6 lựa chọn địa điểm và chuẩn bị không gian cho tổ chức sự kiện

LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM VÀ CHUẨN BỊ KHÔNG GIAN CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆNminhhien@neu.edu.vn... Nội dung chương Phân loại địa điểm trong TCSK  Các yêu cầu cơ bản khi lựa chọn địa điểm trong TCSK 

LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM VÀ CHUẨN BỊ KHÔNG GIAN CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN

minhhien@neu.edu.vn

Nội dung chương

 Phân loại địa điểm trong TCSK

 Các yêu cầu cơ bản khi lựa chọn địa điểm trong TCSK

 Quy trình lựa chọn địa điểm TCSK

 Các khía cạnh của không gian sự kiện

Mục tiêu chương

 Nắm được các đặc điểm của mỗi loại địa điểm

 Xác định các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm

 Nắm được các bước khi lựa chọn địa điểm

 Nắm được các khía cạnh liên quan đến hoạt động chuẩn

bị cho không gian địa điểm

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

 Căn cứ vào không gian tổ chức sự kiện

 Không gian ngoài trời

 Không gian trong nhà

 Không gian hỗn hợp

 Căn cứ vào cơ sở vật chất sẵn có tại địa điểm

 Địa điểm chuyên nghiệp

 Địa điểm không chuyên

Địa điểm

sự kiện phải

phù hợp với

Loại hình và đặc điểm sự kiện

Bầu không khí sự kiện Đối tượng tham gia sự kiện Nội dung kịch bản sự kiện

Phù hợp với loại hình sự kiện

 Tạo không gian hài hoà và tâm lý môi trường tích cực

 Khách tham dự phải cảm thấy thoải mái, dễ chịu, có xuhướng thân thiện hoà nhập với sự kiện

Địa điểm phù hợp với nội dung và đặc điểm của sự kiện

 Không giới hạn địa điểm khi tiến hành lựa chọn

 Hình dung tất cả công việc và diễn biến của sự kiện để lựachọn địa điểm phù hợp

 Lập bảng yêu cầu các hoạt động sự kiện và vị trí cụ thể củatừng hoạt động trước khi lựa chọn sự kiện

Các bước lựa chọn địa điểm

 Lập các tiêu chí lựa chọn địa điểm

 Tìm hiểu thông tin và lên danh sách

 Liên hệ, khảo sát, kiểm tra địa điểm

 Đánh giá, lựa chọn

 Ký hợp đồng, đặt cọc và thanh toán

 Phối hợp triển khai sự kiện

Lên danh sách địa điểm

 Số lượng

 Tên địa điểm, địa chỉ và thông tin liên lạc

 Các thông tin sơ bộ liên quan đến yêu cầu địa điểm

Khảo sát địa điểm

 Xem xét lại các bài viết về địa điểm

 Liên lạc với BQL của các điểm đến tiềm năng

 Thăm quan điểm đến

Chú ý khi lựa chọn địa điểm

• Điều kiện phục vụ ăn uống

• Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ

• Kinh nghiệm và trình độ quản lý

•Những khoanh vùng và giới hạn

•Thời gian

• Những điểm cần hoàn thiện, bổ sung

• Những quy định

• Bảo hiểm

Chú ý về sức chứa của địa điểm

 Đảm bảo 4m2 cho 1 khách tham dự

 Đảm bảo khách mời của sự kiện trước ra về trước khi sự kiệnsau diễn ra

Chú ý về bảo hiểm và sự an toàn

 Đảm bảo an toàn con người, thiết bị, môi trường

 Tìm hiểu và cân nhắc mức bảo hiểm để nếu có sự cố xảy ramọi người đều được bảo hiểm

Chú ý những quy định riêng bắt buộc

 Đối với nhưng công trình lịch sử viện bảo tàng triển lãm nghệthuật,… thường có những quy định riêng cần tìm hiểu và đảmbảo khách không vi phạm

Chú ý về điều kiện phục vụ ăn uống

 Số lượng, chất lượng và vệ sinh bát đĩa ly tách,…

 Nhân viên phục vụ

 Cách sắp xếp các dụng cụ phục vụ bữa ăn

Chú ý khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ

 Đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi và điều kiện làm việc tốt để tránh nhân viên có thái độ hoặc những ảnh hưởng không tốt tới khách mời

Chú ý những khoanh vùng giới hạn

 Phải tìm hiểu những gì được phép và không được phép làm

 Làm việc với chính quyền địa phương và các cơ quan chức

năng như cứu hoả, y tế, cảnh sát

 Phải có văn bản cho phép các hoạt động có trong sự kiện như: thả bóng , đèn trời, pháo hoa, đèn chiếu, treo băng rôn cờ

phướn, âm thanh, ánh sáng, văn nghệ,…

Chú ý về thời gian

 Quyết định sử dụng địa điểm vào thời gian nào

 Kéo dài bao lâu

Chú ý những điểm cần hoàn thiện, bổ sung

 Thông thường rất ít địa điểm hoàn chỉnh mà cân phải hoànthiện và bổ sung thêm vì vậy cần tìm hiểu trước xem địa điểmđược phép bổ sung thêm những gì?

 Vd hệ thống chiếu sáng, điều kiện cách âm, hay những trụ cộtgóc khuất ảnh hưởng tới tầm nhìn của khách mời sẽ được xử

lý như thế nào?

Lựa chọn địa điểm

 Không bị “lung lay” ngay từ đầu bởi uy tín/hình ảnh của

Lựa chọn địa điểm

 Lập bảng phân tích địa điểm

Nội dung Địa điểm 1 Địa điểm 2 Địa điểm 3

Ngân sách

Khả năng tiếp cận

…

Ký hợp đồng, thanh toán và phối hợp triển khai

 Cần nghiên cứu các điều khoản hợp đồng

 Thương thảo và thực hiện thanh toán theo tiến độ

 Phối hợp triển khai với các cá nhân phụ trách

Một số địa điểm cụ thể

 Địa điểm đặc thù: bảo tàng, triển lãm nghệ thuật, nhà hát, sânbay, sân tennis, sân bóng, nơi vui chơi giải trí công cộng, sângolf, cửa hàng siêu thị,…

 Một số địa điểm đặc biệt khác: trên không, dưới nước, trênmặt nước, online,trên đường phố,…

Khách sạn

 Chi phí thấp hơn trung tâm hội

 Bị giới hạn bởi không gian

 Chi phí cao hơn nhà hàng và một số địa điểm khác

Khách sạn

Lưu ý

 Các sự kiện khác diễn ra cùng thời gian

 Cần giới hạn về phạm vi sự kiện để phân biệt với kháchcủa sự kiện khác và khách của khách sạn

 Chú ý các tiểu tiết của hợp đồng

 Chú ý đội ngũ nhân viên thuộc 1 hay nhiều tổ chức có ảnhhưởng đến điều hành sự kiện không

Trung tâm hội nghị quốc gia

• Bị chi phối bởi môi trường xung quanh

• Liên quan nhiều đến pháp luật, quan hệ công chúng trực tiếp

Địa điểm ngoài trời

• Không gian mở không bị

giới hạn, cơ động cao

• Chi phí không cao

• Tạo cơ chế năng động cho

quy mô sự kiện

• Tạo khả năng sáng tạo

• Dễ dàng tạo sự khác biệt

hoá và định vị sự kiện

• Sự kiện ngoài trời hay bị ảnh hưởng bởi thời tiết, khí hậu và người dân địa phương

• Điều kiện đảm bảo an toàn thấp

• Trang bị và các dịch vụ hỗ trợ

• Phải lưu ý việc dựng lều bạt

Rạp hát

• Hệ thống thiết bị nghe nhìn, âm

thanh, ánh sáng, sân khấu tốt

• Kén sự kiện

• Phải bổ sung nhiều dịch vụ

Không gian sự kiện

Không gian sự kiện

 Không gian thực hiện sự kiện là nơi diễn ra các hoạt động chính của sự kiện

 Không gian bao gồm:

 mặt bằng, khoảng không gian địa điểm TCSK

 âm thanh, ánh sáng

 Sân khấu

 Hệ thống âm thanh ánh sáng cần phải hoàn tất trước khi sự kiện

diễn ra từ 1 đến 2 ngày, và cần phải có sự chạy thử, diễn tập Ngoài

ra nếu sự kiện có trình diễn ca nhạc cần có sự phối hợp giữa các nhà cung ứng âm thanh ánh sáng với nhà cung ứng dịch vụ ca nhạc hay các dịch vụ khác có liên quan

Âm thanh cho sự kiện

 các trang thiết bị âm thanh như: các loại loa, micro, tăng

âm, thiết bị điều chỉnh âm thanh

 Ngôn ngữ sử dụng trong sự kiện là một trong những nội dung quan trọng liên quan đến âm thanh, tùy theo sự kiện

để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp Trong trường hợp sử

dụng phiên dịch cần lưu ý đến trang thiết bị đi kèm cho đối tượng này cũng như các khoản chi phí khác có liên

• Đèn lazer

• Đèn PAR 64

Các thiết bị phụ trợ ánh sáng

 Trái châu kính

 Máy tạo khói

 Máy phun bong bóng

 Máy tạo tuyết

 Máy bắn kim tuyến

Sân khấu

 Là trung tâm trong sự kiện

 Các yếu tố của sân khấu

 Vị trí của sân khấu

 Khung sân khấu (bao gồm khung để căng phông, treo các thiết bị âm thanh, ánh sáng…)

 Phông trang trí

 Khu vực hậu trường sân khấu

 Các trang thiết bị trên sân khấu (ví dụ: các loại bục, đồ trang trí, khẩu hiệu, bàn cho đoàn chủ tịch, bục diễn giả, thiết bị âm thanh…)