THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC

 Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung cơ quan;Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin;

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài tiểu luận này tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên bộ môn đã chỉ dẫn tôi để tôi có thể hoàn thành được bài tiểu luận này Trong quá trình làm bài mặc dù cá nhân tôi đã cố gắng song không thể tránh khỏi những sai xót, tôi mong nhận được sự chỉ dạy và ý kiến đóng góp

từ quý thầy cô để bài làm của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài: “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực, bất kỳ sự gian lận trong bài viết của tôi, tôi xin chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN I MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Cấu trúc đề bài 2

PHẦN II NỘI DUNG 3

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 3

1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức 3

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức 3

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.3.1 Chức năng 4

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4

1.3.3 Phòng Hành chính – Nhân sự 5

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 8

2.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 8

2.1.1 Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp 8

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 9

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 13

2.1.4 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 15

2.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức 16

2.2.1 Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức 16

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức 17

2.3 Hoạt động của Văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức 19

2.3.1 Công tác quản lý nhân sự 19

2.3.2 Tổng hợp, Thu thập xử lý thông tin 21

2.3.3 Công tác lễ tân 22

2.3.4 Công tác kế toán, tài chính 22

2.3.5 Công tác hậu cần, quản trị thiết bị và cơ sở vật chất 23

2.4.Nhận xét, đánh giá 24

2.4.1.Ưu điểm 24

2.4.2.Nhược điểm 24

2.4.3.Nguyên nhân 25

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 26

3.1.Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và nhân viên văn phòng doanh nghiệp 26

3.2 Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng vào nhân sự 27

3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 28

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

PHỤ LỤC 32

PHẦN I MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thời kỳ của sự bùng nổ thông tin và các doanh nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và xửa lý thông tin để có thể đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cho doang nghiệp và xã hội Hiện nay người

ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một doanh nghiệp bởi lợi thế về thông tin được coi là quan hệ sống còn với bất kỳ doanh nghiệp nào Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp

Mô hình tổ chức của từng loại danh nghiệp giúp cho người đọc hiểu sâu hơn về tổ chức hoạt động của các loại hình văn phòng doanh nghiệp Cụ thể hiểu về các thành viên trong các loại hình doanh nghiệp, vốn, quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi doanh ngiệp Bên cạnh đó, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp cũng giúp phần nào cho bạn đọc hiểu rõ hơn

về cơ cấu tổ chức trong nền văn phòng doanh nghiệp

Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức” làm đề tài nghiên cứu để hiểu biết sâu

hơn về tổ chức và hoạt động văn phòng của doanh nghiệp đó

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: cơ cấu tổ chức, hoạt động của văn phòng Công

ty cổ phần Hiền Đức

- Phạm vi nghiên cứu: toàn bộ tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: đánh giá một cách toàn diện và khách quan về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức, từ đó đưa

ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác tổ chức và hoạt động của Công ty đó

- Nhiệm vụ nghiên cứu: phân tích làm rõ thực trạng về tổ chức và hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức Đánh giá những hạn chế, kết quả và rút ra một số nguyên nhân cụ thể, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao vai trò về việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại công ty trong thời gian qua để áp dụng , đổi mới cho tương lai

4 Cấu trúc đề bài

Cấu trúc của bài tiểu luận gồm 3 phần:

Chương 1: Khái quát chung về Công ty Cổ phần Hiền Đức

Chương 2: Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công

ty Cổ phần Hiền đức

Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả về việc tổ chức và hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức

PHẦN II NỘI DUNG Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức

Tiền thân của Công ty Cổ phần Hiền Đức là công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, số đăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC

Tên giao dịch: Hienduc Corporation

Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC

Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Điện thoại: 04.394.12357 Fax: 04.394.12359

Email: info@hienduc.com.vn Website: www.hienduc.com.vn Vốn điều lệ: 623.568.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu mươi tám triệu đồng)

Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm

Tổng Giám Đốc: Lê Thị Luận

Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận

Hiện nay Công ty CP Hiền Đức đang ngày càng lớn mạnh và chiếm lĩnh thị trưởng không chỉ ở Miền Bắc mà còn cả Miền Trung, Miền Nam Với

đà phát triển như hiện nay trong tương lai không xa công ty CP Hiền Đức còn

có các dự án vượt khỏi quốc gia góp phần không nhỏ cho sự lớn mạnh của đất nước

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức

[Xem Phụ lục 01]

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.3.1 Chức năng

Công ty CP Hiền Đức là công ty hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực như xây dựng và kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án căn hộ cao cấp cho thuê…

Công ty CP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản tại Ngân hàng Công thương, có con dấu riêng và có trụ sở làm việc chính tại: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Công ty CP Hiền Đức với thế mạnh là Xây dựng và Bất động sản hoạt động khắp cả nước hiện nay công ty đang có những dự án lớn ở Hà Nội, Thanh Hóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh

Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm:

Là một công ty thương mại được hình thành và phát triển từ năm 2004, Công ty cổ phần Hiền Đức đã phát triển các ngành nghề kinh doanh rất đa dạng bao gồm:

- Thiết kế kiến trúc công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp

- Giám sát thi công xây dựng: loại công trình: dân dụng, hạ tầng kỹ thuật; Lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng – hoàn thiện;

- Xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp, cầu đường, khu

du lịch, nhà ở, khu văn hóa, công trình thể thao, công trình thương mại, công trình thủy lợi, công trình đường ống cấp thoát nước, công trình hạ tầng kỹ thuật, hạng mục công trình;

- Đổ và hoàn thiện bê tông;

- Dựng, lắp kết cấu thép và bê tông đúc sẵn;

- Thi công, xử lý kết cấu gạch đá;

- Trang trí nội, ngoại thất công trình;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng, ô tô, xe máy, máy móc thiết bị trong ngành xây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày dép, đồ nội thất, thủy hải sản;

- Sản xuất giường tủ, bàn ghế;

- Sản xuất các sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm rạ, vật liệu bện tết;

- Sản xuất sợi, dệt vải, hàng đan, móc và hoàn thiện các sản phẩm dệt;

- Lữ hàng nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát karaoke, vũ trường);

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, căn hộ, khu vui chơi giải trí, chợ, siêu thị, mặt bằng trung tâm thương mại;

- Mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình;

- Tư vấn du học;

- Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa;

- Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;

vụ cho người nước ngoài thuê

1.3.3 Phòng Hành chính – Nhân sự

a) Chức năng, nhiệm vụ

Hiện nay phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) của Công ty cổ phần Hiền Đức gồm: Trưởng phòng HC-NS, nhân viên HC-NS và các bộ phận giúp việc khác

- Chức năng của phòng HC-NS có chức năng giúp quản lý của HĐQT, giúp việc điều hành của TGĐ công ty

 Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung

cơ quan;Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin; Phục vụ sự điều hành của lãnh đạo cơ quan;

 Công tác hậu cần: Tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế và mô trường…

- Nhiệm vụ của phòng HC-NS:

 Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp Theo dõi đôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình Sắp xếp lịch công tác tuần của HĐQT và TGĐ công ty;

 Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đình kỳ năm, quý, tháng;

 Biên tập báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản khác được HĐQT và TGĐ giao;

 Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục

vụ việc quản lý của HĐQT và TGĐ;

 Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do HĐQTvà TGĐ Công ty ban hành;

 Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty;

 Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi

công tác của lãnh đạo của Công ty với cấp trên và cơ quan, đoàn thể, cá nhân trong, ngoài Công ty Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó;

 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

 Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan Công ty;

 Đảm bảo cơ sở vật chất cho HĐQT, TGĐ và công ty;

 Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc Văn phòng Công ty;

 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

 Tiểu kết

Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần Hiền Đức và phòng HCNS Đồng thời đề cập đến các sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp tại công ty Việc tìm hiểu các thông tin cơ bản cũng như các quy định làm việc tại công ty giúp tôi hiểu được phần nào về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 2.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

2.1.1 Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng (theo Hán – Việt) đều là từ chỉ khu vực hoặc nơi làm việc với văn bản, giấy tờ, nơi tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý hành chính Hiện hay văn phòng( office) là từ phổ biến trên thế giới , được dùng để chỉ khu vực hoặc bộ phận qiarn lý hành chính của cơ quan tổ chức – doanh nghiệp

Văn phòng là nơi hoặc khu vực diễn ra các hoạt động quản lý hành chính( hoạt động tổ chức, điều hành) của các cơ quan doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, văn phòng là khu vực khác biệt với khu vực sản xuất ( nhà máy, công xưởng) và khu vực

Văn phòng là nơi làm việc của bộ máy lãnh đạo, quản lý (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc và các nhân viên hành chính), là trụ sở liên lạc

và giao dịch chính thức của doanh nghiệp với các cơ quan đối tác bên ngoài Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo, bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý Văn phòng cũng là nơi tổ chức thực hiện và theo dõi , kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý đã được ban hành Văn phòng còn là bộ phận tham mưu đắc lực cho các nhà quản lý, quản trị về những biện pháp để tổ chức, điều hành hoạt động qua của doanh nghiệp với vị thế đó, văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu” là bộ phận “ đầu não” của các doanh nghiệp

Ngoài ra, còn một số khái niệm khác : Văn phòng là thuật ngữ chỉ về một khu vực, vị trí văn phòng, toàn nhà mà trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau.Ngoài ra những cuộc hội họp, tổ chức của doanh ngiệp, gặp đối tác cũng có thể tổ chức trong văn phòng.Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần

của doanh nghiệp, thường gọi là văn phòng đại diện và chi nhánh văn phòng Trong văn phòng các nhân viên sẽ tiến hành làm công tác như đối nội, đối ngoại quản lý khách hàng, ngân sách và nguồn nhân lực

Chúng ta còn có thể hiểu văn phòng theo một khía cạnh khác Văn phòng

là phòng làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó, được bố trí, sắp xếp

và cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc Có thể đó

là văn phòng của một doanh nghiệp kinh doanh, văn phòng đại diện cơ quan, đơn vị nhà nước hoặc các tổ chức phi chính phủ

Các cơ quan, doanh nghiệp thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan, doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong

đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử

lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

 Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho lãnh đạo có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp đó

 Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học, người ra quyết dịnh phải nắm được nhiều lĩnh vực Phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khả năng của một con người Vì lý do đó, người lãnh đạo cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp Thông thường, theo cơ câu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chức năng Văn phòng sẽ giúp lãnh trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trướng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn

Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó, ràng buộc

- Chức năng giúp việc theo ngành:

Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban lãnh đạo doanh nghiệp Dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…

- Chức năng hậu cần:

Hoạt động của các doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp,

bố trí, quản lý

Các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất đều phụ thuộc vào đặc điêm và quy mô hoạt dộng của các doanh nghiệp Phục vụ một cách tiết kiệm

và có hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

 Tóm lại văn phòng là đầu não giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ Bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với

tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Giám đốc Công ty phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt, đề xuất những điều chỉnh khi cần thiết Làm các báo cáo, thống kê theo yêu cầu của Công ty

- Đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Ban Giám đốc Công ty, làm nhiệm vụ thư ký, bao gồm: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản, dự thảo thông báo kết luận và theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận của cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ trì

- Giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Thực hiện các công việc hành chính, văn thư, lưu trữ tại Công ty

- Xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt chương trình, kế hoạch họat động truyền thông của Công ty Tổ chức triển khai thực hiện sau khi được Giám đốc phê duyệt

- Chủ trì xây dựng và quản lý Website của Công ty Thường xuyên cập nhật, xử lý, biên tập bản tin trang Web; chủ động giới thiệu, quảng bá hình ảnh và đưa thông tin về hoạt động của Công ty

- Thực hiện công tác pháp chế của Công ty: Tiếp nhận, kiểm tra về nội dung, thể thức, thủ tục ban hành các văn bản hành chính và thanh tra pháp chế

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng, trình Giám đốc Công ty ban hành quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, theo dõi đánh giá kết quả thực hiện tại các đơn vị

- Thực hiện công tác lễ tân và khánh tiết, đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách hàng Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Công ty khi có yêu cầu và được Giám đốc phê duyệt

- Phối hợp với Công đoàn Công ty, các đơn vị liên quan và gia đình làm thủ tục tang lễ khi công chức, viên chức, lao động hợp đồng qua đời và thực hiện chế độ về việc hiếu, hỷ theo quy định hiện hành

- Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một cửa", ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, ) cho viên chức, các đơn vị tổ chức thuộc Công ty

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo qui định của pháp luật hiện hành và của Công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao

Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn phòng có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác Ví dụ với văn phòng của các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực hiện nhiệm vụ như: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch, thống

kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông…

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo

và quyền lực trong tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức.Các bộ phận chủ yếu trong văn phòng:

Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:

 Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan

Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

 Bộ phận tổng hợp: Tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

 Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

 Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của

cơ quan Phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan Tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan

 Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân

dự

 Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi

cơ quan

 Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng CVP chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng Giúp việc cho CVP là phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước CVP về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của CVP Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước CVP về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó

2.1.4 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

- Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc của Phòng, là người làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, các đoàn thể, Trưởng, Phó các Phòng/ban trong Công ty và khách hàng bên ngoài đến làm việc với Phòng Trong trường hợp cần thiết, CVP uỷ quyền cho Phó CVP làm việc thay Khi đó Phó CVP phải chịu trách nhiệm

trước CVP về công việc được giao

- Nhân viên của Phòng phải xử lý và giải quyết công việc đúng trình tự, thủ tục, phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền Nhân viên của Phòng không được cung cấp thông tin ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của

CVP, nhất là các thông tin về Công ty

- Mỗi nhân viên của Văn phòng phải hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp thể hiện trên các mặt: Tinh thần chủ động và trách nhiệm trước công việc; Nề nếp sinh hoạt công sở; Cách ứng xử, quan

hệ với đồng nghiệp và người đến làm việc; Quy trình giải quyết công việc và chế độ báo cáo; Chất lượng và hiệu quả thực thi nhiệm vụ được giao; Không ngừng học tập, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn

nghiệp vụ

- Mọi hồ sơ, văn bản trước khi ra khỏi Phòng phải được CVP xem xét, phê duyệt Đối với những hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực do Phó CVP phụ trách cũng cần được bàn bạc, trao đổi với CVP để biết và phê

duyệt

- Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc phải bảo đảm tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy định của Công ty, trừ những công việc được yêu cầu giải

quyết ở mức độ “khẩn”, “hỏa tốc”