Chức năng nhiệm vụ Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: Điện, than, dầu khí, năng l
Trang 1TỔNG QUAN NỘI DUNG
A TỔNG QUAN VỀ BỘ CÔNG THƯƠNG
I Trụ sở chính
II Lãnh đạo Bộ
III Chức năng nhiệm vụ
IV Cơ cấu tổ chức
Văn phòng Bộ Công thương
1 Vị trí
2 Chức năng
3 Lãnh đạo văn phòng Bộ
4 Đơn vị trực thuộc
a Phòng Hành Chính
b Phòng Lưu trữ
B HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG THƯƠNG
I Một số khái niệm cơ bản
II Thẩm quyền điều hành hoạt động quản lý công tác VT-LT
III Cơ sở pháp lý trong việc quản lý công tác VT-LT
IV Hoạt động quản lý công tác văn thư tại Bộ Công Thương
V Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương
C LIÊN HỆ VÀ NHẬN XÉT
Trách nhiệm của Bộ Công Thương về quản lý công tác VT-LT
1 Ưu điểm
2 Hạn chế
Trang 2A TỔNG QUAN VỀ BỘ CÔNG THƯƠNG
I Trụ sở chính
- Số 54, đường Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội
II Lãnh đạo Bộ
- Gồm một Bộ Trưởng và bốn Thứ trưởng
Bộ trưởng Trần Tuấn Anh
Thứ trưởng Hoàng Quốc Vượng
Trực tiếp chỉ đạo đơn vị: Văn
phòng Bộ
Thứ trưởng Trần Quốc Khánh
Trang 3Thứ trưởng Đỗ Thắng Hải Thứ trưởng Cao Quốc Hưng
III Chức năng nhiệm vụ
Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: Điện, than, dầu khí, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp cơ khí, luyện kim, công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm, công nghiệp hỗ trợ, công nghiệp môi trường, công nghiệp công nghệ cao; cụm công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, khuyến công; thương mại trong nước; xuất nhập khẩu, thương mại biên giới; phát triển thị trường ngoài nước; quản
lý thị trường; xúc tiến thương mại; thương mại điện tử; dịch vụ thương mại; hội nhập kinh tế quốc tế; cạnh tranh, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, phòng vệ thương mại; các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ
IV Cơ cấu tổ chức
VĂN PHÒNG BỘ CÔNG THƯƠNG
1 Vị trí
- Văn phòng Bộ thuộc đơn vị quản lý nhà nước - cụ thể thuộc Khối vụ
2 Chức năng:
- Văn phòng Bộ là Cơ quan giúp việc trực tiếp Lãnh đạo Bộ, có chức năng tổng hợp, điều phối hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạo Bộ; tham mưu cho Lãnh đạo
Bộ về công tác tổng hợp, cải cách hành chính, bảo vệ bí mật nhà nước, báo
chí tuyên truyền; văn thư, lưu trữ; thực hiện các công tác hành chính, lễ
Lãnh đạo Bộ
Đơn vị quản lý nhà nước Thương Vụ Đơn vị sự nghiệp
Văn Phòng
Bộ
Khối Tổng Cục, Cục Khối Vụ
Trang 4tân, quản trị, kế toán – tài chính, an ninh bảo vệ của cơ quan Bộ, quản lý cơ
sở vật chất và các phương tiện làm việc; nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ phục vụ hoạt động của Cơ quan Bộ
+ Văn thư, lưu trữ: Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ của Cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; bảo đảm việc ban hành các văn bản của Bộ theo đúng thể thức và thủ tục quy định; tiếp nhận, chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến và quản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và của Văn phòng Bộ; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ ban hành; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; quản lý công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Cơ quan Bộ; tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ
3 Lãnh đạo Văn phòng Bộ
- Gồm: một Chánh văn phòng và bốn Phó chánh văn phòng
Chánh Văn phòng Trần Hữu Linh
Chức năng nhiệm vụ: Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ
và các đơn vị thuộc Bộ; quản lý sử dụng con dấu của Bộ và của Văn
phòng Bộ; công tác bảo vệ bí mật nhà nước
Phó Chánh Văn phòng Đỗ Văn
Côi
Phó Chánh Văn phòng Phạm Thị
Yến
Trang 5Phó Chánh Văn phòng Trần Thị
Bạch Dương
Phó Chánh Văn phòng Đỗ Ngọc
Hưng
4 Đơn vị trực thuộc
- Gồm có 13 đơn vị: trong đó có Phòng Hành Chính và Phòng Lưu Trữ
là đảm nhiệm hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ ở Bộ Công
thương (trên văn bản)
Phòng Hành Chính
Trưởng phòng Phạm Thuý Hải
Làm việc tại Phòng Hành Chính-Lưu trữ (tầng 1)
Phó trưởng phòng
Nguyễn Duy Dịu
Làm việc tại Phòng
Hành Chính-Lưu trữ
(tầng 1)
Phó trưởng phòng
Nguyễn Thị Hồng
Thu
Làm việc tại Phòng Văn thư
Phó trưởng
phòng Phạm
Thị Kim Oanh
Làm việc tại Phòng Văn thư
Phòng Lưu trữ
- Trưởng phòng Nguyễn Thị Thu Hương: Làm việc tại Phòng Hành Chính-Lưu trữ (tầng 4)
- Phó Trưởng phòng Nguyễn Thị Thanh Hương: Làm việc tại Phòng Hành Chính-Lưu trữ (tầng 4)
Trang 6- Trên thực tế: gộp chung lại là Phòng Hành chính – Lưu trữ
+ Phòng Hành chính – Lưu trữ (tầng 1, nhà A) phụ trách quản lý mảng văn thư, cạnh đó có phòng “Văn thư” và phòng “Công văn đi” là bộ phận giúp việc, hỗ trợ Phòng Hành chính – Lưu Trữ (tầng 1)
+ Phòng Hành chính – Lưu trữ (tầng 4, nhà A) phụ trách quản lý mảng lưu trữ, cạnh đó là 2 kho lưu trữ ở cơ quan (Bộ Công thương có 4 kho lưu trữ:
2 kho ở trụ sở chính của Bộ lưu trữ những tài liệu chỉnh sửa, bổ sung; 2 kho còn lại ở đường Phạm Văn Đồng lưu trữ những tài liệu đã hoàn chỉnh
về nội dung)
B HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VT-LT TẠI BỘ
CÔNG THƯƠNG
I Một số khái niệm cơ bản
1 Quản lý công tác văn thư
- Quản lý công tác văn thư là toàn bộ những hoạt động điều hành, triển
khai công việc, kiểm tra, thanh tra và đánh giá của Thủ trưởng cơ quan, tác động đến các nghiệp vụ như: soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức
2 Quản lý công tác lưu trữ
- Là một lĩnh vực hoạt động trong đó bao gồm có quản lý hoạt động lưu
trữ (thu thập hồ sơ, tài liệu; tổ chức khoa học; bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ) và quản lý tài liệu lưu trữ (quản
lý kho lưu trữ, quy chế, kỹ thuật bảo quản TLLT; khai thác sử dụng TLLT) nhằm phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
II Thẩm quyền điều hành hoạt động quản lý công tác VT-LT
- Dựa theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005, Bộ Công
Thương có thành lập Phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ngành của Bộ ( Chỉ đạo, hướng dẫn và giám sát của Bộ Nội Vụ, cụ thể là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
III. Cơ sở pháp lý trong việc quản lý công tác VT-LT
Trang 7Để tổ chức và quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ, trước hết Bộ Công Thương cần phải căn cứ vào những quy định của pháp luật Việt Nam Một
số vấn đề cơ bản đã được nhà nước quy định trong các văn bản như:
1 Về công tác văn thư
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Văn bản hợp nhất số: 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2 Về công tác lưu trữ
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 34/2001/PL-UBTVQH10
- Luật Lưu trữ 2011
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
- Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
IV Hoạt động quản lý công tác văn thư tại Bộ Công Thương
Căn cứ vào Điều 27 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì hoạt động quản lý công tác văn thư của Bộ Công thương gồm:
1 Xây dựng, ban hành văn bản và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư
- Bộ Công thương có ra Quyết định số 4267/QĐ-BCT ngày 25/6/2013
về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của cơ quan Bộ Công thương (có quy chế kèm theo)
2 Ban hành văn bản về quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư
Trang 8- Bộ Công Thương có ra Quyết định số 4268/QĐ-BCT ngày 25/6/2013
về ban hành Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu các loại văn bản của Bộ Công Thương (có quy định kèm theo)
3 Ban hành văn bản về nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư
- Bộ Công Thương có ra Quyết định số 2208/QĐ-BCT ngày 14/3/2014
về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý công văn, công việc Bộ Công Thương (có quy định kèm theo)
- Bộ Công Thương vừa ban hành văn bản ngày 29/12/2016 công bố Hệ
thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Theo đó, Bộ Công Thương đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cho việc thực hiện các thủ tục hành chính theo chức năng nhiệm vụ, trong đó có: Quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ; Quy trình Xử lý công văn đến và đi
4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
- Bộ Công Thương cho cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên
môn, hành chính nhà nước và kỹ năng nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Công Thương tại Trường Đào tạo, bồi dưỡng Cán bộ Công Thương Trung ương (đây là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật)
5 Kiểm tra, thanh tra, đánh giá về công tác văn thư
- Ở Bộ Công Thương chủ yếu tiến hành kiểm tra định kỳ kết hợp với
hướng dẫn và đánh giá Còn thành tra chủ yếu thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (tiến hành thanh tra khi có dấu hiệu vi phạm Pháp luật
V Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương
1 Phông Lưu trữ
- Trước năm 2007, lúc chưa sáp nhập thì Bộ Công Nghiệp và Bộ
Thương Mại mỗi bộ có 1 phông lưu trữ riêng: Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp và Phông lưu trữ Bộ Thương Mại
- Từ năm 2007 đến nay, sau khi sáp nhập Bộ Công Thương hiện có 1
phông lưu trữ, đó là Phông Lưu Trữ Bộ Công Thương
2 Quản lý hoạt động lưu trữ
Trang 9 Bộ Công Thương có xây dựng Quy chế Công tác lưu trữ của Bộ từ năm 2012 trong đó có quy định về Công tác thu thập, quản lý hồ sơ lưu trữ;
Tổ chức bảo quản TLLT; Tổ chức khai thác sử dụng TLLT;
- Ngoài ra, Bộ Công Thương có ra Thông tư hướng dẫn về công tác lưu
trữ ở một số lĩnh vực nhất định
Về công tác lập hồ sơ (là thuộc công tác văn thư nhưng lại có liên quan đến lưu trữ):
- Bộ Công thương có ra Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu
của Bộ từ năm 2013 trong đó nó bao gồm cả quy định về bảng thời hạn bảo quản và có Danh mục hồ sơ tài liệu kèm theo
- Tuy nhiên, mấy năm trở lại đây, Bộ Công Thương đang tiến hành sắp
xếp lại cơ cấu tổ chức nên những năm gần đây Bộ không tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ mà vẫn sử dụng danh mục hồ sơ cũ
3 Quản lý tài liệu lưu trữ
a Kho lưu trữ: Bộ Công thương có 4 kho lưu trữ:
- 2 kho ở trụ sở chính của Bộ (lưu trữ những tài liệu chỉnh sửa, bổ sung)
+ Phòng 427: Lưu trữ những văn bản đi của Bộ từ năm 2007
+ Phòng 429: Lưu trữ những văn bản đến và hồ sơ nhân sự của Bộ
- 2 kho còn lại ở đường Phạm Văn Đồng (lưu trữ những tài liệu đã hoàn
chỉnh về nội dung)
b Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tài liệu và hồ sơ lưu trữ được sắp xếp theo thứ tự và được đánh số sau
đó được xếp trong các hộp hồ sơ, tài liệu
Một số hình ảnh về hoạt động lưu trữ (có hình minh họa)
C LIÊN HỆ VÀ NHẬN XÉT
Trách nhiệm của Bộ Công Thương về quản lý công tác VT-LT
1 Ưu điểm
- Bộ Công Thương đã thực hiện khá tốt công tác văn thư-lưu trữ trong cơ quan; kịp thời chỉ đạo triển khai khá đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật: Có Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản; Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu các loại văn bản; Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống quản
Trang 10lý công văn, công việc; Quy chế Công tác lưu trữ; Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu
=> Các văn bản trên đều cần thiết có trong Hồ sơ nguyên tắc của nhân viên QTVP
- Ngoài ra còn có áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn thư
- Cơ sở vật chất: Phòng làm việc, các trang thiết bị được đầu tư và đảm bảo để công tác văn thư-lưu trữ được thực hiện tốt nhất
2 Hạn chế
- Có Quy chế về Công tác lưu trữ nhưng chưa có Quy chế tổng hợp về Công tắc văn thư
- Việc xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ bị gián đoạn, không thường xuyên do Bộ đang trong thời gian sắp xếp, cơ cấu lại tổ chức