TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN FPT

LỜI CAM ĐOAN Qua học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” tôi thực hiện làm tiểu luận với tên đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Tập đoàn FPT”.. Chính vì vậy một d

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ toàn thể cán bộ, nhân viên trong Tập đoàn FPT

Nhân đây cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giảng viên

bộ môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã hướng dẫn tôi tận tình trong quá trình thực hiện đề tài này

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khách quan khác nên dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra được ưu, nhược điểm và qua đó tôi có thêm được những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Qua học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” tôi thực hiện làm tiểu

luận với tên đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Tập đoàn FPT” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi trong

thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực

về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

DANH MỤC VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT TỪ ĐẦY ĐỦ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN FPT VÀ VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN 4

1.1 Khái quát chung về Tập đoàn FPT 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn FPT 5

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT 7

1.3 Nội dung tổ chức và hoạt động trong văn phòng 8

CHƯƠNG II TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 14

2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tập đoàn FPT 14

2.2 Hoạt động của văn phòng Tập đoàn FPT 18

2.2.1 Tổng hợp – Tham mưu 18

2.2.2 Công tác văn thư – lưu trữ 19

2.2.3 Tổ chức chế độ chính sách 20

2.2.4 Quản lý trang thiết bị 20

2.2.5 Kiểm tra giám sát 21

2.3 Kết quả hoạt động của Văn phòng Tập đoàn FPT 21

2.4 Nhận xét chung 22

2.4.1 Ưu điểm 22

2.4.2 Nhược điểm 23

2.4.3 Nguyên nhân 23

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH - TẬP ĐOÀN FPT 26

3.1 Nâng cao vai trò của lãnh đạo 26

3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên 26

3.3 Xây dựng và hoàn thiện các chính sách 27

3.4 Đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị 27

3.5 Quản lý nhân sự dựa trên quy trình rõ ràng 28

3.6 Giải pháp đổi mới, hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng 30

KẾT LUẬN 32

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

PHỤ LỤC 34

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời kì hội nhập và phát triển kinh tế hiện nay, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây vừa là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập và cạnh tranh gay gắt hiện nay Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công

ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý

Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Trong quá trình tìm hiểu tại Tập đoàn FPT tôi nhận thấy Tập đoàn đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cũng như định hướng mở rộng bộ phận này Vì vậy tổ chức và hoạt của văn phòng tập đoàn bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dẫn đến hiệu quả công tác văn phòng chưa cao Xuất phát từ vấn đề trên, để tìm hiểu và làm rõ hơn tôi chọn

đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng của Tập doàn FPT”

làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Trên thực tế có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài này như:

PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và

Kỹ thuật, Hà Nội, đã trình bày những lý luận về công tác lập chương trình, kế hoạch tại Chương V: Lập chương trình, kế hoạch, tr.123-151

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)

(2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, đã trình bày vai trò, nguyên

xây dựng, phân loại kế hoạch tại Chương VIII: Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, tr.209-231

Các báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp Ngành Quản trị văn phòng

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Tập đoàn FPT

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Tập đoàn FPT

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Phân tích tổ chức và hoạt đông của văn phòng tại Tập đoàn FPT từ

đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Tập đoàn giúp tập đoàn ổn định

và phát triển hơn

Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Tập đoàn FPT những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Phương pháp nghiên cứu, thu thập và xử lý thông tin: tìm hiểu các tài liệu, giáo trình, thông tin có chọn lọc có liên quan đến đề tài

sâu hơn đối tượng cần nghiên cứu Sau đó tổng hợp lại những thông tin đã được phân tích

Phương pháp thống kê: thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Là cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động Văn phòng trong các doanh nghiệp

Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng

Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng

Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cá nhân, sinh viên khi nghiên cứu các đề tài tương lai

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài lời mở đầu và kết luận chung báo cáo được kết cấu gồm 3 chương:

Chương I Khái quát chung về Tập đoàn FPT và Văn phòng của Tập đoàn Chương II Tổ chức bộ máy và hoạt động của văn phòng tại Tập đoàn FPT Chương III Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động của văn phòng Tập đoàn FPT

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN FPT VÀ VĂN

PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN 1.1 Khái quát chung về Tập đoàn FPT

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT

Tập đoàn FPT được thành vập ngày 13/9/1988 (tên cũ là Tập đoàn cổ phần phát triển và dầu tư công nghệ FPT) là một tập đoàn kinh tế của Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp dịch vụ liên quân đến công nghệ thông

tin

Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa là Food Processing Technology - Chế biến thực phẩm, sau này vào năm 1990 đã đổi thành Financing Promoting Technology – Tâp đoàn Đầu tư và Phát triển Công nghệ) Tập đoàn có quan hệ

xuất nhập khẩu chuối khô, khoai, sắn… cho khối Đông Âu – Liên Xô

Ngày 8/9/2006, Chính phủ Việt Nam ký hiệp định thành lập trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT Chủ tịch của trường là Tiến sỹ Lê trường Tùng, còn Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Phó giáo sư, Tiến sỹ Trương Gia

Bình

Ngày 24/10/2006, FPT đã công bố quyết định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược là Quỹ đầu tư Texas Pacific Group (TPG) và Intel Capital FPT nhận được một khoản đầu tư là 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu

tư TPG Ventures và Intel Capital

Ngày 18/11/2006, Tập đoàn Microsoft và Tập đoàn FPT ký thỏa thuận

liên minh chiến lược

Ngày 19/12/2008, Tập đoàn FPT công bố chấp nhận đổi tên từ “Tập đoàn

cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT” thành “Tập đoàn Cổ phần FPT” viết

tắt là “FPT Corporation”

Tên gọi: Tập đoàn Cổ phần FPT

Trụ sở: Tòa nhà FPT, lô B2 Phố Duy Tân, đường Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: (84-24) 73 007 300

Website: https://fpt.com.vn/

Ngay sau khi thành lập Tập đoàn FPT có số vốn điều lệ của tập đoàn là 1.438.319.670.000 VNĐ Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điều chỉnh ngày 8/7/2010, tổng vốn điều lệ của Tập đoàn FPT tăng từ 1.438.319.670.000 VNĐ lên 1.934.805.170.000 VNĐ

- Ngày 28/5/2015, vốn đầu tư nâng lên 3.975.316.400.000 VNĐ

- Ngày 25/5/2017, vốn đầu tư nâng lên 5.309.611.050.000 VNĐ

- Ngày 31/12/2017, vốn đầu tư nâng lên 6.136.367.720.000 VNĐ

Trụ sở làm việc chính của tập đoàn FPT (Phụ lục 1)

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn FPT

 Chức năng, nhiệm vụ của tập đoàn

Tập đoàn có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học

để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành theo đúng chức năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích hoạt động của Tập đoàn

Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềm năng, xây dựng các phương án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu chiến lược Tập đoàn đã đề ra

Bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao; liên doanh, liên kết với các đơn

vị trong và ngoài nước, tổ chức dịch vụ về phát triển và đầu tư công nghệ thông tin

Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nước Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước

Với các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông hiện tại là FPT đang là tập đoàn số 1 Việt Nam trong các lĩnh vực phần mềm, tích hợp hệ thống, dịch vụ CNTT, phân phối và sản xuất các sản phẩm CNTT, bán lẻ sản phẩm CNTT… trong lĩnh vực viễn thông

 Cơ cấu tổ chức

FPT là một Tập đoàn lớn, hàng đầu của Việt Nam nên cơ cấu tổ chức của

tập đoàn khá là phức tạp Đứng đầu là Đại hội Cổ Đông, kết tiếp là Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc Tiếp sau đó là 7 Công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn FPT

 Công ty cổ phần viễn thông FPT (FPT Telecom)

 Công ty phần mềm FPT (FSoft)

 Công ty Hệ thống thông tin FPT

 Công ty Giáo Dục FPT (FPT University)

 Công ty Thương mại FPT

 Công ty Dịch vụ tin học FPT

 Công ty Đầu Tư FPT

Ngoài ra còn có các ban thuộc Head office của Tập đoàn, đó là: Văn phòng, Ban Nhân sự, Ban công nghệ thông tin, Ban đảm bảo chất lượng, Ban truyền thông

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tập đoàn FPT (phụ lục số 2)

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT

Giúp đỡ cho Phó Tổng giám đốc điều phối các hoạt động của tập đoàn để đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành của HĐQT tới các tập đoàn thành viên một cách toàn diện, kịp thời và nhanh gọn đáp ứng được các yêu cầu và nhiệm vụ của tập đoàn ban hành

Phối hợp với các đơn vị phòng ban khác hay tự mình nghiên cứu đề ra các chương trình làm việc cho Ban giám đốc và HĐQT tập đoàn Đôn đốc thực hiện và kiểm tra tiến độ thực hiện chương trình làm việc cho lãnh đạo

Phát huy vai trò là cầu nối cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên trong tập đoàn Là bộ mặt ngoại giao cho tập đoàn trong mảng đối ngoại với các đối tác

Phụ trách tuyển dụng và chọn lọc nhân sự cho tập đoàn với sự hợp tác của các phòng ban có nhu cầu về nhân sự

Quản lý thực hiện công tác văn thư-lưu trữ, xử lý công văn đến và công văn đi cho cơ quan, ban hành các văn bản chỉ thị từ trên xuống của Tập đoàn theo đúng quy định của Nhà nước

Đảm bảo thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu, điều phối nhân viên tạp vụ, điều phối sử dụng ô tô để phục vụ nhu cầu của Lãnh đạo và nhân viên các phòng ban trong Tập đoàn

Thực hiện quản lý tài sản cố định, trang thiết bị văn phòng, điều phối kinh phí và báo cáo chi tiết hàng năm của lĩnh vực hành chính văn phòng của tập đoàn Thực hiện các chế độ chính sách như: bảo hiểm, thai sản, thăm hỏi…với cán bộ công nhân viên trong văn phòng

Quản lý các dịch vụ hậu cần và phân phối văn phòng phẩm tới các phòng ban, thực hiện kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy, chống thiên tai, lao động công ích Quản lý các hoạt động và chương trình đóng từ thiện của tập đoàn

Sắp xếp tổ chức hội họp cho ban lãnh đạo, thực hiện hoạt động tiếp tân và điều hành các hoạt động hậu cần phục vụ các đoàn khách mời hoặc yếu nhân của Tập đoàn một cách chu đáo nhất

Thu thập và xử lý các thông tin:

 Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã hội bên ngoài như các thông tin về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Tập đoàn

có tầm nhìn xa và tổng quan về tình hình Thế giới phục vụ cho việc ra quyết định và định hướng chính sách, chiến lược phát triển của Tập đoàn trong từng thời kỳ, bối cảnh khác nhau

 Thông tin kinh tế trong nước kể cả cạnh tranh thị trường nước ngoài

 Thông tin điều hành của nhà nước đối với Tập đoàn thông qua các chính sách pháp luật cùng với kiểm tra khảo sát

 Thông tin từ khách hàng và thị yếu tiêu dùng cùng với mong muốn của

họ tới Tập đoàn, thông tin các nhà cung ứng và đối tác, thông tin các cơ

sở dịch vụ trong và ngoài ngành liên quan

 Thông tin từ nội bộ: các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong tập đoàn, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được tiến hành trôi chảy

 Ngoài ra còn những thông tin nội bộ trực tiếp do bộ phận văn phòng trực tiếp quản lý như các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các mẫu phí, thư từ giao dịch…

 Thông tin đầu ra từ bên trong tập đoàn: bao gồm những thông tin như chủ trương chính sách đối với khách hàng với nhà cung cấp, các chương trình sự kiện mà tập đoàn đã sẽ và đang thực hiện

1.3 Nội dung tổ chức và hoạt động trong văn phòng

 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết

 Phân công công việc

Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau:

 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền Hai yếu tố này do luật (pháp luật) quy định Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau

 Phân công theo khối lượng công việc Việc phân công này phải dựa vào

kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế

 Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức

đó là biên chế cơ quan

 Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm

 Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ

 Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm

 Điều hành công việc văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao

Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất

Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi

 Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

 Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

 Xây dựng quy chế làm việc

Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ thống văn bản Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng

 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu

lên những hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm

Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá; những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển khai nhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn

Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin

bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài

cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc

 Công tác văn thư - lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết

 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung

và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá

là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan

có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng

 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên

vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản

lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng

 Tiểu kết

Ở chương 1 tôi đã trình bày tổng quan về Tập đoàn FPT với những chức năng, nhiệm vụ cụ thể và khái quát thêm chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tại Tập đoàn Đó là cơ sở để chương 2 tôi đi vào tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng tại tập đoàn FPT

CHƯƠNG II TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tập đoàn FPT

Văn phòng của tập đoàn gồm: 1 Chánh văn phòng và 2 Phó chánh văn phòng và các bộ phận phục vụ cho hoạt động của văn phòng:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn FPT (phụ lục 3)

Lãnh đạo văn phòng Tập đoàn có Chánh văn phòng và 2 phó Chánh văn phòng do Tổng giám đốc tập đoàn bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm theo quy định

- Chánh văn phòng: điều hành hoạt động của Văn phòng, chịu trách

nhiệm trước Lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

 Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng;

 Phân công công việc đối với các Phó Chánh Văn phòng, nhân viên thuộc Văn phòng; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ được giao đối với CBCNV thuộc quyền quản lý;

 Tổ chức phối hợp công tác với các phòng chuyên môn hoặc tương đương của Tập đoàn;

 Tham mưu giúp Ban Giám đốc phối hợp công tác với các tập đoàn, công

ty liên ngành; đôn đốc, chỉ đạo tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội quy, quy chế củaTập đoàn;

 Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định của Tập đoàn, của Nhà nước đối với CBCNV thuộc Văn phòng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban giám đốc

- Phó Chánh văn phòng: giúp Chánh văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số

mặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, Lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

 Tổ chức thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ theo phân công hoặc ủy quyền của Chánh Văn phòng;

 Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công chức, người lao động thuộc Văn phòng trong việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công, phụ trách;

 Tham mưu, đề xuất với Chánh Văn phòng các biện pháp, giải pháp trong

tổ chức, điều hành công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hoặc ủy quyền của Chánh Văn phòng

- Bộ phận tổng hợp: giúp việc cho văn phòng chịu sự chỉ đạo của Chánh

văn phòng thực hiện các công việc như:

 Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử

lý các thông tin theo chức năng, nhiệm vụ của phòng

 Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến Tập đoàn, xử lý các thông tin đó theo chức năng quyền hạn của mình

 Tổ chức hội nghị các buổi khánh tiết của tập đoàn

 Tuyển dụng, quản lý nhân sự, điều động, thuyên chuyền người lao động

 Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định

và quy chế của Tập đoàn

 Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Tập đoàn

 Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, khoa học kỹ thuật

 Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao bậc thợ cho người lao động

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ

 Quản lý văn bản đi, đến, làm thủ tục đăng ký văn bản đi, đến, đóng dấu

và chuyển giao văn bản Cấp giấy giới thiệu cho cán bộ trong Tập đoàn khi cần

 Theo dõi công văn đi, đến đúng với đối tượng và kịp thời, bảo quản con dấu của Tập đoàn

 Soạn thảo văn bản, trình giám đốc kí các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản

 Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và cộng đồng

 Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì và thực hiện chế độ bảo hộ lao