Hoàn thiện công tác kế toán cấp xã trường hợp huyện nam giang, tỉnh quảng nam

Thông tư quy định thời hạn chi, tạm ứng ngân sách kể cả tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản đối với các nhiệm vụ được bố trí trong dự toán NSNN hàng năm được thực hiện chậm nhất đến hết n

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

BÙI THỊ THANH THẢO

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CẤP XÃ – TRƯỜNG HỢP HUYỆN NAM GIANG,

TỈNH QUẢNG NAM

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

BÙI THỊ THANH THẢO

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CẤP XÃ – TRƯỜNG HỢP HUYỆN NAM GIANG,

TỈNH QUẢNG NAM

Chuyên ngành : Kế toán

Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Ngô Hà Tấn

Đà Nẵng – 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Bùi Thị Thanh Thảo

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

1.1 Danh mục các sổ kế toán phục vụ lập báo cáo kế

2.1

Bảng tính dự toán năm 2014 của các xã theo các

định mức quy định tại Quyết định số

32/2010/QĐ-UBND

44

2.2 Báo cáo tình hình sử dụng biên lai phí, lệ phí Quý

3.2 Bảng kê chi tiền họp HĐND 6 tháng đầu năm

DANH MỤC CÁC HÌNH

1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký -

1.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy

2.2 Giao diện phần mềm khi chọn mục "nhập dự toán

2.3 Giao diện phần mềm nhập dự toán đầu năm của

2.7 Giao diện phần mềm in giấy rút dự toán 53

2.8 Giao diện phần mềm nhập định khoản phiếu thu

rút lương tháng 1, tháng 2 xã Đắc Pring 53 2.9 Giao diện phần mềm phiếu thu rút lương tháng 1,

2.10 Giao diện phần mềm nhập định khoản phiếu chi

lương tháng 1, tháng 2 xã Đắc Pring 55 2.11 Giao diện phần mềm phiếu chi lương tháng 1,

2.13 Giao diện phần mềm in các báo cáo 58 2.14 Giao diện phần mềm nhập bút toán chi chuyển

2.15 Giao diện phần mềm nhập bút toán thu chuyển

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Bố cục đề tài 4

8 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ 8

1.1.1 Khái niệm kế toán ngân sách xã 8

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán ngân sách xã 8

1.1.3 Yêu cầu của kế toán ngân sách xã 9

1.2 CHU TRÌNH QUẢN LÝ NGÂN SÁCH XÃ – CƠ SỞ CỦA TỔ CHỨC KẾ TOÁN CẤP XÃ 9

1.2.1 Lập dự toán ngân sách xã 9

1.2.2 Tổ chức chấp hành dự toán ngân sách xã 15

1.2.3 Quyết toán ngân sách xã 20

1.3 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VẬN DỤNG Ở CÁC XÃ 21

1.3.1 Chứng từ kế toán 21

1.3.2 Tài khoản kế toán ở các xã, thị trấn 24

1.3.3 Hình thức sổ kế toán ở các xã, thị trấn 25

1.4 CÁC NỘI DUNG KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ 29

1.4.1 Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kho bạc 29

1.4.2 Kế toán các khoản thu ngân sách 29

1.4.3 Kế toán các khoản chi ngân sách 31

1.4.4 Kế toán vật tư, TSCĐ 33

1.5 LẬP BÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP XÃ 34 1.5.1 Mục đích lập báo cáo 34

1.5.2 Nội dung các báo cáo ở đơn vị kế toán xã 36

1.5.3 Trình tự lập báo cáo kế toán ở đơn vị cấp xã 36

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC KẾ TOÁN CẤP XÃ QUA TRƯỜNG HỢP HUYỆN NAM GIANG, TỈNH QUẢNG NAM 39

2.1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Ở CÁC XÃ HUYỆN NAM GIANG, TỈNH QUẢNG NAM 39

2.1.1 Khái quát các xã thuộc huyện Nam Giang 39

2.1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động của các xã 40

2.1.3 Lập dự toán phục vụ quản lý tài chính ở các xã 41

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÁC XÃ THUỘC HUYỆN NAM GIANG, TỈNH QUẢNG NAM 45

2.2.1 Tổ chức thực hiện quy trình kế toán ở các xã 45

2.2.2 Tổ chức kế toán các phần hành ở các xã 62

2.2.3 Lập báo cáo kế toán ở các xã 68

2.2.4 Đánh giá công tác kế toán ở các xã 72

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN NAM GIANG, TỈNH QUẢNG NAM 77

3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÁC XÃ 77

3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán ở các xã 77

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán cấp xã 77

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CẤP XÃ - TRƯỜNG HỢP HUYỆN NAM GIANG, TỈNH QUẢNG NAM 78

3.2.1 Hoàn thiện công tác lập dự toán thu - chi ngân sách 78

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán 80

3.2.3 Hoàn thiện các sổ kế toán 85

3.2.4 Hoàn thiện các báo cáo kế toán 91

3.2.5 Nâng cao trình độ năng lực 95

KẾT LUẬN CHUNG 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua, cùng với quá trình hội nhập kinh tế thế giới, nền kinh tế nước ta đã có những bước phát triển đáng kể, trong đó hoạt động quản

lý của Nhà nước cũng được đổi mới để phát triển, phù hợp với quá trình hội nhập của nền kinh tế Các đơn vị HCSN dưới sự quản lý của Nhà nước cũng không nằm ngoài quá trình đổi mới này Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Một trong những giải pháp được quan tâm, đó là hoàn thiện công tác kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung, trong đó có các đơn vị hành chính cấp xã, thị trấn

Kế toán là công cụ quan trọng trong quản lý, điều hành ở các cơ quan HCSN Việc hoàn thiện công tác kế toán là rất cần thiết để đảm bảo cho quá trình quản lý tài chính có hiệu quả Để làm được điều đó các đơn vị HCSN dưới sự quản lý của Nhà nước cũng đã từng bước được đổi mới, góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế - xã hội Điều đó được thể hiện rõ ở việc phân bổ nguồn kinh phí hợp lý, cân đối thu – chi, làm lành mạnh tình hình tài chính

Công tác kế toán ở các đơn vị HCSN nói chung, công tác kế toán ở cấp

xã, thị trấn nói riêng ngày càng phải hoàn thiện hơn, các công việc trong kế toán phải được thực hiện một cách nghiêm túc và chặt chẽ hơn để đảm bảo nguồn kinh phí nhà nước được sử dụng một cách có hiệu quả Để thực hiện hiệu quả thì kế toán các đơn vị phải được tổ chức một cách khoa học và hợp

lý để quản lý và kiểm soát chặt chẽ các nguồn kinh phí, tình hình thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị Đồng thời, kế toán HCSN với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén

trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng kinh phí một cách tiết kiệm và hiệu quả

Tỉnh Quảng Nam là một tỉnh mới được thành lập từ năm 1997 và không ngừng được phát triển Hiện nay toàn tỉnh có 18 huyện, có các huyện miền núi như: Nam Giang, Đông Giang, Tây Giang, Nam Trà My…Tỉnh Quảng Nam tuy đã phát triển nhiều mặt, nhưng nhìn chung vẫn là tỉnh nông nghiệp, quy mô kinh tế nhỏ, giá trị sản xuất chưa cao, khả năng huy động nguồn thu thấp, nhưng lại chi đầu tư phát triển, chi hỗ trợ nhiều, đặc biệt là các huyện miền núi của tỉnh

Huyện Nam Giang là một huyện miền núi thuộc tỉnh Quảng Nam, nền kinh tế còn nhiều khó khăn, công tác quản lý tài chính còn có những bất cập nhất định Kế toán ở các xã, thị trấn đa phần là người dân tộc thiểu số, nên trong công tác kế toán dù ngày càng được xem trọng, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, như quá trình lập dự toán còn sơ sài, kiểm tra việc chấp hành dự toán chưa chặt chẽ, BCTC chưa thật đầy đủ Với những bất cập trên, việc hoàn thiện công tác kế toán cấp xã, thị trấn của Huyện trong giai đoạn hiện nay là

vấn đề cấp thiết Trên tinh thần như vậy, tác giả chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán cấp xã – Trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn của mình

2 Mục đích nghiên cứu

- Nghiên cứu làm rõ các vấn đề cơ bản về công tác kế toán cấp xã

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán ở các xã qua trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

- Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cấp xã phù hợp với các chế độ kế toán tài chính hiện tại, góp phần quản lý chặt chẽ hơn NSNN cấp xã, thị trấn

3 Câu hỏi nghiên cứu

- Thực trạng công tác kế toán cấp xã - Trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam trong hiện nay như thế nào?

- Cần những giải pháp gì để hoàn thiện công tác kế toán cấp xã qua trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác kế toán cấp xã với nội dung cụ thể là quá trình thực hiện hệ thống thông tin kế toán từ lập dự toán, kế toán quá trình thực hiện dự toán đến quyết toán ngân sách cấp xã Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác kế toán ở các xã thông qua trường hợp cụ thể là huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và việc xử lý các nghiệp vụ này của kế toán để hiểu rõ được công tác kế toán ở các xã

+ Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tiến hành phỏng vấn nhân viên

kế toán các xã qua trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về lý luận: Luận văn tổng hợp trình bày có hệ thống những nội dung cơ bản về kế toán cấp xã

Về thực tiễn: Luận văn đã làm rõ thực trạng công tác kế toán cấp xã qua khảo sát ở các xã, thị trấn thuộc huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam Phân tích chỉ ra những vấn đề còn tồn tại và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cấp xã - Trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

7 Bố cục đề tài

Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Những vấn đề cơ bản về kế toán cấp xã

Chương 2 Khảo sát công tác kế toán cấp xã qua trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cấp xã - Trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

8 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Liên quan đến công tác kế toán cấp xã có rất nhiều văn bản được ban hành hướng dẫn: Thông tư số 60/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác ở cấp

xã Thông tư quy định về nguồn thu, nhiệm vụ chi và quy trình quản lý ngân sách xã, phạm vi và tổ chức quản lý các hoạt động tài chính khác của xã Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước Nghị định này quy định chế độ tự chủ đối với Ủy ban nhân dân xã, phường do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào các quy định tại Nghị định này, hướng dẫn của Bộ Tài chính,

Bộ Nội vụ và điều kiện thực tế tại địa phương để quyết định Nghị định số 117/2013/NĐ-CP sửa đổi Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ, nghị định này bổ sung điểm e vào khoản 1, điều 1 quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước có tài khoản và con dấu riêng Nghị định

này tạo điều kiện cho các đơn vị cấp xã phát huy tối đa quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tăng thu nhập cho cán bộ công chức khi có số chi thực tế thấp hơn dự toán được giao về kinh phí thực hiện tự chủ Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và báo cáo quyết toán ngân sách hằng năm Thông tư quy định thời hạn chi, tạm ứng ngân sách (kể cả tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản) đối với các nhiệm vụ được bố trí trong dự toán NSNN hàng năm được thực hiện chậm nhất đến hết ngày 31/1 năm sau, dự toán Ngân sách giao cho đơn

vị, dự án, công trình chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa hết (gọi là số dư dự toán) không được chi tiếp và bị huỷ bỏ Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về chế kế toán ngân sách và tài chính

xã gồm hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán, hệ thống BCTC và quyết toán Chế độ kế toán ngân sách ban hành theo Quyết định này áp dụng cho xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là xã) thuộc các quận, huyện, thị xã của các tỉnh, thành phố trong cả nước

Ngày 26/10/2011 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số BTC hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, Thông tư số 146/2011/TT-BTC là sơ sở pháp lý cho các đơn vị cấp xã thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của chính sách tài chính, chính sách thuế đã đươc sửa đổi, bổ sung trong những năm qua Đồng thời Thông tư còn sửa đổi, bổ sung các mẫu chứng từ, hệ thống tài khoản, hướng dẫn kế toán các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh

146/2011/TT-Ngày 10/12/2011 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam ban hành Quyết định số 32/2010/QĐ-UBND, quy định phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi và định mức phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách địa phương năm 2011, năm đầu của thời kỳ ổn định ngân sách mới theo quy định của Luật ngân sách nhà nước Quyết định này quy định cụ thể các khoản thu xã được hưởng

100% như thu phí, lệ phí, thu vi phạm , các khoản thu điều tiết ngân sách các cấp, phân cấp nhiệm vụ chi của ngân sách tỉnh, huyện, xã

Dựa trên chế độ kế toán ngân sách xã đã ban hành theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 có rất nhiều sách viết về vấn đề này như

“ Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã” của Bộ Tài Chính, nhà xuất bản Tài Chính năm 2006; “ Hệ thống mục lục Ngân sách nhà nước”, nhà xuất bản Lao Động, năm 2013; “ Quy định mới nhất về sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán ngân sách và quản lý thu chi tài chính qua hệ thống Kho bạc nhà nước đối với xã, phường, thị trấn”, nhà xuất bản Tài chính năm 2011 Qua quá trình

tham khảo các tài liệu trên, giúp tác giả hiểu các bước lập dự toán, chấp hành

dự toán và quyết toán ngân sách, chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán, và BCTC được sử dụng trong kế toán ngân sách xã

Dựa trên chế độ kế toán HCSN đã ban hành, có nhiều giáo trình viết về

kế toán HCSN đã được xuất bản như: Kế toán hành chính sự nghiệp của PGS

TS Phạm Văn Liên, nhà xuất bản Tài chính, năm 2013; Chế độ kế toán Ngân sách và Tài chính xã của Bộ Tài Chính, nhà xuất bản Tài chính, năm 2006 Quá trình tham khảo các tài liệu trên giúp tác giả hiểu được lý luận cơ bản về công tác kế toán ở các đơn vị HCSN nói chung và đơn vị cấp xã nói riêng, gồm hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán và các BCTC Trong phạm vi các đề tài luận văn có tác giả Võ Minh Nhật Phương với

đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán xã, phường trên địa bàn thành phố Hội An” Luận văn đã giải quyết được một số vấn đề: Thứ nhất, đã nêu được

một số nội dung cơ bản về kế toán tài chính trong các đơn vị cấp xã Thứ hai, luận văn đã khái quát và đánh giá thực trạng công tác kế toán tài chính tại các xã, phường trên địa bàn thành phố Hội An Từ đó rút ra được những tồn tại của công tác kế toán tài chính tại các đơn vị Thứ ba, đề xuất

những giải pháp hoàn thiện về nội dung tổ chức công tác kế toán ở các

xã, phường ở Hội An

Ở trên ở một khía cạnh nào đó, luận văn đã phản ánh được cơ bản công tác kế toán ở một số đơn vị cụ thể được nghiên cứu Nội dung đề cập đến công tác kế toán dưới góc độ chung cho các đơn vị ngân sách cấp xã Tác giả có thể tham khảo một cách có chọn lọc và tổng hợp để áp dụng cụ thể ở các xã thuộc huyện mình nghiên cứu

Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của Võ Thị Tuyết Nga ( 2013)

với đề tài " Hoàn thiện công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư Pháp tỉnh Quảng Nam" Luận văn đã giải quyết được một số vấn đề Thứ

nhất, phân tích được hoạt động đặc trưng của các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở

Tư Pháp tỉnh Quảng Nam Thứ hai, phản ánh thực tế công tác kế toán tại các đơn vị này, từ đó nhận xét các ưu điểm và đưa ra các hạn chế trong công tác

kế toán cần khắc phục Thứ ba, thông qua đánh giá thực trạng, luận văn đã đưa ra phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị này

Đến thời điểm hiện nay, chưa có một công trình nào nghiên cứu về

kế toán cấp xã, thị trấn trên địa bàn huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam Vì vậy, tác giả đã thực hiện đề tài " Hoàn thiện công tác kế toán cấp xã, thị trấn – Trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam" Xuất phát từ quá trình tìm hiểu thực tế về kế toán cấp xã kết hợp với các tài liệu tìm hiểu được, tác giả tổng hợp những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị cấp xã từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách Đánh giá thực trạng công tác kế toán, phân tích những ưu điểm và tồn tại, từ

đó đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở các xã - Trường hợp huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ

KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ

1.1.1 Khái niệm kế toán ngân sách xã

Kế toán ngân sách xã là việc tổ chức hệ thống thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính của xã, gồm: Hoạt động thu, chi ngân sách (với

tư cách là 1 cấp ngân sách trong hệ thống ngân sách mhà nước) và các hoạt động tài chính của đơn vị sử dụng ngân quỹ (với từ cách là đơn vị dự toán hay đơn vị thụ hưởng ngân quỹ nhà nước) Các xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) phải tổ chức công tác kế toán theo chế độ kế toán ngân sách xã

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán ngân sách xã

- Thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi ngân sách, các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân, các hoạt động sự nghiệp, tình hình quản lý và sử dụng tài sản do xã quản lý và các hoạt động tài chính khác của xã

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi ngân sách xã, các qui định về tiêu chuẩn, định mức; tình hình quản lý, sử dụng các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân; tình hình

sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc và các hoạt động tài chính khác của xã;

- Phân tích tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của xã, tình hình sử dụng các quỹ công chuyên dùng

- Cung cấp thông tin số liệu, tài liệu kế toán tham mưu, đề xuất với UBND, HĐND xã các giải pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị, xã hội trên địa bàn xã

- Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách để trình ra HĐND xã phê duyệt, phục vụ công khai tài chính trước nhân dân theo qui định của pháp luật và gửi Phòng Tài chính Quận, Huyện, Thị xã (gọi chung là Huyện) để tổng hợp vào ngân sách nhà nước

1.1.3 Yêu cầu của kế toán ngân sách xã

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản thu, chi ngân sách, các khoản thu, chi các quỹ của xã và tài sản nguồn vốn của xã.Chỉ tiêu do kế toán cung cấp phải thống nhất với chỉ tiêu trong dự toán ngân sách về nội dung và phương pháp tính toán

- Số liệu trong báo cáo kế toán, quyết toán ngân sách xã phải rõ ràng,

dễ hiểu, cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho Hội đồng nhân dân xã, phục vụ cho việc tổng hợp quyết toán vào ngân sách Nhà nước và công khai tài chính

1.2 CHU TRÌNH QUẢN LÝ NGÂN SÁCH XÃ – CƠ SỞ CỦA TỔ CHỨC KẾ TOÁN CẤP XÃ

Chu trình quản lý ngân sách xã dùng để chỉ toàn bộ hoạt động của ngân sách xã kể từ khi bắt đầu hình thành cho tới khi kết thúc chuyển sang ngân sách mới Chu trình ngân sách xã gồm ba khâu nối tiếp nhau, đó là: lập

dự toán ngân sách xã (bao gồm chuẩn bị và quyết định dự toán ngân sách), chấp hành ngân sách xã và quyết toán ngân sách xã

1.2.1 Lập dự toán ngân sách xã

a Căn cứ lập dự toán ngân sách xã

- Các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng và trật tự an toàn xã hội thể hiện trong kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của xã đã được HĐND xã thông qua

- Chính sách, chế độ thu ngân sách nhà nước, cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi của ngân sách xã và tỷ lệ phân chia nguồn thu do HĐND tỉnh quy định

- Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách hiện hành như: chế độ tiền lương cán bộ công chức xã, chi cho hoạt động của các ban ngành đoàn thể

- Hướng dẫn lập dự toán của cơ quan tài chính cấp trên và số kiểm tra

về dự toán ngân sách xã do UBND huyện thông báo

- Tình hình thực hiện dự toán ngân sách xã năm trước và một số năm liền kề, ước thực hiện ngân sách năm hiện hành

- Dự báo những xu hướng và vấn đề có tác động đến ngân sách xã năm kế hoạch

b Phương pháp lập dự toán ngân sách xã: Là cách thức tiến hành xây

dựng, thảo luận dự toán ngân sách xã sao cho bảo đảm chất lượng và hiệu quả Phương pháp lập dự toán ngân sách xã được thể hiện qua các nội dung sau:

-Lập dự toán thu ngân sách xã

Bước 1: Xác định các nguồn thu Ngân sách xã năm kế hoạch

Nguồn thu của xã được xác định căn cứ vào việc phân cấp nguồn thu trong từng thời kỳ

Nguồn thu của Ngân sách xã

tỉnh quyết định có thay đổi hoặc có các nguồn thu mới hay nguồn thu hiện hà

quy định của pháp luật

Bước 2: Xác định dự toán thu Ngân sách xã năm kế hoạch

Xác định dự toán các khoản thu Ngân sách xã

cáo tình hình thực hiện thu Ngân sách xã

thu Ngân sách xã 6 tháng cuối năm báo cáo

NNgân sách xã

kinh tế - xã hội

kế hoạch so với ước thực hiện năm báo cáo

đối tượng thu và mức thu với 3 trường hợp cụ thể sau:

Chỉ do thay đổi đối tượng thu

Chỉ do thay đổi mức thu

Căn cứ xác định số đối tượng thu hay mức thu tính cho một đối tượng thu năm kế hoạch dựa vào các văn bản đang có hiệu lực thi hành năm báo cáo quy định về các khoản thu (thuế, phí, lệ phí, các khoản đóng góp ) Kế toán

xã cũng cần phối hợp với các bộ phận thống kê xã, cơ quan thuế, cán bộ ủy nhiệm thu (nếu có) và hội đồng tư vấn thuế xã tính toán các khoản thu ngân sách xã

Riêng thu ngân sách xã từ các khoản viện

ngân sách xã năm kế hoạch

so với số ƣớc thực hiện năm báo cáo của từng khoản thu ngân sách xã

khoản thu ngân sách xã

Số bổ sung cân đối ngân sách xã đƣợc xác định từ năm đầu của thời kỳ

ổn định ngân sách và đƣợc giao ổ

ngân sách xã

Ngân sách xã

- Lập dự toán chi ngân sách xã

+ Đối với chi đầu tƣ phát triển

kế hoạch đã có quyết định đầu tƣ của các cấp có thẩm quyền (hoặc chắc chắn

sẽ có) trong năm báo cáo

Đối với loại thứ nhất và thứ hai: Căn cứ vào số đã thực hiện đến thời điểm lập dự toán và ƣớc khối lƣợng thực hiện các công trình đến 31/12 năm báo cáo để xác định

Đối với loại thứ ba: Căn cứ vào quyết định đầu tư đã được HĐND xã/huyện ban hành (hoặc chắc chắn ban hành) trong năm kế hoạch

ăm kế hoạch ngân sách xã năm kế hoạch

kế hoạch

+ Đối với chi thường xuyên: Tổng dự toán chi thường xuyên ngân sách

xã được xác định bằng cách tổng hợp dự toán chi thường xuyên của năm theo từng nội dung chi cụ thể của các chính sách, chế độ hoạt động của các cơ quan nhà nước, Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp xã

ân sách xã năm kế hoạch

kế hoạch

kế hoạch chi Quản lý nhà nước, chi an ninh, chi quốc phòng ) đều được xác định cùng một công thức như sau:

+

xuyên Ngân sách xã năm kế hoạch

báo cáo cho các nhu cầu chi tăng thêm

Số ước thực hiện chi thường xuyên ngân sách xã năm báo cáo

năm báo cáo

năm Căn cứ vào dự toán chi ngân sách xã, đánh giá tình hình thực hiện 6 tháng đầu năm cũng như kế hoạch hoạt động 6 tháng cuối năm, chính sách, chế độ thu, chi và khả năng thu ngân sách xã để ước tính

Tổng hợp chi đầu tư và chi thưởng xuyên để có tổng dự toán chi năm

kế hoạch

1.2.2 Tổ chức chấp hành dự toán ngân sách xã

a Chấp hành dự toán thu ngân sách xã

UBND xã có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế đảm bảo thu đúng, thu

đủ và kịp thời các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác vào NSNN

Về nguyên tắc, các khoản thu NSNN được nộp qua ngân hàng hoặc nộp trực tiếp tại KBNN, trường hợp tại các địa bàn có khó khăn trong việc nộp qua ngân hàng hoặc KBNN thì cơ quan thu được trực tiếp thu, hoặc uỷ nhiệm cho tổ chức, cá nhân thu tiền mặt từ người nộp, sau đó phải nộp đầy đủ, kịp thời vào KBNN Đối với các khoản thu thuộc nhiệm vụ thu của UBND xã, cũng phải tuân thủ nguyên tắc là phải nộp vào KBNN theo chế độ quy định Đối với các xã ở xa KBNN, được phép để tại xã sử dụng và định kỳ làm thủ tục thu, chi ngân sách qua KBNN

Tất cả các khoản thu NSNN được hạch toán chi tiết theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN

Các khoản thu NSNN bằng hiện vật, bằng ngày công lao động được quy đổi ra tiền theo giá hiện vật, giá ngày công lao động được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại thời điểm phát sinh để hạch toán thu NSNN

Các khoản thu không đúng chế độ phải được hoàn trả cho đối tượng nộp Các khoản thu đã tập trung vào NSNN nhưng được miễn giảm hoặc hoàn trả, thì KBNN hoàn trả cho các đối tượng nộp theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nguồn thu bổ sung từ Ngân sách huyện cho xã đã được thông báo theo

dự toán từ đầu năm Căn cứ vào dự toán được duyệt, đối chiếu với nhu cầu sử dụng kinh phí, xã chủ động rút dự toán bổ sung từ Ngân sách huyện để đảm

bảo nhu cầu chi

b Chấp hành dự toán chi Ngân sách xã

Các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức được NSNN hỗ trợ thường

xuyên phải mở tài khoản tại KBNN theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, chịu sự kiểm tra của phòng Tài chính - Kế hoạch và KBNN trong quá trình thanh toán, sử dụng kinh phí Các khoản thanh toán về cơ bản theo nguyên tắc chi trả trực tiếp qua KBNN

Kế toán xã cần căn cứ vào dự toán chi cả năm đã được UBND xã phân

bổ chi tiết theo mục lục ngân sách đã gửi KBNN trước ngày 31/12 để thực hiện chi trả cho các hoạt động theo dự toán

Kế toán xã cần xem xét kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng kinh phí của các đơn

vị và trình Chủ tịch xã ký thủ tục chi ngân sách theo quy định Việc chấp hành các khoản chi thường xuyên của ngân sách phải căn cứ vào tiến độ thực hiện chuyên môn, thực hiện chế độ, căn cứ vào dự toán chi cả năm

Trường hợp không đủ nguồn chi trả, thì sắp xếp các yêu cầu chi theo thứ tự ưu tiên Trước hết là các khoản chi tiền lương, phụ cấp của cán bộ xã phải trả đầy đủ, kịp thời Tiếp đến là các khoản chi cho các hoạt động, chi sự nghiệp không thể trì hoãn được

Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi ngân sách, sử dụng tài sản của các bộ phận, phát hiện và báo cáo đề xuất kịp thời Chủ tịch UBND xã về những vi phạm chế độ, tiêu chuẩn định mức để có biện pháp thực hiện mục tiêu và tiến độ quy định

Việc quyết định chi phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn và mức chi trong phạm vi dự toán được phê duyệt và người ra quyết định chi phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật

Trong quá trình thực hiện dự toán, đơn vị được phép điều chỉnh các nội dung chi trong dự toán chi giữa các ngành cho phù hợp với tình hình thực

tế tại địa phương Cuối năm tài chính các khoản chi chưa được thực hiện thì tiếp tục chuyển nguồn sang năm sau sử dụng

Chi NSNN chỉ được thực hiện khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Đã có trong dự toán NSNN được giao

- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định

- Đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã hoặc người được ủy quyền quyết định chi Quyết định chi của đơn vị phải được xác lập theo một quy trình gồm các bước sát với thứ tự diễn biến của nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi hoàn thành Quy trình đó nên theo các bước sau:

Bước 1: Cá nhân, tổ chức có nhu cầu hoặc được giao thực hiện nghiệp

vụ kinh tế tài chính lập văn bản đề nghị thực hiện hoạt động, chủ tài khoản xem xét, ghi ý kiến đồng ý toàn bộ, đồng ý từng phần hay không đồng ý thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính, kí tên, ghi rõ họ tên vào văn bản đề nghị của

cá nhân, tổ chức đề nghị

Bước 2: Trên cơ sở đề nghị triển khai hoạt động đã được chủ tài khoản phê duyệt "đồng ý thực hiện", tổ chức, cá nhân được giao thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính lập dự trù kinh phí (có thể gồm cả dự trù thu và dự trì chi) đề

nghị chủ tài khoản xem xét, phê duyệt Chủ tài khoản ghi ý kiến đồng ý thực hiện những nội dung chi tiết nào? mức thu, mức chi tối đa là bao nhiêu? và ký tên

Bước 3: Cá nhân, tổ chức được giao nhiệm vụ thực hiện nghiệp vụ kinh

tế tài chính thực hiện các công việc liên quan (lập kế hoạch đấu thầu trình cá nhân có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức lựa chọn nhà thầu, tổ chức kí kết hợp đồng, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, thanh lí hợp đồng, tiếp nhận hóa đơn, chứng từ liên quan ), lập bảng tổng hợp chi phí, trình chủ tài khoản xem xét ký duyệt thanh toán Căn cứ vào tờ trình của cá nhân, tổ chức thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính trình, chủ tài khoản ghi ý kiến đồng ý thanh toán hay chưa thanh toán, mức thanh toán giao kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán (nếu chưa có kế toán trưởng) kiểm tra và đề nghị lên chủ tài khoản

Bước 4: Cá nhân, tổ chức đề nghị thanh toán chuyển toàn bộ hồ sơ ở

các bước 1,2,3 đến kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) Kế toán trưởng trực tiếp kiểm tra hoặc giao nhiệm vụ cho cấp dưới kiểm tra về: Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính có trong dự toán hay không? Quy trình, thủ tục thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính đúng, đủ hay chưa? Có ý kiến phê duyệt cho thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính, phê duyệt dự trù, phê duyệt cho thanh toán của chủ tài khoản hay chưa? Hóa đơn chứng từ kế toán có hợp pháp, hợp lệ hay không? nội dung và mức chi có bảo đảm tiêu chuẩn, chế độ, định mức hay không? sau đó ghi rõ ý kiến mức được thanh toán theo quy định của pháp luật và quy chế chi tiêu nội bộ? đề nghị chủ tài khoản xem xét Chủ tài khoản xem xét đề nghị của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, quyết định mức thanh toán và kí họ tên

Bước 5: Căn cứ tờ trình đã được chủ tài khoản phê duyệt, kế toán

trưởng (hoặc phụ trách kế toán) tổ chức thu hoàn ứng, chi bổ sung, thu hồi

khoản tạm ứng chưa sử dụng hết , lập phiếu thu, phiếu chi liên quan, kí tên

và trình chủ tài khoản kí duyệt ở trên các phiếu thu, phiếu chi

Trường hợp sử dụng kinh phí NSNN để đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cần phải thực hiện đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định của pháp luật

Hiện nay, các đơn vị cấp xã đều được giao triển khai thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo Nghị dịnh số 117/2013/NÐ-CP ngày 07/10/2013 của Chính phủ về việc quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước Thông

tư số: 71/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 30/5/2014 của Bộ Tài chính và Bộ Nội

vụ về việc quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước Theo đó, căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, các đơn vị cấp xã được tự chủ, tự quyết định một số mức chi quản lý, được tự quyết định bố trí số kinh phí được giao vào các mục chi cho phù hợp, được quyền điều chỉnh giữa các mục chi nếu xét thấy cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả, được quyết định mức chi cho từng nội dung công việc phù hợp với đặc thù của cơ quan, nhưng không được vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành, được chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư, sửa chữa thường xuyên TSCĐ

Trong cơ chế tài chính, thước đo các khoản chi của đơn vị có chấp hành đúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế chi tiêu nội

bộ bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất trong đơn vị đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện hoạt động thường xuyên phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý Như vậy quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ để chủ tịch xã điều hành việc sử dụng và quyết toán

kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và là cơ sở pháp lý

dể KBNN kiểm soát chi, để có quy chế chi tiêu nội bộ được xây dựng đúng đắn, hữu ích thì quy chế cần được xây dựng đảm bảo phát huy tính dân chủ rộng rãi

1.2.3 Quyết toán ngân sách xã

Quyết toán ngân sách là khâu cuối cùng của một chu trình ngân sách Quyết toán ngân sách xã là việc tổng kết, đánh giá việc tổ chức thực hiện thu, chi ngân sách xã trong năm theo quyết định của các cơ quan có thẩm quyền, cũng như xem xét trách nhiệm pháp lý của chính quyền cấp xã trong việc huy động và sử dụng ngân sách

Trình tự quyết toán ngân sách xã:

+ Bước 1: Khóa sổ kế toán cuối năm và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán

Khoá sổ kế toán cuối năm đựơc thực hiện vào thời điểm cuối niên độ

kế toán ngân sách xã tức là cuối ngày 31/12

Kết quả hoạt động của năm báo cáo được tập hợp thông qua việc khoá

sổ kế toán cuối năm là một trong những căn cứ để tiến hành lập dự toán cho năm ngân sách tiếp theo Thông qua việc khoá sổ kế toán cuối năm để đối chiếu, rà soát, phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán

+ Bước 2: Lập báo cáo quyết toán ngân sách xã

Cuối niên độ, sau khi đã thực hiện xong việc khoá sổ kế toán và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách

xã, kế toán xã phải tiến hành lập báo cáo quyết toán ngân sách xã

Báo cáo quyết toán ngân sách tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận

và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt dộng của đơn vị trong kỳ kế toán Cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ

quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị

Các đơn vị cấp xã thực hiện lập BCTC theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã

+ Bước 3: Xét duyệt, phê chuẩn quyết toán ngân sách xã

Sau khi kế toán lập xong báo cáo quyết toán trình UBND xã phê duyệt đồng thời trình HĐND xã phê chuẩn

Kế toán đơn vị cấp xã nộp BCTC năm cho KBNN nơi đơn vị giao dịch

để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị Sau khi được KBNN huyện phê duyệt, kế toán xã gửi phòng Tài chính - Kế hoạch để thẩm tra lại, tổng hợp quyết toán chung của toàn huyện và gửi Sở Tài chính đúng thời gian quy định

1.3 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VẬN DỤNG Ở CÁC XÃ

1.3.1 Chứng từ kế toán

Theo Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 chứng từ kế toán

là giấy tờ hoặc vật mang tin ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát

sinh và đã hoàn thành trong kỳ kế toán, dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Nội dung trên chứng từ kế toán được quy định tại Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính gồm:

- Tên và số hiệu của chứng từ

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng

số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Chứng từ được sử dụng tại các xã đều theo mẫu quy định theo Quyết

định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Xem Phụ lục 1.1)

Quy trình luân chuyển chứng từ có thể được khái quát thành 3 bước như sau:

Bước 1: Lập chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách

và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên

sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì xã được tự lập chứng từ kế toán do xã qui định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định dưới đây

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số

và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng

từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi

viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất

cả các liên của chứng từ viết sai

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Các chứng từ lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngoài xã thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của UBND xã

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ

kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Bước 2 : Kiểm tra và ký chứng từ

Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán xã Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau:

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngay cho chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại

và hướng dẫn làm hoàn thiện thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định cho từng chứng từ Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Những người ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung,

số liệu trên chứng từ

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực, không được

ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký

đã khắc sẵn Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người phải như nhau

Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản phải được chủ tịch UBND xã (hoặc người được uỷ quyền) và kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký duyệt trước khi thực hiện Chữ ký trên những chứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng liên

Bước 3 : Sắp xếp, bảo quản chứng từ

Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng , năm từ số đến số hoặc

số lượng chứng từ trong tập chứng từ Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận

kế toán thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lưu trữ theo qui định

1.3.2 Tài khoản kế toán ở các xã, thị trấn

Theo Luật Kế toán (Điều 24) qui định “ Đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính qui định để vận dụng tài khoản kế toán ở đơn vị”

Chế độ kế toán ngân sách và các hoạt động tài chính khác ở xã quy định hệ thống tài khoản gồm có:

- Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số

- Tài khoản cấp II gồm 4 chữ số

- Tài khoản cấp III gồm 5 chữ số

Bảng hệ thống tài khoản kế toán ngân sách xã (Xem Phụ lục 1.2)

Các xã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong chế độ này

để lập danh mục tài khoản áp dụng phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của xã Các xã có thể mở thêm tài khoản cấp III Trường hợp mở thêm tài khoản cấp I, cấp II phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính tổng hợp gửi

Bộ Tài chính xem xét chấp thuận trước khi thực hiện

1.3.3 Hình thức sổ kế toán ở các xã, thị trấn

Theo quy định tại Quyết định số: 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, Thông tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/11/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Ngân sách và tài chính xã quy định về hình thức sổ kế toán xã gồm :

- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết theo từng đối

tượng kế toán mà trên Nhật ký - Sổ Cái chưa phản ánh được

Ghi hằng ngày Ghi cuối ngày

Đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký –Sổ Cái

Hình thức Nhật ký - Sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép, số liệu

kế toán tập trung trên cùng một trang sổ Trong đó, các nghiệp vụ vừa được phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh, vừa được phân loại theo tài khoản nên dễ theo dõi số liệu, kiểm tra và đối chiếu Tuy nhiên, tất cả công việc kế toán đều tập trung ở một sổ Nhật ký - Sổ cái, nên khó phân công lao động kế toán Với những ưu, nhược điểm nêu trên, hình thức này chỉ thích hợp ở đơn

vị có quy mô nhỏ, ít lao động kế toán, khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, sử dụng ít tài khoản

b Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có

Chứng từ gốc

Sổ quỹ, sổ kho Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán Báo cáo quyết toán

nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo

kế toán theo quy dịnh Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng ở đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán như quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán

+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa

sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này như sau:

+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo chứng từ và tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Sổ Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

+ Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy Cuối kỳ kế toán,

sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Bảng 1.1.Danh mục các sổ kế toán phục vụ lập báo cáo kế toán ở các xã

- Báo cáo quyết toán

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

1.4 CÁC NỘI DUNG KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ

1.4.1 Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kho bạc

Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền mặt tại quỹ của xã, tiền thuộc quỹ ngân sách và tiền gửi khác của xã tại KBNN

Tiền mặt tại các đơn vị cấp xã là tiền mặt rút từ dự toán ngân sách để chi hoạt động thường xuyên, chi lương

Để quản lý và hạch toán chặt chẽ, tiền mặt được tập trung tại quỹ của đơn vị Mọi hoạt động chi lương và chi thường xuyên đều do thủ quỹ thực hiện Thủ quỹ không trực tiếp tham gia vào công việc mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong cơ quan Hằng tháng kế toán thường xuyên kiểm tra quỹ, đối chiếu giữa số thực tế và số trên sổ sách Cuối năm trình sổ quỹ cho chủ tịch xã ký duyệt và có biên bản kiểm tra quỹ

Các khoản chi mang tính chất nhỏ thường được chi bằng tiền mặt còn các khoản chi lớn được chuyển khoản, thanh toán qua ngân hàng Chuyển khoản ngân hàng phải có chứng từ chi như hóa đơn, hợp đồng, giấy rút dự toán kèm theo, có đầy đủ chữ ký của kế toán và chủ tài khoản

Trong phần hành này, kế toán và thủ quỹ đều theo dõi chi tiết lượng tiền rút ra từ Ngân sách xã Sử dụng TK 111 - Tiền mặt và TK 112- Tiền gửi Kho bạc

1.4.2 Kế toán các khoản thu ngân sách

- Phản ánh các khoản thu Ngân sách xã đã qua Kho bạc, các khoản thu

ngân sách xã chưa qua Kho bạc và những khoản thoái thu ngân sách hoàn trả cho các đối tượng được hưởng

- Tất cả các khoản thu Ngân sách xã đều phản ánh vào NSNN tại Kho bạc theo MLNS

- Đối với các khoản thu điều tiết, thu bổ sung từ ngân sách cấp trên, khi nhận được giấy báo Có hoặc chứng từ của Kho bạc (bảng kê thu Ngân sách xã

qua Kho bạc, sổ phụ của Kho bạc), kế toán xã hạch toán vào thu Ngân sách xã

đã qua Kho bạc

- Những khoản thu ngân sách trong ngày nếu chưa kịp nộp vào Kho bạc thì phải nhập quỹ tiền mặt của xã, căn cứ vào phiếu thu và bảng tổng hợp biên lai ghi tăng quĩ tiền mặt, tăng thu ngân sách chưa qua Kho bạc Khi nào xuất quĩ nộp vào tài khoản ngân sách tại Kho bạc thì hạch toán chuyển thành thu ngân sách đã qua Kho bạc

- Những khoản thu ngân sách xã nếu thu xong nộp thẳng vào ngân sách tại Kho bạc trong ngày (chủ yếu những xã, thị trấn ở gần Kho bạc), căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được Kho bạc xác nhận, kế toán phản ánh vào số thu ngân sách đã qua Kho bạc

- Thu ngân sách xã bao gồm các khoản thu từ phí, lệ phí mà cấp xã được hưởng theo quy định của Luật NSNN, các khoản thu khác theo quy định của pháp luật, trong đó phí, lệ phí là những nguồn thu quan trọng

- Trong phần hành này, kế toán theo dõi các khoản chi ngân sách sử dụng TK 714 - Thu ngân sách xã đã qua kho bạc, TK 719 - Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc

+ Đối với các khoản thu ngân sách xã khi thu được tiền nộp tiền mặt

vào quỹ của xã sau đó mới nộp KBNN

Nợ TK 112 - Tiền gửi Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại Kho bạc)

Có TK 111 - Tiền mặt

Đồng thời ghi:

Nợ TK 719 - Thu ngân sách xã chưa qua Kho bạc (7192 - Thuộc năm nay)

Có TK 714 - Thu ngân sách xã đã qua Kho bạc (7142 - Thuộc năm nay)

1.4.3 Kế toán các khoản chi ngân sách

Phản ánh các khoản chi thường xuyên, chi đầu tư XDCB theo dự toán ngân sách đã được HĐND xã quyết định

Các khoản chi trong đơn vị cấp xã gồm các khoản chi sau:

Chi lương, các khoản phụ cấp theo lương, chi làm thêm giờ, chi thu nhập tăng thêm

Chi công tác phí, chi mua vật tư văn phòng, thông tin liên lạc

Chi sữa chữa, mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Chi thanh lý tài sản cố định

Kế toán các khoản chi ngân sách phải chi tiết từng loại chi, phù hợp với nội dung chi theo quy định của MLNS

- Kế toán chi ngân sách phải mở sổ kế toán chi Ngân sách xã và sổ tổng hợp chi Ngân sách xã theo MLNS phục vụ cho việc lập báo cáo chi ngân sách theo nội dung kinh tế và báo cáo chi ngân sách theo MLNS

- Kế toán chi ngân sách phải thống nhất với dự toán ngân sách về nội dung chi, định mức chi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu Đồng thời, phải đảm bảo sự thống nhất và khớp đúng giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa số liệu trên sổ chi ngân sách với số liệu trên chứng từ và báo cáo kế toán

- Đối với các khoản chi từ số tiền tạm ứng của Kho bạc, tiền thu ngân sách được phép giữ lại để chi, chi hiện vật, ngày công lao động hạch toán vào tài khoản “chi Ngân sách xã chưa qua Kho bạc” Sau đó làm thủ tục ghi chi ngân sách qua Kho bạc, khi Kho bạc ghi chi ngân sách xã và xác nhận vào chứng từ thì kế toán hạch toán sang tài khoản chi ngân sách đã qua Kho bạc