sản, bao gồm: mặt bằng kinh doanh tại các trung tâmthương mại, văn phòng cho thuê, khu du lịch nghỉ dưỡng và căn hộ dịch vụ chongười nước ngoài thuê

1.3.3 Phòng Hành chính – Nhân sự

a Chức năng, nhiệm vụ

Hiện nay phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) của Công ty cổ phầnHiền Đức gồm: Trưởng phòng HC-NS, nhân viên HC-NS và các bộ phận giúpviệc khác

- Chức năng của phòng HC-NS có chức năng giúp quản lý của HĐQT,giúp việc điều hành của TGĐ công ty

+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan tổchức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung cơquan;Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin; Phục vụ sự điều hành của lãnh đạo

cơ quan;

+ Công tác hậu cần: Tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ

quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi côngtác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế và mô trường…

- Nhiệm vụ của phòng HC-NS:

+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp Theo dõiđôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình Sắp xếp lịch công táctuần của HĐQT và TGĐ công ty;

+ Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đình kỳnăm, quý, tháng;

+ Biên tập báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản khác đượcHĐQT và TGĐ giao;

+ Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục

vụ việc quản lý của HĐQT và TGĐ;

+ Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do HĐQTvà TGĐ Công ty banhành;

+ Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty;+ Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đicông tác của lãnh đạo của Công ty với cấp trên và cơ quan, đoàn thể, cá nhântrong, ngoài Công ty Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó;

+ Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kíchthích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

+ Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan Công ty;+Đảm bảo cơ sở vật chất cho HĐQT, TGĐ và công ty;

+ Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc Văn phòng Công ty;

+ Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

Tiểu kết chương 1

Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức và chứcnăng, nhiệm vụ của Phòng HCNS và Công ty cổ phần Hiền Đức Đồng thời đềcập đến các sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp tại công ty Việc tìm hiểucác thông tin cơ bản cũng như các quy định làm việc tại công ty giúp tác giảthuận lợi hơn trong việc phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty

ở chương 2

CHƯƠNG 2:

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIÊN ĐỨC XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG THỜI KỲ

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Văn phòng là một phòng làmviệc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, nghịsĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn raviệc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liênquan đến công tác văn thư

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơquan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lýthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vậtchất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

 Chức năng của Văn phòng :

- Chức năng giúp việc điều hành :

- Chức năng tham mưu tổng hợp

- Chức năng hậu cần, quản trị

 Nhiệm vụ của Văn phòng :

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,năm của cơ quan;

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thựchiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyếtcác văn thư, tờ trình đó;

- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sởvật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cầncho họat động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn

cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễtân , tiếp khách một các khoa học và văn minh

b Quản trị là gì?

 Khái niệm: Quản trị là sự quản trị, sự hợp tác của 1 số người trong 1 tổchức để thực hiện mục tiêu mà cá nhân theo đuổi bằng 1 phương cách có hiệuquả nhất

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra

- Hoạch định công việc hành chính

- Tổ chức công việc hành chính

- Lãnh đạo công việc hành chính

- Kiểm soát công việc hành chính

- Thực hiện dịch vụ hành chính

d Nhà quản trị văn phòng là gì?

 Khái niệm: Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu văn phòng của 1

cơ quan hoặc tổ chức, có quyền điều khiển, giám sát hoạt động của các bộ phận,đơn vị

Nhà quản trị văn phòng thường có chức danh như:

- Đối với các cơ quan mà văn phòng có tên là văn phòng cơ quan thì chứcdanh của nhà quản trị văn phòng là Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng

- Đối với cơ quan mà văn phòng có tên là phòng hành chính thì nhà quản trịvăn phòng thường có chức danh là trưởng phòng hành chính, phó trưởng phònghành chính

 Tiêu chuẩn của nhà quản trị VP:

- Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạtđộng quản trị HC-VP

- Có sức khỏe;

- Có khả năng đảm đương công việc hành chính VP;

- Có khả năng giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng

và toàn thể nhân viên công ty;

- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làmviệc mới;

- Có tính gần gũi, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên;

- Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi những tình huống khó khăn, căng thẳng; - Phong cách lịch sự;

- Kiểm soát cảm xúc;

- Tự tin;

- Có óc phán đoán;

- Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

2.2 Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty CP Hiền Đức

2.2.1 Vai trò thông tin của Nhà quản trị văn phòng

Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm

sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành qua quá trình giao tiếp, mộtngười có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiệnthông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các hiện tượng quansát được từ môi trường xung quanh

Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản lý thông tin cũng là mộtvai trò quan trọng của nhà quản trị văn phòng

Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ

thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập

những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức

Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc

các thông tin cần thiết đối với công việc của họ

Vai trò cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo, thay

mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp.Trưởng phòng HCNS – Công ty CP Hiền Đức có vai trò thu thập và tiếpnhận các thông tin liên quan đến đơn vị mình, thông tin liên quan đến tổ chức vàhoạt động của tổ chức Bằng sự hiểu biết, chuyên môn nghiệp vụ của mình đểphân tích, đánh giá, nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu thập để sản xuấtcác thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo và phổ biến nhanh chóng, kịp thờiđến CBNV trong văn phòng, trong doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng có vaitrò thu thập và tiếp nhận thông tin qua báo chí, văn bản, trao đổi tiếp xúc vớimọi người,… và phổ biến thông tin một cách chính xác, đầy đủ đến nhữngngười có liên quan trong cùng bộ phận, đơn vị hoặc với các bộ phận, đơn vịkhác cùng công ty

Trong quá trình xác định, thu thập thông tin, Nhà quản trị văn phòng cầnphải xác định rõ: những loại công việc gì sẽ được thực hiện, cần phải nhận rađược trong quá trình làm việc, kinh doanh có những việc nào phát sinh phục vụcho sản xuất từ đó có những kế hoạch cụ thể tránh tình trạng bị động

Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoàidoanh nghiệp Trưởng phòng HCNS – Công ty CP Hiền Đức sau khi thuthập,phân tích, xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệpnhà quản trị VP sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạtđộng quản lý của lãnh đạo nhằm hướng tới mục tiêu chung của cơ quan

Vai trò truyền đạt họat động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị

truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong

nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai,

nhà quản trị giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơnhoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những ngời có thể sử dụng thông tinmột cách hiệu quả nhất Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội

bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như

kế hoạch, chính sách, kết quả họat động của tổ chức Do đó, nhà quản trị tìmkiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đókết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin cũng là biểu hiện của vai trò thông tincủa nhà quản trị văn phòng Trong quá trình hoạt động của nhà quản trị liên tụctiếp nhận các thông tin quản lý từ lãnh đạo, các thông tin quản lý có liên quantới chức năng quản lý của văn phòng Các thông tin này được nhà quản trịtruyền đạt, phổ biến cho các đơn vị, các nhân viên trong văn phòng, các đơn vịliên quan để các các nhân, đơn vị trong văn phòng dựa vào đó để thực hiệnnhiệm vụ của mình

Trong hoạt động quản lý thì thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng nóảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như toàn doanhnghiệp Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong