Khái quát,tìm hiểu về định biên nhân sự trong cơ quan,tổ chức

Theo quy định của Pháp lệnh cán bộ, công chức sửa đổi, bổ sung năm 2003: Biên chế hành chính là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc của những công dân Việt Nam được tuyển dụng,

z

Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn



CHỦ ĐỀ 2:

Môn học: Kỹ năng tổ chức công việc

TỔNG QUAN NỘI DUNG :

I Cơ sở lý luận về định biên nhân sự

1 Một số khái niệm

2. Tầm quan trọng của định biên nhân sự

3 Các yếu tố ảnh hưởng

II Thực hiện định biên nhân sự văn phòng

1 Cơ sở định biên nhân sự

2 Các nguyên tắc định biên nhân sự

3 Các phương pháp định biên nhân sự

4 Quy trình định biên nhân sự

I Cơ sở lý luận về định biên nhân sự

1 Một số khái niệm

1.1 Định biên nhân sự

Cho đến nay đã có rất nhiều định nghĩa về định biên nhân sự và những định nghĩa này thể hiện nhiều cách hiểu khác nhau về định biên

Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công việc cụ thể cho tương lai Hay nói cách khác, định biên nhân sự là

sự liên kết nguồn lực con người với những mục đích và mục tiêu chiến lược của

tổ chức để hoàn thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để thúc đẩy sự đổi mới, tính linh hoạt và lợi thế cạnh tranh

Định biên nhân sự văn phòng là việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự (số lượng – chất lượng nhân sự) cần cho quá trình hoạt động, vận hành văn phòng nhằm mang lại hiệu quả công việc cao nhất Trong công tác quản trị nhân sự của mỗi văn phòng, định biên nhân sự là yếu tố quyết định đến chính sách tuyển dụng và hoạch định nhân lực của văn phòng

Ở Việt Nam, cụm từ định biên nhân sự rất thịnh hành tại các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức Nhà nước Cụm từ này còn được biết đến với tên gọi Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ

1.2 Bản chất của định biên nhân sự trong cơ quan nhà nước

Ở Việt Nam, biên chế được phân thành biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp Theo quy định của Pháp lệnh cán bộ, công chức sửa đổi, bổ sung năm 2003:

Biên chế hành chính là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc của những công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch hành chính hoặc được giao giữ để thực hiện nhiệm vụ thường xuyên trong các cơ quan nhà nước từ TW đến địa phương, trong nước hay ngoài nước hưởng lương va phụ cấp lương (nếu có) từ ngân sách nhà nước

Biên chế sự nghiệp là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc của những công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào một ngạch viên chức, hoăc giao giữ một nhiệm vụ thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước vê giáo dục và đào tạo, khoa học, y tế, văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao và các đơn vị sự nghiệp khác do cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập để phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước hoặc để thực hiện một số dịch vụ công của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện theo quy định của pháp luật

2 Tầm quan trọng của định biên nhân sự

2.1 Vị trí

Trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan; việc theo dõi, lập kế họach định biên nhân sự có vị trí trung tâm, cốt lõi để giúp thực hiện chính sách tuyển dụng và hoạch định nhân lực

2.2 Vai trò

Tầm quan trọng của điṇh biên nhân sư ̣ trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức , vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên điṇh biên nhân sự chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức Mặt khác, quản

lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không định biên tốt nguồn nhân lực, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người

2.2.1 Đối với cơ quan, tổ chức

- Giúp xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có

và khả năng đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai của cơ quan dựa trên năng lực của người lao động

- Giúp dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự thực tế so với kế hoạch định biên

đề ra từ đó giúp bộ phận quản lý nhân lực đưa ra những chính sách phù hợp đảm bảo yêu cầu nhân lực cần có để phục vụ hoạt động của cơ quan; giúp cơ quan sử dụng dụng nguồn nhân lực hợp lý

- Là cơ sở để thực hiện việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo nhân sự của cơ quan hay chính là cơ sở để xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, tạo lập lợi thế cạnh tranh cho tổ chức

- Là cơ sở xây dựng kế hoạch ngân sách tiền lương, các chi phí xã hội khác

có liên quan đến con người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội)

2.2.1 Đối với người lao động

- Giúp cho người lao động biết rõ được năng lực bản thân từ đó hiểu và làm đúng công việc, nhiệm vụ được phân công phù hợp

- Giúp người lao động định hướng và phát triển tiềm năng của bản thân

3 Các yếu tố ảnh hưởng

Việc định biên nhân sự có kỹ lưỡng đến đâu vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài môi trường làm việc của một cơ quan, tổ chức bất

cứ lúc nào, vì vậy các kế hoạch này phải mang tính dự trù và linh hoạt cao để có khả năng ứng biến với các ảnh hưởng

Các yếu tố bên trong liên quan rất lớn đến nguồn nhân lực của tổ chức, và cách thức mà người lao động thực hiện công việc theo yêu cầu mà cơ quan, tổ chức giao cho Ở một mức độ nào đó, các yếu tố nội bộ có thể kiểm soát và thay đổi được thông qua quá trình lập kế hoạch và quản lý

Các yếu tố bên ngoài là rất khó hoặc không thể kiểm soát được Lấy ví dụ các nhà quản lý không thể kiểm soát được các đối thủ cạnh tranh, hoặc các thay đổi của hệ thống pháp luật, hoặc các điều kiện kinh tế xã hội nói chung Tuy nhiên, việc định biên có thể có các biện pháp ứng phó, kiểm soát các yếu tố này

3.1 Các yếu tố bên trong

Chính sách nội bộ của tổ chức sẽ tác động trực tiếp việc tuyển dụng và quản

lý lực lượng lao động Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực cần xem xét các yếu tố bên trong để đảm bảo rằng tổ chức có thể tuyển dụng được các nhân viên tài năng vào đúng thời điểm, qua đó giúp công ty duy trì được năng suất lao động Nếu không làm tốt việc dự đoán các yếu tổ ảnh hưởng bên trong cơ quan tổ chức sẽ rất khó thích ứng được với ảnh hường từ các yếu tố bên ngoài

• Sứ mệnh: Sứ mệnh của tổ chức bao gồm mục đích, giá trị và tầm nhìn.

Các tổ chức nên đặt ra một hướng đi chính thông qua việc thiết lập các mục tiêu

và mục đích rõ ràng Sau đó, khi bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng nhân viên vào các vị trí phù hợp, họ có chính sách tuyển dụng, phỏng vấn thích hợp

• Nguồn nhân lực: Các kiến thức, kinh nghiệm và năng lực của lực lượng

lao động của một tổ chức là một trong số các yếu tố quyết định sự thành công Vì

lý do này, các tổ chức đặc biệt chú ý đến việc tuyển dụng nhân viên và tổ chức các khóa đào tạo nhân viên để xây dựng năng lực của tổ chức Tuy nhiên những việc này thường bị giới hạn bởi khả năng tài chính của cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, việc đào tạo cán bộ là một yếu tố quan trọng để đạt được việc quản lý tốt,

và thậm chí cả trong những hoàn cảnh khó khăn về tài chính vẫn có thể xây dựng

kế hoạch đào tạo phù hợp

• Văn hóa công sở: Văn hóa công sở trong tổ chức là một yếu tố rất quan

trọng ảnh hưởng đến thành công của tổ chức.Thái độ và khả năng của nhân viên đối với việc sẵn sàng thực hiện các công việc được giao cũng như sẵn sàng học hỏi từ các đồng nghiệp có ảnh hưởng rất lớn Thái độ tiêu cực của nhân viên có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng thực hiện chiến lược phát triển của cơ quan, tổ chức mặc dù đã được lập kế hoạch trước Thái độ tích cực của nhân viên không chỉ làm nhiệm vụ quản lý dễ dàng hơn mà còn được khách hàng và bạn hàng đánh giá cao

• Cơ cấu tổ chức: Các tổ chức có thể bị cản trở bởi cơ cấu tổ chức và các

hình thức quản lý của họ Cơ cấu tổ chức là cách phân chia công việc để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức Khi một tổ chức hoạt động trong một môi trường cạnh tranh, cơ cấu tổ chức có thể giúp hoặc cản trở khả năng của tổ chức để phản ứng với thay đổi Ví dụ, khi các cơ cấu tổ chức có nhiều cấp quản lý, ra quyết định có thể được làm chậm những thông tin được đưa lên và xuống từ các cấp quản lý

• Quản lý: Năng lực của đội ngũ quản lý và phong cách lãnh đạo nhân viên

của các nhà quản lý cũng là yếu tố tác động lớn đến tinh thần của nhân viên và văn hóa của tổ chức Nếu có sợ quan tâm và xem xét đến ý kiến của người lao động trước khi đưa ra quyết định thì chắc chắn rằng, mặc dù các nhà quản lý và người lao động có quan điểm khác nhau, nhưng họ sẽ có cách để dung hòa lợi ích để đạt được các mục tiêu chung

• Trang thiết bị làm việc: Môi trường nội bộ của tổ chức có thể được trang bị

hoặc cắt giảm các trang thiết bị cần thiết Tính sẵn có của các thiết bị cần thiết có thể tác động đáng kể đến môi trường nội bộ Nhân viên có thể bị cản trở khi thực hiện các nhiệm vụ được giao do thiếu trang thiết bị hoặc các trang thiết bị cũ kỹ lạc hậu

• Tiềm lực tài chính: Tiềm lực tài chính là một yếu tố quan trọng ảnh

hưởng lớn nhất đến môi trường nội bộ của tổ chức Mặc dù có thể xây dựng được các yếu tố tốt khác, nhưng lại việc thực hiện sẽ rất khó khăn nếu thiếu tiền

để thực hiện các công việc đã đề ra trong kế hoạch chiến lược Đồng thời nếu tài chính của cơ quan tổ chức ảnh hưởng đến tinh thần của người lao động thì cần quản lý tài chính một cách cẩn thận Lập kế hoạch nhân sự phải thực hiện trong ngân sách cho phép để tối đa hóa lợi nhuận

3.2.Các yếu tố bên ngoài

Đây là các yếu tố mà cơ quan không thể kiếm soát mà chỉ có thể thích nghi Vấn đề cốt lõi ở đây là phải thích nghi nhanh nhất với các yếu tố bên ngoài, và điều này phụ thuộc vào sự nhận ra sớm các ảnh hưởng này Một vài yếu tố bên ngoài như điều kiện kinh tế có thể thu thập từ các nguồn thông tin hàng ngày như qua các phương tiện truyền thông, và đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt được để xây dựng kế hoạch chiến lược Tuy nhiên cũng có một số yếu tố bên ngoài rất khó xác định, đặc biệt là các yếu tốc có tốc độ thay đổi rất chậm hoặc khó nhận biết

• Điều kiện kinh tế: Việc dự trù nguồn tiền cần thiết để trả lương, phục vụ

đào tạo và mua sắm thiết bị là mối quan tâm trước nhất trong quy hoạch nguồn nhân lực Tuy nhiên, các yếu tố kinh tế bên ngoài cũng đóng một vai trò quan trọng không kém, đặc biệt là điều kiện kinh tế của đất nước Ví dụ, việc tăng giảm lãi suất cho vay, tình trạng thất nghiệp, do tình hình suy thoái kinh tế sẽ dẫn đến việc người dân luôn có xu hướng lựa chọn kỹ các thứ muốn mua hoặc dịch vụ sử dụng Họ sẽ cắt giảm chi tiêu cho các loại hàng hóa hoặc dịch vụ không quá thiết yếu, làm cho một số công ty sản xuất các mặt hàng xa xỉ hoặc các dịch vụ cao cấp, sẽ sụt giảm doanh thu, thậm chí phải sa thải một số nhân viên Điều này sẽ tác động ngược lại làm cho nền kinh tế địa phương khó khăn hơn Xây dựng các yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến định biên nhân sự sẽ giúp dự tính số lượng nhân sự công ty cần và số lương phải trả

• Thị trường: Lợi thế trong việc cạnh tranh trong kinh doanh là một yếu tố

liên tục thay đổi trong môi trường kinh doanh Không chỉ là việc xuất hiện thêm các đối thủ cạnh tranh mới, các đối thủ này sẽ thường xuyên thay đổi chiến lược marketing, các dòng sản phẩm và giá cả Thường thì những thay đổi này không được báo trước và các nhà quản lý tổ chức cần phải cảnh giác với các đối thủ cạnh tranh

• Công nghệ: Thay đổi công nghệ nhanh chóng trong vòng 50 năm qua là

một yếu tố bên ngoài gây sức ép rất lớn lên các doanh nghiệp hoặc tổ chức Nếu

tổ chức không thích ứng đủ nhanh để thay đổi công nghệ, họ có nguy cơ mất thị phần Công nghệ mới mang lại các yêu cầu kỹ năng mới, do đó cơ quan, tổ chức luôn luôn cần phải quan tâm đến yêu cầu về trình độ của nhân viên và nhu cầu đào tạo khi lập kế hoạch nguồn nhân lực Để có các sản phẩm và dịch vụ cũng mới cần tuyển dụng các lao động có tay nghề cao hoặc đào tạo nhân viên hiện

có để đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức Một công việc trước đây cần 2-4 lao động nhưng nhờ áp dụng công nghệ tiên tiến có thể cắt giảm xuống còn 1 lao động Người lập kế hoạch phải có kiến thức về các thiết bị mới, các kỹ năng

và trình độ cần thiết của nguồn nhân lực để có thể xây dựng kế hoạch nhân sự, lương, thưởng môt cách phù hợp

• Môi trường, khí hậu: Biến đổi khí hậu là một mối đe dọa tiềm ẩn do tốc

độ thay đổi của nó chỉ có thể được nhận biết nếu xem xét trên cơ sở từng thập

kỷ Biến đổi khí hậu không ảnh hưởng đều trên tất cả các quốc gia và tất cả các doanh nghiệp Các yếu tố môi trường theo nghĩa hẹp hơn là bao gồm khu vực cơ quan, tổ chức mình đang nằm trong đó và mối quan hệ để tìm kiếm nhân viên thích hợp đáp ứng yêu cầu hoặc các yếu tố thay đổi về môi trường làm cho việc tuyển dụng nhân viên nhiều hơn hoặc ít hơn Một ví dụ đơn giản của các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực là việc xem xét như thế nào nhân viên của cơ quan, tổ chức có thể làm việc một cách an toàn trong thời tiết khắc nghiệt; kế hoạch nhân sự có thể phải tính đến các khả năng thông tin liên lạc để công việc hoạt động thông suốt trong các điều kiện đó

• Luật pháp: Luật lao động là quan trọng nhất trong hệ thống pháp lý có

ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực Ngoài ra còn có các ảnh hưởng từ Luật môi trường, Luật Bảo hiểm Y tế, Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng,… Thuế cũng là một trong những thay đổi ảnh hưởng lớn đến việc định biên nhân sự, đặc biệt là các khoản thuế liên quan đến người lao động như thuế thu nhập cá nhân Trong hầu hết các trường hợp, cần khá nhiều thời gian để thực hiện những thay đổi về chính sách, pháp luật và việc thay đổi các chính sách luật lại cần một khoảng thời gian để có hiệu lực Cần cập nhật các chính sách pháp luật mới, thậm chí thuê riêng một luật sư nếu cần thiết

• Các quy định của Chính phủ cũng ảnh hưởng đến tất cả các quá trình làm việc của bộ phận nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi thường, chấm dứt hợp đồng,… Nếu không tuân thủ các quy định của chính phủ, cơ quan, tổ chức

có thể bị phạt và nặng hơn nữa là có thể bị rút giấy phép kinh doanh, hoạt động

• Phương tiện truyền thông: Các phương tiện truyền thông đang trải qua

những thay đổi nhanh chóng và đáng kể mà nguyên nhân sâu xa từ việc thay đổi công nghệ và sự gia tăng của Internet Trước đây việc tuyển dụng chỉ được đăng trên báo chí nhưng hiện nay hoàn toàn có thể thực hiện trực tiếp trên internet hoặc thông qua các công ty tuyển dụng trực tuyến

• Chính trị: Các yếu tố này bao gồm các quan điểm của các lãnh đạo địa

phương, các chính sách của Nhà nước, thâm chí là quan điểm lãnh đạo của các chủ tịch các công ty cực lớn chi phối thị trường Các yếu tố chính trị ảnh hưởng đến nguồn kinh phí đầu tư, lượng thuế phải nộp, mức lương tối thiểu, cách thức kiểm soát thị trường, số lượng và chất lượng nguồn nhân lực có thể tuyển dụng Khi lập kế hoạch, cần phải xem xét tới các yếu này dựa trên các khảo sát và dự báo cẩn thận Ví dụ, cần quan tâm tới các ưu đãi của chính phủ trong các năm tới đối với các nghành nghề nào, các thị trường nào, các doanh nghiệp nào,…

• Xã hội: Một số yếu tố xã hội có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch

nhân sự của cơ quan, tổ chức, và cần phải tính đến, đặc biệt là đối với các công

ty đa quốc gia Nếu trong cơ quan, tổ chức có một số các nhân viên thuộc tôn giáo hoặc đất nước khác nhau, cần xây dựng các cách thức phù hợp Ngoài ra, việc thay đổi cơ cấu dân số trong xã hội cũng là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến định biên nhân sự Sự thay đổi đó bao gồm tỷ lệ ngày càng tăng của người cao tuổi , sự gia tăng số lượng các gia đình mà cả 2 vợ chồng đều đi làm, độ tuổi kết hôn ngày càng tăng, tình trạng đa dạng sắc tộc,…Những thay đổi này sẽ tác động đáng kể đến nguồn nhân lực sẵn sàng để tuyển dụng

II.Thực hiện định biên nhân sự văn phòng

1 Cơ sở định biên nhân sự

1.1 Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của cơ quan,

tổ chức:

Với mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì sẽ có các chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu phát triển khác nhau nên không thể áp dụng một khuôn mẫu định biên nhân sự cứng nhắc cho mọi cơ quan, tổ chức Do đó, việc định biên nhân sự phải dựa trên nhiệm vụ và mục tiêu thực tiễn của cơ quan, tổ chức càng bám sát càng tốt để từ đó có những kế hoạch, chính sách thay đổi cơ cấu tổ chức hay con người,… phù hợp với nhiệm vụ mà tổ chức cần thực hiện (ví dụ, một tổ chức định hướng phát triển theo hướng phi lợi nhuận, phục vụ mục tiêu xã hội và một

tổ chức có mục tiêu là nâng cao doanh thu thì việc xây dựng kế hoạch định biên nhân sự của 2 tổ chức này phải khác nhau)

Mặt khác, thực hiện định biên nhân sự trong một cơ quan phải gắn liền với mục tiêu phát triển của cơ quan, tổ chức đó trong từng giai đoạn cụ thể Cho nên không thể “sao y” kế hoạch định biên nhân sự của giai đoạn này sang giai đoạn khác và cũng không thể trải đều nguồn lực, ngân sách và kế hoạch thực hiện cho từng thành phần cụ thể: tuyển dụng, đào tạo & phát triển, lương bổng, bảo hiểm, phúc lợi,…

1.2.Dựa trên điều kiện thực tiễn của cơ quan, tổ chức

Để định biên nhân sự phải quan tâm đến thực trạng năng lực của đội ngũ nhân sự, điều kiện tài chính của cơ quan, nhu cầu thị trường, bối cảnh chính trị,

… Người đứng đầu tổ chức hay những người làm nhiệm vụ thực hiện định biên nhân sự cho tổ chức phải nắm rõ được những điều trên thì mới có thể thực hiện được công việc về định biên nhân sự

1.3.Dựa trên từng vị trí công việc của các bộ phận trong cơ quan.

Vị trí công việc là đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ thể trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định Thông thường,

có bao nhiêu nhân viên trong cơ quan thì có bấy nhiêu vị trí, trừ một số vị trí phải đảm bảo tính liên tục về thời gian Trong những trường hợp này, có thể nhiều nhân viên lần lượt cùng đảm nhiệm một vị trí công việc

Việc định biên nhân sự cần sự phân tích đặc điểm của từng vị trí công việc

cụ thể Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải

có để thực hiệu công việc đó là một cách thành công Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần đựơc tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao: các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan

hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc,…

2 Các nguyên tắc định biên nhân sự

2.1.Đối với cơ quan hành chính nhà nước:

 Nguyên tắc tuân thủ pháp luật

Định biên trong đơn vị nhà nước do pháp luật quy định và chỉ được thực hiện theo đúng quy định đó Mọi sự vi phạm bổ sung, thêm bớt đều vi phạm pháp luật và đó là định biên không hợp pháp Nguyên tắc này áp dụng cho mọi

tổ chức hành chính nhà nước

Trong các đơn vị nhà nước, định biên là quyết định của cơ quan có thẩm quyền về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công chức, ngạch công chức cho từng loại cơ quan nhà nước, khác với các tổ chức tư trong hệ thống cơ quan nhà nước, là quyết định pháp luật đòi hỏi phải được chấp hành nghiêm túc Thông qua định biên mà nhà nước quản lý chặt chẽ và thống nhất nguồn lực,

quyết định và quản lý nguồn ngân sách, tiền lương và các hoạt động quản lý của

bộ máy công sở

• Ví dụ 1: Trong Hiến pháp, không quy định số Phó Thủ tướng, số Bộ trưởng nhưng Nghị quyết của Quốc hội chỉ đồng ý có 5 Phó Thủ tướng, 22 Bộ trưởng thì Chính phủ phải tuân thủ trong việc xác định nhân sự cho cơ cấu đó • Nếu Luật Tổ chức Chính phủ quy định cụ thể số lượng Bộ (Luật 2001) thì không thể có số Bộ trưởng lớn hơn số lượng Bộ đã quy định trong luật Muốn thay đổi (tách, nhập) phải sửa đổi luật

• Ví dụ 2: Nghị định 12/2001/NĐ-CP quy định số lượng đầu mối của Phòng (và gắn liền với số lượng đó là định biên số Trưởng phòng) từ 8 – 10 đơn vị một huyện

• Tất cả các huyện, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mình để lựa chọn 8,9 hay 10 phòng, nhưng không vượt quá 10 phòng (11) hay định biên chức Trưởng phòng huyện không quá 10 người

 Nguyên tắc có việc mới cần người

Nếu có công việc mới mà không thể giao thêm cho một người nào đó trong

tổ chức thì đòi hỏi phải có thêm “biên chế” để đảm nhận công việc

Nếu một công việc trước đây chỉ do một hay hai người đảm nhận, nhưng do tính chất công việc, quy mô công việc mở rộng, gia tăng, nếu không bổ sung thêm người thì không thể hoàn thành nhiệm vụ

 Nguyên tắc tương đồng thống nhất

Tính tương đồng thống nhất cho mỗi cấp hành chính (tỉnh) có nhiều tổ chức (63 tỉnh, 63 UBND tỉnh)

Về chức năng, NV, quyền hạn của UBND tỉnh được quy định thống nhất chung trong Luật Tổ chức HĐND và UBND Do đó, định biên (tương đối) của các tỉnh có tính chất tương đồng nhau

Ví dụ số lượng Sở (tương đương); số lượng Phó Chủ tịch tỉnh; số lượng biên chế

 Nguyên tắc có tính đến yếu tố đặc thù

Đây là nguyên tắc thể hiện đặc trưng của hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo lãnh thổ

Mỗi một vùng lãnh thổ có một nét đặc trưng riêng, đòi hỏi phải có người,

có bộ phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý đó

Do đó, không thể máy móc, dập khuôn tỉnh nào cũng phải có Sở Thủy sản,

Sở Ngoại vụ

 Nguyên tắc khoa học

Khi xác định định biên phải tuân thủ nguyên tắc khoa học về tổ chức

Xác định số lượng, cơ cấu nguồn nhân lực của tổ chức HCNN trong thiết kế

tổ chức phải tuân thủ những nội dung của kế hoạch hóa nguồn nhân lực nói chung và nguồn nhân lực tổ chức HCNN