Phân tích tình hình cho vay tiêu dùng tại ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển Việt Nam- chi nhánh Đăk Lăk h

Việc tổ chức tốt Hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin kế toántrong chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác,tiết kiệm chi phí, giúp hệ thống t

VÕ THỊ LAN PHƯƠNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV

CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn

Đà Nẵng - Năm 2015

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Võ Thị Lan Phương

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

6 Bố cục đề tài 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 7

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 7

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 8

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 8

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình10 1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 12

1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi 12

1.2.2 Chức năng của chu trình chuyển đổi 12

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển đổi 14

1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

KHÍ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI 342.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –

TRƯỜNG HẢI 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 342.2.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh 362.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Cơ khíChu Lai – Trường Hải 36

2.2.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 382.2.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí ChuLai – Trường Hải 412.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHUTRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –TRƯỜNG HẢI 42

2.2.1 Thực trạng tổ chức và mã hóa dữ liệu 422.2.2 Thực trạng tổ chức thông tin về định mức vật tư phục vụ sản xuất48

2.2.3 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất 502.2.4 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư 522.2.5 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phítiền lương 58

2.2.6 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phísản xuất chung 64

2.2.7 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tínhgiá thành sản phẩm 67

CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 72KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTVCƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 743.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾTOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV

CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 743.2 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC DỮ LIỆU VÀ MÃ HÓA DỮLIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 743.2 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁNTRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 79

3.2.1 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin kế toán về định mứcchi phí sản xuất 81

3.2.2 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập kếhoạch sản xuất và Lệnh sản xuất 82

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu xuất khovật tư 83

3.2.4 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu quản lýthời gian lao động và chi phí tiền lương 85

3.2.5 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu tính vàphân bổ chi phí chung 87KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 88

KẾT LUẬN 89

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

BP Bộ phận

Số Tên bảng Trang hiệu

1.1 Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu 11

trình

2.7 Bảng lương nhân viên Xưởng hàn – chuyền Thùng ben 60

2.9 Bảng phân bổ các khoản trích lương của NCTT Xưởng 62

Số Tên hình Tranghiệu

1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 7

1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ 9

thống thông tin khác trong doanh nghiệp

1.4 Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi 131.5 Mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận trong chu trình 21

chuyển đổi

2.7 Minh họa màn hình dữ liệu đánh giá sản phẩm dở dang 68

3.2 Mối quan hệ giữa các tập tin CSDL trong chu trình chuyển 79

đổi

3.3 Mối quan hệ thông tin của chu trình chuyển đổi 80

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các doanhnghiệp trong tất cả các lĩnh vực phải nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệmchi phí, thay đổi phương thức quản lý kinh doanh cũng như ứng dụng côngnghệ thông tin một cách có hiệu quả Đặc biệt, đối với ngành công nghiệp ô

tô, sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp đòi hỏi các doanh nhiệp sảnxuất ô tô phải ứng dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất cũng như trongquản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, kiểm soát tốt chiphí, tạo ra năng lực cạnh tranh với các nước trong khu vực

Việc tổ chức tốt Hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin kế toántrong chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác,tiết kiệm chi phí, giúp hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp đạt hiệuquả

Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải là một doanh nghiệpthuộc Khu phức hợp Sản xuất và Lắp ráp ô tô Chu Lai - Trường Hải Mặc dùCông ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải (sau đây được gọi tắt làCông ty) đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhưng mức độ ứngdụng còn nhiều hạn chế:

- Các bộ phận chức năng sử dụng các phần mềm quản lý riêng biệt như:

bộ phận kế toán sử dụng phần mềm Bravo, bộ phận nhân sự sử dụng phầnmềm Histaff nhưng phần mềm này cũng chỉ theo dõi biến động về nhân sự;nhân viên phòng nhân sự tính lương bằng excel, bộ phận kế hoạch sử dụngcông cụ excel…Việc sử dụng rời rạc các phầm mềm quản lý tại các bộ phậnkhác nhau trong chu trình chuyển đổi làm cho thông tin không được chia sẻcho nhau một cách nhanh chóng, chính xác, có thể gây lãng phí nguồn lực củaCông ty

- Các đối tượng kế toán được mã hóa không đồng bộ giữa các bộ phận chức năng nên khó khăn trong việc chia sẽ thông tin và tổng hợp dữ liệu.Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế toántrong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – TrườngHải” để làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong các doanh nghiệp sản xuất

- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toántrong các khâu cơ bản của chu trình chuyển đổi, từ đó xác định những hạn chếtồn tại trong việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tạiCông ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kếtoán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai– Trường Hải

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải

- Phạm vi nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bảncủa quá trình sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hảitrong tháng 3 năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trongchu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải

- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán và chủ yếu làthông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, giáo trình ngành kế toán để tìmhiểu cơ sở lý luận của đề tài

- Phương pháp quan sát tổng quát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chứcthực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán được áp dụng tạiCông ty mà chủ yếu là công tác kế toán trong chu trình chuyển đổi.

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ vấn đề nghiên cứu

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

a Về mặt lý luận

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thông tin kế toántheo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ, dẫn đếnviệc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn Việcứng dụng tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình còn khá mới mẽđối với những người làm công tác kế toán nói chung và công tác kế toán trongcác doanh nghiệp sản xuất nói riêng Chu trình chuyển đổi trong doanh nghiệpsản xuất là chu trình biến các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động,máy móc thiết bị… thành các yếu tố đầu ra của doanh nghiệp Tổ chức tốtthông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi sẽ góp phần phát huy được nguồnlực của doanh nghiệp

b Về mặt thực tiễn

Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin kếtoán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai –Trường Hải Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty, tác giả rút ra những mặt còntồn tại ở đơn vị, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chứcthông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ KhíChu Lai – Trường Hải

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, bố cục đề tài gồm có ba chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại các doanh nghiệp sản xuất.

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệthống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, cácphương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanhnghiệp cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhấtđịnh

Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và áp lực cạnhtranh trên thị trường thì việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung

và hệ thống thông tin kế toán nói riêng đang được các doanh nghiệp quan tâm

Khi thực hiện nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu cóliên quan đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thôngtin kế toán trong chu trình chuyển đổi nói riêng đối với một số doanh nghiệpnhư:

- Tác giả TS Nguyễn Mạnh Toàn và ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

(2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính Trong

giáo trình này Tác giả đã nêu ra các nội dung của hệ thống thông tin kế toántrong điều kiện tin học hóa, phương pháp xây dựng bộ mã, mối quan hệ giữathông tin kế toán với các thông tin khác, mối quan hệ giữa các chu trình trongdoanh nghiệp, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu,

cung cấp thông tin kế toán và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Tác giảcũng đã cụ thể hóa công tác tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ chocác đối tượng sử dụng thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác trênnền tảng ứng dụng công nghệ thông tin.

- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lê Nhân (2012) về đề tài “ Hoàn thiện

hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng” Tác giả Nguyễn Lê Nhân đã sử dụng phương pháp quan

sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan và sơ đồ dòng dữ liệu để nghiêncứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem xét các mối quan hệ của chu trình chuyểnđổi với các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa ra giảipháp hoàn thiện Tuy nhiên, bài nghiên cứu nghiêng về công tác tính giá thànhhơn là tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc tính giá thành

- Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ

chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim” Tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên đã sử dụng các

nguồn tài liệu trên mạng kết hợp với phương pháp điều tra, phỏng vấn, quansát thực tế để tìm hiểu cụ thể về phương pháp tổ chức thông tin kế toán tạimột doanh nghiệp thương mại trong điều kiện ứng dụng ERP Từ đó tác giả đãnêu ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào việc

tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp Tuy nhiên tác giả chưa đisâu vào hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo chu trình tại Công ty Cổphần Thương mại Nguyễn Kim

- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ

chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật thủy sản (SEATECCO)” Trong bài nghiên cứu này, tác giả Nguyễn Hoàng Thiên

Kim đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như quan sát thực tế, so sánh,đối chiếu để nêu lên thực trạng và nhu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị

tại SEATECCO, từ đó khẳng định vai trò của hệ thống thông tin kế toán đốivới doanh nghiệp Song bài nghiên cứu mới chỉ đề cấp đến việc ứng dụng hệthống thông tin kế toán trong việc quản lý của doanh nghiệp.

Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán

và những đề tài luận văn có liên quan, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệthống thông tin kế toán vào trong quản lý là cần thiết đối với tất cả loại hìnhdoanh nghiệp Khi tìm hiểu về doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức tốt thôngtin kế toán trong chu trình chuyển đổi là quan trọng nhưng rất ít đề tài quantâm nghiên cứu về vấn đề này

Đề tài “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty

TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” là đề tài nghiên cứu riêng về tổ chức

thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong ngành sản xuất ô tô Do đặcđiểm của chu trình sản xuất kéo dài, phức tạp nên việc tổ chức quản lý tốt hoạtđộng của doanh nghiệp là vấn đề cần quan tâm Tác giả đã nghiên cứu thực tiễncùng với việc kế thừa kết quả từ các công trình nghiên cứu nói trên để tìm ra giảipháp hữu hiệu hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhchuyển đổi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần tạo ra hệ thống thôngtin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định Hai chức năng của

hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra [8, tr.22]

Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hệ thống kế toán và hệthống thông tin Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tạo

ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán

Ta có thể hiểu “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lựcbao gồm con người và các máy móc thiết bị nhằm biến đổi dữ liệu kế toánthành các thông tin kế toán”, được minh họa qua Hình 1.1

kế toánquản trị)

Hình 1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp

Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế toán và cung cấp thông tin trong doanh nghiệp thường tuân theo các bước như ở Hình 1.2

Các nghiệp vụkinh tế phát sinh

Báo cáotài chính

Các sổ chi tiết

Các bảngtổng hợp chi tiết

Kế toán tổng hợp

Hình 1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức

tạp với nhiều chức năng khác nhau được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau,

có mới quan hệ ràng buộc, chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảmbảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả [8, tr 25]

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cungứng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng đều có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin

kế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầuquản trị của doanh nghiệp

Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và các hệ thống thôngtin khác được thể hiện qua sơ đồ ở Hình 1.3

MIS

Hệ thống thông tin

cung ứng

Hệ thống thông tin Maketing

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin

Kế toán

Hệ thống thông tin tài chính

Hệ thống thông tin nhân sự

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

thống thông tin khác trong doanh nghiệp

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình

a Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế toánbằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất định Mỗi phầnhành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập Trong doanh nghiệp thường

có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư,

kế toán công nợ, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm…

b Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình

Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc lặp

đi lặp lại một các thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhấtđịnh qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân thamgia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Đểđảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đượchiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận,

cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần phải tổ chức traođổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc đượctiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm củatừng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, saisót [8, tr.60]

Mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khácnhau Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổchức thành 4 chu trình cơ bản bao gồm: Chu trình doanh thu, chu trình cungứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính Chức năng và hoạt động chủyếu của các chu trình này được mô tả trong Bảng 1.1

Bảng 1.1 Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu trình

1 Chu trình - Bán hàng - Nhận ĐĐH và trả lời khách hàngdoanh thu - Thu tiền - Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Lập lệnh bán hàng

- Chuẩn bị hàng và giao hàng

- Xuất hóa đơn cho khách hàng

- Theo dõi công nợ phải thu

- Nhận tiền thanh toán

- Ghi sổ và lập báo cáo

2 Chu trình - Mua hàng - Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa,cung ứng - Thanh toán tiền dịch vụ

- Ghi sổ và lập báo cáo

3 Chu trình - Biến đổi các - Lập kế hoạch sản xuất

chuyển yếu tố đầu vào - Cung ứng và quản lý nguyên vật

- Kiểm soát quá trình sản xuất

- Hạch toán và phân bổ chi phí

- Chuẩn bị BCTC và BCQTCP

4 Chu trình - Huy động vốn - Dự báo nhu cầu vốn

tài chính - Sử dụng vốn - Phát hành cổ phiếu, trái phiếu

- Vay ngân hàng, tổ chức thương mại

- Đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ

- Lập BCTC

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH

CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi

a Đặc điểm

Chu trình chuyển đổi (còn được gọi là chu trình sản xuất trong các doanhnghiệp sản xuất) là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu,lao động, máy móc thiết bị… thành sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu củakhách hàng

Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, nhằm ghi chép, xử

lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyênvật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ

b Mục tiêu

Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nhằm mục tiêu:

- Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất

- Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồnlực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, giảm thiểu sai hỏng trong quátrình sản xuất

- Đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ

- Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể

- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp [8, tr.170]

1.2.2 Chức năng của chu trình chuyển đổi

Chức năng trung tâm của thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi làhạch toán chi phí sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh Các chức năngchính của chu trình chuyển đổi được thể hiện qua Hình 1.4

Kế Cung Tổ Kiểm Nhập Báo

- Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu

Bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch sản xuất là xác định nhu cầu nguyênvật liệu Yêu cầu đặt ra là nguyên vật liệu mua về nhập kho phải đảm bảo duytrì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo chohoạt động sản xuất được tiến hành bình thường Điều đó đòi hỏi cẩn phải tăngcường kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả

- Tổ chức sản xuất

Mục tiêu của tổ chức sản xuất là bố trí các công đoạn, các khâu trong sản

xuất nhằm tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất nhanhhơn, huy động tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất, giảm giá thành sảnphẩm dịch vụ Do đó, quyết định lựa chọn tổ chức sản xuất theo chức nănghay tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị là tùy thuộc vào ngành nghề và đặcđiểm công nghệ sản xuất sản phẩm.

- Kiểm soát quá trình sản xuất

Kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất

- Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trự tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chiphí nhân công trực tiếp thường được tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí Chi phí sản xuất chung thường được tập hợp chung và sau đó phân bổcho các đối tượng chịu chi phí

- Chuẩn bị các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị chi phí Thông

tin đầu ra của chu trình chuyển đổi rất đa dạng Ví dụ: Bảng báo

cáo tổng hợp chi phí phát sinh theo đối tượng tính giá thành, báo cáo chi phítheo yếu tố, báo cáo chi phí theo khoản mục phí, báo cáo sản lượng hoànthành…

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển đổi

a Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các tập tin có cấu trúc, được lưu giữ trêncác thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin đồng thời của nhiềungười sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với nhữngmục đích khách nhau [11]

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các thiết bị lưu trữthường là các ổ đĩa và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin

cơ sở dữ liệu

Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, tất cả các phầnhành trong phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụngmột cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin Cơ sở dữ liệu đầu racủa bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận khác Tất cảcác dữ liệu của các phần hành được quản lý tập trung được quản lý theo kiểu

hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phần hành đều có thể cùng truy cập và sử dụngchung một nguồn dữ liệu bất kỳ Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việcthu thập và xử lý dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệuquả cao

Cơ sở dữ liệu kế toán là tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ vớinhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thôngtin kế toán Có thể hiểu cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như bộ sổ kế toántrong điều kiện hạch toán trên máy vi tính Toàn bộ dữ liệu kế toán đều đượccập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗitập tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với một số thuộctính cần quản lý của đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi bản ghi mô tả cácthuộc tính của một đối tượng hay các nghiệp vụ xác định [8, tr 41-42]

Tóm lại, hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ, xử lý thông tin.Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ tối ưu, ít tốn kém nhưng phảiđảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp là quantrọng Thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho việc thu thập đầy đủ các thông tincần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp, khi cần có thể lấy đượcthông tin một cách nhanh nhất, hữu ích nhất cho nhà quản trị và hỗ trợ quátrình ra quyết định Ngoài ra, hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì đủ dài

và xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo tính an toàn và mức độ tin cậy cao.

Cấu trúc của một số tập tin cơ sở dữ liệu thường sử dụng trong chu trình chuyển đổi:

Danh mục sản phẩm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Đặc tính kỹ thuậtĐịnh mức vật tư Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân

xưởng, Số lượng định mức

Danh mục vật tư Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Vị trí lưu kho, Số lượng

tồn kho tối thiểu, Số lượng tồn kho hiện tại

Công đoạn sản xuất Mã sản phẩm, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, Định mức

thời gian hoạt động, Mã vật tư, Số lượngPhân xưởng Mã phân xưởng, Tên phân xưởng, Mã thiết bị, Tên

thiết bị

Kế hoạch sản xuất Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số

đơn đặt hàng,Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành

Lệnh sản xuất Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời

gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoàn thành

Nhân viên Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Mã số thuế,

Bộ phận, Lương cơ bản, Phụ cấp, Tổng lương…

Mã nhân viên, Thời gian làm việc bình thường, thờiNhân công gian tăng ca bình thường, thời gian tăng ca chủ nhật,

thời gian tăng ca ngày lễ…

Nhật ký Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị,

Diễn giảiChi tiết nhật ký Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản

nợ, Tài khoản có, Chi tiết tài khoản chi phí

b Mã hóa đối tượng quản lý trong chu trình chuyển đổi

Mã hóa các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đốitượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ướcngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó [8, tr.70]

Trong điều kiện tin học hóa kế toán, máy móc không thể nhận diện đượccác đối tượng nếu như những ký hiệu của đối tượng không phải là duy nhất.Một trong những đặc điểm của đối tượng kế toán là tính đa dạng, không thể sửdụng tên gọi để phân biệt các đối tượng kế toán vì khi tên gọi thay đổi sẽ dẫnđến việc truy xuất thông tin trong quá khứ trở nên phức tạp, dễ sai sót Ngoài

ra, việc quản lý theo tên các đối tượng chỉ giúp nhận diện được các lại đốitượng khác nhau nhưng không cho phép thống kê, tính toán và cung cấp thôngtin nhanh chóng về một nhóm các đối tượng có chung một thuộc tính nào đó

Vì vậy, việc mã hóa đối tượng luôn là vấn đề đặt ra trước hết khi tiến hànhvận hành hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toántrong chu trình chuyển đổi nói chung

Một số bộ mã được sử dụng chủ yếu trong chu trình chuyển đổi:

- Bộ mã tài khoản: tài khoản tập hợp chi phí (621, 622, 627),tài khoảnnguyên vật liệu (152) tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (154), tàikhoản thành phẩm (155)

- Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp cácđối tượng: khi xây dựng bộ mã cần lưu ý mỗi mã chỉ được gắn cho một đốitượng duy nhất.

- Biểu diễn đối tượng bằng những ký hiệu ngắn gọn: Việc thiết kế bộ mãphải được biểu diễn ngắn gọn và tuân theo quy tắc thống nhất trong Công ty

sẽ cho phép tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu và làm tăng tốc độ xử lý

- Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng: Xây dựng bộ mã gồmnhiều ký tự ngắn gọn, trong đó mỗi nhóm ký tự biểu diễn một thuộc tính củađối tượng sẽ cho phép quản lý và cung cấp thông tin chi tiết hơn về các thuộctính của một đối tượng Đặc biệt thông qua bộ mã, cho phép lọc ra những tậphợp đối tượng cùng mang một thuộc tính nào đó, làm cơ sở cho việc tìm kiếm,thống kê, tổng hợp và cung cấp thông tin về một thuộc tính hoặc một nhómthuộc tính của một nhóm các đối tượng

- Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trìnhnhập liệu: mã của các đối tượng trong cùng một bộ mã có dạng tương tự nhau

và có cùng số lượng ký tự Nhờ vậy phần mềm có thể kịp thời kiểm tra vàphát hiện sai sót trong quá trình nhập liệu nếu chúng ta nhập không đúng mã

- Đảm bảo tính bảo mật

v Những đặc tính cần có của bộ mã

- Tính duy nhất và kén chọn: đây là đặc tính quan trọng nhất mà một bộ

mã cần phải có Một đối tượng chỉ được gắn với một mã duy nhất, giúp nhậndiện đối tượng một cách rõ ràng, không nhập nhằng với các đối tượng kháctrong cùng tập hợp

- Tính uyển chuyển sống lâu: Một bộ mã khi được xây dựng phải có thể

sử dụng được trong nhiều năm Tính uyển chuyển của bộ mã cho phép thíchứng với những thay đổi xảy ra trong suốt quá trình sử dụng Một bộ mã đượcxem là uyển chuyển và sống lâu khi nó cho phép nới rộng đối tượng và chèn

thêm đối tượng vào giữa các đối tượng đã gán trước đó.

- Tính tiện lợi khi sử dụng: Một bộ mã tiện lợi khi sử dụng là bộ mã ngắngọn, biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng, đồng thời dễ dàng kiểmtra, sử dụng và giải mã

v Phương pháp xây dựng bộ mã

Có nhiều cách khác nhau để thiết kế và xây dựng bộ mã các đối tượng kếtoán Tùy thuộc vào mức độ đơn giản và phức tạp của việc thiết kế các yếu tố cấuthành nên bộ mã, người ta phân thành hai nhóm mã sơ đẳng và mã phức tạp

- Mã Sơ đẳng

· Mã số tuần tự: Cứ mỗi đối tượng mới xuất hiện thì người ta gán cho nómột con số kế tiếp theo thứ tự thời gian xuất hiện Việc sử dụng kiểu mã sốtuần tự đơn giản, giúp nhận diện các đối tượng một các rõ ràng, mỗi mã là duynhất Tuy nhiên mã số không biểu hiện bất cứ thuộc tính nào của đối tượng,không mang bất kỳ ý nghĩa nào khác ngoài việc giúp phân biệt hai đối tượng

kế toán khác nhau

· Mã số tuần tự theo từng khoảng cách: là việc sử dụng những loạt số liêntiếp để mã hóa những đối tượng có cùng đặc điểm chung bằng cách để dànhnhững số trống để có thể giữ cho bộ mã không bị xáo trộn trong quá trìnhchèn thêm mã Trong mỗi khoảng như vậy người ta chèn thêm các mã hóatuần tự Phương pháp này dễ sử dụng, cho phép phân loại để nhận diện mộ sốnhóm đối tượng của bộ mã, có thể chèn thêm mã trong từng phân đoạn khiphát sinh về sau Nhưng phương pháp này khó xác định khoảng cách của từngphân đoạn, không thể hiện các thuộc tính của đối tượng trong từng phân đoạncũng như không mang tính gợi nhớ

· Mã số có ý nghĩa: được thiết kế bao gồm các ký tự bằng chữ để chophép dễ dàng ghi nhớ và nhận diện trực tiếp các đối tượng thông qua mã đốitượng Mã số có ý nghĩa gồm Mã số gợi nhớ và Mã số mô tả Ưu điểm của

phương pháp này là bộ mã đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ và dễ dàng nới rộng khiphát sinh các đối tượng mới Nhược điểm là dễ xảy ra nhập nhằng giữa các

mã, không thuận tiện cho một số thiết bị nhận diện tự động và không thể hiệnđược nhiều các thuộc tính của các đối tượng

· Mã số tự kiểm tra: Nguyên tắc xây dựng bộ mã này là gán cho mã sốmột mục khóa kiểm tra Giá trị mục khóa này được tính toán từ giá trị mã số

và được kiểm tra mỗi lần nhập hoặc sử dụng mã đối tượng

- Mã phức tạp

· Mã ghép nối: Bộ mã được chia thành nhiều vùng, mỗi vùng tương ứngvới một thuộc tính của đối tượng Nhờ vậy bộ mã có khả năng kiểm tra một sốđặc tính, nhận diện không nhập nhằng đối tượng và có khả năng phân tích,thống kê cho phép truy xuất những thông tin cần thiết Tuy nhiên, khi xâydựng bộ cần thiết mã phải lựa chọn một số đặc tính ổn định Ngoài ra bộ mãcũng hơi cồng kềnh vì phải cần đến một số lượng lớn ký tự

· Mã số phân cấp: Nguyên tắc chung khi xây dựng bộ mã phân cấp là chophép kéo dài các ký tự của mã số về phía bên phải để đi sâu vào chi tiết cầnbiểu thị Loại mã này được sử dụng khi những liên hệ nằm gần nhau Đặcđiểm cơ bản của bộ mã phân cấp là một mã số cấp dưới có và chỉ có một mã

số cấp trên Một mã số cấp trên có thể có nhiều mã số cấp dưới Cách xâydựng bộ mã như vậy có khả năng phân tích cũng như tổng hợp của mã rất cao,việc xây dựng mã cũng khá dễ dàng Tuy nhiên bộ mã trở nên cồng kềnh khiđối tượng phân tích nhiều

1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi

Mục tiêu của việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là:

· Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất

· Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồnlực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong quátrình sản xuất.

thuật

Lương Đơn

Tiến trình thực hiện các bước công việc trong chu trình chuyển đổi có thểđược biểu hiện thông qua sơ đồ dòng dữ liệu ở Hình 1.6

Dữ liệu tồn kho NVL

Phiếu xuất Kho vật tư

Thực Kho Xuất NV L

Bộ phận

Kế hoạch Công đoạn SX

Dữ liệu lệnh SX

Dữ liệu phân xưởng SX

Phân công máy móc

và lao động

Phân xưởng SX

Dữ liệu tồn kho Thành phẩm

Hình 1.6 - Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chuyển đổi

a Tổ chức thông tin về định mức vật tư

Bộ phận kỹ thuật lập định mức vật tư cho sản xuất dựa trên các đặc tính

và tiêu chuẩn kỹ thuật Định mức vật tư được nhập vào chương trình và lưu

trữ trên tập tin Định mức vật tư với các thuộc tính như: Mã sản phẩm, Mã vật

tư, Mã công đoạn, Mã phân xưởng, Số lượng định mức

Trên cơ sở dữ liệu đã lưu trên tập tin Định mức vật tư, chương trình cho

phép in bảng định mức vật tư gửi đến các bộ phận có liên quan trong quá trìnhsản xuất để theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất Trong trường hợp doanhnghiệp sử dụng phần mềm quản trị trong toàn hệ thống thì thông tin định mứcvật tư sẽ được các bộ phận có liên quan truy cập, xem thông tin thông quaviệc phân quyền sử dụng chương trình Và định mức vật tư là công cụ hỗ trợcho kế toán vật tư thực hiện xuất kho vật tư nhanh chóng, chính xác

b Tổ chức thông tin về các công đoạn sản xuất

Bảng công đoạn sản xuất là tài liệu kỹ thuật quy định rõ trình tự hoạtđộng sẽ được thực hiện qua các phân xưởng, bộ phận sản xuất Ở mỗi phânxưởng sản xuất, tài liệu này chỉ ra các loại máy móc nào sẽ được sử dụng, thờigian định mức để hoàn thành một loại sản phẩm (bao gồm thời gian chuẩn bịmáy và thời gian thao tác trên máy), chủng loại vật tư sử dụng tại từng phânxưởng Mỗi sản phẩm được thực hiện qua nhiều công đoạn sản xuất, mỗi côngđoạn được thực hiện tại một phân xưởng nhất định [8]

Dữ liệu về công đoạn sản xuất được lưu trữ trên tập tin Công đoạn sản

xuất với các thuộc tính sau: Mã sản phẩm, Mã hoạt động, Mã phân xưởng, Mã

thiết bị, Định mức thời gian chuẩn bị, Định mức thời gian hoạt động, Mã vật

tư, Số lượng

c Tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất được xây dựng trên cơ sở các đơn đặt hàng của kháchhàng (đối với doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng) hoặc trên cơ sở tình

hình thực tế của kỳ trước kết hợp với dự đoán nhu cầu tiêu thụ trong kỳ hiệntại.

Cơ sở số liệu để lập kế hoạch sản xuất là các công đoạn sản xuất, đơn đặthàng và định mức sản xuất bao gồm định mức vật tư và định mức thời gian,

số lượng nguồn lực hiện có sẵn sàng sử dụng tại Công ty

Để lưu dữ liệu về kế hoạch sản xuất phục vụ cho việc xử lý, điều hành và

kiểm soát hoạt động sản xuất, có thể tổ chức tập tin Kế hoạch sản xuất Tập

tin này bao gồm các thuộc tính như: Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượngsản xuất, Số đơn đặt hàng, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành

Trên cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trên tập tin này, chưng trình cho phép

in Kế hoạch sản xuất với đầy đủ các nội dung cần thiết cho quá trình sản xuất

Kế hoạch sản xuất được phê duyệt là cơ sở để xác định nhu cầu nguyên vậtliệu và tổ chức sản xuất

d Tổ chức thông tin trong khâu lập lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất do bộ phận kế hoạch lập dựa trên kế hoạch sản xuất sảnphẩm để giao nhiệm vụ cho các xưởng sản xuất tiến hành sản xuất theo sốlượng, chất lượng và loại sản phẩm xác định Lệnh sản xuất liệt kê các bướccông việc cần thực hiện để sản xuất ra một loại sản phẩm, số lượng sản phẩmcần sản xuất Dựa vào lệnh sản xuất này, các bộ phận xác định nhu cầunguyên vật liệu và phân công công nhân làm việc

Để lưu các dữ liệu về lệnh sản xuất, cần tổ chức tập tin Lệnh sản xuất với

các thuộc tính như: Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời gianbắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoành thành

e Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư

Trên cơ sở lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất, bộ phận kế

toán hoặc phân xưởng sản xuất tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư Phiếu xuất

kho là chứng từ cấp nguyên vật liệu cho các công đoạn sản xuất tại mỗi phân

xưởng và là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư cho sản xuất Để lưu trữ dữ liệu

về xuất kho vật tư, có thể sử dụng tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu

xuất kho với cấu trúc như sau:

Tập tin Phiếu xuất kho

nhận hàng

Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất Mã vật tư Số lượng Đơn giá

Phiếu xuất kho được in ra từ việc liên kết dữ liệu trên các tập tin Kế

hoạch sản xuất, Lệnh sản xuất và Định mức vật tư Liên kết dữ liệu giữa hai

tập tin Kế hoạch sản xuất và Định mức vật tư thông qua khóa “Mã sản phẩm” Liên kết dữ liệu giữa hai tập tin Kế hoạch sản xuất và Lệnh sản xuất thông

qua khóa “ Số lệnh sản xuất”

Phiếu xuất kho vật tư là chứng từ kế toán vật tư ghi nhận biến động giảmtồn kho vật tư và phải được cập nhật kịp thời vào hệ thống ngay khi phát sinh.Sau mỗi lần xuất kho, kế toán hàng tồn kho sẽ tính toán và cập nhật số lượnghàng tồn kho tại thời điểm Trong trường hợp số lượng tồn kho của một loạivật tư nào đó giảm xuống dưới mức tồn kho tối thiểu thì hệ thống sẽ thôngbáo ngay đến bộ phận quản trị tồn kho để bắt đầu thực hiện chu trình cungứng Đồng thời phiếu xuất kho vật tư là căn cứ để kế toán chi phí sản xuất tậphợp chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng tính giá thành Trong điều kiệntin học hóa, thông qua việc sử dụng các phần mềm, việc cập nhật số lượnghàng tồn kho cũng như công tác tập hợp chi phí nguyên vật liệu được thựchiện một cách tự động

Một trong những vấn đề cần quan tâm trong công tác xuất kho vật tư chosản xuất là phải xác định giá trị của vật tư xuất kho Các phương pháp tính giáhàng xuất thường được sử dụng: Nhập trước xuất trước (FIFO), Nhập sau xuấttrước (LIFO), bình quân gia quyền, bình quân thời điểm, thực tế đích danh, giáhạch toán Trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán, việctính toán trị giá hàng xuất kho trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.

f Tổ chức thông tin trong về thời gian lao động và chi phí nhân công

Có nhiều hình thức trả lương cho nhân viên: trả lương cố định theo

tháng, trả lương theo sản phẩm, trả lương theo giờ lao động

Hình thức trả lương theo tháng: Thường áp dụng đối với mỗi nhân viên

làm việc có tính chất quản lý hay không thể đo lường chính xác khối lượngcông việc Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng chấm công để ghi nhận số ngàylàm việc thực tế của nhân viên Bảng chấm công là cơ sở để kế toán tiềnlương tính và thanh toán lương theo hình thức trả lương tháng

Hình thức trả lương theo giờ: Hình thức trả lương này thích hợp trong

trường hợp công nhân làm việc có tính thời vụ Thông thường doanh nghiệp

sử dụng thẻ thời gian để ghi chép thời gian lao động của mỗi công nhân đượcphân công thực hiện các công việc được giao Tùy thuộc vào cách thức ghichép bằng thủ công hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, việcghi vào thẻ thời gian có thể được thực hiện bằng tay bởi tổ trưởng, quản đốcxưởng, hoặc đưa thẻ vào thiết bị vào thời điểm bắt đầu và kết thúc phiên làmviệc để máy ghi nhận và tính toán thời gian lao động trong ngày Trên cơ sởthẻ thời gian, bộ phận tính lương sẽ tính lương phải trả cho mỗi công nhân.Trường hợp một công nhân làm nhiều loại công việc khác nhau trong kỳhoặc di chuyển đến làm việc ở nhiều phân xưởng khác nhau, doanh nghiệpthường sử dụng thẻ thời gian theo công việc để ghi nhận thời gian mà người lao

động thực hiện từ công việc để kế toán chi phí dễ dàng hạch toán chi phí nhâncông theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng đối tượng tính giá thành.Căn cứ vào thẻ thời gian theo công việc, cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng

kế toán tiền lương sẽ tính và thanh toán lương cho công nhân dựa vào số giờlàm việc và đơn giá lương tương ứng với công việc

Hình thức trả lương theo kết quả công việc: Cách tính lương này phù

hợp với những công việc có thể đo lường kết quả chính xác hoặc những côngviệc cần khuyến khích tăng năng suất và hiệu quả làm việc (tính lương dựatrên cơ sở doanh thu bán hàng) Trong trường hợp này các dữ liệu liên quanđến kết quả lao động cần được theo dõi cụ thể và chính xác

Để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo công việc, trên

cơ sở đó tính toán, tập hợp chi phí nhân công cho có thể tổ chức tập tin Nhân

công như sau:

Tập tin Nhân công

Tập tin Nhân viên

g Tổ chức thông tin trong khâu phân bổ chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung tại Công ty bao gồm nhiều yếu tố chi phí như chiphí tiền lương quản lý xưởng, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chiphí khấu hao, các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác như chiphí sử dụng điện, điện thoại…Ngoài ra còn có chi phí của bộ phận phụ và phụtrợ như chi phí quản lý nhà máy, chi phí tiền lương cho nhân viên hành chínhxưởng, chi phí nhà ăn cũng được tính vào chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung sau khi được tập hợp sẽ được phân bổ cho tác đốitượng cụ thể để phục vụ cho việc tính giá thành theo chi phí nguyên vật liệutrực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, giờ công lao động, phân bổ theo hệ số,theo tỷ lệ của doanh thu…

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các bút toán phân bổ chiphí sản xuất chung được thực hiện một cách tự động trên phần mềm thông quaviệc khai báo tiêu thức phân bổ

h Tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành

Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí

về lao động có liên quan đến toàn bộ khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ đãhoàn thành Trong giá thành sản phẩm chỉ bao gồm chi phí liên quan đến quátrình sản xuất không bao gồm những chi phí phát sinh trong kì kinh doanh củadoanh nghiệp Nếu kế toán tính toán chủ quan, không phản ánh đúng các yếu

tố giá trị trong giá thành đều có thể dẫn tới việc phá vỡ các quan hệ hàng hóa tiền tệ, không xác định được hiệu quả kinh doanh và không thực hiện được táisản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng

-v Tập hợp chi phí sản xuất:

Trong điều kiện tin học hóa, việc tập hợp chi phí được thực hiện một các

tự động thông qua việc khai báo các bút toán kết chuyển chi phí từ tài khoản

621, 622, 627 sang tài khoản 154 Chương trình sẽ tự động lấy tổng số phátsinh bên Nợ của các tài khoản 621, 622, 627 ghi vào bên Nợ của tài khoản

154 theo từng đối tượng tập hợp chi phí đồng thời sẽ tạo ra một phiếu kế toán

thể hiện đầy đủ nội dung đã thực hiện Có thể sử dụng tập tin Tổng hợp chi

phí sản xuất dở dang với các thuộc tính: Lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, số

lượng và tập tin Chi tiết chi phí sản xuất dở dang với các thuộc tính: Lệnh sản

xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Ngày, Số Phiếu xuất, Số tiền), chi phínhân công trực tiếp (Ngày, Phân xưởng, Số tiền), chi phí sản xuất chung

(Ngày, Số Phiếu kế toán, Số tiền) Cấu trúc của các tập tin như sau:

Tập tin Tổng hợp chi phí sản xuất dở dang

Lệnh sản xuất Mã sản phẩm Số lượng

Tập tin Chi tiết chi phí sản xuất dở dang

Chi phí Chi phí nhân Chi phí sảnLệnh sản xuất nguyên vật

công trực tiếp xuất chungliệu trực tiếp

Tập tin Chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực

tiếp Chi phí nguyên

vật liệu trực tiếp

Tập tin Chi tiết chi phí nhân công trực

tiếp Chi phí nhân

công trực tiếp

Tập tin Chi tiết chi phí sản xuất chung

v Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ:

Đánh giá sản phẩm dở dang là việc xác định phần chi phí sản xuất tính vào trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ

Tuỳ đặc điểm về loại hình doanh nghiệp, tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp, kế toán vận dụng

phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ thích hợp như: đánh giá sảnphẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đánh giá sản phẩm dởdang theo sản lượng sản phẩm hoàn thành tương đương, đánh giá sản phẩm

dở dang theo chi phí sản xuất định mức

- Phương pháp trực tiếp (giản đơn): Phương pháp này được áp dụng

trong các doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất giản đơn, số lượng mặt hàng

ít, sản xuất với khối lượng lớn và chu kì sản xuất ngắn Đối tượng kế toán chiphí là từng loại sản phẩm, dịch vụ Đối tượng kế toán chi phí trùng với đốitượng hạch toán giá thành

Giá thành sản phẩm Tổng giá thành sản xuất sản phẩm

Số lượng sản phẩm hoàn thành

Để lưu trữ dữ liệu về giá thành sản phẩm theo phương pháp trực tiếp, có

thể sử dụng tập tin Thẻ tính giá thành và tập tin Chi tiết Thẻ tính giá thành với

cấu trúc như sau:

- Phương pháp hệ số: Áp dụng trong những doanh nghiệp mà trong cùng

một quá trình sản xuất cùng sử dụng một thứ nguyên liệu và một lượng laođộng nhưng thu được đồng thời nhiều sản phẩm khác nhau và chi phí khôngtập hợp riêng cho từng loại sản phẩm được mà phải tập hợp chung cho cả quátrình sản xuất

+ Quy đổi sản phẩm thu được của từng loại về sản phẩm tiêu chuẩn theo các hệ số quy định:

+ Xác định giá thành đơn vị sản phẩm tiêu chuẩn:

Giá thành đơn vị sản = Tổng giá thành của tất cả các loại sản phẩm

+ Xác định giá thành của từng loại sản phẩm:

sản xuất của = phẩm tiêu chuẩn x vị sản phẩm

- Phương pháp tỷ lệ: Thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản

xuất nhiều loại sản phẩm có quy cách, phẩm chất khác nhau như may mặc, dệtkim, đóng giầy, cơ khí chế tạo (dụng cụ, phụ tùng) v.v để giảm bớt khốilượng hạch toán, kế toán thường tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo nhóm