THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAMAX

Nó sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó k

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành được bài Tiểu luận về đề tài: “Thực trạng về tổ chức và

hoạt động của văn phòng tại CTCP TAMAX” Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo bộ môn cũng như các giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đã giảng dạy và hướng dẫn trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu đề tài Mặc dù đã cố gắng để thực hiện tốt đề tài một cách hoàn chỉnh và hiệu quả nhất thế nhưng còn hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức không thể tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân chưa thấy được Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo để bài Tiểu luận được hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và Các nội dung nghiên cứu và kết quả này là trung thực Trong quá trình nghiên cứu có tham khảo và sử dụng một số nội dung , nhận xét, đánh giá của các tác giả và

cơ quan tổ chức khác đều có ghi nguồn gốc,chú thích rõ ràng

Nếu có bất kỳ sự gian lận nào trong quá trình nghiên cứu tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày 05 tháng 06 năm 2019

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 1

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Các phương pháp nghiên cứu đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp 4

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp 5

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 9

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 10

1.2.1 Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp 10

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) 17

2.1 Khái quát về CTCP TAMAX 17

2.1.1 Giới thiệu về CTCP TAMAX 17

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của CTCP TAMAX 17

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của CTCP TAMAX 18

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng CTCP TAMAX 19

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng tại CTCP TAMAX 19

2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 20

2.3 Hoạt động của VP tại CTCP TAMAX 20

2.3.1 Công tác tham mưu tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin 20

2.3.3 Công tác văn thư, lưu trữ 21

2.3.3 Công tác hậu cần 25

2.3.4 Một số hoạt động đặc thù 26

2.4 Nhận xét, đánh giá 28

2.4.1 Ưu điểm 28

2.4.2 Nhược điểm 30

2.4.3 Nguyên nhân 31

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CTCP TAMAX 33

3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự 33

3.1.1 Về tổ chức bộ máy 33

3.1.2 Về tổ chức về nhân sự 33

3.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT trong Văn phòng 34

3.2.1 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị 34

3.2.2 Ứng dụng CNTT trong văn phòng 35

3.3 Nhóm giải pháp đặc thù 36

PHẦN KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

PHỤ LỤC 40

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong các diễn biến phức tạp của tình hình quốc tế và tác động đa chiều của nền kinh tế, Việt Nam cần có cái nhìn tỉnh táo, cân bằng để nắm rõ các lợi ích, phát triển các tổ chức sao cho phù hợp để đưa nền kinh tế được phát triển

và lớn mạnh hơn Đặc biệt, hiện nay các lọai hình doanh nghiệp ở Việt Nam có tầm quan trọng nhất định với nền kinh tế nước nhà, doanh nghiệp là một yếu tố chiếm phần trăm rất lớn quyết định đến chuyển dịch các cơ cấu lớn của nền kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cơ cấu ngành kinh tế,

cơ cấu kinh tế giữa các vùng, địa phương

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch

ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp gồm các hình thức đa dạng khác nhau

Chính vì sự tác động mạnh mẽ của doanh nghiệp cho nên tôi đã quyết định tìm hiểu và nghiên cứu về đề tài: “Thực trạng của tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên

Ân (TAMAX)”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan về đề tài này.Trong đó có các bài khóa luận, báo cáo đưa ra một số giải pháp về văn phòng trong doanh nghiệp Tuy nhiên vẫn chưa có đề tài nào đi sâu vào việc nghiên cứu cụ thể trong lĩnh vực này

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu về thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng tại công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)

Về giới hạn và phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi văn phòng của công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Phân tích làm rõ thực trạng tổ chức và hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) Qua đó đánh giá những kết quả, hạn chế và đưa ra những nguyên nhân cơ bản, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao vai trò việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại công ty

5 Các phương pháp nghiên cứu đề tài

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có như: các luận văn, luận án, các khóa luận tốt nghiệp có liên quan đến đề tài

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng trong suốt quá trình làm đề tài Từ những tài liệu có sẵn và các nguồn thông tin tôi đã điều tra được, tôi đã phân tích và tổng hợp lại để làm rõ vấn đề

- Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp này rất cần thiết khi nhận định vấn đề

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tôi đã sử dụng các số liệu của công ty cũng như các văn bản, nội quy, quy định của văn phòng công ty

để từ đó sàng lọc thông tin cần thiết cho đề tài

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài được triển khai theo cấu trúc:

Chương 1 Khái quát chung về văn phòng doang nghiệp

Chương 2 Thực trạng của tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty

cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên

Ân (TAMAX)

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp

Khái niệm về doanh nghiệp có các quan điểm khác nhau như:

Theo quan điểm phát triển, được trích từ sách “Kinh tế doanh nghiệp” của D.Larua.A Caillat - Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992: “Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải Nó sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được ";

Còn xét trên quan điểm luật pháp: thì Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có

tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài sản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản

lý của nhà nước bằng các loại luật và chính sách thực thi

Theo định nghĩa của Viện Thống kê và Nghiên cứu kinh tế, doanh nghiệp

là một tổ chức kinh tế mà chức năng chính của nó là sản xuất của cải và dịch

vụ để bán Theo Luật Công ty Việt Nam ban hành năm 1999, doanh nghiệp là các đơn vị kinh doanh được thành lập với mục đích chủ yếu là thực hiện các hoạt động kinh doanh, đó là việc thực hiện một hay một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ hay thực hiện dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lời

Luật Doanh nghiệp Việt Nam được Quốc hội thông qua năm 2014 đã đưa

ra khái niệm về doanh nghiệp “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” Khái niệm doanh nghiệp theo đó được hiểu theo

nghĩa khá rộng rãi, đầy đủ và chặt chẽ

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp

a) Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người lao động

Tại thời điểm 01/01/2000 khu vực doanh nghiệp đã thu hút 3,194 triệu lao động, đến 01/01/2002 là 3,933 triệu lao động và 01/01/2003 là 4,658 triệu lao động Như vậy trong 3 năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp đã thu hút thêm 1,464 triệu lao động, nếu kể cả số tuyển dụng để thay thế trên 650 nghìn giảm do các nguyên nhân, thì số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào trong 3 năm là trên 2,1 triệu lao động, bình quân mỗi năm gần 700 nghìn lao động, là con số đáng kể trong yêu cầu tạo ra việc làm mới cho toàn xã hội Theo quy định của Bộ Lao động thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc giải quyết và đảm bảo việc làm cho người lao động

 Khi có nhu cầu nhân công lao động

Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch

vụ việc làm để tổ chức tuyển chọn người lao động

Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm giải quyết việc làm cho một

số đối tượng lao động đặc thù, trường hợp nhiều người cùng có đủ điều kiện tuyển dụng thì phải ưu tiên tuyển dụng lao động là thương, bệnh binh; con liệt

sĩ, con thương bệnh binh, con em gia đình có công; người tàn tật, phụ nữ, người

có quá trình tham gia lực lượng vũ trang, người tham gia lực lượng thanh niên xung phong, người đã bị mất việc làm từ một năm trở lên

Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, mọi hình thức sở hữu phải nhận một tỷ lệ người lao động là người tàn tật, lao động nữ vào làm việc Doanh nghiệp tiếp nhận số người lao động là người tàn tật vào làm việc thấp hơn tỷ lệ quy định thì hàng tháng phải nộp vào quỹ việc làm cho người tàn tật một khoản tiền theo quy định, nếu cao hơn thì khi sản xuất kinh doanh gặp khó khăn hoặc

có dự án phát triển sản xuất sẽ được xét cho vay vốn với lãi suất thấp hoặc được xét hỗ trợ từ quỹ việc làm Doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nữ thì được hưởng các chính sách ưu đãi, hỗ trợ của Nhà nước

Tuy chiếm tỷ trọng không cao trong tổng lao động toàn xã hội, nhưng lao động của khu vực doanh nghiệp lại là lực lượng chủ yếu tạo ra nguồn thu cho ngân sách Nhà nước và đóng góp lớn cho tăng trưởng GDP

Trong những năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh đã giải quyết được nhiều việc làm với thu nhập cao hơn cho người lao động Thu nhập cao và tăng nhanh của lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện và nâng cao mức sống chung của toàn xã hội và tham gia vào quá trình chuyển dịch cơ cấu lao động từ nông nghiệp sang các ngành phi nông nghiệp

b) Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định đến tăng trưởng cao của nền kinh tế

Năm 2002 tổng doanh thu thuần của khối doanh nghiệp đạt 1212 nghìn tỷ đồng, gấp 4,8 lần năm 1994 và gấp 1,5 lần năm 2000, trong đó khu vực doanh nghiệp nhà nước chiếm 51,3%, khu vực ngoài quốc doanh chiếm 30,1%, khu vực có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 18,7%

Lợi ích cao hơn mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại là tạo ra khối lượng hàng hoá và dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay thế được nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện và nâng cao mức tiêu dùng trong nước và tăng xuất khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho nền kinh tế

ổn định và phát triển những năm qua

c) Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cơ cấu trong nền kinh

tế quốc dân và trong nội bộ mỗi ngành

Ngày nay, khi các loại hình kinh tế trong doanh nghiệp phát triển đa dạng hơn, nhiều thành phần hơn, doanh nghiệp phát triển nhanh trong tất cả các ngành và ở khắp các địa phương đã tạo ra cơ hội phân công lại lao động giữa

các khu vực nông lâm nghiệp, thủy sản và sản xuất kinh doanh nhỏ của hộ gia đình là khu vực lao động có năng suất thấp, thu nhập không cao, chiếm số đông, thiếu việc làm sang khu vực doanh nghiệp, nhất là công nghiệp và dịch vụ có năng suất cao và thu nhập khá hơn Tỷ trọng ngành nông nghiệp đã giảm nhanh,

tỷ trọng công nghiệp trong GDP tăng nhanh, tỷ trọng dịch vụ chưa có biến động nhiều

Đến nay, đóng góp vào tăng trưởng của 2 ngành Công nghiệp và Dịch vụ chiếm khoảng 90% tăng trưởng toàn ngành kinh tế, cao hơn giai đoạn 2006-

2010 Năm 2016, ngành Dịch vụ đóng góp gần 50% vào tăng trưởng theo ngành

và cao hơn nhiều so với giai đoạn 2006-2010 với mức đóng góp 40%

Điều này chứng tỏ xu thế tiến bộ, phù hợp với hướng chuyển dịch cơ cấu trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nhằm góp phần nâng cao chất lượng tăng trưởng và củng cố tiềm lực kinh tế đất nước Để rõ hơn thì sau đây là bảng tỷ trọng GDP trong các nền kinh tế:

TỶ TRỌNG CƠ CẤU GDP TRONG CÁC NỀN KINH TẾ

Năm

Cơ cấu GDP (%) Nông nghiệp Công nghiệp Dịch vụ

Chuyển dịch cơ cấu ngành kinh tế đã làm thay đổi cơ cấu lao động nước

ta theo xu hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa Số lao động trong các ngành công nghiệp và dịch vụ ngày càng tăng, trong khi số lao động ngành nông nghiệp ngày càng giảm

Trong nội bộ cơ cấu kinh tế nông nghiệp, nông thôn cũng có sự chuyển dịch ngày càng tích cực Sự chuyển dịch cơ cấu trong ngành Nông nghiệp đã tác động tích cực đến chuyển dịch cơ cấu lao động xã hội nông thôn, mà biểu hiện rõ nhất là thúc đẩy nhanh chuyển dịch cơ cấu hộ nông thôn theo hướng ngày càng tăng thêm các hộ làm công nghiệp, thương mại và dịch vụ, trong khi

số hộ làm nông nghiệp thuần túy giảm dần

Đối với công nghiệp, cơ cấu ngành và cơ cấu sản phẩm đang có sự thay đổi để phù hợp hơn với nhu cầu của thị trường Ngành Công nghiệp chế biến tăng tỷ trọng, trong khi công nghiệp khai thác có chiều hướng giảm

Cơ cấu ngành kinh tế có sự chuyển dịch tích cực theo hướng mở cửa, hội nhập vào kinh tế toàn cầu, thể hiện ở tỷ lệ xuất khẩu/GDP (xuất khẩu/GDP) ngày càng tăng, nghĩa là hệ số mở cửa ngày càng lớn, từ 47% năm 2001 và lên trên 50% đến năm 2005

Có thể nói, quá trình chuyển dịch cơ cấu ngành kinh tế của Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau và đã mang lại những hiệu quả nhất định Chỉ sau 3 năm của thời kỳ phôi thai về kinh tế thị trường (1987-1989), nền kinh tế nước ta đã đạt được tốc độ tăng trưởng khá trong những năm 1990-

1997

Mọi mục tiêu của kế hoạch 5 năm 1991-1995 đều đạt vượt mức khá cao Giai đoạn 1991-1995, GDP bình quân tăng 8,2%/năm gấp đôi so với 5 năm trước đó Trong thời kỳ khủng hoảng tài chính tiền tệ ở các nước châu Á, tuy tốc độ tăng trưởng của nước ta có sự giảm sút, nhưng về cơ bản vẫn tránh được

“cơn bão” của cuộc khủng hoảng, để sau đó tiếp tục tăng quy mô GDP của đất

nước, tăng xuất khẩu, phát triển công nghiệp, trở thành một nước có tốc độ tăng trưởng cao trong khu vực và trên thế giới

d) Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội

Những năm gần đây, sản phẩm hàng hoá và dịch vụ do khối doanh nghiệp tạo ra ngày càng phong phú, đa dạng về chủng loại mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ được nâng lên, do đó đã giải quyết cơ bản nhu cầu tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ ngày càng cao của toàn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vật chất của dân cư và tăng nhanh lượng hàng hoá xuất khẩu Nhiều sản phẩm trước đây thường phải nhập khẩu cho tiêu dùng thì nay đã được các doanh nghiệp sản xuất thay thế và được người tiêu dùng trong nước tín nhiệm như: Ô tô, xe máy, phương tiện vận tải, các mặt hàng đồ điện, điện tử, may mặc, thực phẩm, đồ uống, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm phục vụ xây dựng,

Doanh nghiệp là khu vực chủ yếu tạo ra nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, nguồn thu này tăng nhanh trong những năm qua là điều kiện để đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phát triển các hoạt động xã hội công (y tế, giáo dục, xoá đói giảm nghèo, )

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp

Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2015, có các loại hình doanh nghiệp sau:

- Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong đó có công ty TNHH 1 thành viên

và công ty TNHH 2 thành viên trở lên)

- Doanh nghiệp nhà nước

- Công ty cổ phần

- Công ty hợp danh

- Doanh nghiệp tư nhân

- Nhóm công ty (Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, tổng công ty)

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế,

bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính ), Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của

Hay có thể hiểu một cách chung nhất: “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.”

Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng doanh nghiệp còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu

Văn phòng doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các đơn vị chuyên môn khác Thế nhưng, do các loại hình doanh nghiệp mà theo đó thì văn phòng cũng có các cách tổ chức khác nhau:

- Văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam, văn phòng tập đoàn FPT,…)

- Với doanh nghiệp có quy mô nhở hơn thì văn phòng được gọi là VP (hoặc VP – Nhân sự),…

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Dựa trên những quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng thì văn phòng doang nghiệp có những chức năng chính như sau:

- Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa chọn quyết định quán lý tối ưu phục vự cho mục tiêu hoạt dộng của cơ quan, tổ chức

đó

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người

Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý

Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý

sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp

Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên

cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận

- Chức năng giúp việc theo ngành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị: Mỗi cơ quan, đơn

vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau

Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai, thực hiện các kế hoạch đó

- Thu thập xử lý: Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết

dinh kịp thời và đúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều

nguồn khác nhau Việc thu thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có

bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Các thông tin, công văn, giấy

tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo những kênh thích hợp đề sau đó chuyển phát đi hay lưu trữ Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu nhận,

xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Thông tin được thu thập đầy

đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở

để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý

- Tư vấn về văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và phương tiện lưu

trữ và truyền đạt các quyết định quản lý Văn phòng trự giúp cho thủ trưởng về công tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ

tục theo quy định

- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý: Văn phòng,

thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định của lãnh đạo Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định

đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo,

đề xuất các biện pháp khắc phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp: Văn phòng chịu trách nhiệm trong

công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan, đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân

- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản: Nếu không có bộ phận

chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm

quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

- Tổ chức công tác bảo vệ: Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng

có thể có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức

khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù

hợp

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp

- Trưởng phòng (Chánh VP – Nhân sự): Phụ trách và điều hành chung các

hoạt động của phòng

- Phó phòng (Phó chánh VP – Nhân sự): giúp việc cho trưởng phòng và

phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của trưởng phòng

- Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị;

rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp Quản

lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm trong nước và quốc tế

- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc thực

hiện các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh nghiệp Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân sự Xây dựng chế độ, chính sách, quy định,

kế hoạch về nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn doanh nghiệp theo quy định Giải quyết tranh chấp lao động

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử dụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp

- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kế hoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Kế toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản trị phục

vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân, Quan hệ khách hàng

- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy Tổ chức nhà ăn tập thể

- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ

trưởng Đảm bảo giờ giấc giấc, an toàn lao động

- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính, website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp

- Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài, đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp

ở từng giai đoạn Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các dự án đầu

tư

 Tiểu kết chương 1

Chương 1 tôi đã trình bày các cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp như: Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp Để từ đó làm tiền đề cho chương 2 khai thác các thực trạng của văn phòng CTCP TAMAX

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) 2.1 Khái quát về CTCP TAMAX

2.1.1 Giới thiệu về CTCP TAMAX

CTCP XD, cung ứng nhân lực và XNK Thiên Ân viết tắt là TAMAX là công ty cổ phần với được Bộ Lao động – Thương binh và xã hội cấp phép hoạt động vào ngày 10 tháng 04 năm 2014

Địa chỉ số 172 Nguyễn Tuân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại: 04.3557.1300

Mã số Doanh nghiệp: 0104953705

Công ty thuộc hình thức CTCP, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tên công ty viết bằng nước nước ngoài: THIEN AN CONSTRUCTION, MANPOWER SUPPLY AND IMPORT – EXPORT JOINT STOCK COMPANY

Logo công ty: [Xem phụ lục 01]

 Hội đồng Quản trị Công ty quyết định việc thành lập, hoạt động hay chấm dứt hoạt động của chi nhánh, VP đại diện công ty

 Công ty với vốn điều lệ và vốn bằng tiền mặt là 8.000.000.000 đồng (Tám tỷ đồng VNĐ)

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của CTCP TAMAX

- Ban lãnh đạo : Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, Chủ tịch hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và 03 Phó Tổng Giám đốc trong đó:

 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Hà Nội;

 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Thanh Hoá;

 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối phòng ban của Tổng công ty;

Công ty có tổng cộng có 7 phòng trực thuộc, mỗi phòng đều có 01 Trưởng phòng và từ 1-2 Phó phòng và nhân viên

- Phòng kế toán, tài chính;

- Phòng Xuất khẩu lao động:

 Bộ phận Xuất khẩu lao động;

 Chi nhánh tại Hà Nội

 Chi nhánh tại Thanh Hoá

Các VP đại diện tại: Nghệ An; Hà Tĩnh; TP Hồ Chí Minh

Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của CTCP TAMAX [Xem phụ lục 02]

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của CTCP TAMAX

Ký kết các hợp đồng liên quan đến việc người lao động đi làm việc ở nước ngoài; tuyển chọn lao động;

Dạy nghề, ngoại ngữ cho người lao động; tổ chức bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;

Thực hiện Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

Quản lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động đi làm việc

ở nước ngoài;

Thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

Thanh lý hợp đồng giữa công ty, tổ chức sự nghiệp và người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

Các hoạt động khác của tổ chức, cá nhân có liên quan đến người lao động

đi làm việc ở nước ngoài

Nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là kích thích, xây dựng các mục tiêu chung và hoàn thành nó thông qua các thành viên Tại TAMAX, nhiệm vụ của công ty thật ngắn gọn: Công ty muốn trở thành doanh nghiệp tốt nhất trên toàn lãnh thổ Việt Nam và khu vực trong việc tuyển chọn, đào tạo và cung ứng nguồn lao động cho các đối tác nước ngoài

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng CTCP TAMAX

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng tại CTCP TAMAX

 Cán bộ văn thư, lưu trữ: 04 người;

 Chuyên viên: 03 người;