LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT” tôi xin gửi l
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT” tôi xin gửi lời cảm cơn chân thành đến các giảng viên bộ môn
trong khoa Quản trị văn phòng đã cung cấp những kiến thức bổ ích về ngànhQuản trị văn phòng, đặc biệt là giảng viên Nguyễn Đăng Việt đã tận tình chỉdạy, hướng dẫn để chúng tôi hoàn thành môn học Quản trị văn phòng doanhnghiệp này
Chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các bộ nhân viên văn phòng công tythương mại và sản xuất vật tưu thiết bị GTVT dã cung cấp những thông tin cầnthiết và tạo điều kiện để tôi thực hiện đề tài này
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT” là của cá nhân tôi, các thông tin trong bài là trung thực, nếu sai
tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
Hà Nội Ngày 05 tháng 5 năm 2017
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 2
5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài 2
6 Cấu trúc của đề tài 3
Chương 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 4
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 4
1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 5
1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 6
1.4 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập 6
1.5 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công ty 7
1.6 Các mặt hoạt động chính của công ty TMT 8
Chương 2: KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 9
2.1 Cơ sở lý luận 9
2.1.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 9
2.1.2 Chức năng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 9
2.1.3 Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 11
2.2 Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng 12
2.2.1 Vai trò lãnh đạo 12
2.2 Vai trò thông tin 13
2.2.3 Vai trò đại diện 14
2.2.4 Vai trò liên kết 15
Trang 4Chương 3 NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU
CẦU TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 16
3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp đối với vai trò của nhà quản trị văn phòng 16
3.2 Nâng cao trách nhiệm, nhận thức của nhà quản trị văn phòng 16
3.3 Xây dựng tiêu chuẩn đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 17
3.4 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về trách nhiệm quyền hạn của nhà quản trị văn phòng 18
3.5 Tổ chức đào tạo đối với nhà quản trị văn phòng 18
3.6 Chuẩn hóa đội ngũ nhân sự trong văn phòng 19
KẾT LUẬN 20 PHỤC LỤC
Trang 5Nhà quản trị văn phòng thực hiện công việc thông qua việc hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra, họ làm việc bằng tư tưởng và với con người nhằmkết hợp tất cả các nguồn lực văn phòng để đạt được mục tiêu chung Chính vìvậy nhà quản trị văn phòng có vai trò quan trọng đối với hoạt động của vănphòng và của doanh nghiệp Đặc biệt trong thời kỳ hội nhập, cạnh tranh gay gắtcác doanh nghiêp muốn đứng vững và phát triển thì cần có bộ phận tham mưuhiệu quả và người trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp đó chính lànhà quản trị văn phòng, các doanh ghiệp cần quan tâm chú trọng đến việc xâydựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng, nâng cao vai trò của nhà quản trị vănphòng đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT công tác vănphòng đã được doanh nghiệp quan tâm tuy nhiên trên thực tế vai trò của nhàquản trị văn phòng vẫn chưa được thật ự chú trọng
Nhận thấy tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng đối với hoạt độngcủa doanh nghiệp và từ thực tế hoạt động của công ty thương mại và sản xuấtvật tư thiết bị GTVT tôi đã lựa chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò và xâydựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty thương mại vàsản xuất vật tư thiết bị GTVT”
Trang 62 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng ngiên cứu: Đề tài này tập trung nghiên cứu về những vấn đề cơbản của nhà quản trị văn phòng về khái niệm, chức năng, tiêu chuẩn và đi sâuvào đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay, từ thực
tế đó đưa ra những khuyến nghị nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị vănphòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hộinhập
Phạm vị nghiên cứu: Văn phòng công ty thương mại và sản xuất vật tưthiết bị GTVT
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài này hướng tới mục tiêu nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng đốivới hoạt động của doanh nghiệp
Đề tài này sẽ hệ thống lại những lý luận cơ bản nhất về quản trị và nhàquản trị vưn phòng như: Khái niệm quản trị, nhà quản trị văn phòng, chức năng,tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng Tìm hiểu các vai trò của nahf quản trịvăn phòng và đưa ra những khuyến nghị nhằm nâng vai vai trò của hà quản trịvăn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp
4 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng những biện pháp nghiên cứu sau:Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này được thực hiện bằngviệc nghiên cứu tài liệu, sách báo, các đề tài khoa học viết về quản trị văn phòngdoanh nghiệp
Phương pháp quan sát: Là quá trình quan sát nhà quản trị văn phòng thực
hiện vai trò quản lý của mình trong văn phòng
Ngoài ra còn một số các biện pháp khác như: mô tả, phỏng vấn trực tiếp,điều tra khảo sát,…
5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần củng cố lại kiến thức về văn phòng vànhà quản trị văn phòng, đề tài này sẽ tìm hiểu các vai trò của nhà quản trị văn
Trang 7phòng doanh nghiệp từ đó sẽ có những khuyến nghị giúp nâng cao vai trò củanhà quản trị văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra đề tài này cũng có thể làm tài tiệu tham khảo, cơ sở thực tiễn chonhững đề tài nghiên cứu au này liên quan đến vấn đề này
6 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài này có cấu trúc gồm ba chương:
Chương 1 Tổ chức và hoạt động của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT
Chương 2: Khảo sát vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay
Chương 3 Nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập
Trang 8Chương 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanhnghiệp nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT- Bộ GTVT,
Tên viết tắt: TMT
Tên giao dịch quốc tế: Trade Manufacture Transportation
Trụ sở giao dịch: 199B đường Minh Khai, quận Hai Bà trưng Hà nộiĐiện thoại: +84 4862820 Fax: +84 48628703
Ngày 27/ 10/1976 công ty được thành lập với gọi là Công ty vật tư cơ khí
Bộ Giao thông vận tải Giai đoạn này công ty hoạt động theo các tiêu chí mà bêntrên giao xuống và lúc này toàn cong ty chỉ có 50 CBCNV
Dưới tác động của quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước,ngày 05/4/1993 theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của BộGTVT, công ty được xắp xếp lại và có tên là công ty vật tư thiết bị cơ khíGTVT Lúc này công ty hoạt động với số vốn kinh doanh là 190 triệu đồng,trong đó vốn cố định là 114 triệu đồng, vốn lưu động là 76 triệu đồng Mỗi nămcông ty nhận được 30.000m2 gỗ và 100.000 tấn sắt thép phục vụ sản xuất ô tô,tàu biển cảu các nhà máy trong cục Thời gian này công ty gặp rất nhiều khókhăn, sản xuất bị đình trệ Nguyên nhân là do mơi sxoas bỏ bao cấp còn nhiềuvấn đè khó khăn chưa được giải quyết Năm 1997 sản xuất đình đốn cả công tycòn 14 người di làm và không có thu nhập, ngân hàng thuc nợ liên tục, công tyđứng trên bờ vực thẳm
Trước tình hình đó, Bộ GTVT và tổng công ty cơ khí giao thông vận tải
đã có quyết định thay đổi lại công ty theo quyết định số BGTVT, Công ty tiến hành xắp xếp lại tổ chức bộ máy nhân sự và đổi tên công
2195-1998/QĐ-ty là “Công 2195-1998/QĐ-ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT”
Trang 9Nhờ những thay đổi đó trong nững năm 1998- 2000 công ty đã kinhdoanh rất hiệu quả, cán bộ công nhân viên tăng từ 50 lên 500 người, các phòngban mở rộng Năm 200 tổng doanh thu của công ty đạt 164,117 tỷ đồng.
Hiện nay công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT gồm có 17đơn vị thành viên, mỗi đơn vị hạch toán độc lập, thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao tùy theo chức năng Hiện công ty đang hoạt động trên cả hai lĩnh vực là sảnxuất công nghiệp và dịch vụ
1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạchtoán độc lập Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “trực tuyến chức năng” vàchỉ đạo thồng nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu chogiám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và
ra quyết định có lợi cho công ty
* Ban giám đốc gồm có:
- Giám đốc công ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có quyền tổ chức
và điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu tráchnhiệm tòa diện trước cấp trên và tập hê CBCNV trong công ty
- Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị được bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm
có nhiệm vụ giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng chứcnăng Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT gồm 2 phó giámđốc: Phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc nội chính
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199BMinh Khai
- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên
Trang 10- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe ô tô tải hẹ tại Hưng Yên
- Chi nhánh tại thành phố HCM
1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Văn phòng công ty TMT gồm có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và các bộphận: văn thư-lưu trữ, nhân sự, kế toán, phục vụ, bảo vệ, đội xe, truyền thông,ISO
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty [phụ lục 1]
1.4 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập
theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB-LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của bộ trưởng
Bộ GTVT về việc thành lập doanh ghiệp nhà nước: Công ty vật tư thiết bị cơ khíGTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT có nhiệm vụ chủ yếu là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vậntải, nông sản và hàng tiêu dùng
- Đại lý kinh doanh vật tư,thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụvận tải hàng hóa
- xuất khẩu lao động ( có giấy phép của bộ Lao động thương binh và xãhội và quyết định số 896/2000/QĐ – GTVT của Bộ GTVT)
- Sản xuát lắp ráp xe ô tô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị,phụ tùng ô tô, xe gắn máy hai bánh
Với những nhiệm vụ trên, công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do bộtrưởng Bộ GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong ngànhGiap thông Việt Nam Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 8/9/1998 theo QĐ số2195/1998/QĐ –Bộ GTVT ngày 1/9/1998 của Bộ GTVT công ty được đổi tênthành công ty thương mại và sản xuât svataj tư thiết bị GTVT và công ty được
bổ sung thêm nhiệm vụ đó là:
- Kinh doanh, XNK vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nôngsản và hàng tiêu dùng
- đại lý kinh doanh vật tư và thiết bị phụ tùng, vật liệu xậy dựng và dịch
vụ vận tải hàng hóa
Trang 11- Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơkhí GTVT sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai nánh, kinhdoanh hàng điện tử hàng trang trí nội thất Làm dịch vụ XNK thiết bị , phụ tùngphương tiện GTVT.
1.5 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công ty
* Chức năng của văn phòng công ty TMT:
Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máyhoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty Thực hiện các chế độchính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật,công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết
Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược lại.Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốcthực hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời
Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bịphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo công tác hậucần
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môitrường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo
* Nhiệm vụ của văn phòng công ty TMT
Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, quản lý công văn, quản lý và sửdụng con dấu đảm bảo an toàn, bảo mật công tác lễ tân khánh tiết
Quản lý và sử dụng con dấu một cách an toàn, bảo mật và đúng quy địnhQuản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty
Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty
Công chứng hồ sơ pháp lý
Quản lý văn phòng trang thiết bị
Đối chiếu công nợ
Tham mưu việc xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm
Phụ trách công tác quy định về ISO
Trang 12Chuẩn bị các cuộc họp, đôn đốc các phòng ban theo ý kiến chỉ đạo
Sắp xếp cân đối lịch làm việc của Ban lãnh đạo công ty
Tiếp khách đến giao dịch với Giám đốc
Soạn bài phát biểu, bài diễn văn của Giám đốc
Phối hợp với các phòng ban để chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi công tác.Thực hiện công tác truyền thông nội bộ làm công tác xây dựng cácchương trình, sự kiện có liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty
Thực hiện các sự kiện văn hóa và các buổi sinh hoạt tập thể
Truyền thông đối ngoại: Xây dựng hệ thống vận hành thông tin đối ngoạiQuản trị thương hiệu xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu
Xây dựng quản trị trang Web của công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trực tiếp lãnh đạo giao
1.6 Các mặt hoạt động chính của công ty TMT
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất,lắp ráp và kinh doanh xe gắn máy, ô tô, các thiết bị vật tư máy móc của ngànhGTVT
Công ty đã đầu tư dây chuyền lắp ráp động cơ xe gắn máy, sản xuấtkhung xe máy các loại và đầu tư sản xuất một số chi tiết và động cơ xe máy
Sản phẩm của công ty sản xuất, lắp ráp đạt chất lượng cao, mẫu mã đadạng và phù hợp, giá thành phù hợp và đang được thị trường ưa chuộng
Có thể kể đến một số sản phẩm của công ty như: xe gắn máy hai bánhmang nhãn hiệu ARROW; ô tô tải các loại mang nhãn hiệu CỬU LONG, JIULONG,…
Trang 13Chương 2: KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra giám sát nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa
và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là một nhà quản trị có quyền điềukhiển, giám sát công việc của nhân viên dưới quyền trong văn phòng, đồng thời
là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công việc của nhân viêntrong văn phòng của doanh nghiệp
Văn phòng trong các doanh nghiệp thường có tên là phòng Hành chính,phòng Hành Chính – Tổ chức, phòng Quản trị, phòng hành chính – Quản trị,…
2.1.2 Chức năng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Nhà quản trị văn phòng thực hiện đầy đủ các chức năng của nhà quản trịnhư: Chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng điều hành, chức năngquản trị nhân sự, chức năng kiểm tra giám sát
* Chức năng hoạch định của nhà quản trị văn phòng
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và các biện phápnhằm phát huy nguồn lực của tổ chức để đtạ được mục tiêu ấy Hoạch định cóvai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp, góp phần thựchiện các mục tiêu, ứng phó với các điều kiện bất định của tương lai, nâng caonăng suất lao động,tạo điều kiện cho công tác kiểm tra Vì vậy đây là chức năngđầu tiên mà bất kỳ nhà quản trị văn phòng nào cũng phải thực hiện
Chức năng hoạch định của nhà quản trị văn phòng là việc xác định mụctiêu hoạt động của văn phòng và các biện pháp, kế hoạch thực hiện mục tiêu đó
* Chức năng tổ chức của nhà quản trị văn phòng