Hoàn thiện công tác lập dự toán vốn lưu động tại công ty cổ phần bia hà nội quảng bình

Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trước đây và trong hiện tại, công tác lập dự toán thực sự được ứng dụngtrong nhiều đơn vị nhằm lên kế hoạch ngắn hạn trong hoạt động sản xuất kinhdoanh để đ

TRƯƠNG THỊ THU LOAN

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI - QUẢNG BÌNH

Chuyên ngành: Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG

Đà Nẵng - Năm 2015

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Trương Thị Thu Loan

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm dự toán 8

1.1.2 Vai trò, chức năng và lợi ích của công tác lập dự toán 9

1.1.3 Phân loại dự toán 13

1.2 QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN VÀ MÔ HÌNH LẬP DỰ TOÁN 15

1.2.1 Quy trình lập dự toán 15

1.2.2 Các mô hình dự toán 18

1.3 ĐỊNH MỨC LẬP DỰ TOÁN 24

1.3.1 Khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí 24

1.3.2 Phương pháp xây dựng định mức chi phí 25

1.3.3 Hệ thống định mức chi phí 26

1.4 HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VÀ TRÌNH TỰ LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG 28

1.4.1 Hoạch định nhu cầu vốn lưu động 28

1.4.2 Trình tự lập dự toán vốn lưu động 29

1.5 NỘI DUNG DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG 32

1.5.1 Dự toán phải thu khách hàng 32

1.6 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG .37

1.6.1 Kỳ thu tiền khách hàng 37

1.6.2 Kỳ trả tiền cho người bán 38

1.6.3 Kỳ lưu kho của hàng tồn kho 39

1.6.4 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 39

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI - QUẢNG BÌNH 42

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI – QUẢNG BÌNH 42 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 42

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty 43

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 43 2.2 MÔ HÌNH DỰ TOÁN VÀ TRÌNH TỰ LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY 45

2.2.1 Mô hình dự toán 45

2.2.2 Trình tự lập dự toán vốn lưu động 46

2.3 NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN CÁC KHOẢN MỤC VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI QUẢNG BÌNH 47

2.3.1 Dự toán phải thu khách hàng 47

2.3.2 Dự toán hàng tồn kho 50

2.3.3 Dự toán tiền 51

2.4 PHÂN TÍCH MỐI LIÊN HỆ GIỮA DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG VÀ CÁC YẾU TỐ CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VỐN LƯU ĐỘNG 63

2.4.1 Kỳ thu tiền khách hàng 63

2.4.4 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 66

2.5 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 71

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI QUẢNG BÌNH 72

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI QUẢNG BÌNH 72

3.2 HOÀN THIỆN MÔ HÌNH VÀ QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI QUẢNG BÌNH 73

3.2.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán tại Công ty 73

3.2.2 Xác định kỳ dự toán vốn lưu động tại Công ty 74

3.2.3 Hoàn thiện quy trình lập dự toán tại Công ty 74

3.3 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY 77

3.3.1 Xác định mục tiêu, định hướng lập dự toán vốn lưu động 77

3.3.2 Thiết lập các dự toán trên cơ sở thực tế hoạt động và các mục tiêu định hướng của quản lý vốn lưu động 79

KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

PHỤ LỤC.

WTO : Tổ chức thương mại Thế giới

NVL : Nguyên vật liệu

TSCĐ : Tài sản cố định

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

CPSXC : Chi phí sản xuất chung

UBND : Ủy ban nhân dân

Số hiệu Tên bảng Trang2.1 Dự toán sản lượng tiêu thụ bia chai hà nội năm 48

2014

2.2 Dự toán sản lượng tiêu thụ bia hơi hà nội năm 48

2014

2.4 Dự toán tiền lương phải trả các bộ phận năm 2014 56

2.6 Bảng tính các chỉ số hoạt động của dự toán vốn lưu 65

động và tình hình thực hiên năm 2013

2.7 Phân tích khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 66

3.2 Dự toán thu tiền và phải thu năm 2014 83

3.4 Dự toán nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ năm 2014 853.5 Dự toán thanh toán tiền mua nguyên vật liệu năm 91

2014

Số hiệu Tên hình Tranghình

1.1 Quy trình dự toán của Stephen Brookson 16

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP Bia Hà Nội - 44

Quảng Bình

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hòa nhập vào xu hướng toàn cầu hóa, Việt Nam đã chính thức trở thànhthành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào năm 2007 đã tạo rachuyển biến lớn cho nền kinh tế Theo đánh giá của các chuyên gia, sau nhiềunăm gia nhập WTO nền kinh tế đã được hưởng những lợi ích nhất định,nhưng về phía các Công ty ngoài những mặt tích cực, việc gia nhập WTOcũng gây ra nhiều sức ép và thêm những khó khăn Để nắm bắt cơ hội vàvượt qua thử thách trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, đòi hỏicác chủ thể Công ty Việt Nam phải đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời

để tận dụng cơ hội, hạn chế các rủi ro, hướng tới tồn tại và phát triển

Trong sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường hiện nay, khôngphải bất kỳ doanh nghiệp kinh tế nào cũng đứng vững với quy luật cạnh tranhkhắc nghiệt, sự phát triển sản xuất ồ ạt đã gây ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quảsản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp kinh tế Để tồn tại và phát triển,Công ty cần thiết lập được một hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh hợp lý,nhằm giúp cho việc ra quyết định kinh doanh đúng đắn và hiệu quả

Trong nhiều năm qua, dự toán được xem là công cụ quản lý hiệu quảkhoa học và khá hữu ích Nó giúp cho nhà quản lý phán đoán được tình hìnhsản xuất kinh doanh tại Công ty và chuẩn bị những việc cần phải làm đểhướng tới mục tiêu đã định một cách dễ dàng hơn Tuy nhiên, không phải bất

kỳ Công ty nào cũng sử dụng và sử dụng một cách hiệu quả

Với chức năng chính là sản xuất kinh doanh, Công ty Cổ phần Bia HàNội - Quảng Bình đang chịu sự cạnh tranh gay gắt từ hàng loạt các Công tyBia khác trên cả nước nói chung và địa bàn tỉnh Quảng Bình nói riêng Tồntại và hoạt động kinh doanh có hiệu quả là vấn đề quan tâm hàng đầu của Banlãnh đạo Công ty Bên cạnh đó, định hướng phát triển mà Công ty Cổ Bia Hà

Nội - Quảng Bình lựa chọn là nâng cao sản lượng, chất lượng sản phẩm hiện

có và tìm mọi biện pháp để giảm chi phí sản xuất, qua đó hạ giá thành sảnphẩm Để đạt được mục tiêu đó, Công ty đã không ngừng hoàn thiện hệ thốngquản lý và tiến hành lập dự toán chung cho toàn Công ty Song công tác lập

dự toán tại Công ty vẫn còn nhiều bất cập cần giải quyết về quy trình lập dựtoán, mô hình dự toán và hệ thống dự toán còn thiếu sót Chính vì vậy tôi

chọn đề tài “Hoàn thiện công tác lập dự toán vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội – Quảng Bình” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Luận văn nghiên cứu hướng đến mục tiêu là hoàn thiện công tác lập dựtoán vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài đề cập đến việc nghiên cứu các vấn đề

thực tiễn liên quan đến công tác lập dự toán vốn lưu động tại công ty Cổ phầnBia Hà Nội - Quảng bình

Phạm vi nghiên cứu: Trong giới hạn của luận văn tập trung nghiên cứu

về vấn đề dự toán vốn lưu động hàng năm của doanh nghiệp Đánh giá thựctrạng về công tác dự toán vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội -Quảng Bình để đưa ra một số giải pháp hoàn thiện

Số liệu được minh họa cho đề tài là số liệu dự toán năm 2014 và số liệuthực hiện năm 2013 được thu thập tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp phân tích, đối chiếu và giải quyết cácmục tiêu nghiên cứu Đồng thời, luận văn sử dụng các phương pháp quan sát,phỏng vấn trực tiếp nhân viên lập dự toán tại phòng ban của Công ty để xemxét cách lập, cơ sở lập và thu thập thông tin số liệu để lập Trên cơ sở đó sẽtiến hành thống kê, tổng hợp và phân tích các thông tin số liệu thu thập được

để mô tả thông qua các bảng biểu làm sáng tỏ nội dung nghiên cứu về lý luận,tình hình thực trạng tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình cũng nhưxác lập các giải pháp cụ thể.

5 Bố cục đề tài

Luận văn gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lập dự toán vốn lưu động

Chương 2: Thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty Cổ phần Bia Hà

Nội - Quảng Bình

Chương 3: Hoàn thiện công tác lập dự toán tại Công ty Cổ phần Bia Hà

Nội - Quảng Bình

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trước đây và trong hiện tại, công tác lập dự toán thực sự được ứng dụngtrong nhiều đơn vị nhằm lên kế hoạch ngắn hạn trong hoạt động sản xuất kinhdoanh để đạt được những mục tiêu đề ra của đơn vị đó Nhưng mỗi đơn vị cólĩnh vực kinh doanh khác nhau và công tác lập dự toán mỗi đơn vị cũng khácnhau Để đơn vị có một hệ thống dự toán hợp lý và chính xác phục vụ chocông tác quản lý, điều phối và kiểm soát thì rất khó Chủ yếu các doanhnghiệp thường áp dụng công tác lập dự toán để lên kế hoạch cho đơn vị nhằmgiúp cho đơn vị thực hiện kế hoạch đã đặt ra trong năm kế hoạch cho đúng,chứ chưa thực sự quan tâm đến công tác lập dự toán Nếu nghiên cứu kỹ và

áp dụng cho doanh nghiệp một cách đúng đắn, hợp lý thì công tác lập dự toán

sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể thực hiện các chức năng như hoạch định,kiểm soát, đo lường, đánh giá,… Cho đến nay đã có một số công trình nghiêncứu về công tác lập dự toán tại doanh nghiệp như:

Phan Thị Bảo Giang (2010), “Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cà phê IASAO” Báo cáo nghiên cứu khoa học, Đại học Đà Nẵng.

Nguyễn Thị Cúc (2011), “Hoàn thiện công tác lập dự toán tại viễn thông Quảng Nam” Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Đại học Kinh tế Đà Nẵng.

Nguyễn Thúy Hằng, Nguyễn Văn Hải (2012), “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2” Báo cáo

Nghiên cứu khoa học, Đại học Lạc Hồng

Nguyễn Ý Nguyên Hân (2008), “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công

ty phân bón miền Nam” Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Đại học Kinh tế Thành phố

lý trong việc lập dự toán và tập trung chủ yếu nghiên cứu các vấn đề về cácloại dự toán ngắn hạn tại đơn vị

Đầu tiên có thể kể đến là nghiên cứu trong lĩnh vực thương mại dịch vụcủa tác giả Nguyễn Thị Cúc (2011) về hoàn thiện công tác lập dự toán tạiViễn thông Quảng Nam Trong nghiên cứu này, tác giả đề cập đến thực trạngcông tác lập dự toán tại đơn vị và đã chỉ ra được các nhược điểm hiện tại đốivới việc vận dụng công tác lập dự toán trong hoạt động kinh doanh của đơn

vị Từ đó tác giả đã đề xuất một số ý kiến để hoàn thiện công tác lập dự toántại đơn vị như về mô hình dự toán, quy trình lập dự toán, các báo cáo dự toán

Ngoài ra tác giả cũng đề xuất hoàn thiện hệ thống đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý trong việc lập dự toán trong đơn vị.

Ở báo cáo nghiên cứu của tác giả Phan Thị Bảo Giang (2010) về dự toánchi phí sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp sản xuất chỉ tập trung nghiêncứu về việc lập dự toán cho các chi phí liên quan đến sản xuất sản phẩm Dùvậy báo cáo nghiên cứu cũng đã đi sâu phân tích và đưa ra được những điểmthuận lợi và hạn chế trong công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tạiđơn vị Từ đó, tác giả đã đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác lập dựtoán chi phí sản xuất kinh doanh tại đơn vị như: phân loại chi phí sản xuất,xây dựng hệ thống sổ kế toán để thu thập thông tin về chi phí, sau đó hoànthiện công tác lập dự toán chi phí về quy trình, trình tự và các báo cáo dự toánchi phí Ngoài ra, tác giả cũng đưa ra đề xuất cho đơn vị lập dự toán linh hoạtnhằm giúp cho nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực tế ở các mức độhoạt động khác nhau, giúp đơn vị kiểm soát, cắt giảm chi phí và có nhữngquyết định về giá bán sản phẩm khác nhau

Công tác lập dự toán không chỉ được các tác giả nghiên cứu riêng ở từngđơn vị cụ thể mà ở nghiên cứu của nhóm tác giả Nguyễn Thúy Hằng, NguyễnVăn Hải (2012) đã nghiên cứu về công tác lập dự toán của các doanh nghiệptrong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 Nhóm tác giả đi sâu tìm hiểu về thông tinchung các doanh nghiệp như loại hình tổ chức, quy mô vốn và lao động,…; về

tình hình lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệpBiên Hòa 2 như tình hình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, thựctrạng lập dự toán tại các doanh nghiệp Ngoài ra, nhóm tác giả cũng đã nghiêncứu và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách và đánh giáthực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệpBiên Hòa 2 Từ những mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác lập dự toán,nhóm tác giả tìm hiểu nguyên nhân bao gồm các nguyên nhân chủ quan và

khách quan trong và ngoài các doanh nghiệp Từ đó, nhóm tác giả đưa ra cácgiải pháp để hoàn thiện công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp trong Khucông nghiệp Biên Hòa 2 như về mô hình dự toán, về quy trình dự toán, cácbáo cáo dự toán cho các loại hình doanh nghiệp Bên cạnh đó nhóm tác giảcũng đề xuất thêm một số giải pháp hoàn thiện khác như đối với Nhà nước;đối với các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, tư vấn kế toán; đối với doanh nghiệp.Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nghiên cứu của tác giả Nguyễn Ý

Nguyên Hân (2008) với đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón miền Nam” Tác giả đã phân tích thực trạng công tác lập dự toán tại

Công ty phân bón miền Nam và từ đó đề xuất một số ý kiến để hoàn thiệncông tác lập dự toán tại đơn vị Trong nghiên cứu này, tác giả đã xác địnhđược mục tiêu hoàn thiện trong công tác lập dự toán tại đơn vị và đưa ra một

số giải pháp hỗ trợ khác để hoàn thiện công tác lập dự toán tại đơn vị như: tổchức bộ máy kế toán, tổ chức nguồn nhân lực trong việc thực hiện dự toán vàđầu tư thiết bị kỹ thuật phục vụ trong công tác dự toán nhằm hỗ trợ cho côngtác lập dự toán tại đơn vị một cách hoàn thiện hơn và nâng cao năng lực cạnhtranh của đơn vị đối với các Công ty trong ngành

Ở nghiên cứu của tác giả Võ Thị Thùy Linh (2011) về hoàn thiện côngtác lập dự toán hoạt động tại Công ty Cổ phần Công nghệ phẩm Đà Nẵng đãphân tích thực trạng về công tác lập dự toán hoạt động tại đơn vị Trên cơ sởthực tế tại Công ty, tác giả đã nêu lên ưu nhược điểm của công tác lập dựtoán tại đơn vị Tác giả cũng đã đề xuất lập một bộ phận kế toán quản trị,trong đó có một bộ phận chuyên lập các báo cáo dự toán cho đơn vị

Qua các nhận xét trên, nhìn chung các luận văn và báo cáo nghiên cứukhoa học đều có cấu trúc khá giống nhau và một số đề tài có thêm nhữngđiểm mới trong nghiên cứu của mình Các bài viết đã được nghiên cứu chủyếu đi sâu vào việc hoàn thiện công tác lập dự toán trong những doanh nghiệp

có đặc thù khác nhau Dù vậy các nghiên cứu đều có những ưu điểm vàkhông tránh khỏi những nhược điểm khác nhau bởi chính ở phạm vi nghiêncứu và thời gian nghiên cứu của mỗi đề tài.

Vận dụng được những ưu điểm ở các luận văn đã nghiên cứu về côngtác lập dự toán và khắc phục một số điểm còn thiếu sót, luận văn “Hoàn thiệncông tác dự toán vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - QuảngBình” đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập dự toán,đưa ra một cách toàn diện về lĩnh vực lập dự toán trong doanh nghiệp, làm cơ

sở đánh giá thực trạng công tác lập dự toán, đưa ra các giải pháp nhằm hoànthiện công tác lập dự toán Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác lập dựtoán vốn lưu động tại Công ty Cổ phẩn bia Hà Nội - Quảng Bình nhằm khẳngđịnh thêm tính thiết thực của công tác lập dự toán Mặt khác, tác giả đã đưa ra

cơ sở xây dựng dự toán vốn lưu động gắn với định hướng hoạt động, giúpcho nhà quản trị thực hiện chức năng điều hành, đo lường, kiểm soát… nhằmđạt được các mục tiêu quản lý và sử dụng vốn hiệu quả

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN

VỐN LƯU ĐỘNG

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN

1.1.1 Khái niệm dự toán

Xây dựng dự toán là một công việc quan trọng trong việc lập kế hoạchđối với tất cả các hoạt động kinh tế Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanhnghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra Tất

cả các doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài chính để thực thi các hoạt độnghàng ngày, cũng như các hoạt động trong tương lai dài hạn Dự toán cũng làmột loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyênphải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dựbáo

Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhàquản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức (Horgren et al 1999)

Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệptrong một thời kỳ nào đó Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, đượcbiểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị (Hilton, 1991)

Dự toán là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chứccần đạt được, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực

để thực hiện mục tiêu trên Dự toán là tập hợp các chỉ tiêu được biểu diễn mộtcách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xácđịnh trong tương lai Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đềcho việc dự toán là dự báo

Cụ thể hơn, dự toán chính là một sự tính toán, dự tính hoạt động củadoanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định trong tương lai Dự toán

không chỉ đề xuất các công việc cần phải thực hiện, mà còn chỉ rõ cách thức

để thực hiện công việc đó

1.1.2 Vai trò, chức năng và lợi ích của công tác lập dự toán

a Vai trò công tác lập dự toán

Vai trò của lập dự toán là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp Có thể thấy vai trò này như sau:

- Cụ thể hóa các mục tiêu kinh doanh bằng số liệu để làm căn cứ đánhgiá mức độ thực hiện sau này Vai trò này thể hiện ở việc hoạch định cụ thểcác mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp như: hoạch định về sản lượngtiêu thụ, sản lượng sản xuất, chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ, chi phí quản lý

- Cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin một cách có

hệ thống về kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cảquá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Tính toán được các nguồnlực và lường trước những khó khăn để có phương pháp hoạt động thích hợp

- Căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến Từ đó thấyđược những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần có những giải pháphữu hiệu để khắc phục, như phát hiện các khâu sản xuất kinh doanh bị trì trệtiềm ẩn để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời; làm cơ sở cho các quyết địnhkinh doanh tối ưu

- Giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp vàđánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận trong doanh nghiệp Qua đóthể hiện sự cam kết của một bộ phận đối với mục tiêu đặt ra tương ứng vớingân sách được giao Các bộ phận xem các chỉ tiêu trong dự toán là kim chỉnam cho hoạt động của các bộ phận Kiểm soát hoạt động theo mục tiêu thểhiện thông qua việc so sánh dự toán với kết quả thực tế đạt được tại doanhnghiệp và đánh giá mức độ thành công của dự toán, trong trường hợp cầnthiết có thể đề ra phương án khắc phục sửa chữa

- Căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn nhân lực, từ đóphân bổ nguồn lực của tổ chức một cách có hiệu quả Thông qua việc huyđộng và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu, nhà quản trị kếthợp việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việc đánh giá năng lựcsản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối các nguồn lực củadoanh nghiệp sao cho các nguồn lực đƣợc sử dụng hiệu quả nhất.

b Chức năng của công tác lập dự toán

- Chức năng dự báo: đề cập đến việc dự báo các tác động từ bên ngoài

đến hoạt động của doanh nghiệp Một vài dự toán không khác hơn là dự báo

vì trong thực tế dự toán có thể đƣợc sử dụng cho kiểm soát nhƣng đôi khi donhững yếu tố khách quan không thể kiểm soát đƣợc

- Chức năng hoạch định: chức năng này khác với chức năng dự báo về

tính chủ động Chức năng này thể hiện ở việc hoạch định cụ thể các mục tiêu

và nhiệm vụ của doanh nghiệp nhƣ: Hoạch định về sản lƣợng tiêu thụ, sốlƣợng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp,chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Có thểnói dự toán là một công cụ để lƣợng hóa các kế hoạch của nhà quản trị

- Chức năng điều phối: Chức năng này thể hiện thông qua việc huy động

và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị Nhàquản trị kết hợp giữa việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việcđánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối cácnguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực đƣợc sử dụng hiệu quảnhất

- Chức năng thông tin: Chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự

toán là văn bản cụ thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lƣợc kinhdoanh của doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban Thông quacác chỉ tiêu cụ thể trong dự toán nhà quản trị đã truyền đạt thông điệp hoạt

động cho các bộ phận Các bộ phận xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày của mình.

- Chức năng kiểm soát: Thể hiện thông qua việc xem dự toán là cơ sở, là

thước đo chuẩn để so sánh với kết quả thực tế đạt được tại doanh nghiệp.Thông qua vai trò kiểm tra, kiểm soát, dự toán ngân sách việc thực hiện các

kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công của dự toán và trongtrường hợp cần thiết có thể đề ra phương án sửa chữa, khắc phục yếu điểm

- Chức năng đo lường, đánh giá: Chức năng này thể hiện ở việc dự toán

cung cấp một thước đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả củanhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, do sự thiếu cốgắng của con người trong việc thực hiện các mục tiêu cũng như do sự tácđộng từ bên ngoài nên không phải lúc nào việc thực hiện cũng đạt đượcnhững tiêu chuẩn mà dự toán đưa ra Vì vậy để giảm bớt sự khác biệt giữatiêu chuẩn và thực hiện người ta thường dựa vào tình hình thực tế để dự đoán

và tính thêm phần trăm (%) mức độ rủi ro khi tính toán các tiêu chuẩn do việc

dự toán

Dự toán là một công cụ quản lý đa chức năng, trong đó chức năng quantrọng nhất là hoạch định và kiểm soát

c Lợi ích của công tác lập dự toán

Dự toán là một công việc tốn kém và chiếm khá nhiều thời gian.Tuynhiên, nếu dự toán được lập một cách cẩn thận và phù hợp thì các lợi ích đạtđược thông qua việc dự toán sẽ lớn hơn nhiều so với thời gian và công sức bỏ

ra Sau đây là những lợi ích có thể đạt được khi lập dự toán:

- Cung cấp cho các nhà quản trị phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp

- Giúp truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất

cả các bộ phận trong tổ chức

- Dự toán làm cho các mục tiêu và cách thức để đạt được các mục tiêucủa doanh nghiệp được biểu hiện một cách rõ ràng Vì vậy, dự toán giúp việcquản lý trở nên thuận lợi trong việc hướng hoạt động kinh doanh theo mụctiêu đã định.

- Dự toán buộc nhà quản trị phải nghĩ đến kế hoạch hoạt động trongtương lai và xem việc lập kế hoạch như là khẩu lệnh đối với từng cá nhântrong doanh ngiệp nhằm giúp hạn chế những tình huống không mong đợi cóthể xảy ra

- Dự toán là căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện công việc Các chỉ tiêukết quả trong dự toán được xem là cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực tếcông việc

- Dự toán giúp phối hợp hoạt động của các đơn vị và bộ phận trongdoanh nghiệp Thông qua dự toán, tất cả các yếu tố của sản xuất, của các bộphận, các phòng ban chức năng sẽ được kết nối và cân đối để đáp ứng đượccác mục tiêu của tổ chức Ví dụ, bộ phận mua hàng sẽ lập kế hoạch mua hàngdựa trên yêu cầu của kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch sảnxuất và các vấn đề có liên quan dựa trên số lượng hàng bán theo kế hoạch của

bộ phận kinh doanh, còn bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào các đơn đặt hàng,tình hình kinh doanh và dự đoán của phòng tiếp thị Như vậy, thông qua dựtoán các nhà quản lý cấp cao có thể thiết kế một hệ thống mà trong đó tất cảcác mối quan hệ trong tổ chức nhịp nhàng và khớp với nhau Từ chức năngnày của dự toán còn giúp các nhà quản trị:

+ Nhận ra mối liên hệ trong hoạt động giữa cá nhân và Công ty và buộc nhà quản trị phải điều hành công việc đặt trong những mối liên hệ này

+ Hạn chế những nổ lực tạo dựng lợi ích riêng lẻ Dự toán giúp mở rộngcách nghĩ của nhà quản trị vượt ra ngoài bộ phận mình đang quản lý và loại

bỏ những thành kiến, những hành động cố ý vì lợi ích riêng của một bộ phận

+ Tìm ra những điểm yếu trong cơ cấu tổ chức, việc dự toán giúp nhậndạng được các vấn đề trong truyền thông, mối quan hệ trong công việc,quyền và trách nhiệm được giao.

Dự toán thực sự phát huy hết vai trò và lợi ích hay không còn phụ thuộccác nhà quản lý Quản lý dự toán không phải là một công việc cứng nhắc màđòi hỏi sự linh hoạt Muốn dự toán mang lại những lợi ích như mong đợi, đòihỏi dự toán phải có sự điều chỉnh khi môi trường hoạt động của dự toán thayđổi Dự toán cần nhận được sự quan tâm đúng mức và cần được tôn trọngtrong quá trình thực hiện Việc lập dự toán cung cấp cho các nhà quản lýnhững thông tin về thiếu hụt, khan hiếm, yếu kém trong kế hoạch hoạt động.Hay nói cách khác, dự toán đã cung cấp cho nhà quản lý một hệ thống cảnhbáo nhằm tư vấn kịp thời cho nhà quản lý những rắc rối tiềm tàng có thể xảy

ra trong tương lai và giải quyết nó một cách chủ động và hợp lý

1.1.3 Phân loại dự toán

Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích, tuy nhiên để phát huy đượctính hữu ích của công cụ quản lý này đòi hỏi nhà quản trị phải có sự am hiểucác loại dự toán để có thể ứng dụng một cách thích hợp nhất vào việc quản lýdoanh nghiệp trong từng thời kỳ Tùy thuộc vào tiêu thức phân loại sẽ cónhững loại dự toán sau:

a Phân loại theo chức năng của quá trình hoạt động

Căn cứ vào chức năng cụ thể của từng báo cáo dự toán nên chia dự toánlàm hai loại chính là dự toán hoạt động và dự toán tài chính

- Dự toán hoạt động: bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ

thể của doanh nghiệp như: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phíbán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạtđộng kinh doanh Trong đó, dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêuthụ sản phẩm của doanh nghiêp trong kỳ dự toán Dự toán sản xuất thường

được lập trong các doanh nghiêp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất

đủ cho tiêu thụ từ đó tính các dự toán chi phí sản xuất như: Dự toán chi phínguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phísản xuất chung Trong các doanh nghiệp thương mại, dự toán mua hàng(không có dự toán sản xuất) được lập nhằm dự toán khối lượng hàng cầnthiết phải mua cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho… Dự toán báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh là dự toán tổng hợp từ các dự toán trên nhằm dự toántình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Dự toán tài chính: là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư,

bảng cân đối kế toán Trong đó, dự toán tiền là lên kế hoạch chi tiết việc thu,chi tiền Dự toán vốn đầu tư là kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần thiết chohoạt động sản xuất kinh doanh ở các năm kế tiếp Dự toán bảng cân đối kếtoán trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty ở từng thời điểm cốđịnh trong kỳ dự toán

b Phân loại theo phương pháp lập

Theo cách phân loại này thì có hai loại dự toán là dự toán cố định và dự toán linh hoạt

- Dự toán cố định: là dự toán với các số liệu cố định, ứng với một mức

doanh thu dự kiến cho trước nào đó Dự toán cố định sẽ không có sự thay đổihay điều chỉnh gì bất kể sự thay đổi của điều kiện dự toán

- Dự toán linh hoạt: là dự toán cung cấp cho đơn vị khả năng tính toán ở

các mức doanh thu, chi phí khác nhau Dự toán linh hoạt giúp các nhà quản lýgiải quyết các vấn đề không chắc chắn bằng cách xem trước kết quả ở cácmức doanh thu, chi phí khác nhau Các nhà quản lý thường thích sử dụng dựtoán linh hoạt hơn dự toán cố định vì khi sử dụng dự toán linh hoạt nhà quản

lý có thể đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sau khi kiểmsoát tác động ảnh hưởng từ doanh số

c Phân loại theo thời gian

Theo cách phân loại này thì dự toán chia làm hai loại là dự toán ngắn hạn

và dự toán dài hạn

- Dự toán ngắn hạn: là dự toán phản ánh kế hoạch kinh doanh và kết quả

dự tính của một tổ chức trong một kỳ kế hoạch, kỳ kế hoạch này có thể là mộtnăm hay dưới một năm, kỳ kế hoạch này thường trùng với kỳ kế toán củadoanh nghiêp Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bánhàng, doanh thu, chi phí, bao nhiêu sản phẩm sẽ được tiêu thụ, mức giá tiêuthụ, giá vốn tiêu thụ, các khoản tài chính cần thiết cho hoạt động của doanhnghiệp trong kỳ dự toán Dự toán ngắn hạn được lập hàng năm, trước khi kếtthúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếptheo

- Dự toán dài hạn: là dự toán được lập cho một khoảng thời gian dài có thể

là 2, 5, 10 năm Dự toán dài hạn thường liên quan đến việc mua sắm TSCĐ, đấtđai, nhà xưởng, kênh phân phối, nghiên cứu và phát triển hay một chiến lượckinh doanh dài hạn Đây là việc sắp xếp các nguồn lực để thu được lợi nhuận dựkiến trong một thời gian dài Đặc điểm của loại dự toán này là rủi ro cao, thờigian từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối dài Dựtoán dài hạn khuyến khích các nhà quản lý chủ yếu sử dụng kiến thức chuyênmôn để phán đoán các sự kiện xảy ra trong tương lai

1.2 QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN VÀ MÔ HÌNH LẬP DỰ TOÁN

trang 15.

Vậy nên, để có một dự toán tối ưu bộ phận dự toán cần phải hoạch địnhcho mình một quy trình lập dự toán phù hợp nhất mà dựa vào đó họ có thểphát huy hết lợi ích của việc dự toán, giúp các nhà quản lý điều hành kinhdoanh một cách có hiệu quả nhất

Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm cũng như một phong cách quản

lý riêng nên quy trình lập dự toán cũng sẽ khác nhau Dưới đây là một quy

trình quản lý dự toán tiêu biểu được trình bày trong quyển Managing budgets

của tác giả Stephen Brookson năm 2000

Sơ đồ 1.1: Quy trình dự toán của Stephen Brookson

Trong quy trình tác giả cho rằng quy trình lập dự toán có thể chia ra làm

3 giai đoạn Trong đó, giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị dự toán , tiếp theo đó là

soạn thảo dự toán và cuối cùng là theo dõi và kiểm tra việc thực hiện dự toán.

Giai đoạn chuẩn bị

Đây là bước khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quytrình lập dự toán Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán phải lấychiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng Sau khi xácđịnh rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán chuẩn.Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán của các bộphận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung mộtcách dễ dàng Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã đượcchuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem lại tất cả các vấn đề một cách có hệthống để chắc rằng dự toán sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất

Giai đoạn soạn thảo

Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán Tronggiai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phảitập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiêp và cácyếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hưởng đến công tác dự toáncủa doanh nghiệp đồng thời ước tính giá trị thu, chi… trên cơ sở đó, soạnthảo các báo cáo dự toán có liên quan như: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất,

dự toán chi phí, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán và dự toán báo cáokết quả hoạt động kinh doanh v.v…

Giai đoạn theo dõi

Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng được thực hiện từ nămnày sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác Vì vậy, để dự toán ngàycàng hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán cần phải thường xuyên theo dõi,đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, thông tin, cơ sở lập

dự toán và có những điều chỉnh khi cần thiết đồng thời rút kinh nghiệm cholần lập dự toán kế tiếp

1.2.2 Các mô hình dự toán

a Mô hình thông tin một xuống

Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dựtoán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp, sau đó sẽ truyềnxuống cấp quản lý trung gian Sau khi cấp quản lý trung gian tiếp nhận sẽchuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổchức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp

Stepphen brookson, Quản lý ngân sách, NXB tổng hợp TP HCM, 2007,

trang 15

Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải cótầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp đồng thời phảinắm vững chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn địnhlượng Vì vậy, lập dự toán theo mô hình này chỉ thích hợp đối với các doanhnghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp trong quản lý hoặc được sử dụngtrong những trường hợp đặc biệt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo chỉđạo của quản lý cấp cao hơn.

b Mô hình thông tin hai xuống một lên

Lập dự toán theo mô hình thông tin hai xuống một lên hay còn gọi là dựtoán theo mô hình thông tin phản hồi được thực hiện theo quy trình sau:

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin hai xuống một lên

Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhấttrong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuốngcho các cấp quản lý trung gian

Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu này xuốngcác đơn vị cấp cơ sở Bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêuước tính, khả năng và điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dựtoán nào có thể thực hiện được và các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặctăng thêm Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự toáncủa mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian Bộ phận quản lý cấp trung

gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận cấp cơ sở, kếthợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động củacác bộ phận cấp cơ sở để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đượccủa bộ phận mình, tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấpcao hơn.

Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộphận quản lý cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn

bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêuchung của doanh nghiệp

Bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt dự toán thông qua các chỉ tiêu dự toáncủa bộ phận quản lý cấp trung gian và bộ phận quản lý cấp trung gian xétduyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp cơ sở Và khi dự toán đãđược xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức và được sử dụng như địnhhướng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiêp

Nhận xét mô hình :

Dự toán theo mô hình này có ưu điểm là huy động được trí tuệ và kinhnghiệm của tất cả các cấp quản lý trong Công ty vào quá trình lập dự toán Môhình dự toán này đã thể hiện được mối liên kết của các cấp quản lý và sự tổnghợp về khả năng, điều kiện cụ thể của các cấp quản lý trong quá trình lập dựtoán của doanh nghiệp nên dự toán có tính chính xác, độ tin cậy và có tính khảthi cao

Tuy nhiên, nhược điểm của việc lập dự toán theo mô hình này sẽ phảitốn nhiều thời gian và chi phí cho cả quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt vàchấp thuận Hơn nữa, lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự kết hợpchặt chẽ giữa các bộ phận cũng như sự kết hợp của các thành viên trong từng

bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận củamình.Vậy nên, nhân tố con người đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập

dự toán và thể hiện cụ thể thông qua năng lực và trình độ của các thành viênảnh hưởng đáng kể đến sự phù hợp của các số liệu dự toán Về mặt lý thuyếtthì có thể có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp cũng như các thành viêntrong từng bộ phận, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có sự phân cấp caotrong quản lý, có số lượng thành viên trong từng bộ phận đông thì sự phốihợp là rất khó, vì nó đòi hỏi sự đoàn kết và phải đồng lòng thực hiện mục tiêuchung của toàn doanh nghiệp.

c Mô hình thông tin một xuống một lên

Dự toán theo mô hình thông tin một xuống một lên là việc dự toán đượclập từ cấp cơ sở đến cấp quản lý cao nhất Khi tiến hành lập dự toán bộ phậnquản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để tiến hành lậpcác chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao nhất Bộ phận quản lýcấp cao nhất tổng hợp các chỉ tiêu do cấp dưới gửi lên, kết hợp với mục tiêuchung của doanh nghiệp để xét duyệt, thông qua dự toán cho các đơn vị cơ sở.Khi tiến hành lập dự toán bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng vàđiều kiện của mình để tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản

lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian) Quản lý cấp trung gian dựa trên sốliệu của cấp cơ sở sẽ tổng hợp lại và trình lên quản lý cấp cao Quản lý cấpcao dựa vào các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp trung gian và kết hợp vớitầm nhìn tổng quát toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, cùng với việcxem xét các mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn để xét duyệt và thông qua

dự toán Khi dự toán được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng

Trong mô hình này, các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán và cũngtrực tiếp thực hiện dự toán nên nó sẽ phát huy tích cực tính tự giác của cácthành viên trong từng bộ phận, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạtđược kế hoạch do chính mình đề ra Nếu trong quá trình thực hiện dự toán,các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu dự toán như trong kế hoạch do chính

họ đề ra thì buộc họ phải tự xem xét kiểm tra và không thể đổ lỗi cho bất kỳ

ai Có thể thấy lập dự toán theo mô hình này bên cạnh việc phát huy tính tíchcực còn thể hiện vai trò kiểm tra của dự toán Hơn nữa, dự toán theo mô hìnhnày không tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng khá hiệu quả Mô hình nàyđặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn có sự phân cấp quản

lý cao

Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là việc để cho các cơ sở tự đề

ra các chỉ tiêu dự toán nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn nănglực thực sự mà họ có thể thực hiện được, để dễ dàng đạt được các chỉ tiêu dựtoán Lúc này dự toán không những không phát huy được tính tích cực màcòn làm trì trệ các hoạt động sản xuất kinh doanh, lãng phí tài nguyên và nănglực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng mà doanhnghiệp đang có Vì vậy, để phát huy tính tích cực của việc lập dự toán ngânsách, các nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấpnhận các chỉ tiêu dự toán do cấp dưới tự đưa ra Nếu còn những nghi ngờ,nhà quản lý cấp cao cần thảo luận, làm rõ trước khi thông qua dự toán

Nhận xét chung:

Qua 3 mô hình trên cho thấy mỗi mô hình đều có ưu điểm và nhượcđiểm nhất định Vì vậy, tuỳ theo đặc điểm của từng tổ chức mà lựa chọn môhình phù hợp cho việc lập dự toán tại đơn vị mình Theo phong cách quản lýhiện đại, các doanh nghiệp xem trọng việc nhân viên cùng tham gia vào việclập dự toán hơn là ép buộc họ thực hiên những chỉ tiêu định sẵn Vì vậy, dựtoán theo mô hình thông tin một xuống một lên hiện đang được các doanhnghiệp ưa chuộng và áp dụng đặc biệt tại nhiều công ty và tập đoàn lớn

Thực chất, trong quá trình lập dự toán tất cả các cấp quản lý trong tổchức cần kết hợp và làm việc chung với nhau để lập dự toán hoàn chỉnh Nhàquản lý cấp cao cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thôngtin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiếnlược của doanh nghiệp Vì vậy vấn đề con người trong lập dự toán là rất quantrọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổchức, cùng bắt tay tham gia vào việc lập dự toán và cùng thực hiện dự toán để

dự toán trở nên thực tế và khả thi hơn

1.3 ĐỊNH MỨC LẬP DỰ TOÁN

Dự toán được xây dựng dựa trên định mức chi phí, số liệu thực hiện quákhứ và kế hoạch tương lai Định mức chi phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dựtoán chi phí từ đó xây dựng dự toán giá thành, giá vốn hàng bán và các dựtoán khác liên quan trong hệ thống dự toán tổng thể nói chung, dự toán vốnlưu động nói riêng

1.3.1 Khái niệm và ý nghĩa định mức chi

Định mức chi phí được thiết lập cho từng khoản mục chi phí sản xuất(nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, và sản xuất chung) dựa trên lượngtiêu chuẩn (ví dụ như số giờ lao động, số lượng nguyên liệu,…cần để sảnxuất một đơn vị sản phẩm) và giá tiêu chuẩn của mỗi nhân tố đầu vào

- Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàngngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàngthông qua việc phân tích khả năng sinh lời dựa trên định mức chi phí.

1.3.2 Phương pháp xây dựng định mức chi phí

Thiết lập định mức là công việc quan trọng và khó khăn nhất trong quátrình xây dựng một hệ thống chi phí tiêu chuẩn (Edmonds et al., 2003) Cácnhà quản lý thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu sau đây để xây dựngđịnh mức chi phí, đó là: Phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương phápphân tích công việc

- Phương pháp thống kê kinh nghiệm (Historical Data Analysis):phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có qui trình sảnxuất ổn định Để xây dựng các định mức chi phí, người ta dựa vào số liệutrong quá khứ, tiến hành phân tích và từ đó xây dựng định mức về lượng(lượng nguyên liệu tiêu hao, thời gian làm việc, v.v…) Đồng thời, căn cứ vàotình hình thị trường, các quyết định tồn kho để xây dựng định mức về giá

- Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: để thực hiện phương phápnày, các kế toán viên phải phối hợp với các nhân viên kỹ thuật để phân tíchcông suất thiết kế của máy móc thiết bị, phân tích qui trình công nghệ, phântích hành vi sản xuất, v.v…để xây dựng các định mức chi phí

Trong thực tế, các nhà quản lý thường sử dụng phối hợp hai phươngpháp này để xây dựng các định mức chi phí Phương pháp thống kê kinhnghiệm được sử dụng ở những phần hoặc giai đoạn của qui trình sản xuất ổnđịnh (không có sự thay đổi), và phương pháp phân tích công việc được sửdụng trong những phần hoặc giai đoạn của qui trình sản xuất có sự thay đổi vềcông nghệ hoặc phương pháp sản xuất

1.3.3 Hệ thống định mức chi phí

Dự toán có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vữngcủa các doanh nghiệp Do vậy, để đảm bảo một dự toán có tính khả thi caocần dựa trên những cơ sở khoa học Hệ thống định mức chi phí là một trongnhững cơ sở khoa học quan trọng là căn cứ để lập dự toán Các dự toánthường bao gồm các số tổng hợp của các khoản phí tổn dự kiến Dự toán sảnxuất sẽ bao gồm các chi phí sản xuất của năm kế hoạch Căn cứ xây dựng dựtoán chi phí sản xuất chính là định mức sản xuất, bao gồm: định mức chi phínguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công, định mức chi phí sản xuấtchung… Dự toán thu mua sẽ là tổng chi phí mà doanh nghiệp dự kiến phải chicho nguyên vật liệu

Như vậy định mức chi phí và dự toán chi phí có mối quan hệ chặt chẽvới nhau Định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán Dự toán là cơ sởđánh giá và kiểm tra xem xét các định mức đã khoa học chưa để có các biệnpháp hoàn thiện định mức mới

a Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp được xây dựng dựa vào địnhmức lượng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá của nguyên vật liệu

mĐịnh mức chi phí NVL = Thij x Gij

Thij: Định mức nguyên vật liệu j để sản xuất 1đơn vị sản phẩm i

Trong đó: Định mức nguyên vật liệu j bao gồm:

- Số lượng NVL cho nhu cầu sản xuất

- Số lượng NVL hao hụt cho phép trong sản xuất

- Số lượng NVL hư hỏng cho phép trong sản

xuất Gij: Đơn giá nguyên vật liệu j

b Định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp đƣợc biểu thị thông qua định mứcgiá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lƣợng thời gian lao động trựctiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm

Định mức chi phí Định mức lƣợng Định mức đơn giá

= thời gian sản xuất 1 x

nhân công trực tiếp đơn vị thời gian

sản phẩm

c Định mức chi phí sản xuất chung

Định mức chi phí sản xuất chung đƣợc xây dựng theo chi phí sản xuấtchung biến đổi và cố định, nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phísản xuất chung Định mức chi phí sản xuất chung đƣợc xây dựng dựa trênđơn giá phân bổ sản xuất chung và tiêu thức đƣợc chọn để phân bổ chi phísản xuất (ví dụ nhƣ số giờ lao động hoặc số giờ máy)

- Định mức biến phí sản xuất chung:

Định mức biến phí Định mức lƣợng Định mức đơn giá

thời gian sản xuất 1

Định mức định phí Định mức giờ máy Tỷ lệ phân bổ định

sản xuất chung cho = x

sản xuất 1 sản phẩm phí sản xuất chung

1 sản phẩm

d Định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Tương tự như định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bánhàng và quản lý doanh nghiệp được xây dựng theo chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp (QLDN) biến đổi và cố định.

- Định mức biến phí bán hàng (Quản lý doanh nghiệp)

Định mức biến phí Định mức lượng Định mức đơn giá

= thời gian tiêu thụ 1 x

bán hàng (QLDN) đơn vị thời gian

1.4 HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VÀ TRÌNH TỰ LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG

1.4.1 Hoạch định nhu cầu vốn lưu động

Vốn lưu động theo nghĩa rộng là giá trị của toàn bộ tài sản lưu động, lànhững tài sản gắn liền với chu kỳ kinh doanh và thường nhỏ hơn một năm.Cấu trúc vốn lưu động bao gồm tiền mặt và chứng khoán khả nhượng, giá trịkhoản phải thu và giá trị hàng tồn kho

Dự toán nhu cầu vốn lưu động là việc thiết lập tổng thể về nhu cầu vốncần phải đầu tư trong năm kế hoạch, dựa trên cơ sở tổng hợp nhu cầu củatừng loại tài sản lưu động cần đầu tư

Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn chịu tác động củanhiều yếu tố như: Nguồn lực tài chính, thị trường tiêu thụ, thị trường các yếu tốđầu vào của sản xuất kinh doanh…Chính sự biến động của môi trường kinhdoanh và các nguồn lực nội tại đã ảnh hưởng đến quy mô của vốn lưu động

Khi xác định nhu cầu vốn lưu động cần đầu tư cần phải xuất phát từ yêu cầusản xuất kinh doanh, đảm bảo nhu cầu kinh doanh với số vốn thấp nhất vàđảm bảo cân đối giữa các bộ phận kế hoạch trong doanh nghiệp như kế hoạchlưu chuyển hàng hóa, kế hoạch chi phí Dự toán nhu cầu vốn lưu động là dựtoán đầu tư cho các loại tài sản chủ yếu sau: Tiền mặt, khoản phải thu và hàngtồn kho.

Để dự toán nhu cầu vốn lưu động cần phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinhdoanh đảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế, thông qua việc phân tích,tính toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính của kỳ trước cùng với những dự đoán

về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới vànhững dự kiến về sự biến động của thị trường Từ đó chủ động khai thác và

sử dụng nguồn vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng một cáchhợp lý và linh hoạt

1.4.2 Trình tự lập dự toán vốn lưu động

Dự toán vốn lưu động thuộc dự toán tổng thể, là một phần của công táchoạch định và kiểm soát kinh doanh Để dự toán vốn lưu động tối ưu, sátthực và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự toán theo đúng trình

tự nội dung mỗi dự toán trong hệ thống dự toán vốn lưu động

Dự toán vốn lưu động bao gồm các dự toán: Dự toán vốn bằng tiền, dựtoán các khoản phải thu khách hàng, dự toán hàng tồn kho Tuy nhiên, để lậpđược dự toán vốn lưu động phải dựa trên các dự toán về tiêu thụ sản phẩm,

dự toán chi phí, dự toán cung cấp nguyên vật liệu, dự toán thanh toán chongười bán Các dự toán này liên quan đến lượng thu chi tiền mặt, ảnh hưởngđến nhu cầu vốn lưu động và có mối liên hệ trong trình tự lập dự toán vốnlưu động của doanh nghiệp

Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lậpđầu tiên Vì dự toán này sẽ xác lập được mục tiêu doanh nghiệp so với thịtrường, với môi trường Tiêu thụ được đánh giá là khâu thể hiện chất lượng

hoạt động của doanh nghiệp Dự toán tiêu thụ chi phối đến các dự toán khác,nếu xây dựng không chính xác sẽ ảnh hưởng đến dự toán tổng thể doanhnghiệp.

Dự toán tiêu thụ được lập trên cơ sở dự báo thành phẩm tiêu thụ Dựtoán thành phẩm tiêu thụ làm căn cứ để lập dự toán hàng tồn kho và dự toánsản xuất gồm: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán nhân côngtrực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung Từ dự toán chi phí nguyên vật liệutrực tiếp, lập dự toán nguyên vật liệu và dự toán trả tiền cho người bán Dựtoán tiêu thụ cũng là cơ sở lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp

Các dự toán trên là cơ sở lập dự toán vốn bằng tiền, bao gồm dự toán cácnguồn thu và các khoản phải chi, cân đối thu chi Đây chính là căn cứ để nhàquản trị thiết lập dự toán vốn lưu động đảm bảo nhu cầu sản xuất và tiêu thụ,nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh

Mối liên hệ của hệ của các dự toán trong dự toán vốn lưu động được thểhiện qua sơ đồ sau:

1.5 NỘI DUNG DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG

Dự toán vốn lưu động của doanh nghiệp bao gồm các dự toán liên quanđến nội dung vốn lưu động của doanh nghiệp như: Dự toán phải thu kháchhàng, dự toán hàng tồn kho, dự toán vốn bằng tiền Tuy nhiên các dự toán này

có quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau cùng thực hiện mục tiêu chung củadoanh nghiệp là quản trị vốn lưu động hiệu quả hướng đên mục đích tối đahóa lợi nhuận

1.5.1 Dự toán phải thu khách hàng

Dự toán phải thu khách hàng là một trong những nội dung của dự toántiêu thụ Dự toán tiêu thụ có ý nghĩa rất lớn đến định hướng các hoạt động,chỉ đạo điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nâng caohiệu quả sản xuất kinh doanh Cơ sở xây dựng dự toán tiêu thụ dựa trên tìnhhình tiêu thụ kỳ trước, dự toán sản lượng tiêu thụ kỳ kế hoạch, chính sách giá

dự kiến, đơn giá cho từng mặt hàng cụ thể, phương thức thanh toán…Từ đóxây dựng dự toán doanh thu, dự kiến số tiền thu được từ bán hàng và dự toán

nợ phải thu khách hàng kỳ kế hoạch

Dự toán doanh thu: được xây dựng trên cơ sở phân tích các nhân tố ảnh

hưởng dự toán tiêu thụ trên, dự toán mức sản lượng tiêu thụ từng mặt hàng vàđơn giá bán dự kiến

Dự toán sản phẩm

Dự toán doanh thu = x Đơn giá bán tiêu

thụ

Dự toán sản phẩm tiêu thụ: được xác lập đầu tiên sau khi xác lập mục

tiêu chung của dự toán tiêu thụ và được chi tiết hóa nhiệm vụ cho từng thời

kỳ, từng bộ phận Việc xem xét khối lượng tiêu thụ theo thời kỳ còn dựa vàochu kỳ sống của sản phẩm Nếu sản phẩm của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởitính thời vụ thì khi xây dựng dự toán phải tính đầy đủ mức ảnh hưởng dựatrên việc phân tích dữ liệu quá khứ và chiến lược kinh doanh kế hoạch Dự