xây dựng cổng thông tin đào tạo trường đại học hà nội

xây dựng cổng thông tin đào tạo trường đại học hà nội xây dựng cổng thông tin đào tạo trường đại học hà nội xây dựng cổng thông tin đào tạo trường đại học hà nội xây dựng cổng thông tin đào tạo trường đại học hà nội

B ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ N ồi ■ _ ■ ■

BÁO CÁO ĐÈ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CÁP TRƯỜNG

TÊN ĐÈ TÀI:

XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐÀO TẠO

CHỦ NHIỆM ĐÈ TÀI:

NGUYẼN HOÀNG DƯƠNG

B ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỌI■ ■ ■

BÁO CÁO ĐÈ TÀI

TÊN ĐÈ TÀI:

XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐÀO TẠO

THƯ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI

HANOI UNIVERSITY LIBRARY

W ĩ ồ

CHỦ NHIỆM ĐẺ TÀI:

NGUYỄN HOÀNG DƯƠNG

Mục lục■ ■

1 Danh sách nhũng người thực hiện đề tà i 4

2 Thời gian thực h iện 4

3 Tính cấp thiết của đề tà i 4

4 Muc tiêu của đề t à i 5•

5 Cách tiếp cận, phương pháp và phạm vi nghiên cứ u 6

5.1 Kỳ thuật và công cụ thực hiện 6

5.1.1 Cấu trúc logic hệ thống 6

5.1.2 Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng trên cơ sở RƯP 7

5.1.3 Công cụ thiết kế - Rational Rose 9

5.1.4 Hệ điều hành 9

5.1.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu - MS SQL Server (2000, 2005, 2008) 10

5.1.6 Công cụ phát triển - VB, ASP.NET, Crystal Report 10

5.1.7 Công cụ thiết kế giao diện - Visual Studio.NET 12

5.1.8 Giải pháp kết nối cơ sở dữ liệu - SQL Server NET Data Provider 13

5.2 Phương pháp và phạm vi nghiên cứu 13

5.2.1 Nhóm nghiên cứu cơ sở lý thuyết 13

5.2.2 Nhóm nghiên cứu cơ sở thực tiễn 13

5.2.3 Nhóm nghiên cứu các công cụ hỗ trợ hệ thống 14

5.2.4 Nhóm nghiên cứu triển khai 15

5.3 Quá trình nghiên cứu 15

5.3.1 Khảo sát nhu cầu sinh viên 15

5.3.2 Khảo sát nhu cầu, quy trình nghiệp vụ Khoa và Bộ môn 16

5.3.3 Khảo sát nghiệp vụ Phòng Đào tạo 17

5.3.4 Khảo sát nhu cầu nghiệp vụ Phòng Tài chính - Ke toán 18

5.3.5 Nghiên cứu Quy định về đào tạo 18

6 Bộ yêu cầu về c ổ n g thông tin 19

7 Tiến đô thưc hiên 20• • •

8 Dự kiến sản phẩm và địa chỉ ứng dụng 21

9 Kết quả thực tiễn đạt được 21

9.1 Đối với sinh viên trong trường 21

9.3 Đối với Nhà tr ư ờ n g 22

10 Mô hình hệ thống triển khai 23

10.1 Thông báo, tin tức toàn trường 23

10.2 Tuyển sinh đại học 24

10.3 Thông tin cá n h ân 24

10.4 Thông tin lớp học 25

10.5 Chương trình đào tạo 26

10.6 Thông tin học phí 26

10.7 Thông tin th i 27

10.8 Kết quả học tập 27

10.9 Thủ tục hành chính 28

10.10 Cựu sinh viên 29

10.11 Đăng ký học 30

10.12 Thông tin Ký túc xá 32

10.13 Thông tin Ngoại trú 32

10.14 Các tiện ích khác 33

10.15 Module quản trị hệ thống 34

10.16 Thành phần lớp dữ liệu 34

10.17 Cách cài đặt và cấu hình 37

ỉ 1 Kết luận và kỉến nghị 44

Tài liệu tham khảo chính 46

1 Danh sách những người thực hiện đề tài

3 Tính cấp thiết của đề tài

Trong quá trình học tập, nhu cầu biết và được cung cấp thông tin liên quan là một nhu càu càn tliiét cùa sinh viên Theo truyèn thống, sinh viên có thể tham khảo thông tin tại Phòng đào tạo, Khoa theo học và bộ môn chung Tuy nhiên, khi sinh viên cần biết một thông tin nào đó thì thường mất thời gian và trải qua nhiều giai đoạn (ví dụ: Phòng đào tạo cần thông báo lại phải gửi xuống Khoa ) Công việc của các đơn vị phải giải quyết rất nhiều mà không đáp ứng được hết và kịp thời nhu cầu của sinh viên

Xu hướng đào tạo hiện nay đang chuyển dần sang hướng đào tạo theo tín chỉ

Do vậy việc đăng ký học của sinh viên là một vấn đề lớn cần được giải quyết Hiện nay nhà trường tuy chỉ áp dụng đào tạo theo tín chỉ một phần nhưng việc đăng ký học của sinh viên gặp nhiều khó khăn và thường xuyên xảy ra sự trùng lịch học.Mặt khác, hiện nay nhà trường đã ứng dụng hệ thống thông tin quản lý đào tạo (gồm module quản lý điểm, quản lý tài chính, kết quả học tập ) Các thông tin đó

cho sinh viên là việc làm cần thiết nhằm giúp sinh viên chủ động hơn về thông tin về tài chính và kế hoạch học tập của mình Việc làm đó đồng nghĩa với cán bộ khoa và

bộ môn sẽ giảm bớt công việc thực hiện (ví dụ như phải giải quyết cho sinh viên những trường hợp thay đổi lóp học, thay đổi lịch học, xin không học môn học đã đăng ký, quản lý điểm và trả điểm cho khoa quản lý sinh viên )

Xét thấy khả năng ứng dụng cao và nhu cầu thực tế trong bối cảnh toàn trường, trung tâm Công nghệ Thông tin nghiên cứu và xây dựng cổng tổng hợp thông tin dựa trên Hệ thống thông tin quản lý đào tạo cổng sau khi thiết lập sẽ chạy trên nền tảng webbase, cơ sở dữ liệu SQL nhằm giải quyết bài toán cụ thể trên

Xây dựng cổng thông tin đào tạo phải đạt các mục tiêu quan trọng sau:

■ Cung cấp thông tin toàn cảnh liên quan đến học tập của sinh viên (những điều cần biết, lịch thi, tình hình đóng học phí, kết quả học tập, cựu sinh viên, theo dõi ngoại trú, nội trú

■ Nhanh chóng, thuận tiện, thiết thực và dễ dùng (cán bộ chuyên trách chỉ cần tập huấn 01 buổi là có thể Quản trị và dùng được chương trình;

sinh vicn ycu thích sử dụiig);

■ Giúp sinh viên chủ động hơn trong kế hoạch học tập: đăng ký môn học trực tuyến, tổng kết các lưu ý về học tập Qua đó giảm thiểu và tự động hóa dần các công việc liên quan đến Phòng ban chức năng;

■ Có kênh thông tin để phản hồi (tự động gửi phản hồi về E-mail của cán

bộ chuyên trách);

■ Cổng tự động lấy thông tin từ hệ thống quản lý sinh viên, tổng hợp và nhắc nhở sinh viên Qua đó một phần nâng cao hiệu quả sử dụng của

hệ thống hiện có và khẳng định tính đúng đắn, phản hồi của thông tin;

■ Quản lý sinh viên nội, ngoại trú;

■ Giản tiện các thủ tục hành chính đối với sinh viên;

■ Thông kê được tình hình ra trường, việc làm của cựu sinh viên;

■ Giúp phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập của con em mình;

■ Phục vụ tốt công tác quản lý của nhà trường

5 Cách tiếp cận, phương pháp và phạm vi nghiên cứu

5.1 Kỹ thuật và công cụ thực hiện

5.1.1 Cấu trúc logic hệ thống

Hệ thống được chia thành bốn tầng logic chính như sau:

Tầng giao diện Web: Tầng này cung cấp giao diện truy nhập cho người sử dụng Các giao diện này có thể là giao diện nhập dữ liệu mới, cập nhật dữ liệu đã có, đưa vào các điều kiện tra cứu và thể hiện kết quả tra cứu

Tầng Business Facade: Tầng Bussiness Facade được coi như một lớp cô lập, cách ly lớp giao diện người dùng với các hàm thực hiện các chức năng nghiệp vụ ở các lớp bên trong Tầng này còn có chức năng làm sạch dữ liệu trước khi đưa dữ liệu xuống tầng Bussines Rules

Tầng Bussỉness Rules: Tầng nghiệp vụ sử dụng các phép xử lý dữ liệu theo các luật nghiệp vụ đã được quy định Các luật nghiệp vụ có thể là các quy tắc tính toán, các chính sách nghiệp vụ ban hành Các công việc xử lý dữ liệu sẽ được chia thành các mô đun đảm nhiệm các nhiệm vụ chuyên biệt, tạo thành các dịch vụ dùng chung.Tầng Data Access: Tầng truy nhập dữ liệu đảm nhiệm mọi nhiệm vụ liên quan đến việc trích xuất dữ liệu hoặc ghi sổ liệu vào trong các cơ sở dữ liệu hoặc được quản trị bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó Tầng nghiệp vụ hoàn toàn không cần biết về nơi thực sự lưu giữ các dữ liệu cũng như cách thức giao tiếp với hệ quản trị CSDL Các dịch vụ tầng truy nhập dữ liệu cũng được xây dựng trong các mô đun

mã chương trình riêng biệt Khi có sự thay đổi về dạng dữ liệu hay thậm chí cả hệ quản trị CSDL, chỉ cần sửa lại các mô đun truy nhập dữ liệu này, mọi thành phần khác của hệ thống không bị thay đổi theo

Với kiến trúc client/server 4-tầng có thể xây dựng các hệ thống chức năng có độ

khác nhau, chẳng hạn nếu ở tầng truy nhập dữ liệu cần có một bộ máy xử lý, tổng hợp số liệu có hiệu quả với tốc độ cao thì tầng giao diện cần cung cấp cho người sử dụng những giao diện thân thiện, tiện lợi và có hình thức đẹp Sự độc lập tương đối giữa các tầng cho phép lựa chọn những sản phẩm, công nghệ tốt nhất cho từng tầng

và tổ chức chương trình có tính mô đun hoá cao Nó cũng cho phép tích hợp dễ dàng

hệ thống đang phát triển với các hệ thống sẵn có

Data Access Các lóp (tói lUỌqg quimlý (ãcnic vụiruy cậpCSD L òm ủt thíp

Sơ đồ logic các thành phần chính của Website với kiến trúc clienưserver

5.1.2 Phương pháp phân tích và thiêt kê hướng đối tượng trên cơ sở RUP

Hiện nay nhiều công ty tại Việt Nam vẫn phát triển phần mềm theo phương pháp thiết kế truyền thống đã có từ hơn 25 năm nay Đây là một vấn đề cấp bách cần phải điều chỉnh Nếu chúng ta không cập nhật, thay đổi phương pháp tiếp cận, chúng

ta sẽ không thể đạt được mục đích là sản xuất được những hệ thống hoàn chỉnh, có

độ phức tạp cao như phần lớn các nhu cầu hiện nay đang đòi hỏi

Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng trên cơ sở RUP là một

phương pháp tiếp cận bài toán theo nguyên tắc vừa đi vừa học được xây dựng nên

bởi Grady Booch, Ivar Jacobson và James Rumbaugh Nó dựa trên 6 nguyên tắc chính

■ Phát triển theo phương pháp lặp tăng dần;

■ Quản lý các yêu cầu;

■ Sử dụng kiến trúc thành phần;

■ Quản lý các thay đổi

Phương pháp này cung cấp một nguyên tắc tiếp cận nhằm phân bổ nhiệm vụ cũng như trách nhiệm cho các thành viên trong tổ chức phát triển phần mềm Mụcđích của nó là đảm bảo rằng nhà sản xuất phần mềm sẽ đưa ra được một sản phẩmphần mềm có chất lượng cao, thoả mãn được những nhu cầu của người sử dụng với một sự ước lượng chính xác về kinh phí cũng như thời gian dành cho sản phẩm đó

D iscip H n tM

Business Modeltna

Reauirements Analvsis & Desian Imntementatton

Deolovment

Configuration 8t Chanoe Momt Project Manaqement

Mô hình trên cho ta thấy kiến trúc tổng thể của RƯP Nó bao gồm hai trục chính

■ Trục nằm ngang thể hiện thời gian, cho thấy chu kỳ sống của một tiến trình công việc

■ Trục thẳng đứng thể hiện các nguyên tắc, đó là một nhóm các hoạt động cần phải thực hiện khi xây dựng một sản phẩm phần mềm

Dựa vào mô hình trên ta có thể thấy được mức độ ưu tiên của các công việc vào từng thời điểm Ví dụ trong những vòng lặp ban đầu chủng ta chú trọng nhiều hơn tới việc thu thập yêu cầu, còn trong những vòng lặp tiếp theo chúng ta tiêu tốn nhiều thời gian hơn vào vấn đề thực hiện triển khai.

5.1.3 Công cụ thiết kế - Rational Rose

Rational Rose là một công cụ mạnh trợ giúp cho việc phân tích và thiết kế hướng đối tượng được phát triển bởi hãng Rational Rational Rose giúp ta mô hình hoá hệ thống trước khi bắt tay vào lập trình, do đó ta có thể hình dung được hệ thống một cách cụ thể từ khi khởi tạo tới khi kết thúc dự án

Những mô hình được xây dựng bởi Rose là một bức tranh toàn cảnh về hệ thống Nó có thể tạo lập tất cả các biểu đồ theo ngôn ngữ mô hình hoá trực quan ƯML như biểu đồ Use case, Sequence, Collaboration, Class Nó giúp ta mô tả một cách chi tiết những thành phần và sự hoạt động của hệ thống Do đó người lập trình có thể sử dụng nó như là một bản thiết kế trong suốt quá trình tiến hành xây dựng hệ thống

Mô hình hoá hệ thống đưa ra cho chúng ta một qui trình làm việc theo phương pháp:

Theo phương pháp này tất cả các thành viên tham gia dự án có thể cùng tham gia thảo luận về thiết kế của hệ thống trước khi bắt tay vào lập trình, do đó các thành viên trong hệ thống có thể tránh được việc hiểu nhầm yêu cầu bài toán đặt ra

5.1.4 Hê điều hành

Web Server/Application Server, Database Server và Certificate Server sử dụng hệ điều hành Windows 2000 Server Windows 2000 Server là một hệ điều hành có tính ổn định, linh hoạt và bảo mật cao với các tính năng nâng cao về mạng, ứng dụng và các dịch vụ Web Windows 2000 Server cung cấp các công cụ quản trị mềm dẻo và thuận tiện, là một nền tảng đáng tin cậy cho các ứng dụng

5.1.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu - MS SQL Server (2000, 2005, 2008)

Cơ sở dữ liệu quan hệ SQL Server là một RDBMS tiên tiến và thông dụng nhất Được bổ sung rất nhiều tính năng mới với nhiều cải tiến về tốc độ và chất lượng:

■ Data Warehousing với Analysis Service;

■ Tích hợp XML;

■ sẵn sàng cao và Bảo mật;

công cụ quen thuộc: SQL, Visual Basic, Visual C++, NET

SQL Server 2000 hỗ trợ đặc biệt cho việc xử lý nhiều loại dữ liệu:

5.1.6 Công cụ phát triển - VB, ASP.NET, Crystal Report

VB NET:

VB NET là một ngôn ngữ lập trình nằm trong bộ công cụ Visual Studio NET, một sản phẩm chiến lược của hãng Microsoft VB NET là một ngôn ngữ lập trình tiên tiến trợ giúp một cách hữu hiệu cho các lập trình viên trong việc xây dựng các ửng dụng trên nền Microsoft NET một cách nhanh chóng và tiện lợi

Hiệu suất và an toàn:

■ Hỗ trợ tất cả các chuẩn hiện tại về lập trình trên Web như HTTP, XML, SOAP;

■ Giảm thiểu các lỗi nghiêm trọng;

■ Giảm thiểu chi phí cho việc phát triển phần mềm với công cụ hỗ trợ tích hợp trong việc xác định phiên bản

Mạnh, tiện dụng và linh hoạt:

■ Dễ dàng trong việc xây dựng các chức năng của phần mềm ứng dụng

từ các qui trình nghiệp vụ;

■ Tính tương tác cao, cung cấp cơ chế hỗ trợ nội tại cho COM và Windows based API;

■ Hỗ trợ UNICODE một cách toàn diện

Crystal Report for Visual Studio NET:

Crystal Report for Visual Studio NET là một công cụ tạo báo biểu chuẩn của Visual Studio NET Nó đem lại cho người lập trình khả năng tạo lập các báo biểuphức tạp có độ chuyên nghiệp cao Thay bằng việc phải lập trình, lập trình viên cóthể sử dụng Crystal Report Designer để tạo lập và định dạng các báo biểu Cơ chế

xử lý báo biểu rất mạnh của Crystal Report sẽ tự động xử lý các khai báo về định dạng, nhóm thông tin hay các biểu đồ mà lập trình viên đưa ra

Trong Visual Studio NET ta có thể tạo mới một báo biểu hay chèn một báo biểu sẵn có vào ứng dụng Ta có thể giữ các báo biểu đó trên máy hoặc đưa chúng lên Web Service trên Web Server phụ thuộc vào việc chúng ta đang phát triển một ửng dụng Windows hay ứng dụng Web

ASP.NET:

ASP.NET là một nền tảng hướng đối tượng hoàn hảo cho việc phát triển các ững dụng Web ASP.NET đưa ra một môi truờng phát triển thống nhất cung cấp các dịch vụ cần thiết cho việc xây dựng các ứng dụng Web Bên cạnh việc hoàn toàn

tương thích về củ pháp với ASP, ASP.NET còn cung cấp một mô hình và nền tảng lập trình mới làm tăng tính bảo mật, độ linh hoạt và ổn định của các ứng dụng.

ASP.NET dựa hoàn toàn trên môi trường NET, do đó ta có thể phát triển ứng dụng trên bất cứ ngôn ngữ tương thích NET nào như VB.NET, C#.NET hay JScrip.NET Thêm vào đó các ứng dụng đuợc viết bàng ASP.NET có thể sử dụng toàn bộ các lớp thư viện nền trong NET Framework như việc quản lý môi trường

•NET (CLR), Type Safety, kế thừa

ASP.NET được xây dựng với một bộ công cụ thiết kể giao diện theo kiểu WYSIWYG Với Microsoft Visual Studio NET, người sử dụng không những dễ dàng hơn trong việc xây dựng các ứng dụng trên Web mà còn có thể sử dụng được các tính năng thiết kế giao diện vô cùng thuận tiện mà bộ công cụ này cung cấp như việc kéo thả các Control vào các trang Web và Debugging chương trình một cách dễ dàng

ASP.NET thừa hưởng được tất cả sự vượt trội về hiệu suất và tốc độ của NET Framewrok, hơn hẳn ASP và các nền tảng phát triển ứng dụng Web khác Tất cả các

mã nguồn của ASP.NET đều được biên dịch (dịch một lần ra mã nguồn rồi chạy) chứ không phải thông dịch (chạy đến đâu dịch đến đó) như các ngôn ngữ phát triển Web khốc, do đó cho phép licn két sớm, phân loại nhanh và đưực dịch ra native code, điều đó dẫn đến sự cải thiện đáng kể về tốc độ

ASP.NET còn hỗ trợ một cơ chế Caching cho phép tăng tốc các truy cập của người sử dụng, làm giảm truy nhập tới cơ sở dữ liệu, do đó làm tăng hiệu năng chung của toàn bộ hệ thống

5.1.7 Công cụ thiết kế giao diện - Visual Studio.NET

Với khả năng thiết kế giao diện một cách trực quan với các công cụ mạnh và tiện dụng, Visual Studio.NET là một công cụ lý tưởng trong việc xây dựng các nguyên mẫu giao diện chương trình

5.1.8 Giải pháp kết nối cơ sở dữ liệu - SQL Server NET Data

Provider

SQL Server Net Data Provider sử dụng một giao thức riêng để giao tác với SQL Server Việc sử dụng SQL Server Net Data Provider đem lại hiệu năng rất cao bởi vì SQL Server Net Data Provider cung cấp một đường truy nhập trực tiếp tới SQL Server mà không cần qua một lớp trung gian như OLE DB hay ODBC

Hình vẽ dưới đây mô tả sự khác biệt giữa SQL Server NET Data Provider và OLE DB NET Data Provider

5.2 Phương pháp và phạm vi nghiên cứu

Trong khuôn khổ đề tài, nhóm tác giả sử dụng 4 nhóm phương pháp nghiên cứu chính (Nhóm nghiên cứu cơ sở lý thuyết; Nhóm nghiên cứu cơ sở thực tiễn; Nhóm nghiên cứu các công cụ hỗ trợ hệ thống; Nhóm nghiên cứu triển khai) được trình bày

cụ thể dưới đây

5.2.1 Nhóm nghiên cứu cơ sở lý thuyết

Nhiệm vụ chính là nghiên cứu công nghệ, phương pháp xây dựng và tích hợp cổng thông tin với Hệ thống Quản lý sinh viên có sẵn do Trung tâm Công nghệ Thông tin xây dựng Trên cơ sở đó phân tích điểm mạnh, điểm yếu, tính sẵn sàng kết nối và làm chủ hoàn toàn hoạt động của cổng thông tin đề xuất phương án là xây dựng hệ thống cổng thông tin hoàn toàn mới sử dụng các kỹ thuật và công cụ hỗ trợ

đã nêu ở mục 5.1 đảm bảo các mục tiêu đề ra của dự án

5.2.2 Nhóm nghiên cứu cơ sở thực tiễn

Nhiệm vụ chính là điều tra nhu cầu sử dụng, chức năng cổng thông tin của các Phòng ban chức năng cũng như sinh viên đang học trong trường

SQL Server NET Data Provider

I OLE ĐB Service Component

‘ o le DB Provider

Microsoft SQL Server 7.0 or later

Bên cạnh đó nhóm cũng phải nghiên cứu kỹ các quy định của Bộ giáo dục và nhà trường về đào tạo Các quy định đó bao gồm các điều kiện để sinh viên được thi, dược tốt nghiệp, được đăng ký môn học (có cả điều kiện tiên quyết) Khi thể hiện trong hệ thổng đó chính là các ràng buộc mà hệ thống bắt buộc phải tuân theo và thực hiện đưa ra kết quả tổng hợp đúng.

Hiện nay nhà trường đang thực hiện việc đào tạo theo hình thức bán tín chỉ, sinh viên của các khoa riêng biệt có thể đăng ký học cùng nhau những môn chung Điều

đó khiến các bộ môn chung, nếu quản lý kiểu thủ công, không qua hệ thống tập trung sẽ thiếu thông tin về sinh viên Ví dụ như việc sinh viên có đủ điều kiện học môn đăng ký không, quản lý điểm và trả lại kết quả học tập cho các khoa quản lý sinh viên như thế nào, việc đóng học phí ra sao

Kết quả nghiên cứu đã chỉ rõ cần phải có cổng thông tin cung cấp toàn cảnh thông tin đào tạo góp giảm bớt áp lực làm việc của các khoa nhất là trong việc đăng

ký học

5.2.3 Nhóm nghiên cứu các công cụ hỗ trợ hệ thống

Bao gồm việc nghiên cứu các công cụ hỗ trợ phát triển hệ thống, việc sử dụng các công cụ lập trình và thiết kế cơ sở dữ liệu Trên kết quả đạt được chuyển giao công nghệ cho toàn bộ cá nhân tham gia đề tài để dễ dàng theo dõi thực hiện công việc được giao

Việc nâng cấp thứ hạng trên mạng cho cổ n g thông tin cũng là điều cần thiết Để Iíàm được điều đó nhóm nghiên cứu này đã tìm hiểu công nghệ “nhồi” Metadata vào trang web, sự hoạt động của SEO (Search Engine Optimization - thủ thuật tối ưu hóa tìm kiếm) và cách viết chương trình như thế nào để đạt được điều đó

Ngoài ra cổng thông tin còn có tiện ích tra cửu điểm của các kỳ thi trên file Excel do phòng đào tạo cung cấp, các biểu mẫu chứng nhận sinh viên (giao tiếp qua chuẩn XM L ) Do đó, việc sử dụng tiện ích như Excel, SmartDraw, chuẩn XML cũng được nhóm nghiên cứu đề cập

5.2.4 Nhóm nghiên cứu triển khai

Nhiệm vụ chính của nhóm là tổng hợp toàn bộ kết quả của 3 nhóm trên đế đưa

ra được các yêu cầu chung về hệ thống (chức năng, giao diện), quyết định công cụ dùng chính trong quá trình phát triển và quản lý tiến độ thực hiện

5.3 Quá trình nghiên cứu

5.3.1 Khảo sát nhu cầu sinh viên

Qua khảo sát nhu cầu khai thác thông tin của sinh viên và phụ huynh, nhóm nghiên cứu nhận thấy nhu cầu khai thác thông tin như sau:

■ Đối với thí sinh và phụ huynh: nhu càu tra cứu các thông tin như những điều cần biết; điểm trúng tuyển, đề thi và đáp án của các năm trước Những thông tin này giúp thí sinh quyết định có nên thi vào trường hay không và thi vào ngành nào Qua kênh thông tin này góp phần nâng cao được hiểu biết của thí sinh đối với nhà trường

■ Thí sinh khi đã đăng ký dự thi vào trường: nhu cầu tra cứu thông tin về phòng thi (Giấy báo dự thi), tra cứu địa điểm thi, sơ đồ điểm thi (nhằm giúp cho thí sinh và gia đình đỡ vất vả tìm kiếm) và khi đã thi xong việc tra cứu kểt quả thi, thứ hạng, điếm trúng tuyển, danh sách trúng tuyển là thông tin rất được quan tâm

■ Đối với sinh viên đang học trong trường: nhu cầu tra cứu và quản lý thông tin liên quan trong suốt quá trình học tập Các thông tin đó như

là khung chương trình đào tạo, kết quả học tập, các khoản phải nộp, các khoản đã nộp, danh sách các lớp mà sinh viên tham gia Khi nhà trường chuyển dần sang hình thức đào tạo theo tín chỉ (như trong thời điểm hiện tại là đào tạo bán tín chỉ) thì việc tránh xung đột thời gian học và chủ động được trong việc đăng ký và học các môn chung là vấn

đề được sinh viên quan tâm nhất Một vấn đề sinh viên cũng rất quan tâm là khi cần giải quyết một thủ tục hành chính thì sẽ làm như thế nào, các bước thực hiện ra sao và mẫu đơn được trình bày như thế nào?

■ Đối với phụ huynh học sinh nhu cầu cần thiết nhất là theo dõi được tình hình học tập, tình hình tài chính của con em mình ra sao để có thể chủ động trong việc chuẩn bị tài chính cho hợp lý

■ Yêu cầu về quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú trong công tác quản lý sinh viên của nhà trường là hết sức cần thiết

■ Đối với sinh viên tốt nghiệp ra trường thì điều mong muốn là có thế biết được tình hình của bạn bè ra sao, công việc như thế nào và khi có việc cần thiết thì liên lạc với nhà trường qua các kênh thông tin nào Bên cạnh đó hệ thống có thể gửi E-mail tự động đến các cựu sinh viên trong trường hợp cần thiết (thông báo họp Trường, điều tra nghề nghiệp)

5.3.2 Khảo sát nhu cầu, quy trình nghiệp vụ Khoa và Bộ môn

Đối với các khoa bộ môn khi tổ chức cho sinh viên học theo tín chỉ thì vấn đề quản lý danh sách sinh viên đăng ký, danh sách lớp, giải quyết các vấn đề trùng lịch học của sinh viên là một điều hết sức khó khăn

Hiện tại các đơn vị thường thực hiện như sau:

■ Liên hệ v ớ i trợ lý khoa quản lý trực tiếp sinh viên để xác định các lớp

học, xác định thông tin cán bộ lớp

■ Tham khảo đến các lớp (thông thường là lớp trưởng) để xác định xem lớp đó sẽ rảnh vào các thời gian nào trong tuần, dự kiến lịch học cho lớp đó và gọi điện thỏa thuận với lớp trưởng về dự kiến lịch học

■ Do không phối hợp được giữa các đơn vị cho nên sự trùng lịch học của thường xuyên xẩy ra

■ Mất nhiều thời gian để cập nhật thông tin vào hệ thống thông tin quản

Từ những hạn chế trên, nhu cầu bức thiết của khoa và bộ môn cần phải có một

hệ thống cho sinh viên dễ dàng đăng ký, chủ động lịch học và giảm thiểu sự thay đổi trong danh sách lớp học Qua đó, hệ thống hỗ trợ giảm thiểu công việc của cán bộ giáo viên trong việc tổ chức đăng ký học, tổ chức lớp và quản lý được danh sách các

l ớp mở

5.3.3 Khảo sát nghiệp vụ Phòng Đào tạo

Quá trình khảo sát tại Phòng Đào tạo, nhóm tác giả nhận thấy một số quy định như sau trong đào tạo:

■ Sinh viên có thể học một số môn trong một số học kỳ khác nhau, không nhất thiết tất cả sinh viên trong một lớp hay một ngành phải học

sổ môn như nhau tại cùng một thời điểm Khi sinh viên học một môn học tại học kỳ nào thì sẽ tính điểm tại học kỳ đó

■ Điều kiện để một sinh viên được đăng ký học môn học do nhà trường

tổ chức là:

■ Môn học đó phải nằm trong chương trình đào tạo của ngành học mà sinh viên đang theo học

■ Để học một môn học, có thể sinh viên phải học xong và có kết quả đạt quy định của một số môn nào đó trước (các môn học yêu cầu đó gọi điều kiện tiên quyết của môn học cần đăng ký)

■ Sinh viên phải chưa đăng ký học môn học này hoặc đã đăng ký học nhưng sau hai lần thi sinh viên vẫn chưa qua điểm đạt (trường họp phải học lại)

■ Đăng ký trong một thời gian, tổ chức cho một vài khoa cụ thể nào đó

■ Cần quản lý được tình hình ở nội và ngoại trú của sinh viên

■ Theo dõi và dánh giá được được tình hình công việc của sinh viên đã

ra trường

5.3.4 Khảo sát nhu cầu nghiệp vụ Phòng Tài chính - Ke toán

Quan quá trình khảo sát tại Phòng Tài chính - Kế toán, nhóm tác giả nhận thấyC'0 những nhu cầu như sau:

■ Đối với một số hệ đào tạo của nhà trường, sinh viên học môn học nào phải đóng tiền theo các môn học đó

■ Công bố công khai cho sinh viên các khoản phải thu, quá trình thu học phí của sinh viên, các khoản thừa thiếu của sinh viên

■ Tổng hợp tình hình đóng học phí, sinh viên nào chưa đóng hoặc quá hạn bị nhắc nhở

5 3.5 Nghiên cứu Quy định về đào tạo

Nhóm tác giả đã thực hiện tìm hiểu và nghiên cứu các quy định về đào tạo như:

■ Quy chế Đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ (Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

■ Quy chế về đào tạo đại học và cao đẳng (Quyết định số 25 /2006/QĐ- BGDĐT ngày 26 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

■ Quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên (Quyết định số 58/2007/QĐ- BGDĐT ngày 12 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

■ Các quy định về đào tạo của nhà trường

Nhàm xây dựng hệ thống hoạt động theo đúng các quy định của Bộ giáo dục đề

ra, hồ trợ tốt công tác nghiệp vụ của cán bộ giáo viên và cung cấp thông tin kịp thời đến sinh viên

6 Bộ yêu cầu về cổng thông tin

Qua khảo sát nghiệp vụ và kết quả nghiên cứu đạt được, nhóm tác giả đề ra các yêu cầu tối thiểu mà c ổ n g thông tin phải đạt được:

■ Quản lý tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên (đặc biệt phải đáp ứng cả trường hợp sinh viên theo học nhiều ngành)

■ Do chương trình thiết kế theo mô hình client/server nên hệ thống phải

có khả năng hoạt động tốt, các dữ liệu được bảo toàn và không xảy ra xung đột trong bất kỳ trường hợp nào

■ Tại mỗi chức năng, thông tin đều được sắp xếp theo năm, hệ, khoa để tiện cho việc tra cứu

■ Hỗ trợ tốt Unicode, dễ thay đổi nội dung (sử dụng template, chức năng soạn thảo giống Word)

■ Sinh viên dễ dàng tra cứu thông tin, kết quả khi cần thiết

■ Việc giao tiếp, trao đổi, phản hồi, trợ giúp đối với người dùng thuận tiện

■ Giao diện tiếng Việt trực quan, dễ dùng

■ Việc nâng cấp, cài đặt hệ thống dễ dàng và cấu hình mềm dẻo

■ Yêu cầu về phần cứng máy chủ phù hợp và chạy tốt trên tài nguyên hiện có của Trường (chạy trên máy chủ CSDL SQL, máy chủ hệ điều hành Windows 2000, Windows NT, Windows 2008)

■ Tích hợp, tổng hợp thông tin từ hệ thống quản lý sinh viên sẵn có

Thời gian (bắt đầu, kết thúc)

Người thực hiện

cứu

Đe cương nghiên

Nguyễn Hoàng Dương

trạng

Báo cáo phân tích, đánh giá hiện trạng

3

Khảo sát yêu cầu nghiệp vụ

tại các khoa, phòng ban

8 Dự kiến sản phẩm và địa chỉ ứng dụng

Sản phẩm giao nộp là một bản thuyết trình, đĩa CD lưu toàn bộ mã nguôn Công tỉnông tin và hướng dẫn cách cài đặt

Loại và tên sản phẩm: cổng thông tin đào tạo Trường ĐH Hà Nội

Địa chỉ có thể ứng dụng: Trường đại học Hà Nội

9 Kết quả thực tiễn đạt được

cổng thông tin hiện nay đã được cài đặt, chạy ổn định tại địa chỉ

9.1 Đối với sinh viên trong trường

■ Được cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng;

■ Năm bắt và chủ động kế hoạch học tập của mình qua đăng ký môn học trực tuyến (nâng cao kế hoạch chủ động trong việc học các môn chung) Qua đó cũng giảm tải công việc quản lý kết quả học tập của sinh viên tại các khoa;

■ Nhắc nhở sinh viên về tình hình đóng học phí, giấy tờ, lịch thi, điểm;

■ Có kênh thông tin để sinh viên phản hồi với phòng ban chức năng;

■ Tự cập nhật những thông tin cá nhân thường xuyên thay đổi vào Lý lịch cá nhân điện tử do nhà trường quản lý;

■ Tự cập nhật được thông tin ngoại trú;

■ Quản lý thông tin trong quá trình học tập của sinh viên;

■ Qua đó có thể khảo sát tình hình ra trường đi làm của cựu sinh viên

9.2 Đối với phụ huynh và học sinh dự thi đại học

Việc tích hợp module Hồ trợ tuyển sinh vào cổng thông tin đào tạo HANU đã giúp cho:

■ Năm 2008: số lượt truy cập vào trang web khoảng 10.000 trên tổng số

8623 thí sinh dự thi đủ 3 môn

■ Năm 2009: số lượt truy cập tăng lên gấp 2 lần (23.000 trên tổng số

6287 thí sinh dự thi đủ 3 môn) và được nhiều web khác chỏ kết quả đến trong tìm kiếm

■ Năm 2010: chính thức hoàn thiện và toàn bộ thông tin tuyển sinh đại học được cung cấp trên cổng Đây chính là kênh thông tin chính của nhà trường và được thí sinh quan tâm theo dõi từ khi đăng ký cho đến khi có kết quả chính thức

■ Giảm thời gian cung cấp thông tin, trả lời điện thoại, giải đáp thắc

■ Tích hợp thành công với cổng thông tin hiện có của Trường

9.3 Đối với Nhà trường

Hiện nay có Khoa Quản trị Kinh doanh (thực hiện đối với chuyên ngành 2), Khoa Giáo dục Chính trị và Bộ môn Tin học cơ sở - Khoa Công nghệ Thông tin sử dụng chức năng đăng ký học trực tuyến với tổng số 542 lớp học được mở của 55 môn và 6.788 lượt sinh viên đăng ký học thành công (từ 2009-2010 và 2010-2011)

10 Mô hình hệ thống triển khai

10.1 Thông báo, tin tức toàn trường

t ố n g th ô n g tin D ào ta o ì n h ê n viền v à n ph ò n g làm y ịêc ta i Lĩẻn Bang Nga (0 8 /1 0 /2 0 1 0 ); Đ àng ký hoc Help

^ Khung đào tao

ỉ NhOnc diêu cân Diết

t Văn bàn phó’ câo

ĩ Tin Video

• Tta cửu Thòng tin Phóng thi Tuvèn

»inh Đ m hoc năm ?010 - Truông Đ á

Bộ m ôn Tin học co' sở - K hoa CN TT, thông báo danh sá ch 22 _ lớp đ ã đ ă n g ký v à b ắ t đ ầ u học từ ngày [1/1Ũ/2Ũ10 h^ H a H ^ng<

• TI ióimi tin tuvcn »inh g á hoc 201»

v ề >riêc aánq ký h o t moil Tin h o t t<r

s*

1 2 3

ì SẾEJÍ

ề

■ Vẽ vĩẽc đáng ký hoc m6n Tin hoc cơ 50 (08/10/2010) 4 $ Ị ỷ

■ Giây trlêu t jp thí sinh trúno tuvwi kỳ thi Oai hoe nẽm 2010 (26f0a/201ũ) < J S »

Chuyên mục nhằm cung cấp tin tức, khung đào tạo, những điều cần biết, văn

bản phổ cập, hỗ trợ kỹ thuật qua chat khi cần và phản hồi thông tin.

Giao diện web dễ dùng, thuận tiện, qua đó người dùng (không cần đăng nhập)

có thể truy cập các thông tin chung nhất để tìm hiểu về Trường

Quá trình truy cập tin tức được tổng hợp thành mục tin đọc nhiều và được quan tâm nhất Giúp người dùng hình dung ngay chủ đề nóng của mục

Việc góp ý xây dựng nhằm nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cũng được đề cập tại Góp ý Tại đây người dùng có thể gửi thư góp ý đến các phòng ban chức năng

Nhóm thực hiện đề tài đã rất công phu nghiên cứu và làm chủ công nghệ gửi E- mail dạng phản hồi (Mỗi phòng ban phụ trách có một E-mail riêng, người góp ý sẽ gửi vào E-mail đó)