THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM

Sở dĩ vậy nên đề tài “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam” là cần thiết để phần nào hiểu biết sâu sắc hơn về tổ chức và hoạ

LỜI CẢM ƠN

Bài nghiên cứu này được hoàn thành tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Có được bài nghiên này, tôi xin tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam, Văn phòng công ty và các anh chị cán bộ, nhân viên đã trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt và giúp đỡ tôi

Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn bộ môn đã hướng dẫn giúp tôi có thể hoàn thành nghiên cứu cáo này

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, nghiên cứu này không thể tránh được những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức cũng như trình độ để hoàn thiện tốt hơn bài nghiên cứu của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, văn bản sử dụng phân tích trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu trong báo cáo do chính tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tôi xin cam đoan nếu có vấn đề gì tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Sinh viên Hoàng Nhật Anh

DANH MỤC VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Kết cấu của Tiểu luận 2

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 3

1.1.Khái niệm Văn phòng Doanh nghiệp 3

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.2.1.Chức năng 3

1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn 4

1.3.Cơ cấu tổ chức 5

1.4.Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Doanh nghiệp 7

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CT TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 9

2.1.Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 9

2.1.1.Giai đoạn phát triển 9

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 10

2.2.Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 13

2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 13

2.2.2.Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 17 2.3.Hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt nam 18

2.3.1.Tổng hợp, xử lý thông tin - tiếp nhận và trả kết quả 19

2.3.2.Công tác hành chính – văn thư 20

2.3.3.Công tác tài chính – kế toán, quản lý nhân sự 22

2.3.4.Công tác xây dựng chương trình và tổ chức sự kiện 25

2.3.5.Công tác hậu cần, quản trị thiết bị và cơ sở vật chất 27

2.3.6.Kiểm tra, giám sát và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý 30

2.4.Nhận xét, đánh giá 30

2.4.1.Ưu điểm 30

2.4.2.Nhược điểm 31

2.4.3.Nguyên nhân 31

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CTTT ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 33

3.1 Hoàn thiện thể chế 33

3.2 Nâng cao nhận thức CNV 36

3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự 37

3.4 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động 37

3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 38

KẾT LUẬN 41

DANH MỤC THAM KHẢO 43

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các lọai hình doanh nghiệp ở Việt Nam có tầm quan trọng nhất định với nền kinh tế nước nhà, doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, quyết định đến chuyển dịch các cơ cấu lớn của nền kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cơ cấu ngành kinh tế, cơ cấu kinh tế giữa các vùng, địa phương

Mô hình tổ chức của từng loại doanh nghiệp giúp cho người đọc nói chung, cũng như sinh viên nói riêng hiểu biết sâu hợn về tổ chức hoạt động của các loại hình doanh nghiệp Cụ thể hiểu về các thành viên trong các loại hình doanh nghiệp, vốn, quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi loại doanh nghiệp

Bên cạnh đó, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp còn giúp người đọc hiểu được về cơ cấu tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức trong nền văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước

Sở dĩ vậy nên đề tài “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam” là cần thiết để phần nào hiểu biết sâu sắc hơn về tổ chức và hoạt động của Công ty nói riêng và cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp nói chung

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Phân tích làm rõ thực trạng tổ chức và hoạt động văn phòng tại Tổng Công

ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Bước đầu đánh giá những kết quả, hạn chế và rút ra một số nguyên nhân cơ bản, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao vai trò việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là: Tổ chức và hoạt động văn phòng của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

4 Kết cấu của Tiểu luận

Bài tiểu luận gồm 3 Chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng Chương 2 Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng Công

ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt

động Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT

ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm Văn phòng Doanh nghiệp

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chánh Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngọai của cơ quan, đơn vị đó Ngòai ra, văn phòng còn có thể là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao Ví dụ văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng công ty

Văn phòng được hiểu là một lọai họat động trong các cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các lọai công văn giấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư

Như vậy: Văn phòng, hay cụ thể là văn phòng Doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin

hỗ trợ cho họat động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho họat động của mỗi cơ quan, tổ chức

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.2.1 Chức năng

- Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết

và một số công việc đặc thù của Công ty;

- Hoạt động truyền thông của Công ty; triển khai, theo dõi và tổng hợp kết quả hoạt động của các đơn vị thuộc Tổng Công ty theo chương trình, kế hoạch công tác

1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Giám đốc Công

ty phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; Giúp Giám đốc Công

ty chỉ đạo triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác đã được phê duyệt, đề xuất những điều chỉnh khi cần thiết Làm các báo cáo, thống kê theo yêu cầu của Công ty

- Đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Ban Giám đốc Công ty, làm nhiệm vụ thư ký, bao gồm: xây dựng chương trình,

kế hoạch, lịch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản, dự thảo thông báo kết luận và theo dõi đôn đốc các đơn

vị thực hiện kết luận của cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ trì

- Giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Thực hiện các công việc hành chính, văn thư, lưu trữ tại Công ty

- Xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt chương trình, kế hoạch họat động truyền thông của Công ty Tổ chức triển khai thực hiện sau khi được Giám đốc phê duyệt

- Chủ trì xây dựng và quản lý Website của Công ty Thường xuyên cập nhật, xử lý, biên tập bản tin trang Web; chủ động giới thiệu, quảng bá hình ảnh và đưa thông tin về hoạt động của Công ty

- Thực hiện công tác pháp chế của Công ty: Tiếp nhận, kiểm tra về nội dung, thể thức, thủ tục ban hành các văn bản hành chính và thanh tra pháp chế

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng, trình Giám đốc Công ty ban hành quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, theo dõi đánh giá kết quả thực hiện tại các đơn vị

- Thực hiện công tác lễ tân và khánh tiết, đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách hang Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện

đi lại thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Công

ty khi có yêu cầu và được Giám đốc phê duyệt

- Phối hợp với Công đoàn Công ty, các đơn vị liên quan và gia đình làm thủ tục tang lễ khi công chức, viên chức, lao động hợp đồng qua đời và thực hiện chế độ về việc hiếu, hỷ theo quy định hiện hành

- Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một cửa", ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, .) cho viên chức, các đơn vị tổ chức thuộc Công ty

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo qui định của pháp luật hiện hành và của Công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo

và quyền lực trong tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức

- Các bộ phận chủ yếu trong văn phòng:

 Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:

 Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan

Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

 Bộ phận tổng hợp: Tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

 Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

 Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của

cơ quan Phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan Tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan

 Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,

bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động,

tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự

 Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các

bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ

Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng CVP chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng Giúp việc cho CVP là phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước CVP về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của CVP Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước CVP về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó

1.4 Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Doanh nghiệp

Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc của Phòng, là người làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, các đoàn thể, Trưởng, Phó các Phòng/ban trong Công ty và khách hàng bên ngoài đến làm việc với Phòng Trong trường hợp cần thiết, CVP uỷ quyền cho Phó CVP làm việc thay

Khi đó Phó CVP phải chịu trách nhiệm trước CVP về công việc được giao

Nhân viên của Phòng phải xử lý và giải quyết công việc đúng trình tự, thủ tục, phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền Nhân viên của Phòng không được cung cấp thông tin ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của CVP, nhất là các thông

tin về Công ty

Mỗi nhân viên của Văn phòng phải hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp thể hiện trên các mặt: Tinh thần chủ động và trách nhiệm trước công việc; nề nếp sinh hoạt công sở; cách ứng xử, quan hệ với đồng nghiệp và người đến làm việc; quy trình giải quyết công việc và chế độ báo cáo; chất lượng và hiệu quả thực thi nhiệm vụ được giao; Không ngừng học tập, rèn luyện

nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Mọi hồ sơ, văn bản trước khi ra khỏi Phòng phải được CVP xem xét, phê duyệt Đối với những hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực do Phó CVP phụ trách cũng

cần được bàn bạc, trao đổi với CVP để biết và phê duyệt

Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc phải bảo đảm tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy định của Công ty, trừ những công việc được yêu cầu giải quyết ở mức độ

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CT TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

có quy mô lớn Hoạt động chính trong các lĩnh vực Nội dung số, Thương mại điện tử, Dịch vụ Truyền hình, Viễn thông, Công nghệ thông tin Trong quá trình hoạt động và không ngừng phát triển, Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam đã khẳng định được vị thế của một công ty đi đầu trong việc khai thác, ứng dụng có hiệu quả tiềm năng và sức mạnh hội tụ của các ngành: Phát thanh - Truyền hình, Viễn thông và Công nghệ thông tin

2.1.1 Giai đoạn phát triển

 Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005)

Tiền thân của Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là Xí nghiệp Dịch vụ sửa chữa bảo hành thiết bị phát thanh- truyền hình được thành lập ngày 12/02/1988 theo Quyết định số 33/QĐ-BTT của Bộ Thông tin Ngày 25/3/1993, theo Quyết định số 288/QĐ của Bộ trưởng Bộ Văn hóa- Thông tin (VHTT), Xí nghiệp được chuyển thành Công ty Đầu tư và Phát triển kỹ thuật thông tin (viết tắt là Intedico)

Tháng 12 năm 1996, Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghệ truyền hình Việt Nam (VTC) được thành lập trên cơ sở sáp nhập 02 công ty: Ratimex và Telexim vào Công ty Intedico

Ngày 26/6/2003 theo Quyết định số 129/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam được chuyển từ Đài Truyền hình Việt Nam về trực thuộc Bộ Bưu chính Viễn thông (BCVT)

Trong giai đoạn này Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là đơn vị chủ lực hậu cần của ngành truyền hình Việt Nam, có nhiệm vụ nghiên cứu, phát triển, sản xuất, tư vấn, cung ứng các thiết bị sản xuất chương trình truyền hình và các thiết bị kỹ thuật khác cho ngành truyền hình, chiếm thị phần lớn trên cả nước

 Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng 10- 2013)

Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 192/2005/QĐ-TTg ngày 29/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ Truyền hình Việt Nam thành Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con và Quyết định số 01/2006/QĐ-BBCVT ngày 04/01/2006 của Bộ BCVT về việc thành lập Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con

Trong giai đoạn này Tổng công ty hoạt động và kinh doanh trên các lĩnh vực: Truyền thông, báo chí; truyền hình, viễn thông và công nghệ thông tin

 Giai đoạn kinh doanh nội dung số-viễn thông và dịch vụ truyền hình (từ tháng 11- 2013 đến nay)

Ngày 16/10/2013 Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 132 chuyển Đài THKTS VTC khỏi Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam về trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông Tổng công ty Truyền thông

Đa phương tiện Việt Nam tập trung vào các ngành nghề kinh doanh chính là nội dung số, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình và công nghệ thông tin

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

a) Chức năng, nhiệm vụ

Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam hoạt động chính trong các lĩnh vực Nội dung số, Thương mại điện tử, Dịch vụ Truyền hình, Viễn thông, Công nghệ thông tin Trong quá trình hoạt động và không ngừng phát triển, Tổng công ty đã đi đầu trong việc khai thác, ứng dụng có hiệu quả tiềm năng và sức mạnh hội tụ của các ngành: Phát thanh - Truyền hình, Viễn thông

và Công nghệ thông tin

Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và đưa công nghệ Truyền hình kỹ thuật số áp dụng thành công vào Việt Nam, có ý nghĩa quan trọng để Bộ Thông tin và Truyền thông, Chính phủ làm căn cứ hoạch định Chiến lược phát triển ngành Truyền hình Việt Nam theo công nghệ kỹ thuật số tiên tiến theo Đề án “Số hóa truyền dẫn, phát sóng truyền hình mặt đất đến năm 2020”.Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là một trong những đơn vị đi đầu và đặt nền móng cho

sự hình thành và phát triển nền Công nghiệp Nội dung số ở Việt Nam Trong những năm qua, sự phát triển lớn mạnh của nền Công nghiệp Nội dung số Việt Nam đã tạo ra bước phát triển mới trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, là hạt nhân quan trọng, góp phần hiện thực hóa Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công nghệ thông tin và truyền thông” của Chính phủ

b) Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty

Công ty mẹ - Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam Có mô hình tổ chức quản lý do Bộ Thông tin và Truyền thông quyết định theo quy định của pháp luật

Công ty mẹ có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh doanh và đầu tư tài chính vào doanh nghiệp khác; có cơ cấu quản lý theo quy định của pháp luật Việt Nam

Các công ty con bao gồm:

- Công ty Truyền hình di động VTC mobile

- Công ty Viễn thông Số (DIGICOM)

- Công ty VTC Công nghệ và Nội dung số (VTC Intecom)

- Công ty Cổ phần Truyền thông VTCICông ty TNHH 1 thành viên Giải pháp công nghệ truyền thông VTC

- Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Trung VTC

- Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Nam VTC

- Công ty cổ phần Phát triển Truyền thông Truyền hình (CTC)

- Công ty cổ phần Kinh doanh thiết bị truyền thông VTC

- Công ty cổ phần Điện tử truyền thông VTC

- Công ty Cổ phần Điện tử và Truyền hình cáp Việt Nam

- Công ty cổ phần Dịch vụ hợp tác quốc tế

- Công ty cổ phần Chuyển giao công nghệ truyền hình – viễn thông VTC

- Công ty cổ phần Kinh doanh, sản xuất các chương trình quảng cáo và giải trí truyền hình VTC

- Công ty cổ phần Truyền thông Hữu Nghị

- Trường truyền thông VTC

c) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty

2.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào yếu

tố thông tin, mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng Do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam cũng nằm trong số đó Văn phòng của công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc

a) Chức năng Văn phòng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

- Chức năng tham mưu tổng hợp:

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọn quyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động cùa cơ quan, tổ chức

P.KẾ HOẠCH – ĐẦU TƯ

BQL DỰ

ÁN – CÔNG TRÌNH

VĂN PHÒNG

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học, người ra quyết định phái nấm được nhiều lĩnh vực phái có mặt ớ mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người Vì lý do đó, người thủ trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp

Thông thường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn ờ các phòng ban chức năng Vãn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trướng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn

Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó, ràng buộc

- Chức năng giúp việc theo ngành

Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị Các dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó

Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản

Phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quá là phương châm hoạt động của còng tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là nơi giúp việc cho lãnh đạo, thủ trướng thông qua

ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ,

bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động

b) Nhiệm vụ Văn phòng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng Song muốn đạt dược mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau

Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện

Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai, thực hiện các kế hoạch đó

- Thu thập xử lý thông tin

Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và đúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Nhiều khi khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều

Việc thu thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Các thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyển phát đi hay lưu trữ

Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin Thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý

- Tư vấn về văn bản

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và truyền đạt các quyết định quản lý Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định

- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý

Văn phòng thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định của lãnh đạo Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan, đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân

+ Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn

Văn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

- Tổ chức công tác bảo vệ

Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Công ty Truyền thông

Đa phương tiện Việt Nam Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng Văn phòng và Công ty có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp

2.2.2 Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

 Hợp đồng 68 có 04 người: tạp vụ có 01; lái xe có 02, bảo vệ có 01

b) Sơ đồ hóa bộ máy văn phòng

2.3 Hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt nam

- Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam

là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Công ty và trước

pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

- Phó Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc

và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách; Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam được

- Nói chung Ban lãnh đạo của Văn phòng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:

 Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty Kiểm

Quản trị mạn

Nhân

sự vtlt

tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình

 Quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm

vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc công ty

 Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

 Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ

 Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

 Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

 Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

 Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty

 Hồ sơ cán bộ công nhân viên

 Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

 Đối nội, đối ngoại

 Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

 Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc công ty

2.3.1 Tổng hợp, xử lý thông tin - tiếp nhận và trả kết quả

a) Tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin

- Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung trong Công ty;

- Tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất, cửa

hàng;

- Thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo;

- Xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh

nghiệp;

- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị;