TÌM HIỂU VỀ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP

- Doanh nghiệp tư nhân: Đây là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân đứng lên xây dựng làm chủ chịu trách nhiệm với pháp luật về các hoạt động cũng như tài sản của doanh nghiệp và chịu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của chính bản thân tôi Trong quá trình ngồi trên giảng đường được cô trang bị những kiến thức chuyên môn về

“Quản trị văn phòng doanh nghiệp” cùng với sự tham khảo sách báo tôi đã làm nên bài tiểu luận này

Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2019

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho tôi gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất tới Trường đại học Nội vụ và khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất cũng như những kiến thức cơ bản nhất đến chuyên sâu về lĩnh vực chuyên ngành cho bản thân tôi

Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên đã giảng dạy trang bị cho tôi những kiến chuyên môn về môn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” để bản thân tôi cũng như các bạn sinh viên khác có kiến thức để làm bài tiểu luận này

Do vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên trong quá trình làm bài có gì sai xót hy vọng thầy cô đóng góp ý kiến để tôi sửa đổi để bản thân được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa của từ

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4 Kết cấu của tiểu luận 2

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 3

1.1.Khái quát chung về doanh nghiệp 3

1.1.1.Khái niệm Doanh nghiệp 3

1.1.2.Vai trò của Doanh nghiệp 3

1.1.3.Các loại hình doanh nghiệp 5

1.2.Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 9

1.2.1.Khái niệm Văn phòng doanh nghiệp 9

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp 10

1.2.3.Cơ cấu tổ chức 11

1.3.Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 14

2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 14

2.1.1.Khái niệm 14

2.1.2.Phân loại các cấp quản trị 15

2.2 Tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 16

2.2.1 Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 17

2.2.2 Vai trò thông tin của nhà Quản trị văn phòng 21

2.2.3 Vai trò đại diện của nhà Quản trị văn phòng 22

2.3 Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 24

2.3.1 Có kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và tầm hiểu biết rộng 25

2.3.2 Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định của mình 25

2.3.3 Luôn chủ động sáng tạo tự tin trong công việc 25

2.3.4 Có tầm nhìn xa, trông rộng 25

2.4.5 Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài 26

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 30

3.1 Nhận xét, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 30

3.1.1 Những mặt ưu điểm 30

3.1.2 Những mặt hạn chế 30

3.1.3 Nguyên nhân 31

3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 31

3.2.1 Nâng cao nhận thức cho Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp về sự cần thiết và vai trò của mình trong doanh nghiệp của mình 31

3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá chất lượng Nhà quản trị văn phòng và thực hiện thường xuyên có hiệu quả 32

3.2.3 Nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng bằng cách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng 33

3.2.4 Xây dựng chế độ đãi ngộ đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 33

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay để đất nước đang trên đà phát triển mạnh về cả mặt kinh tế, xã hội, văn hóa để kịp hội nhập với các cường quốc khác trên thế giới thì thực tế

đã chứng minh không thể coi nhẹ nhân tố con người trong việc phát triển của

xã hội, đất nước Nói đến con người là nói đến văn hóa, vì toàn bộ giá trị văn hóa nói lên phẩm chất, năng lực và tinh thần của con người Hiện nay người

ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một doanh nghiệp bởi lợi thế về thông tin và thông tin được coi là quan hệ sống còn với bất kỳ doanh nghiệp nào Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp Ở bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có văn phòng – văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp cho nên người quản trị văn phòng sẽ chiếm một vị trí vô cùng quan trọng góp phẩn mở rộng mối quan hệ đưa cơ quan, doanh nghiệp phát triển

Trước những yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những Nhà quản trị văn phòng hết sức năng động mới có thể đạt được thuận lợi tối đa như tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả Nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong cơ quan,

tổ chức của mình Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng phải là người đứng

ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên Có thể thấy rằng vai trò của nhà quản trị văn phòng vô cùng quan trọng và đóng vai trò trung tâm giải quyết các việc của cơ quan, tổ chức

Từ đó có thể thấy công tác văn phòng là một công tác khá quan trọng trong các doanh nghiệp, trong đó Nhà quản trị văn phòng giữ một vị trí chủ

chốt trong công tác này Xuất phát từ thực tiễn và những lý do trên tôi quyết

định lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu về vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập”

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu về văn phòng doanh nghiệp

- Đánh giá vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

- Từ đó đề xuất khuyến nghị để nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá về vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay, đồng thời xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

4 Kết cấu của tiểu luận

Cấu trúc đề tài gồm 3 chương:

Chương 1 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2 Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

Chương 3 Nhận xét và đưa ra một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH

NGHIỆP

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm Doanh nghiệp

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản và tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh doanh trên trị trường

Quá trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích để sinh lợi Như vậy doanh nghiệp

là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi nhuận

1.1.2 Vai trò của Doanh nghiệp

Doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng của nền kinh tế, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động của doanh nghiệp đã có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng

và phát triển sức sản xuất, huy động và phát huy nội lực vào phát triển kinh tế

xã hội, góp phần quyết định vào phục hồi và tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách và tham gia giải quyết có hiệu quả các vấn đề xã hội như:

 Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người lao động: Trong những năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh đã giải quyết được nhiều việc làm với thu nhập cao hơn cho người lao động Thu nhập cao và tăng nhanh của lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện và nâng cao mức sống chung của toàn xã hội và tham gia vào quá trình chuyển dịch cơ cấu lao động từ nông nghiệp sang các ngành phi nông nghiệp

 Doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển là yếu tố quyết định đến tăng trưởng cao và ổn định của nền kinh tế những năm qua: Lợi ích cao hơn

mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại là tạo ra khối lượng hàng hoá và dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay thế được nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện và nâng cao mức tiêu dùng trong nước và tăng xuất khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho nền kinh tế ổn định và phát triển những năm qua

 Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cơ cấu trong nền kinh tế quốc dân và trong nội bộ mỗi ngành: Các loại hình kinh tế trong doanh nghiệp phát triển đa dạng gồm nhiều thành phần, trong đó doanh nghiệp nhà nước và khu vực có vốn đầu tư nước ngoài chiếm tỷ trọng lớn, các loại hình doanh nghiệp tư nhân tuy còn nhỏ nhưng phát triển nhanh và rộng khắp ở các ngành và các địa phương trong cả nước, loại hình kinh tế tập thể đang được khôi phục và có bước phát triển mới - Doanh nghiệp phát triển nhanh trong tất cả các ngành và ở khắp các địa phương đã tạo ra cơ hội phân công lại lao động giữa các khu vực nông lâm nghiệp, thủy sản và sản xuất kinh doanh nhỏ của hộ gia đình là khu vực lao động có năng suất thấp, thu nhập không cao, chiếm số đông, thiếu việc làm sang khu vực doanh nghiệp, nhất là công nghiệp và dịch

vụ có năng suất cao và thu nhập khá hơn

 Phát triển doanh nghiệp tác động đến giải quyết tốt hơn các vấn đề xã hội: Những năm gần đây, sản phẩm hàng hoá và dịch vụ do khối doanh nghiệp tạo ra ngày càng phong phú, đa dạng về chủng loại mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ được nâng lên, do đó đã giải quyết cơ bản nhu cầu tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ ngày càng cao của toàn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vật chất của dân cư và tăng nhanh lượng hàng hoá xuất khẩu Nhiều sản phẩm trước đây thường phải nhập khẩu cho

tiêu dùng thì nay đã được các doanh nghiệp sản xuất thay thế và được người tiêu dùng trong nước tín nhiệm như: Ô tô, xe máy, phương tiện vận tải, các mặt hàng đồ điện, điện tử, may mặc, thực phẩm, đồ uống, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm phục vụ xây dựng,

 Doanh nghiệp là khu vực chủ yếu tạo ra nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, nguồn thu này tăng nhanh trong những năm qua là điều kiện để đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phát triển các hoạt động xã hội công (y

tế, giáo dục, xoá đói giảm nghèo, )

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp

Hiện nay nước ta có một số loại hình doanh nghiệp chính sau:

- Doanh nhiệp công ty cổ phần

Đây là loại hình doanh nghiệp Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Theo điều 77 Luật doanh nghiệp Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm

vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp các cổ đông có thể bán các cổ phần hoặc chuyển nhượng cổ phần của mình cho các thành viên hay cá nhân khác Số lượng cổ đông được bao gồm ít nhất ba cổ đông và không hạn chế số cổ đông

Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán ra công chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán Công ty cổ phần có

tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.về vốn của công ty Vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau hoặc gọi là cổ phần Mỗi cổ phần được thể hiện dưới dạng văn bản chứng trỉ do công ty phát hành bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty gọi là cổ phiếu

- Doanh nghiệp nhà nước:

Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối, được tổ chức dưới hình thức công

ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn đây là một loại hình có tư cách pháp nhân đầy đủ 4 yếu tố chính của bộ luật dân sự nằm trong điều 84 được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập hợp pháp có yếu

tố cá nhân hợp pháp có cơ cấu chặt chẽ đươc tham gia vào các hoạt động pháp luật độc lập và được sử quản lý bởi vốn nhà nước

Hiện nay các doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân do nhà nước giao cho vốn kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về quản lý sản xuất chịu trách nhiệm về kinh tế và chịu bù đắp hay hưởng lợi nhuận với mức vốn được cấp

đó tức là nhà nước không còn bao cấp như trước đây mà các doanh nghiệp phải tự bù đắp những chi phí, tự trang trải mọi nguồn vốn đồng thời làm tròn nghĩa vụ với nhà nước xã hội như các doanh nghiệp khác Các hình thức doanh nghiệp nhà nước bao gồm Công ty nhà nước, công ty cổ phần nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên

- Doanh nghiệp tư nhân:

Đây là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân đứng lên xây dựng làm chủ chịu trách nhiệm với pháp luật về các hoạt động cũng như tài sản của doanh nghiệp và chịu một số giới hạn so với doanh nghiệp nhà nước: Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ một loại chứng khoán nào.mỗi một cá nhân chỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân các doanh nghiêp

và cá nhân đó là người có thể đứng lên điều hành trực tiếp hoặc gián tiếp những hoạt động của doanh nghiệp đó và phải chịu toàn bộ về các khoản nợ cũng như lãi suất của doanh nghiệp đó vốn của doanh nghiệp tư nhân do chủ doanh nghiệp tư nhân tự khai, chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ khai báo chính xác tổng số vốn đầu tư, trong đó nêu rõ: số vốn bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ

tự do chuyển đổi, vàng và các tài sản khác Đối với vốn bằng tài sản khác cũng phải ghi rõ loại tài sản, số lượng, giá trị còn lại của mỗi loại tài sản Toàn bộ vốn và tài sản, kể cả vốn vay và tài sản thuê, được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân đều được phải ghi chép đầy đủ vào sổ kế tóan và báo cáo tài chính của doanh nghiệp tư nhân Trong quá trình hoạt động, chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền tăng hoặc giảm vốn đầu tư của mình vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc tăng, giảm vốn đầu tư của của chủ doanh nghiệp phải được ghi chép vào sổ kế toán Trường hợp giảm vốn đầu tư xuống thấp hơn vốn đầu tư đó đăng ký thì chủ doanh nghiệp

tư nhân chỉ được giảm vốn sau khi đó khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh chủ doanh nghiệp tư nhân phải chịu trách nhiệm vô hạn về mọi khoản

nợ đến hạn của doanh nghiệp.có nghia là chủ doanh nghiệp có trách nhiệm chịu toàn bộ các tài sản của mình trong kinh doanh lẫn ngoài kinh doanh của doanh nghiệp đó.và doanh nghiệp tư nhân hông đươc phát hành chứng khoán

để huy động vốn trong kinh doanh và các doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân:

- Doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn:

Đây là loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay đây là loại hình doanh nghiệp có 2 thành viên trở lên và công ty TNHH 1 thành viên: Đối với công

ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên thuộc điều 38 luật doanh nghiệp là doanh nghiệp trong đó có Thành viên của công ty có thể tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên công ty không vượt quá 50 Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm

vi số vốn cam kết góp vào doanh nghiệp; phần vốn của thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại Điều 43, 44, 45 của Luật Doanh nghiệp

Công ty TNHH có tư cách pháp nhân từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh: Công ty trách nhiệm hữu hạn không được quyền phát hành cổ phần;về

vốn của công ty Vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng hoặc không bằng nhau Công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty; các thành viên công ty chịu trách nhiệm

về các khoản nợ của công ty trong phạm vi phần vốn cam kết góp vào công ty

về thành viên của công ty Trong suốt quá trình hoạt động ít nhất phải có từ hai thành viên và tối đa không quá 50 thành viên tham gia công ty Về phát hành chứng khoán Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên không được quyền phát hành cổ phần để huy động vốn Phần vốn góp của các thành viên công ty được chuyển nhượng theo quy định của pháp luật

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Điều 63 Luật doanh nghiệp 2005), là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu; chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn điều lệ của doanh nghiệp

Công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không được phát hành cổ phần Đặc điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: về chủ sở hữu công ty do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu

- Doanh nghiệp công ty hợp danh:

Đây là loại hình đặc trưng của công ty đối nhân trong đó có các cá nhân

và thương nhân cùng hoạt động lĩnh vực thương mại dưới một hãng và cùng nhau chịu mọi trách nhiệm về các khoản nợ của công ty Công ty hợp danh ở nước ta hiện nay có một số quan điểm khác với cách hiểu truyền thống về công ty hợp danh Theo đó công ty hợp danh được định nghĩa là một loại hình doanh nghiệp, với những đặc điểm pháp lý cơ bản sau:

 Phải có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu chung của công ty cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (gọi là thành viên hợp danh); Ngoài các thành viên hợp danh, có thể có thành viên góp vốn;

 Thành viên hợp danh phải là cá nhân chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty;

 Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty;

 Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

 Trong quá trình hoạt động, công ty hợp danh không được phát hành bất

kỳ loại chứng khoán nào

- Nhóm công ty:

Đây là loại hình doanh nghiệp mà người ta thường gọi tên như các tập đoàn kinh tế, tổng công ty trong đó các thành viên có mối quan hệ với nhau Đây không phải là một laoị hình doanh nghiệp mà là một mô hình phối hợp doanh nghiệp Các công ty thành viên của tập đoàn có quyền và nghĩa vụ của một doanh nghiệp độc lập

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm Văn phòng doanh nghiệp

Doanh nghiệp là đơn vị được thành lập để thực hiện chức năng kinh doanh Giúp cho HĐQT, giám đốc tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải thiết kế một bộ máy quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp, không thể thiếu được bộ phận làm công tác văn phòng

Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như

hỗ trợ cho các đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức

tổ chức khác nhau Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…) Với công ty có quy mô nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính – Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công ty

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp

a) Chức năng:

Cơ sở để xác định chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

là chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp Chức năng của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm trợ hành chính giúp cho hội đòng quản trị và tổng giám đốc quản lý điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp Đó là bao

Với những chức năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ sau:

 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của HĐQT, tổng giám đốc (giám đốc) Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

 Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục

vụ cho công tác quẩn trị điều hành của HĐQT và tổng giám đốc

 Truyền đạt các nghị quyết của HĐQT, các quyết định, các chỉ thị của Tổng giám đốc đến mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp

 Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của DN và các văn bản khác được HĐQT và tổng giám đốc giao

 Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ

 Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lãnh đạo DN, các chuyến đi công tác của lãnh đạo

 Thực hiện công tác bảo vệ

 Bảo đảm các yếu tố vật chất của HĐQT, lãnh đạo cơ quan và cơ quan

DN làm việc

 Phối hợp vơi công đoàn chăm lo đời sống vật chất, văn hóa, tinh thần cho cán bộ nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho mọi người

Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn phòng có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác Ví dụ với văn phòng của các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực hiện nhiệm vụ như: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch, thống

kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông…

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Để thực hiện những nhiệm vụ trên mô hình tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp cũng có thể khác nhau Tuy nhiên các bộ phận chung nhất thường gồm:

Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:

 Công tác thông tin tổng hợp

 Công tác văn thư

 Phòng cháy chữa cháy…

Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty các công ty cổ phần, văn phòng có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: phòng tài chính – kế toán, phòng kế toán, thống kê

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Đất nước đang trong thời kỳ hội nhập phát triển, nền kinh tế đất nước cũng dần hòa nhập chung vào dòng chảy của các nước phát triển trên thế giới Vậy nên, bất kỳ một doanh nghiệp lớn nhỏ nào muốn phát triển thì buộc phải không ngừng vận động và thay đổi cả về phương pháp quản lý đến phương thức hoạt động Muốn đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần được quản trị khoa học và hợp lý Các nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải định hướng được mục tiêu tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho doanh nghiệp

Các nhà Quản trị văn phòng cần phải làm sao để đạt được mục tiêu của

tổ chức một cách cân bằng và hoàn thành việc đó thông qua người khác Khi các nhà quản trị khích lệ nhân viên của mình tạo ảnh hưởng đến cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc lựa chọn thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các

vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì là nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo

Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp và đảm nhận vai trò lãnh đạo làm việc hiệu quả Nhà quản trị có trách nhiệm xây dựng tầm nhìn của tổ chức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệu quả, bên cạnh đó nhà quản trị văn phòng còn có trách nhiệm tìm và đưa ra những phương pháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền vững cho văn phòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung

Như vậy Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là quy mô và trình độ phát triển của doanh nghiệp được tăng cường Để ra được những quyết định về mục tiêu phát triển

và điều hành, tổ chức hoạt động theo mục tiêu, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của doanh nghiệp, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong doanhn nghiệp và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu

Không chỉ dừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị còn phải xử lý

và tổng hợp những thông tin thu thập để để tạo r những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, đồng thời họ còn phải chuyển tải thông tin thu thập để tạo

ra những thông tin đến các đối tượng quản lý và liên quan lưu giữ thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình

Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo quan trọng, công tác cơ yếu… Giúp việc có các Tổng giám đốc (Giám đốc) Nhà quản ttrị văn phòng doanh nghiệp phải đề cao trách

nhiệm quản lý điều hành hoạt động trong VP và chịu trách nhiệm trước HĐQT và Giám đốc doanh nghiệp

 Tiểu kết

Qua chương 1 thấy được khái quát về doanh nghiệp của nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, có thể nói rằng văn phòng doanh nghiệp là một bộ phận không thể thiếu trong công tác hoạt động quản lý của doanh nghiệp Trong thời kỳ hội nhập như hiện nay thì vai trò, trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng là vô cùng quan trọng giúp cho lãnh đạo cấp trên định hướng được mục tiêu tổ chức xếp đặt các yếu tố và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP

2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

2.1.1 Khái niệm

Nhà quản trị, thông qua hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng tới sự thành bại của tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức bằng những quyết định mà họ đưa ra

Tương tự như vậy Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là người làm

việc trong tổ chức doanh nghiệp, những người có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản lý, điều hành hoạt động văn phòng trong phạm vi được phân công

phụ trách, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị văn phòng là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất văn phòng của doanh nghiệp sao cho có hiệu quả để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu

Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vàchính vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa cao Trong mỗi tổ chức công việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp giữa (còn gọi là cấp trung gian) và nhà quản trị cấp cơ sở

2.1.2 Phân loại các cấp quản trị

Quản trị viên cao cấp là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổchức, là người chịu trách nhiệm về những thành quản cuối cùng của tổ chức

Nhiệm vụ: quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức, đưa ra các quyếtđịnh, chiến lược, tổ chức thực hiện các chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức

Chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc

Quản trị viên cấp trung gian là nhà quản trị hoạt động dưới các quản trịviên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cơ sở Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch vàchính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung

Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, quản đốc, phó quản đốc

Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùngtrong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức

Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đôn thúc, hướng dẫnđiều khiển, các công – nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh

cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung

- Phó tổng giám đốc hành chính gọi chung là Nhà quản trị văn phòng

2.2 Tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

Trong thời kỳ hội nhập kinh tế như hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổchức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình sôi động và biết cảm thông Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên mônnhưng một nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng.Không như nhân viên một số bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tất cả vì lợi nhuận của công ty

Quản trị là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác; là quátrình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viêntrong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của