10 triển khai thực hiện và truyền thông cho sự kiện

Mục tiêu chương Hiểu và trình bày được các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc, điều hành diễn biến, bế mạc sự kiện, tiễn khách, thanh quyết toán trong sự kiện..  Trình bày được nội

TỔ CHỨC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

VÀ TRUYỀN THÔNG CHO SỰ KIỆN

minhhien@neu.edu.vn

Nội dung chương

sau sự kiện

Mục tiêu chương

 Hiểu và trình bày được các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc, điều hành diễn biến, bế mạc sự kiện, tiễn khách, thanh quyết toán trong sự kiện

 Trình bày được các nội dung có liên quan đến việc phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện

 Trình bày được nội dung của việc lập báo cáo và tổng kết sự kiện

 Nắm được nội dung kế hoạch truyền thông của một sự kiện

 Nắm được các hoạt động truyền thông của một sự kiện

Tổ chức triển khai sự kiện

Tổ chức khai mạc sự kiện

Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện

tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)

tiếp khách

Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách

Điều hành diễn biến của sự kiện

Điều hành các hoạt động phụ trợ

 Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham

quan…)

 Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ:

 Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ

 Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ

 Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh:

 Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện:

Kết thúc sự kiện

Tổ chức bế mạc sự kiện

(nếu có)

Tiễn khách

ga/ bến xe/ cửa khẩu…

Thanh quyết toán sự kiện

kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện

Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau

sự kiện

 Nhận biết được các vấn đề tồn đọng sau sự kiện và sự mong đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở

 Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của

khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng

Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ

chức sự kiện

 Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức

sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiệN

 Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước/ các cơ quan truyền thông, báo chí

 Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện)

 Hoàn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có)

 Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện

 Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện

Lập các báo cáo

dụng

Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện, nội bộ nhà tổ chức sự kiện

Truyền thông cho sự kiện

So sánh truyền thông cho sản phẩm với truyền thông cho sự kiện

20

 Giống nhau

 Khác nhau

Xác định đối tượng nhận tin

21

sự kiện

thì truyền thông trước sự kiện trong sự kiện và sau

sự kiện có thể khác nhau

Xác định mục tiêu truyền thông

22

 Thường mục tiêu truyền thông trước sự kiện để tạo sự biếtđến, trong sự kiện tạo sự thiện cảm và sau sự kiện để nhắcnhở

 Mục tiêu truyền thông cho sự kiện và mục tiêu sử dụng sựkiện để truyền thông đôi khi không đồng nhất vì vậy phải cânnhắc để lập thông điệp truyền thông cho sự kiện

Lựa chọn phương tiện truyền thông

23

 Đối tượng khách mới

 Đặc điểm ngôn ngữ đặc điểm từng phương tiện truyền thông

 Ngân sách dành cho truyền thông

 Kênh trực tiếp

 Kênh gián tiếp

Lựa chọn và thiết kế thông điệp

24

 Căn cứ lựa chọn

 Đối tượng nhận tin

 Mục tiêu truyền thông

 Phương tiện truyền thông

 3 vấn đề trong thiết kế thông điệp

 Nội dung thông điệp (nói gì?)

 Cấu trúc thông điệp (Nói như thế nào?)

 Hình thức của thông điệp

Thu thập thông tin phản hồi

25

sách khách mời

ghi nhận sự chú ý, sự tham gia,, sự hài lòng và các hoạt động thu thập ý kiến

diễn đàn, những bài báo để thu thập thông tin phản hồi

Một số công cụ thường được sử dụng trong truyền thông sự kiện

 PR: chủ yếu sử dụng hoạt động

 chủ yếu là quảng cáo qua băng rôn và các hình thức trang trí sự kiện

 các công cụ của xúc tiến bán như quà tặng, quay số trúng thưởng thường hay được sử dụng

 Sau khi diễn ra sự kiện

 Thường sử dụng các công cụ của PR như blog, thông cáo báo chí,…