Hoàn thiện báo cáo kế toán quản trị tại công ty cổ phần khu du lịch bắc mỹ an furama resort đà nẵng

KTQT cung cấp thông tin qua các loại báo cáo tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của nhà quản trị ở từng bộ phận trong doanh nghiệp.. Có thể nói, báo cáo KTQT là một trong những yếu tố

NGUYỄN THỊ PHƯƠNG

HOÀN THIỆN BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU DU LỊCH BẮC MỸ AN - FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

NGUYỄN THỊ PHƯƠNG

HOÀN THIỆN BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU DU LỊCH BẮC MỸ AN - FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGÔ HÀ TẤN

Đà Nẵng - Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kì công trình nào khác

Tác giả luận văn

NGUYỄN THỊ PHƯƠNG

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN 8

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 8

1.1.1 Khái niệm và bản chất của kế toán quản trị 8

1.1.2 Vai trò của kế toán quản trị trong quản trị doanh nghiệp 9

1.1.3 Yêu cầu của kế toán quản trị 10

1.1.4 Báo cáo kế toán quản trị 12

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN ẢNH HƯỞNG ĐẾN BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 13

1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn 13

1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý trong kinh doanh khách sạn 16

1.2.3 Ảnh hưởng của đặc điểm kinh doanh khách sạn đến thông tin và báo cáo kế toán quản trị 19

1.3 TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN 21

1.3.1 Báo cáo dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh 21

1.3.4 Báo cáo phục vụ kiểm soát, đánh giá hoạt động kinh doanh 34

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 37

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHU DU LỊCH BẮC MỸ AN (FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG) 38

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHU DU LỊCH BẮC MỸ AN (FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG) 38

2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Furama Resort Đà Nẵng 38

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Furama Resort Đà Nẵng 42

2.1.3 Tổ chức kế toán ở Furama Resort Đà Nẵng 46

2.2 THỰC TRẠNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG 53

2.2.1 Báo cáo dự toán tại Furama Resort Đà Nẵng 53

2.2.2 Báo cáo thực hiện tại Furama Resort Đà Nẵng 59

2.2.3 Báo cáo phục vụ kiểm soát hoạt động kinh doanh tại Furama Resort Đà Nẵng 62

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG 66

2.3.1 Ưu điểm 66

2.3.2 Nhược điểm 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 68

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG 69

3.1 HOÀN THIỆN BÁO CÁO DỰ TOÁN TẠI FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG 69

ĐÀ NẴNG 77 3.2.1 Báo cáo phân tích chi phí ở các bộ phận trực tiếp kinh doanh 77 3.2.2 Báo cáo phân tích doanh thu và tình hình thanh toán của khách hàng 81 3.2.3 Báo cáo phân tích chi phí xăng dầu của bộ phận vận chuyển 84 3.2.4 Báo cáo phân tích chi phí vật tư, công cụ, dụng cụ, thiết bị kinh doanh 88 3.2.5 Báo cáo phân tích giá và lợi nhuận các loại thức uống 90 3.3 HOÀN THIỆN BÁO CÁO PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TẠI FURAMA RESORT ĐÀ NẴNG 93 3.3.1 Báo cáo phục vụ ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp hàng thực phẩm 93 3.3.2 Báo cáo phục vụ ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận 95 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 98

KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

Chữ viết tắt Chữ đầy đủ

Số hiệu

nghệ thông tin phân bổ cho bộ phận kinh doanh phòng

3.8 Báo cáo tình hình sử dụng vật tư - Tháng 07/2013 89

Số hiệu

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kế toán quản trị ra đời đã trở thành công cụ đắc lực cho nhà quản trị Thông tin kịp thời, chính xác, thích hợp về hoạt động kinh doanh do KTQT cung cấp là yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp KTQT cung cấp thông tin qua các loại báo cáo tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của nhà quản trị ở từng bộ phận trong doanh nghiệp Có thể nói, báo cáo KTQT là một trong những yếu tố cần thiết cho việc thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm xác định mục tiêu, xây dựng dự toán và kiểm soát quá trình thực hiện dự toán, đồng thời là căn cứ cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua hệ thống báo cáo KTQT sẽ giúp các nhà quản trị có cơ sở để hoạch định, kiểm soát, tổ chức thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra

Cùng với sự phát triển của du lịch cả nước, du lịch Đà Nẵng những năm qua cũng đạt được hiệu quả kinh tế xã hội cao Các khách sạn được mở ra ở nhiều nơi trên địa bàn, tạo ra sự cạnh tranh giữa các khách sạn rất gay gắt Furama Resort Đà Nẵng là khách sạn năm sao ra đời đầu tiên tại Đà Nẵng

Để giữ vững vị thế trong cạnh tranh, Furama Resort Đà Nẵng không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa sản phẩm, sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, huấn luyện đội ngũ nhân viên theo cách quản lý chuyên nghiệp, mà còn đòi hỏi các nhà quản trị phải có cái nhìn tổng quát, dự đoán được những gì sẽ xảy ra trong tương lai để từ đó đưa ra các phương án kinh doanh thích hợp Điều này cho thấy công tác vận dụng KTQT và báo cáo KTQT là vấn đề cấp thiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của khách sạn Furama Tuy vậy, báo cáo KTQT của Furama còn chưa thật sự hoàn thiện, dự toán chi phí còn ở dạng tổng hợp, chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử Các báo cáo phục vụ cho việc đánh

giá kiểm soát tình hình thực hiện dự toán chưa đáp ứng nhu cầu phân tích thông tin thực hiện Qua các báo cáo, tuy có phản ảnh các chênh lệch, nhưng chưa đi sâu vào phân tích các nguyên nhân của sự chênh lệch Ngoài ra, mức

độ sử dụng kỹ thuật phân tích trên các báo cáo KTQT để làm căn cứ ra quyết định còn thấp, các loại thông tin thể hiện trên các báo cáo KTQT chưa thực sự toàn diện, đa số còn dựa trên nền tảng thông tin quá khứ, chưa đảm bảo thông tin hướng về tương lai cần thiết cho các quyết định kinh doanh ở công ty

Với tất cả các lý do nêu trên đã đặt ra tính cấp thiết cần phải tiến hành

nghiên cứu đề tài:"Hoàn thiện báo cáo kế toán quản trị tại Công Ty Cổ Phần Khu Du Lịch Bắc Mỹ An- Furama Resort Đà Nẵng"

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu thực trạng báo cáo KTQT trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị ở Furama Resort Đà Nẵng Trên cơ sở đó, chỉ ra những

mặt tồn tại trong công tác lập báo cáo KTQT tại Furama Resort Đà Nẵng

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện báo cáo KTQT nhằm bảo đảm thông

tin đầy đủ, kịp thời cho các cấp quản trị ở Furama Resort Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận về báo cáo KTQT và thực tiễn

công tác lập báo cáo KTQT tại Furama Resort Đà Nẵng

- Phạm vi nghiên cứu là công tác lập và trình bày báo cáo KTQT tại Furama Resort Đà Nẵng bao gồm các bộ phận có lập báo cáo KTQT và Phòng Kế toán của Furama Resort Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn dựa trên cơ sở các phương pháp:

- Phương pháp so sánh đối chiếu: Nghiên cứu bản chất, phương pháp lập và trình bày báo cáo KTQT, từ đó khảo sát thực tế báo cáo KTQT ở Furama Resort Đà Nẵng và so sánh, đối chiếu với lý thuyết

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá báo cáo KTQT, từ đó tổng hợp các kết quả có được để làm căn cứ cho việc đưa ra các giải pháp hoàn thiện báo cáo KTQT tại Furama Resort Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kế toán quản trị đã trở thành một phần không thể tách rời của quản trị doanh nghiệp Với những yêu cầu của quản trị doanh nghiệp đã đặt ra sự cần thiết phải có hệ thống báo cáo KTQT nhằm cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và ra quyết định trong hoạt động kinh doanh Chính vì vậy, các đề tài liên quan đến báo cáo KTQT ngày càng được nhiều tác giả nghiên cứu nhằm đưa ra các nội dung phù hợp nhất cho mỗi loại hình doanh nghiệp

Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về KTQT trong các doanh nghiệp Thông tư nêu rõ việc tổ chức hệ thống thông tin KTQT không bắt buộc phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc kế toán và có thể được thực hiện theo những quy định nội bộ của doanh nghiệp nhằm tạo lập hệ thống thông tin KTQT thích hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp

Giáo trình Kế toán quản trị (2008) của GS.TS Trương Bá Thanh, NXB

Giáo Dục, nêu lên những nội dung lý thuyết cơ bản của KTQT như khái niệm, đặc điểm, vai trò của KTQT cũng như phương pháp lập các loại báo cáo

KTQT của doanh nghiệp Tác giả nêu rõ sự khác nhau giữa KTTC và KTQT

ở đối tượng sử dụng thông tin kế toán, mục đích, tính tuân thủ nguyên tắc kế toán, đặc điểm thông tin kế toán, tần số báo cáo, phạm vi báo cáo, tính pháp

lý trong tổ chức kế toán nhằm nhấn mạnh rõ đặc điểm của KTQT Bên cạnh

đó, tác giả còn cho thấy những điểm tương đồng giữa KTTC và KTQT giúp người đọc nhận thức được mối liên quan mật thiết giữa 2 lĩnh vực này Từ đó,

đi sâu vào nội dung KTQT, đặc biệt nhấn mạnh vai trò của KTQT phục vụ các chức năng hoạch định, tổ chức, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp thông qua việc lập các báo cáo KTQT, như: Báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện, báo cáo phục vụ ra quyết định và báo cáo kiểm soát, đánh giá giúp nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng của mình

Sách Hospitality Industry Managerial Accounting (2002) của tác giả

Raymond S.chmidgall Tác giả đã nghiên cứu KTQT của riêng ngành kinh doanh khách sạn, đi sâu vào đặc điểm các báo cáo KTQT, nội dung, mục đích, thời gian cũng như phương pháp lập các báo cáo, nêu ra các ví dụ cụ thể Từ đó giúp người đọc nắm rõ hơn về đặc thù báo cáo KTQT trong ngành kinh doanh khách sạn

Kỷ yếu Hội nghị sinh viên Nghiên cứu khoa học lần thứ 7 Đại học Đà

Nẵng (2010) của tác giả Đặng Thị Thu Hiền, Nguyễn Thị Tố Vy đã nghiên

cứu về “Tổ chức báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất”, giới thiệu tổng quan về những báo cáo theo mô hình KTQT với hệ thống quản lý theo quá trình hoạt động Bài viết tập hợp các báo cáo KTQT trong mô hình doanh nghiệp sản xuất, gồm 3 cấp quản trị: cấp thấp, cấp trung gian và cấp cao, tương ứng với các bộ phận, phòng ban Qua đó, đã nêu lên được mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban, các báo cáo KTQT cho từng bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất

Luận văn thạc sỹ "Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cho hệ

thống siêu thị Medicare" của tác giả Hoàng Kim Sơn (2007), tác giả dựa trên

nền tảng kiến thức về KTQT để đi sâu vào tìm hiểu thực trạng báo cáo KTQT của hệ thống siêu thị Medicare, nhằm đánh giá được thực trạng hệ thống KTQT nói chung và hệ thống báo cáo KTQT nói riêng Trên cơ sở đó, đưa ra một số giải giáp để xây dựng báo cáo KTQT của hệ thống Siêu thị Medicare nhằm giúp công ty đạt được mục tiêu hoạt động kinh doanh của mình

Luận văn thạc sỹ "Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại

Công ty TNHH sản xuất hàng tiêu dùng Bình Tiên" của tác giả Dương Thị

Kim Đính (2005), tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về KTQT và báo cáo KTQT, làm cơ sở để đánh giá thực trạng công tác lập báo cáo KTQT cũng như đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT tại công ty TNHH sản xuất hàng tiêu dùng Bình Tiên Trong đó, tác giả nêu ra yêu cầu cấp thiết trước tiên là phải tổ chức lại bộ máy

kế toán và phân tích tài chính, để bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, nhưng hoạt động có hiệu quả, thực hiện phân công phân nhiệm rõ ràng với từng phần hành kế toán, xác lập mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin KTQT Ngoài ra, tác giả còn đề xuất bổ sung vào danh mục chứng từ các mẫu biểu phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, chi tiết hóa các tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ, bổ sung danh mục báo cáo dự toán các

dự toán lợi nhuận, bảng cân đối kế toán dự toán, hiệu chỉnh và bổ sung báo cáo phân tích doanh thu, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của các chi nhánh, phân tích biến động chi phí, cắt giảm các chi phí ko cần thiết, nâng cao lợi nhuận công ty

Luận văn thạc sỹ "Hoàn thiện nội dung, phương pháp lập báo cáo tài

chính và báo cáo kế toán quản trị tại các công ty sổ xố kiến thiết ở các tỉnh

Nam Trung Bộ" của tác giả Bùi Quang Đáng (2007), qua tìm hiểu thực trạng

công tác lập báo cáo KTQT tại công ty, tác giả thấy được việc lập KTQT còn mang tính hình thức, hình thức báo cáo KTQT khá đơn giản, chưa đạt đến sự thống nhất, chưa có sự phân tích sâu sắc tình hình và chiến lược kinh doanh lâu dài của công ty Trên đây, tác giả cũng đề xuất các biện pháp để hoàn thiện báo cáo KTQT của công ty như xây dựng dự toán ngắn hạn và dài hạn Đối với báo cáo quản trị phục vụ chức năng kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện

kế hoạch thì cần lập và quản lý theo từng văn phòng đại diện của công ty

Luận văn thạc sỹ "Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại

Công Ty Cổ Phần May 10" của tác giả Nguyễn Thị Kim Dung (2009), tác giả

đã nghiên cứu cơ sở lý luận về báo cáo KTQT, phân tích thực trạng vận dụng

hệ thống báo cáo KTQT tại Công Ty Cổ Phần May 10, chỉ ra được các nhược điểm hiện tại đối với công tác lập báo cáo KTQT ở công ty Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác lập báo cáo KTQT với các báo cáo KTQT thường hay sử dụng Ngoài ra, tác giả cũng đề xuất hoàn thiện hệ thống đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý, từ đó làm rõ nhu cầu về lập báo cáo KTQT tại Công ty

Sau khi tìm đọc các tài liệu trên, tác giả đã nhận thấy tất cả các tài liệu đều dựa trên một nền tảng chung của công tác KTQT, từ đó đi sâu vào phân tích thực trạng báo cáo KTQT tại mỗi doanh nghiệp Chưa có đề tài nào nghiên cứu báo cáo KTQT ở Furama Resort Đà Nẵng Trên cơ sở các đề tài

có được, tác giả đã kế thừa cơ sở lý luận về báo cáo KTQT tại nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, từ đó tác giả am hiểu và phát triển tốt hơn về phần

cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu của mình Qua quá trình nghiên cứu thực

tế hệ thống KTQT của Furama Resort Đà Nẵng, tác giả đã tìm ra những thiếu sót cần phải hoàn thiện nhằm đảm bảo hệ thống KTQT của Furama trở nên chuyên nghiệp, toàn diện, hiệu quả hơn như: phân loại chi phí theo cách ứng

xử của chi phí, thiết kế biểu mẫu và nội dung các báo cáo phân tích, đánh giá,

ra quyết định trên cơ sở các tình huống cụ thể được đặt ra từ thực tế của Furama Resort Đà Nẵng

1.1.1 Khái niệm và bản chất của kế toán quản trị

Kế toán quản trị là bộ phận kế toán cung cấp thông tin cho những nhà quản trị doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán nội bộ Khái niệm về KTQT được Hiệp hội kế toán Mỹ định nghĩa: “là quá trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài chính và phi tài chính cho ban quản trị để lập kế hoạch, theo dõi việc thực hiện

kế hoạch trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này” Những người bên trong doanh nghiệp rất đa dạng, gọi chung là các nhà quản trị, nhưng nhu cầu thông tin của họ phản ánh một mục đích chung là phục vụ quá trình ra quyết định nhằm tối đa hóa lợi nhuận trong doanh nghiệp Do nhu cầu thông tin nội

bộ rất đa dạng trong các loại hình doanh nghiệp nên các báo cáo nội bộ do KTQT cung cấp không mang tính tiêu chuẩn như báo cáo tài chính KTQT đặt trọng tâm giải quyết các vấn đề quản trị doanh nghiệp Vì vậy, KTQT phải thiết

kế các thông tin kế toán sao cho nhà quản trị có thể dùng vào việc thực hiện các chức năng quản trị

Thoạt nhìn hình như KTQT có mục đích bổ sung cho KTTC, nhưng thực chất đây là 2 hệ thống con của một hệ thống kế toán, cả hai nhằm mục đích mô hình hóa thông tin kinh tế của doanh nghiệp Tuy nhiên, chính nhu cầu bí mật các thông tin nội bộ đối với người cạnh tranh và công khai các thông tin bên ngoài cho nhà tài trợ là động cơ chủ yếu hình thành 2 hệ thống

con này Nói một cách khác, cạnh tranh làm xuất hiện KTQT trong doanh nghiệp [10, tr.16-17]

1.1.2 Vai trò của kế toán quản trị trong quản trị doanh nghiệp

Dựa trên những định nghĩa của KTQT, chúng ta nhận thấy vai trò của

KTQT thể hiện tương ứng với từng chức năng của nhà quản trị như sau:

Hoạch định là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các

bước, phương pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đó Để hoạch định và xây dựng các kế hoạch, nhà quản trị phải dự toán nhằm tiên liệu trước mục tiêu, phương pháp, thủ tục trên cơ sở khoa học Trong công việc này nhà quản trị phải liên kết các mục tiêu cụ thể lại với nhau và chỉ rõ cách huy động, sử dụng nguồn lực sẵn có, chức năng này chỉ có thể thực hiện tốt, có hiệu quả và

có tính khả thi cao nếu nó được xây dựng trên cơ sở thông tin phù hợp, hợp lý

do KTQT cung cấp Như vậy KTQT phải cung cấp thông tin cần thiết để các nhà quản trị có cơ sở hoạch định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cần phải đạt được của tổ chức

Tổ chức là việc thiết lập cơ cấu tổ chức và truyền đạt thông tin các kế

hoạch đến những cá nhân có trách nhiệm trong tuyến quản lý để thực hiện kế hoạch đó Thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải liên kết giữa các bộ phận, giữa các cá nhân nhằm huy động và kết hợp các nguồn lực có sẵn của doanh nghiệp lại với nhau để có thể thực hiện được các mục tiêu đề ra trong quá trình hoạch định một cách hiệu quả Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp, trong đó KTQT sẽ cung cấp thông tin chủ yếu liên quan đến kinh tế, tài chính KTQT sẽ dự đoán nhiều tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để nhà quản trị xem xét

ra quyết định trong quá trình tổ chức thực hiện cũng như điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo các mục tiêu chung

Kiểm soát là công việc kiểm tra sau khi triển khai thực hiện kế hoạch

nhằm điều chỉnh và đánh giá Với chức năng kiểm soát và đánh giá của quản trị, KTQT cung cấp các báo cáo hoạt động, xem xét giữa kết quả thực tế với

dự toán đặt ra và chỉ ra những vấn đề còn tồn tại cần giải quyết hoặc các cơ hội cần khai thác Thường trong quá trình này người ta sử dụng phương pháp chi tiết, so sánh giữa kết quả thực hiện với các số liệu kế hoạch, dự đoán qua

đó xem xét sai lệch giữa kết quả đạt được do kế toán cung cấp theo các báo cáo KTTC với dự toán đã lập để đánh giá thực hiện Như vậy, có thể xem các báo cáo KTQT là sự phản hồi trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp để các nhà quản trị ra quyết định, xem lại các hoạch định kế hoạch Do vậy để KTQT giúp cho chức năng kiểm tra, đánh giá thì các thông tin KTQT phải được tổ chức dưới dạng so sánh được

Ra quyết định là quá trình cân nhắc, xem xét kỹ lưỡng với sự hỗ trợ

chủ yếu của thông tin KTQT để phân tích các khả năng khi giải quyết một vấn

đề Vì mỗi khả năng, mỗi phương án quyết định đều có những chi phí và lợi ích riêng có thể đo lường được để các nhà quản trị sẽ lựa chọn khả năng nào

là tốt nhất Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải

có phương pháp lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án đặt ra Ra quyết định

tự thân nó không là một chức năng riêng biệt mà trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý khác đều đòi hỏi phải ra quyết định, do đó thông tin KTQT thường phục vụ chủ yếu cho quá trình này Do vậy, mối quan hệ giữa KTQT với các chức năng quản lý doanh nghiệp là cung cấp thông tin KTQT để các nhà quản trị có thể nhìn nhận được vấn đề gì đang xảy ra, những khả năng tiềm tàng, những cơ hội sẵn có để có quyết định kinh doanh đúng đắn

1.1.3 Yêu cầu của kế toán quản trị

a Tính kịp thời, linh hoạt

quản trị là lựa chọn các phương án kinh doanh và đưa ra các quyết định một

cách kịp thời để nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh, do đó thông tin do KTQT cung cấp thường mang tính linh hoạt, kịp thời và thích hợp với từng loại quyết định, không tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán và không đòi hỏi

độ chính xác tuyệt đối

b Phạm vi cung cấp thông tin và các loại báo cáo

Kế toán quản trị gắn liền với các bộ phận của doanh nghiệp, do đó KTQT cung cấp các loại báo cáo tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của nhà quản trị cho từng bộ phận trong doanh nghiệp mà không lệ thuộc vào các quy định và chế độ báo cáo kế toán của Nhà nước

c Kỳ hạn lập báo cáo

Báo cáo của KTQT được lập một cách thường xuyên, liên tục vào bất

kỳ thời điểm nào tùy yêu cầu của nhà quản lý như: đột xuất, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm…

d Quan hệ với các ngành học khác

Kế toán quản trị mở rộng hơn so với hệ thống kế toán truyền thống và

có mối quan hệ với nhiều ngành học khác như quản trị học, tài chính, thống

kê, khoa học quản lý, tổ chức quản lý doanh nghiệp, Những nguồn gốc bên ngoài này đã tạo cho KTQT có sự đa dạng của nhiều ngành học thuật, cũng như có phương hướng áp dụng rõ rệt, là tiền đề để KTQT phát triển hơn về nội dung cũng như hình thức, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu thông tin cần thiết cho hoạt động quản trị doanh nghiệp

e Tính bắt buộc

Tính chất của họat động kinh doanh, phương thức tổ chức và trình độ quản lý kinh doanh của từng bộ phận trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, do đó báo cáo của KTQT phải được lập theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị trong từng doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định Vì vậy, KTQT không có tính bắt buộc.[8, tr.11-12]

1.1.4 Báo cáo kế toán quản trị

a Khái niệm và bản chất của báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo KTQT là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau Có thể nói, báo cáo KTQT là đầu ra của quá trình KTQT trong doanh nghiệp Báo cáo KTQT là những báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản trị và điều hành hoạt động SXKD của nhà quản lý doanh nghiệp

Thông qua hệ thống báo cáo sẽ giúp các nhà quản trị có cơ sở để hoạch định, kiểm soát, tổ chức thực hiện để đạt được các mục tiêu đề ra

Do đặc điểm của KTQT là thông tin cung cấp hướng về tương lai, đi vào từng chức năng và bộ phận hoạt động có tính linh hoạt và thích ứng nên các báo cáo được thiết lập phải phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động, trình độ và khả năng sử dụng thông tin kế toán Khi xây dựng hệ thống báo cáo KTQT cần đảm bảo các mục tiêu:

· Xây dựng hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích nhất cho nhà quản lý Muốn vậy báo cáo phải được thiết kế đơn giản,

dễ hiểu và phải phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp

· Báo cáo KTQT được xây dựng phải thích hợp với mục tiêu hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp Mỗi loại hoạt động khác nhau thì mục tiêu và cách thức đạt đến mục tiêu cũng không giống nhau Điều này cho thấy báo cáo KTQT được thiết kế phải phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp, và do đó không thể có một hệ thống báo cáo KTQT bắt buộc, thống nhất cho các doanh nghiệp

· Báo cáo KTQT được xây dựng phải phù hợp với phạm vi cung cấp thông tin của KTQT, đồng thời đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý của nhà quản trị Các chỉ tiêu trong báo cáo KTQT cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp

Bản chất của báo cáo KTQT là hệ thống thông tin được soạn thảo và trình bày theo yêu cầu quản trị, điều hành SXKD và ra quyết định của bản thân từng doanh nghiệp, nên nó có tính linh hoạt, đa dạng và không phụ thuộc vào những nguyên tắc kế toán Điều cơ bản của báo cáo này là giúp cho nhà quản lý thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với từng bộ phận, từng chức năng nhất định [7, tr.228-229]

b Mục đích của báo cáo KTQT

Các nhà quản trị doanh nghiệp đều vạch ra cho doanh nghiệp mình mục tiêu và con đường để đi đến mục tiêu đó Trong suốt quá trình điều hành hoạt động đi đến mục tiêu, các nhà quản trị sẽ cần những thông tin phù hợp với từng chức năng hoạt động và từng cấp quản lý KTQT cung cấp thông tin phục vụ nội bộ, vì vậy mục đích của báo cáo KTQT doanh nghiệp phải gắn liền với mục tiêu hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp và các chức năng quản lý nội bộ của nhà quản lý Có thể nói, mục đích của báo cáo KTQT là nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soát và

ra quyết định của nhà quản lý ở nhiều cấp độ khác nhau trong sự phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp Trong cơ chế thị trường hiện nay, mục tiêu hầu hết của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận cho chủ sở hữu Để

có thể tạo ra nguồn lợi nhuận cho chủ sở hữu của các doanh nghiệp, trước tiên doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả, từ đó mới có thể bảo toàn nguồn vốn kinh doanh và thực hiện mục tiêu tối đa hóa thu nhập cho vốn chủ sở hữu, đây là phạm vi hoạt động của KTQT [6, tr 11-12]

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN

LÝ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN ẢNH HƯỞNG ĐẾN BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn

Kinh doanh khách sạn thực chất là ngành cung cấp dịch vụ lưu trú cho

khách nghỉ trong một thời gian nhất định nhằm thỏa mãn nhiều nhu cầu khác nhau như: lưu trú trong quá trình đi lại giao dịch làm ăn, lưu trú để tổ chức hội nghị, hội thảo hay lưu trú để đi du lịch, tham quan, giải trí và nghỉ dưỡng, v.v…

Với mục đích và đối tượng kinh doanh đặc thù, kinh doanh khách sạn

có những đặc điểm cơ bản như sau:

· Phụ thuộc theo thời gian và mùa vụ: Mặc dù các hoạt động kinh

doanh nói chung, doanh thu ít nhiều đều bị biến động tăng giảm theo mùa vụ nhưng đối với hoạt động kinh doanh khách sạn thì mức độ ảnh hưởng theo mùa vụ càng rõ nét hơn, ngay cả trong thời gian 1 ngày thì mức độ tập trung của hoạt động kinh doanh cũng thay đổi khác nhau, vì phần lớn khách làm thủ tục vào khách sạn tập trung từ khoảng 10h30 sáng đến khoảng 3h chiều và khách làm thủ tục ra khách sạn tập trung từ 7h sáng đến 9h30 sáng Đối với hoạt động nhà hàng thì mức độ hoạt động tập trung vào các giờ ăn sáng từ 6h30 đến 8h30, ăn trưa từ 11h30 đến 1h30, và ăn tối từ 7h đến 8h tối Còn lại những giờ khác thì hoạt động tương đối nhàn rỗi Ngoài ra, kinh doanh khách sạn còn thay đổi mức độ hoạt động theo các ngày trong tuần và các tháng trong năm Bận rộn nhất tập trung vào những ngày cuối tuần và cao điểm nhất

là những tháng của mùa du lịch từ tháng 5 đến tháng 9 Mặt khác, mức độ tập trung ngành kinh doanh khách sạn còn biến động theo các loại hình của kinh doanh, chẳng hạn các khách sạn ở trung tâm thành phố phục vụ cho các thương nhân thì khách tập trung vào những ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, ngược lại những khu nghỉ mát thì khách lại tập trung vào những ngày nghỉ cuối tuần

· Thời gian và quãng đường tiêu thụ sản phẩm: Sản phẩm kinh doanh

khách sạn có thời gian và quãng đường tiêu thụ rất ngắn Trong hoạt động nhà hàng từ giai đoạn mua thực phẩm, chế biến, cung cấp thức ăn, cuối cùng thu

tiền của khách là một quá trình diễn ra rất ngắn trong vòng 1 buổi hay 1 ngày

và trên cùng một địa điểm Ngược lại, đối với ngành công nghiệp như công nghệ sản xuất ô tô từ giai đoạn chế tạo lắp ráp đến khi tiêu thụ phải diễn ra vài tháng và quãng đường tiêu thụ phải hàng ngàn cây số Tóm lại, trong ngành kinh doanh khách sạn quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm diễn ra cùng một địa điểm và trong khoảng thời gian rất ngắn tính bằng giờ thậm chí có thể tính bằng phút Vì vậy, hoạt động kinh doanh khách sạn có lượng hàng hóa tồn kho rất thấp chiếm khoảng 5% trong tổng số tài sản, ngược lại trong các ngành công nghiệp khác tỉ lệ này thông thường là 30%

· Sử dụng số lượng và cường độ lao động tập trung cao: Một đặc điểm

quan trọng, khác nhau cơ bản giữa ngành kinh doanh khách sạn và các ngành sản xuất khác là vấn đề sử dụng tập trung sức lao động Trong ngành sản xuất công nghiệp do sử dụng chuyên sâu các máy móc thiết bị hiện đại nên làm giảm nhu cầu sử dụng lao động, ngược lại trong ngành kinh doanh khách sạn thì mức độ sử dụng lao động tập trung cao cả về số lượng lẫn cường độ, chi phí tiền lương chiếm tỉ lệ rất cao trong tổng chi phí của khách sạn Trong những giờ, ngày hay tháng cao điểm mức độ tập trung lao động cả về số lượng lẫn cường độ càng đòi hỏi phải phân bố thích hợp để bảo đảm đáp ứng được yêu cầu phục vụ chất lượng cao Thông thường, tổng chi phí tiền lương chiếm khoảng 20% trong tổng doanh thu của khách sạn Như vậy kiểm soát chi phí tiền lương một cách hợp lý trong điều kiện vẫn đáp ứng được nhu cầu

và mong muốn chất lượng cao của khách hàng là nhân tố quyết định sự thành công trong ngành kinh doanh khách sạn

· Tỉ trọng giá trị tài sản cố định trên tổng tài sản rất cao: Một đặc

điểm nổi bật của ngành kinh doanh khách sạn là sự đầu tư lớn vào tài sản cố định Sản phẩm khách sạn gồm có phòng ngủ, nhà hàng và các tiện ích giải trí khác cùng các trang thiết bị,… là những tài sản cố định có giá trị đầu tư lớn

được phân bổ khấu hao vào chi phí kinh doanh qua nhiều thời kỳ kinh doanh, chi phí khấu hao được phân bổ là chi phí cố định bất kể khách sạn bán được nhiều hay ít phòng trong kỳ kinh doanh đó Nghĩa là một phòng của khách sạn không bán được trong một ngày thì coi như bị mất đi, không thể dự trữ tồn kho và doanh nghiệp coi như bị lỗ chi phí cố định phân bổ cho phòng đó trong ngày đó Thông thường, tổng giá trị của tài sản cố định trong ngành kinh doanh khách sạn chiếm từ 55% đến 85% của tổng tài sản Ngược lại, trong các ngành công nghiệp khác thì tỷ lệ này chỉ vào khoảng 30% đến 45% [13, tr 3-8]

1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý trong kinh doanh khách sạn

a Đặc điểm về phân cấp quản lý

Doanh nghiệp kinh doanh khách sạn tổ chức quản lý theo phương thức

tổ chức phân quyền Trong đó bao gồm các bộ phận mà mỗi bộ phận đều được phân quyền trong việc ra quyết định trong khuôn khổ bộ phận mình và

sẽ tự chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí phát sinh tại bộ phận đó Trong một tổ chức phân quyền mạnh mẽ, các nhà quản trị bộ phận có quyền tự do trong việc ra quyết định của mình mà không có sự cản trở của cấp trên, ngay

ở cấp quản lý thấp nhất trong đơn vị, hệ thống phân quyền mang lại nhiều ưu điểm Đó là:

Ø Việc ra quyết định được giao cho các cấp quản trị khác nhau, nhà quản trị cấp cao không phải xử lý sự việc mà có nhiều thời gian tập trung vào các vấn đề chiến lược của đơn vị

Ø Việc cho phép các nhà quản trị các cấp ra quyết định là một cách rèn luyện tốt nhất để các nhà quản trị không ngừng nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm của mình trong đơn vị

Ø Việc ủy quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định thường tạo ra sự hài lòng trong công việc cũng như khuyến khích sự nỗ lực

của các nhà quản trị bộ phận Quyết định được xem là tốt nhất khi nó được đưa ra ở nơi mà cấp quản lý hiểu rõ vấn đề Thường thì các nhà quản trị cấp cao không thể nắm bắt được tất cả các vấn đề từ các bộ phận chức năng trong đơn vị

Ø Phân cấp quản lý còn là cơ sở để đánh giá thành quả của từng nhà quản trị, và qua việc phân cấp quản lý, các nhà quản trị các cấp có cơ hội chứng minh năng lực của mình

Vì những đặc điểm nêu trên, các báo cáo KTQT cần lập riêng cho từng

bộ phận để đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi bộ phận, biết được bộ phận nào kinh doanh tốt, bộ phận nào chưa đạt để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

b Đặc điểm về kế toán trách nhiệm

Một bộ phận quan trọng trong hệ thống KTQT cần được hình thành trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạn chính là kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạn gắn liền với các

bộ phận, hay các phòng ban theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, thường bao gồm trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận

ü Trung tâm chi phí: Là những bộ phận hay phòng, ban mà chỉ đơn thuần liên quan và chịu trách nhiệm đến các loại chi phí như: phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kỹ thuật bảo trì và bảo dưỡng, v.v…Như vậy, giám đốc của các bộ phận này chịu trách nhiệm về mặt kiểm soát chi phí thể hiện trong các báo cáo của trung tâm chi phí thuộc trách nhiệm của mình Mặc dù các trung tâm chi phí này không trực tiếp tạo ra doanh thu cho khách sạn, nhưng góp phần tạo nên chất lượng chung của dịch vụ cung cấp cho khách hàng của khách sạn Chẳng hạn, bộ phận kỹ thuật, bảo trì & bảo dưỡng không liên quan trực tiếp tạo ra doanh thu cho khách sạn nhưng bộ phận này đã giữ một vai trò quan trọng để đảm bảo cho các trang thiết bị, đồ đạc, phòng ốc trong khách

sạn được hoạt động trong điều kiện tốt và an toàn nhất để thỏa mãn mọi nhu cầu của khách, đồng thời bộ phận này cũng luôn thường trực để giải quyết các

sự cố kỹ thuật một cách kịp thời, không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khách sạn

ü Trung tâm lợi nhuận: Là những đơn vị trong doanh nghiệp mà các nhà quản trị của nó được quyền ra quyết định đối với lợi nhuận đạt được trong đơn vị đó Do lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí nên các nhà quản trị của trung tâm lợi nhuận có trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí phát sinh ở đơn

vị Ví dụ, nhà hàng thì tạo ra doanh thu phần ẩm thực, tương tự bộ phận lễ tân

và buồng phòng thì tạo ra doanh thu phòng, bộ phận giải trí thì tạo ra doanh thu cho các dịch vụ giải trí Tất cả các đơn vị, bộ phận này đều có chi phí phát sinh liên quan, do vậy, các nhà quản trị tại mỗi đơn vị, bộ phận đều chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra tại đó, trên cơ sở giảm thiểu chi phí và tăng doanh thu Thành quả tại các đơn vị này thường được đánh giá bằng việc so sánh các

dữ liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh thực tế với dự toán

Qua đánh giá các trung tâm trách nhiệm, nhà quản trị dễ dàng nhận biết được nguyên nhân và trách nhiệm gây nên những hậu quả bất lợi về các chỉ tiêu so với dự toán là thuộc về trách nhiệm của đơn vị, bộ phận nào, do ai chịu trách nhiệm để tăng cường kiểm soát và có biện pháp khắc phục kịp thời

c Đặc điểm định hướng chiến lược về sự phát triển kinh doanh

Định hướng chiến lược về sự phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn phụ thuộc rất lớn vào những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như sự tăng trưởng kinh tế của quốc gia và khu vực, tốc độ lạm phát, thị trường cạnh tranh và cả những nhân tố bên trong của doanh nghiệp như chiến lược quảng cáo tiếp thị, chiến lược đào tạo nhân viên, chiến lược

mở rộng đầu tư và tăng thêm sản phẩm dịch vụ Điều này đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp nhất thiết phải lập các báo cáo dự toán kế hoạch kinh

doanh để có phương pháp đối phó kịp thời với những biến động của thị trường Đồng thời, quá trình này tạo nên một kênh thông tin thường xuyên giữa các cấp lãnh đạo doanh nghiệp để đồng tâm hiệp lực thực hiện hoàn thành kế hoạch mục tiêu của doanh nghiệp

1.2.3 Ảnh hưởng của đặc điểm kinh doanh khách sạn đến thông tin

và báo cáo kế toán quản trị

a Ảnh hưởng đến thông tin kế toán quản trị

Thông tin quản trị trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạn cần phải được truyền đến đúng đối tượng, chính xác và kịp thời để đưa ra quyết định thích hợp, thông tin của báo cáo KTQT được chia ra làm 2 loại: thông tin dành cho báo cáo định kỳ và thông tin dành cho báo cáo không định kỳ

ü Thông tin dành cho báo cáo định kỳ: Kế toán phải cung cấp cho các

bộ phận có liên quan những báo cáo thích hợp nhằm theo dõi tình hình hoạt động của bộ phận Ví dụ như báo cáo phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí của bộ phận cuối tháng sẽ được kế toán gửi xuống từng bộ phận có liên quan để bộ phận này biết được tình hình thực hiện dự toán chi phí của bộ phận mình, biết được chi phí nào tăng, giảm, nguyên nhân của sự tăng giảm này để từ đó có biện pháp điều chỉnh thích hợp

ü Thông tin dành cho báo cáo không định kỳ: Đây là những thông tin thông báo về những diễn biến bất thường của hoạt động kinh doanh nhằm giúp nhà quản trị có phản ứng phù hợp, đồng thời điều chỉnh hoạch định cho hiện tại và tương lai Ví dụ ở kho nguyên vật liệu thực phẩm, một loại nguyên vật liệu có số lượng tồn kho sụt giảm bất thường, ở tình huống này, người kế toán quản trị phải ngay lập tức lập báo cáo phân tích nguyên nhân sụt giảm lượng tồn kho này: liệu có phải do trong tương lai có một đoàn khách rất lớn nhưng bộ phận mua hàng không đáp ứng kịp nhu cầu, hay do sự hao phí nguyên vật liệu của bộ phận bếp,…Qua đó, nhà quản trị sẽ tìm ra nguyên

nhân của sự biến đổi thất thường và điều chỉnh kịp thời Ngoài ra, các báo cáo doanh thu trong khách sạn có thể lập hàng ngày hoặc từ 5 đến 10 ngày hoặc ở những thời điểm cần thiết để có những quyết định mang tính tác nghiệp Loại báo cáo này sẽ giúp các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong những thời điểm khác nhau để

có biện pháp xử lý kịp thời Thêm vào đó, nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như Tổng cục du lịch thành phố,

sở du lịch là rất cần thiết, đòi hỏi báo cáo doanh thu phải luôn đảm bảo tính chính xác, kịp thời

Ngoài ra, thông tin KTQT trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp cần được phổ biến tới các bộ phận có liên quan một cách thích hợp Những thông tin chuyển tới bộ phận không liên quan sẽ gây rối cho bộ phận nhận thông tin và tốn nhiều thời gian cho việc xử lý thông tin của bộ phận đó Việc chuyển thông tin không phù hợp có thể dẫn tới rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp và gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

b Ảnh hưởng đến báo cáo kế toán quản trị

+ Thứ nhất, ảnh hưởng từ đặc điểm đa dạng, phong phú trong hoạt động kinh doanh Kinh doanh khách sạn có tính tổng hợp cao, các khách sạn lại có quy mô, đặc điểm hoạt động khác nhau, trong mỗi loại hoạt động lại có nhiều chủng loại sản phẩm cũng như các mức phẩm cấp, chất lượng khác nhau như: chế biến đồ ăn có nhiều món ăn, kinh doanh buồng ngủ có các loại buồng giường: loại 1, loại 2, giường đơn, giường đôi, Ngoài ra, tính chất và quy trình kinh doanh không giống nhau lại do nhiều bộ phận khác nhau đảm nhiệm Vì vậy, việc lập các báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện, ra quyết định, kiểm soát đánh giá được lập tại nhiều bộ phận khác nhau, các cách phân loại chi phí, đối tượng tập hợp chi phí, phân bổ chi phí cũng khác nhau đối với từng loại dịch vụ

+ Thứ hai, tính thời vụ trong kinh doanh khách sạn ảnh hưởng đến kỹ thuật tính toán, định giá sản phẩm dịch vụ Giá các loại dịch vụ được xác định một cách linh hoạt, không cố định Biểu hiện cụ thể và rõ rệt nhất là giá phòng của khách sạn Giá phòng vào mùa cao điểm sẽ cao hơn so với giá phòng vào mùa thấp điểm Vì vậy, nhà quản trị cần xác định giá phòng bình quân trong năm và tỷ lệ phần trăm lấp đầy (tỷ lệ phần trăm buồng phòng đạt hòa vốn) để lập dự toán doanh thu của khách sạn

+ Thứ ba, báo cáo KTQT trong kinh doanh khách sạn mang tính kịp thời cao, kỳ hạn lập báo cáo đa số là lập hàng ngày, hàng tháng hoặc bất kỳ khi có yêu cầu vì nhu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp là thường xuyên

1.3 TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN

1.3.1 Báo cáo dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động kinh doanh khách sạn cần thiết phải thiết lập dự toán kinh doanh, chủ yếu là các dự toán về doanh thu và chi phí trong một thời kỳ ngắn hạn và dài hạn Các dự toán này được lập trên cơ sở của các dự toán bộ phận, không chỉ bao gồm các dự toán của các trung tâm lợi nhuận gắn liền với các

bộ phận kinh doanh trực tiếp như: bộ phận lễ tân, bộ phận ẩm thực, bộ phận giải trí, và các bộ phận kinh doanh trực tiếp khác mà còn bao gồm các dự toán của các trung tâm chi phí gắn liền với các bộ phận gián tiếp như bộ phận

kế toán, nhân sự, kinh doanh,

Kỳ lập dự toán thường là một năm và có thể chia thành từng quý, từng tháng

Báo cáo dự toán trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạn bao gồm:

a Báo cáo dự toán doanh thu:

- Mục đích: Xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ

sở cho việc lập dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, thành phẩm, tồn kho, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

- Cơ sở lập: Trên cơ sở mục tiêu doanh thu ước tính trong kỳ kế hoạch

và kết quả thực hiện của các kỳ trước, đồng thời có lưu ý đến các thông tin về môi trường kinh tế gồm các yếu tố tốc độ lạm phát, tình trạng của đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển du lịch và tiềm năng phát triển các hãng hàng không, các đại lý lữ hành, dự báo nhu cầu khách hàng và đơn giá dự kiến

- Phương pháp lập: Phương pháp dự toán doanh thu được áp dụng dựa trên số liệu thực hiện của năm trước nhân với tốc độ tăng trưởng dự kiến trong năm kế hoạch Công thức để dự toán doanh thu:

Doanh thu phòng

b Báo cáo dự toán chi phí

Báo cáo dự toán chi phí bao gồm các báo cáo sau:

ü Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm CPNVLTT tại từng bộ phận

có phát sinh doanh thu như chi phí hoa quả, vật dụng cá nhân cho khách trong phòng của bộ phận kinh doanh phòng, chi phí nguyên vật liệu dùng để chế biến thực phẩm, giá mua hàng thức uống của bộ phận ẩm thực, chi phí dầu mát xa, dầu gội của bộ phận giải trí…

- Mục đích: Xác định số nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Ngoài ra còn dự tính chi phí mua nguyên vật liệu trong kỳ

và số tiền chi ra để mua nguyên vật liệu

- Cơ sở lập:

+ Số liệu doanh thu dự toán

+ Định mức nguyên vật liệu cho một sản phẩm hoặc dịch vụ

- Phương pháp lập: Trong kinh doanh khách sạn, nhà quản trị các bộ phận lập dự toán chi phí trong mối tương quan với doanh thu dự kiến của bộ phận đó Ví dụ, theo số liệu lịch sử của bộ phận nhà hàng thì giá vốn nguyên vật liệu thực phẩm chiếm 30% doanh thu bán hàng ăn Như vậy, trong năm kế hoạch giám đốc nhà hàng cũng dự toán chi phí thực phẩm chiếm 30% doanh thu bán hàng ăn dự kiến cho năm kế hoạch Từ đó, CPNVLTT của các dịch

vụ khác cũng dựa trên cơ sở tương tự [13, tr 452]

ü Báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp:

- Mục đích: Tính toán nhu cầu lao động trực tiếp và CPNCTT theo dự kiến Thông qua lập dự toán CPNCTT, nhà quản trị có thể chủ động trong việc sử dụng lao động một cách có hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa lao động, gây khó khăn cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

- Cơ sở lập:

+ Số liệu doanh thu dự toán

+ Định mức thời gian lao động trực tiếp của một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ

+ Định mức chi phí cho một giờ lao động trực tiếp

- Phương pháp lập:

Nhà quản trị của các bộ phận có phát sinh doanh thu cũng dựa trên dự toán doanh thu năm kế hoạch để xác định nhu cầu tuyển dụng hoặc giảm bớt nhân viên tại bộ phận mình, từ đó kết hợp với đơn giá tiền lương của từng vị trí mà lập ra dự toán tiền lương của nhân viên Ngoài ra, chi phí còn được dự toán trên cơ sở định mức Ví dụ, định mức cho nhân viên dọn phòng là 2 phòng trên 1 giờ Như vậy, trên cơ sở định mức này nếu kế hoạch dự kiến 800 phòng cho 1 tháng thì thời gian lao động cho nhân viên làm phòng là 800/2=

400 giờ Từ đó, dựa trên tiền lương trung bình 1 giờ lao động để tính ra chi phí nhân công này [13, tr.453]

ü Báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung:

- Mục đích: Xác định CPSXC khả biến và bất biến dự kiến, đồng thời xác định số tiền chi trả cho số CPSXC dự kiến nói trên

- Cơ sở lập:

+ Tổng thời gian lao động trực tiếp lấy từ dự toán CPNCTT

+ Định mức CPSXC khả biến cho một giờ lao động trực tiếp

- Phương pháp lập: Đầu tiên để xác định CPSXC khả biến, ta lấy tổng thời gian lao động trực tiếp nhân với định mức CPSXC khả biến cho một giờ lao động trực tiếp, sau đó cộng với CPSXC bất biến để xác định tổng CPSXC

dự kiến Các CPSXC được phân bổ cho các bộ phận có liên quan theo các tiêu thức phân bổ như: chi phí điện năng thì phân bổ dựa vào số kwh điện tiêu thụ của mỗi bộ phận, cho doanh thu, chi giặt ủi đồng phục nhân viên phân bổ dựa

vào số lượng nhân viên mỗi bộ phận,… [7, tr.232]

ü Báo cáo dự toán CPBH và CPQLDN:

- Mục đích: Xác định CPBH và CPQLDN dự kiến trong kỳ của doanh nghiệp

- Cơ sở lập: Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, các bản dự thảo về chi phí do những người có trách nhiệm ở bộ phận bán hàng và quản lý lập

- Phương pháp lập: Trước tiên là xác định CPBH và quản lý khả biến

dự kiến bằng cách lấy số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu thụ dự kiến nhân với CPBH và quản lý cho một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, sau đó cộng với CPBH và quản lý bất biến để tính tổng CPBH và quản lý dự kiến [7, tr 233]

c Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh

- Mục đích: Xác định kết quả kinh doanh dự kiến của doanh nghiệp

trong kỳ kế hoạch Ngoài ra, báo cáo này thường được lập theo dạng số dư

đảm phí nên rất thuận lợi cho việc xác định số thu nhập dự kiến được tính theo mức sản lượng tiêu thụ thực tế, giúp cho việc so sánh đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp

- Cơ sở lập: Các chỉ tiêu trong báo cáo dự toán KQHĐKD được lấy từ các dự toán doanh thu và dự toán chi phí

- Phương pháp lập: Được lập theo 2 dạng là dự toán kết quả kinh doanh theo phương pháp toàn bộ (theo chức năng chi phí) và phương pháp trực tiếp (theo số dư đảm phí) Theo đó, doanh thu và chi phí sẽ được tập hợp tương tự Sau khi trừ các khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và lãi trả cổ tức (đối với công ty cổ phần), phần còn lại là lợi nhuận

ü Báo cáo dự toán KQHĐKD theo phương pháp toàn bộ: Báo cáo này được trình bày theo chức năng của chi phí, báo cáo này rất cần thiết cho KTTC vì mục đích cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

ü Báo cáo dự toán KQHĐKD theo phương pháp trực tiếp: Chi phí trong

báo cáo này được phân loại theo cách ứng xử của chi phí để lập dự toán báo cáo KQHĐKD phục vụ cho quá trình phân tích ra quyết định Vì vậy, dự toán kết quả kinh doanh theo phương pháp này phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp

d Báo cáo dự toán vốn bằng tiền

- Mục đích: Xác định dòng lưu chuyển tiền tệ dự kiến trong kỳ của doanh nghiệp Qua dự toán này sẽ giúp doanh nghiệp tránh dư tiền mặt nhiều hơn nhu cầu, và nhà quản lý có thể sử dụng số tiền mặt dư ra để đầu tư ngắn hạn Mặt khác, nó cũng giúp cho việc tính toán để đảm bảo thấy trước sự thiếu hụt về tiền cho hoạt động kinh doanh và cho các khoản mua sắm lớn, từ

đó, kế hoạch vay mượn tiền được lập ra để chắc chắn rằng các khoản vay sẽ

có sẵn để đáp ứng sự thiếu hụt về tiền Ngoài ra, qua dự toán này còn giúp cho việc lập kế hoạch trả nợ, trả lãi vay, cổ tức

- Cơ sở lập:

Phần thu:

+ Số dư tiền đầu kỳ lấy từ số dư tiền còn tồn cuối kỳ trước

+ Số tiền thu từ kinh doanh các dịch vụ lấy từ dự toán tiêu thụ

số tiền dự tính thu các dịch vụ trong kỳ, sau đó trừ đi số tiền chi ra trong kỳ

để tính cân đối chênh lệch thu chi, nếu thiếu tiền thì công ty cần lập kế hoạch

đi vay, nếu thừa tiền công ty nên có kế hoạch trả nợ vay hoặc đem đầu tư ngắn hạn [7, tr.234]

Khi lập dự toán vốn bằng tiền, doanh nghiệp cần chú ý đến các điểm sau:

- Dự toán vốn bằng tiền được lập từ các khoản thu nhập và chi phí của

dự toán hoạt động, dự toán vốn và dự toán chi phí tài chính

- Phải dự đoán khoảng thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền dịch vụ thực tế

- Phải dự đoán khoảng thời gian giữa chi phí đã ghi nhận và thời điểm thực tế trả tiền cho các khoản chi phí

- Phải loại trừ các khoản chi không bằng tiền mặt Ví dụ, chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc chi phí dự phòng nợ khó đòi phải loại bỏ khi lập dự toán vốn bằng tiền

- Phải xây dựng số dư tồn quỹ tiền tối thiểu tại đơn vị Tồn quỹ tiền tối thiểu và các kết quả dự báo về luồng tiền thu chi là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiền của mình [10, tr.186]

1.3.2 Báo cáo tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh

a Báo cáo doanh thu

- Mục đích: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về tình hình

doanh thu của các bộ phận trong doanh nghiệp

- Cơ sở lập: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu trong kỳ theo từng đối tượng

- Phương pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu, tiến hành liệt kê các khoản mục doanh thu theo từng loại dịch vụ hoặc từng bộ

phận riêng biệt

b Báo cáo chi phí

+ Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp

- Mục đích: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về tình hình sử dụng CPNVLTT và CPNCTT ở các bộ phận trực tiếp

- Cơ sở lập: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp CPNVLTT và CPNCTT trong kỳ theo đối tượng tập hợp chi phí

- Phương pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phí theo từng đối tượng tập hợp

chi phí, mỗi đối tượng theo dõi trên cùng một dòng

+ Báo cáo chi phí sản xuất chung

- Mục đích: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về tình hình CPSXC ở các bộ phận gián tiếp sản xuất

- Cơ sở lập: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp CPSXC trong kỳ theo đối tượng tập hợp chi phí

- Phương pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phí theo từng đối tượng tập hợp

chi phí, mỗi đối tượng theo dõi trên cùng một dòng

+ Báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Mục đích: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về tình hình CPBH và CPQLDN ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Cơ sở lập: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp CPBH và CPQLDN trong kỳ

- Phương pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phí liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và quản lý của doanh nghiệp

c Các báo cáo bộ phận

Báo cáo bộ phận là báo cáo kết quả kinh doanh được lập chi tiết cho từng bộ phận riêng biệt

- Đặc điểm của báo cáo bộ phận:

+ Các báo cáo bộ phận được trình bày theo hình thức số dư đảm phí + Định phí bộ phận và định phí chung được trình bày riêng biệt để tính

số dư bộ phận

Số dư bộ phận: Là phần còn lại của số dư đảm phí do bộ phận tạo ra sau khi bù đắp định phí bộ phận Số dư bộ phận góp phần bù đắp các định phí chung và đóng góp vào lợi nhuận chung

- Mục đích: Cung cấp thông tin về thu nhập của từng bộ phận riêng biệt trong doanh nghiệp để đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận và đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý bộ phận đó

- Cơ sở lập: Lấy số liệu từ các sổ kế toán chi tiết doanh thu và chi phí

của các bộ phận trong doanh nghiệp

- Phương pháp lập: Báo cáo KQHĐKD tại bộ phận được lập theo phương pháp trực tiếp.Việc lập báo cáo theo phương pháp này sẽ giúp nhà quản trị ra các quyết định thông qua việc chỉ ra những ảnh hưởng của biến động về chi phí khả biến, chi phí bất biến, đơn giá bán, doanh số đến quá trình sinh lợi của công ty Ngoài ra, trong những trường hợp đặc biệt cho phép nhà quản trị bỏ qua định phí trong việc hoạch định chi phí phát sinh, giúp cho việc định giá bán các sản phẩm, dịch vụ [7, tr.245-246]

d Báo cáo theo dõi nợ phải thu, phải trả

Những báo cáo này đều tiềm ẩn rủi ro trong kinh doanh Nếu doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn hay chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác thì đều không tốt Vì vậy, loại báo cáo này thường được lập chi tiết theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán

- Mục đích: Báo cáo tình hình nợ theo thời hạn nợ và theo từng khách

hàng được lập để theo dõi tình hình nợ phải thu và tình hình nợ phải trả của doanh nghiệp Báo cáo tình hình các khoản nợ phải thu được lập để xác định rõ các khoản nợ của khách hàng, tránh tình trạng để các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Báo cáo tình hình nợ phải trả được lập nhằm làm rõ các khoản nợ, biết được nguyên nhân tồn đọng của các khoản nợ phải trả để từ đó tìm các biện pháp thúc đẩy quá trình thanh toán nợ theo đúng thời hạn…Báo cáo này được lập hàng tháng hoặc bất kỳ lúc nào tùy theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp

- Cơ sở lập: Căn cứ để tính các chỉ tiêu trên báo cáo các khoản phải thu

và các khoản phải trả là sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả của từng khách hàng, thời gian nợ, tình hình thanh toán, Từ các số liệu trên báo cáo, nhà quản trị đưa ra những đánh giá tình hình nợ và có những giải pháp tích cực thúc đẩy quá trình thanh toán và thu hồi vốn bị chiếm dụng

- Phương pháp lập: Liệt kê các chỉ tiêu phải thu, phải trả theo từng đối

tượng khách hàng

e Báo cáo vốn bằng tiền

- Mục đích: Tổng hợp phản ánh tình hình vốn bằng tiền của doanh nghiệp vào cuối kỳ hiện tại

- Cơ sở lập:

Phần thu:

+ Số dư tiền đầu kỳ lấy từ số dư tiền còn tồn cuối kỳ trước

+ Số tiền thu từ kinh doanh các dịch vụ lấy từ báo cáo tiêu thụ